Come Business France gestisce gli incontri internazionali di La French Tech.

350
Partecipanti e aziende innovative
26
Esperti di tecnologia
220
Appuntamenti B2B
30
Minuti per ogni appuntamento B2B
Business France è l'attore chiave per supportare le aziende francesi nei loro progetti di esportazione e di espansione internazionale. Le prepara e le mette in contatto con i partner commerciali nei mercati di destinazione al fine di incoraggiare la creazione di tendenze di business.
Funzionalità
  • Campagne manuali (email o sms)
  • Sito web dell'evento reattivo
  • Forme e campi condizionali
  • Matchmaking e appuntamenti tra i partecipanti
  • Badge elettronici in formato PDF
  • Interfaccia del check-in sui tablet
  • Dashboard & Statistiche
  • Scansione codice QR, codice a barre o NFC
  • Stampa badge sul momento
Business France è una famosa istituzione che vanta di una lunga esperienza nell'organizzazione di eventi di networking per aiutare le organizzazioni francesi a farsi conoscere e a svilupparsi all'estero. Mettono in comunicazione le aziende con gli influencer, i partner e i leader. Per i loro eventi B2B di match-making, Digitevent fornisce gli strumenti per aiutarli nel processo di registrazione, di elaborazione del programma, di controllo del networking e degli accessi.

Le questioni iniziali...

Al centro delle preoccupazioni di Business France per i suoi eventi è la capacità di avviare e organizzare riunioni strategiche. Nel caso di meeting internazionali della French Tech, ciò comporta la creazione di momenti di networking tra esperti nazionali e partecipanti (aziende che intendono svilupparsi all'estero). Per fare ciò, l'organizzatore deve impostare un processo di registrazione completo che includa:

  • La diffusione delle informazioni sull'evento e la sua promozione tramite un sito web dedicato
  • La gestione degli inviti, dei promemoria e l'ottimizzazione del tasso di partecipazione
  • Richieste di incontri da parte dei partecipanti con gli esperti
  • Moderazione delle richieste al fine di ottimizzare gli appuntamenti e la pianificazione
  • Creazione automatica di diari individuali inviati ai partecipanti
  • Controllo degli accessi il giorno dell'evento, all'arrivo e alle conferenze
  • Stampa automatica di badge per ogni partecipante

Impostazione del sito dell'evento

Che sia per dare un'immagine innovativa o per comunicare informazioni utili sul giorno del'evento, un sito di eventi bello ed efficace è d'obbligo. I meeting internazionali della French Tech sono gestiti da un team di 4 persone presso la Business France, utilizzano la funzionalità di accesso a Digitevent per delegare i diritti e lavorare come una squadra sul progetto. In tempo record e autonomia, il sito viene creato tramite l'uso di un modello Digitevent duplicato da un evento precedente.

Gestione degli appuntamenti

Una volta completate le registrazioni, entriamo nella fase chiave dell'organizzazione: la gestione degli appuntamenti! Per fare questo, il team organizzativo condivide con i futuri partecipanti un link individuale che consente di visualizzare gli esperti presenti e il loro dominio di predilezione. Hanno quindi l'opportunità di richiedere incontri (indicando le loro motivazioni), direttamente sul sito dell'evento.

Moderazione delle richieste

Gli esperti (o direttamente l'organizzatore) monitorano le richieste ricevute e possono approvarle o respingerle. Approvandole, automaticamente si posizionano nelle fasce orarie disponibili per il partecipante e l'esperto. Ovviamente, le squadre possono in qualsiasi momento spostare una riunione programmata o cancellarla (es: cambio di opinione su un esperto, cancellazione di una presenza, ecc...).

Generazione degli ordini del giorno

Le registrazioni sono ora chiuse. Dal loro account Digitevent, gli organizzatori mettono a punto i calendari aggiungendo gli ultimi appuntamenti agli esperti e ai partecipanti con le fasce orarie ancora disponibili. I diari individuali vengono poi inviati via mail (con i badge di accesso all'evento in PDF) agli esperti e ai partecipanti. Essendo quest'ultimo digitalizzato, viene aggiornato automaticamente nel caso in cui Business France apportasse modifiche.

Giorno dell'evento: scansione ai checkpoint e stampa dei badge

Per semplificare gli arrivi e misurare la presenza in tempo reale, viene installato un sistema di scansione e-invitation. Ad ogni check-in, il tablet attiva la stampa di un badge nominativo. Questo badge incoraggia e facilita il networking tra i partecipanti. I team di Business France hanno anche scelto di stampare badge sul posto per evitare la pre-stampa e l'ordinamento alfabetico di tutti i badge che richiede molto tempo. Inoltre, in caso di partecipanti extra (o errori di ortografia su un nome), il badge viene immediatamente ristampato nello stesso formato degli altri partecipanti.

Bisogno di aiuto?

I nostri specialisti del prodotto ti consigliano gratuitamente

Vorrei essere richiamato