Come Business France gestisce gli incontri internazionali di La French Tech.

350
partecipanti e aziende innovative
26
Esperti di tecnologia
220
Appuntamenti organizzati
30
Minuti tramite appuntamento B2B
Business France è l'attore chiave per supportare le aziende francesi nei loro progetti di esportazione e di espansione internazionale. Li prepara e li mette in contatto con i partner commerciali nei mercati di destinazione al fine di incoraggiare la creazione di tendenze di business.
Funzionalità
  • Campagne manuali (email o sms)
  • Sito web dell'evento resposivo
  • Forme e campi condizionali
  • Matchmaking e appuntamenti tra i partecipanti
  • Badge elettronici in formato PDF
  • Interfaccia del check-in sui tablet
  • Dashboard & Statistiche
  • Scansiona codice QR, codice a barre o NFC
  • Stampa badge sul momento
Se c'è un'area in cui la reputazione di Business France è più da fare, è nel networking e nella sua capacità di connettere le aziende con influencer, partner e aziende leader. Come parte degli eventi Rencontres, Digitevent accompagna Business France sui suoi problemi di registrazione, pianificazione degli appuntamenti, networking e controllo degli accessi.

Le questioni iniziali...

Al centro delle preoccupazioni di Business France per i suoi eventi è la capacità di avviare e organizzare riunioni strategiche. Nel caso dei Rencontres Internationales de la French Tech, ciò coinvolge esperti e partecipanti dei paesi partecipanti (aziende che cercano internazionalizzazione). Per fare ciò, l'organizzatore deve impostare un processo completo che includa:

  • La diffusione delle informazioni sull'evento e la sua promozione tramite un sito web dedicato,
  • La gestione degli inviti, dei promemoria e l'ottimizzazione del tasso di partecipazione,
  • Richieste di riunioni dei partecipanti agli esperti,
  • Moderazione delle richieste al fine di ottimizzare gli appuntamenti e la pianificazione,
  • Creazione automatica di diari individuali inviati ai partecipanti,
  • Controllo degli accessi nel giorno dell'evento, all'arrivo e alle conferenze,
  • Stampa automatica di badge per ogni partecipante.

Impostazione del sito dell'evento

Che sia per dare un'immagine innovativa o per comunicare informazioni utili sul D-Day, un sito di eventi bello ed efficace è d'obbligo. Il meeting internazionale della Tech francese è gestito da un team di 4 persone presso Business France e la funzione di condivisione dei diritti dell'amministratore consente di lavorare su diversi progetti in Digitevent. In tempo record e autonomia, il sito viene creato attraverso l'uso dei nostri modelli e la duplicazione di un evento precedente.

Gestione degli appuntamenti

Una volta completate le registrazioni, entriamo nella fase chiave dell'organizzazione: la gestione degli appuntamenti! Per fare questo, il team organizzativo condivide con i futuri partecipanti un collegamento individuale che consente di consultare gli esperti presenti e il loro dominio di predilezione. Hanno quindi l'opportunità di richiedere incontri (indicando le loro motivazioni), direttamente nel sito dell'evento.

Moderazione delle richieste

Gli esperti (o direttamente l'organizzatore) consultano le richieste ricevute e possono approvarle o respingerle. Approvandoli, automaticamente si posizionano negli slot disponibili per il partecipante e l'esperto. Ovviamente, le squadre possono in qualsiasi momento spostare una riunione programmata o cancellarla (es: cambio di opinione di un esperto, cancellazione di una presenza ecc ...).

Generazione degli ordini del giorno

Le registrazioni sono ora chiuse. Dal loro account Digitevent, gli organizzatori mettono a punto i calendari aggiungendo gli ultimi appuntamenti agli esperti e ai partecipanti con gli slot ancora disponibili. I diari individuali vengono poi inviati via e-mail (con i loro badge di accesso PDF) agli esperti e ai partecipanti. Essendo quest'ultimo digitalizzato, viene aggiornato automaticamente se Business France apporta modifiche.

D-Day: scansione ai checkpoint e alla stampa dei badge

Per semplificare la ricezione e misurare la presenza in tempo reale, viene impostato un sistema di scansione e-invitation. Ad ogni arrivo, viene attivata una stampa del badge di nome. Questo badge facilita gli incontri e i primi scambi durante l'evento. I team di Business France hanno scelto di stampare badge live in modo che non debbano stampare tutti i badge, ordinarli e cercarli nel D-day.Inoltre, in caso di partecipanti extra (o cambiare nome), il badge viene immediatamente stampato nello stesso formato degli altri partecipanti.

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