Así es como UGC organiza sus fiestas cuidadosamente seleccionadas durante el Festival de Cine de Cannes.

1200
Invitados: actores, directores, productores, prensa.
130
Participantes acogidos, por hora y por tableta.
10
fiestas en 10 días de festival.
1
lugar excepcional
Con más de 490 pantallas, UGC es un actor muy importante del mundo cinematográfico. Presente en todos los sectores de la industria cinematográfica: producción, distribución y explotación, la marca cada vez amplia más su red de cines con la ambición de hacer de los cines un verdadero centro de vida, cultura y entretenimiento del entorno urbano.
características
  • Back-office de gestión de los contactos
  • Campañas manuales (email o SMS)
  • SMS de alertas VIP
  • Aplicación de check-in en tabletas
  • Gestión de permisos
  • Cuadro de indicadores y estadísticas
¿Qué evento más importante que el Festival de Cannes para un grupo de cine francés tan icónico como UGC? Cada año, se trata de encontrar a los protagonistas de la profesión. Para ello, UGC da la bienvenida a todas las noches del festival a sus distinguidos invitados en la icónica Villa UGC. Veamos cómo usan Digitevent para manejar estos VIPs.

Las problemáticas iniciales ...

Desde hace años, Villa UGC ha sido un lugar de visita imprescindible en Cannes para las figuras influyentes del mundo del cine. Con este éxito surgieron cuestiones estratégicas y organizativas:

  • Permitir que cada miembro del equipo organizador maneje a sus invitados en cualquier momento, evitando duplicados y respetando las normas de invitación.
  • Administrar diferentes niveles de derechos (desde el invitado para una parte específica hasta el super-vip)
  • Maximizar la participación en el evento.
  • Controlar el acceso y hacer más fluida la recepción.
  • Ser notificado de la llegada de algunos VIPs.
  • Explotar los datos

Gestión de la base de invitados por parte del equipo organizador.

Antes del festival, un miembro del equipo organizador pudo agregar una base de datos inicial de posibles participantes a Digitevent a través de una importación de archivos de Excel.

Varios campos personalizados se crean para ser explotados durante el festival: Tipología (vip, supervip, lista negra ...), Nombre de la persona que invita, Comentario, Teléfono móvil ...

Durante el festival, el gerente del proyecto en UGC compartió los derechos de acceso a los miembros de su equipo para gestionar el evento en Digitevent. Son responsables de distribuir y gestionar las invitaciones en el agua durante el festival. Pueden agregar, modificar un participante, restringir la invitación a ciertas noches solamente, permitir un asistente, etc. Cada actualización se realiza en unos pocos segundos y se puede hacer desde cualquier dispositivo, computadora o teléfono inteligente.

Maximizar la participación en el evento.

Antes del festival, un miembro del equipo organizador pudo agregar una base de datos inicial de posibles participantes a Digitevent a través de una importación de archivos de Excel.

Antes de cada noche, se envía un SMS y un correo electrónico de recordatorio (con el código de vestimenta, el plan de acceso, etc.). Los destinatarios se filtran a través de Digitevent para apuntar a invitados privilegiados. Además, las variantes de mensajes están diseñadas para personalizar la comunicación para cada invitado. ¡Los anglófonos reciben un mensaje en inglés y se envía contenido específico a los actores y periodistas!

Controlar el acceso y hacer más fluida la recepción.

Un RSVP personalizado ("Por favor, conteste") se envía corriente arriba del Festival para refinar la lista de aquellos que han planeado ir allí. Esto permite a los equipos operativos tener visibilidad de las reuniones que les esperan. Asimismo, esto permite excluir a los ausentes de las campañas de información de correo electrónico posteriores (información de la tarde).

Cuando un acompañante viene acompañado, el anfitrión puede verificar fácilmente que el huésped tiene derecho a acompañar a un acompañante. Si este es el caso, se cuenta como presente y sus detalles se registran para eventos posteriores.

Las tabletas se sincronizan automáticamente. Si se interrumpiera la conexión, el registro no se vería afectado y los datos se volverán a sincronizar tan pronto como se recupere la conexión.

Ser notificado de la llegada de algunos VIPs.

Los organizadores son notificados por SMS en tiempo real cuando algunos de sus invitados firman en la entrada del evento. Pueden darles la bienvenida en persona y no perderse su llegada. Algunos invitados también reciben un SMS de bienvenida automáticamente.

Además, es posible que cada organizador consulte el estado de llegada de cualquier invitado en cualquier momento. También pueden tener una opinión basada en criterios específicos para responder preguntas como: "¿Quiénes son los periodistas actuales presentes?"

Explotar los datos

En los eventos, como en cualquier profesión, las prácticas deben mejorar con el tiempo. En Digitevent, creemos en la importancia de los datos para tomar las decisiones correctas.

Más allá del ahorro de tiempo de organización, aquí hay algunas lecciones que han sido retiradas por UGC después de las últimas ediciones del Festival. En primer lugar pudieron analizar la asistencia de las tardes, según los días y las tipologías de los invitados. Esto ha permitido predecir mejor los flujos y controlar la afluencia. Las estadísticas de llegada también se han vinculado a datos de empresas de catering y otros proveedores.

Finalmente, los datos permitieron evaluar cualitativamente la asistencia y proporcionar detalles al personal operativo en contacto con los invitados durante todo el año. Fue útil saber quién vino, con qué frecuencia, cuántas personas no respondieron a la invitación, etc.

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