Sie fragen sich, wie Sie eine Veranstaltungsplattform wählen, die wirklich zu Ihren geschäftlichen Events passt? Zwischen Anmeldetools, Ticketing-Lösungen, Event-Apps und Software für das Veranstaltungsmanagement ist das Angebot riesig und manchmal verwirrend.
Hier ist der komplette Leitfaden, um die Veranstaltungsplattform zu wählen, mit der Sie Ihre Events effizienter organisieren und die Erfahrung Ihrer Teilnehmer verbessern können.
Was ist eine Veranstaltungsplattform, und wofür wird sie wirklich gebraucht?
Veranstaltungsplattform vs. Einzeltools „nach Bedarf"
Lange Zeit nutzten Organisatoren mehrere Tools, um eine Veranstaltung zu verwalten: eine Ticketing-Software, ein E-Mail-Tool für Einladungen, eine Tabelle für die Teilnehmerverwaltung, ein Check-in-Tool.
Das Ergebnis? Eine komplexe Organisation, verstreute Daten und viel verlorene Zeit bei der Koordination.
Eine vollständige Veranstaltungsplattform hingegen zentralisiert all diese Funktionen in einem einzigen Tool.
In der Praxis wechseln Sie von einem Flickenteppich aus Tools zu einer umfassenden Eventlösung, die jeden Schritt Ihrer Veranstaltung abdeckt und die Teilnehmerdaten zentralisiert.
Für wen sind Veranstaltungsplattformen gemacht?
Heute werden Plattformen für das Veranstaltungsmanagement von vielen verschiedenen Berufsgruppen genutzt. Und das aus gutem Grund: Sie erleichtern die Arbeit aller Teams, die an der Organisation einer Veranstaltung beteiligt sind.
- Marketing- und Kommunikationsteams nutzen sie, um Leads zu generieren, die Markenbekanntheit zu steigern und Einladungen zu verwalten.
- Event-Manager und Eventagenturen setzen auf diese Tools, um Logistik, Anmeldungen und die Teilnehmererfahrung zu steuern.
- Vertriebs- und HR-Teams nutzen sie, um Kunden-, Partner- oder Mitarbeiterveranstaltungen zu organisieren.
In jedem Fall bleibt das Versprechen dasselbe: Veranstaltungen besser organisieren, Zeit sparen und Daten zentralisieren.
Die 4 Funktionen einer Veranstaltungsplattform
Eine professionelle Veranstaltungsplattform deckt in der Regel vier große Funktionsbereiche ab, die jeweils einer zentralen Phase der Veranstaltungsorganisation entsprechen.
- Teilnehmer gewinnen: Anmeldeseiten, Einladungen, Ticketing
- Die Veranstaltung verwalten: Teilnehmerdatenbank, Programm, Veranstaltungslogistik
- Teilnehmer einbinden: Networking, personalisierte Agenda, Event-App
- Ergebnisse messen: Statistiken, Leistungsanalyse (Teilnahme, Zufriedenheit, ROI)
Mit anderen Worten: Eine Plattform für das Veranstaltungsmanagement ermöglicht es Ihnen, den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung zu steuern, von der Anmeldung bis zur Analyse nach dem Event.
Welche Vorteile bietet eine Veranstaltungsplattform?
Die Organisation einer geschäftlichen Veranstaltung bindet zahlreiche Teams, Tools und Prozesse. Einladungen, Anmeldungen, Logistik, Kommunikation, Teilnehmerbetreuung: Die Koordination kann schnell komplex werden. Genau hier kommt eine Veranstaltungsplattform ins Spiel.
Zentralisieren, um Zeit zu sparen (und Fehler zu reduzieren)
Wird eine Veranstaltung mit mehreren Tools verwaltet, sind die Daten verstreut. Die Folge: Dateien, die zwischen Teams zirkulieren, Fehlerrisiken in den Teilnehmerlisten, zeitraubende Wiederholungsaufgaben und eine schwierigere Koordination.
Eine Plattform für das Veranstaltungsmanagement zentralisiert alle Informationen an einem Ort. Konkret haben Sie ein einziges Tool, um Ihre Veranstaltung von Anfang bis Ende zu steuern. Weniger manuelle Schritte, weniger Fehlerrisiken und vor allem deutlich weniger verlorene Zeit.
Standardisierte Prozesse für eine bessere Organisation Ihrer Veranstaltungen
Wenn ein Unternehmen mehrere Veranstaltungen im Jahr organisiert (Konferenzen, Seminare, Messen, Kundenevents), können sich die Abläufe von Projekt zu Projekt schnell unterscheiden.
Mit einer Veranstaltungsplattform können Sie Ihre Organisation standardisieren, zum Beispiel durch:
- Vorlagen für Anmeldeseiten oder Event-Websites
- Vorlagen für E-Mails und Einladungen
- Automatisierte Anmelde-Workflows
- Eine klare Verwaltung von Rollen und Berechtigungen
Das Ergebnis: Jede Veranstaltung lässt sich einfacher organisieren. Die Teams arbeiten effizienter, das Veranstaltungsmanagement wird reibungsloser, und neue Projekte starten deutlich schneller.
Klare Steuerung dank einer „Single Source of Truth"
Eine Veranstaltung beschränkt sich nicht auf ihre Organisation, Sie müssen auch ihre Wirkung messen. Wie viele Teilnehmer waren tatsächlich anwesend? Wie hoch war das Engagement während der Vorträge? Wie viele Leads wurden generiert?
Eine Plattform für das Veranstaltungsmanagement beantwortet diese Fragen ganz einfach, dank:
- Echtzeit-Dashboards
- Exporten der Teilnehmerdaten
- Statistiken zu Anmeldungen und Anwesenheit
- Der Synchronisation mit Ihrem CRM oder Ihren Marketing-Tools
So verfügen Sie über eine einzige verlässliche Datenquelle, um die Leistung Ihrer Veranstaltungen zu analysieren und die nächsten zu verbessern.
Welches sind die wichtigsten Kriterien für die Wahl Ihres Tools?
Das Wichtigste bei der Teilnehmererfahrung
Eine erfolgreiche Veranstaltung beginnt mit einer reibungslosen Nutzererfahrung. Jede Interaktion mit Ihren Teilnehmern (vor, während und nach der Veranstaltung) muss einfach, intuitiv und im Einklang mit Ihrem Markenbild sein.
Eine leistungsstarke Veranstaltungsplattform muss daher die gesamte Teilnehmer-Journey abdecken:
- Vor der Veranstaltung: Aufruf der Event-Website oder der Landingpages, einfache und schnelle Anmeldung, Auswahl der Workshops oder Vorträge im Programm, praktische Informationen zur Vorbereitung der Anreise.
- Am Veranstaltungstag: Zugang zur Veranstaltung und schnelles Check-in, Einsicht in eine personalisierte Agenda, Networking oder Matchmaking zwischen Teilnehmern, hilfreiche Benachrichtigungen während der Veranstaltung.
- Nach der Veranstaltung: Versand von Follow-up-Kommunikation, Zufriedenheitsumfragen, Zugriff auf Aufzeichnungen bei hybriden oder digitalen Veranstaltungen
Das ist aber nicht alles. Die Qualität der Teilnehmererfahrung hängt auch von der Anpassung der Plattform an Ihre Markenfarben ab, von der Stabilität der Plattform (die hohe Besucherzahlen bewältigen muss) sowie von einem Offline-Modus, mit dem sich das Check-in auch ohne Internetverbindung durchführen lässt.
Denken Sie daran: Eine reibungslose Erfahrung für Ihre Teilnehmer wird zu einer beruhigenden Erfahrung für die Organisatoren.
💬 «Zu viele Organisatoren wählen ihre Plattform noch allein anhand der Funktionen aus. In Wirklichkeit entsteht der wahre Unterschied bei der Nutzererfahrung und im Umgang mit den Daten. Der Erfolg einer Veranstaltung hängt vor allem von der Flüssigkeit und Personalisierung der Erfahrung für den Teilnehmer ab: einfache Anmeldung, schneller Empfang, erleichterte Interaktionen, Nachbereitung nach der Veranstaltung. Eine gute Veranstaltungsplattform muss diesen gesamten Ablauf orchestrieren und den Organisatoren gleichzeitig helfen, ihre Projekte datenbasiert zu steuern. Und diese Zentralisierung der Veranstaltungsverwaltung gibt ihnen dann die Zeit, die sie in die Gestaltung einer differenzierenden und einprägsamen Erfahrung investieren können.» (Cannelle Guinet, Customer Success)
Das Wichtigste auf der Produktionsseite
Die Organisation einer Veranstaltung ist ein komplexes Projekt. Zwischen der Verwaltung der Anmeldungen, der Koordination der Referenten, der Logistik vor Ort und der Kommunikation brauchen Eventteams ein einfaches und zuverlässiges Tool.
Das Erste, was Sie prüfen sollten, ist daher die Benutzerfreundlichkeit der Veranstaltungsplattform. Eine gute Lösung muss es ermöglichen, schnell eine Veranstaltung anzulegen, Anmeldungen und Einladungen zu verwalten, Inhalte einfach zu bearbeiten und Teilnehmer ohne komplizierte Handgriffe zu steuern.
Der Kundensupport ist außerdem ein oft unterschätztes, aber dennoch entscheidendes Kriterium. In der Praxis müssen Sie sich auf einen reaktionsschnellen Support, schnelle technische Hilfe und eine am Veranstaltungstag erreichbare Hotline für unvorhergesehene Fälle verlassen können.
Schließlich bieten manche Plattformen zusätzliche, nützliche Leistungen an, wie zum Beispiel:
- Strategische Begleitung bei Ihren Veranstaltungen
- Die Präsenz von Teams vor Ort
- Die Vermietung von Zutrittskontrollgeräten
- Den Druck von Veranstaltungsbadges
Diese Leistungen können bei der Organisation groß angelegter Veranstaltungen einen echten Unterschied machen.
Das Wichtigste beim Thema Daten
Heute ist eine Veranstaltung auch ein strategischer Hebel für Marketingdaten. Ihre Plattform muss es Ihnen daher ermöglichen, die Informationen zu Ihren Veranstaltungen einfach zu erfassen, zu analysieren und zu nutzen.
Dazu gehören insbesondere:
- Das Tracking Ihrer Event-KPIs
- Die Verfolgung der Anmelde- und Anwesenheitsquote
- Die Analyse des Engagements der Teilnehmer
- Die Messung der Zufriedenheit
Bei B2B-Veranstaltungen ist es außerdem entscheidend, die generierten Leads nachzuverfolgen und die Interaktionen zwischen den Teilnehmern zu analysieren.
Prüfen Sie außerdem stets die Integrationsmöglichkeiten der Plattform. Eine gute Lösung muss sich mit Ihren bestehenden Tools verbinden lassen: CRM, Marketing-Tools, Analytics-Lösungen.
So fließen Ihre Veranstaltungsdaten direkt in Ihre Marketing- und Vertriebsstrategie ein, damit Ihre Veranstaltung zu einem echten Wertschöpfungsmotor wird.
7 entscheidende Schritte zur Wahl Ihrer Veranstaltungsplattform
Schritt 1: Ihre Ziele klären
Bevor Sie überhaupt die Lösungen auf dem Markt vergleichen, stellen Sie sich zunächst eine einfache Frage: Warum organisieren Sie diese Veranstaltungen?
Die Ziele können von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein:
- Marketing-Leads generieren
- Die Sichtbarkeit Ihrer Marke steigern
- Kunden oder Partner binden
- Interne HR-Veranstaltungen organisieren
- Eine Community rund um Ihr Unternehmen aufbauen.
In der Praxis beeinflussen diese Ziele die Funktionen, die Sie benötigen, sowie die Daten und Leistungsindikatoren, die Sie verfolgen sollten. Mit anderen Worten: Ihre Eventstrategie sollte die Wahl Ihrer Plattform bestimmen.
Schritt 2: Ihre Veranstaltungen kartieren
Nicht alle Unternehmen organisieren dieselbe Art von Veranstaltungen. Manche veranstalten jährlich einige interne Seminare. Andere leiten internationale Konferenzen oder Messen mit mehreren Tausend Teilnehmern.
Nehmen Sie sich daher Zeit, um Folgendes zu bestimmen:
- Die Arten der organisierten Veranstaltungen (Konferenzen, Messen, Seminare, Kundenevents)
- Das Format: physisch, hybrid oder Online-Veranstaltung
- Die durchschnittliche Teilnehmerzahl
- Die Häufigkeit der Veranstaltungen im Jahresverlauf
- Die logistische Komplexität: mehrere Räume, mehrere Standorte, Streaming
Diese Bestandsaufnahme hilft Ihnen, eine Lösung zu wählen, die Ihre Veranstaltungen im tatsächlichen Umfang bewältigen kann.
Schritt 3: Ihre „Must-haves" von den „Nice-to-haves" abgrenzen
Alle Veranstaltungsplattformen bieten zahlreiche Funktionen an. Aber nicht alle davon sind unverzichtbar.
Um Ihre Wahl zu erleichtern, teilen Sie Ihre Bedürfnisse in zwei Kategorien ein:
- Die unverzichtbaren Funktionen: Anmeldeverwaltung, Erstellung von Event-Websites, Ticketing und Zahlung, Zutrittskontrolle und Check-in, Event-Reporting.
- Die sekundären Funktionen: erweitertes Networking, mobile Event-App, KI-gestütztes Matchmaking, Social Wall, Community-Funktionen.
Denken Sie nicht nur in Funktionen, sondern auch an Ihre Anforderungen in Bezug auf Sicherheitsstandards, Benutzerfreundlichkeit und die Zusagen des Anbieters zur Leistungsfähigkeit seines Tools.
Diese Priorisierung ermöglicht es Ihnen, eine Veranstaltungsplattform zu wählen, die wirklich zu Ihrem Bedarf passt.
Schritt 4: Zentralisierte Daten einfordern
Einer der großen Vorteile einer Plattform für das Veranstaltungsmanagement ist die Zentralisierung der Daten.
Ihre Lösung sollte Folgendes ermöglichen:
- Ihre Teilnehmerdatenbank zentralisieren
- Die Historie Ihrer Veranstaltungen aufbewahren
- Ihre Gäste segmentieren
- Die Daten mit Ihrem CRM synchronisieren
So werden Ihre Veranstaltungen zu einer strategischen Quelle für Marketing- und Vertriebsdaten.
Schritt 5: Compliance und Governance absichern
Die Verwaltung von Teilnehmerdaten bringt regulatorische Pflichten mit sich.
Ihre Plattform muss daher:
- DSGVO-konform sein
- Transparent im Umgang mit Daten sein
- Konform mit den Regeln zu Einwilligung und Aufbewahrung sein
- ISO-27001-zertifiziert sein
Prüfen Sie außerdem die Verwaltung von Rollen und Berechtigungen, insbesondere wenn mehrere Teams oder Partner an der Organisation Ihrer Veranstaltungen mitwirken.
Schritt 6: An einem realen Fall testen
Nichts ersetzt einen konkreten Test. Am besten führen Sie einen POC (Proof of Concept) an einer echten Veranstaltung durch, zum Beispiel bei einem internen Event, einem kleinen Seminar oder einer Konferenz in kleinerem Rahmen.
Legen Sie im Vorfeld Erfolgskriterien fest:
- Einfachheit beim Anlegen der Veranstaltung
- Einfachheit der Anmeldungen
- Reibungsloser Ablauf des Check-ins
- Qualität der erfassten Daten
- Zufriedenheit der Teilnehmer.
Dieser Test ermöglicht es, die tatsächliche Nutzung der Plattform zu überprüfen.
Schritt 7: Den ROI messen
Letzter Schritt: Messen Sie den ROI Ihrer Veranstaltungsplattform vor, während und nach der Veranstaltung.
Analysieren Sie:
- Vor der Veranstaltung: die Leistung der Einladungen und die Anmeldequote.
- Während der Veranstaltung: die tatsächliche Anwesenheitsquote, das Engagement der Teilnehmer, die Networking-Interaktionen.
- Nach der Veranstaltung: die Zufriedenheit der Teilnehmer, die generierten Leads, die Auswirkung auf Marketing oder Vertrieb
Um dieses Thema zu vertiefen, lesen Sie unseren Artikel über die unverzichtbaren Event-KPIs, mit denen Sie Ihren ROI belegen und Ihr Budget verteidigen können. Diese Kennzahlen ermöglichen es Ihnen, Ihre Veranstaltungen wie echte strategische Projekte zu steuern.
Welche Funktionen sollten Sie von einer Veranstaltungsplattform verlangen?
Nicht alle Veranstaltungsplattformen bieten dieselben Möglichkeiten. Manche beschränken sich auf Anmeldung oder Ticketing, während andere das gesamte Veranstaltungsmanagement abdecken, von der Kommunikation bis zur Leistungsanalyse.
Wenn Sie eine vollständige Veranstaltungsplattform wählen möchten, sind bestimmte Funktionen unverzichtbar. Hier sind die wichtigsten.
Anmeldung, Ticketing und Teilnehmer-Journey
Eine gute Plattform für das Veranstaltungsmanagement muss die gesamte Anmeldephase vereinfachen.
Die wesentlichen Funktionen:
- Konfigurierbare Anmeldeformulare
- Verwaltung von Einladungen und RSVP
- Ticketing und Online-Zahlung (bei Bedarf)
- Automatisierte Transaktions-E-Mails: Bestätigung, Versand des Tickets, praktische Informationen
Teilnehmerverwaltung und Datenbank
Eine Veranstaltung erzeugt viele Informationen. Ihre Plattform muss daher die Teilnehmerdaten zentralisieren können.
Die zentralen Funktionen:
- Teilnehmerverzeichnis
- Segmentierung Ihrer Datenbank, um verschiedene Gästetypen anzusprechen: VIPs, Interessenten, Kunden, Presse, Partner
- Übergreifende Historie mehrerer Veranstaltungen
- Datenexport oder CRM-Synchronisation
Kommunikation und Marketing-Automatisierung
Eine leistungsstarke Veranstaltungsplattform muss auch Ihre Kommunikation erleichtern.
Die wichtigen Funktionen:
- Erstellung von Event-Websites oder Landingpages
- E-Mail-Kampagnen und Erinnerungen an No-Shows
- Automatisierte Szenarien: Anmeldebestätigung, Erinnerung einen Tag vorher, Feedback nach der Veranstaltung
- UTM-Tracking zur Leistungsmessung
Verwaltung von Inhalten und Programm
Die Programmverwaltung ist ein zentraler Punkt bei der Organisation einer Veranstaltung.
Die erwarteten Funktionen:
- Zeitplan für Vorträge, Workshops oder Sessions
- Verwaltung der Referenten
- Eigene Seiten für Sponsoren oder Partner der Veranstaltung
- Streaming oder Aufzeichnung für hybride oder digitale Veranstaltungen
Check-in, Zutrittskontrolle und Logistik vor Ort
Am Veranstaltungstag muss alles reibungslos ablaufen.
Eine professionelle Veranstaltungsplattform muss daher Folgendes bieten:
- Mobiles Check-in per QR-Code
- Verwaltung von Warteschlangen und Ankünften
- Druck und Verwaltung von Veranstaltungsbadges
- Anwesenheitsstatistiken in Echtzeit
Interaktion und Teilnehmer-Engagement
Heute begnügt sich eine Veranstaltung nicht mehr mit einem reinen Programm: Moderne Plattformen bieten Tools, um das Engagement der Teilnehmer zu stärken.
Zum Beispiel:
- Networking zwischen Teilnehmern, um die Interaktion zu verbessern
- Matchmaking, per KI oder nach Kriterien
- Personalisierte Sessions und Agenda
- Mobile Event-App
- Chat oder Messaging
- Social Wall
Diese Funktionen verbessern die Nutzererfahrung und fördern die Interaktionen.
Daten, Analytics und ROI
Eine Plattform für das Veranstaltungsmanagement muss auch die tatsächliche Wirkung Ihrer Veranstaltungen messbar machen.
Die unverzichtbaren Funktionen:
- Verfolgung der Event-KPIs: Anmeldequote im Vergleich zur Anwesenheitsquote,
- Zufriedenheitsumfragen und NPS
- Personalisiertes Dashboard
- Nachverfolgung der generierten Leads (bei B2B-Veranstaltungen)
Diese Daten ermöglichen es, die Leistung Ihrer Veranstaltungen zu bewerten und künftige Ausgaben zu verbessern.
Integrationen, Sicherheit und Compliance
Schließlich muss sich Ihre Plattform in Ihr digitales Ökosystem einfügen.
Die zentralen Funktionen:
- Integration mit Ihrem CRM (HubSpot, Salesforce)
- DSGVO-Konformität, insbesondere Verwaltung von Einwilligungen, sichere Datenaufbewahrung, Recht auf Löschung
- Verwaltung von Rollen und Berechtigungen
Sie werden es verstanden haben: Die Wahl Ihres Tools ist entscheidend, nicht nur für Ihr Veranstaltungsmanagement, sondern auch für Ihre Marketingstrategie und für die Teilnehmererfahrung, die Sie bieten möchten.
Die besten Veranstaltungsplattformen decken die gesamte Produktions- und Nachverfolgungskette von Events sowie die komplette Nutzer-Journey ab.
Genau das ist das Ziel einer Lösung wie Digitevent.
Und wenn Sie konkret sehen möchten, wie eine vollständige Plattform für das Veranstaltungsmanagement Ihre Organisation vereinfachen und Ihre Veranstaltungen verbessern kann, ist der einfachste Weg, sie selbst zu testen.
Fordern Sie eine Demo von Digitevent an, um die Plattform in Aktion zu erleben.
