Wie wählt man die richtige Event-Plattform aus?

Sie fragen sich, wie Sie eine Event-Plattform auswählen, die wirklich zu Ihren Veranstaltungen passt? Zwischen Anmeldetools, Ticketing-Lösungen, Event-Apps und Event-Management-Software ist das Angebot riesig, und manchmal verwirrend.

Hier ist der vollständige Leitfaden, um die Event-Plattform auszuwählen, mit der Sie Ihre Veranstaltungen effizienter organisieren und die Erfahrung Ihrer Teilnehmer verbessern.

Was ist eine Event-Plattform, und wofür wird sie wirklich gebraucht?

Event-Plattform vs. Einzeltools

Lange Zeit nutzten Organisatoren mehrere Tools für die Durchführung einer Veranstaltung: eine Ticketing-Software, ein E-Mail-Tool für die Einladungen, eine Tabellenkalkulation für die Teilnehmerverwaltung, ein Check-in-Tool usw.

Das Ergebnis? Eine komplexe Organisation, verstreute Daten und viel verlorene Zeit bei der Koordination.

Im Gegensatz dazu bündelt eine vollständige Event-Plattform all diese Funktionen in einem einzigen Tool.

In der Praxis wechseln Sie von einem Stapel einzelner Tools zu einer umfassenden Event-Lösung, die jeden Schritt Ihrer Veranstaltung abdeckt und die Teilnehmerdaten zentralisiert.

Für wen sind Event-Plattformen gemacht?

Heute werden Event-Management-Plattformen von zahlreichen Berufsgruppen genutzt. Aus gutem Grund: Sie erleichtern die Arbeit aller Teams, die an der Organisation einer Veranstaltung beteiligt sind.

• Die Marketing- und Kommunikationsteams nutzen sie, um Leads zu generieren, die Markenbekanntheit zu steigern und Einladungen zu verwalten.
• Event-Manager und Eventagenturen setzen auf diese Tools, um Logistik, Anmeldungen und Teilnehmererfahrung zu steuern.
• Vertriebs- oder HR-Teams nutzen sie, um Kunden-, Partner- oder Mitarbeiterveranstaltungen zu organisieren.

In jedem Fall bleibt das Versprechen dasselbe: Veranstaltungen besser organisieren, Zeit sparen und Daten zentralisieren.

Die 4 Funktionen einer Event-Plattform

Eine professionelle Event-Plattform deckt in der Regel vier zentrale Funktionen ab, jede entspricht einem Schlüsselschritt bei der Organisation einer Veranstaltung.

• Teilnehmer gewinnen: Anmeldeseiten, Einladungen, Ticketing
• Die Veranstaltung verwalten: Teilnehmerdatenbank, Programm, Veranstaltungslogistik
• Teilnehmer einbinden: Networking, personalisierte Agenda, Event-App
• Ergebnisse messen: Statistiken, Leistungsanalyse (Teilnahme, Zufriedenheit, ROI)

Mit anderen Worten: Eine Event-Management-Plattform ermöglicht es Ihnen, den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung zu steuern, von der Anmeldung bis zur Analyse nach der Veranstaltung.

Welche Vorteile bietet eine Event-Plattform?

Die Organisation einer Firmenveranstaltung mobilisiert zahlreiche Teams, Tools und Prozesse. Einladungen, Anmeldungen, Logistik, Kommunikation, Teilnehmerverfolgung: Die Koordination kann schnell komplex werden. Genau hier setzt eine Event-Plattform an.

Zentralisieren, um Zeit zu sparen (und Fehler zu reduzieren)

Wird eine Veranstaltung mit mehreren Tools verwaltet, verteilen sich die Daten. Das Ergebnis: Dateien, die zwischen den Teams zirkulieren, Fehlerrisiken in den Teilnehmerlisten, zeitraubende Wiederholungsaufgaben und eine schwierigere Koordination.

Eine Event-Management-Plattform ermöglicht es, alle Informationen an einem Ort zu zentralisieren. Konkret verfügen Sie über ein einziges Tool, um Ihre Veranstaltung von Anfang bis Ende zu verwalten. Weniger Handgriffe, weniger Fehlerrisiken und vor allem deutlich weniger verlorene Zeit.

Standardisierte Prozesse für eine bessere Organisation Ihrer Veranstaltungen

Wenn ein Unternehmen mehrere Veranstaltungen pro Jahr organisiert (Konferenzen, Seminare, Messen, Kundenveranstaltungen usw.), können sich die Prozesse von Projekt zu Projekt schnell unterscheiden.

Mit einer Event-Plattform können Sie Ihre Organisation standardisieren. Zum Beispiel durch:

• Vorlagen für Anmeldeseiten oder Event-Websites
• E-Mail-Vorlagen und Einladungen
• Automatisierte Anmelde-Workflows
• Eine klare Verwaltung von Rollen und Berechtigungen

Ergebnis: Jede Veranstaltung wird einfacher zu organisieren. Die Teams gewinnen an Effizienz, das Event-Management wird flüssiger, und neue Projekte lassen sich deutlich schneller starten.

Eine klare Steuerung dank einer „Quelle der Wahrheit"

Eine Veranstaltung beschränkt sich nicht auf ihre Organisation, Sie müssen auch ihre Wirkung messen. Wie viele Teilnehmer waren tatsächlich anwesend? Wie hoch war das Engagement während der Konferenzen? Wie viele Leads wurden generiert?

Eine Event-Management-Plattform ermöglicht es, diese Fragen einfach zu beantworten, dank:

• Echtzeit-Dashboards
• Exporten der Teilnehmerdaten
• Statistiken zu Anmeldung und Anwesenheit
• Der Synchronisierung mit Ihrem CRM oder Ihren Marketing-Tools

So verfügen Sie über eine einzige Quelle der Wahrheit, um die Leistung Ihrer Veranstaltungen zu analysieren und die nächsten zu verbessern.

Was sind die wichtigsten Kriterien bei der Wahl Ihres Tools?

Das Wichtigste für die Teilnehmererfahrung

Eine erfolgreiche Veranstaltung beginnt mit einer reibungslosen Nutzererfahrung. Jede Interaktion mit Ihren Teilnehmern (vor, während und nach der Veranstaltung) muss einfach, intuitiv und stimmig mit Ihrem Markenbild sein.

Eine leistungsstarke Event-Plattform muss also die Verwaltung der gesamten Teilnehmerreise ermöglichen:

• Vor der Veranstaltung: Ansicht der Event-Website oder der Landingpages, einfache und schnelle Anmeldung, Auswahl der Workshops oder Konferenzen im Programm, praktische Informationen zur Vorbereitung der Anreise.
• Am Veranstaltungstag: Zugang zur Veranstaltung und schneller Check-in, Einsicht in eine personalisierte Agenda, Networking oder Matchmaking zwischen Teilnehmern, nützliche Benachrichtigungen während der Veranstaltung.
• Nach der Veranstaltung: Versand von Follow-up-Kommunikation, Zufriedenheitsumfragen, Zugang zu Aufzeichnungen für hybride oder digitale Veranstaltungen

Aber das ist noch nicht alles. Die Qualität der Teilnehmererfahrung beruht auch auf der Anpassung Ihrer Plattform an Ihre Markenfarben, der Stabilität der Plattform (die große Traffic-Mengen bewältigen muss) oder einem Offline-Modus für den Check-in auch ohne Internetverbindung.

Bedenken Sie: Eine reibungslose Erfahrung für Ihre Teilnehmer wird zu einer beruhigenden Erfahrung für die Organisatoren.

💬 „Zu viele Organisatoren wählen ihre Plattform noch immer allein aufgrund der Funktionen. In Wirklichkeit macht sich der wahre Unterschied bei der Nutzererfahrung und der Datenverwaltung bemerkbar. Der Erfolg einer Veranstaltung hängt vor allem von der Reibungslosigkeit und der Personalisierung der Teilnehmererfahrung ab: einfache Anmeldung, schneller Empfang, erleichterte Interaktionen, Nachbereitung. Eine gute Event-Plattform muss diesen gesamten Ablauf orchestrieren und dabei den Organisatoren helfen, ihre Projekte datenbasiert zu steuern. Und diese Zentralisierung des Event-Managements erlaubt es ihnen dann, Zeit zu gewinnen, die sie in die Gestaltung einer differenzierenden und einprägsamen Erfahrung reinvestieren können. », Cannelle Guinet, Customer Success

Das Wichtigste auf der Produktionsseite

Die Organisation einer Veranstaltung ist ein komplexes Projekt. Zwischen der Verwaltung der Anmeldungen, der Koordination der Referenten, der Logistik vor Ort oder der Kommunikation brauchen die Event-Teams ein einfaches und zuverlässiges Tool.

Das Erste, was Sie prüfen sollten, ist also die Benutzerfreundlichkeit der Event-Plattform. Eine gute Lösung muss es ermöglichen, schnell eine Veranstaltung zu erstellen, Anmeldungen und Einladungen zu verwalten, Inhalte einfach zu ändern und die Teilnehmer ohne komplizierte Handgriffe zu steuern.

Darüber hinaus ist der Kundensupport ein oft unterschätztes, aber dennoch wesentliches Kriterium. In der Praxis müssen Sie sich auf einen reaktionsschnellen Support, eine schnelle technische Hilfe und eine am Veranstaltungstag verfügbare Hotline für unvorhergesehene Fälle verlassen können.

Schließlich können manche Plattformen nützliche ergänzende Leistungen anbieten, wie zum Beispiel:

• Eine strategische Begleitung bei Ihren Veranstaltungen
• Die Anwesenheit von Teams vor Ort
• Die Vermietung von Zutrittskontrollgeräten
• Der Druck von Event-Badges

Diese Leistungen können einen echten Unterschied machen, wenn Sie Veranstaltungen in großem Maßstab organisieren.

Das Wichtigste auf der Datenseite

Heute ist eine Veranstaltung auch ein strategischer Hebel für Marketingdaten. Ihre Plattform muss es Ihnen also ermöglichen, die Informationen zu Ihren Veranstaltungen einfach zu sammeln, zu analysieren und zu nutzen.

Dazu gehören insbesondere:

• Das Tracking Ihrer Event-KPIs
• Die Verfolgung der Anmelde- und Anwesenheitsquote
• Die Analyse des Teilnehmerengagements
• Die Messung der Zufriedenheit

Für B2B-Veranstaltungen ist es zudem wichtig, die generierten Leads verfolgen und die Interaktionen zwischen Teilnehmern analysieren zu können.

Prüfen Sie schließlich immer die Integrationsfähigkeiten der Plattform. Eine gute Lösung muss sich mit Ihren bestehenden Tools verbinden lassen: CRM, Marketing-Tools, Analytics-Lösungen usw.

So sorgen Sie dafür, dass Ihre Eventdaten direkt in Ihre Marketing- und Vertriebsstrategie einfließen. Damit Ihre Veranstaltung zu einem echten Wertgenerator wird.

7 Schlüsselschritte zur Auswahl Ihrer Event-Plattform

Schritt 1: Ihre Ziele klären

Bevor Sie überhaupt die Lösungen auf dem Markt vergleichen, beginnen Sie mit einer einfachen Frage: Warum organisieren Sie diese Veranstaltungen?

Die Ziele können je nach Unternehmen sehr unterschiedlich sein:

• Marketing-Leads generieren
• Die Bekanntheit Ihrer Marke steigern
• Kunden oder Partner binden
• Interne HR-Veranstaltungen organisieren
• Eine Community rund um Ihr Unternehmen aufbauen

In der Praxis beeinflussen diese Ziele die Funktionen, die Sie benötigen, sowie die Daten und Leistungsindikatoren, die Sie verfolgen sollten. Mit anderen Worten: Ihre Event-Strategie muss die Wahl Ihrer Plattform leiten.

Schritt 2: Ihre Veranstaltungen kartieren

Nicht alle Unternehmen organisieren dieselben Veranstaltungen. Manche organisieren einige interne Seminare pro Jahr. Andere steuern internationale Konferenzen oder Messen mit mehreren tausend Teilnehmern.

Nehmen Sie sich also die Zeit, Folgendes zu identifizieren:

• Die organisierten Veranstaltungstypen (Konferenzen, Messen, Seminare, Kundenveranstaltungen usw.)
• Das Format: physisch, hybrid oder Online-Veranstaltung
• Die durchschnittliche Teilnehmerzahl
• Die Häufigkeit der Veranstaltungen im Jahr
• Die logistische Komplexität: mehrere Säle, mehrere Standorte, Streaming usw.

Diese Kartierung hilft Ihnen, eine Lösung zu wählen, die Ihre Veranstaltungen im realen Maßstab bewältigen kann.

Schritt 3: Ihre „Must-have" vs. „Nice-to-have" festlegen

Alle Event-Plattformen bieten zahlreiche Funktionen an. Aber nicht alle sind unverzichtbar.

Um Ihre Wahl zu erleichtern, ordnen Sie Ihre Bedürfnisse zwei Kategorien zu:

• Die unverzichtbaren Funktionen: Anmeldeverwaltung, Erstellung von Event-Websites, Ticketing und Zahlung, Zutrittskontrolle und Check-in, Event-Reporting usw.
• Die sekundären Funktionen: erweitertes Networking, mobile Event-App, KI-Matchmaking, Social Wall, Community-Funktionen usw.

Denken Sie in Funktionen, aber auch an Ihre Anforderungen in Bezug auf Sicherheitsstandards, Benutzerfreundlichkeit oder das Engagement des Anbieters für die Leistung seines Tools.

Diese Priorisierung ermöglicht es Ihnen, eine Event-Plattform zu wählen, die wirklich zu Ihrer Nutzung passt.

Schritt 4: Die Zentralisierung der Daten fordern

Einer der großen Vorteile einer Event-Management-Plattform ist die Zentralisierung der Daten.

Ihre Lösung muss Folgendes ermöglichen:

• Ihre Teilnehmerdatenbank zentralisieren
• Den Verlauf Ihrer Veranstaltungen bewahren
• Ihre Gäste segmentieren
• Die Daten mit Ihrem CRM synchronisieren

So werden Ihre Veranstaltungen zu einer strategischen Quelle für Marketing- und Vertriebsdaten.

Schritt 5: Compliance und Governance absichern

Die Verwaltung der Teilnehmerdaten bringt regulatorische Pflichten mit sich.

Ihre Plattform muss also sein:

• DSGVO-konform
• Transparent bei der Datenverwaltung
• Konform mit den Regeln zu Einwilligung und Aufbewahrung
• ISO27001-zertifiziert

Prüfen Sie auch die Verwaltung von Rollen und Berechtigungen, insbesondere wenn mehrere Teams oder Partner an der Verwaltung Ihrer Veranstaltungen beteiligt sein können.

Schritt 6: An einem realen Fall testen

Nichts ersetzt einen konkreten Test. Am besten führen Sie einen POC (Proof of Concept) bei einer realen Veranstaltung durch, zum Beispiel bei einer internen Veranstaltung, einem kleinen Seminar oder einer Konferenz im kleineren Rahmen.

Legen Sie im Voraus Erfolgskriterien fest:

• Einfachheit der Veranstaltungserstellung
• Einfachheit der Anmeldungen
• Reibungslosigkeit des Check-ins
• Qualität der gesammelten Daten
• Zufriedenheit der Teilnehmer

Dieser Test ermöglicht es, die tatsächliche Nutzung der Plattform zu validieren.

Schritt 7: Den ROI messen

Letzter Schritt: den ROI Ihrer Event-Plattform vor, während und nach der Veranstaltung messen.

Analysieren Sie:

• Vor der Veranstaltung: die Leistung der Einladungen und die Anmeldequote.
• Während der Veranstaltung: die tatsächliche Anwesenheitsquote, das Engagement der Teilnehmer, die Networking-Interaktionen usw.
• Nach der Veranstaltung: die Zufriedenheit der Teilnehmer, die generierten Leads, die Marketing- oder Vertriebswirkung

Und um dieses Thema zu vertiefen, lesen Sie unseren Artikel über die unverzichtbaren Event-KPIs, um Ihren ROI zu belegen und Ihr Budget zu verteidigen. Diese Indikatoren ermöglichen es Ihnen, Ihre Veranstaltungen wie echte strategische Projekte zu steuern.

Welche Funktionen sollten Sie von einer Event-Plattform verlangen?

Nicht alle Event-Plattformen bieten dieselben Fähigkeiten. Manche beschränken sich auf die Anmeldung oder das Ticketing, während andere das gesamte Event-Management abdecken, von der Kommunikation bis zur Leistungsanalyse.

Wenn Sie eine vollständige Event-Plattform wählen möchten, sind bestimmte Funktionen unverzichtbar. Hier sind die wichtigsten.

Anmeldungen, Ticketing und Teilnehmerreise

Eine gute Event-Management-Plattform muss die gesamte Anmeldephase vereinfachen.

Die wesentlichen Funktionen:

• Konfigurierbare Anmeldeformulare für die Anmeldung
• Einladungsverwaltung und RSVP
• Ticketing und Online-Zahlung (bei Bedarf)
• Automatisierte Transaktions-E-Mails: Bestätigung, Versand des Tickets, praktische Informationen

Teilnehmerverwaltung und Datenbank

Eine Veranstaltung erzeugt viele Informationen. Ihre Plattform muss also die Zentralisierung der Teilnehmerdaten ermöglichen.

Die wichtigsten Funktionen:

• Teilnehmerverzeichnis
• Segmentierung Ihrer Datenbank, um verschiedene Gästetypen anzusprechen: VIPs, Interessenten, Kunden, Presse, Partner usw.
• Verlauf über mehrere Veranstaltungen hinweg
• Datenexport oder CRM-Synchronisierung

Kommunikation und Marketing-Automatisierungen

Eine leistungsstarke Event-Plattform muss auch Ihre Kommunikation erleichtern.

Die wichtigen Funktionen:

• Erstellung von Event-Websites oder Landingpages
• E-Mail-Kampagnen und Erinnerungen für No-Shows
• Automatisierte Szenarien: Anmeldebestätigung, Erinnerung am Tag zuvor, Feedback nach der Veranstaltung usw.
• UTM-Tracking zur Leistungsmessung

Verwaltung der Inhalte und des Programms

Die Verwaltung des Programms ist ein zentraler Punkt für die Organisation einer Veranstaltung.

Die erwarteten Funktionen:

• Planung der Konferenzen, Workshops oder Sessions
• Verwaltung der Referenten
• Eigene Seiten für Sponsoren oder Partner der Veranstaltung
• Streaming oder Aufzeichnung für hybride oder digitale Veranstaltungen

Check-in, Zutrittskontrolle und Logistik vor Ort

Am Veranstaltungstag muss alles reibungslos ablaufen.

Eine professionelle Event-Plattform muss also Folgendes bieten:

• Mobiler Check-in per QR-Code
• Verwaltung der Warteschlangen und Ankünfte
• Druck und Verwaltung der Event-Badges
• Anwesenheitsstatistiken in Echtzeit

Interaktion und Teilnehmerengagement

Heute begnügt sich eine Veranstaltung nicht mehr mit einem Programm: Moderne Plattformen bieten Tools, um das Engagement der Teilnehmer zu stärken.

Zum Beispiel:

• Networking zwischen Teilnehmern, um die Interaktion zu verbessern
• Matchmaking, per KI oder nach Kriterien
• Personalisierte Sessions und Agenda
• Mobile Event-App
• Chat oder Messaging
• Social Wall

Diese Funktionen verbessern die Nutzererfahrung und fördern die Interaktionen.

Daten, Analytics und ROI

Eine Event-Management-Plattform muss auch die Messung der tatsächlichen Wirkung Ihrer Veranstaltungen ermöglichen.

Die unverzichtbaren Funktionen:

• Verfolgung der Event-KPIs: Anmeldequote im Vergleich zur Anwesenheitsquote,
• Zufriedenheitsumfragen und NPS
• Personalisiertes Dashboard
• Verfolgung der generierten Leads (für B2B-Veranstaltungen)

Diese Daten ermöglichen es, die Leistung Ihrer Veranstaltungen zu bewerten und die nächsten Ausgaben zu verbessern.

Integrationen, Sicherheit und Compliance

Schließlich muss sich Ihre Plattform in Ihr digitales Ökosystem integrieren.

Die wichtigsten Funktionen:

• Integration mit Ihrem CRM (HubSpot, Salesforce usw.)
• DSGVO-Konformität, insbesondere Verwaltung der Einwilligungen, sichere Datenaufbewahrung, Recht auf Vergessenwerden usw.
• Verwaltung von Rollen und Berechtigungen

Sie haben es sicher erkannt: Die Wahl Ihres Tools ist entscheidend, nicht nur für Ihr Event-Management, sondern auch für Ihre Marketingstrategie und die Teilnehmererfahrung, die Sie bieten möchten.

Die besten Event-Plattformen decken die gesamte Produktions- und Nachverfolgungskette der Events ab, sowie die gesamte Nutzerreise.

Genau das ist das Ziel einer Lösung wie Digitevent.

Und wenn Sie konkret sehen möchten, wie eine vollständige Event-Management-Plattform Ihre Organisation vereinfachen und Ihre Veranstaltungen verbessern kann, ist es am einfachsten, sie zu testen.

Fordern Sie eine Demo von Digitevent an und entdecken Sie die Plattform in Aktion.