Die Rooming-Liste für Ihre Firmenveranstaltungen

Das ist die Zimmerliste, die vor der Ankunft der Gruppe an das Hotel übermittelt wird: wer wo schläft, in welcher Kategorie, mit welcher Zimmernummer. Auf einer Eventplattform wird diese Rooming-Liste anhand der Anmeldungen erstellt und aktualisiert sich bei jeder neuen Zimmerzuweisung.

Die Teilnehmer wählen selbst ihre Kategorie und ihre Zimmerpartner auf einer eigenen Seite, und Sie entscheiden über Sonderfälle im Back-Office. Eine Excel-Rooming-Liste erstellen Sie erst beim Versand an das Hotel, mit nur den für das Haus relevanten Feldern.

Ja. Je nach Einstellung der Veranstaltung fügt jeder seine Zimmerpartner über ein Fotoverzeichnis oder eine E-Mail-Suche hinzu und bestätigt anschließend seine Unterbringung. Solange das Zimmer nicht voll belegt ist, können weitere Zimmerpartner hinzugefügt werden.

Ja. MICE-, DMC- und TMC-Agenturen steuern die Verwaltung von Hotelgruppenreservierungen für ihre Kunden: mehrere Hotels, Kategorien, die bestimmten Profilen vorbehalten sind, Zuweisung der Gruppenzimmer und Export je Haus. Alles über das Konto, das bereits die Anmeldungen verwaltet.

Fügen Sie die Person über das Kontaktprofil zu einem noch nicht vollständig belegten Zimmer hinzu oder stellen Sie ein neues Zimmer mit den Teilnehmern Ihrer Wahl zusammen. Die Zuweisung funktioniert auch über die Zimmerliste, per Suche nach Name oder E-Mail-Adresse. Sobald die Person zugewiesen ist, können Sie ihr direkt eine Zusammenfassung per E-Mail senden, mit der Hoteladresse, dem ausgewählten Zimmer und den nützlichen Informationen für ihren Check-in.

Jede Zimmerkategorie ist einem bestimmten Teilnehmersegment vorbehalten. Ihren Referenten werden Suiten angeboten, Ihren Teilnehmern Standardzimmer, ihren Begleitpersonen Doppelzimmer. Niemand sieht eine Kategorie, zu der er nicht berechtigt ist, und Sie müssen keine Einzelfallentscheidungen treffen.

Die Daten werden in der Europäischen Union gespeichert. Digitevent ist ISO 27001-zertifiziert und DSGVO-konform. Die an das Hotel übermittelte Datei enthält nur die beim Export ausgewählten Felder.

Die Zuweisungsübersicht gibt fortlaufend Auskunft:

• wie viele Teilnehmer bereits untergebracht sind und wie viele noch warten
• welche Kategorien ausgebucht sind und wie viele Betten noch frei sind
• welche Zimmer noch keine Nummer erhalten haben

So passen Sie Ihre Reservierung beim Hotel noch vor Ablauf der Stornofrist an, statt erst an dem Tag, an dem es die leeren Zimmer in Rechnung stellt.

Jede Firmenveranstaltung, bei der die Teilnehmer vor Ort übernachten:

• Firmenseminare und -tagungen
• mehrtägige Kongresse, Konferenzen und Sommerakademien
• Incentives, Teambuildings und Motivationsreisen
• Hauptversammlungen und Führungsseminare
• Fachmessen, bei denen die Aussteller vom Veranstalter untergebracht werden