Die richtigen Personen zur richtigen Zeit zu treffen, ist bei B2B-Veranstaltungen zu einer starken, ja fast unverzichtbaren Erwartung geworden.
Laut einer 2024 von der Plattform Goodfirms durchgeführten Studie betrachten 91 % der Fachleute Networking als die wichtigste Motivation für die Teilnahme an einer B2B-Veranstaltung.
In diesem Zusammenhang verändert Event-Matchmaking die Spielregeln: Es strukturiert die Treffen, verbindet die passenden Profile und maximiert den Wert des Austauschs für alle Besucher, Aussteller und Veranstalter.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Matchmaking funktioniert, warum es zu einem unverzichtbaren Hebel wird und wie Sie es effektiv in Ihr Veranstaltungskonzept integrieren.
Was ist Event-Matchmaking?
Definition und Prinzip
Event-Matchmaking ist ein Prozess der gezielten Vernetzung zwischen Teilnehmern. Im Gegensatz zum spontanen oder informellen Networking basiert es auf einer vorherigen Analyse der Profile, Bedürfnisse und Ziele der Teilnehmer.
Sein Ziel? Nützliche, geplante Treffen zu ermöglichen, die auf die Erwartungen jedes Einzelnen abgestimmt sind.
Matchmaking kann über eine digitale Plattform automatisiert oder durch Algorithmen und ein menschliches Koordinationsteam unterstützt werden.
Networking vs. Matchmaking
Klassisches Networking basiert auf informellen Begegnungen und lässt dem Zufall viel Raum.
Event-Matchmaking hingegen strukturiert den Austausch, indem es Teilnehmer nach präzisen Kriterien und gemeinsamen Zielen verbindet. Es verhindert ungezielte Kontakte und wahllose Ansprache. Das Ergebnis? Effizientere Interaktionen und eine bessere Erfahrung für alle.
Ein durch Daten und Technologie erweitertes Konzept
Der Aufschwung von Event-Plattformen hat Matchmaking zugänglicher, reibungsloser und automatisierter gemacht. Intelligente Algorithmen können sogar nützliche Verbindungen vorausschauend vorschlagen, ganz ohne Zutun der Nutzer. Diese Tools bieten außerdem Dashboards, um die Anzahl der Terminanfragen sowie die Annahme- und No-Show-Quoten zu verfolgen.
Für welche Arten von Veranstaltungen?
Matchmaking eignet sich für verschiedene professionelle Formate:
- B2B-Messen
- Kongresse und Wirtschaftsforen
- Interne Firmenveranstaltungen
Warum Matchmaking in Ihre Veranstaltungen integrieren?
Für die Teilnehmer
Matchmaking erfüllt ein wachsendes Bedürfnis nach effizienter Zeitnutzung bei Veranstaltungen. Ihre Besucher oder Kongressteilnehmer möchten nicht mehr nur „teilnehmen“, sondern eine personalisierte und nützliche Erfahrung erleben. Matchmaking bietet Ihren Teilnehmern mehrere Vorteile:
- Gezielte Begegnungen: Die Termine sind auf ihre beruflichen Ziele abgestimmt (Akquise, Rekrutierung, Zusammenarbeit usw.).
- Zeitersparnis: Ihre Teilnehmer müssen die richtigen Kontakte vor Ort nicht mehr „jagen“.
- Eine Aufwertung des Erlebnisses: Jeder Nutzer profitiert von einer auf seine Bedürfnisse zugeschnittenen Erfahrung.
- Ein Gefühl der Effizienz: Konkrete Ergebnisse (nützliche Kontakte, angebahnte Partnerschaften usw.) stärken die insgesamt empfundene Zufriedenheit mit der Veranstaltung.
Matchmaking trägt außerdem dazu bei, die No-Show-Quote bei einer Veranstaltung drastisch zu senken: Ein geplanter Termin motiviert zur Teilnahme. Ideal für Teilnehmer aus der Ferne oder aus dem Ausland, erleichtert es die vorherige Kontaktaufnahme und die Optimierung der Anreise oder Verbindung.
Für die Aussteller
Auf Ihren B2B-Messen investieren Aussteller, um qualifizierte Interessenten zu treffen, nicht um Broschüren zu verteilen. Die Integration eines Matchmaking-Systems ermöglicht ihnen:
- Die richtigen Besucher gezielt anzusprechen und im Voraus geplante Termine zu erhalten.
- Die Konversionsrate zu verbessern: Das bedeutet weniger Besucher, aber Leads von besserer Qualität.
- Ihren ROI zu steigern und so die Investition in einen Stand oder eine Partnerschaft mit greifbaren KPIs zu rechtfertigen.
- Das Engagement der Sponsoren zu stärken.
Manche Systeme ermöglichen es außerdem, Partnermarken in die Matchmaking-Tools einzubinden (Branding, gesponserte Filter, Hervorhebung in den Empfehlungen usw.).
Für die Veranstalter
Als strategischer Hebel für den Erfolg einer Veranstaltung bringt Event-Matchmaking Ihnen konkrete Vorteile:
- Eine Abgrenzung vom Wettbewerb: Ein Service für qualifizierte Treffen positioniert Ihre Veranstaltung als hochwertig oder innovativ.
- Eine höhere Zufriedenheit und stärkeres Engagement der Teilnehmer: Sowohl Besucher als auch Aussteller empfinden einen höheren wahrgenommenen Wert.
- Ein optimiertes Geschäftsmodell: Ihre Messen werden noch rentabler durch ein zusätzliches Angebot, das Ausstellern einen eigenen Terminkalender für die Vereinbarung von Treffen bietet.
- Wertvolle gesammelte Daten: Sie erhalten einen Überblick über die Anzahl der vorgeschlagenen und angenommenen Treffen sowie die Anwesenheitsquote bei den Terminen.
Höherwertigkeit und Kundenbindung: Effektives Matchmaking ermutigt Ihre Teilnehmer, wiederzukommen und die Veranstaltung weiterzuempfehlen.
Wie funktioniert es konkret?
Im Vorfeld:
Die Teilnehmer füllen ein erweitertes Anmeldeformular aus, in dem sie ihre Funktion, ihre Branche, ihre Erwartungen und die Profile, die sie treffen möchten, angeben.
Diese Informationen speisen eine Suchmaschine oder einen Matchmaking-Algorithmus, der filterbare und nutzbare Profile in einer Oberfläche in Form eines Teilnehmerverzeichnisses erstellt.
Aber das ist noch nicht alles: Jeder Teilnehmer erhält gezielte Terminvorschläge auf Basis der angegebenen Daten und der vom Veranstalter festgelegten Matchmaking-Regeln.
Er kann seinen Terminplan direkt über die App oder die Webplattform verwalten, mit sichtbaren und je nach Verfügbarkeit änderbaren Zeitfenstern.
Während der Veranstaltung:
Die Teilnehmer verfolgen ihre persönlichen Terminkalender direkt über die Event-App. Sie können dem Veranstalter No-Shows direkt melden.
Die Treffen finden in eigens dafür vorgesehenen, gekennzeichneten Bereichen am Veranstaltungsort statt oder über Videolinks, wenn die Veranstaltung online oder hybrid stattfindet.
Nach der Veranstaltung:
Die geknüpften Kontakte können von den Teilnehmern über einen Excel-Export abgerufen werden. Der Veranstalter kann Leistungsdaten wie die Anzahl der durchgeführten Termine, die Teilnahmequote oder das Zufriedenheitsfeedback nutzen, um die Wirksamkeit des Systems zu messen und künftige Ausgaben zu verbessern.
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Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe
Beginnen Sie damit, Ihre Teilnehmer zu segmentieren: Aussteller, Einkäufer, Partner, Bewerber usw. Erfassen Sie anschließend bei der Anmeldung wichtige Informationen: Ziele, Interessen, Verfügbarkeiten. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, relevante und personalisierte Termine vorzuschlagen.
Setzen Sie auf eine passende Plattform
Nutzen Sie ein Event-Tool wie Digitevent, um den gesamten Prozess mit diesen zentralen Funktionen zu steuern:
- Terminanfragen (abhängig von der Annahme durch den Empfänger oder automatisch akzeptiert).
- Kontingente für bestätigte Termine und ausstehende Anfragen
- Verwaltung von Nichtverfügbarkeiten und „No-Shows“
- Synchronisierung der Kalender
- Automatische Zuweisung zu Tischen, Gesprächsbereichen oder Videokonferenzräumen
- Integration von Kalendern, Videoanrufen oder physischen Treffpunkten
Erstellen Sie separate Sessions je nach Zielgruppe oder Format, egal ob vor Ort oder aus der Ferne.
Legen Sie klare Regeln fest
Legen Sie fest, wer wen treffen kann (zum Beispiel: Studierende können Recruiter treffen und Lieferanten können Einkäufer treffen).
Diese Regeln helfen Ihnen, unpassende Verbindungen zu vermeiden und den Austausch reibungsloser zu gestalten.
Fördern Sie die Teilnahme
Informieren Sie die Teilnehmer im Vorfeld ausführlich über die Ablaufmodalitäten der Treffen mithilfe von E-Mails, Tutorials und Videos. Vergessen Sie nicht, das Teilnehmerverzeichnis mit nützlichen Filtern (Unternehmen, Branche usw.) hervorzuheben, und sehen Sie eigene Bereiche oder Zeitfenster für die Termine vor.
Verfolgen und optimieren Sie
Analysieren Sie die Ergebnisse anhand der Anzahl der vereinbarten Termine, der Teilnahmequote sowie der festgestellten Abwesenheiten. Sie können Exporte und Dashboards nutzen, um Ihr System zu verfeinern und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Nutzen Sie diese Daten schließlich, um die Veranstaltung gegenüber Ihren Partnern aufzuwerten und die Organisation der nächsten Ausgaben zu optimieren.
5 bewährte Methoden zur Optimierung des Matchmakings
1. Achten Sie auf die Qualität der Teilnehmerprofile
Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihr Profil mit genauen Angaben zu vervollständigen: Funktion, Ziele, Branche usw. Je umfangreicher ein Profil ist, desto relevanter wird das Matchmaking.
Zögern Sie daher nicht, bestimmte Felder bei der Anmeldung als Pflichtfelder festzulegen.
2. Legen Sie sinnvolle Vernetzungsregeln fest
Grenzen Sie die Treffensmöglichkeiten nach Segmenten ein (zum Beispiel: Einkäufer ↔ Lieferanten) und vermeiden Sie irrelevante Anfragen, indem Sie unnötige Überschneidungen begrenzen. Diese Strukturierung verbessert den Ablauf und die Qualität des Austauschs.
3. Integrieren Sie Matchmaking in das Gesamterlebnis
Planen Sie eigene Zeitfenster im Veranstaltungsprogramm ein und denken Sie daran, ruhige und gut erkennbare Bereiche für die Termine einzurichten. Vergessen Sie nicht, dass Matchmaking in der App oder auf der Website der Veranstaltung sichtbar und leicht zugänglich sein muss.
4. Planen Sie automatisierte Erinnerungen und Nachfassaktionen ein
Richten Sie intelligente Benachrichtigungen ein, wie Terminbestätigungen, Erinnerungen und Nachfassaktionen, wenn ein Zeitfenster frei bleibt. E-Mails oder SMS helfen Ihnen, eine gute Teilnahmequote aufrechtzuerhalten und No-Shows zu vermeiden.
5. Messen Sie die Ergebnisse, um sich zu verbessern
Verfolgen Sie die wichtigsten KPIs: Anzahl der gesendeten Anfragen, Bestätigungsquote, No-Show-Quote, Zufriedenheit. Nutzen Sie anschließend die Exporte und Berichte der Plattform, um die Einstellungen für die nächsten Ausgaben anzupassen. Beziehen Sie abschließend das Feedback der Teilnehmer ein, um das Erlebnis bei jeder Wiederholung zu bereichern.
💬 Der Tipp unseres Digitevent-Experten:
„Das Geheimnis für sinnvolles Matchmaking liegt darin, sich von Anfang an, schon bei der Anmeldung, die Zeit zu nehmen, um Ihre Teilnehmer wirklich zu verstehen. Wer auf Zuhören, Flexibilität und echte Personalisierung setzt, steigert den Wert jeder Begegnung und die Wirkung seiner Veranstaltung.“
Rémi Fontaine, Head of Customer Success bei Digitevent
Event-Matchmaking ist längst kein Gadget mehr, es verleiht jeder Begegnung Sinn, strukturiert die Terminkalender und maximiert den wahrgenommenen Wert Ihrer Veranstaltungen.
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