Die richtigen Personen zur richtigen Zeit zu treffen, ist bei B2B-Events zu einer starken, ja fast unumgänglichen Erwartung geworden.

Laut einer 2024 von der Plattform Goodfirms durchgeführten Studie betrachten 91 % der Fachleute Networking als die wichtigste Motivation für die Teilnahme an einem B2B-Event.

In diesem Zusammenhang verändert Event-Matchmaking die Spielregeln: Es strukturiert die Begegnungen, verbindet die richtigen Profile und maximiert den Wert des Austauschs für alle Besucher, Aussteller und Veranstalter.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Matchmaking funktioniert, warum es zu einem unverzichtbaren Hebel wird und wie Sie es effektiv in Ihr Event-Konzept integrieren.

Was ist Event-Matchmaking?

Definition und Prinzip

Event-Matchmaking ist ein Prozess der gezielten Vernetzung zwischen Teilnehmern. Im Gegensatz zu spontanem oder informellem Networking basiert es auf einer vorherigen Analyse der Profile, Bedürfnisse und Ziele der Teilnehmer.

Sein Ziel? Begegnungen zu ermöglichen, die nützlich, geplant und auf die Erwartungen jedes Einzelnen abgestimmt sind.

Matchmaking kann über eine digitale Plattform automatisiert oder mithilfe von Algorithmen und einem Team für menschliche Koordination unterstützt werden.

Networking vs. Matchmaking

Klassisches Networking basiert auf informellen Begegnungen und lässt viel Raum für Zufall.

Event-Matchmaking strukturiert dagegen den Austausch, indem es Teilnehmer nach präzisen Kriterien und gemeinsamen Zielen verbindet. Es verhindert unzielgerichtete Kontakte und wahllose Ansprache. Das Ergebnis? Effizientere Interaktionen und eine bessere Erfahrung für alle.

Fünf Kriterien zeigen, was Event-Matchmaking im Vergleich zu klassischem Networking wirklich verändert:

  • Art des Austauschs: informell und ungeplant beim Networking, gegenüber profil- und zielbasiert beim Matchmaking
  • Effizienz: zufällig auf der einen Seite, maßgeschneidert und auf den Wert der Begegnungen ausgerichtet auf der anderen
  • Erfahrung: allgemein und wenig personalisiert beim Networking, durch Filter optimiert beim Matchmaking
  • No-Show-Quote: hoch beim Networking, reduziert durch die Verbindlichkeit fester Zeitfenster beim Matchmaking
  • Zugehörige Tools: kein Tool beim Networking, eine digitale Plattform mit integriertem Kalender beim Matchmaking

Ein Konzept, bereichert durch Daten und Technologie

Der Aufschwung von Event-Plattformen hat Matchmaking zugänglicher, flüssiger und automatisierter gemacht. Intelligente Algorithmen können nützliche Verbindungen sogar vorausschauend erkennen, ohne dass der Nutzer aktiv werden muss. Diese Tools bieten außerdem Dashboards, um die Anzahl der Terminanfragen sowie die Annahme- und No-Show-Quoten zu verfolgen.

Für welche Arten von Events?

Matchmaking passt sich verschiedenen professionellen Formaten an:

  • B2B-Messen
  • Kongresse und Business-Foren
  • Interne Firmenveranstaltungen

Warum Matchmaking in Ihre Events integrieren?

Für die Teilnehmer

Matchmaking erfüllt ein wachsendes Bedürfnis nach effizienter Zeitnutzung bei einem Event. Ihre Besucher oder Kongressteilnehmer wollen nicht mehr einfach nur „teilnehmen", sondern eine persönliche und nützliche Erfahrung erleben. Matchmaking bietet Ihren Teilnehmern mehrere Vorteile:

  • Gezielte Begegnungen: Die Termine sind auf ihre beruflichen Ziele abgestimmt (Akquise, Recruiting, Zusammenarbeit usw.).
  • Zeitersparnis: Ihre Teilnehmer müssen die richtigen Kontakte vor Ort nicht mehr „aufspüren".
  • Ein aufgewerteter Verlauf: Jeder Nutzer profitiert von einer auf seine Bedürfnisse abgestimmten Erfahrung.
  • Ein Gefühl von Effizienz: Konkrete Ergebnisse (nützliche Kontakte, angebahnte Partnerschaften usw.) stärken die insgesamt empfundene Zufriedenheit mit dem Event.

Matchmaking trägt außerdem dazu bei, die No-Show-Quote bei einem Event drastisch zu senken : Ein geplanter Termin fördert die Anwesenheit. Ideal für Teilnehmer aus der Ferne oder aus dem Ausland, erleichtert es die vorab Kontaktaufnahme und die Optimierung der Anreise oder der Verbindung.

Für die Aussteller

Auf Ihren B2B-Messen investieren Aussteller, um qualifizierte Interessenten zu treffen, nicht um Broschüren zu verteilen. Ein Matchmaking-System ermöglicht ihnen:

  • Die richtigen Besucher gezielt anzusprechen und im Voraus geplante Termine zu erhalten.
  • Die Konversionsrate zu verbessern: Das bedeutet weniger Besucher, aber Leads von besserer Qualität.
  • Ihren ROI zu steigern und damit die Investition zu rechtfertigen in einen Stand oder eine Partnerschaft, dank greifbarer KPIs.
  • Das Engagement der Sponsoren zu stärken.

Manche Systeme ermöglichen es außerdem, Partnermarken in die Matchmaking-Tools einzubinden (Branding, gesponserte Filter, Hervorhebung in den Empfehlungen usw.).

Für die Veranstalter

Als strategischer Hebel für den Erfolg eines Events bringt Event-Matchmaking konkrete Vorteile für Sie:

  • Eine Abhebung vom Wettbewerb: Ein Angebot für qualifizierte Begegnungen positioniert Ihr Event als hochwertig oder innovativ.
  • Eine höhere Zufriedenheit und mehr Teilnehmer-Engagement : Besucher wie Aussteller empfinden einen höheren wahrgenommenen Wert.
  • Ein optimiertes Geschäftsmodell: Ihre Messen werden noch profitabler durch ein zusätzliches Angebot, das Ausstellern einen eigenen Kalender für die Terminvereinbarung bietet.
  • Wertvolle gesammelte Daten: Sie erhalten Einblick in die Anzahl der vorgeschlagenen und angenommenen Begegnungen sowie die Anwesenheitsquote bei den Terminen.

Eine Aufwertung und mehr Kundenbindung: Effektives Matchmaking ermutigt Ihre Teilnehmer, wiederzukommen und das Event weiterzuempfehlen.

Wie funktioniert das konkret?

Im Vorfeld:

Die Teilnehmer füllen ein erweitertes Anmeldeformular aus, in dem sie ihre Funktion, ihre Branche, ihre Erwartungen und die Profile angeben, die sie treffen möchten.


Diese Informationen fließen in eine Suchmaschine oder einen Matchmaking-Algorithmus ein, mit dem filterbare und nutzbare Profile in einer Oberfläche in Form eines Teilnehmerverzeichnisses erstellt werden können.

Aber das ist nicht alles: Jeder Teilnehmer erhält gezielte Terminvorschläge basierend auf den angegebenen Daten und den vom Veranstalter festgelegten Matchmaking-Regeln.


Er kann seinen Terminplan direkt über die App oder die Webplattform verwalten, mit Zeitfenstern, die je nach Verfügbarkeit sichtbar und anpassbar sind.

Während des Events:

Die Teilnehmer verfolgen ihre persönlichen Terminkalender direkt über die Event-App. Sie können dem Veranstalter No-Shows direkt melden.


Die Begegnungen finden in dafür vorgesehenen Bereichen statt, die am Veranstaltungsort ausgewiesen sind, oder über Videolinks, wenn das Event online oder hybrid stattfindet.

Nach dem Event:

Die hergestellten Kontakte können von den Teilnehmern über einen Export als Excel-Datei abgerufen werden. Der Veranstalter kann Leistungsdaten wie die Anzahl der durchgeführten Termine, die Teilnahmequote oder das Zufriedenheitsfeedback nutzen, um die Wirksamkeit des Systems zu messen und künftige Ausgaben zu verbessern.

Wie können Sie ein effektives Begegnungssystem einrichten?

Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe

Beginnen Sie damit, Ihre Teilnehmer zu segmentieren: Aussteller, Einkäufer, Partner, Kandidaten usw. Erfassen Sie anschließend wichtige Informationen bei der Anmeldung: Ziele, Interessen, Verfügbarkeiten. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, relevante und personalisierte Termine anzubieten.

Setzen Sie auf eine passende Plattform

Nutzen Sie ein Event-Tool wie Digitevent, um den gesamten Prozess mit diesen Schlüsselfunktionen zu steuern:

  • Terminanfragen (abhängig von der Annahme durch den Empfänger oder automatisch akzeptiert).
  • Kontingente für bestätigte Termine und ausstehende Anfragen
  • Verwaltung von Nichtverfügbarkeiten und „No-Shows"
  • Synchronisierung der Kalender
  • Automatische Zuweisung zu Tischen, Terminbereichen oder Videokonferenzräumen
  • Integration von Kalendern, Videokonferenzen oder physischen Treffpunkten

Erstellen Sie separate Sessions je nach Zielgruppe oder Format, ob vor Ort oder aus der Ferne.

Legen Sie klare Regeln fest

Legen Sie fest, wer wen treffen kann (zum Beispiel: Studierende können Recruiter treffen und Lieferanten können Einkäufer treffen).
Diese Regeln helfen Ihnen, falsche Verbindungen zu vermeiden und den Austausch reibungsloser zu gestalten.

Fördern Sie die Teilnahme

Informieren Sie die Teilnehmer im Vorfeld gut über den Ablauf der Begegnungen mithilfe von E-Mails, Tutorials und Videos. Vergessen Sie nicht, das Teilnehmerverzeichnis hervorzuheben mit nützlichen Filtern (Unternehmen, Branche usw.), und planen Sie dafür vorgesehene Bereiche oder Zeitfenster für die Termine ein.

Verfolgen und optimieren Sie

Analysieren Sie die Ergebnisse, indem Sie sich mit der Anzahl der vereinbarten Termine, der Teilnahmequote sowie den festgestellten Abwesenheiten befassen. Sie können die Exporte und Dashboards nutzen, um Ihr System zu verfeinern und Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Und schließlich, stützen Sie sich auf diese Daten , um das Event bei Ihren Partnern aufzuwerten und die Organisation der nächsten Ausgaben zu optimieren.

5 Best Practices, um Matchmaking zu optimieren

1. Achten Sie auf die Qualität der Teilnehmerprofile

Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihr Profil zu vervollständigen mit präzisen Angaben: Funktion, Ziele, Branchen usw. Je umfangreicher ein Profil ist, desto relevanter wird das Matchmaking.
Scheuen Sie sich daher nicht, bestimmte Felder bei der Anmeldung zur Pflicht zu machen.

2. Legen Sie relevante Vernetzungsregeln fest

Begrenzen Sie die Begegnungsmöglichkeiten nach Segmenten (zum Beispiel: Einkäufer ↔ Lieferanten) und vermeiden Sie irrelevante Anfragen, indem Sie unnötige Überschneidungen einschränken. Diese Strukturierung verbessert den Fluss und die Qualität des Austauschs.

3. Integrieren Sie Matchmaking in das Gesamterlebnis

Planen Sie dafür vorgesehene Zeitfenster im Zeitplan des Events ein und denken Sie daran, ruhige und gut erkennbare Bereiche für die Termine einzurichten. Vergessen Sie nicht, dass Matchmaking in der App oder auf der Website des Events sichtbar und leicht zugänglich sein muss.

4. Planen Sie automatisierte Erinnerungen und Nachfassaktionen ein

Richten Sie intelligente Benachrichtigungen ein, etwa Terminbestätigungen, Erinnerungen und Nachfassaktionen, wenn ein Zeitfenster frei bleibt. E-Mails oder SMS helfen Ihnen, eine gute Teilnahmequote zu halten und No-Shows zu vermeiden.

5. Messen Sie die Ergebnisse, um sich zu verbessern

Verfolgen Sie die wichtigsten KPIs: Anzahl der gesendeten Anfragen, Bestätigungsquote, No-Show-Quote, Zufriedenheit. Denken Sie anschließend daran, die Exporte und Berichte der Plattform zu nutzen, um die Einstellungen für die nächsten Ausgaben anzupassen. Schließen Sie ab, indem Sie das Feedback der Teilnehmer einbeziehen, um die Erfahrung bei jeder Iteration zu bereichern.

💬 Der Tipp des Digitevent-Experten:

„Das Geheimnis für sinnvolles Matchmaking besteht darin, sich von Anfang an, schon bei der Anmeldung, die Zeit zu nehmen, um Ihre Teilnehmer wirklich zu verstehen. Mit Zuhören, Flexibilität und echter Personalisierung steigern Sie den Wert jeder Begegnung und die Wirkung Ihres Events.", Rémi Fontaine, Head of Customer Success bei Digitevent

Event-Matchmaking ist längst kein Gadget mehr: Es verleiht jeder Begegnung Sinn, strukturiert die Kalender und maximiert den wahrgenommenen Wert Ihrer Events.

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