Wie organisiert man erfolgreich eine Fachmesse?

Heute finden 73 % der Franzosen die Umweltsituation besorgniserregend. Und sie sind 87 Die Eventbranche entwickelt sich weiter, und eine Fachmesse im Jahr 2025 zu organisieren erfordert einen strategischeren Ansatz als je zuvor.

Da 98 % der Teilnehmer und Aussteller persönliche Begegnungen bevorzugen (Unimev), ist das Potenzial enorm, vorausgesetzt, ihre neuen Erwartungen werden erfüllt: ein immersives und einnehmendes Erlebnis, erleichtertes Networking, Nachhaltigkeit.

Dieser Artikel zeigt Ihnen wie ein Leitfaden 9 unverzichtbare Schritte, um Ihre Fachmesse zu einem Erfolg zu machen, egal ob es Ihre erste Ausgabe ist oder die nächste einer langen Reihe. Folgen Sie dem Leitfaden!

Warum eine Fachmesse im Jahr 2025 organisieren?

Im Jahr 2025 werden Präsenzveranstaltungen für Unternehmen weiterhin bevorzugt. Ein echter Trend in der Eventbranche, denn der direkte Austausch hilft Ausstellern und Teilnehmern, ihr Geschäft auszubauen und Vertrauensbeziehungen aufzubauen.

Es ist eine Tatsache: Fachmessen, die immersive Erlebnisse entwickeln und die Begegnungen zwischen Teilnehmern und Besuchern optimieren, liegen im Trend.

Und um das Engagement der Teilnehmer zu steigern, sollte jeder Veranstalter die Welle der digitalen Eventtechnologien nutzen.

Diese ermöglichen es, hybride Erlebnisse zu schaffen, die Präsenz und Digitales verbinden, und ein einprägsames, differenzierendes Teilnehmererlebnis zu entwickeln. Sie werden auch genutzt, um Schlüsselbotschaften intelligent zu verbreiten (und über die physischen und zeitlichen Grenzen der Messe hinaus), insbesondere dank Streaming und digitaler Kommunikation nach der Veranstaltung.

Außerdem ermöglichen Ihnen die Präsenzveranstaltung und die physische Verbindung, Ihren Teilnehmern umweltfreundliche Events mit nachhaltigen, immersiven Erlebnissen anzubieten. Ideal, um Ihr Nachhaltigkeitsengagement zu belegen!

9 Schritte, um eine Fachmesse von A bis Z zu organisieren

Ob Sie Ihre erste Fachmesse organisieren oder die nächste Ausgabe vorbereiten: Gehen Sie die folgenden neun Schritte durch, um nichts dem Zufall zu überlassen.

Ziel und Positionierung der Messe festlegen

Legen Sie zunächst Ihre Eventziele fest. Diese geben den Ton für alle weiteren organisatorischen Entscheidungen vor.

Möchten Sie:

• Ihren Umsatz steigern?
• Die geschäftlichen Interaktionen zwischen Ihren Ausstellern und deren Interessenten erleichtern?
• Die Sichtbarkeit Ihrer Marke erhöhen?
• Ihr Publikum zu einem bestimmten Thema informieren?
• Neue Talente oder neue Studierende rekrutieren?

Analysieren Sie anschließend Ihre Zielgruppe, um die richtigen Personen anzusprechen. Ziel ist es, zu verstehen, was Ihre Zielgruppe motiviert, an einer Fachmesse teilzunehmen, indem Sie ihre Bedürfnisse, Vorlieben und Erwartungen erfassen.

Achtung: Zwischen einer B2B-Messe und einer B2C-Messe gibt es wesentliche Unterschiede!

• B2B-Messen basieren auf einem Modell der Lead-Generierung und der geschäftlichen Vernetzung. Ihr Ziel ist es daher, qualifizierte Begegnungen und Geschäftsmöglichkeiten zu maximieren.
• B2C-Messen basieren auf einem Modell, das auf dem Besuchererlebnis und dem Ticketing beruht. Ihr Ziel ist es daher, Publikum anzuziehen und ihm ein einnehmendes Erlebnis zu bieten.

Finden Sie anschließend mithilfe dieser Zielgruppenanalyse einen differenzierenden Ansatz, um sich von anderen Messen abzuheben, mit einem trendigen und/oder innovativen Thema.

Wenn Ihre Zielgruppe beispielsweise besonders sensibel für Nachhaltigkeits- und Umweltthemen ist, kann die Organisation einer umweltfreundlichen Fachmesse eine gute Idee sein.

Ein weiteres Beispiel: Wenn Ihre Zielgruppe nach praktischen Lösungen für ihre Herausforderungen sucht, richten Sie Ihre Messe auf Vorführungen innovativer Lösungen und den Austausch von Erfahrungsberichten aus (zum Beispiel über Vorträge).

Ihre Veranstaltung mit dem richtigen Geschäftsmodell rentabel machen

In einem zweiten Schritt geht es darum, ein tragfähiges Geschäftsmodell zu wählen, mit dem Sie einen echten Return on Investment aus Ihrer Fachmesse erzielen können.

Ihnen stehen mehrere Optionen zur Verfügung:

• Bei B2B-Messen ist der Eintritt für Besucher oft kostenlos, die Monetarisierung erfolgt über den Verkauf von Standflächen, Sponsoring, Lead-Scanning und kostenpflichtige Workshops.
• Bei B2C-Messen kann die Monetarisierung über Ticketing, Ausstellerstände, Merchandising und kostenpflichtige Vorträge erfolgen.
• Für jede Art von Fachmesse können Sie zusätzliche Leistungen anbieten, wie zum Beispiel die Vermietung von Equipment oder die Bereitstellung eines Caterers.

Ihr Ticketing-System einrichten:

Wenn Ihre Teilnehmer für die Teilnahme an der Messe bezahlen sollen, müssen Sie sich überlegen, wie Sie den Zugang zu Ihrer Veranstaltung bepreisen.

Führen Sie eine einheitliche Preisgestaltung für alle ein? Oder bieten Sie VIP-Zugänge mit exklusivem Zugang zu bestimmten Vorträgen oder privatem Networking an? Auch hier hängt alles von Ihrem Publikum, seinen Erwartungen und dem Budget ab, das es für die Teilnahme an einer solchen Messe einsetzen kann.

Digitevent unterstützt Sie: Möchten Sie ein Online-Ticketing einfach und sicher einrichten? Mit Digitevent und seinem professionellen Ticketing erstellen Sie eine Online-Anmeldeplattform mit intuitiver Zahlung und verfolgen Ihre Verkäufe in Echtzeit.

Ihre Sponsoren finden und Ihre Partnerschaften ausbauen:

Das Sponsoring Ihrer Fachmesse ermöglicht es Ihnen, die Messe zu monetarisieren und gleichzeitig die Reichweite ihrer Bewerbung zu erhöhen.

Denken Sie deshalb daran, Ihre Strategie zu entwickeln für:

• Sponsoring von Ausstellungsständen, Workshops, Vorträgen, VIP-Events und mehr.
• Digitales Sponsoring, zum Beispiel über Werbung in Ihrer App, in E-Mails oder auf Ihrer Website

Überlegen Sie sich gut, welche Preise Sie für jedes dieser Partnerschafts- und Sponsoring-Angebote festlegen. Orientieren Sie sich dabei an Fachmessen, die sich an ähnliche Zielgruppen wie die Ihre richten. Ein Benchmarking ermöglicht es Ihnen, attraktive Angebote für Ihre Zielgruppen zu erstellen, quasi das Geheimrezept für eine rentable Fachmesse!

Die Vernetzung der Teilnehmer maximieren:

Um eine B2B-Fachmesse erfolgreich zu organisieren, müssen Sie sich überlegen, wie Sie Ihren Ausstellern und Teilnehmern zeigen, dass Sie ihnen helfen, ihr Netzwerk und/oder ihre Geschäftsmöglichkeiten auszubauen.

Denken Sie insbesondere daran, Folgendes zu entwickeln:

• Ein Lead-Scanning-Angebot für Ihre Aussteller
• Die Einrichtung eines Terminplans für qualifizierte Meetings für Ihre Aussteller

Digitevent unterstützt Sie: Wie wäre es, Ihren B2B-Ausstellern die Digitevent-Lead-App zur Verfügung zu stellen? Dort haben sie einen eigenen Bereich, in dem sie ihr öffentliches Profil aktualisieren, ihre Mitarbeiter anmelden, die Badges des Teams herunterladen oder die auf der Messe gesammelten Leads abrufen können. Bieten Sie Ihren Teilnehmern zudem unsere Matchmaking-App an, die sie während der Messe nutzen können, um Networking-Möglichkeiten zu finden.

Ihre Inhalte und Flächen monetarisieren:

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Veranstaltung rentabel zu machen: Entwickeln Sie Ihr Geschäftsmodell rund um die Monetarisierung der Inhalte Ihrer Fachmesse oder ihrer Flächen.

Denken Sie insbesondere daran, Folgendes anzubieten:

• Kostenpflichtige Vorträge für Teilnehmer, wie Workshops mit Branchenexperten und Influencern oder inspirierende Keynotes.
• Private Bereiche für die Organisation von Meetings und Produktvorführungen, mit denen Aussteller ihr Markenimage stärken können.

Den Standort Ihrer Messe auswählen

Nächster Schritt: die Wahl Ihrer Eventlocation. Diese sollte sowohl praktisch sein als auch ein differenzierendes Teilnehmererlebnis ermöglichen.

Hier sind einige Kriterien, die Sie bei der Organisation Ihrer Fachmesse berücksichtigen sollten:

• Die Erreichbarkeit des Standorts
• Seine Fläche im Verhältnis zur geschätzten Teilnehmerzahl
• Die Modularität der Flächen, insbesondere in Bezug auf die Anzahl der Stände, die Sie anbieten möchten, und die verschiedenen Bereiche, die Sie vor Ort gestalten möchten
• Die integrierten Leistungen: Beleuchtung, Beschilderung, Dienstleister inklusive oder nicht

Sie können Ihre Fachmesse zum Beispiel an folgenden Orten organisieren:

• Einem Kongresszentrum, für eine Messe mit vielen erwarteten Teilnehmern
• Einem Hotel, um die Teilnehmer über mehrere Tage hinweg unterzubringen
• Einem außergewöhnlichen Ort (Stadtpalais, Loft, Villa, Herrenhaus, Schloss und mehr), um bleibenden Eindruck zu hinterlassen

Ihre wichtigsten Dienstleister auswählen

In diesem Schritt müssen Sie Dienstleister auswählen, die zur Vision Ihrer Fachmesse passen.

Fragen Sie sich zunächst, ob Sie eine Eventagentur benötigen oder ob Sie die Organisation und das Management Ihrer Veranstaltung intern von A bis Z übernehmen können. Beauftragen Sie eine Agentur, wenn Ihnen nicht alle erforderlichen Kompetenzen zur Verfügung stehen (Logistik, Kommunikation und andere), oder wenn Ihnen interne Ressourcen fehlen.

Ziehen Sie anschließend diese verschiedenen unverzichtbaren Dienstleistertypen in Betracht:

• Einen Dienstleister für Audiovisuelles und Bühnenbild, um eine wirkungsvolle Inszenierung zu schaffen
• Einen Anbieter für Verpflegung und Catering, der Ihnen unter anderem trendige Optionen wie Food Courts oder nachhaltige Caterer anbieten kann
• Einen Logistik- und Transportdienstleister, um den Messeaufbau und die Besucherströme zu managen

Teilen Sie Ihr Event-Briefing mit potenziellen Dienstleistern und wählen Sie diese unter Berücksichtigung Ihrer Ziele aus. Denken Sie daran, dass das Ziel der Auslagerung dieser Aufgaben letztlich darin besteht, an Effizienz zu gewinnen!

Ihre Eventlogistik managen

Nun ist es an der Zeit, sich mit Ihrer Eventlogistik zu befassen.

Erstellen Sie zunächst das detaillierte Programm Ihrer Veranstaltung. Legen Sie die Dauer der Messe fest und geben Sie die Uhrzeiten für jedes geplante Format an (Vortrag, Workshop, Keynote, Präsentation und mehr).

Stellen Sie anschließend Personal für das Management der Messe und ihre Sicherheit ab. Bestimmen Sie insbesondere Personen für den Empfang der Teilnehmer, andere für die Koordination der Stände sowie Sicherheitsteams.

Vergessen Sie schließlich nicht, geeignete Sicherheitsmaßnahmen einzuplanen. Überlegen Sie sich insbesondere, wie Sie die Zutrittskontrollen und die Evakuierung im Notfall handhaben.

Digitevent unterstützt Sie: Mit unserer Plattform für Eventmanagement verwalten Sie Ihre Badges ganz einfach. Unsere Akkreditierungs-App ermöglicht es Ihnen, die personalisierten Badges Ihrer Teilnehmer vor Ort zu drucken und das Check-in Ihrer Gäste zu beschleunigen. Bei Bedarf nutzen Sie auch unser Angebot zur Ausrüstungsvermietung (Drucker, Etiketten und Lanyards).

Die Besucher- und Ausstellerreise gestalten

Um das Erlebnis Ihrer Besucher und Aussteller zu optimieren, müssen Sie deren Weg durch Ihre Fachmesse gestalten.

Gestalten Sie zunächst die Besucherreise. Überlegen Sie sich, welche Inhalte den Besuchern während der Messe zur Verfügung stehen sollen: Lageplan, Event-App, immersiver Rundgang, Networking-Bereiche und mehr?

Feilen Sie anschließend am Aussteller-Erlebnis. Wie können sie ihre Leads erfassen? Welche Hebel stehen ihnen zur Verfügung, um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen? Welchen ROI können sie von Ihrer Veranstaltung erwarten?

Legen Sie dazu die verschiedenen Angebote für Aussteller fest. Nehmen Sie sich Zeit, um Folgendes zu bestimmen:

• Die Anzahl und die Quadratmeterzahl der Standflächen
• Die technischen Leistungen, die ihnen zur Verfügung stehen
• Die Dienstleistungen, von denen sie profitieren können
• Die Kommunikationsleistungen und -tools, die Sie ihnen anbieten

Modellieren Sie anschließend den Bebauungsplan der Messe. Dies kann auf Papier oder mithilfe digitaler Tools (wie AutoCAD) erfolgen.

Denken Sie schließlich daran, alle digitalen Tools auszuwählen, mit denen Sie das Erlebnis und das Engagement der Teilnehmer bei Ihrer Messe verbessern können. Legen Sie fest, welche Inhalte auf Ihrer Website oder in Ihren Event- und Aussteller-Apps bereitgestellt werden.

Digitevent unterstützt Sie: Um eine optimale Teilnahme an der Messe zu gewährleisten, hilft Ihnen Digitevent, eine App im Look Ihrer Veranstaltung zu erstellen. Zeigen Sie darin das Programm Ihrer verschiedenen Formate sowie einen persönlichen Zeitplan an, den die Teilnehmer individuell anpassen können. So fördern Sie ihr Engagement und das Networking bei B2B-Messen.

Den Kommunikationsplan für Ihre Fachmesse vorbereiten

Jetzt ist der Moment, Ihren 360-Grad-Marketing- und Kommunikationsplan aufzustellen, also den Start von Kampagnen auf allen Kanälen zu planen, auf denen sich Ihre Zielgruppe informiert.

Sie können insbesondere Folgendes in Betracht ziehen:

• Ihre Messe in den sozialen Netzwerken bewerben: Facebook, Instagram, X, und warum nicht auch LinkedIn, wenn es sich um eine B2B-Fachmesse handelt.
• Partnerschaften mit Influencern aufbauen. Verteilen Sie ein Promotion-Kit an Ihre Referenten, Partner und Sponsoren, und warum nicht auch an Influencer aus Ihrer Branche.
• E-Mail-Kampagnen starten, insbesondere um Ihre Community vor der Veranstaltung zu aktivieren und die Teilnehmer einzuladen, sich für bestimmte Vorträge oder Workshops anzumelden. Bei den Ausstellern können Ihre E-Mails Up-Sells anbieten, wie zusätzliche Möglichkeiten zur Markenwerbung oder Unterstützung bei der Gestaltung ihrer Stände.
• Eine eigene Event-Website für Ihre Fachmesse einrichten: unverzichtbar, um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen

Planen Sie Ihren Kommunikationsplan weit im Voraus, indem Sie Teaser und das Programm der Veranstaltung teilen.

Und weil die Organisation einer Fachmesse nicht mit dem Ende der Veranstaltung endet, planen Sie auch Ihre Kommunikation nach dem Event im Voraus: Recap-Videos, Aufzeichnungen der Vorträge, Zugang zu zusätzlichen inspirierenden Inhalten und mehr.

Digitevent unterstützt Sie: Möchten Sie eine Website für Ihre Fachmesse erstellen? Mit Digitevent erstellen Sie Ihre personalisierte Event-Website, gehostet auf Ihrer eigenen Domain, ganz ohne technische Kenntnisse. Verleihen Sie Ihrer Veranstaltung im Internet den Glanz, den sie verdient!

Das Budget für Ihre Fachmesse festlegen

Nachdem Sie nun alle Daten aus den vorherigen Schritten gesammelt haben, können Sie Ihr Eventbudget festlegen.

Denken Sie dabei insbesondere an die folgenden Ausgabenposten:

• Die Miete der Location
• Kommunikation und Werbung
• Logistik
• Die eingesetzten Referenten und Dienstleister
• Verpflegung
• Die digitalen Tools, wie Ihr Online-Ticketing, Ihre Teilnehmer- oder Aussteller-Apps oder Ihre All-in-one-Plattform für Eventmanagement.

Achtung: Planen Sie unbedingt einen Budgetpuffer für Unvorhergesehenes ein, denn eine Veranstaltung verläuft nur selten zu 100 % wie geplant!

Ihre Strategie zur Erfolgsmessung Ihrer Messe vorbereiten

Letzter Schritt: die richtigen KPIs und Daten festlegen, die Sie erheben müssen, um den Erfolg Ihrer Fachmesse zu messen und künftige Ausgaben zu optimieren.

Je nach Ihren Zielen könnten Sie unter anderem folgende interessante KPIs messen:

• Die Anzahl der Besucher
• Die Anwesenheitsquote und die No-Show-Quote
• Die während der Veranstaltung erzielten Verkäufe
• Die Konversionsrate von Leads zu Kunden
• Die Kosten pro Lead
• Die Anzahl der Networking-Verbindungen zwischen Teilnehmern oder zwischen Ausstellern
• Die Anzahl der Erwähnungen der Veranstaltung in den sozialen Netzwerken
• Die Anzahl der Presseberichte
• Die Zufriedenheitsrate Ihrer Teilnehmer und Aussteller
• Der Gesamt-ROI der Veranstaltung

Denken Sie schließlich auch daran, die Rückmeldungen Ihrer Teilnehmer und Aussteller zu analysieren. Sie enthalten in der Regel wertvolle Ansatzpunkte zur Verbesserung für Ihre nächste Ausgabe.

💬 Das Zitat der Digitevent-Expertin:

"Eine Fachmesse im Jahr 2025 zu organisieren bedeutet nicht mehr nur, eine Ausstellungshalle zu füllen. Es geht darum, dauerhafte Verbindungen zu schaffen, den Return on Investment nachzuweisen und Besuchern wie Marken ein einwandfreies Erlebnis zu bieten. Erfolgreich werden diejenigen sein, die Strategie, intelligente Technologie und eine Nachhaltigkeitsvision miteinander verbinden."

Léna Narcisse, Account Manager bei Digitevent

Herzlichen Glückwunsch: Dank dieser Schritte sind Sie bereit, eine ansprechende Fachmesse ganz nach Ihrem Bild zu organisieren. Von der Festlegung Ihrer Ziele über die Monetarisierung, die Logistik und die Kommunikation bis hin zur Messung Ihrer KPIs, kein Detail, das Ihre Veranstaltung zum Erfolg macht, wird vergessen!

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