Heute empfinden 73 % der Franzosen die Umweltsituation als besorgniserregend. Und 87 Die Welt der Veranstaltungsbranche verändert sich, und die Organisation einer Fachmesse im Jahr 2025 erfordert einen strategischeren Ansatz als je zuvor.

Da 98 % der Teilnehmer und Aussteller persönliche Begegnungen bevorzugen (Unimev), ist das Potenzial enorm, vorausgesetzt man erfüllt ihre neuen Erwartungen: ein immersives und ansprechendes Erlebnis, erleichtertes Networking, CSR.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie ein Leitfaden, 9 unverzichtbare Schritte, um Ihre Fachmesse zum Erfolg zu machen, egal ob es Ihre erste Ausgabe ist oder die nächste einer langen Reihe. Folgen Sie dem Leitfaden!

Warum eine Messe im Jahr 2025 organisieren?

Im Jahr 2025 werden Präsenzveranstaltungen weiterhin bevorzugt. Ein echter Eventtrend, denn der direkte Austausch hilft Ausstellern und Teilnehmern dabei, ihr Geschäft auszubauen und Vertrauensbeziehungen aufzubauen.

Fakt ist: Fachmessen, die immersive Erlebnisse entwickeln und die Begegnungen zwischen Teilnehmern und Besuchern optimieren, liegen im Trend.

Und um das Engagement der Teilnehmer zu steigern, sollte jeder Veranstalter auf die Welle der digitalen Eventtechnologien aufspringen.

Diese ermöglichen es, hybride Erlebnisse zu schaffen, die Präsenz und Digitales verbinden, und ein einprägsames, differenzierendes Teilnehmererlebnis zu entwickeln. Sie werden auch genutzt, um Schlüsselbotschaften intelligent zu verbreiten (und über die physischen und zeitlichen Grenzen der Messe hinaus), insbesondere dank Streaming und digitaler Kommunikation nach der Veranstaltung.

Darüber hinaus ermöglichen Ihnen die Präsenzveranstaltung und die physische Verbindung, den Teilnehmern umweltfreundliche Veranstaltungen anzubieten, mit nachhaltigen immersiven Erlebnissen. Ideal, um Ihr CSR-Engagement zu beweisen!

9 Schritte, um eine Fachmesse von A bis Z zu organisieren

Ob Sie Ihre erste Fachmesse organisieren oder die nächste Ausgabe vorbereiten: Gehen Sie die folgenden neun Schritte durch, damit nichts dem Zufall überlassen bleibt.

Ziel und Positionierung der Messe festlegen

Legen Sie zunächst Ihre Veranstaltungsziele fest. Diese geben den Ton für alle weiteren organisatorischen Entscheidungen an.

Möchten Sie:

  • Ihren Umsatz steigern?
  • Die geschäftlichen Interaktionen zwischen Ihren Ausstellern und deren Interessenten erleichtern?
  • Die Sichtbarkeit Ihrer Marke erhöhen?
  • Ihr Publikum zu einem bestimmten Thema informieren?
  • Neue Talente oder neue Studierende rekrutieren?

Analysieren Sie anschließend Ihre Zielgruppe, um das richtige Publikum anzusprechen. Das Ziel: verstehen, was Ihre Zielgruppe dazu motiviert, an einer Fachmesse teilzunehmen, indem Sie ihre Bedürfnisse, Präferenzen und Erwartungen verstehen.

Hier ist Vorsicht geboten: Es gibt wesentliche Unterschiede zwischen einer B2B- und einer B2C-Messe:

  • B2B-Messen basieren auf einem Modell der Leadgenerierung und der geschäftlichen Vernetzung. Ihr Ziel ist es daher, qualifizierte Begegnungen und Geschäftsmöglichkeiten zu maximieren.
  • B2C-Messen basieren auf einem Modell, das auf dem Besuchererlebnis und dem Ticketverkauf beruht. Ihr Ziel ist es daher, Publikum anzuziehen und ihm ein ansprechendes Erlebnis zu bieten.

Finden Sie dann anhand dieser Analyse Ihrer Zielgruppe einen differenzierenden Ansatz, um sich von anderen Messen abzuheben, mit einem trendigen und/oder innovativen Thema.

Wenn Ihre Zielgruppe beispielsweise besonders sensibel für CSR- und ökologische Themen ist, kann die Organisation einer umweltfreundlichen Fachmesse eine gute Idee sein.

Ein weiteres Beispiel: Wenn Ihre Zielgruppe praktische Lösungen für ihre Herausforderungen sucht, richten Sie Ihre Messe auf Demonstrationen innovativer Lösungen und den Austausch von Erfahrungsberichten (über Vorträge) aus.

Ihre Veranstaltung mit dem richtigen Geschäftsmodell rentabel machen

Im zweiten Schritt geht es darum, ein tragfähiges Geschäftsmodell zu wählen, mit dem Sie einen echten Return on Investment aus Ihrer Fachmesse erzielen können.

Ihnen stehen mehrere Optionen zur Verfügung:

  • Bei B2B-Messen ist der Eintritt für Besucher oft kostenlos, die Monetarisierung erfolgt über den Verkauf von Standflächen, Sponsoring, Lead-Scanning und kostenpflichtige Workshops.
  • Bei B2C-Messen kann die Monetarisierung über den Ticketverkauf, Ausstellerstände, Merchandising und kostenpflichtige Vorträge erfolgen.
  • Bei allen Arten von Fachmessen ist es möglich, Dienstleistungen anzubieten, wie zum Beispiel die Vermietung von Ausrüstung oder die Bereitstellung eines Caterers.

Ihr Ticketing-System einrichten:

Wenn Sie möchten, dass Ihre Teilnehmer für die Teilnahme an der Messe bezahlen, müssen Sie sich überlegen, wie Sie den Zugang zu Ihrer Veranstaltung bepreisen.

Werden Sie eine klassische Preisgestaltung für alle einführen? Oder VIP-Zugänge anbieten, mit exklusivem Zutritt zu bestimmten Vorträgen oder privatem Networking? Auch hier hängt alles von Ihrem Publikum, seinen Erwartungen und dem Budget ab, das es für die Teilnahme an einer solchen Messe einsetzen kann.

Digitevent unterstützt Sie: Möchten Sie ein Online-Ticketing einfach und sicher einrichten? Mit Digitevent und seinem professionellen Ticketing erstellen Sie eine Online-Anmeldeplattform mit intuitiver Zahlung und verfolgen Ihre Verkäufe in Echtzeit.

Ihre Sponsoren finden und Ihre Partnerschaften ausbauen:

Das Sponsoring Ihrer Fachmesse ermöglicht es Ihnen, die Messe zu monetarisieren und gleichzeitig die Reichweite ihrer Promotion zu erhöhen.

Denken Sie daher insbesondere daran, Ihre Strategie zu entwickeln für:

  • Sponsoring von Ausstellungsständen, Workshops, Vorträgen, VIP-Veranstaltungen usw.
  • Digitales Sponsoring, zum Beispiel über Werbung in Ihrer App, E-Mails oder auf Ihrer Website

Überlegen Sie sich gut, welche Preise Sie für jedes dieser Partnerschafts- und Sponsoring-Angebote festlegen. Orientieren Sie sich dabei an Fachmessen, die sich an eine ähnliche Zielgruppe wie Ihre richten. Ein Benchmarking ermöglicht es Ihnen, attraktive Angebote für Ihre Zielgruppe zu erstellen: das Geheimrezept für eine profitable Fachmesse!

Die Vernetzung der Teilnehmer maximieren:

Um eine B2B-Fachmesse gut zu organisieren, müssen Sie sich überlegen, wie Sie Ihren Ausstellern und Teilnehmern beweisen, dass Sie ihnen ermöglichen, ihr Netzwerk und/oder ihre Geschäftsmöglichkeiten auszubauen.

Denken Sie insbesondere daran, Folgendes zu entwickeln:

  • Ein Lead-Scanning-Angebot für Ihre Aussteller
  • Die Einrichtung eines Terminplaners für qualifizierte Geschäftstermine Ihrer Aussteller

Digitevent unterstützt Sie: Wie wäre es, Ihren B2B-Ausstellern die Digitevent-Sammel-App zur Verfügung zu stellen? Darin verfügen sie über einen eigenen Bereich, in dem sie ihr öffentliches Profil aktualisieren, ihre Mitarbeiter registrieren, die Badges des Teams herunterladen oder die auf der Messe gesammelten Leads abrufen können. Für die Teilnehmer bieten Sie unsere Matchmaking-App an, die sie während der Messe nutzen können, um Networking-Möglichkeiten zu finden.

Ihre Inhalte und Flächen monetarisieren:

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Veranstaltung rentabel zu machen: Entwickeln Sie Ihr Geschäftsmodell rund um die Monetarisierung der Inhalte Ihrer Fachmesse oder ihrer Flächen.

Denken Sie insbesondere daran, Folgendes anzubieten:

  • Kostenpflichtige Vorträge für die Teilnehmer, wie Workshops mit Branchenexperten und Influencern oder inspirierende Keynotes.
  • Private Bereiche für die Organisation von Meetings und Produktdemonstrationen, die es den Ausstellern ermöglichen, ihr Markenimage zu präsentieren.

Den Veranstaltungsort Ihrer Messe auswählen

Nächster Schritt: die Wahl Ihres Veranstaltungsortes. Dieser Ort muss sowohl praktisch sein als auch die Schaffung eines differenzierenden Teilnehmererlebnisses ermöglichen.

Hier sind einige Kriterien, die Sie bei der Organisation Ihrer Fachmesse berücksichtigen sollten:

  • Die Erreichbarkeit des Ortes
  • Seine Fläche im Verhältnis zur geschätzten Teilnehmerzahl
  • Die Modularität der Flächen, insbesondere im Hinblick auf die Anzahl der Stände, die Sie anbieten möchten, und die verschiedenen Bereiche, die Sie vor Ort gestalten möchten
  • Die integrierten Leistungen: Beleuchtung, Beschilderung, Dienstleister inklusive oder nicht.

Sie können zum Beispiel wählen, Ihre Fachmesse zu organisieren in:

  • Einem Kongresszentrum, für eine Messe mit vielen erwarteten Teilnehmern
  • Einem Hotel, um die Teilnehmer über mehrere Tage hinweg unterbringen zu können
  • Einem außergewöhnlichen Ort (Stadtpalais, Loft, Villa, Herrenhaus, Schloss usw.), um bleibenden Eindruck zu hinterlassen

Ihre wichtigsten Dienstleister auswählen

In diesem Schritt müssen Sie Dienstleister auswählen, die zur Vision Ihrer Fachmesse passen.

Fragen Sie sich zunächst, ob Sie eine Eventagentur benötigen oder ob Sie die Organisation und Durchführung Ihrer Veranstaltung intern von A bis Z übernehmen können. Beauftragen Sie eine Agentur, wenn Ihnen nicht alle erforderlichen Kompetenzen (Logistik, Kommunikation usw.) zur Verfügung stehen oder wenn Ihnen interne Ressourcen fehlen.

Ziehen Sie dann diese verschiedenen unverzichtbaren Dienstleistertypen in Betracht:

  • Einen Dienstleister für Audiovisuelles und Bühnenbild, um eine wirkungsvolle Inszenierung zu schaffen
  • Einen Anbieter für Verpflegung und Catering, der Ihnen unter anderem angesagte Optionen wie Food Courts oder umweltfreundliche Caterer bieten kann
  • Einen Logistik- und Transportdienstleister, um den Messeaufbau und die Besucherströme zu managen

Teilen Sie Ihr Event-Briefing mit Ihren potenziellen Dienstleistern und wählen Sie diese unter Berücksichtigung Ihrer Ziele aus. Denken Sie daran, dass das Ziel der Auslagerung dieser Aufgaben letztlich darin besteht, an Effizienz zu gewinnen!

Ihre Veranstaltungslogistik managen

Es ist an der Zeit, sich mit Ihrer Veranstaltungslogistik zu befassen.

Erstellen Sie zunächst das detaillierte Programm Ihrer Veranstaltung. Legen Sie die Dauer der Messe fest und geben Sie die Zeiten jeder Aktivität (Vortrag, Workshop, Keynote, Präsentation usw.) an, die Sie durchführen möchten.

Stellen Sie dann Personal für die Verwaltung der Messe und ihre Sicherheit bereit. Denken Sie insbesondere daran, Personen für den Empfang der Teilnehmer, andere für die Koordination der Stände sowie Sicherheitsteams zu benennen.

Vergessen Sie schließlich nicht, geeignete Sicherheitsmaßnahmen vorzusehen. Überlegen Sie sich insbesondere, wie Sie die Zugangskontrollen und die Evakuierung im Notfall handhaben werden.


Digitevent unterstützt Sie: Verwalten Sie Ihre Badges ganz einfach mit unserer Eventmanagement-Plattform. Unsere Akkreditierungs-App ermöglicht es Ihnen, personalisierte Badges Ihrer Teilnehmer vor Ort zu drucken und den Check-in Ihrer Gäste zu beschleunigen. Bei Bedarf nutzen Sie auch unser Angebot zur Ausrüstungsvermietung (Drucker, Etiketten und Lanyards usw.).

Den Besucher- und Ausstellerweg gestalten

Um das Erlebnis Ihrer Besucher und Aussteller zu optimieren, müssen Sie den Weg gestalten, den sie während Ihrer Fachmesse zurücklegen.

Gestalten Sie zunächst Ihren Besucherweg. Überlegen Sie, welche Inhalte den Besuchern während der Messe zur Verfügung stehen: Lageplan, Event-App, immersiver Rundgang, Networking-Bereiche usw.?

Feilen Sie dann an Ihrem Ausstellererlebnis. Wie können sie ihre Leads erfassen? Welche Hebel stehen ihnen zur Verfügung, um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen? Welchen ROI können sie von Ihrer Veranstaltung erwarten?

Definieren Sie dazu die verschiedenen Angebote für die Aussteller. Nehmen Sie sich die Zeit, Folgendes festzulegen:

  • Die Anzahl und die Quadratmeterzahl der Standflächen
  • Die ihnen zur Verfügung stehenden technischen Leistungen
  • Die Dienstleistungen, von denen sie profitieren können
  • Die Kommunikationsleistungen und -tools, die ihnen angeboten werden.

Erstellen Sie anschließend den Lageplan der Messe. Dies kann auf Papier oder mithilfe digitaler Tools (wie Autocad) erfolgen.

Denken Sie schließlich daran, alle digitalen Tools auszuwählen, mit denen Sie das Erlebnis und das Engagement der Teilnehmer bei Ihrer Messe verbessern können. Legen Sie die Inhalte fest, die auf Ihrer Website oder in Ihren Event- oder Ausstellerapps zur Verfügung gestellt werden.

Digitevent unterstützt Sie: Um eine optimale Teilnahme an der Messe zu gewährleisten, hilft Ihnen Digitevent dabei, Ihre eigene App im Look Ihrer Veranstaltung zu erstellen. Zeigen Sie darin das Programm Ihrer verschiedenen Aktivitäten sowie einen persönlichen Zeitplan, den die Teilnehmer individuell anpassen können. So fördern Sie ihr Engagement und das Networking bei B2B-Messen.

Den Kommunikationsplan Ihrer Fachmesse vorbereiten

Jetzt ist der Zeitpunkt, Ihren 360-Grad-Marketing- und Kommunikationsplan aufzusetzen, also die Kampagnen auf allen Kanälen zu planen, auf denen sich Ihre Zielgruppe informiert.

Sie können insbesondere Folgendes in Betracht ziehen:

  • Ihre Messe in sozialen Netzwerken bewerben: Facebook, Instagram, X und, warum nicht, LinkedIn, wenn es sich um eine B2B-Fachmesse handelt.
  • Partnerschaften mit Ihren Influencern aufbauen. Verteilen Sie ein Werbekit an Ihre Referenten, Partner und Sponsoren, und warum nicht auch an Influencer aus Ihrer Branche.
  • E-Mail-Kampagnen starten, insbesondere um Ihre Community vor der Veranstaltung zu aktivieren und die Teilnehmer einzuladen, sich für bestimmte Vorträge oder Workshops anzumelden. Für die Aussteller können Ihre E-Mails Up-Sells anbieten, wie zusätzliche Möglichkeiten zur Markenpromotion oder Unterstützung bei der Gestaltung ihrer Stände.
  • Eine Event-Website einrichten, die Ihrer Fachmesse gewidmet ist: unverzichtbar, um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen

Planen Sie Ihren Kommunikationsplan weit im Voraus der Veranstaltung, indem Sie Teaser und das Programm der Veranstaltung teilen.

Und weil die Organisation einer Fachmesse nicht mit dem Ende der Veranstaltung endet, planen Sie im Voraus auch Ihre Kommunikation nach der Veranstaltung: Rückblick-Videos, Aufzeichnungen von Vorträgen, Zugang zu zusätzlichen inspirierenden Inhalten.


Digitevent unterstützt Sie: Möchten Sie eine Website für Ihre Fachmesse erstellen? Mit Digitevent können Sie Ihre eigene Event-Website erstellen, personalisiert, gehostet auf Ihrer eigenen Domain, ganz ohne technische Kenntnisse. Verleihen Sie Ihrer Veranstaltung im Internet den Glanz, den sie verdient!

Das Budget Ihrer Fachmesse festlegen

Nachdem Sie nun alle Daten aus den vorherigen Schritten gesammelt haben, können Sie Ihr Veranstaltungsbudget formalisieren.

Denken Sie dabei insbesondere an folgende Ausgabenposten:

  • Die Anmietung des Veranstaltungsortes
  • Kommunikation und Promotion
  • Die Logistik
  • Die eingesetzten Referenten und Dienstleister
  • Die Verpflegung
  • Die digitalen Tools, wie Ihr Online-Ticketing, Ihre Teilnehmer- oder Ausstellerapps oder Ihre All-in-One-Eventmanagement-Plattform.

Achtung: Planen Sie unbedingt einen Budgetpuffer für Unvorhergesehenes ein, denn eine Veranstaltung verläuft selten zu 100 % wie geplant!

Ihre Strategie zur Erfolgsmessung der Messe vorbereiten

Letzter Schritt: die richtigen KPIs und die zu erfassenden Daten definieren, um den Erfolg Ihrer Fachmesse zu messen und zukünftige Ausgaben zu optimieren.

Je nach Ihren Zielen könnten Sie unter anderem folgende interessante KPIs messen:

  • Die Anzahl der Besucher
  • Die Anwesenheitsquote und die No-Show-Quote
  • Die während der Veranstaltung erzielten Verkäufe
  • Die Konversionsrate von Leads zu Kunden
  • Die Kosten pro Lead
  • Die Anzahl der Networking-Kontakte zwischen Teilnehmern oder zwischen Ausstellern
  • Die Anzahl der Erwähnungen der Veranstaltung in sozialen Netzwerken
  • Die Anzahl der Presseberichte
  • Die Zufriedenheitsquote Ihrer Teilnehmer und Aussteller
  • Der Gesamt-ROI der Veranstaltung

Denken Sie schließlich auch daran, die Wortmeldungen Ihrer Teilnehmer und Aussteller auszuwerten. Sie enthalten in der Regel wertvolle Ansatzpunkte zur Verbesserung für Ihre nächste Ausgabe.

💬 Das Zitat des Digitevent-Experten:

"Eine Fachmesse im Jahr 2025 zu organisieren bedeutet nicht mehr nur, eine Ausstellungshalle zu füllen. Es bedeutet, dauerhafte Verbindungen zu schaffen, den Return on Investment zu belegen und Besuchern wie Marken ein einwandfreies Erlebnis zu bieten. Erfolgreich werden diejenigen sein, die Strategie, intelligente Technologie und CSR-Vision vereinen."

Léna Narcisse, Account Managerin bei Digitevent

Herzlichen Glückwunsch: Dank dieser Schritte sind Sie bereit, eine ansprechende Fachmesse ganz nach Ihren Vorstellungen zu organisieren. Von der Festlegung Ihrer Ziele über die Monetarisierung, die Logistik und die Kommunikation bis hin zur Messung Ihrer KPIs: kein Detail, das Ihre Veranstaltung zum Erfolg macht, bleibt außer Acht!

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