In Frankreich steigen laut UNIMEV die Investitionen der Unternehmen in Events (Quelle: UNIMEV, aufgegriffen von CB News). Eine gute Nachricht? Ja. Das bedeutet aber auch mehr Wettbewerb, höhere Ansprüche und mehr Druck auf die Rentabilität Ihrer Fachmesse, ob B2B oder für die breite Öffentlichkeit.
Das Problem: Viele Messen sind gut besucht und beliebt, aber nicht wirklich rentabel.
In unserem letzten Webinar haben wir Expose und Make a Move eingeladen, um konkret zu zeigen, wie man von einer intuitiv geführten Messe zu einem datengesteuerten Geschäft wechselt und die Organisation seiner Veranstaltung strategisch optimiert.
Fordern Sie die Aufzeichnung an, um die komplette Methode kennenzulernen, oder lesen Sie diesen Artikel, um die wichtigsten Best Practices herauszuziehen und die Organisation Ihrer Messe rentabel zu strukturieren.
Eine gut besuchte Messe ist nicht zwangsläufig eine rentable Messe!
Vielleicht kennen Sie diese Situation bereits: eine zufriedenstellende Besucherzahl, insgesamt zufriedene Aussteller, ein schönes Bild in den sozialen Netzwerken, und trotzdem eine geringe Marge.
Konkret sind die Warnsignale oft dieselben:
- Aussteller-Tarife, die schwer zu rechtfertigen sind
- Sponsoring, das sich schwer verkaufen lässt
- Wenige Kennzahlen, um den ROI der Aussteller nachzuweisen
- Von Ausgabe zu Ausgabe anspruchsvollere Partner in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt
Wenn Ihre Messe zwar zu funktionieren scheint, schafft sie nicht genug messbaren Mehrwert. Die Folge? Es wird schwierig, neue Aussteller zu überzeugen, sie zu binden und die Preise zu erhöhen.
Denn lange Zeit basierte die Messeorganisation auf einem einfachen Modell: Quadratmeter verkaufen. Doch heute gehört dieses Modell der Vergangenheit an.
Heute kaufen Aussteller nicht mehr nur einen Stand. Sie kaufen nützliche Sichtbarkeit, qualifizierte Leads, Geschäftstermine und Zugang zu einer genau definierten Zielgruppe.
Anders gesagt: Sie investieren, um ein messbares Ergebnis zu erzielen.
Eine Fachmesse oder eine Publikumsmesse wird nicht mehr wie eine einfache Messe oder Ausstellung geführt. Sie ist als echtes Event-Geschäftsmodell strukturiert.
„Lange Zeit wurden Quadratmeter verkauft. Heute kaufen Aussteller keinen Stand mehr: Sie investieren, um Zugang zur richtigen Zielgruppe zu bekommen, konkrete Chancen zu generieren und einen messbaren Ertrag aus ihrer Teilnahme zu erzielen. Die einzige Gleichung, die zählt, ist einfach: engagierte Besucher schaffen Wert für die Aussteller, und dieser Wert wird zum Motor der Einnahmen des Veranstalters. Fehlt ein Glied in der Kette, schwächt sich das Geschäftsmodell ab.“ (Jonathan Astruc, Mitgründer von Digitevent)
Die Voraussetzungen für eine erfolgreiche und rentable Fachmessen-Organisation
Eine rentable Fachmesse zu organisieren beginnt weder mit der Wahl des Veranstaltungsorts noch mit dem Standplan. Es beginnt mit einer strategischen Frage: Für wen schaffen Sie tatsächlich Mehrwert?
Die eigene Zielgruppe genau kennen: Besucher und Aussteller
Sie fragen sich, warum manche Messen ihre Preise ohne Widerstand erhöhen können, während andere Mühe haben, ihre Flächen zu füllen? Die Antwort liegt in einem Wort: Zielgruppe.
Um Ihre Messe erfolgreich zu organisieren, müssen Sie genau kennen:
- Die Besucherprofile (Funktion, Branche, Entscheidungsebene)
- Ihr Kaufvorhaben
- Die geschäftlichen Ziele der Aussteller
- Ihr Budget und ihre Rolle im Entscheidungsprozess
Ist Ihre Zielgruppe qualifiziert und engagiert, generieren die Aussteller relevante Leads, die Geschäftstermine sind produktiv und die Verkäufe nach der Veranstaltung steigen. Die Folge? Sie können Ihre Preise rechtfertigen, den wahrgenommenen Wert steigern und ein nachhaltiges Modell für den Erfolg Ihrer Messe aufbauen.
Denken Sie daran, dass eine Fachmesse vor allem ein Geschäfts-Ökosystem ist, das sich von Ausgabe zu Ausgabe verändern kann: neue Branchen, neue Entscheider, neue Bedürfnisse. Ohne regelmäßige Aktualisierung Ihrer Zielgruppendaten steuern Sie nach Gefühl, statt Ihr Publikum wirksam anzusprechen.
DNA und Storytelling: die unterschätzten Hebel
Oft ist die Rede von Standort, Kapazität, Verpflegung, Zeitplan oder Eventlogistik. Aber selten von Identität. Dabei beruht eine erfolgreiche Messe auch auf einer stimmigen Marketingstrategie und einem differenzierenden Wertversprechen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Was ist Ihre Mission in Ihrer Branche?
- Welches spezifische Problem lösen Sie?
- Warum diese Messe und nicht eine andere im aktuellen Wettbewerbsumfeld?
Wenn Sie Ihre DNA klar definieren, können Sie die richtige Zielgruppe ansprechen, neue passende Aussteller gewinnen und eine stimmige Kommunikation aufbauen.
Um Ihr Storytelling zu stärken, nutzen Sie gern Hebel, mit denen Sie Aussteller und Besucher schon im Vorfeld einbinden, um ein Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen, etwa Treffen oder Webinare vor der Veranstaltung oder eine eigene Aktion vor der offiziellen Eröffnung der Messe.
Mit Daten die Veranstaltung steuern und die Einnahmen steigern
Sie möchten eine rentable Fachmesse organisieren? Dann müssen Sie sich von der intuitiven Steuerung lösen.
Ohne Daten ist es unmöglich, den ROI der Aussteller nachzuweisen, Ihre Preise zu rechtfertigen oder Ihr Geschäftsmodell zu optimieren. Sie navigieren blind.
Eine moderne Messe wird wie ein Unternehmen geführt, mit präzisen Kennzahlen und faktenbasierten Entscheidungen.
Die 5 Faktoren, die für Aussteller wirklich ROI schaffen
Aussteller investieren nicht nur, um präsent zu sein. Sie investieren, um Ergebnisse zu erzielen.
Hier sehen Sie, was für sie konkret Mehrwert schafft, mit den KPIs, die wirklich zählen:
Der Trick? Zum richtigen Zeitpunkt fragen. Zufriedenheitsumfragen werden oft zu spät verschickt. Führen Sie sie direkt am Ende der Veranstaltung durch oder bei einem geselligen Treffen, das Sie einige Tage nach Ihrem Event mit Ihren Ausstellern organisieren. So erhalten Sie qualitativere, besser nutzbare Informationen, um die nächste Ausgabe konkret zu verbessern.
Die Methode, um Ihre Messe weiterzuentwickeln, ohne ihre DNA zu verlieren
Eine Fachmesse ist ein empfindliches Ökosystem. Zu viele Änderungen auf einmal können organisatorische Risiken und ein verwirrendes Erlebnis für die Besucher schaffen und die Aussteller daran hindern, sich gut auf die Messe vorzubereiten. Hier ist die Methode, um Ihre Messe intelligenter zu strukturieren, ohne sie von einem Tag auf den anderen komplett umzukrempeln.
Schritt 1: die Grundlagen schaffen
Bevor Sie Tools oder Optionen hinzufügen, müssen Sie klären, was Sie eigentlich verkaufen. Eine rentable Messe beruht auf einem klaren Angebot, das sowohl für Ihre Aussteller als auch für Ihr Publikum einfach zu verstehen ist.
Konzentrieren Sie sich zunächst auf drei Säulen:
- Den Standverkauf, mit einem stimmigen Standplan und dem Versprechen einer qualifizierten Mindestbesucherzahl
- Ein einfaches Ticketing, bei dem Sie die Qualität und den Typ Ihrer Besucher kommunizieren
- Das Sponsoring, mit klaren Unterlagen, einfachen Angeboten und verständlichen Paketen
Diese Grundlagen sichern die Organisation Ihrer Fachmesse ab.
Schritt 2: Tools mit hoher ROI-Wirkung einsetzen
Sobald die Basis solide steht, können Sie messbare Hebel aktivieren, zum Beispiel:
- Das Lead-Scanning und das Aussteller-Reporting. Die eingesetzte Technologie muss es ermöglichen, einen Lead zu bewerten (heiß / lauwarm / kalt), Notizen zu jedem Profil hinzuzufügen und die Leads mit einem CRM zu synchronisieren. Dieses Tool sollte mehr sein als eine nachträglich zu bearbeitende Datei, nämlich ein Werkzeug für die unmittelbare Vertriebssteuerung.
- Den Aussteller-Marktplatz, also einen Marktplatz, auf dem Aussteller zusätzliche Leistungen für ihren Stand buchen können. Er ermöglicht es dem Veranstalter, über eine einzige Anlaufstelle zusätzliche Einnahmen zu erzielen, und vereinfacht den Weg des Ausstellers. Er hilft ihm insbesondere, sich für eine gute Kommunikation vorzubereiten. Für den Veranstalter ist das ein guter Hebel, um den durchschnittlichen Warenkorb der Aussteller zu erhöhen.
Schritt 3: strukturierende Business-Hebel einsetzen
Für Messen mit Fokus auf Leadgenerierung machen bestimmte Maßnahmen den Unterschied.
Das gilt insbesondere für qualifizierte Geschäftstermine. Die Idee: einen Terminplan mit 5 bis 10 qualifizierten Terminen pro Tag für jeden Aussteller zu organisieren. Ein Hebel, der eine gewisse Vorbereitung erfordert, mit dem Einsatz einer Matchmaking-Plattform, frühzeitiger Kommunikation und einer eigenen Aktion. Der Effekt auf den ROI der Aussteller ist jedoch erheblich.
Denkbar sind auch Business-Bereiche für gezieltes Networking, auch VIP-Bereiche oder Lounges genannt. Diese Bereiche sollten den richtigen Profilen vorbehalten sein, nämlich den Entscheidern. Das setzt eine genaue Kenntnis Ihrer Besucherstruktur voraus.
Um den wahrgenommenen Wert Ihrer Messe zu steigern, können Sie zum Beispiel:
- Eine attraktive Aktion in einem eigenen Bereich der Messe einrichten
- Ein Abendessen nach der Veranstaltung organisieren, um sorgfältig ausgewählte Profile zusammenzubringen
Schließlich sind gesponserte Konferenzen und Workshops besonders interessant. Sie geben Ihren Ausstellern die Möglichkeit, das Wort zu ergreifen und als Experten aufzutreten, allerdings mit strenger inhaltlicher Kontrolle, um eine eingespielte, nicht zu werbliche redaktionelle Linie zu wahren.
Von einer intuitiv geführten Messe zu einem gesteuerten Geschäft
Möchten Sie eine wirklich rentable Fachmesse mit klaren Kennzahlen und einem strukturierten Geschäftsmodell organisieren?
In der Aufzeichnung unseres Webinars mit Expose und Make a Move erklärt Yann Azran im Detail, welche Hebel eingesetzt wurden, um den Congrès du VTC weiterzuentwickeln, der 2026 seine dritte Ausgabe mit 3000 Teilnehmern erlebte. Positionierung, Angebot, Daten, ROI der Aussteller: alles wird erklärt, mit Zahlen belegt.
Wenn Sie die Organisation Ihrer Messe in einen nachhaltigen Wachstumsmotor verwandeln möchten, fordern Sie die Aufzeichnung an, indem Sie unser Team kontaktieren, und nehmen Sie eine umsetzbare Methode mit.
