12 konkrete Maßnahmen für eine nachhaltige Veranstaltung

Mehr als 80 % der Eventprofis haben bereits eine CSR-Strategie umgesetzt. Anders gesagt: Eine nachhaltige Veranstaltung zu organisieren ist kein Bonus mehr, der Sie von anderen abhebt, sondern ein Standard, den Ihre Teilnehmer, Kunden und Stakeholder erwarten.

Und mit der CSRD-Richtlinie, die große Unternehmen zu einem detaillierten CO2-Reporting einschließlich ihrer Veranstaltungsaktivitäten verpflichtet, kommt inzwischen regulatorischer Druck zum gesellschaftlichen Druck hinzu.

Allerdings erfordert die Eventorganisation so viel Liebe zum Detail, dass der Einstieg in nachhaltige Veranstaltungen komplex wirken kann. Wo fängt man an? Welche Maßnahmen senken die CO2-Bilanz Ihrer Veranstaltung am wirksamsten?

In diesem Artikel haben wir alle Maßnahmen zusammengestellt, die Sie für eine nachhaltige Veranstaltung in Betracht ziehen sollten, ohne dabei das Erlebnis Ihrer Teilnehmer zu vernachlässigen.

Bereit, das Engagement Ihrer Teilnehmer und Ihr eigenes für den Schutz des Planeten zu stärken?

Warum eine nachhaltige Veranstaltung organisieren?

Der Umweltschutz bei der Organisation Ihrer Veranstaltungen ist längst kein einfaches Extra mehr, sondern ein entscheidendes Kriterium.

Ihre Kunden und Teilnehmer achten nämlich zunehmend auf die Umweltauswirkungen der Unternehmen, mit denen sie zu tun haben. Deshalb reicht es nicht, intern eine CSR-Richtlinie zu haben. Sie müssen diese auch bei der Organisation Ihrer Veranstaltungen einhalten.

Und die Vorteile einer nachhaltigen Veranstaltung enden nicht dort. Mit einem nachhaltigen Ansatz können Sie außerdem:

• Neue regulatorische Pflichten erfüllen. Die CSRD-Richtlinie verpflichtet große Unternehmen zu einer detaillierten nichtfinanziellen Berichterstattung einschließlich einer vollständigen CO2-Bilanz. Ihre Unternehmensveranstaltungen fallen als operative Tätigkeit in diesen Anwendungsbereich und stellen häufig einen bedeutenden Emissionsposten dar, auf den Sie Einfluss nehmen können.
• Ihre Teilnehmer für Nachhaltigkeit begeistern und sensibilisieren und Ihr Markenimage als verantwortungsbewusstes Unternehmen stärken. Nachhaltigkeit erzeugt positive Emotionen, auch während Ihrer Veranstaltungen.
• Ihre Kosten optimieren. Weniger Abfall, weniger Verbrauchsmaterial oder die Zusammenarbeit mit lokalen Lieferanten können langfristig Einsparungen bringen.
• Sich bei Ihren Stakeholdern positionieren. Ein nachhaltiger Ansatz verbessert die Beziehung zu Ihren Sponsoren, Partnern und Mitarbeitenden: Alle suchen nach Projekten, die zu ihren Werten passen. Auf Agenturseite ist CSR zu einem strukturellen Kriterium geworden, das systematisch in die Briefings der Auftraggeber einfließt (Baromètre LÉVÉNEMENT).

Genug gute Gründe, um Ihre Veranstaltungen nachhaltiger zu organisieren.

„In einer Welt, in der jede Handlung zählt, ist die Organisation einer nachhaltigen Veranstaltung keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Dieser Ansatz schränkt die Kreativität nicht ein, sondern regt dazu an, jedes Detail intelligent und engagiert neu zu denken, und schafft so ein authentischeres Erlebnis, das den Erwartungen von Teilnehmenden entspricht, die sich ihrer Wirkung zunehmend bewusst sind. Jede nachhaltige Veranstaltung ist eine Chance zu zeigen, dass Innovation und Nachhaltigkeit zusammengehen können.“ (Joy Grand, Marketingleiterin bei Digitevent)

Die wichtigsten Faktoren für die Umweltauswirkungen einer Veranstaltung

Eine CSR-orientierte Veranstaltung zu starten bedeutet, alle Bereiche mit möglichen Umweltauswirkungen im Voraus zu erkennen und zu optimieren.

Das Greenhouse Gas Protocol, das von der ADEME übernommen wurde, definiert 3 Scopes für Treibhausgasemissionen:

• Scope 1 umfasst alle direkten Treibhausgasemissionen (THG) eines Unternehmens, zum Beispiel durch die Heizung der Räumlichkeiten oder die Emissionen der genutzten Fahrzeuge.
• Scope 2 umfasst die indirekten THG-Emissionen aus der Erzeugung der genutzten Energie: Strom, Dampf, Kälte oder Wärme.
• Scope 3 umfasst alle direkten und indirekten THG-Emissionen der verschiedenen Stakeholder wie Lieferanten, Dienstleister und Kunden entlang der gesamten Wertschöpfungskette der Veranstaltung.

Im Eventbereich wiegt genau dieser Scope am schwersten. Konkret stammen 70 bis 90 % der Emissionen einer Veranstaltung aus der Anreise der Teilnehmer.

Drei grundlegende Entscheidungen bestimmen also den Großteil Ihrer CO2-Bilanz: das Format (vor Ort, hybrid oder virtuell), der Ort (idealerweise gut mit der Bahn erreichbar) und die geografische Zusammensetzung Ihres Publikums.

Achten Sie generell darauf, die folgenden fünf Hauptquellen für THG-Emissionen zu optimieren:

• Einkäufe: Unterkunft, Bühnenbild, Beschilderung usw.
• Transport: von Waren, Personal, Referenten und Teilnehmern
• Energieverbrauch: Beleuchtung, Heizung, Klimatisierung
• Verpflegung
• Abfallaufkommen

All diese Bereiche müssen bei der Organisation Ihrer nachhaltigen Veranstaltung berücksichtigt werden. Genau das bezeichnet man als kohlenstoffarme Veranstaltung: ein strukturierter Ansatz, um den Fußabdruck von Anfang bis Ende zu reduzieren.

12 Maßnahmen für eine nachhaltige Veranstaltung

Möchten Sie eine möglichst umweltschonende Veranstaltung organisieren? Wenden Sie die folgenden zwölf Best Practices an, um Ihre CO2-Bilanz so weit wie möglich zu senken.

1. Einen nachhaltigen Veranstaltungsort wählen

Französische Veranstaltungsorte erfinden sich neu, um den Herausforderungen der ökologischen Transformation zu begegnen: kohlenstoffarme Sanierungen, Anpassungen an den Klimawandel, modulare und ressourcenschonendere Flächen (UNIMEV, Event Data Book).

Das Angebot an nachhaltigen Veranstaltungsorten wächst also schnell: Es liegt an Ihnen, diese auszuwählen statt Orte, die sich weniger für die Umwelt engagieren.

Denken Sie konkret an Folgendes:

• Orte mit offiziellen Zertifizierungen wählen, wie dem HQE-Label, dem europäischen Umweltzeichen (EU Ecolabel) oder dem Grünen Schlüssel (Green Key).
• Den geografischen Schwerpunkt der Abreiseorte aller Teilnehmer berechnen, um einen Ort zu wählen, der Anfahrten minimiert, idealerweise in der Stadt und in unmittelbarer Nähe zu öffentlichen Verkehrsmitteln.
• Ihre Veranstaltung virtuell oder hybrid gestalten, um die CO2-Auswirkungen zu begrenzen, besonders wenn Ihr Publikum geografisch verstreut ist.

Für mehr Informationen entdecken Sie unsere Auswahl nachhaltiger Veranstaltungsorte in der Île-de-France.

2. Die Auswirkungen des Bereichs Transport reduzieren

Da die Anreise der Teilnehmer der größte Emissionsposten einer Veranstaltung ist, ist sie auch der wichtigste Hebel für Maßnahmen.

Sie können zum Beispiel:

• Den Gästen sanfte Mobilitätsangebote zur Verfügung stellen: Elektro-Shuttle, Fahrrad mit Fahrer, Sharing-Fahrzeuge.
• Finanzielle Anreize für Teilnehmer schaffen, die nachhaltige Verkehrsmittel nutzen.
• Ein Mitfahrsystem zwischen den Teilnehmern einrichten, das sich direkt in Ihre Anmeldeplattform integrieren lässt.

Legen Sie auch Regeln für Ihr Team bei Besichtigungen von Veranstaltungsorten im Vorfeld fest. Beschränken Sie zum Beispiel Besichtigungen von bereits bekannten Orten, und wenn die Reise in weniger als drei Stunden möglich ist, bevorzugen Sie grundsätzlich die Bahn statt des Flugzeugs.

3. Ein nachhaltiges Catering-Angebot anbieten

In Frankreich macht die Ernährung 25 % des CO2-Fußabdrucks der Franzosen aus (ADEME). Ein nachhaltigeres Catering-Angebot kann daher einen großen Einfluss auf die CO2-Bilanz Ihrer Veranstaltung haben.

Konkret:

• Ein (zumindest teilweise) vegetarisches Angebot statt Fleischgerichten anbieten. Die Tierhaltung ist nämlich für 14,5 % der weltweiten Treibhausgasemissionen verantwortlich (FAO).
• Ein Menü mit saisonalen, lokalen Produkten aus biologischem Anbau anbieten.
• Ein Pfandsystem für Mehrwegbecher einführen, um Einwegbecher zu vermeiden.
• Wiederverwendbares Geschirr verwenden. Einweggeschirr ist ohnehin seit 2023 durch das französische EGAlim-Gesetz verboten.

Verbände wie Traiteurs de France können Sie zum nachhaltigsten Caterer beraten.

Planen Sie außerdem die Mengen sorgfältig, um Lebensmittelverschwendung zu vermeiden. Bieten Sie den Teilnehmern Doggy-Bags an oder wenden Sie sich an eine Organisation, die nicht verwendete Speisen einsammelt und weiterverteilt.

4. Umweltbewusste Dienstleister wählen

Konzentrieren wir uns auf Scope 3, den größten Emissionsposten: Ihre Dienstleister sollten sich für Nachhaltigkeit genauso engagieren wie Sie selbst.

Vergleichen Sie CSR-orientierte Dienstleister. Wenn Sie sie kontaktieren, stellen Sie Ihre CSR-Richtlinie vor, um zu prüfen, ob sie mit Ihren eigenen Verpflichtungen übereinstimmen.

Und fordern Sie konkrete, belegbare Nachweise für ihre nachhaltigen Maßnahmen an: CO2-Auswirkungen der angebotenen Lösungen, umweltfreundliche Liefermethoden, erworbene Zertifizierungen, kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

5. Den Energieverbrauch während der Veranstaltung begrenzen

Der ökologische Fußabdruck Ihrer Veranstaltung kann deutlich sinken, wenn Sie den Energieverbrauch vor Ort optimieren.

Bei der Beleuchtung nutzen Sie so viel wie möglich Tageslicht sowie die vorhandene Beleuchtung des ausgewählten Ortes, ohne zusätzliche Lichtquellen hinzuzufügen. Setzen Sie außerdem auf energiesparende LED-Beleuchtung.

Für einen nachhaltigen Umgang mit Wasser wählen Sie einen Ort mit Regenwassernutzung oder durchflussreduzierten Armaturen. Stellen Sie Trinkwasserstationen bereit, an denen Ihre Teilnehmer ihre Trinkflaschen auffüllen können.

Bei Heizung und Klimatisierung nutzen Sie so weit wie möglich die natürliche Belüftung. Wählen Sie im Sommer einen Ort mit nutzbarem Außenbereich. Falls Sie Heizung oder Klimatisierung brauchen, sorgen Sie für eine Temperaturregelung, die für ein angenehmes Klima sorgt, ohne unnötig viel Energie zu verbrauchen.

Nutzen Sie insgesamt Systeme zur Überwachung des Energieverbrauchs, um ihn so weit wie möglich zu senken. Ermutigen Sie auch Ihre Teilnehmer und Mitarbeitenden, nicht genutzte Lichter und elektronische Geräte auszuschalten.

6. Nachhaltige Materialien auswählen

Setzen Sie bei Dekoration, Giveaways und Verpackungen auf nachhaltige Materialien.

Zum Beispiel:

• Beschilderung aus recyceltem Karton statt Kunststoff.
• Nachhaltige Giveaways: recycelte oder recycelbare Materialien, Trinkflaschen mit Logo, nützliche Gegenstände statt Gadgets.
• Digitale Geschenke (Geschenkkarten, Veranstaltungstickets, Spenden an eine gemeinnützige Organisation) statt physischer Geschenke.

Erzählen Sie ruhig eine Geschichte rund um Ihre Wahl nachhaltiger Materialien, um deren CSR-Wirkung zu belegen und Ihre Teilnehmer zu inspirieren.

7. Einen Prozess für das Abfallmanagement einführen

Auch eine nachhaltige Veranstaltung erzeugt unweigerlich Abfall. Es liegt an Ihnen, den richtigen Prozess für dessen Management und Verwertung einzurichten.

Gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Richten Sie vor Ort ein Mülltrennungssystem ein, einschließlich Kompost für organische Abfälle.
• Sorgen Sie mit klarer Beschilderung dafür, dass die Teilnehmer ihren Abfall verantwortungsbewusst entsorgen.
• Setzen Sie ein eigenes Team für das Abfallmanagement während der Veranstaltung ein, das darauf achtet, dass nichts dem Zufall überlassen wird.

Die abfallfreie Veranstaltung gibt es nicht, aber Ihre Veranstaltung sollte sich ihr so weit wie möglich annähern.

8. Die Auswirkungen der Eventkommunikation begrenzen

Denken Sie im Vorfeld Ihrer Veranstaltung daran, die Umweltauswirkungen Ihrer Kommunikation zu begrenzen.

Bevorzugen Sie digitale Medien. Wenn Sie physische Materialien wählen, setzen Sie auf Druck auf recyceltem und recycelbarem Papier mit umweltfreundlichen Farben.

Wie wäre es, Ihr Einladungs- und Anmeldesystem zu digitalisieren?

Ihre Teilnehmer sind inzwischen daran gewöhnt, sich eigenständig online für ihre Veranstaltungen anzumelden. Nutzen Sie eine Eventplattform, mit der Sie Ihre Einladungen versenden und Ihre Anmeldungen entspannt verwalten können. Genau das bietet Digitevent, Ihr Partner für nachhaltige Veranstaltungen. Das Extra: Unsere Server laufen teilweise mit erneuerbarer Energie.

9. Ausrüstung und Materialien nach der Veranstaltung weiterverwenden

Schluss mit Einwegmaterial: Sorgen Sie dafür, dass Sie die gesamte Ausrüstung auch für zukünftige Veranstaltungen wiederverwenden können. Das erfordert, Möbel, Bühnenbild und Dekoration von Anfang an für die Wiederverwendung zu gestalten.

Eine weitere Option: Beschaffen Sie diese Ausrüstung gebraucht oder mieten Sie nachhaltig gestaltetes Mobiliar bei spezialisierten Anbietern.

10. Den CO2-Fußabdruck der Veranstaltung im Voraus berechnen

Berechnen Sie vor dem eigentlichen Veranstaltungstag, nachdem Sie alle diese Best Practices durchgegangen sind, den theoretischen CO2-Fußabdruck Ihrer Veranstaltung. Nur so können Sie die wichtigsten Handlungshebel identifizieren und Ihre Fortschritte von Veranstaltung zu Veranstaltung messen.

Es gibt Plattformen, die speziell für Organisatoren kohlenstoffarmer Veranstaltungen entwickelt wurden, zum Beispiel:

• ICE (Impact Carbone Événements): ein von LÉVÉNEMENT entwickelter Simulator auf Basis der Bilan Carbone®-Methodik der ADEME, mit dem sich die CO2-Auswirkungen eines Projekts schon in den frühesten Planungsphasen abschätzen lassen.
• CLEO Carbone: eine von UNIMEV und Choose Paris Region entwickelte Plattform zur Messung und Reduzierung von Emissionen, mit Vorzugstarifen für Mitglieder von Unimev, LÉVÉNEMENT oder Traiteurs de France.

Zu beachten: KMU können das von der ADEME und Bpifrance finanzierte Programm Diag Décarbon'Action nutzen, mit einem Eigenanteil von 6.000 € netto für die Erstellung ihrer Bilan Carbone®.

Denken Sie daran, in diese Berechnung auch den CO2-Fußabdruck Ihrer digitalen Aktivitäten einzubeziehen (Online-Einladungen, digitale Kommunikation, Teilnehmer-App usw.).

Die beste Vorgehensweise: Schulen Sie eine Ihrer Mitarbeitenden für diese Berechnung, damit sie sie vor jeder Ihrer Veranstaltungen durchführen kann. Und vergessen Sie nicht, diese Daten in Ihre Event-KPIs zu integrieren, um Ihren Ansatz langfristig zu steuern.

11. Eine CSR-Governance in Ihrer Organisation einführen

Egal ob in der Agentur oder beim Auftraggeber: Stellen Sie sicher, dass Sie eine eigene Governance für Ihre Strategie nachhaltiger Veranstaltungen haben.

Diese Instanz muss die Kompetenz haben, die CO2-Auswirkungen einer Veranstaltung zu messen und sich kontinuierlich über Best Practices zu informieren. Das kann ein Mitarbeiter sein, der speziell für diese Aufgabe zuständig ist, oder im Unternehmen eine Person aus der CSR-Abteilung, die für den Eventbereich verantwortlich ist.

Diese Governance ergibt im Kontext der CSRD besonders Sinn: Die von Veranstaltung zu Veranstaltung gesammelten Daten fließen direkt in die nichtfinanzielle Berichterstattung des Unternehmens ein.

12. Die ISO-20121-Zertifizierung anstreben

Die Norm ISO 20121 regelt die Schritte für ein verantwortungsvolles Management und die Durchführung von Veranstaltungen. Sie strukturiert einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Bereich CSR.

Die überarbeitete Version, ISO 20121:2024, wurde besser an die Nachhaltigkeitsziele der UNO (SDGs) angepasst und verschärft die Anforderungen an Transparenz, Inklusion, den Dialog mit Stakeholdern und geteilte Governance. Nun müssen konkrete, definierte und gemessene Ergebnisse nachgewiesen werden.

Die gute Nachricht: Frankreich ist mit 45 % der ausgestellten Zertifikate weltweit führend bei ISO-20121-Zertifizierungen. Und die Olympischen und Paralympischen Spiele von Paris 2024 waren die weltweit erste Veranstaltung mit ISO-20121:2024-Zertifizierung. Wie wäre es, denselben Weg einzuschlagen?

Ein letzter Tipp: Nutzen Sie jede umgesetzte nachhaltige Veranstaltung als Inspiration für die nächsten. Sammeln Sie Feedback von allen Stakeholdern (internen und externen Kunden, Teilnehmern), erstellen Sie ein Verzeichnis umweltbewusster Dienstleister, verwenden Sie Bühnenbild und Dekoration wieder und wenden Sie erfolgreiche Best Practices erneut an.

Möchten Sie Ihre Anmeldungen digitalisieren und den Fußabdruck Ihrer Eventabläufe reduzieren? Fordern Sie Ihre Digitevent-Demo an.

V2 - 30/06/2026