Ein Event-Briefing erstellen: Schritte und Best Practices

Los geht's: Sie machen sich an die Planung Ihrer nächsten Firmenveranstaltung. Teilnehmerliste, Wahl des Veranstaltungsorts, zu vermittelnde Kernbotschaften, geplante Aktivitäten und vieles mehr. Wo fängt man an?

Die Antwort lässt sich in zwei Worten zusammenfassen: Event-Briefing.

Sie sind hier genau richtig, um von Anfang an alles richtig zu machen. Hier erfahren Sie alles, was Sie brauchen, um das Briefing für Ihre Veranstaltung effizient, lückenlos und ganz entspannt zu erstellen.

Was ist ein Event-Briefing?

Ein Event-Briefing ist ein leicht verständliches Dokument, mit dem sich die Details der Organisation einer Veranstaltung darstellen lassen.

Es eignet sich sowohl für eine Eventagentur (um ihrem Kunden einen Vorschlag zu unterbreiten) als auch für den Auftraggeber der Veranstaltung selbst (als Organisationsgrundlage für alle im Unternehmen einzubeziehenden Beteiligten).

Es eignet sich für jede Art von Veranstaltung: Messen, Seminare, Teambuilding, Incentives, Eröffnungen, Projektstarts, Geschäftsreisen, Firmenfeiern und mehr.

Warum ein Briefing für Ihre Veranstaltung erstellen?

Bei der Organisation einer Veranstaltung darf nichts dem Zufall überlassen werden. Ihre Gäste erwarten Perfektion, und Ihr Event-Briefing hilft Ihnen dabei, jedes noch so kleine Detail im Voraus zu planen.

Zu den Zielen eines guten Event-Briefings gehören insbesondere:

• Klar beschreiben, was von der Veranstaltung erwartet wird, und ihre Ziele festhalten.
• Jeden Schritt der Veranstaltungsplanung sorgfältig planen. Ihr Briefing erleichtert die Organisation und die Aufgabenverteilung, indem es die Schritte, die benötigten Ressourcen und die Fristen klar festlegt.
• Den einzuhaltenden Zeitplan für den Veranstaltungstag festlegen, indem der Ablauf Ihres Eventprojekts im Detail beschrieben wird.
• Die verschiedenen Beteiligten (intern und extern) der Veranstaltung aufeinander abstimmen und koordinieren. Ihr Event-Briefing ermöglicht es, die Erwartungen aller Teilnehmer und Partner (Kunden, Teams, Dienstleister) durch eine klare und detaillierte Übersicht zu synchronisieren.
• Fehler reduzieren. Da alle wichtigen Informationen in einem zentralen Dokument gebündelt sind, vermeiden Sie Missverständnisse und kostspielige Fehler, insbesondere bei wichtigen logistischen Details. Zudem lassen sich unvorhergesehene Ereignisse besser antizipieren.
• Ihr Eventbudget optimal verwalten. Indem Sie Prioritäten festlegen und die Elemente Ihrer Veranstaltung detailliert beschreiben, behalten Sie Ihre Kosten leichter im Griff und treffen fundierte finanzielle Entscheidungen
• Die Kommunikation verbessern. Ihr Event-Briefing dient als gemeinsamer Bezugspunkt für Teams und Partner und sorgt so für eine klare und regelmäßige Kommunikation während des gesamten Projekts.

Und wenn Sie als Projektleiter in einer Eventagentur bei einer Ausschreibung im Wettbewerb stehen, wird Ihr Briefing zudem zu einem Instrument der Verkaufspräsentation gegenüber dem Kunden. Damit können Sie Ihre Veranstaltungsszenarien verteidigen und dem Kunden Ihre Gesamtvision vermitteln, damit er eine fundierte Entscheidung treffen kann.

Genug gute Gründe, um Ihr nächstes Event-Briefing mit Sorgfalt zu erstellen.

„Ein gut durchdachtes Event-Briefing ist das GPS Ihres Projekts: Es begleitet Sie bei jedem Schritt, antizipiert Unvorhergesehenes und bringt alle Beteiligten auf eine Linie. Bei Digitevent sehen wir dieses Werkzeug als Schlüssel zu einer gelungenen Veranstaltung, bei der jedes Detail durchdacht ist, um ein unvergessliches Erlebnis zu bieten.“

Thierry Ottavy, Experte für Eventmanagement bei Digitevent.

9 Schritte, um Ihr Event-Briefing effektiv zu erstellen

Nehmen Sie sich die Zeit, die folgenden neun Schritte durchzugehen, um ein effektives, vollständiges und für alle Beteiligten Ihres Projekts verständliches Event-Briefing zu erstellen.

1. Das Unternehmen und die Zielgruppe vorstellen

Beginnen Sie Ihr Event-Briefing mit einer vollständigen Vorstellung Ihres Unternehmens (oder des Unternehmens Ihres Kunden, wenn Sie eine Agentur sind). Ihre Leser sollten genau verstehen, wer Ihre Organisation ist, was sie tut und wie sie es tut.

Denken Sie insbesondere daran, Folgendes zu beschreiben:

• Die Geschichte und Mission Ihres Unternehmens. Fassen Sie die Geschichte, die Mission und die Vision Ihres Unternehmens kurz zusammen, um einen allgemeinen Kontext zu schaffen.
• Ihre Kernwerte. Teilen Sie die grundlegenden Werte der Organisation (Innovation, ökologische Verantwortung, Qualität usw.) mit, damit sie in die Konzeption der Veranstaltung einfließen.
• Die Stimme und der Ton der Marke. Geben Sie Hinweise darauf, welchen Ton Ihre Marke in ihrer Kommunikation verwendet. Ist er formell, freundlich, unkonventionell?
• Die hervorzuhebenden Produkte, falls Sie eine Veranstaltung im Zusammenhang mit einem oder mehreren Produkten des Unternehmens organisieren (Markteinführung oder Präsentation).

Nun können Sie sich der Zielgruppe widmen. Beschreiben Sie die demografischen Merkmale Ihrer Gäste sorgfältig: Alter, Beruf, Wohnort, besondere Interessen usw. Vor allem aber sollten Sie ruhig ins Detail gehen, wenn es um ihre Bedürfnisse und Erwartungen geht. Welche Art von Erlebnis sucht Ihre Zielgruppe? Präzisieren Sie ihre Vorlieben in Bezug auf Inhalte, Format oder Kommunikationskanäle.

Zusätzlicher Tipp von Digitevent

Nehmen Sie Ihre bisherigen Veranstaltungserfahrungen in Ihr Event-Briefing auf. Teilen Sie einige Beispiele erfolgreicher Veranstaltungen und erklären Sie, was gut funktioniert hat. Erwähnen Sie außerdem die Herausforderungen oder gewünschten Anpassungen, um frühere Fehler zu vermeiden und Verbesserungsansätze aufzuzeigen.

2. Die Ziele Ihrer Veranstaltung festlegen

Widmen Sie sich als Zweites dem Abschnitt „Warum?“ Ihres Event-Briefings. Ihre Leser sollten verstehen, warum Sie diese Veranstaltung ins Leben rufen, anhand konkreter damit verbundener Ziele: Steigerung der Bekanntheit, Schulung, Networking, Zusammenhalt der Mitarbeitenden, Kundenbindung usw.

Denken Sie außerdem daran, die zentrale Kernbotschaft, die während Ihrer Veranstaltung vermittelt werden soll, klar zu benennen. Sie möchten zum Beispiel hervorheben: die technologische Innovationskraft Ihres Unternehmens oder seine Kundennähe.

Zum Schluss beschreiben Sie in diesem Abschnitt, wie Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung messen wollen. Legen Sie dazu Ihre Leistungsindikatoren fest: Teilnehmerzahl, Zufriedenheitsrate, ROI usw.

Zusätzlicher Tipp von Digitevent

Wenn Ihre Veranstaltung mehrere Ziele verfolgt, setzen Sie Prioritäten. Die Idee: Ordnen Sie Ihre verschiedenen Ziele danach, welche den größten Mehrwert für Ihr Unternehmen oder den betroffenen Bereich bringen. Nehmen Sie dazu Kontakt zu den verschiedenen Bereichen auf, die von Ihrer Veranstaltung betroffen sind (Personalabteilung bei internen Veranstaltungen, Vertrieb und Marketing bei externen Veranstaltungen usw.), und erfassen Sie deren Bedürfnisse. So können Sie Ihre Eventprioritäten klarer festlegen und eine Veranstaltung auf Basis eines ROI-orientierten Briefings konzipieren.

3. Konzept und Thema Ihrer Veranstaltung ausarbeiten

Jetzt ist es an der Zeit, sich mit den kreativen Ideen für Ihre Veranstaltung zu befassen. Beschreiben Sie zunächst einfach ihr zentrales Thema: Handelt es sich um einen Ihrer Unternehmenswerte? Um ein neues Produkt, das Sie mit großem Aufwand präsentieren möchten? Um einen neuen Erfolg, den Sie mit Ihren Mitarbeitenden feiern möchten?

Beschreiben Sie dann das gewünschte Erlebnis Ihrer Veranstaltung. Welche Botschaften und Emotionen möchten Sie vermitteln? Legen Sie die Atmosphäre, die Bühnengestaltung, den Stil und den kreativen Ansatz fest.

Zusätzlicher Tipp von Digitevent

Denken Sie in dieser Phase Ihres Event-Briefings an Storytelling. Die mitreißendsten Veranstaltungen sind diejenigen, die die Teilnehmenden inspirieren und ihr Engagement stärken. Setzen Sie also auf starke Themen (wie „das Streben nach Exzellenz“ oder „der Blick in die Zukunft“) oder ganz einfach auf eine Fragestellung Ihrer Zielgruppe, die Ihre Veranstaltung lösen kann. Stellen Sie sich Ihre Teilnehmenden als die Hauptfiguren einer großen Geschichte vor, die Sie im Laufe der Veranstaltung erzählen.

4. Ihr geschätztes Budget aufstellen

Jedes gute Briefing enthält ein voraussichtliches Eventbudget. Stellen Sie also Ihre finanziellen Mittel dar, mit einem allgemeinen Budgetrahmen sowie einer Aufteilung in Unterkategorien: Veranstaltungsort, Verpflegung, Dekoration, Kommunikation usw.

Für ein wirksames Budget listen Sie alle wesentlichen Posten auf (Miete, Verpflegung, technisches Equipment, Unterhaltung, Kommunikation, Transport, Unterkunft usw.). Ordnen Sie dann jeden Posten nach Priorität entsprechend Ihrer Eventziele. Diese Priorisierung ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen und die Posten im Blick zu behalten, die schwanken können, etwa die Verpflegung, wenn sich Ihre Teilnehmerzahl ändert.

Zusätzlicher Tipp von Digitevent

Vergessen Sie nicht, ein Notfallbudget festzulegen, also einen Betrag für Unvorhergesehenes. Es wird generell empfohlen, 10 bis 15 % des Budgets für solche Eventnotfälle einzuplanen (die gar nicht so selten sind!).

5. Ort und Termine Ihrer Veranstaltung wählen

In dieser Phase ist es Zeit, ein Lastenheft für den Veranstaltungsort zu erstellen.

Beschreiben Sie darin insbesondere:

• Die Kapazität des gesuchten Veranstaltungsorts, abhängig von der erwarteten Gästezahl. Bei einer virtuellen Veranstaltung geben Sie die erforderliche Kapazität der Videokonferenz-Software an.
• Die Erreichbarkeit der Veranstaltung in Bezug auf den Standort.
• Die Art der benötigten Ausstattung: Handelt es sich um eine Sitzveranstaltung? Mit Tischen? Im Stehen?

Legen Sie anschließend Datum und Uhrzeit Ihrer Veranstaltung fest und berücksichtigen Sie dabei die Verfügbarkeit Ihrer Zielgruppe sowie mögliche konkurrierende Veranstaltungen.

Zusätzlicher Tipp von Digitevent

Da Nachhaltigkeit mehr denn je im Mittelpunkt unternehmerischer Anliegen steht, sollten Sie in dieser Phase festlegen, ob Ihre Veranstaltung an einem nachhaltigkeitszertifizierten Ort stattfinden soll oder möglichst nah an Ihrer Zielgruppe, um deren Anreisewege (und damit den CO2-Fußabdruck Ihrer Veranstaltung) zu reduzieren.

6. Programm und Ablauf Ihrer Veranstaltung entwickeln

Was werden Ihre Gäste bei Ihrer Veranstaltung tun? Genau das soll dieser Teil Ihres Event-Briefings beantworten. Erstellen Sie eine Liste der Aktivitäten, die Sie ihnen anbieten möchten, und planen Sie, wenn möglich, den allgemeinen Ablauf (Sessions, Pausen, Unterhaltung).

Beschreiben Sie hier außerdem die Referenten, die ins Programm aufgenommen werden sollen. Geben Sie nach Möglichkeit die Redezeiten und die Art der Aktivitäten an, die sie übernehmen (Vorträge, Workshops, Podiumsdiskussionen).

Zusätzlicher Tipp von Digitevent

Wenn Sie noch keine genaue Vorstellung vom Ablauf Ihrer Veranstaltung haben, gehen Sie von einem roten Faden aus, der ihn leitet. Das kann zum Beispiel die Präsentation Ihres neuen Produkts oder das Networking zwischen den Teilnehmenden sein. Ordnen Sie dann Ihre verschiedenen Aktivitätsideen entlang dieses roten Fadens. Um wirkungsvoll und einprägsam zu sein, sollte Ihre Veranstaltung in Höhepunkte gegliedert sein: beginnend mit einer mitreißenden Eröffnung und endend mit einem inspirierenden Abschluss.

7. Logistische und technische Anforderungen beschreiben

Jetzt ist der Moment, um in die technischen Details Ihres Event-Briefings einzusteigen. Nehmen Sie sich die Zeit, sie einzeln aufzulisten, um eine reibungslose Organisation Ihrer Veranstaltung sicherzustellen.

Fügen Sie insbesondere in Ihr Event-Briefing ein:

• Die Ausstattung, die Sie benötigen. Erstellen Sie eine Liste der notwendigen Ausrüstung in Bezug auf Beschallung, Beleuchtung oder Projektion.
• Die benötigte Infrastruktur. Ermitteln Sie spezifische Bedürfnisse wie eine gute Internetverbindung, Ausstellungsflächen, Barrierefreiheit für Menschen mit eingeschränkter Mobilität, Mülltrennungsanlagen für eine Zero-Waste-Veranstaltung oder die Verwendung nachhaltiger Materialien für Ihr Event-Mobiliar.

Zusätzlicher Tipp von Digitevent

Planen Sie in diesem Teil Ihres Briefings die Sicherheitsmaßnahmen, die für Ihre Veranstaltung umgesetzt werden sollen.

• Bei einer Präsenzveranstaltung denken Sie an Evakuierungspläne, die Überwachung der Veranstaltung, die Zugangskontrolle und das Crowd-Management.
• Bei einer virtuellen Veranstaltung geben Sie Ihre Erwartungen hinsichtlich des Umgangs mit personenbezogenen Daten oder der DSGVO an.

Und um die Zutrittskontrolle bei Ihrer Veranstaltung abzusichern: Was gibt es Besseres als eine Eventmanagement-Plattform wie Digitevent? Unsere Software bietet eine Funktion für einen vereinfachten Check-in der Gäste, alles zugänglich auf Mobilgerät und Tablet, zur großen Freude Ihrer Empfangsmitarbeitenden.

8. Ihre Kommunikations- und Werbestrategie festlegen

Jetzt ist es Zeit, den Kommunikationsplan für Ihre Veranstaltung festzulegen, der ihre Sichtbarkeit erhöht. Wählen Sie die Kanäle aus, um Ihre Zielgruppe wirksam zu erreichen, je nachdem, wo sie sich informiert: soziale Netzwerke, E-Mail, Presse usw.

Planen Sie außerdem einen Werbeplan, der Ihre Maßnahmen vor, während und nach der Veranstaltung im Detail festlegt, um ihre Sichtbarkeit zu maximieren.

Legen Sie schließlich auch fest, wie Sie Anmeldungen und Einladungen verwalten möchten. Bereits in dieser Phase des Event-Briefings können Sie sich für eine Online-Anmeldeplattform entscheiden. Planen Sie außerdem Erinnerungen und Bestätigungen für die Angemeldeten ein.

Zusätzlicher Tipp von Digitevent

Mit Digitevent verwalten Sie die Liste Ihrer Gäste ganz einfach auf einer ergonomischen und intuitiven Plattform. Automatisieren Sie Ihre Erinnerungen, um No-Shows zu reduzieren und Ihre Teilnehmenden bereits im Vorfeld der Veranstaltung einzubinden.

9. KPIs für die Auswertung nach der Veranstaltung festlegen

Letzter, aber keineswegs unwichtiger Schritt Ihres Event-Briefings: die Vorbereitung der Erfolgsmessung Ihrer Veranstaltung. Diese sollte auf Basis der Eventziele erfolgen, die Sie im zweiten Schritt festgelegt haben.

Denken Sie insbesondere daran, Folgendes einzubeziehen:

• Zufriedenheitsumfragen, um das Feedback der Teilnehmenden nach der Veranstaltung einzuholen.
• Die zu verfolgenden Leistungsindikatoren, um die Wirkung und den Erfolg der Veranstaltung zu messen: Teilnehmerzahl, Engagement, Feedback und mehr.

Nutzen Sie dafür ruhig eine Eventmanagement-Plattform, die Ihnen umfassende Dashboards zur Verfügung stellt. Darauf können Sie alle KPIs zu Ihrer Veranstaltung einsehen, wie Anmeldungen, Besucherzeiten, das Engagement Ihrer Gäste oder Ihre Teilnahmequote.

Zusätzlicher Tipp von Digitevent

Steht Nachhaltigkeit im Mittelpunkt Ihrer Kommunikation? Dann beziehen Sie sie auch in Ihre Auswertung nach der Veranstaltung ein. Geben Sie zum Beispiel in Ihrem Briefing an, dass Sie die ökologische Wirkung Ihrer Veranstaltung mithilfe eines CO2-Rechners messen möchten.

Zusätzliche Tipps für ein gelungenes Event-Briefing

Lesen Sie unbedingt noch die folgenden wichtigen Tipps, die Ihnen helfen, ein durchdachtes Event-Briefing zu erstellen und so eine hochwertige Veranstaltung zu organisieren.

Alle Beteiligten schon vor der Erstellung des Briefings einbeziehen

Allein ist man schneller, gemeinsam kommt man weiter. Holen Sie sich den Input aller Beteiligten Ihrer Veranstaltung ein. Sprechen Sie mit einigen Ihrer Kunden, Lieferanten und Partner, um deren Erwartungen in Ihr Event-Briefing einzubeziehen. Das schafft Akzeptanz und reduziert spätere Anpassungen.

Klären Sie außerdem die Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen bei der Organisation der Veranstaltung. Geben Sie an, wer für welchen Aspekt verantwortlich ist. Das reduziert Verwirrung und fördert die Übernahme von Verantwortung.

Das Event-Briefing gemeinsam mit Auftraggeber und Organisator erstellen

Die bewährte Praxis: ein kollaboratives Event-Briefing erstellen, in das jeder Beteiligte seine Bedürfnisse und Erwartungen einbringen kann.

• Einerseits bringt der Auftraggeber der Veranstaltung (der Kunde bei einer Agentur oder der interne Kunde bei einem Organisator direkt beim Unternehmen) die erwarteten Kriterien und Anforderungen an die Veranstaltung sowie seine spezifischen Fragestellungen ein.
• Andererseits bringt der Organisator (die Eventagentur oder der interne Organisator) die für den reibungslosen Ablauf des Eventprojekts notwendigen Informationen sowie seine Expertise im Bereich Eventkommunikation ein.

So wird Ihr Event-Briefing wirklich vollständig.

Prüfen, ob Ihr Event-Briefing der 5-W-Methode entspricht

Die 5-W-Methode hilft Ihnen sicherzustellen, dass Ihr Event-Briefing alle wesentlichen Fragen zur Organisation beantwortet.

Nutzen Sie sie als Checkliste, um zu überprüfen, ob Sie Folgendes in Ihr Briefing aufgenommen haben:

• Das „What“ (was), also das Format Ihrer Veranstaltung
• Das „Why“ (warum), also die Ziele Ihrer Veranstaltung und die Fragestellungen, auf die sie eine Antwort geben soll
• Das „Where“ (wo), also der Ort Ihrer Veranstaltung
• Das „When“ (wann), also die Termine und Uhrzeiten Ihrer Veranstaltung
• Das „Who“ (wer), also die Zielgruppe Ihrer Veranstaltungen

Ein einfaches Format verwenden

Je einfacher Ihr Event-Briefing ist, desto verständlicher ist es für alle Beteiligten und desto wirksamer. Beschränken Sie sich also auf das Wesentliche. Seien Sie direkt in den Beschreibungen. Verwenden Sie einfache Sätze und begrenzen Sie den Fachjargon, um Missverständnisse zu vermeiden.

Zudem gliedern Sie Ihr Briefing in Abschnitte. Strukturieren Sie Ihr Dokument in klare Rubriken, um die Lesbarkeit zu erleichtern, jeweils entsprechend den 9 in diesem Artikel beschriebenen Schritten.

Vereinfachen Sie schließlich die verwendete Sprache. Schreiben Sie in einem zugänglichen Stil, damit jede beteiligte Person Ihre Erwartungen und Ideen gut versteht.

Visuelle Elemente nutzen, um das Verständnis Ihres Briefings zu erleichtern

Was eignet sich besser, um ein Dokument verständlicher zu machen, als visuelle Elemente? Nehmen Sie sie in Ihr Event-Briefing auf: Sie helfen Ihren Lesern, genau zu verstehen, was Sie erwarten.

Denken Sie insbesondere daran, Folgendes einzubinden:

• Die Moodboards und Referenzbilder (Fotos oder Skizzen), um das gewünschte Thema und die gewünschte visuelle Atmosphäre zu veranschaulichen
• Tabellen, um Ihre Budget- oder Logistikinformationen aufzulisten
• Gantt-Diagramme, um die Fristen zu veranschaulichen
• Organigramme, um die Mitglieder Ihres Teams vorzustellen

Und vergessen Sie nicht, dass die Organisation einer Veranstaltung an eine Vielzahl von Details denken erfordert, die alle gleich wichtig für das Gesamterlebnis Ihrer Teilnehmenden sind. Nutzen Sie daher eine umfassende Eventmanagement-Plattform, die Ihnen das Leben von Anfang bis Ende erleichtert.

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