Ein Event-Briefing erstellen: Schritte und Best Practices

Los geht's: Sie starten die Planung Ihres nächsten Firmenevents. Teilnehmerliste, Auswahl des Veranstaltungsorts, zentrale Botschaften, geplante Aktivitäten: Wo fängt man an?

Die Antwort lässt sich in zwei Worten zusammenfassen: Event-Briefing.

Sie sind hier genau richtig, um gut vorbereitet zu starten. Hier erfahren Sie alles, was Sie brauchen, um das Briefing für Ihre Veranstaltung effizient zu erstellen, ohne ein Detail zu vergessen und ganz entspannt.

Was ist ein Event-Briefing?

Ein Event-Briefing ist ein leicht verständliches Dokument, das die Details der Organisation einer Veranstaltung darstellt.

Es kann sowohl von einer Eventagentur genutzt werden (um ihr Angebot dem Kunden zu präsentieren) als auch direkt vom Auftraggeber der Veranstaltung (als Organisationsgrundlage mit den verschiedenen Beteiligten im Unternehmen).

Es eignet sich für jede Art von Veranstaltung: Messen, Seminare, Teambuilding, Incentives, Eröffnungen, Projektstarts, Geschäftsreisen, Firmenfeiern und mehr.

Warum ein Briefing für Ihre Veranstaltung erstellen?

Bei der Organisation einer Veranstaltung darf nichts dem Zufall überlassen werden. Ihre Gäste erwarten Perfektion, und Ihr Event-Briefing hilft Ihnen dabei, jedes Detail im Voraus zu planen.

Zu den Zielen eines guten Event-Briefings zählen unter anderem:

• Klar beschreiben, was von der Veranstaltung erwartet wird und welche Ziele sie verfolgt.
• Jeden Schritt der Veranstaltungsplanung sorgfältig planen. Ihr Briefing erleichtert die Organisation und die Aufgabenverteilung, indem es die Schritte, benötigten Ressourcen und Termine klärt.
• Den Zeitplan für den Tag der Veranstaltung festlegen und den Ablauf Ihres Eventprojekts im Detail beschreiben.
• Die verschiedenen Beteiligten der Veranstaltung (intern und extern) abstimmen und koordinieren. Ihr Event-Briefing synchronisiert die Erwartungen aller Teilnehmer und Partner (Kunden, Teams, Dienstleister), indem es ihnen eine klare und detaillierte Übersicht bietet.
• Fehler reduzieren. Wenn alle wichtigen Informationen in einem zentralen Dokument gesammelt sind, vermeiden Sie Missverständnisse und kostspielige Fehler, besonders bei wichtigen logistischen Details. Zudem lassen sich unvorhergesehene Ereignisse besser einplanen.
• Ihr Eventbudget optimal verwalten. Durch die Festlegung von Prioritäten und die detaillierte Beschreibung der Elemente Ihrer Veranstaltung fällt es leichter, Kosten zu kontrollieren und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
• Die Kommunikation verbessern. Ihr Event-Briefing dient als gemeinsamer Referenzpunkt für Teams und Partner und sorgt so für eine klare, regelmäßige Kommunikation während des gesamten Projekts.

Wenn Sie außerdem als Projektleiter in einer Eventagentur tätig sind und im Wettbewerb um ein Projekt stehen, wird Ihr Briefing zu einer Vertriebspräsentation für den Kunden. Damit können Sie Ihre Eventkonzepte verteidigen und dem Kunden Ihre Gesamtvision vermitteln, damit er eine fundierte Entscheidung treffen kann.

Gute Gründe also, Ihr nächstes Event-Briefing mit Sorgfalt zu erstellen.

"Ein gut durchdachtes Event-Briefing ist das GPS Ihres Projekts: Es begleitet Sie durch jeden Schritt, antizipiert unvorhergesehene Ereignisse und bringt alle Beteiligten auf eine Linie. Bei Digitevent sehen wir dieses Instrument als Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung, bei der jedes Detail stimmt, um ein unvergessliches Erlebnis zu schaffen."

Thierry Ottavy, Experte für Eventmanagement bei Digitevent.

9 Schritte, um Ihr Event-Briefing effektiv zu erstellen

Nehmen Sie sich die Zeit, die folgenden neun Schritte durchzugehen, um ein effektives, vollständiges und für alle Beteiligten Ihres Projekts verständliches Event-Briefing zu erstellen.

1. Das Unternehmen und die Zielgruppe vorstellen

Beginnen Sie Ihr Event-Briefing mit einer vollständigen Vorstellung Ihres Unternehmens (oder des Unternehmens Ihres Kunden, wenn Sie eine Agentur sind). Ihre Leser sollten genau verstehen, wer Ihre Organisation ist, was sie tut und wie sie es tut.

Denken Sie insbesondere daran, Folgendes zu beschreiben:

• Die Geschichte und Mission Ihres Unternehmens. Fassen Sie kurz die Geschichte, die Mission und die Vision Ihres Unternehmens zusammen, um einen allgemeinen Kontext zu schaffen.
• Seine Kernwerte. Teilen Sie die grundlegenden Werte der Organisation mit (Innovation, ökologische Verantwortung, Qualität und weitere), damit sie in die Gestaltung der Veranstaltung einfließen.
• Die Stimme und der Ton der Marke. Geben Sie Hinweise darauf, welchen Ton Ihre Marke in der Kommunikation verwendet. Ist er formell, freundlich, disruptiv?
• Die Produkte, die im Fokus stehen sollen, wenn Sie eine Veranstaltung zu einem oder mehreren Produkten des Unternehmens organisieren (Markteinführung oder Präsentation).

Jetzt können Sie sich der Zielgruppe zuwenden. Beschreiben Sie sorgfältig die demografischen Merkmale Ihrer Gäste: Alter, Beruf, Wohnort, besondere Interessen und mehr. Vor allem aber sollten Sie auf die Bedürfnisse und Erwartungen im Detail eingehen. Welche Art von Erlebnis sucht Ihre Zielgruppe? Geben Sie ihre Präferenzen in Bezug auf Inhalte, Format oder Kommunikationskanäle an.

Der Extra-Tipp von Digitevent

Nehmen Sie Ihre bisherigen Eventerfahrungen in Ihr Briefing auf. Teilen Sie einige Beispiele erfolgreicher Veranstaltungen und erklären Sie, was gut funktioniert hat. Erwähnen Sie auch Herausforderungen oder gewünschte Anpassungen, um frühere Fehler zu vermeiden und Verbesserungsansätze aufzuzeigen.

2. Die Ziele Ihrer Veranstaltung definieren

Widmen Sie sich anschließend dem Abschnitt "Warum?" Ihres Event-Briefings. Ihre Leser sollten anhand konkreter Ziele verstehen, warum Sie diese Veranstaltung durchführen: Steigerung der Bekanntheit, Schulung, Networking, Zusammenhalt der Mitarbeiter, Kundenbindung und mehr.

Denken Sie auch daran, die zentrale Hauptbotschaft zu formulieren, die während Ihrer Veranstaltung vermittelt werden soll. Zum Beispiel könnten Sie die technologische Innovationskraft Ihres Unternehmens hervorheben oder seine Kundennähe.

Beschreiben Sie in diesem Abschnitt schließlich, wie Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung messen wollen. Legen Sie dazu Ihre Leistungskennzahlen fest: Anzahl der Teilnehmer, Zufriedenheitsrate, ROI und weitere.

Der Extra-Tipp von Digitevent

Wenn Ihre Veranstaltung mehrere Ziele verfolgt, ordnen Sie diese nach Priorität. Die Idee dahinter: Setzen Sie Prioritäten für Ihre verschiedenen Ziele, je nachdem, welche den größten Mehrwert für Ihr Unternehmen oder den betroffenen Bereich bieten. Sprechen Sie dazu mit den verschiedenen Abteilungen, die von Ihrer Veranstaltung betroffen sind (Personalabteilung bei internen Veranstaltungen, Vertrieb und Marketing bei externen Veranstaltungen und weitere), und erfassen Sie deren Bedürfnisse. So können Sie Ihre Eventprioritäten klarer festlegen und eine Veranstaltung auf Basis eines ROI-orientierten Briefings konzipieren.

3. Das Konzept und das Thema Ihrer Veranstaltung ausarbeiten

Nun ist es Zeit, sich mit den kreativen Ideen für Ihre Veranstaltung zu beschäftigen. Beschreiben Sie zunächst einfach das zentrale Thema: Geht es um einen Ihrer Unternehmenswerte? Um ein neues Produkt, das Sie feierlich präsentieren möchten? Um einen neuen Erfolg, den Sie mit Ihren Mitarbeitern feiern wollen?

Beschreiben Sie dann das gewünschte Erlebnis Ihrer Veranstaltung. Welche Botschaften und Emotionen möchten Sie vermitteln? Legen Sie die Atmosphäre, die Bühnengestaltung, den Stil und den kreativen Ansatz fest.

Der Extra-Tipp von Digitevent

Denken Sie in diesem Schritt Ihres Event-Briefings an Storytelling. Die packendsten Veranstaltungen sind die, die Teilnehmer inspirieren und ihr Engagement stärken. Setzen Sie daher auf starke Themen (wie "das Streben nach Exzellenz" oder "der Blick in die Zukunft") oder einfach auf eine Fragestellung Ihrer Zielgruppe, die Ihre Veranstaltung lösen wird. Stellen Sie sich Ihre Teilnehmer als Hauptfiguren einer großen Geschichte vor, die Sie im Laufe der Veranstaltung erzählen.

4. Ihr geschätztes Budget festlegen

Jedes gute Briefing enthält ein voraussichtliches Eventbudget. Stellen Sie daher Ihre finanziellen Mittel mit einem allgemeinen Budgetrahmen sowie einer Aufteilung in Unterkategorien dar: Veranstaltungsort, Catering, Dekoration, Kommunikation und mehr.

Für ein effektives Budget listen Sie alle wesentlichen Posten auf (Location, Catering, technische Ausstattung, Unterhaltung, Kommunikation, Transport, Unterbringung und mehr). Ordnen Sie dann jeden Posten nach Priorität entsprechend Ihrer Eventziele. Diese Priorisierung ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen und Posten im Blick zu behalten, die schwanken können, etwa das Catering, wenn sich die Teilnehmerzahl ändert.

Der Extra-Tipp von Digitevent

Vergessen Sie nicht, ein Notfallbudget einzuplanen, also einen Betrag für Unvorhergesehenes. Üblicherweise wird empfohlen, 10 bis 15 % des Budgets für solche Eventnotfälle einzuplanen (die gar nicht so selten sind!).

5. Den Ort und die Termine Ihrer Veranstaltung wählen

In diesem Schritt ist es Zeit, ein Lastenheft für den Veranstaltungsort zu erstellen.

Beschreiben Sie darin insbesondere:

• Die benötigte Kapazität des Veranstaltungsorts, abhängig von der erwarteten Anzahl der Gäste. Bei einer Online-Veranstaltung geben Sie die erforderliche Kapazität der Videokonferenz-Software an.
• Die Erreichbarkeit der Veranstaltung in Bezug auf den Standort.
• Die benötigten Ausstattungsarten: Handelt es sich um eine Sitzveranstaltung? Mit Tischen? Im Stehen?

Legen Sie anschließend Datum und Uhrzeit Ihrer Veranstaltung fest und berücksichtigen Sie dabei die Verfügbarkeit Ihrer Zielgruppe sowie mögliche konkurrierende Veranstaltungen.

Der Extra-Tipp von Digitevent

Da CSR mehr denn je im Mittelpunkt unternehmerischer Fragestellungen steht, sollten Sie in diesem Schritt festlegen, ob Ihre Veranstaltung an einem CSR-zertifizierten Ort stattfinden soll oder möglichst nah an Ihrer Zielgruppe, um deren Anfahrtswege (und damit den CO2-Fußabdruck Ihrer Veranstaltung) zu begrenzen.

6. Das Programm und den Ablauf Ihrer Veranstaltung ausarbeiten

Was werden Ihre Gäste während der Veranstaltung tun? Das ist die Frage, die dieser Teil Ihres Event-Briefings beantworten soll. Erstellen Sie eine Liste der geplanten Aktivitäten und planen Sie, wenn möglich, den allgemeinen Ablauf (Sessions, Pausen, Unterhaltung).

Beschreiben Sie hier auch die Redner, die in das Programm eingebunden werden sollen. Geben Sie, wenn möglich, die Redezeiten und die Art der Aktivitäten an, die sie übernehmen (Vorträge, Workshops, Podiumsdiskussionen).

Der Extra-Tipp von Digitevent

Wenn Sie noch keine genaue Vorstellung vom Ablauf Ihrer Veranstaltung haben, starten Sie mit einem roten Faden, der ihn leitet. Das kann zum Beispiel die Präsentation Ihres neuen Produkts sein oder das Networking zwischen den Teilnehmern. Ordnen Sie dann Ihre verschiedenen Aktivitätsideen entlang dieses roten Fadens. Um wirkungsvoll und unvergesslich zu sein, sollte Ihre Veranstaltung in Höhepunkte gegliedert sein: von einem fesselnden Auftakt bis zu einem inspirierenden Abschluss.

7. Ihre Logistik- und Technikanforderungen beschreiben

Jetzt ist es Zeit, in die technischen Details Ihres Event-Briefings einzutauchen. Nehmen Sie sich die Zeit, sie einzeln aufzulisten, um eine reibungslose Organisation der Veranstaltung sicherzustellen.

Nehmen Sie insbesondere Folgendes in Ihr Event-Briefing auf:

• Die benötigte Ausstattung. Erstellen Sie eine Liste der erforderlichen Ausrüstung in Bezug auf Beschallung, Beleuchtung oder Projektion.
• Die benötigte Infrastruktur. Identifizieren Sie spezifische Anforderungen wie eine gute Internetverbindung, Ausstellungsflächen, Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderung, Mülltrennungsanlagen für eine abfallfreie Veranstaltung oder die Verwendung nachhaltiger Materialien für Ihr Eventmobiliar.

Der Extra-Tipp von Digitevent

Planen Sie in diesem Teil Ihres Briefings die Sicherheitsmaßnahmen für Ihre Veranstaltung.

• Für eine Präsenzveranstaltung denken Sie an Evakuierungspläne, die Überwachung der Veranstaltung, die Zugangskontrolle und das Besuchermanagement.
• Für eine Online-Veranstaltung geben Sie Ihre Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten oder die DSGVO an.

Und um den Einlass zu Ihrer Veranstaltung abzusichern: Was gibt es Besseres als eine Eventmanagement-Plattform wie Digitevent? Unsere Software bietet eine vereinfachte Check-in-Funktion für Gäste, zugänglich auf Mobilgerät und Tablet, zur großen Freude Ihrer Empfangsmitarbeiter.

8. Ihre Kommunikations- und Promotionsstrategie festlegen

Es ist Zeit, den Kommunikationsplan für Ihre Veranstaltung festzulegen, um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen. Wählen Sie die Kanäle, um Ihre Zielgruppe effektiv zu erreichen, je nachdem, wo sie sich informiert: soziale Netzwerke, E-Mail, Presse und mehr.

Planen Sie außerdem einen Promotionskalender, der Ihren Aktionsplan vor, während und nach der Veranstaltung im Detail beschreibt, um ihre Sichtbarkeit zu maximieren.

Legen Sie schließlich fest, wie Sie Anmeldungen und Einladungen verwalten wollen. Bereits in dieser Phase des Event-Briefings können Sie sich für eine Online-Anmeldeplattform entscheiden. Planen Sie auch Erinnerungen und Bestätigungen für die Angemeldeten ein.

Der Extra-Tipp von Digitevent

Mit Digitevent verwalten Sie Ihre Gästeliste einfach über eine ergonomische und intuitive Plattform. Automatisieren Sie Ihre Erinnerungen, um No-Shows zu reduzieren und Ihre Teilnehmer bereits vor der Veranstaltung einzubinden.

9. KPIs für die Auswertung nach der Veranstaltung festlegen

Letzter, aber nicht weniger wichtiger Schritt Ihres Event-Briefings: die Vorbereitung der Erfolgsmessung Ihrer Veranstaltung. Diese sollte auf Basis der Eventziele erfolgen, die Sie im zweiten Schritt festgelegt haben.

Denken Sie insbesondere daran, Folgendes einzubeziehen:

• Zufriedenheitsumfragen, um das Feedback der Teilnehmer nach der Veranstaltung zu erfassen.
• Die zu verfolgenden Leistungskennzahlen zur Messung von Wirkung und Erfolg der Veranstaltung: Teilnehmerzahl, Engagement, Feedback und mehr.

Nutzen Sie dafür gerne eine Eventmanagement-Plattform, die Ihnen umfassende Dashboards zur Verfügung stellt. Dort können Sie alle KPIs zu Ihrer Veranstaltung einsehen, wie Anmeldungen, Besucherzeiten, das Engagement Ihrer Gäste oder Ihre Teilnahmequote.

Der Extra-Tipp von Digitevent

Steht CSR im Mittelpunkt Ihrer Kommunikation? Integrieren Sie sie in Ihre Auswertung nach der Veranstaltung. Geben Sie zum Beispiel in Ihrem Briefing an, dass Sie die Umweltauswirkungen Ihrer Veranstaltung über einen CO2-Rechner messen möchten.

Zusätzliche Tipps für ein gelungenes Event-Briefing

Lesen Sie unbedingt noch die folgenden wichtigen Tipps, die Ihnen helfen, ein durchdachtes Event-Briefing zu erstellen und damit eine hochwertige Veranstaltung zu organisieren.

Alle Beteiligten schon vor der Erstellung des Briefings einbeziehen

Allein ist man schneller, gemeinsam kommt man weiter. Holen Sie sich Input von allen Beteiligten Ihrer Veranstaltung. Sprechen Sie mit einigen Ihrer Kunden, Lieferanten und Partner, um deren Erwartungen in Ihr Event-Briefing einfließen zu lassen. Das schafft Akzeptanz und reduziert spätere Anpassungen.

Klären Sie außerdem die Verantwortlichkeiten jeder Person bei der Organisation der Veranstaltung. Geben Sie an, wer für welchen Aspekt verantwortlich ist. Das reduziert Verwirrung und fördert die Eigenverantwortung.

Das Event-Briefing gemeinsam zwischen Auftraggeber und Organisator erstellen

Die bewährte Vorgehensweise: ein kollaboratives Event-Briefing erstellen, in das jeder Beteiligte seine Bedürfnisse und Erwartungen einbringen kann.

• Zum einen bringt der Auftraggeber der Veranstaltung (der Kunde bei einer Agentur oder der interne Kunde bei einem Eventorganisator direkt beim Unternehmen) die erwarteten Kriterien und Anforderungen für die Veranstaltung sowie seine spezifischen Fragestellungen ein.
• Zum anderen bringt der Organisator (die Eventagentur oder der interne Organisator) die für den erfolgreichen Ablauf des Eventprojekts notwendigen Informationen sowie seine Expertise im Bereich Eventkommunikation ein.

So wird Ihr Event-Briefing wirklich vollständig.

Prüfen, ob Ihr Event-Briefing der 5-W-Methode entspricht

Die 5-W-Methode ist nützlich, um sicherzustellen, dass Ihr Event-Briefing alle wesentlichen Fragen für die Organisation beantwortet.

Nutzen Sie sie als Checkliste, um zu überprüfen, ob Sie Folgendes in Ihr Briefing aufgenommen haben:

• Das "What" (was), also das Format Ihrer Veranstaltung
• Das "Why" (warum), also die Ziele Ihrer Veranstaltung und die Fragestellungen, auf die sie antworten soll
• Das "Where" (wo), also der Ort Ihrer Veranstaltung
• Das "When" (wann), also Datum und Uhrzeit Ihrer Veranstaltung
• Das "Who" (wer), also die Zielgruppe Ihrer Veranstaltung

Ein einfaches Format verwenden

Je einfacher Ihr Event-Briefing ist, desto verständlicher wird es für alle Beteiligten und damit umso wirksamer. Beschränken Sie sich also auf das Wesentliche. Seien Sie direkt in Ihren Beschreibungen. Verwenden Sie einfache Sätze und vermeiden Sie Fachjargon, um Missverständnisse zu vermeiden.

Gliedern Sie Ihr Briefing außerdem in Abschnitte. Strukturieren Sie Ihr Dokument in klare Rubriken, um das Lesen zu erleichtern, jeweils entsprechend den 9 in diesem Artikel beschriebenen Schritten.

Vereinfachen Sie schließlich die verwendete Sprache. Schreiben Sie in einem leicht verständlichen Stil, damit jede beteiligte Person Ihre Erwartungen und Ideen gut versteht.

Visuelle Elemente nutzen, um das Verständnis Ihres Briefings zu erleichtern

Was macht ein Dokument verständlicher als visuelle Elemente? Nehmen Sie sie in Ihr Event-Briefing auf: Sie helfen Ihren Lesern, genau zu verstehen, was Sie erwarten.

Denken Sie insbesondere daran, Folgendes einzubinden:

• Moodboards und Referenzbilder (Fotos oder Skizzen), um das gewünschte Thema und die visuelle Atmosphäre zu veranschaulichen
• Tabellen, um Ihre Budget- oder Logistikinformationen aufzulisten
• Gantt-Diagramme, um die Termine zu veranschaulichen
• Organigramme, um die Mitglieder Ihres Teams vorzustellen und mehr

Und vergessen Sie nicht: Das Management einer Veranstaltung erfordert das Berücksichtigen einer Vielzahl von Details, die alle gleich wichtig für das Gesamterlebnis Ihrer Teilnehmer sind. Nutzen Sie daher eine umfassende Eventmanagement-Plattform, die Ihnen das Leben von Anfang bis Ende erleichtert.

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