Veranstaltungsmanagement-Software: Wie organisieren Sie Ihre Firmenevents besser?

Eine Firmenveranstaltung zu organisieren bedeutet oft, zahlreiche Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren: Erstellung der Anmeldeseite, Verwaltung der Teilnehmerlisten, Versand von Einladungen, Abstimmung mit Dienstleistern, Reporting in Echtzeit und vieles mehr. Das alles erfordert Zeit, Sorgfalt und eine reibungslose Kommunikation zwischen den Teams. Das Ergebnis: Man verliert sich schnell in der Logistik und in Excel-Dateien, statt sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Ihre Marke sichtbar zu machen und Ihren Teilnehmern ein starkes Erlebnis zu bieten.

Genau hier macht eine Veranstaltungsmanagement-Software den entscheidenden Unterschied. Als zentrales Werkzeug bündelt sie alle Ihre Aktivitäten auf einer einzigen Plattform. Indem sie zeitaufwändige Schritte automatisiert und die Zusammenarbeit zwischen den Teams erleichtert, hilft sie Ihnen, die Kontrolle über Ihre Organisation zurückzugewinnen und gleichzeitig effizienter zu arbeiten.

Mit einer Lösung wie Digitevent planen, verwalten und steuern Sie alle Ihre Veranstaltungen, ob vor Ort, hybrid oder online, über eine einzige, intuitive Oberfläche. Event-Websites, Online-Anmeldungen, E-Mail-Kampagnen, digitalisiertes Check-in oder Reporting in Echtzeit: Alle notwendigen Bausteine sind vereint, um Ihre Abläufe zu vereinfachen und jeden Schritt der Teilnehmerreise aufzuwerten.

In diesem Artikel gehen wir auf die konkreten Vorteile dieser Tools ein, zeigen die wichtigsten Kriterien für die Auswahl der richtigen Plattform und bieten Ihnen einen Vergleich der besten Lösungen auf dem Markt, damit Sie die für Ihre Bedürfnisse passende Lösung finden.

📅 Die Planung Schritt für Schritt vereinfachen

Schluss mit verstreuten Excel-Dateien und endlosem Hin und Her. Eine gute Event-Software hilft Ihnen, bei allen Vorbereitungsschritten Zeit zu sparen: Anmeldungen, Ticketing, automatische Erinnerungen, Reporting und mehr.
Das Ergebnis: Ihr Team kann sich auf Aufgaben mit hohem Mehrwert konzentrieren und behält dabei jederzeit einen klaren, gemeinsamen Überblick über den Fortschritt.

Dank einer über Web und Mobilgeräte zugänglichen Oberfläche werden alle Informationen in Echtzeit zentral gebündelt. Teams, auch mit sehr unterschiedlichen Profilen, arbeiten so leichter zusammen, mit weniger Reibungsverlust und einem flüssigeren Ablauf.

👥 Ihre Teilnehmer verwalten, ohne etwas dem Zufall zu überlassen

Die Teilnehmerverwaltung steht im Zentrum jeder erfolgreichen Veranstaltung. Identität, Anmeldungen, Workshop-Auswahl, Positionen im Ausstellungsplan, automatische E-Mail-Versände und mehr: Die Menge der zu verfolgenden Informationen kann schnell zur Herausforderung werden.

Mit einer SaaS-Plattform wie Digitevent werden all diese Daten in einem übersichtlichen Online-Dashboard zusammengeführt, das jederzeit zugänglich ist. So können Sie:

• Ihren Teilnehmern, Partnern und internen Teams ein reibungsloses Erlebnis bieten.
• Die Kommunikation automatisieren (Einladungen, Bestätigungen, Erinnerungen, Benachrichtigungen).
• Die wichtigsten Kennzahlen verfolgen, um Ihre Planung in Echtzeit anzupassen.
• Die Wirksamkeit jeder Maßnahme messen, um die Wirkung Ihrer Veranstaltungen zu maximieren.

💾 Ihre Daten intelligent strukturieren und nutzen

Jede Veranstaltung erzeugt eine Fülle von Informationen: Anmeldungen, Online-Verhalten, Präferenzen, Engagement-Raten und mehr.
Richtig genutzt, werden diese Daten zu einem wirkungsvollen Hebel, um Ihre Strategie zu verfeinern und das Teilnehmererlebnis zu verbessern.

Eine gute Event-Software ermöglicht es Ihnen, diese Daten zu strukturieren, sie einfach zu analysieren und mit wenigen Klicks detaillierte Berichte zu erstellen. Das vereinfacht auch die Vorbereitung Ihrer nächsten Veranstaltungen, dank Automatisierung und einer besseren logistischen Vorausplanung.

🔐 Sicherheit an erster Stelle

Der Schutz der Teilnehmerdaten ist für jeden Veranstalter ein zentrales Thema. Es ist daher wichtig, eine DSGVO-konforme Lösung mit hohen Sicherheitsstandards zu wählen.

Digitevent geht noch weiter: Unsere Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert, dem international anspruchsvollsten Standard für Informationssicherheitsmanagement.
Diese von einer unabhängigen Stelle vergebene Zertifizierung garantiert:

• Eine strenge Zugriffskontrolle,
• Ein sicheres Hosting in Europa,
• Erprobte Verfahren zum Risikomanagement,
• Und regelmäßige Audits, um ein durchgehend hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.

Ihre Daten, und die Ihrer Teilnehmer, sind damit in guten Händen.

Welche Kriterien sind bei der Wahl Ihrer Veranstaltungsmanagement-Plattform wichtig?

Die richtige Event-Software zu wählen bedeutet, ein solides Fundament für Ihren Erfolg zu schaffen. Jede Veranstaltung hat ihre eigenen Ziele, Rahmenbedingungen und spezifischen Anforderungen: Eine Publikumsmesse wird nicht wie eine B2B-Konferenz gesteuert. Hier sind die wichtigsten Kriterien, die Sie im Blick haben sollten, um die richtige Wahl zu treffen

1. Ihre Ziele klar definieren

Nehmen Sie sich vor allem Zeit, Ihr Projekt genau abzustecken.
Die Art der Veranstaltung (Meeting, Messe, Ausstellung, Konferenz) und ihr Format (vor Ort, hybrid oder online) bestimmen direkt die Wahl Ihrer Plattform.

Beispiel: Ein komplexes Ticketing-Modul ist überflüssig, wenn Ihr Hauptziel lediglich die Verwaltung kostenloser Anmeldungen ist.

Eine gute Veranstaltungsmanagement-Plattform muss flexibel und anpassbar sein, mit Funktionen, die auf Ihre Marketingziele, Ihre Zielgruppe und Ihre internen Prozesse abgestimmt sind.

2. Die angebotenen Funktionen analysieren

Nicht alle Plattformen sind gleichwertig. Manche sind hochspezialisiert, andere eher generalistisch ausgerichtet. Identifizieren Sie die Funktionen, die für die effiziente Steuerung Ihrer Veranstaltung wirklich unverzichtbar sind. Zu den wichtigsten gehören:

• Eine intuitive Oberfläche mit Dashboard, um Teilnehmer und Anmeldungen in Echtzeit zu verfolgen.
• Eine DSGVO-konforme Datenzentralisierung, um die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten.
• Automatisierung von Anmeldungen und Kommunikation (E-Mails, Bestätigungen, Erinnerungen).
• Ein vereinfachtes Event-Marketing-Modul, um Ihre Einladungskampagnen einfach zu verwalten.
• Detaillierte Berichte, um die Wirkung zu messen und Ihre Maßnahmen laufend anzupassen.

Eine Plattform wie Digitevent vereint alle diese Funktionen in einem einzigen Tool, das für Organisatoren von Firmenveranstaltungen konzipiert wurde.

3. Betreuung und Kundensupport bewerten

Die Einarbeitung in eine Software kann Teams manchmal ausbremsen, besonders wenn es um die Organisation komplexer Veranstaltungen geht. Um endlose Schulungen zu vermeiden, sollten Sie eine einfache und intuitive Lösung mit einem personalisierten Onboarding bevorzugen.

Ein guter Partner liefert Ihnen nicht nur ein Tool: Er begleitet Sie.
Bei Digitevent helfen Ihnen unsere erfahrenen Teams, die Plattform entsprechend Ihren Bedürfnissen einzurichten, damit alles schnell einsatzbereit ist, und vor allem ohne Stress.

Der Kundensupport ist ebenfalls ein entscheidendes Kriterium: Am Tag der Veranstaltung müssen Sie sich bei technischen Problemen auf ein reaktionsschnelles Team verlassen können.

4. Auf ein einwandfreies Nutzererlebnis setzen

Ihre Event-Plattform ist nicht nur ein internes Tool: Sie ist auch das erste Schaufenster Ihrer Veranstaltung.
Eine sorgfältig gestaltete Anmeldeseite, eine flüssige Navigation, klare E-Mails und mehr: All das wirkt sich direkt auf das Image Ihrer Marke aus.

Das Teilnehmererlebnis muss von der Anmeldung bis zur Bestätigung einfach und angenehm sein. Eine komplizierte oder wenig ergonomische Plattform kann hingegen schwerwiegende Folgen haben:

• Beschädigung des Markenimages,
• Sinkende Teilnahmequote,
• Verlust an Glaubwürdigkeit bei Ihrem Publikum.

Seien Sie anspruchsvoll bei der UX: Es ist eine lohnende Investition.

5. Das Budget klug berücksichtigen

Die Kosten einer Veranstaltungsmanagement-Plattform hängen von mehreren Faktoren ab: den gewählten Funktionen, der Teilnehmerzahl, der Betreuung und weiteren Aspekten.

SaaS-Lösungen wie Digitevent sind besonders attraktiv:

• Keine versteckten Kosten,
• Keine technische Wartung, um die Sie sich kümmern müssten,
• Automatische Updates,
• Hosting und Sicherheit inklusive.

Die meisten Angebote basieren auf einem monatlichen oder jährlichen Abonnement, ergänzt durch eine bei Bedarf individuelle Schulung. Das Ergebnis: ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis und vor allem eine reibungslose Organisation ohne Überraschungen.

🏆 Was sind die besten Softwarelösungen für Veranstaltungsmanagement?

Der Markt für Veranstaltungsmanagement-Software wächst stark. Online-Ticketing, personalisierte Anmeldeseiten, digitalisiertes Check-in, Datenerfassung und -analyse und mehr: Diese Tools erleichtern jeden Schritt der Organisation und tragen direkt zum Erfolg Ihrer Veranstaltungen bei.
Doch nicht alle Plattformen bieten die gleichen Funktionen oder den gleichen Ansatz. Hier ist ein detaillierter Vergleich von drei wichtigen Anbietern, darunter Digitevent, die zu 100 % französische Lösung für Profis.

🇫🇷 Digitevent: die zu 100 % französische Veranstaltungsmanagement-Software für den B2B-Bereich

Digitevent wurde 2013 gegründet und ist ein französisches Unternehmen, das sich auf digitale Lösungen für Organisatoren von Firmenveranstaltungen spezialisiert hat. Innerhalb weniger Jahre hat sich das Unternehmen dank eines umfassenden, intuitiven und sicheren Ansatzes, der auf die Anforderungen von Unternehmen, Agenturen und Organisatoren von Messen oder Kongressen ausgerichtet ist, als eine der besten Plattformen am Markt etabliert.

Die Stärke von Digitevent: alle Schritte der Organisation in einer einzigen Oberfläche zu zentralisieren, egal ob es sich um ein internes Seminar, eine Kundenveranstaltung, eine Fachmesse oder eine große Konferenz handelt.

Hauptfunktionen

• Anmeldeverwaltung mit anpassbaren Formularen: Fügen Sie problemlos bedingte Felder, Optionen für Sessions oder Begleitpersonen hinzu und passen Sie jedes Formular an den Typ Ihrer Veranstaltung an.
• Erstellung von White-Label-Event-Websites im responsiven Design: Sie zentralisieren Anmeldungen, Programm, praktische Informationen und Inhalte auf einer Website im Design Ihrer Marke, die auf Mobilgeräten und Computern zugänglich ist.
• Schnelles und reibungsloses Check-in vor Ort: Durch das Scannen von QR-Codes über die Digitevent-App und die automatische Erstellung von PDF-Badges (A4, gefaltet auf A6) reduzieren Sie Warteschlangen und bieten ein professionelles Empfangserlebnis.
• Echtzeit-Verfolgung von Anmeldungen, Anwesenheit und Interaktionen: Die intuitiven Dashboards ermöglichen es Ihnen, das Programm anzupassen, die Besucherzahlen zu verfolgen und Ihre Sponsoren aufzuwerten, ganz gleich ob vom Computer oder vom Smartphone aus.
• Persönliche Betreuung und reaktionsschneller Support: Über die Plattform hinaus begleitet Sie ein Team von Eventexperten von der ersten Einrichtung bis zum Tag der Veranstaltung, mit individueller Beratung je nach Art Ihrer Veranstaltung.

Einfache und transparente Lizenzen je nach Nutzung

Bei Digitevent passen sich unsere Lizenzen der Häufigkeit und dem Umfang Ihrer Veranstaltungen an.
Die Funktionen werden je nach den Bedürfnissen Ihrer Veranstaltungen ausgewählt, unabhängig von der gewählten Lizenz.
Je regelmäßiger Sie die Plattform nutzen, desto günstiger Ihr Tarif.
Unsere Experten helfen Ihnen, die für Ihre Tätigkeit am besten geeignete Lizenz zu wählen.

🎟️ Lizenz One Shot: Für eine einmalige Veranstaltung oder zum Testen von Digitevent
Eine einfache Lösung, ideal für einen einmaligen Bedarf oder zum Kennenlernen der Plattform.

Das Wichtigste in Kürze:

• Zahlung bei der Veranstaltung
• Auswahl der Funktionen je nach den Bedürfnissen Ihrer Veranstaltung
• Unterstützung bei der Einrichtung
  💬 Ideal für ein Seminar, eine Konferenz oder um Digitevent bei einem ersten Projekt zu testen.

🏢 Lizenz Unternehmen: Für mehrere Veranstaltungen pro Jahr
Eine Lizenz für Unternehmen, die jedes Jahr mehrere Veranstaltungen organisieren.

Das Wichtigste in Kürze:

• Jahreslizenz, angepasst an Ihr Veranstaltungsvolumen
• Gestaffelte Preise je nach Anzahl der Veranstaltungen
• Auswahl der Funktionen je nach den Bedürfnissen Ihrer Veranstaltungen
• Kontinuierliche Betreuung mit monatlichen Beratungsterminen
• Eigenständigkeit bei der Aktivierung Ihrer Veranstaltungen
  💬 Ideal für Unternehmen, die die Verwaltung ihrer Veranstaltungen zentralisieren und von einer kontinuierlichen Betreuung profitieren möchten.

🚀 Lizenz Individuell: Für regelmäßige Nutzung
Eine Lizenz für einen einzelnen Nutzer, konzipiert für Fachleute, die Digitevent regelmäßig zu einem günstigen Tarif nutzen.

Das Wichtigste in Kürze:

• Individueller Zugang
• Kontrollierte Kosten
• Funktionen je nach Ihren Bedürfnissen
  💬 Perfekt für Projektleiter, die im Alltag eine einfache und eigenständige Lösung wünschen.

🏛️ Organisatoren von Messen und Kongressen
Für Organisatoren von Messen und Kongressen wird eine spezielle Lizenz angeboten.
Sie ermöglicht es unter anderem, die Website der Veranstaltung über mehrere Jahre online zu halten.

Erhöhte Sicherheit: die ISO-27001-Zertifizierung

Über die Funktionen hinaus stellt Digitevent den Datenschutz in den Mittelpunkt seines Handelns. Die Plattform ist DSGVO-konform und nach ISO 27001 zertifiziert, dem international anspruchsvollsten Standard für Informationssicherheit.

Das bedeutet:

• Eine strenge Zugriffskontrolle,
• Ein sicheres Hosting in Europa,
• Strenge Verfahren zum Risikomanagement,
• Regelmäßige Audits durch unabhängige Stellen.

Diese Zertifizierung ist ein einzigartiges Vertrauenssiegel in der französischen Eventbranche.

🇺🇸 Eventbrite: eine amerikanische Plattform mit Fokus auf Ticketing für Publikumsveranstaltungen

Eventbrite wurde 2006 gegründet und ist eine weltweit bekannte Lösung für die Verwaltung von Publikumsveranstaltungen. Sie richtet sich vor allem an Organisatoren von Konzerten, Festivals, Sportveranstaltungen oder Vereinsveranstaltungen und legt den Schwerpunkt auf den Online-Ticketverkauf und die Promotion von Veranstaltungen.

Wichtigste Funktionen:

• Ticketverkauf mit Verwaltung von Preisen, Kontingenten und Rabattcodes.
• Automatischer Versand von Bestätigungs-E-Mails und Erinnerungen.
• Integration sicherer Zahlungsgateways (Kreditkarte, PayPal usw.).
• Native SEO-Tools und Social-Media-Sharing zur Maximierung der Sichtbarkeit.

Eventbrite wird häufig als eine der besten Lösungen für Organisatoren genannt, die vor allem das Ticketing und die Kommunikation rund um Publikumsveranstaltungen verwalten möchten, ohne erweiterte B2B-Funktionen zu benötigen.

Preise für kostenpflichtige Veranstaltungen:

• Essentials: ~0,49 € + 3,5 % des Ticketpreises.
• Professional: ~0,99 € + 5,5 % des Ticketpreises.
• Premium: maßgeschneidertes Angebot mit priorisiertem Support.

🇫🇷 Weezevent: eine französische Lösung für Ticketing und Zutrittskontrolle im großen Maßstab

Weezevent wurde 2008 gegründet und ist ein wichtiger französischer Anbieter im Bereich Online-Ticketing. Das Unternehmen wird häufig für Festivals, Konzerte und große Publikumsveranstaltungen genutzt und zeichnet sich durch ein modulares Angebot aus, mit dem Organisatoren ihre eigene Lösung zusammenstellen können.

Wichtigste Funktionen:

• Anpassbares Ticketing: Erstellung fester, freier oder kostenloser Preise, Verwaltung der Mehrwertsteuer, feine Individualisierung.
• Reibungslose Zutrittskontrolle per Ticketscan und elektronischen Armbändern.
• Bargeldloses Zahlen (Cashless), um Transaktionen vor Ort zu vereinfachen, besonders nützlich für stark besuchte Festivals.
• Marketing-Tools (CRM WeezTarget) zur Segmentierung, Kommunikation und Kundenbindung der Teilnehmer.

Preise:

• Kostenlos für kostenlose Veranstaltungen.
• 0,99 € pro verkauftem Ticket (inkl. Mehrwertsteuer).
• 2,5 % pro verkauftem Ticket für Tickets über 40 € (inkl. Mehrwertsteuer).
• Es fallen Transaktionsgebühren von 2,75 % netto pro Ticket an, einschließlich der Visa/Mastercard-Gebühren.

Eine erfolgreiche Firmenveranstaltung beruht ebenso auf ihrem Inhalt wie auf der Reibungslosigkeit ihrer Organisation.
Eine leistungsfähige Veranstaltungsmanagement-Software ermöglicht es Ihnen:

• Zeit bei der Logistik zu sparen,
• Ihre Daten zu zentralisieren und zu sichern,
• Ihren Teilnehmern ein reibungsloses Erlebnis zu bieten,
• Ihre Leistung in Echtzeit zu messen und zu analysieren, um künftige Ausgaben zu verbessern.

Für B2B-Organisatoren zeichnet sich Digitevent als eine umfassende, intuitive und sichere Plattform aus, die auf die Anforderungen von Unternehmen und Agenturen ausgerichtet ist.