Ein professionelles Event zu organisieren bedeutet oft, zwischen einer Vielzahl von Aufgaben zu jonglieren: Erstellung der Anmeldeseite, Verwaltung der Teilnehmerlisten, Versand von Einladungen, Koordination mit Dienstleistern, Reporting in Echtzeit. All das erfordert Zeit, Sorgfalt und eine reibungslose Kommunikation zwischen den Teams. Das Ergebnis: Man wird schnell von der Logistik und Excel-Tabellen vereinnahmt, auf Kosten des Wesentlichen: Ihre Marke strahlen zu lassen und Ihren Teilnehmern ein starkes Erlebnis zu bieten.
Genau hier macht eine Eventmanagement-Software den entscheidenden Unterschied. Als zentrales Werkzeug bündelt sie alle Ihre Aktivitäten auf einer einzigen Plattform. Indem sie zeitaufwendige Schritte automatisiert und die Zusammenarbeit zwischen den Teams erleichtert, hilft sie Ihnen, die Kontrolle über Ihre Organisation zurückzugewinnen und gleichzeitig effizienter zu arbeiten.
Mit einer Lösung wie Digitevent planen, verwalten und steuern Sie all Ihre Veranstaltungen (ob vor Ort, hybrid oder online) über eine einzige, intuitive Oberfläche. Event-Websites, Online-Anmeldungen, E-Mail-Kampagnen, digitalisiertes Check-in oder Reporting in Echtzeit: Alle notwendigen Bausteine sind vereint, um Ihre Abläufe zu vereinfachen und jeden Schritt der Teilnehmer-Journey aufzuwerten.
In diesem Artikel gehen wir auf die konkreten Vorteile dieser Tools ein, auf die wichtigsten Kriterien für die Wahl der richtigen Plattform und bieten Ihnen einen Vergleich der besten Lösungen auf dem Markt, damit Sie diejenige finden, die wirklich zu Ihren Anforderungen passt.
📅 Die Planung Schritt für Schritt vereinfachen
Schluss mit verstreuten Excel-Tabellen und endlosem Hin und Her. Eine gute Event-Software hilft Ihnen, bei allen Vorbereitungsschritten Zeit zu sparen: Anmeldungen, Ticketing, automatische Erinnerungen, Reporting.
Das Ergebnis: Ihr Team kann sich wieder auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren und behält dabei einen klaren, gemeinsamen Überblick über den Fortschritt.
Dank einer Oberfläche, die im Web und auf Mobilgeräten zugänglich ist, werden alle Informationen in Echtzeit zentralisiert. Teams mit ganz unterschiedlichen Profilen arbeiten so leichter zusammen, mit weniger Reibungsverlusten und mehr Flexibilität.
👥 Ihre Teilnehmer verwalten, ohne etwas dem Zufall zu überlassen
Die Teilnehmerverwaltung steht im Mittelpunkt jeder erfolgreichen Veranstaltung. Identität, Anmeldungen, Auswahl von Workshops, Positionen auf dem Ausstellungsplan, automatischer E-Mail-Versand und Weiteres. Die Menge an Informationen, die im Blick behalten werden muss, kann schnell zur Herausforderung werden.
Mit einer SaaS-Plattform wie Digitevent werden all diese Daten in einem Online-Dashboard zusammengeführt, übersichtlich und jederzeit zugänglich. So können Sie:
- Ihren Teilnehmern, Partnern und internen Teams ein reibungsloses Erlebnis bieten.
- Die Kommunikation automatisieren (Einladungen, Bestätigungen, Erinnerungen, Benachrichtigungen).
- Die wichtigsten Kennzahlen verfolgen, um Ihre Planung in Echtzeit anzupassen.
- Die Wirksamkeit jeder Maßnahme messen, um die Wirkung Ihrer Veranstaltungen zu maximieren.
💾 Ihre Daten intelligent strukturieren und nutzen
Jede Veranstaltung erzeugt eine Fülle von Informationen: Anmeldungen, Online-Verhalten, Präferenzen, Engagement-Raten und mehr.
Richtig genutzt, werden diese Daten zu einem wirkungsvollen Hebel, um Ihre Strategie zu verfeinern und das Teilnehmererlebnis zu verbessern.
Eine gute Event-Software ermöglicht es Ihnen, diese Daten zu strukturieren, sie einfach zu analysieren und mit wenigen Klicks detaillierte Berichte zu erstellen. Das vereinfacht auch die Vorbereitung Ihrer nächsten Veranstaltungen, dank Automatisierung und einer besseren logistischen Vorausplanung.
🔐 Sicherheit an erster Stelle
Der Schutz der Teilnehmerdaten ist für jeden Veranstalter von zentraler Bedeutung. Es ist daher unerlässlich, eine Lösung zu wählen, die der DSGVO entspricht und über hohe Sicherheitsstandards verfügt.
Digitevent geht noch weiter: Unsere Plattform ist ISO-27001-zertifiziert, dem anspruchsvollsten internationalen Standard für Informationssicherheitsmanagement.
Diese von einer unabhängigen Stelle vergebene Zertifizierung garantiert:
- Eine strikte Zugangskontrolle,
- Ein sicheres Hosting in Europa,
- Bewährte Verfahren zum Risikomanagement,
- Und regelmäßige Audits, um ein gleichbleibendes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.
Ihre Daten und die Ihrer Teilnehmer sind damit in guten Händen.
Welche Kriterien helfen Ihnen, die richtige Eventmanagement-Plattform zu wählen?
Die richtige Event-Software zu wählen bedeutet, die soliden Grundlagen für Ihren Erfolg zu legen. Jede Veranstaltung hat ihre eigenen Ziele, Rahmenbedingungen und spezifischen Anforderungen: Eine öffentliche Messe wird nicht wie eine B2B-Konferenz gesteuert. Hier sind die wichtigsten Kriterien, die Sie bei Ihrer Wahl im Blick behalten sollten
1. Ihre Ziele klar definieren
Nehmen Sie sich zunächst die Zeit, Ihr Projekt klar abzustecken.
Die Art der Veranstaltung (Meeting, Messe, Ausstellung, Konferenz) und ihr Format (vor Ort, hybrid oder online) bestimmen direkt die Wahl Ihrer Plattform.
Beispiel: Ein komplexes Ticketing-Modul ist überflüssig, wenn Ihr Hauptziel lediglich die Verwaltung kostenloser Anmeldungen ist.
Eine gute Eventmanagement-Plattform muss flexibel und anpassbar sein, mit Funktionen, die auf Ihre Marketingziele, Ihre Zielgruppe und Ihre internen Prozesse zugeschnitten sind.
2. Die angebotenen Funktionen analysieren
Nicht alle Plattformen sind gleichwertig. Manche sind hochspezialisiert, andere eher allgemein ausgerichtet. Identifizieren Sie die Funktionen, die für Sie wirklich unverzichtbar sind, um Ihre Veranstaltung effizient zu steuern. Zu den wichtigsten gehören:
- Eine intuitive Oberfläche mit Dashboard, um Teilnehmer und Anmeldungen in Echtzeit zu verfolgen.
- Eine DSGVO-konforme Datenzentralisierung, um die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten.
- Automatisierung von Anmeldungen und Kommunikation (E-Mails, Bestätigungen, Erinnerungen).
- Ein vereinfachtes Event-Marketing-Modul, um Ihre Einladungskampagnen einfach zu verwalten.
- Detaillierte Berichte, um die Wirkung zu messen und Ihre Maßnahmen laufend anzupassen.
Eine Plattform wie Digitevent vereint all diese Funktionen in einem einzigen Tool, das für Organisatoren professioneller Veranstaltungen konzipiert wurde.
3. Betreuung und Kundensupport bewerten
Die Einarbeitung in eine Software kann Teams manchmal ausbremsen, vor allem bei der Verwaltung komplexer Veranstaltungen. Um endlose Schulungen zu vermeiden, setzen Sie auf eine einfache und intuitive Lösung mit einem personalisierten Onboarding.
Ein guter Partner liefert Ihnen nicht nur ein Tool: Er begleitet Sie.
Bei Digitevent helfen Ihnen unsere erfahrenen Teams, die Plattform entsprechend Ihren Anforderungen einzurichten, damit alles schnell einsatzbereit ist, und vor allem stressfrei.
Der Kundensupport ist ebenfalls ein entscheidendes Kriterium: Am großen Tag müssen Sie sich bei technischen Problemen auf ein reaktionsschnelles Team verlassen können.
4. Auf eine einwandfreie Nutzererfahrung setzen
Ihre Event-Plattform ist nicht nur ein internes Werkzeug: Sie ist auch das erste Schaufenster Ihrer Veranstaltung.
Eine Anmeldeseite mit sorgfältigem Design, eine reibungslose Navigation, klare E-Mails und mehr. All das prägt unmittelbar das Bild Ihrer Marke.
Das Teilnehmererlebnis muss von der Anmeldung bis zur Bestätigung einfach und angenehm sein. Umgekehrt kann eine komplizierte oder wenig ergonomische Plattform schwerwiegende Folgen haben:
- Beeinträchtigung des Markenimages,
- Sinkende Teilnahmequote,
- Verlust an Glaubwürdigkeit bei Ihrer Zielgruppe.
Seien Sie anspruchsvoll bei der UX: Es ist eine lohnende Investition.
5. Das Budget klug berücksichtigen
Die Kosten einer Eventmanagement-Plattform hängen von mehreren Faktoren ab: gewählte Funktionen, Teilnehmerzahl, Betreuung und mehr.
SaaS-Lösungen wie Digitevent sind besonders attraktiv:
- Keine versteckten Kosten,
- Keine technische Wartung zu verwalten,
- Automatische Updates,
- Hosting und Sicherheit inklusive.
Die meisten Angebote basieren auf einem monatlichen oder jährlichen Abonnement, das je nach Bedarf mit einer persönlichen Schulung ergänzt werden kann. Das Ergebnis: ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis und vor allem eine reibungslose Organisation ohne Überraschungen.
🏆 Was sind die besten Softwarelösungen für Eventmanagement?
Der Markt für Eventmanagement-Software wächst stark. Online-Ticketing, personalisierte Anmeldeseiten, digitalisiertes Check-in, Datenerfassung und -analyse und mehr. Diese Tools erleichtern jeden Schritt der Organisation und tragen unmittelbar zum Erfolg Ihrer Veranstaltungen bei.
Doch nicht alle Plattformen bieten dieselben Funktionen oder denselben Ansatz. Hier ist ein detaillierter Vergleich von drei wichtigen Anbietern, darunter Digitevent, die zu 100 % französische Lösung für Profis.
🇫🇷 Digitevent: die zu 100 % französische Eventmanagement-Software für den B2B-Bereich
Digitevent wurde 2013 gegründet und ist ein französisches Unternehmen, das sich auf digitale Lösungen für Organisatoren professioneller Veranstaltungen spezialisiert hat. Innerhalb weniger Jahre hat sich das Unternehmen dank eines umfassenden, intuitiven und sicheren Ansatzes als eine der besten Plattformen am Markt etabliert, konzipiert für die Anforderungen von Unternehmen, Agenturen und Organisatoren von Messen oder Kongressen.
Die Stärke von Digitevent: alle Schritte der Organisation in einer einzigen Oberfläche zu bündeln, egal ob es sich um ein internes Seminar, eine Kundenveranstaltung, eine Fachmesse oder eine große Konferenz handelt.
Hauptfunktionen
- Anmeldeverwaltung mit anpassbaren Formularen: Fügen Sie einfach bedingte Felder, Optionen für Sessions oder Begleitpersonen hinzu und passen Sie jedes Formular an Ihre Art von Veranstaltung an.
- Erstellung von Event-Websites im White-Label-Design und responsiv: Sie bündeln Anmeldungen, Programm, praktische Informationen und Inhalte auf einer Website im Design Ihrer Marke, zugänglich auf Mobilgeräten und Computer.
- Schnelles und reibungsloses Check-in vor Ort: Dank des Scannens von QR-Codes über die Digitevent-App und der automatischen Erstellung von PDF-Badges (A4 gefaltet auf A6) verkürzen Sie Warteschlangen und bieten ein professionelles Empfangserlebnis.
- Echtzeit-Verfolgung von Anmeldungen, Anwesenheit und Interaktionen: Die intuitiven Dashboards ermöglichen es Ihnen, das Programm anzupassen, die Besucherzahlen zu verfolgen und Ihre Sponsoren in Szene zu setzen, vom Computer oder Mobilgerät aus.
- Persönliche Betreuung und reaktionsschneller Support: Über die Plattform hinaus begleitet Sie ein Team von Event-Experten, von der ersten Einrichtung bis zum großen Tag, mit persönlicher Beratung passend zu Ihrer Art von Veranstaltung.
Einfache und transparente Lizenzen je nach Nutzung
Bei Digitevent passen sich unsere Lizenzen der Häufigkeit und dem Umfang Ihrer Veranstaltungen an.
Die Funktionen werden entsprechend den Anforderungen Ihrer Veranstaltungen ausgewählt, unabhängig von der gewählten Lizenz.
Je regelmäßiger Ihre Nutzung, desto vorteilhafter Ihr Tarif.
Unsere Experten begleiten Sie bei der Wahl der Lizenz, die am besten zu Ihrer Tätigkeit passt.
🎟️ Lizenz One Shot: Für eine einmalige Veranstaltung oder zum Testen von Digitevent
Eine einfache Lösung, ideal für einen punktuellen Bedarf oder um die Plattform kennenzulernen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Zahlung pro Veranstaltung
- Auswahl der Funktionen entsprechend den Anforderungen Ihrer Veranstaltung
- Unterstützung bei der Einrichtung
💬 Ideal für ein Seminar, eine Konferenz oder um Digitevent an einem ersten Projekt zu testen.
🏢 Lizenz Unternehmen: Für mehrere Veranstaltungen pro Jahr
Eine Lizenz für Unternehmen, die jedes Jahr mehrere Veranstaltungen organisieren.
Das Wichtigste in Kürze:
- Jahreslizenz, angepasst an Ihr Veranstaltungsvolumen
- Gestaffelte Preise je nach Anzahl der Veranstaltungen
- Auswahl der Funktionen entsprechend den Anforderungen Ihrer Veranstaltungen
- Kontinuierliche Betreuung mit monatlichen Beratungsterminen
- Selbstständige Aktivierung Ihrer Veranstaltungen
💬 Ideal für Unternehmen, die die Verwaltung ihrer Veranstaltungen zentralisieren und von einer kontinuierlichen Betreuung profitieren möchten.
🚀 Lizenz Individuell: Für den regelmäßigen Gebrauch
Eine Lizenz für einen einzelnen Nutzer, konzipiert für Profis, die Digitevent regelmäßig zu einem attraktiven Preis nutzen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Individueller Zugang
- Kontrollierte Kosten
- Funktionen entsprechend Ihren Anforderungen
💬 Perfekt für Projektleiter, die im Alltag eine einfache und eigenständige Lösung wünschen.
🏛️ Organisatoren von Messen und Kongressen
Für Organisatoren von Messen und Kongressen wird eine spezielle Lizenz angeboten.
Sie ermöglicht es insbesondere, die Website der Veranstaltung über mehrere Jahre hinweg online zu halten.
Verstärkte Sicherheit: die ISO-27001-Zertifizierung
Über die Funktionen hinaus stellt Digitevent die Datensicherheit in den Mittelpunkt seines Handelns. Die Plattform ist DSGVO-konform und ISO-27001-zertifiziert, dem anspruchsvollsten internationalen Standard für Informationssicherheit.
Das bedeutet:
- Eine strikte Zugangskontrolle,
- Ein sicheres Hosting in Europa,
- Strenge Verfahren zum Risikomanagement,
- Regelmäßige Audits durch unabhängige Stellen.
Diese Zertifizierung ist ein einzigartiges Vertrauenssiegel in der französischen Eventbranche.
🇺🇸 Eventbrite: eine amerikanische Plattform mit Fokus auf Ticketing für die breite Öffentlichkeit
Eventbrite wurde 2006 gegründet und ist eine weltweit bekannte Lösung für die Verwaltung von Publikumsveranstaltungen. Die Plattform richtet sich vor allem an Organisatoren von Konzerten, Festivals, Sportveranstaltungen oder Vereinsevents und legt den Schwerpunkt auf den Online-Ticketverkauf und die Bewerbung von Veranstaltungen.
Schlüsselfunktionen:
- Ticketverkauf mit Verwaltung von Preisen, Kontingenten und Aktionscodes.
- Automatischer Versand von Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails.
- Integration sicherer Zahlungs-Gateways (Kreditkarte, PayPal usw.).
- Native SEO-Tools und Teilen in sozialen Netzwerken, um die Sichtbarkeit zu maximieren.
Eventbrite wird oft als eine der besten Lösungen für Organisatoren genannt, die im Wesentlichen Ticketing und Kommunikation rund um Publikumsveranstaltungen verwalten möchten, ohne erweiterte B2B-Funktionen.
Preise für kostenpflichtige Veranstaltungen:
- Essentials: ~0,49 € + 3,5 % des Ticketpreises.
- Professional: ~0,99 € + 5,5 % des Ticketpreises.
- Premium: maßgeschneidertes Angebot mit priorisiertem Support.
🇫🇷 Weezevent: eine französische Lösung für Ticketing und Zutrittskontrolle in großem Maßstab
Weezevent wurde 2008 gegründet und ist ein bedeutender französischer Akteur im Online-Ticketing. Die Plattform wird häufig für Festivals, Konzerte und große Publikumsveranstaltungen genutzt und zeichnet sich durch ein modulares Angebot aus, mit dem Organisatoren ihre eigene Lösung zusammenstellen können.
Schlüsselfunktionen:
- Anpassbares Ticketing: Erstellung von festen, freien oder kostenlosen Preisen, Umsatzsteuerverwaltung, feine Personalisierung.
- Zutrittskontrolle reibungslos per Ticket-Scan und elektronischen Armbändern.
- Bargeldloses Bezahlen (Cashless), um Transaktionen vor Ort zu beschleunigen, besonders nützlich bei Festivals mit hohem Besucheraufkommen.
- Marketing-Tools (CRM WeezTarget), um Teilnehmer zu segmentieren, mit ihnen zu kommunizieren und sie zu binden.
Preise:
- Kostenlos für kostenlose Veranstaltungen.
- 0,99 € pro verkauftem Ticket (inkl. Umsatzsteuer).
- 2,5 % pro verkauftem Ticket bei Tickets über 40 € (inkl. Umsatzsteuer).
- Es fallen Transaktionsgebühren von 2,75 % netto pro Ticket an, einschließlich der Visa-/Mastercard-Gebühren.
Eine erfolgreiche professionelle Veranstaltung beruht ebenso auf ihrem Inhalt wie auf der Reibungslosigkeit ihrer Organisation.
Eine leistungsstarke Eventmanagement-Software ermöglicht es Ihnen:
- Zeit bei der Logistik zu sparen,
- Ihre Daten zu zentralisieren und zu sichern,
- Ihren Teilnehmern ein reibungsloses Erlebnis zu bieten,
- Ihre Leistungen in Echtzeit zu messen und zu analysieren, um zukünftige Ausgaben zu verbessern.
Für B2B-Organisatoren hebt sich Digitevent als umfassende, intuitive und sichere Plattform hervor, konzipiert, um den Anforderungen von Unternehmen und Agenturen gerecht zu werden.
