Nach der Veranstaltung: So maximieren Sie das Teilnehmerengagement und den ROI Ihres Events

Die Lichter gehen aus, die Teilnehmer sind gegangen, die Stände werden abgebaut. Endlich können Sie durchatmen. Doch Ihre Arbeit als Organisator ist noch lange nicht vorbei: Denn in den Stunden und Tagen nach der Veranstaltung entscheidet sich ein großer Teil des Erfolgs Ihres Projekts.

Die Nachbereitung, ein Punkt, der auf der To-do-Liste oft ganz unten steht, ist jedoch entscheidend: Hier verlängern Sie das Erlebnis, messen Ihre Ergebnisse und legen den Grundstein für zukünftige Erfolge

Diese Phase der Analyse, Kommunikation und Kundenbindung ist eine Goldgrube, die viel zu oft unterschätzt wird.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie dieses „Danach" in einen echten strategischen Hebel verwandeln, um das Teilnehmerengagement, den ROI Ihrer Events und die Wirkung Ihrer nächsten Ausgaben zu maximieren.

Warum lohnt es sich, die Nachbereitung Ihrer Veranstaltung sorgfältig zu gestalten?

Die Nachbereitungsphase wird oft vernachlässigt, gehört aber vollständig zu jeder Veranstaltungsstrategie dazu. Sie verwandelt einen einmaligen Moment in einen nachhaltigen Hebel für Ihre Ziele.

Die Nachbereitungsphase sollte deshalb fester Bestandteil Ihres Veranstaltungsmanagements sein, denn sie ist entscheidend für:

• Die Bindung und Betreuung Ihrer Teilnehmer. Die Beziehung Ihrer Teilnehmer zu Ihrem Unternehmen endet nicht mit dem Ende der Veranstaltung. Das gilt besonders für Ihre Leads, bei denen Sie die potenzielle Geschäftsbeziehung weiter ausbauen sollten.
• Die Wertschätzung des gebotenen Erlebnisses und der geleisteten Arbeit. Die Kommunikation nach der Veranstaltung verwandelt Ihr Event in Material und Daten, die Ihrem Unternehmen von Nutzen sind.
• Die Messung der Performance, um einen maximalen Return on Investment zu erzielen.
• Den Einstieg in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess Ihrer Veranstaltungsstrategie, um Ihre künftigen Events zu optimieren.

All das sind gute Gründe, im Voraus zu planen, wie Sie die positiven Effekte Ihrer Veranstaltung auf Ihre Teilnehmer und Ihr Unternehmen verlängern können.

„Für Ihre Teilnehmer sind die 48 Stunden nach der Veranstaltung entscheidend: Hier ist ihre Emotion noch frisch. Eine schnelle, persönliche und gut gezielte Kommunikation kann aus einem zufriedenen Teilnehmer einen echten Botschafter machen. Für Sie ist eine erfolgreiche Veranstaltung nicht nur die, die reibungslos abläuft, sondern die, aus der Sie lernen, um es beim nächsten Mal noch besser zu machen. Die Nachbereitungsphase ist der Ausgangspunkt für Ihren nächsten Erfolg. Genau hier macht eine Plattform für Veranstaltungsmanagement den Unterschied: Sie behalten die Kontrolle über das Erlebnis nach der Veranstaltung und gewinnen gleichzeitig wertvolle Erkenntnisse für Ihre nächsten Ausgaben.", Clara Weber, Account Manager bei Digitevent.

Wie managen Sie die Logistik nach der Veranstaltung effizient?

Eine gute Nachbereitung erfordert zunächst besondere Aufmerksamkeit für die Logistik. Hier sind die Punkte, die Sie dabei nicht vernachlässigen sollten.

Sorgen Sie für Abbau und Aufräumen der Location

Zunächst sollten Sie den Abbau Ihrer Veranstaltung bereits bei der Planung mitdenken. Erstellen Sie dafür einen genauen Zeitplan, der die Vorgaben der Location berücksichtigt.

Vergessen Sie nicht, das Material zu kontrollieren. Erstellen Sie eine Inventur des gemieteten Equipments, prüfen Sie die technischen Elemente visuell und verstauen Sie das interne Equipment für eine spätere Wiederverwendung.

Kümmern Sie sich um Lieferungen und Abfall

Sammeln Sie nicht verwendete Materialien (wie Giveaways oder überschüssige Drucksachen) ein, um sie einzulagern oder weiterzugeben.

Außerdem kommt eine erfolgreiche Veranstaltung heute nicht mehr ohne eine umweltbewusste Organisation aus.

Denken Sie nach der Veranstaltung insbesondere an:

• Die Mülltrennung (Papier, Plastik, technische Elemente, Lebensmittel usw.) gemäß den örtlichen Vorschriften organisieren.
• An Ökodesign denken. Bevorzugen Sie bei der Erstellung Ihres Veranstaltungsbriefings wiederverwendbare Materialien, mieten Sie lieber, statt zu kaufen, und beschränken Sie Drucksachen auf ein Minimum.
• Erstellen Sie nach Möglichkeit eine vereinfachte Umweltbilanz, die unter anderem die Abfallmenge und die geschätzten CO2-Emissionen umfasst, um diesen CSR-Ansatz in Ihrer Kommunikation zu nutzen.
  

Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, entdecken Sie unsere 12 konkreten Maßnahmen für eine umweltbewusste Veranstaltung.

Bezahlen Sie Ihre Dienstleister und schließen Sie Budget und Verwaltung ab

Das Ende einer Veranstaltung ist auch eine gute Gelegenheit, gute Beziehungen zu Ihren Dienstleistern zu pflegen, vor allem zu lokalen oder wiederkehrenden Partnern. Achten Sie dabei darauf, die vereinbarten Zahlungsfristen einzuhalten.

Widmen Sie sich außerdem dem Budgetabschluss Ihres Events:

• Stellen Sie das tatsächliche Budget Ihrer Veranstaltung fertig, indem Sie die entstandenen Ausgaben mit Ihrer ursprünglichen Planung abgleichen.
• Führen Sie eine Abweichungsanalyse durch: Gab es Kostenüberschreitungen oder im Gegenteil Einsparungen? Welche Posten wurden zu wenig genutzt oder falsch kalkuliert?
• Aktualisieren Sie Ihre Dashboards, um daraus Erkenntnisse für Ihre künftigen Projekte zu gewinnen.

Führen Sie ein Debriefing mit Ihren Teams durch

Eine erfolgreiche Veranstaltung zeichnet sich auch dadurch aus, dass sich Ihre Mitarbeiter und externen Dienstleister reibungslos abgestimmt haben. Deshalb lohnt es sich, ein logistisches Abschlussmeeting mit den Teams zu organisieren, um direkt im Anschluss Bilanz zu ziehen und die Erfahrungen in einem Protokoll festzuhalten.

Welche Best Practices gibt es für Ihre Kommunikation nach der Veranstaltung?

Maximieren Sie den Return on Investment Ihrer Veranstaltung, indem Sie Inhalte mit hohem Mehrwert erstellen. Teilen Sie dazu Ihren Kommunikationsplan nach der Veranstaltung in mehrere Phasen auf: unmittelbar danach und mit zeitlichem Abstand.

Teilen Sie zeitnahe Inhalte

Um die Wirkung Ihrer Veranstaltung zu vervielfachen, ist es wichtig, nach dem Event schnell zu kommunizieren.

Nutzen Sie dafür zum Beispiel:

• Personalisierte Dankes-E-Mails. Diese können eine Zusammenfassung der Veranstaltung, einen Link zu Aufzeichnungen oder zu Ihren Präsentationsunterlagen enthalten. So bedanken Sie sich und halten kurz nach dem Ende des Events den Kontakt zu Ihrem Publikum aufrecht.
• Ein Best-of-Video, das Sie in den sozialen Netzwerken und per E-Mail teilen.
• Straßenumfrage-Videos, die während Ihrer Veranstaltung gedreht wurden und die Erfahrungsberichte Ihrer Gäste zeigen.
• Social-Media-Beiträge mit den Höhepunkten, einprägsamen Zitaten oder Behind-the-Scenes-Fotos vom großen Tag.
• Eine Bekanntgabe der Ergebnisse eines Wettbewerbs, den Sie während der Veranstaltung durchgeführt haben, um die Begeisterung weiter am Leben zu halten.
  

Denken Sie außerdem daran, Ihre Website zu aktualisieren: mit einer Seite zur Nachbereitung, die Ihr Rückblick-Video, Fotos der Veranstaltung oder die Höhepunkte des großen Tages zeigt.

Erstellen Sie Inhalte mit zeitlichem Abstand

Lassen Sie Ihr Publikum die Veranstaltung nach ein paar Wochen nicht vergessen: Teilen Sie Inhalte mit zeitlichem Abstand, die das Erlebnis noch weiter verlängern.

Dafür können Sie zum Beispiel erstellen:

• Blogartikel, die zum Beispiel die wichtigsten Erkenntnisse Ihrer Veranstaltung vorstellen oder eine besonders interessante Keynote zusammenfassen.
• Interviews nach der Veranstaltung mit Ihren Referenten oder Teilnehmern.
• Einen Podcast, in dem Sie Ihre Referenten oder einige Ihrer Gäste interviewen.
• Infografiken oder Datenvisualisierungen mit den wichtigsten Kennzahlen Ihrer Veranstaltung.
• Ein Whitepaper mit allen Erkenntnissen, die Ihre Referenten am Veranstaltungstag geteilt haben.
• Eine Pressemitteilung mit einer Bilanz der Veranstaltung, die Zahlen, wichtige Ankündigungen, einige Erfahrungsberichte und den Termin des nächsten Highlights rund um Ihre Veranstaltung enthält.

Achten Sie darauf, die Formate Ihrer Inhalte an die genutzten Kanäle anzupassen (E-Mail, soziale Medien, Website, Presse und mehr). Ihr Ziel: die Sichtbarkeit bei Ihrem Publikum zu optimieren und Engagement nach der Veranstaltung zu erzeugen.

Welche Strategien halten das Engagement nach einer Veranstaltung aufrecht?

Es geht darum, die während Ihrer Veranstaltung geknüpften Beziehungen zu Ihren Teilnehmern zu vertiefen, indem Sie deren Erlebnis mit Ihrem Unternehmen fortsetzen. Hier sind einige Ansätze, um ihr Engagement und ihre Bindung zu stärken.

Starten Sie eine Strategie für nutzergenerierte Inhalte (UGC)

Wecken Sie vor und während Ihrer Veranstaltung bei Ihren Teilnehmern die Lust, Fotos und Videos in den sozialen Netzwerken zu teilen und dabei Ihr Unternehmen, den Account Ihrer Veranstaltung oder den Hashtag Ihres Events zu markieren.

Warum nicht auch einen Feedback- oder Storytelling-Wettbewerb starten? Ermutigen Sie die Teilnehmer zum Beispiel, ihren Lieblingsmoment der Veranstaltung in den sozialen Netzwerken zu teilen.

Anschließend können Sie sie um ihr Einverständnis bitten, ihre Beiträge in Ihrem Kommunikationsplan weiterzuverwenden.

Richten Sie eine personalisierte Nurturing-Journey ein

Wenn Ihre Veranstaltung Leads generiert hat, müssen Sie diese jetzt weiterverfolgen.

Segmentieren Sie dazu zunächst Ihre Teilnehmer danach, ob es sich um Kunden, heiße oder kalte Interessenten oder um Partner handelt. Senden Sie ihnen anschließend per E-Mail Inhalte, die ihre Lust wecken, ihre Beziehung zu Ihrer Marke fortzusetzen.

Sie können im Voraus eine Reihe automatisierter E-Mails für die Zeit nach der Veranstaltung vorbereiten, zum Beispiel:

• An Tag 1: Senden Sie Ihren Dank und teilen Sie gegebenenfalls Aufzeichnungen
• An Tag 5: Stellen Sie einen inspirierenden Inhalt oder ein Zitat in den Fokus
• An Tag 10: Bieten Sie einen Termin oder ein Sonderangebot für Ihre Produkte oder Dienstleistungen an
  

Die gute Nachricht: Mit unserer Veranstaltungsmanagement-Plattform Digitevent ist das denkbar einfach. Unser integriertes E-Mail-Tool ermöglicht es Ihnen, personalisierte E-Mails nach der Veranstaltung zu versenden und Ihre Nurturing-Kampagnen bequem zu verfolgen.

Fördern Sie das Community-Engagement

Ihre Teilnehmer besuchen Veranstaltungen oft, um sich als Teil einer echten Community zu fühlen. Ihre Aufgabe als Organisator ist es, diese Dynamik in der Community zu schaffen.

Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Erstellen oder betreuen Sie eine eigene Gruppe. Das kann eine LinkedIn-Gruppe, ein Discord-Server oder ein Slack-Kanal sein, der sich rund um das Thema Ihrer Veranstaltung dreht.
• Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Inhalte mit einem eigenen Hashtag in den sozialen Netzwerken zu teilen: Das ist das Prinzip des UGC, das Sie bereits kennengelernt haben und das ihr Engagement fördert.
• Erwähnen oder teilen Sie die Social-Media-Beiträge Ihrer Teilnehmer weiter, um sie wertzuschätzen.
• Bieten Sie Ihren Teilnehmern während der Veranstaltung eine Networking-App an, damit sie zwischenmenschliche Kontakte knüpfen können. So schaffen Sie eine dauerhafte Dynamik über die Veranstaltung hinaus.
  

Bei diesem letzten Punkt unterstützt Sie Digitevent mit der Funktion Networking. Das Prinzip: Sie erstellen eine Networking-App, mit der Ihre Teilnehmer ein interaktives Teilnehmerverzeichnis durchsuchen oder ihre QR Codes scannen können, um die jeweiligen Kontaktdaten zu erhalten.

Wie bewerten Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung?

Die Nachbereitungsphase ist auch die Zeit, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu messen und Probleme zu identifizieren, die Sie bei künftigen Ausgaben lösen können.

Wählen Sie die zu verfolgenden Kennzahlen aus

Wer die Performance messen will, kommt an KPIs nicht vorbei.

Um zu erfahren, ob Ihre Veranstaltung erfolgreich war, verfolgen Sie insbesondere:

• Ihre Teilnahmedaten: Anwesenheitsquote, No-Show-Rate, durchschnittliche Verbindungsdauer (bei einem digitalen Event).
• Die KPIs zum Teilnehmerengagement: Interaktionen, geteilte Beiträge (insbesondere mit Ihrem Veranstaltungs-Hashtag), Reaktionen, Besuche Ihrer Website oder Ihrer Event-App und mehr.
• Die Performance Ihrer Inhalte nach der Veranstaltung: Aufrufe, Downloads, Klicks und mehr.
• Die Presse- und Medienresonanz der Veranstaltung.
• Die Messung des ROI: Kosten pro Teilnehmer, Konversionsrate der generierten Leads, Umsatz, der während oder nach der Veranstaltung durch neue Geschäftsabschlüsse erzielt wurde, und mehr.
  

Falls noch nicht geschehen, werten Sie auch das qualitative Feedback Ihrer Gäste aus. Beobachten Sie die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer und analysieren Sie die wörtlichen Antworten aus deren Fragebögen.

Sammeln und nutzen Sie das Teilnehmerfeedback

Die Feedback-Erhebung ist eine der tragenden Säulen der Nachbereitungsphase. Sie ermöglicht es Ihnen nicht nur, den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu messen, sondern auch, Ihre Teilnehmer weiterhin in ihr Erlebnis einzubinden.

Achten Sie zunächst auf das richtige Timing für Ihren Zufriedenheitsfragebogen nach der Veranstaltung. Es empfiehlt sich, ihn zwischen 12 und 72 Stunden nach der Veranstaltung zu versenden, solange das Erlebnis noch frisch in Erinnerung ist. Verschicken Sie ihn in einer persönlichen E-Mail und erinnern Sie Teilnehmer, die nicht geantwortet haben, einige Tage später noch einmal.

Vergessen Sie nicht, dass die Zeit Ihrer Gäste wertvoll ist. Ein guter Fragebogen nach der Veranstaltung sollte deshalb kurz (maximal fünf bis zehn Fragen), gut strukturiert und auf dem Smartphone einfach auszufüllen sein.

Sie können darin unter anderem Fragen stellen zu:

• Der Qualität des Gesamterlebnisses
• Der Relevanz der angebotenen Inhalte und Vorträge
• Der Organisation und Logistik
• Den Verbesserungsvorschlägen der Teilnehmer für die nächste Ausgabe

Bieten Sie einen kleinen Anreiz an (etwa eine Verlosung, einen Rabatt oder exklusive Inhalte), um zur Teilnahme an Ihrer Zufriedenheitsumfrage zu motivieren.

Und natürlich sollten Sie die Ergebnisse Ihrer Umfrage anschließend auch nutzen. Verwandeln Sie dieses Feedback in konkrete Maßnahmen, indem Sie Verbesserungen für Ihre nächste Veranstaltung festhalten. Wenn zum Beispiel ein Thema besonders viel Aufmerksamkeit erregt hat, können Sie es bei einer künftigen Veranstaltung oder in einem künftigen Inhalt wieder aufgreifen.

Nutzen Sie die Erfahrungsberichte Ihrer Teilnehmer, indem Sie positives Feedback in Zitate für Ihre Marketingstrategie verwandeln. Achten Sie dabei stets darauf, die Zustimmung für eine Veröffentlichung ohne Anonymisierung einzuholen.

Zögern Sie schließlich nicht, Ihre Antworten zu segmentieren, um sie nach Teilnehmertypen zu analysieren. Das kann Ihre Content- oder Targeting-Strategie für künftige Ausgaben mitbestimmen.

Sie brauchen eine Software, um das Feedback Ihrer Teilnehmer zu sammeln? Digitevent bietet Ihnen ein einfaches und effizientes Tool für Zufriedenheitsfragebögen bei allen Ihren Events.

Erstellen Sie ein klares und umsetzbares Reporting

Nutzen Sie die von Ihnen gesammelten Daten für eine präzise Analyse und erstellen Sie einen übersichtlichen Bericht, den Sie mit allen Stakeholdern teilen. Nehmen Sie darin wichtige Kennzahlen, Teilnehmerfeedback, Verbesserungspunkte und identifizierte Chancen für kommende Ausgaben auf.

Zögern Sie auch nicht, diese Daten zu nutzen, um Ihre geplanten Budgets und künftigen strategischen Ausrichtungen für Veranstaltungen zu begründen.

Digitevent unterstützt Sie dabei mit umfangreichen Analysefunktionen, mit denen Sie die Wirkung Ihrer Veranstaltung messen können. Teilnahme- und No-Show-Quote, Engagement auf Ihren Apps und Ihrer Website, Verfolgung der generierten Leads und vieles mehr: Auf der Plattform entgeht Ihnen nichts.

Bereit, Ihre Nachbereitungsphase abzuschließen? Jetzt gilt es, die Stärken zu nutzen und an den Verbesserungspunkten für Ihre nächsten Veranstaltungen zu arbeiten. Aktualisieren Sie Ihre Organisations-Checklisten und verwenden Sie Ihre Inhalte gegebenenfalls in einer mittelfristigen Kommunikationsstrategie weiter, etwa in Ihren Newslettern oder Artikeln.

Herzlichen Glückwunsch: Sie haben das Teilnehmererlebnis verlängert und den ROI Ihrer Veranstaltung maximiert.