Nach der Veranstaltung: die Schlüssel, um das Engagement der Teilnehmer und den ROI Ihres Events zu maximieren

Die Lichter gehen aus, die Teilnehmer sind gegangen, die Stände werden abgebaut. Sie atmen endlich durch. Doch Ihre Arbeit als Veranstalter ist noch lange nicht beendet! Denn in den Stunden und Tagen nach der Veranstaltung entscheidet sich ein großer Teil des Erfolgs Ihres Projekts.

Die Nachbereitung, dieser Moment, der auf der To-do-Liste oft ganz unten landet, ist jedoch entscheidend: Hier verlängern Sie das Erlebnis, messen Ihre Ergebnisse und legen den Grundstein für Ihre zukünftigen Erfolge

Diese Phase der Analyse, Kommunikation und Kundenbindung ist eine Goldgrube, die zu oft unterschätzt wird.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie dieses „Danach" in einen echten strategischen Hebel verwandeln, um das Engagement der Teilnehmer, den ROI Ihrer Events und die Wirkung Ihrer nächsten Ausgaben zu maximieren.

Warum ist es wichtig, Ihre Nachbereitungsphase sorgfältig zu gestalten?

Die Nachbereitungsphase wird zu oft vernachlässigt, gehört aber vollständig zu jeder Veranstaltungsstrategie dazu. Sie ermöglicht es, einen einmaligen Moment in einen dauerhaften Hebel für Ihre Ziele zu verwandeln.

Die Nachbereitungsphase muss daher fester Bestandteil Ihres Veranstaltungsmanagements sein, denn sie ist entscheidend, um:

• Ihre Teilnehmer zu binden und zu pflegen. Die Beziehung Ihrer Teilnehmer zu Ihrer Organisation endet nicht mit dem Ende der Veranstaltung. Das gilt besonders für Ihre Leads, bei denen Sie die potenziellen Geschäftsbeziehungen weiter ausbauen sollten.
• Das gebotene Erlebnis und die geleistete Arbeit sichtbar zu machen. Die Kommunikation nach der Veranstaltung ermöglicht es, Ihr Event in nützliche Inhalte und Daten für Ihre Organisation zu verwandeln.
• Die Leistung zu messen, um einen maximalen Return on Investment zu erzielen.
• In einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Veranstaltungsstrategie einzusteigen, um Ihre zukünftigen Events zu verbessern.

All das sind gute Gründe, um im Voraus zu planen, wie Sie die positiven Effekte Ihres Events auf Ihre Teilnehmer und Ihr Unternehmen verlängern können.

„Für Ihre Teilnehmer sind die 48 Stunden nach der Veranstaltung entscheidend: In dieser Zeit ist ihre Emotion noch lebendig. Eine schnelle, personalisierte und gut gezielte Kommunikation kann aus einem zufriedenen Teilnehmer einen echten Botschafter machen. Für Sie ist eine erfolgreiche Veranstaltung nicht nur eine, die gut abläuft, sondern eine, aus der Sie Erkenntnisse ziehen, um es beim nächsten Mal noch besser zu machen. Die Nachbereitungsphase ist der Ausgangspunkt für Ihren nächsten Erfolg. Genau hier macht eine Plattform für Veranstaltungsmanagement den entscheidenden Unterschied: Sie behalten die Kontrolle über das Erlebnis nach der Veranstaltung und gewinnen gleichzeitig wertvolle Insights für Ihre nächsten Ausgaben.", Clara Weber, Account Manager bei Digitevent.

Wie managen Sie die Logistik nach der Veranstaltung effizient?

Eine gute Nachbereitung erfordert zunächst besondere Aufmerksamkeit in Sachen Logistik. Hier sind die Punkte, die Sie dabei nicht vernachlässigen sollten.

Sorgen Sie für den Abbau und die Aufräumung des Veranstaltungsorts

Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie den Abbau Ihrer Veranstaltung bereits bei der Planung berücksichtigen. Erstellen Sie dazu einen genauen Zeitplan, der sich an den Vorgaben des Veranstaltungsorts orientiert.

Vergessen Sie nicht, die Ausrüstung zu kontrollieren. Erstellen Sie eine Inventarliste des gemieteten Materials, prüfen Sie die technischen Elemente visuell, und verstauen Sie die internen Geräte für eine spätere Wiederverwendung.

Kümmern Sie sich um Lieferungen und Abfall

Achten Sie darauf, nicht verwendete Elemente (wie Goodies oder überschüssige Drucksachen) einzusammeln, um sie zu lagern oder weiterzugeben.

Außerdem kommt eine erfolgreiche Veranstaltung heute nicht mehr ohne eine umweltbewusste Organisation aus.

Denken Sie nach der Veranstaltung insbesondere daran:

• Die Mülltrennung zu organisieren (Papier, Plastik, technische Elemente, Lebensmittel usw.) gemäß den örtlichen Vorschriften.
• An Ökodesign zu denken. Achten Sie bereits bei der Erstellung Ihres Event-Briefings auf wiederverwendbare Materialien, ziehen Sie Mieten statt Kaufen in Betracht, und beschränken Sie Drucksachen so weit wie möglich.
• Erstellen Sie nach Möglichkeit eine vereinfachte Umweltbilanz, die insbesondere die Abfallmenge und die geschätzten CO2-Emissionen umfasst, um Ihren CSR-Ansatz in der Kommunikation zu nutzen.
  

Um mehr zu erfahren, entdecken Sie unsere 12 konkreten Maßnahmen für eine umweltbewusste Veranstaltung.

Bezahlen Sie Ihre Dienstleister und schließen Sie Budget und Verwaltung ab

Das Ende einer Veranstaltung ist auch eine Gelegenheit, gute Beziehungen zu Ihren Dienstleistern zu pflegen, besonders zu lokalen oder wiederkehrenden Partnern. Achten Sie dabei darauf, deren Zahlungsfristen einzuhalten.

Kümmern Sie sich außerdem um den Budgetabschluss Ihres Events:

• Stellen Sie das tatsächliche Budget Ihrer Veranstaltung fertig, indem Sie die angefallenen Ausgaben mit Ihren ursprünglichen Prognosen abgleichen.
• Führen Sie eine Abweichungsanalyse durch: Gab es Überschreitungen oder, im Gegenteil, Einsparungen? Welche Posten wurden zu wenig genutzt oder falsch kalkuliert?
• Aktualisieren Sie Ihre Dashboards, um daraus Erkenntnisse für Ihre zukünftigen Projekte zu ziehen.

Führen Sie ein Debriefing mit Ihren Teams durch

Eine erfolgreiche Veranstaltung ist auch eine, bei der sich Ihre Mitarbeiter und externen Dienstleister reibungslos abgestimmt haben. Deshalb lohnt es sich, ein logistisches Abschlussmeeting mit den Teams zu organisieren, um direkt im Anschluss Bilanz zu ziehen und die Erfahrungen in einem Protokoll festzuhalten.

Welche Best Practices gibt es für Ihre Kommunikation nach der Veranstaltung?

Maximieren Sie den Return on Investment Ihrer Veranstaltung, indem Sie Inhalte mit hohem Mehrwert erstellen. Unterteilen Sie dazu Ihren Kommunikationsplan nach der Veranstaltung in mehrere Phasen: zunächst unmittelbar, dann langfristig.

Teilen Sie unmittelbare Inhalte

Um die Wirkung Ihrer Veranstaltung zu vervielfachen, ist es wichtig, nach dem Event schnell zu kommunizieren.

Nutzen Sie dazu zum Beispiel:

• Personalisierte Dankes-E-Mails. Diese können eine Zusammenfassung der Veranstaltung sowie einen Link zu Aufzeichnungen oder Ihren Präsentationsunterlagen enthalten. Diese E-Mail ermöglicht es, sich zu bedanken und die Verbindung zu Ihrem Publikum kurz nach Ende des Events zu pflegen.
• Ein Video-Best-of, das über soziale Netzwerke und per E-Mail verbreitet wird.
• Straßenumfrage-Videos, die während Ihrer Veranstaltung gedreht wurden und die Erfahrungsberichte Ihrer Gäste zeigen.
• Social-Media-Beiträge mit den Höhepunkten, markanten Zitaten oder Behind-the-Scenes-Fotos vom Veranstaltungstag.
• Die Bekanntgabe der Ergebnisse eines Wettbewerbs, der während Ihrer Veranstaltung stattgefunden hat, um die Begeisterung weiter am Leben zu halten.
  

Denken Sie auch daran, Ihre Website zu aktualisieren, mit einer Seite nach der Veranstaltung, die Ihr Recap-Video, Fotos der Veranstaltung oder die Highlights des Veranstaltungstags zeigt.

Erstellen Sie langfristige Inhalte

Lassen Sie Ihr Publikum eine kürzlich stattgefundene Veranstaltung nicht vergessen: Teilen Sie langfristig Inhalte, die das erlebte Erlebnis noch weiter tragen.

Dazu können Sie zum Beispiel erstellen:

• Blogartikel, die zum Beispiel die wichtigsten Erkenntnisse Ihrer Veranstaltung vorstellen oder eine besonders interessante Keynote zusammenfassen.
• Interviews nach der Veranstaltung mit Ihren Referenten oder Teilnehmern.
• Einen Podcast, in dem Sie Ihre Referenten oder ausgewählte Gäste interviewen.
• Infografiken oder Datenvisualisierungen der wichtigsten Kennzahlen Ihrer Veranstaltung.
• Ein Whitepaper mit allen Erkenntnissen, die Ihre Referenten am Veranstaltungstag preisgegeben haben.
• Eine Presseerklärung zur Bilanz der Veranstaltung, die Zahlen, die wichtigsten Ankündigungen, einige Erfahrungsberichte und das Datum des nächsten Highlights rund um Ihre Veranstaltung enthält.

Achten Sie darauf, die Formate Ihrer Inhalte an die genutzten Kanäle anzupassen (E-Mail, soziale Medien, Website, Presse usw.). Ihr Ziel: die Sichtbarkeit bei Ihrem Publikum zu optimieren und Engagement nach der Veranstaltung zu erzeugen.

Welche Strategien helfen, das Engagement nach einer Veranstaltung aufrechtzuerhalten?

Die Idee ist es, die während Ihres Events aufgebauten Beziehungen zu Ihren Teilnehmern zu vertiefen, indem Sie deren Erlebnis mit Ihrer Organisation fortsetzen. Hier sind einige Ansätze, um ihr Engagement und ihre Bindung zu stärken.

Starten Sie eine Strategie für nutzergenerierte Inhalte (UGC)

Wecken Sie vor und während Ihrer Veranstaltung bei Ihren Teilnehmern die Lust, Fotos und Videos zu teilen, in sozialen Netzwerken, indem sie Ihre Organisation, das Konto Ihrer Veranstaltung oder den Hashtag Ihres Events markieren.

Warum nicht auch einen Feedback- oder Storytelling-Wettbewerb starten? Ermutigen Sie zum Beispiel die Teilnehmer, ihren Lieblingsmoment der Veranstaltung in den sozialen Netzwerken zu teilen.

Anschließend können Sie sie um ihre Zustimmung bitten, ihre Beiträge in Ihrem Kommunikationsplan weiterzuverwenden.

Richten Sie einen personalisierten Nurturing-Prozess ein

Beispiel für eine Nurturing-Sequenz nach der Veranstaltung, verteilt über zehn Tage:

• Tag 1: personalisierte Dankes-E-Mail (herzliche Nachricht, Link zu den Aufzeichnungen, Fotogalerie, Erinnerung an den Höhepunkt), um die Beziehung zu stärken und das Erlebnis zu verlängern
• Tag 3: Best-of der Veranstaltung (kurzes Video oder Bilderkarussell mit markanten Zitaten), um das emotionale Engagement neu zu entfachen und das Interesse aufrechtzuerhalten
• Tag 5: Zufriedenheitsumfrage (kurzer Fragebogen mit 3 bis 5 Fragen), um Feedback zu sammeln und die Qualität der generierten Leads zu bewerten
• Tag 7: Ergebnisse und inspirierende Erfahrungsberichte (Kennzahlen, Zitate, Bewertungen oder Interviews), um die Community sichtbar zu machen und sozialen Beweis zu schaffen
• Tag 10: personalisierter Call-to-Action (Einladung zu einem Termin, einer Demo oder einem exklusiven Angebot), um Leads zu konvertieren

Wenn Ihre Veranstaltung Leads generiert hat, müssen Sie sich nun um deren Nachverfolgung kümmern.

Segmentieren Sie dazu zunächst Ihre Teilnehmer danach, ob es sich um Kunden, warme oder kalte Interessenten oder um Partner handelt. Senden Sie ihnen dann per E-Mail Inhalte, die die Lust wecken, ihre Beziehung zu Ihrer Marke fortzusetzen.

Sie können im Voraus eine Reihe automatisierter E-Mails nach der Veranstaltung vorbereiten, zum Beispiel:

• An Tag 1: senden Sie Ihren Dank und teilen Sie gegebenenfalls Aufzeichnungen
• An Tag 5: stellen Sie einen Inhalt oder ein inspirierendes Zitat in den Fokus
• An Tag 10: bieten Sie ihnen einen Termin oder ein Sonderangebot für Ihre Produkte oder Dienstleistungen an
  

Die gute Nachricht: Mit unserer Digitevent-Plattform für Veranstaltungsmanagement ist das denkbar einfach! Unser integriertes E-Mail-Tool ermöglicht es Ihnen, personalisierte E-Mails nach der Veranstaltung zu versenden und Ihre Nurturing-Kampagnen bequem zu verfolgen.

Fördern Sie das Community-Engagement

Wenn Ihre Teilnehmer zu Veranstaltungen kommen, dann oft, um sich als Teil einer echten Community zu fühlen. Ihre Aufgabe als Veranstalter ist es, diese Gemeinschaftsdynamik zu schaffen.

Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Erstellen oder betreuen Sie eine eigene Gruppe. Das kann eine LinkedIn-Gruppe, ein Discord oder ein Slack-Kanal sein, der sich um das Thema Ihrer Veranstaltung dreht.
• Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Inhalte mit einem eigenen Hashtag in den sozialen Netzwerken zu teilen. Das ist das Prinzip des UGC, das Sie bereits kennengelernt haben und das ihr Engagement fördert.
• Erwähnen oder teilen Sie die Social-Media-Beiträge der Teilnehmer erneut, um sie zu würdigen.
• Bieten Sie Ihren Teilnehmern während der Veranstaltung eine Networking-App an, damit sie zwischenmenschliche Beziehungen aufbauen können. So schaffen Sie eine dauerhafte Dynamik nach der Veranstaltung.
  

Bei diesem letzten Punkt unterstützt Sie Digitevent mit seiner Networking-Funktion. Das Prinzip? Sie gestalten eine Networking-App, mit der Ihre Teilnehmer ein interaktives Teilnehmerverzeichnis durchsuchen oder ihre QR Codes scannen können, um die jeweiligen Kontaktdaten auszutauschen.

Wie bewerten Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung?

Die Nachbereitungsphase ist auch die Zeit, um den Erfolg Ihres Events zu messen und Probleme zu identifizieren, die Sie bei Ihren nächsten Ausgaben lösen können.

Wählen Sie die zu verfolgenden Kennzahlen aus

Wer von Leistungsmessung spricht, kommt an KPIs nicht vorbei.

Um herauszufinden, ob Ihre Veranstaltung erfolgreich war, sollten Sie insbesondere Folgendes verfolgen:

• Ihre Teilnahmedaten: Anwesenheitsquote, No-Show-Rate, durchschnittliche Verbindungsdauer (wenn Ihr Event digital stattfand).
• Die KPIs zum Engagement der Teilnehmer: Interaktionen, Shares (insbesondere mit Ihrem Veranstaltungs-Hashtag), Reaktionen, Besuche Ihrer Website oder Ihrer Event-App usw.
• Die Leistung Ihrer Inhalte nach der Veranstaltung: Aufrufe, Downloads, Klicks usw.
• Die Presse- oder Medienresonanz der Veranstaltung.
• Die Messung des ROI: Kosten pro Teilnehmer, Konversionsrate der generierten Leads, Umsatz, der während oder nach der Veranstaltung durch den Abschluss neuer Geschäfte erzielt wurde, usw.
  

Falls noch nicht geschehen, werten Sie auch das qualitative Feedback aus, das Ihre Gäste Ihnen mitgeteilt haben. Beobachten Sie die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer und analysieren Sie die Aussagen aus deren Fragebögen.

Sammeln und nutzen Sie das Feedback der Teilnehmer

Die Feedback-Erhebung ist eine der Säulen der Nachbereitungsphase. Sie ermöglicht es Ihnen nicht nur, den Erfolg Ihres Events zu messen, sondern auch, Ihre Teilnehmer weiterhin in ihr Erlebnis einzubinden.

Achten Sie zunächst auf den idealen Zeitpunkt für den Versand Ihres Zufriedenheitsfragebogens nach der Veranstaltung. Es empfiehlt sich, ihn zwischen 12 und 72 Stunden nach der Veranstaltung zu versenden, solange das Erlebnis noch frisch in Erinnerung ist. Versenden Sie ihn in einer personalisierten E-Mail und erinnern Sie Nicht-Antwortende einige Tage später.

Denken Sie daran, dass die Zeit Ihrer Gäste wertvoll ist. Ein guter Fragebogen nach der Veranstaltung sollte daher kurz sein (maximal fünf bis zehn Fragen), strukturiert und leicht auf dem Handy auszufüllen.

Sie können darin insbesondere Fragen zu Folgendem aufnehmen:

• Die Qualität des gesamten Erlebnisses
• Die Relevanz der angebotenen Inhalte und Vorträge
• Die Organisation und Logistik
• Die Vorschläge der Teilnehmer für die nächste Ausgabe

Bieten Sie eine symbolische Belohnung an (wie eine Verlosung, einen Rabatt oder exklusive Inhalte), um zur Teilnahme an Ihrer Zufriedenheitsumfrage zu motivieren.

Und natürlich sollten Sie anschließend die Ergebnisse Ihrer Umfrage nutzen. Verwandeln Sie dieses Feedback in konkrete Maßnahmen, indem Sie Verbesserungen für Ihre nächste Veranstaltung festhalten. Wenn zum Beispiel ein Thema mehr Aufmerksamkeit erregt hat als andere, können Sie es für eine zukünftige Veranstaltung oder einen Inhalt nutzen.

Nutzen Sie die Erfahrungsberichte Ihrer Teilnehmer, indem Sie positives Feedback in Zitate für Ihre Marketingstrategie verwandeln. Holen Sie dabei stets die Zustimmung ein, bevor Sie diese unanonymisiert veröffentlichen.

Zögern Sie schließlich nicht, Ihre Antworten zu segmentieren, um sie nach Teilnehmertypen zu analysieren. Das kann Ihre Content- oder Targeting-Strategie für Ihre nächsten Ausgaben beeinflussen.

Brauchen Sie eine Software, um das Feedback Ihrer Teilnehmer zu sammeln? Digitevent stellt Ihnen ein einfaches und effizientes Tool für Zufriedenheitsfragebögen für all Ihre Events zur Verfügung!

Erstellen Sie ein klares und umsetzbares Reporting

Anhand der gesammelten Daten führen Sie eine präzise Analyse durch und erstellen einen zusammenfassenden Bericht, den Sie mit allen Stakeholdern teilen. Nehmen Sie darin Kennzahlen, Teilnehmerfeedback, Verbesserungspunkte und identifizierte Chancen für kommende Ausgaben auf.

Zögern Sie auch nicht, diese Daten zu nutzen, um Ihre geplanten Budgets und künftigen strategischen Ausrichtungen für Veranstaltungen zu begründen.

Um Ihnen zu helfen, stellt Ihnen Digitevent umfangreiche Analysefunktionen zur Verfügung, mit denen Sie die Wirkung Ihrer Veranstaltung messen können. Teilnahme- und No-Show-Quote, Engagement auf Ihren Apps und Ihrer Website, Nachverfolgung der generierten Leads: Auf der Plattform entgeht uns nichts!

Bereit, Ihre Nachbereitungsphase abzuschließen? Jetzt gilt es, die Stärken zu nutzen und an den Verbesserungspunkten für Ihre nächsten Veranstaltungen zu arbeiten. Aktualisieren Sie Ihre Organisations-Checklisten, und nutzen Sie Ihre Inhalte gegebenenfalls für eine mittelfristige Kommunikationsstrategie, zum Beispiel in Ihren Newslettern oder Artikeln.

Herzlichen Glückwunsch: Sie haben das Teilnehmererlebnis verlängert und den ROI Ihres Events maximiert!