Der Leitfaden, um Ihre Veranstaltung effektiv zu bewerben

Wie bewirbt man eine Veranstaltung heute, in einer Welt voller Informationen und Einladungen?

Eine Veranstaltung zu organisieren ist bereits eine Herausforderung. Aber sie bekannt zu machen, das ist der entscheidende Punkt. Eine Veranstaltung zu bewerben ist eine strategische Kunst, weit mehr als nur eine Kampagne in den sozialen Netzwerken.

Klare Ziele, wirkungsvolle Botschaften, passende Kanäle: Nutzen Sie diesen Artikel als Checkliste, um die Promotion Ihrer beruflichen Veranstaltung erfolgreich zu gestalten, und Ihre Kernbotschaften trotz der allgemeinen Informationsflut hörbar zu machen.

4 Voraussetzungen, um Ihre Veranstaltung effektiv zu bewerben

Zunächst einmal: Ohne diese Voraussetzungen lässt sich keine berufliche Veranstaltung erfolgreich bewerben.

Die Ziele der Promotion Ihrer Veranstaltung festlegen

Jedes Veranstaltungsprojekt beginnt zwangsläufig damit, Ihre Ziele festzulegen.

Unabhängig von der Art Ihrer Veranstaltung: Entscheiden Sie, ob Ihr Ziel eher darin besteht:

• Die Anmeldungen maximieren oder den Ticketverkauf
• Die Bekanntheit Ihrer Marke stärken oder die der Veranstaltung selbst, zum Beispiel wenn es sich um eine erste Ausgabe handelt
• Engagement und Interaktionen generieren in den sozialen Netzwerken
• Eine bestimmte Zielgruppe ansprechen: Entscheider, Partner, qualifizierte Interessenten usw.
• Ein Kontingent an Sponsoren oder Ausstellern erreichen

Setzen Sie Prioritäten bei Ihren Zielen. Möchten Sie eher Ihre Sichtbarkeit erhöhen oder die Konversion fördern? Ein qualifiziertes Publikum ansprechen oder eher die breite Öffentlichkeit?

Ihre Zielgruppe genau analysieren

Um Ihre Kommunikations- und Promotionsstrategie für die Veranstaltung aufzubauen, müssen Sie Ihre Zielgruppe genau kennen. Das Ziel: ihre Merkmale und Erwartungen zu berücksichtigen, um potenzielle Teilnehmer zu erreichen.

Hier einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Zielgruppe zu analysieren:

• Wer sind Ihre idealen Teilnehmer? Beschreiben Sie sie anhand soziodemografischer Kriterien, geografischer Regionen, Branche im Fall einer B2B-Veranstaltung usw.
• Welche Bedürfnisse und Erwartungen haben sie bei einer beruflichen Veranstaltung? Networking betreiben, Partner finden, sich weiterbilden, ein besonderes Erlebnis haben usw.?
• Über welche Kanäle informieren sie sich über verfügbare Veranstaltungen? Soziale Netzwerke, Newsletter, Mundpropaganda, Fachmedien usw.? Weiter unten im Artikel erfahren Sie mehr über die verschiedenen infrage kommenden Kanäle und innovative Taktiken, um sie zu nutzen.

Erstellen Sie zwei bis drei repräsentative Zielgruppen-Personas, die Ihre Strategie leiten.

Die zu vermittelnden Kernbotschaften festlegen

Die Planung Ihrer Promotion dreht sich um Kernbotschaften, die Sie über verschiedene Kanäle verbreiten. Wenn Ihre Veranstaltung intern bereits geplant ist, sollten Sie diese bereits im Kopf haben.

Halten Sie diese schriftlich fest, um sie in Ihrem Promotionsplan korrekt umzusetzen:

• Was ist das Wertversprechen Ihrer Veranstaltung? Anders gefragt: Was nehmen Ihre Teilnehmer davon mit?
• Was unterscheidet Ihre Veranstaltung von anderen? Exklusive Referenten, ein innovatives Format, Zugang zu wertvollen Ressourcen usw.?
• Welchen Ton soll Ihre Kommunikation haben? Eher institutionell oder locker? Inspirierend oder eher formell?

Den zeitlichen Ablauf der Promotion festlegen

Die Idee dabei: einen Kommunikationszeitplan für die Veranstaltung mit klaren Meilensteinen aufzustellen, um während des gesamten Projekts gut zu kommunizieren.

Sie können Ihren Kommunikationsplan beispielsweise wie folgt in fünf Phasen unterteilen:

• Eine Vorlaunch-Phase: Teasing und Bekanntheitssteigerung, eine „Save the Date“-Kampagne.
• Eine Konversionsphase: zunächst die Kommunikation von Frühbucherpreisen (also der Verkauf von Tickets zu einem vergünstigten Preis im Voraus), dann die Ankündigung der Hauptredner und weiterer wichtiger Programmpunkte.
• Eine Intensivierungsphase: stärkere Handlungsaufforderungen („letzte Plätze“, Countdown), zusätzliche Ankündigungen und vergünstigte Preise für Last-Minute-Anmeldungen.
• Eine Kommunikationsphase am Veranstaltungstag selbst, um die Gäste einzubinden und die Wirkung in Bezug auf die Bekanntheit zu maximieren.
• Eine Promotionsphase nach der Veranstaltung, um deren Wirkung auch danach fortzusetzen.

„Das Erlebnis Ihrer Teilnehmer beginnt lange vor dem eigentlichen Veranstaltungstag. Eine reibungslose Event-Website, personalisierte E-Mails, ein klarer Anmeldebereich: Diese Details, verwaltet über eine eigene Plattform, verändern die Wahrnehmung Ihrer Veranstaltung grundlegend. Und die Nutzung einer Plattform für das Veranstaltungsmanagement bedeutet auch mehr Effizienz in jeder Phase: Promotion, Anmeldung, Erinnerungen. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren (das Teilnehmererlebnis) und gleichzeitig Ihren ROI verbessern.“, Joy Grand, Marketing-Verantwortliche bei Digitevent

Welche Kommunikationskanäle für die Promotion Ihrer Veranstaltung nutzen?

Nun geht es um die Wahl Ihrer verschiedenen Promotionskanäle und um Tipps, wie Sie diese optimal nutzen, um Ihre Veranstaltung breit bekannt zu machen und Ihre Teilnahmequote zu maximieren.

Die organischen Kanäle

Hier die wichtigsten organischen Hebel, die Sie nutzen sollten, mit den jeweils zu verfolgenden Kennzahlen:

• Event-Website: Traffic, Konversionsrate, Sitzungsdauer, Absprungrate
• Organische soziale Netzwerke: Impressionen, Engagement, Klicks, Follower
• Pressearbeit: Medienerwähnungen, generierter Web-Traffic, Presseresonanz
• E-Mailing / Newsletter: Öffnungsrate, Klicks, Konversionen
• Strategische Partnerschaften: generierte Leads, Partner-Traffic, indirekte Anmeldequote
• Gewinnspiele (ohne Budget): Engagement, Shares, Web-Traffic
• Teaser-Videos: Views, Abschlussrate, Klicks
• Empfehlungsprogramm: Anmeldungen, Shares, Konversionsrate

1 - Erstellen Sie eine Event-Website

Eine gut gestaltete Event-Website ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Informationen zu Ihrer Veranstaltung zu vermitteln, aber auch Ihre Zielgruppe zu konvertieren, indem sie ihre Tickets online kauft.

Optimieren Sie Ihre Website für SEO rund um Keywords, nach denen Ihre Zielgruppe sucht. Sie sollte außerdem für alle Endgeräte optimiert sein (Desktop, Mobilgerät und Tablet). Achten Sie darauf, dass das Design Ihr Markenimage, das Wertversprechen der Veranstaltung und das detaillierte Programm in den Vordergrund stellt.

Achten Sie inhaltlich darauf, regelmäßig neue Inhalte hinzuzufügen und die Indexierung Ihrer Seiten zu überprüfen, damit die Website in den Suchmaschinen gut platziert wird.

Innovative Taktiken, um die Konversion zu fördern:

• Einen Countdown einbinden, der das Ende der Anmeldefrist oder die Anzahl der verbleibenden Plätze anzeigt.
• Inhalte früherer Ausgaben auf der Website hervorheben (Fotos, Videos, Teilnehmerzitate usw.), um die Neugier der Besucher zu wecken.
• Flexible Zahlungsoptionen anbieten, wie zum Beispiel Ratenzahlung.

Gute Nachricht: Mit Digitevent müssen Sie kein Webentwicklungs-Experte sein, um eine attraktive Website für Ihre Veranstaltung zu erstellen. Integrieren Sie Ihre Inhalte und Ihr Corporate Design ganz einfach in die Plattform und erhalten Sie eine individuelle Website im White-Label-Verfahren.

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2 - Nutzen Sie die sozialen Netzwerke

Soziale Netzwerke haben sich schnell zu einem wesentlichen Kanal für die Veranstaltungspromotion entwickelt. Wählen Sie die Plattformen aus, die von Ihrer Zielgruppe genutzt werden: Facebook, Instagram, X, LinkedIn usw.

Variieren Sie die Formate der geteilten Inhalte in Ihrer Social-Media-Strategie. Wechseln Sie zwischen statischen Visuals, Karussells, Motion-Design-Videos und Videos mit echten Personen. Erstellen Sie außerdem einen offiziellen Hashtag für Ihre Veranstaltung, um alle Beiträge Ihres Unternehmens und Ihrer Teilnehmer zu bündeln.

Innovative Taktiken:

• Auf Authentizität setzen. Zeigen Sie zum Beispiel Einblicke hinter die Kulissen der Veranstaltungsvorbereitung, um eine emotionale Bindung zu Ihrem Event zu schaffen.
• Auf die Serialisierung von Inhalten setzen. Erstellen Sie eine Porträtserie Ihrer Referenten, oder enthüllen Sie nach und nach die Themen und Aktivitäten, die Sie anbieten werden.
• Interaktive Formate veröffentlichen. Umfragen oder Quiz in Stories sowie Livestreams, um Ihr Team oder Ihre Referenten vor der Veranstaltung vorzustellen, sind gute Mittel, um das Engagement Ihrer Zielgruppe zu steigern.
• Eine Community vor der Veranstaltung aufbauen und betreuen, in der die Teilnehmer sich zum Thema der Veranstaltung austauschen können.

3 - Bauen Sie Ihre Pressearbeit aus

Pressearbeit kann Ihrer Veranstaltung eine starke Glaubwürdigkeit verleihen, die Reichweite Ihrer Kommunikation vergrößern und qualifizierte Zielgruppen über anerkannte Kanäle erreichen.

Effektive Taktiken:

• Eine klare und ansprechende Pressemappe verfassen. Stellen Sie den Kontext der Veranstaltung, die geplanten Höhepunkte, die Organisatoren und Partner heraus, und geben Sie einen dedizierten Presse-Kontakt an.
• Eine Pressemitteilung zum richtigen Zeitpunkt versenden. Versenden Sie diese mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung, und setzen Sie Erinnerungen mit starken Neuigkeiten (wie der erreichten Anzahl an Anmeldungen).
• Die Fachmedien anvisieren, die Ihre Zielgruppe konsultiert, insbesondere bei B2B-Veranstaltungen.
• Die Kontakte zu Journalisten persönlich gestalten. Warum nicht lokale Journalisten zu Ihrer Veranstaltung einladen?

4 - Bewerben Sie Ihre Veranstaltung per E-Mail und Newsletter

E-Mailing und Newsletter sind starke Konversionskanäle für die Promotion einer Veranstaltung, besonders bei einem bereits qualifizierten Publikum.

Effektive Taktiken:

• Ihre Zielgruppe segmentieren, um die Botschaft in jeder Ihrer E-Mails zu schärfen und sie überzeugender zu machen.
• Eine automatisierte E-Mail-Sequenz einrichten. Beginnen Sie mit einer Ankündigung oder einem Teaser, gefolgt von einer offiziellen Einladung, dann Erinnerungen, und nutzen Sie die E-Mail schließlich auch für Ihre Kommunikation nach der Veranstaltung.
• Die Betreffzeilen Ihrer E-Mails sorgfältig gestalten, um die Öffnungsrate zu steigern. Heben Sie darin die Vorteile der Veranstaltung für die Zielgruppe hervor, oder einen starken Call-to-Action.

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5 - Setzen Sie auf strategische Partnerschaften

Strategische Partnerschaften ermöglichen es, Ihre Sichtbarkeit bei bereits engagierten Zielgruppen zu erhöhen und Kommunikationsmittel zu bündeln. Das kann bedeuten, einen Artikel auf Partner-Blogs zu veröffentlichen oder die Veranstaltung beispielsweise in den sozialen Netzwerken einer anderen Marke zu bewerben.

Praktische Taktiken:

• Die richtigen Partner auswählen. Das sind solche mit einer zu Ihrer eigenen komplementären Zielgruppe, die Ihre Werte oder das Thema Ihrer Veranstaltung teilen. Das können Berufsverbände, Fachmedien, Expertennetzwerke, Schulen, Partnermarken oder Lieferanten sein.
• Einen Win-win-Austausch anbieten. Bieten Sie ihnen beispielsweise eine breite Sichtbarkeit ihrer Marke während der Veranstaltung, oder gemeinsam genutzte Daten nach der Veranstaltung (Leads, Insights und Trends usw.).

6 - Starten Sie Gewinnspiele

Gewinnspiele nutzen den gamifizierten Aspekt der Kommunikation und erzeugen Sichtbarkeit für Ihr Event. Achten Sie darauf, die rechtlichen Bedingungen des Gewinnspiels klar darzustellen: Beginn- und Enddatum, Teilnahmebedingungen, Ablauf, Gewinn, Methode zur Ermittlung des Gewinners usw.

Innovative Taktiken:

• Eine User Generated Content-Kampagne starten (von Nutzern erstellte Inhalte), verbunden mit einem Marken-Hashtag. Die Teilnehmer des Gewinnspiels müssen einen Beitrag zum Thema der Veranstaltung veröffentlichen, um ihren Platz zu gewinnen.
• Das Gewinnspiel bewerben und den Gewinner von einem Influencer Ihrer Branche bestimmen lassen.

7 - Erstellen und veröffentlichen Sie Teaser-Videos

Verbreiten Sie Teaser-Videos über Ihre verschiedenen Kanäle: Das Format ist dynamisch und erregt leicht die Aufmerksamkeit der Zielgruppe. Achten Sie darauf, die wichtigsten Informationen zur Veranstaltung hervorzuheben: Datum, Ort, Art der Anmeldung. Nutzen Sie dafür Text-Overlays im Video, um diese gut sichtbar zu machen.

Innovative Taktiken:

• Die Kernbotschaft Ihrer Veranstaltung verkörpern lassen. Lassen Sie sie von Ihren Referenten, Partnern, Ihrer Geschäftsführung vertreten, oder warum nicht von dem Praktikanten, der die Veranstaltung mit Ihnen vorbereitet? So schaffen Sie eine emotionale Bindung zum Event.
• Ein Teaser-Video mit einem „Überraschungs-Speaker“ erstellen. Der Stargast Ihrer Veranstaltung dreht, bevor seine Teilnahme angekündigt wird, ein Teaser-Video mit verdecktem oder verpixeltem Gesicht.

8 - Richten Sie ein Empfehlungsprogramm ein

Die Idee dabei: Ihre Teilnehmer, Partner oder Kunden in Botschafter verwandeln, und gleichzeitig die Anmeldungen durch den Netzwerkeffekt ankurbeln.

Effektive Techniken:

• Eine attraktive Belohnung für beide Seiten anbieten: Goodies, Geschenke, VIP-Ticket oder Rabatt auf eine zukünftige Ausgabe für den Werbenden, und Ticket-Rabatt oder Zugang zu Bonusinhalten für den Geworbenen.
• Die Empfehlung so einfach wie möglich gestalten. Stellen Sie einen individuellen Empfehlungslink oder Code bereit sowie fertige Inhalte, die von den Werbenden geteilt werden können, um das Teilen zu fördern.
• Die Werbenden wertschätzen. Personalisieren Sie Ihre Kommunikation mit ihnen, indem Sie ihr Engagement anerkennen und sich herzlich bei ihnen bedanken.

Die bezahlten Kanäle

Hier die wichtigsten bezahlten Hebel, mit den jeweils zu verfolgenden Kennzahlen:

• Meta- / LinkedIn- / X-Ads-Werbung: CTR, CPL, Konversionen, ROI
• Google Ads: CPC, Konversionen, Traffic-Qualität
• Influencer-Marketing: Reichweite, Engagement, getrackter Traffic, Bekanntheit
• Gesponserte Gewinnspiele: Teilnehmer, Reichweite, Leads oder Konversionen

1 - Starten Sie bezahlte Werbekampagnen

Bezahlte Werbung (über Google Ads, LinkedIn Ads, Meta Ads usw.) ist ein hervorragender Hebel, um die Sichtbarkeit Ihrer Veranstaltung zu beschleunigen, qualifizierte Anmeldungen zu generieren und unentschlossene Besucher erneut anzusprechen. Gestalten Sie Ihre Werbebotschaft so, dass sie sowohl ansprechend als auch informativ ist.

Achtung: Bezahlte Werbung kann recht technisch sein und erfordert eine gewisse Expertise, um einen guten ROI zu erzielen. Lassen Sie sich am besten von einem Spezialisten begleiten oder absolvieren Sie Schulungen, um Ihr Budget in diesem Bereich möglichst rentabel einzusetzen.

Effektive Taktiken:

• Ihr Werbeziel klar definieren. Geht es eher um Bekanntheit? Um Konversion? Um Retargeting (um Website-Besucher erneut anzusprechen, die sich noch nicht angemeldet haben)?
• Ihre Zielgruppe segmentieren anhand der Targeting-Kriterien jeder Werbeplattform: soziodemografische Kriterien, geografische Kriterien, verhaltensbezogene Kriterien (Follower Ihrer Social-Media-Seite, Besucher Ihrer Website usw.).
• Die Funktionen für individuelle oder ähnliche Zielgruppen nutzen, mit denen Sie vom Profil derer profitieren können, die sich bereits für Ihre Veranstaltung angemeldet haben.

2 - Entwickeln Sie eine Marketingstrategie mit Influencern

Influencer-Marketing ist ein hervorragendes Mittel, um Ihre Veranstaltung zu bewerben. Es vervielfacht die Reichweite Ihrer Kommunikation, indem es die emotionale Bindung nutzt, die Influencer über parasoziale Beziehungen zu ihrem Publikum aufbauen.

Effektive Taktiken:

• Eher auf Mikro- und Nano-Influencer Ihrer Branche setzen. Sie benötigen weniger Budget und erzeugen mehr Engagement in ihrer Community, und damit potenziell bessere Ergebnisse für die Promotion Ihrer Veranstaltung.
• Das Wertversprechen der Veranstaltung mit den Influencern teilen, ohne dabei ihre kreative Freiheit einzuschränken. Sie sollten die Veranstaltung so authentisch wie möglich im Rahmen ihrer üblichen redaktionellen Linie bewerben.

Wie misst man den Erfolg der Promotion einer Veranstaltung?

Sobald Ihr Promotionsplan für die Veranstaltung steht, nehmen Sie sich Zeit, ein Dashboard einzurichten, das die Performance Ihrer Strategie misst. Damit erfahren Sie, was gut oder weniger gut funktioniert hat, und können es beim nächsten Mal bei Bedarf besser machen.

Verfolgen Sie dazu präzise KPIs, die mit den Zielen Ihrer Veranstaltungspromotion verknüpft sind, um deren Wirkung zu messen.

Das können sein:

• KPIs im Zusammenhang mit der Konversion: Gesamtzahl der Anmeldungen oder Konversionsrate pro Kanal. Zum Beispiel der Prozentsatz der Website-Besucher, die sich über Ihre Landingpage angemeldet haben.
• KPIs im Zusammenhang mit der Sichtbarkeit der Veranstaltung: Reichweite und Engagement in den sozialen Netzwerken, Öffnungs- und Klickrate bei E-Mails, Traffic auf der Event-Website, Erwähnungen der Veranstaltung in der Presse oder in sozialen Netzwerken usw.

Um tiefer in das Thema einzusteigen, besuchen Sie unseren Artikel über die KPIs der Veranstaltungskommunikation.

Achten Sie darauf, die richtigen Tools für eine effiziente Verfolgung dieser Kennzahlen auszuwählen. Mit Google Analytics messen Sie den Traffic, mit Social-Media-Tools Ihre Performance in den sozialen Netzwerken, mit einem Monitoring-Tool die Medienberichterstattung über das Event usw.

Führen Sie außerdem eine nüchterne Analyse nach Abschluss Ihrer Promotionskampagne durch. Welche Kanäle haben am besten konvertiert? Welche Inhalte haben die meiste Sichtbarkeit und das meiste Engagement erzeugt? Welche Momente der Kampagne haben die besten Ergebnisse gebracht? Wie hoch ist der Return on Investment Ihrer Promotionskampagne?

Zögern Sie schließlich nicht, Feedback direkt von Ihren Gästen einzuholen. Verteilen Sie an jede anwesende Person einen Zufriedenheitsfragebogen und fragen Sie, wie sie von der Veranstaltung erfahren haben. Das Ziel: Insights zu gewinnen, die intern ausgewertet werden, um Ihre nächste Veranstaltung noch effektiver zu bewerben.

Jetzt sind Sie fast bereit, Ihre Veranstaltung richtig zu bewerben! Entdecken Sie Digitevent, die Plattform für Veranstaltungsmanagement, mit der Sie Ihr Event im Vorfeld bewerben, die Teilnehmer während der Veranstaltung einbinden und die Performance der Veranstaltung im Nachgang messen können. Alles, was Sie für eine erfolgreiche und unvergessliche Veranstaltung brauchen!