Der Leitfaden, um Ihre Veranstaltung effektiv zu bewerben

Wie bewirbt man eine Veranstaltung heute, in einer Welt voller Informationen und Einladungen?

Eine Veranstaltung zu organisieren ist bereits eine Herausforderung. Aber sie bekannt zu machen, das ist der eigentliche Knackpunkt. Eine Veranstaltung zu bewerben ist eine strategische Kunst, weit mehr als nur eine Kampagne in den sozialen Netzwerken.

Klare Ziele, prägnante Botschaften, passende Kanäle: Nutzen Sie diesen Artikel als Checkliste, um die Bewerbung Ihrer geschäftlichen Veranstaltung erfolgreich zu gestalten und Ihre Kernbotschaften trotz der allgemeinen Informationsflut zu vermitteln.

4 Voraussetzungen, um Ihre Veranstaltung effektiv zu bewerben

Zunächst einmal: Ohne diese Voraussetzungen lässt sich eine geschäftliche Veranstaltung nicht bewerben.

Die Ziele für die Bewerbung Ihrer Veranstaltung festlegen

Jedes Veranstaltungsprojekt beginnt zwangsläufig damit, Ihre Ziele festzulegen.

Unabhängig von der Art Ihrer Veranstaltung: Entscheiden Sie, ob Ihr Ziel eher ist,

• die Anmeldungen oder den Ticketverkauf zu maximieren
• die Bekanntheit Ihrer Marke oder der Veranstaltung selbst zu stärken, zum Beispiel bei einer ersten Ausgabe
• Engagement und Interaktionen in den sozialen Netzwerken zu generieren
• eine bestimmte Zielgruppe anzuziehen: Entscheider, Partner, qualifizierte Interessenten usw.
• ein Kontingent an Sponsoren oder Ausstellern zu erreichen

Setzen Sie Prioritäten bei Ihren Zielen. Möchten Sie eher Ihre Sichtbarkeit erhöhen oder die Konversion fördern? Ein qualifiziertes Publikum ansprechen oder eher die breite Öffentlichkeit?

Ihre Zielgruppe genau analysieren

Um Ihre Kommunikations- und Bewerbungsstrategie für die Veranstaltung aufzubauen, müssen Sie Ihre Zielgruppe genau kennen. Das Ziel: ihre Merkmale und Erwartungen zu berücksichtigen, um potenzielle Teilnehmer zu erreichen.

Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Zielgruppe zu analysieren:

• Wer sind Ihre idealen Teilnehmer? Beschreiben Sie sie genauer anhand soziodemografischer Kriterien, geografischer Regionen, der Branche bei einer B2B-Veranstaltung usw.
• Was sind ihre Bedürfnisse und Erwartungen bei einer geschäftlichen Veranstaltung? Networking betreiben, Partner finden, sich weiterbilden, eine besondere Erfahrung erleben?
• Über welche Kanäle informieren sie sich über verfügbare Veranstaltungen? Soziale Netzwerke, Newsletter, Mundpropaganda, Fachmedien? Weiter unten im Artikel erfahren Sie mehr über die verschiedenen infrage kommenden Kanäle und innovative Taktiken, um sie zu nutzen.

Erstellen Sie zwei bis drei repräsentative Zielgruppen-Personas, die Ihre Strategie leiten.

Die zu vermittelnden Kernbotschaften festlegen

Die Planung Ihrer Bewerbung dreht sich um Kernbotschaften, die Sie über verschiedene Kanäle verbreiten. Wenn Ihre Veranstaltung intern bereits geplant ist, sollten Sie diese bereits im Kopf haben.

Halten Sie sie schriftlich fest, um sicherzustellen, dass Sie sie in Ihrem Promotionsplan richtig umsetzen:

• Was ist das Wertversprechen Ihrer Veranstaltung? Das heißt: Was nehmen Ihre Teilnehmer davon mit?
• Was sind die Alleinstellungsmerkmale Ihrer Veranstaltung? Exklusive Referenten, ein innovatives Format, Zugang zu wertvollen Ressourcen?
• Welchen Ton soll Ihre Kommunikation haben? Eher institutionell oder locker? Inspirierend oder eher formell?

Den zeitlichen Ablauf der Bewerbung festlegen

Die Idee dabei: einen Rückwärtsplan für die Veranstaltungskommunikation mit Meilensteinen zu erstellen, um während des gesamten Veranstaltungsprojekts gut zu kommunizieren.

Sie können Ihren Kommunikationsplan beispielsweise wie folgt in fünf Phasen unterteilen:

• Eine Vorstartphase: Teasing und Bekanntheit, „Save the Date“-Kampagne.
• Eine Konversionsphase: zunächst die Bekanntgabe von Frühbucherpreisen (also der vorzeitige Verkauf von Tickets zu einem attraktiven Preis), dann die Ankündigung der Hauptact und der wichtigsten Highlights.
• Eine Intensivierungsphase: stärkere Handlungsaufforderungen („letzte Plätze“, Countdown), zusätzliche Ankündigungen und vorteilhafte Preise für Last-Minute-Anmeldungen.
• Eine Kommunikationsphase am Veranstaltungstag selbst, um die Gäste einzubinden und die Bekanntheitswirkung zu maximieren.
• Eine Bewerbungsphase nach der Veranstaltung, um deren Wirkung auch danach fortzusetzen.

„Das Erlebnis Ihrer Teilnehmer beginnt lange vor dem eigentlichen Veranstaltungstag. Eine reibungslose Event-Website, personalisierte E-Mails, ein klarer Anmeldebereich. Diese Details, verwaltet über eine dedizierte Plattform, verändern die Wahrnehmung Ihrer Veranstaltung grundlegend. Und die Nutzung einer Eventmanagement-Plattform bedeutet auch mehr Effizienz in allen Phasen: Bewerbung, Anmeldung, Erinnerungen. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren (die Teilnehmererfahrung) und gleichzeitig Ihren ROI verbessern.“ (Joy Grand, Marketingleiterin bei Digitevent)

Welche Kommunikationskanäle sollten Sie zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung nutzen?

Nun geht es um die Auswahl Ihrer verschiedenen Werbekanäle und um Tipps, wie Sie diese erfolgreich nutzen, um Ihre Veranstaltung breit bekannt zu machen und Ihre Teilnahmequote zu maximieren.

Die organischen Kanäle

1 - Erstellen Sie eine Event-Website

Eine gut gestaltete Event-Website ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Informationen zu Ihrer Veranstaltung zu vermitteln und gleichzeitig Ihre Zielgruppe zu konvertieren, indem sie ihre Tickets online kaufen.

Optimieren Sie Ihre Website für SEO anhand von Keywords, nach denen Ihre Zielgruppe sucht. Sie sollte außerdem für die Nutzung auf allen Geräten optimiert sein (Desktop, Mobilgerät und Tablet). Achten Sie darauf, dass das Design Ihr Markenimage, das Wertversprechen der Veranstaltung und das detaillierte Programm hervorhebt.

Achten Sie inhaltlich darauf, regelmäßig neue Inhalte hinzuzufügen und die Indexierung Ihrer Seiten zu überprüfen, damit Ihre Website in den Suchmaschinen gut platziert wird.

Innovative Taktiken zur Förderung der Konversion:

• Einen Countdown einbauen, der das Ende der Anmeldefrist oder die Anzahl der noch verfügbaren Plätze anzeigt.
• Inhalte aus früheren Ausgaben auf der Website hervorheben (Fotos, Videos, Teilnehmerzitate usw.), um die Neugier der Besucher zu wecken.
• Flexible Zahlungsoptionen anbieten, wie beispielsweise Ratenzahlung.

Gute Nachricht: Mit Digitevent müssen Sie kein Webentwicklungsexperte sein, um eine attraktive Website für Ihre Veranstaltung zu erstellen. Integrieren Sie Ihre Inhalte und Ihr Corporate Design ganz einfach in die Plattform und erhalten Sie eine individuelle White-Label-Website.

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2 - Nutzen Sie soziale Netzwerke

Soziale Netzwerke sind schnell zu einem wesentlichen Kanal für die Bewerbung einer Veranstaltung geworden. Wählen Sie die Plattformen gezielt danach aus, welche von Ihrer Zielgruppe genutzt werden: Facebook, Instagram, X, LinkedIn usw.

Variieren Sie die Formate der geteilten Inhalte in Ihrer Social-Media-Strategie. Wechseln Sie zwischen statischen Visuals, Karussells, Motion-Design-Videos und Videos mit echten Personen. Erstellen Sie außerdem einen offiziellen Hashtag für Ihre Veranstaltung, um alle Beiträge Ihres Unternehmens und Ihrer Teilnehmer zu bündeln.

Innovative Taktiken:

• Auf Authentizität setzen. Zeigen Sie zum Beispiel Einblicke hinter die Kulissen der Vorbereitung, um eine emotionale Bindung zu Ihrer Veranstaltung aufzubauen.
• Mit einer Content-Serie arbeiten. Erstellen Sie eine Porträtserie Ihrer Referenten oder enthüllen Sie nach und nach die Themen und Aktivitäten, die Sie anbieten werden.
• Interaktive Formate veröffentlichen. Umfragen oder Quiz in Stories sowie Livestreams, um Ihr Team oder Ihre Referenten vor der Veranstaltung vorzustellen, sind gute Mittel, um das Engagement Ihrer Zielgruppe zu fördern.
• Eine Community vor der Veranstaltung aufbauen und betreuen, in der sich die Teilnehmer über das Thema der Veranstaltung austauschen können.

3 - Bauen Sie Pressebeziehungen auf

Die Öffentlichkeitsarbeit kann Ihrer Veranstaltung erhebliche Glaubwürdigkeit verleihen, die Reichweite Ihrer Kommunikation vergrößern und qualifizierte Zielgruppen über anerkannte Kanäle erreichen.

Wirksame Taktiken:

• Eine klare und ansprechende Pressemappe verfassen. Heben Sie den Kontext der Veranstaltung, die geplanten Höhepunkte, die Organisatoren und Partner hervor und geben Sie einen dedizierten Presseansprechpartner an.
• Eine Pressemitteilung zum richtigen Zeitpunkt versenden. Verschicken Sie sie mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung und folgen Sie mit Erinnerungen nach, in denen Sie starke Neuigkeiten hervorheben (wie die Anzahl der erreichten Anmeldungen).
• Die Fachmedien anvisieren, die Ihre Zielgruppe konsultiert, insbesondere bei B2B-Veranstaltungen.
• Den Kontakt zu Journalisten persönlich gestalten. Warum nicht lokale Journalisten zu Ihrer Veranstaltung einladen?

4 - Bewerben Sie Ihre Veranstaltung per E-Mail und Newsletter

E-Mail-Marketing und Newsletter sind leistungsstarke Konversionskanäle zur Bewerbung einer Veranstaltung, insbesondere bei einem bereits qualifizierten Publikum.

Wirksame Taktiken:

• Ihre Zielgruppe segmentieren, um die Botschaft in jeder E-Mail zu verfeinern und überzeugender zu gestalten.
• Eine automatisierte E-Mail-Sequenz einrichten. Beginnen Sie mit einer Ankündigung oder einem Teaser, gefolgt von einer offiziellen Einladung, dann Erinnerungen, und nutzen Sie E-Mails schließlich auch für die Kommunikation nach der Veranstaltung.
• Die Betreffzeilen Ihrer E-Mails sorgfältig gestalten, um die Öffnungsrate zu steigern. Heben Sie darin den Nutzen der Veranstaltung für die Zielgruppe hervor oder setzen Sie einen starken Call-to-Action.

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5 - Setzen Sie auf strategische Partnerschaften

Strategische Partnerschaften ermöglichen es Ihnen, Ihre Sichtbarkeit bei bereits engagierten Zielgruppen zu erhöhen und Kommunikationsmittel zu bündeln. Das kann zum Beispiel bedeuten, einen Artikel auf Partner-Blogs zu veröffentlichen oder die Veranstaltung in den sozialen Netzwerken einer anderen Marke zu bewerben.

Praktische Taktiken:

• Die richtigen Partner anvisieren. Das sind diejenigen, die eine zu Ihrer eigenen komplementäre Zielgruppe haben und Ihre Werte oder das Thema Ihrer Veranstaltung teilen. Das können Berufsverbände, Fachmedien, Expertennetzwerke, Schulen, Partnermarken oder Lieferanten sein.
• Einen Win-win-Austausch anbieten. Bieten Sie ihnen zum Beispiel eine breite Sichtbarkeit ihrer Marke während der Veranstaltung oder gemeinsam genutzte Daten nach der Veranstaltung (Leads, Insights und Trends usw.).

6 - Starten Sie Gewinnspiele

Gewinnspiele nutzen den spielerischen Aspekt der Kommunikation und erzeugen Sichtbarkeit für Ihre Veranstaltung. Achten Sie darauf, die rechtlichen Teilnahmebedingungen klar anzugeben: Start- und Enddatum, Bedingungen, Ablauf, Gewinn, Methode zur Ermittlung des Gewinners usw.

Innovative Taktiken:

• Eine User-Generated-Content-Kampagne (von Nutzern erstellte Inhalte) mit einem Marken-Hashtag starten. Die Teilnehmer des Gewinnspiels müssen einen Beitrag zum Thema der Veranstaltung veröffentlichen, um ihren Platz zu gewinnen.
• Das Gewinnspiel von einem Influencer aus Ihrer Branche bewerben und den Gewinner bestimmen lassen.

7 - Erstellen und verbreiten Sie Teaser-Videos

Verbreiten Sie Teaser-Videos über Ihre verschiedenen Kanäle: Das Format ist dynamisch und zieht die Aufmerksamkeit der Zielgruppe leicht auf sich. Achten Sie darauf, die wichtigsten Informationen zur Veranstaltung hervorzuheben: Datum, Ort, Anmeldemöglichkeit usw. Nutzen Sie dafür Textüberlagerungen im Video, um sie gut sichtbar zu machen.

Innovative Taktiken:

• Die Kernbotschaft Ihrer Veranstaltung verkörpern lassen. Lassen Sie sie von Ihren Referenten, Partnern, Ihrer Geschäftsführung vermitteln. Oder warum nicht von dem Praktikanten, der die Veranstaltung mit Ihnen vorbereitet? So schaffen Sie eine emotionale Bindung zur Veranstaltung.
• Ein Teaser-Video mit einem „Überraschungsredner“ erstellen. Der Hauptredner Ihrer Veranstaltung dreht, bevor seine Teilnahme angekündigt wird, ein Teaser-Video mit verdecktem oder verpixeltem Gesicht.

8 - Richten Sie ein Empfehlungsprogramm ein

Die Idee dabei: Ihre Teilnehmer, Partner oder Kunden zu Botschaftern zu machen und gleichzeitig die Anmeldungen durch einen Netzwerkeffekt anzukurbeln.

Wirksame Techniken:

• Eine attraktive Belohnung für beide Seiten anbieten: Werbegeschenke, Präsente, VIP-Ticket oder Rabatt auf eine zukünftige Ausgabe für den Werber sowie einen Ticketrabatt oder Zugang zu Bonusinhalten für den Geworbenen.
• Die Empfehlung so einfach wie möglich gestalten. Stellen Sie einen individuellen Empfehlungslink oder Code sowie fertige Inhalte zur Verfügung, die die Werber teilen können, um das Teilen zu fördern.
• Die Werber wertschätzen. Gestalten Sie Ihre Kommunikation mit ihnen persönlich, würdigen Sie ihr Engagement und bedanken Sie sich herzlich bei ihnen.

Die kostenpflichtigen Kanäle

1 - Starten Sie kostenpflichtige Werbekampagnen

Bezahlte Werbung (über Google Ads, LinkedIn Ads, Meta Ads usw.) ist ein hervorragender Hebel, um die Sichtbarkeit Ihrer Veranstaltung schnell zu steigern, qualifizierte Anmeldungen zu generieren und unentschlossene Besucher erneut anzusprechen. Gestalten Sie Ihre Werbebotschaft sowohl attraktiv als auch informativ.

Achtung: Bezahlte Werbung kann recht technisch sein und erfordert ein gewisses Fachwissen, um einen guten ROI zu erzielen. Lassen Sie sich am besten von einem Spezialisten begleiten oder nehmen Sie an Schulungen teil, um Ihr Budget in diesem Bereich so rentabel wie möglich einzusetzen.

Wirksame Taktiken:

• Ihr Werbeziel klar definieren. Geht es eher um Bekanntheit? Konversion? Retargeting (um Website-Besucher erneut anzusprechen, die sich noch nicht angemeldet haben)?
• Ihre Zielgruppe nach den Targeting-Kriterien der jeweiligen Werbeplattform segmentieren: soziodemografische Kriterien, geografische Kriterien, verhaltensbezogene Kriterien (Follower Ihrer Social-Media-Seite, Besucher Ihrer Website usw.).
• Funktionen für individuelle oder ähnliche Zielgruppen nutzen, mit denen Sie vom Profil der bereits angemeldeten Teilnehmer profitieren können.

2 - Entwickeln Sie eine Marketingstrategie mit Influencern

Influencer-Marketing ist ein fantastisches Mittel, um Ihre Veranstaltung zu bewerben. Es vervielfacht die Reichweite Ihrer Veranstaltungskommunikation, indem es die emotionale Bindung nutzt, die Influencer über parasoziale Beziehungen zu ihrem Publikum aufbauen.

Wirksame Taktiken:

• Eher auf Mikro- und Nano-Influencer aus Ihrer Branche setzen. Sie erfordern ein geringeres Budget und erzeugen mehr Engagement in ihrer Community, also potenziell bessere Ergebnisse für die Bewerbung Ihrer Veranstaltung.
• Das Wertversprechen der Veranstaltung mit den Influencern teilen, ohne dabei ihre kreative Freiheit einzuschränken. Sie sollten die Veranstaltung so authentisch wie möglich im Rahmen ihrer gewohnten redaktionellen Linie bewerben.

Wie messen Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltungsbewerbung?

Sobald Ihr Plan zur Veranstaltungsbewerbung steht, nehmen Sie sich die Zeit, ein Dashboard einzurichten, das die Leistung Ihrer Strategie misst. So erfahren Sie, was gut und was weniger gut funktioniert hat, und können es beim nächsten Mal gegebenenfalls besser machen.

Verfolgen Sie dazu präzise KPIs, die mit den Zielen Ihrer Veranstaltungsbewerbung verknüpft sind, um deren Wirkung zu messen.

Das können zum Beispiel sein:

• KPIs im Zusammenhang mit der Konversion: Gesamtzahl der Anmeldungen oder Konversionsrate pro Kanal. Zum Beispiel der Prozentsatz der Website-Besucher, die sich über Ihre Landingpage angemeldet haben.
• KPIs im Zusammenhang mit der Sichtbarkeit der Veranstaltung: Reichweite und Engagement in den sozialen Netzwerken, Öffnungs- und Klickrate der E-Mails, Traffic auf der Event-Website, Erwähnungen der Veranstaltung in der Presse oder in sozialen Netzwerken usw.

Um tiefer in das Thema einzusteigen, lesen Sie unseren Artikel über die KPIs der Veranstaltungskommunikation.

Achten Sie darauf, die richtigen Tools für eine effiziente Verfolgung dieser Kennzahlen auszuwählen. Google Analytics ermöglicht die Messung des Traffics, Social-Media-Tools Ihre Leistung in den sozialen Netzwerken, ein Monitoring-Tool die Medienberichterstattung über die Veranstaltung usw.

Führen Sie außerdem nach Abschluss Ihrer Werbekampagne eine nüchterne Analyse durch. Welche Kanäle haben am besten konvertiert? Welche Inhalte haben die meiste Sichtbarkeit und das meiste Engagement erzeugt? Welche Momente der Kampagne haben die besten Ergebnisse erzielt? Wie hoch ist der Return on Investment Ihrer Werbekampagne?

Zögern Sie schließlich nicht, auch Feedback von Ihren Gästen selbst einzuholen. Verteilen Sie an jede anwesende Person einen Zufriedenheitsfragebogen und fragen Sie, wie sie von der Veranstaltung erfahren haben. Ziel ist es, intern auswertbare Erkenntnisse zu gewinnen, um Ihre nächste Veranstaltung noch effektiver zu bewerben.

Jetzt sind Sie bereit, Ihre Veranstaltung richtig zu bewerben, fast zumindest! Entdecken Sie Digitevent, die Eventmanagement-Plattform, mit der Sie Ihre Veranstaltung im Vorfeld bewerben, die Teilnehmer während der Veranstaltung einbinden und die Leistung der Veranstaltung im Nachhinein messen können. Alles, was Sie für eine erfolgreiche und unvergessliche Veranstaltung brauchen!