Aus Erfahrung wissen wir alle: Viele Unternehmen tun sich schwer, die erhofften Ergebnisse aus ihren Veranstaltungen zu ziehen. Und oft hat das nichts mit den Fähigkeiten der Organisatoren zu tun, sondern vielmehr mit der strategischen Ausrichtung des Events auf die Unternehmensziele.

Genau hier müssen Sie eine Fähigkeit entwickeln: den richtigen Veranstaltungstyp passend zu diesen Zielen auszuwählen. Wir geben Ihnen hier die Schlüssel dazu, damit Sie endlich den Event-ROI erzielen, den Sie verdienen.

Warum Ihre Ziele die Wahl des Veranstaltungstyps bestimmen sollten

Bevor Sie sich in die Organisation einer Veranstaltung stürzen, gleich welcher Art, sollten Sie im Hinterkopf behalten: Jedes professionelle Event ist in erster Linie ein Marketing- und Vertriebsinstrument. Insofern müssen Ihre Veranstaltungen Teil einer übergeordneten Strategie sein, also einer Logik aus Zielen und geschäftlicher Wirkung.

Genau hier wird die Abstimmung zwischen dem Hauptziel Ihrer Veranstaltung und ihrem Format entscheidend. Durch diese Abstimmung profitieren Sie von:

  • Einer gezielteren Organisation. Die Wahl des Orts, des Tons, der Inhalte oder auch der Referenten richtet sich nach dem erwarteten Ergebnis und nicht nach Bauchgefühl.
  • Relevanten Event-KPIs. Wenn Ihr Hauptziel beispielsweise die Konversion Ihrer Interessenten ist, messen Sie die generierten Leads; geht es um die Verbesserung der Kommunikation und der Markenbekanntheit, verfolgen Sie die Reichweite oder die Erwähnungen in sozialen Netzwerken.
  • Einem optimierten Return on Investment. Indem Sie Ihr Hauptziel präzise verfolgen, setzen Sie Ihre Ressourcen (Budget, Zeit, Tools) genau dort ein, wo sie die größte Wirkung erzielen.
  • Einer stimmigen Erfahrung für Ihre Teilnehmer. Als Folge der vorherigen Punkte greifen Format, Inhalt und Botschaft Ihres Events ineinander.

Kurz gesagt: Ohne festgelegte Ziele ist es schwierig, eine stimmige Teilnehmererfahrung aufzubauen, und unmöglich, die Leistung und den ROI des Events zu messen. Deshalb lohnt es sich, diesen Schritt der Zielfestlegung nicht zu überspringen!

Die Voraussetzung: Ihre Unternehmensziele definieren

Noch bevor Sie Ihr Format und Ihren Veranstaltungstyp wählen, stellen Sie sich zunächst diese zentrale Frage: Warum organisieren Sie sie eigentlich? Denken Sie daran: Hinter jedem professionellen Event steckt eine geschäftliche Ambition.

Hier sind die wichtigsten Arten von Veranstaltungszielen, die Sie verfolgen könnten:

  • Awareness (Bekanntheit): um zum Beispiel Ihre Marke bekannt zu machen, Ihre Expertise hervorzuheben oder ein neues Produkt einzuführen.
  • Engagement / Interaktion: um durch ein einprägsames Erlebnis eine Verbindung zu Ihrer Community, Ihren Kunden oder Ihren Partnern aufzubauen.
  • Konversion / Verkauf: um qualifizierte Leads zu generieren, Ihren Verkaufszyklus zu beschleunigen oder Verträge abzuschließen.
  • Kundenbindung / Zusammenhalt: um Verbindungen zwischen Ihren Teams zu schaffen und deren Motivation zu stärken (Seminare, Teambuilding, interne Veranstaltungen), oder um bei Ihren Kunden eine stärkere Bindung an die Marke zu erzeugen (Kundenveranstaltungen).

Aber denken Sie daran: So relevant Ihr Ziel auch sein mag, es nützt nur etwas, wenn es wirklich klar formuliert ist. Nutzen Sie daher die SMART-Methode, um Ziele strukturiert festzulegen. Ihr Ziel sollte sein:

  • Spezifisch: Legen Sie ein präzises Ziel fest, wie zum Beispiel „Die Markenbekanntheit bei IT-Entscheidern stärken“
  • Messbar: Verknüpfen Sie Ihr Ziel mit einem konkreten Indikator, zum Beispiel „500 Anmeldungen für das Webinar erreichen“
  • Erreichbar: Streben Sie ein ambitioniertes, aber realistisches Ergebnis an, wie „10 % der Leads in Verkaufschancen umwandeln“
  • Realistisch: Passen Sie Ihre Ambitionen an Ihre Mittel und die Realität Ihres Unternehmens an, zum Beispiel „Eine hybride Veranstaltung mit kontrolliertem Budget organisieren“
  • Zeitlich definiert: Setzen Sie sich einen zeitlichen Rahmen, wie zum Beispiel „Bis zum Ende des Quartals“


Kurz gesagt: Machen Sie Ihre Ziele zum Kompass Ihrer Veranstaltungsstrategie. Sobald dieser Schritt geklärt ist, können Sie sich dem Format und dem Veranstaltungstyp widmen, den Sie in Betracht ziehen.

💬 „Den richtigen Veranstaltungstyp zu wählen ist eine Sache. Und wie steht es um das Format? Das ist vor allem eine Frage der Teilnehmererfahrung. Fragen Sie sich immer, wo Ihr Publikum die Botschaft, die Sie vermitteln möchten, am besten erleben wird. Denken Sie daran: Das richtige Veranstaltungsformat ist vor allem eine Frage des Kontexts. Ihre Ziele, Ihr Publikum und Ihre verfügbaren Ressourcen sollten die Wahl zwischen Präsenz, digital oder hybrid bestimmen. Für eine Produkteinführung oder eine Bekanntheitsaktion ist nichts so wirkungsvoll wie die Präsenzveranstaltung. Für Expertenwissen oder ein internationales Publikum hingegen setzen sich digitale oder hybride Formate ganz natürlich durch.“, Milla Breuil, Account Manager bei Digitevent

Zur Inspiration finden Sie am Ende des Artikels eine detaillierte Übersicht aller Veranstaltungstypen, die Sie umsetzen können.

Welcher Veranstaltungstyp passt zu welchem Unternehmensziel?

Der bevorzugte Veranstaltungstyp hängt von Ihrem Unternehmensziel ab:

  • Awareness (Bekanntheit): Veranstaltungen mit hoher Sichtbarkeit (Fachmesse, Konferenz, Webinar, Produkteinführung)
  • Engagement: spielerische und lehrreiche Veranstaltungen (Community-Event, Workshop, Hackathon, Nutzer-Meetup)
  • Konversion: erlebnis- und produkttestorientierte Veranstaltungen (kommerzielles Kundenevent, Roadshow, B2B-Tag der offenen Tür, Produktdemonstration)
  • Kundenbindung: Kundenerlebnisse und Community-Veranstaltungen (VIP-Kunde, Erfahrungsaustausch, Kundendinner oder Kundengala)
  • Interner Zusammenhalt: Veranstaltungen, die die Unternehmenskultur stärken (Seminar, Teambuilding, interne Konferenz, Incentive-Reise)

Welche weiteren Kriterien sollten Sie bei der Wahl des richtigen Formats und Veranstaltungstyps berücksichtigen

Ihnen ist jetzt bewusst, wie wichtig es ist, Ihr Unternehmensziel mit dem zu organisierenden Veranstaltungstyp zu verknüpfen. Aber Achtung: Dieses Ziel ist nicht das Einzige, das Sie bei der Wahl Ihres Formats berücksichtigen sollten!

Um ein stimmiges und wirkungsvolles Event zu organisieren, stützen Sie sich zusätzlich auf die folgenden vier Säulen:

  • Ihre Zielgruppe. Was erwarten Ihre potenziellen Teilnehmer von einem Moment wie dem, den Sie organisieren? Welche konkreten Themen würden sie gerne in einer Veranstaltung behandelt sehen?
  • Ihr verfügbares Budget. Ihre Idee und Ihr Budget müssen aufeinander abgestimmt sein, um einen maximalen ROI zu erzielen.
  • Die Dauer und die Verfügbarkeit der Teilnehmer. Die beste Veranstaltung nützt nichts, wenn Ihre Gäste nicht teilnehmen können!
  • Das logistische Format Ihres Events. Es geht darum, je nach Gewohnheiten Ihrer Zielgruppe und deren Verfügbarkeit vor Ort zwischen Präsenz, hybrid oder 100 % digital zu wählen.


Indem Sie diese verschiedenen Elemente im Blick behalten, stellen Sie sicher, dass Sie sowohl den Bedürfnissen Ihres Unternehmens als auch denen Ihrer Zielgruppen gerecht werden, für eine optimale Veranstaltungseffizienz.

Überblick über die wichtigsten Arten professioneller Veranstaltungen

Ob Ihr Hauptziel darin besteht, Ihren Zielgruppen eine bestimmte Botschaft zu vermitteln, ein Produkt bekannt zu machen oder Ihr Markenimage zu verbessern: Hier finden Sie alle Veranstaltungstypen, die Sie umsetzen können.

Für externe Veranstaltungen

Konferenzen, Webinare und Podiumsdiskussionen

Veranstaltungen, bei denen Fachleute ihr Wissen zu zentralen Themen teilen, häufig moderiert von Referenten oder Experten.

Produkteinführungen

Höhepunkte, bei denen eine Neuheit vorgestellt wird, um das Interesse potenzieller Kunden zu wecken, Buzz zu erzeugen und erste Verkäufe zu fördern.

Pressetage

Professionelle Veranstaltungen, die der Kommunikation und den Medienbeziehungen gewidmet sind. Sie eignen sich ideal, um ein neues Produkt vorzustellen, die Bekanntheit des Unternehmens zu stärken und Kontakte zu Journalisten und Influencern Ihrer Branche zu knüpfen.

Kundenveranstaltungen

Hochwertige Zusammenkünfte, die darauf abzielen, die Beziehung zu bestehenden Kunden zu stärken, deren Treue zu würdigen und positive Mundpropaganda rund um Ihre Marke zu fördern.

Exklusive Veranstaltungen

Exklusive Formate für eine ausgewählte Zielgruppe von Kunden oder strategischen Partnern. Das Ziel dieser Events: eine privilegierte Geschäftsbeziehung mit ihnen aufzubauen und ihnen ein unvergessliches Erlebnis zu bieten, zum Beispiel die private Nutzung einer Ausstellung oder ein Backstage-Erlebnis.

Roadshows

Serien von mobilen Events, die in mehreren Städten organisiert werden und es ermöglichen, Kunden oder Interessenten direkt vor Ort zu treffen.

Messen und Ausstellungen

Große Branchentreffen, bei denen Organisationen ihre Produkte und Dienstleistungen präsentieren, um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen und neue Kontakte zu generieren.

Festivals

Publikumsnahe, festliche und kulturelle Veranstaltungen, die ein breites Publikum rund um ein starkes Thema versammeln. Dieser Veranstaltungstyp stärkt die Markenbekanntheit und schafft ein mitreißendes Gemeinschaftserlebnis, an der Schnittstelle von Business und Feier.

Nutzer-Communitys

Regelmäßige Treffen zwischen Nutzern einer Lösung, um Best Practices auszutauschen und die gegenseitige Unterstützung zwischen Kunden zu fördern.

Feldaktionen und Street-Marketing

Veranstaltungsaktionen, die direkt vor Ort umgesetzt werden, um das Publikum unmittelbar zu erreichen. Sie sind ein sehr gutes Mittel, um ein Produkt zu bewerben, Engagement zu erzeugen und Ihre Marke im Alltag Ihrer Zielgruppen zu verankern.

Promotionstage oder Privatverkäufe

Kommerzielle Veranstaltungen mit Fokus auf Konversion und Kundenbindung, bei denen Kunden Produkte in einem exklusiven, organisierten Rahmen entdecken, testen oder kaufen können.

Für interne Veranstaltungen

Teambuildings

Verbindende und kollaborative Aktivitäten, die darauf ausgelegt sind, den Zusammenhalt, die Kommunikation und den Teamgeist innerhalb eines Unternehmens zu stärken. Das Ziel: besser zusammenarbeiten durch einen gestärkten Zusammenhalt innerhalb desselben Teams.

Interne Seminare

Professionelle Termine, die der strategischen Ausrichtung, der Weiterbildung oder der Motivation der Mitarbeiter gewidmet sind.

Abende oder festliche Veranstaltungen

Gesellige Momente, um einen Erfolg oder ein Firmenjubiläum zu feiern oder die Teams in einem informellen Rahmen zusammenzubringen.

Onboarding-Tage

Zentrale Momente, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen, Verbindungen innerhalb des Teams zu schaffen und den internen Zusammenhalt bereits ab den ersten Arbeitstagen zu fördern. Ein wesentlicher Schritt, um die Motivation und den Unternehmensgeist zu stärken.

Firmenreisen oder Firmenaufenthalte

Diese auf „Incentive“ ausgerichteten Formate sind echte Teambuilding-Erlebnisse und kombinieren Entspannung, Entdeckung und gemeinsame Aktivitäten. Sie stärken den Zusammenhalt und die Motivation der Mitarbeiter fernab des gewohnten Arbeitsplatzes.

Interne Hauptversammlungen

Als Höhepunkte des Geschäftsjahres ermöglichen diese strategischen Zusammenkünfte, die Ergebnisse, Projekte und wichtigen Ausrichtungen des Unternehmens zu teilen und dabei die Mitarbeiter in die gemeinsame Vision einzubinden.

Preisverleihungen und interne Awards

Festliche und wertschätzende Veranstaltungen, die Erfolge feiern, Teams belohnen und den internen Zusammenhalt stärken sollen. Ein hervorragendes Format, um Mitarbeiter zu motivieren und eine einzigartige Verbindung zwischen ihnen und der Unternehmenskultur zu schaffen.

Themen-Tage

Spielerische und mitreißende Veranstaltungsformate, die den Teamzusammenhalt rund um ein bestimmtes Thema fördern. Perfekt, um das interne Miteinander zu beleben, die Verbindung zwischen Mitarbeitern zu stärken und einen geselligen gemeinsamen Moment zu schaffen.

Workshops und Hackathons

Partizipative Formate, die die Co-Kreation, das gemeinsame Nachdenken und die Innovation zu einer bestimmten Fragestellung fördern.

Für interne oder externe Veranstaltungen

Networking-Veranstaltungen

Gelegenheiten, das berufliche Netzwerk zu erweitern, potenzielle Partner zu treffen oder sich mit Branchenkollegen auszutauschen.

Schulungsveranstaltungen

Lehrreiche Sessions, die darauf abzielen, die Kompetenzen von Mitarbeitern oder Kunden zu einem bestimmten Thema zu entwickeln.

Partizipative Workshops

Kollaborative Erlebnisse, die sich auf Austausch und Co-Kreation konzentrieren. Dieser professionelle Veranstaltungstyp fördert die aktive Beteiligung der Teilnehmer und ermöglicht es, in einem anregenden und interaktiven Rahmen ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Wohltätigkeits- oder Solidaritätsveranstaltungen

Momente des Miteinanders und des gemeinschaftlichen Engagements, die das Gemeinschaftsgefühl und die Unternehmenswerte stärken und dabei eine humanitäre oder ökologische Sache unterstützen.

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