Aus Erfahrung wissen wir alle: Viele Unternehmen tun sich schwer, die erhofften Ergebnisse aus ihren Veranstaltungen zu ziehen. Und das liegt oft gar nicht an den Fähigkeiten der Organisatoren, sondern vielmehr an der strategischen Ausrichtung des Events auf die Unternehmensziele.
Genau hier kommt eine wichtige Fähigkeit ins Spiel: die richtige Wahl des Veranstaltungstyps passend zu diesen Zielen. Wir geben Ihnen hier die entscheidenden Hinweise dafür, damit Sie endlich den Event-ROI erzielen, den Sie verdienen.
Warum Ihre Ziele die Wahl des Veranstaltungstyps bestimmen sollten
Bevor Sie mit der Organisation einer Veranstaltung beginnen, sollten Sie sich bewusst machen, dass jedes professionelle Event in erster Linie ein Marketing- und Vertriebsinstrument ist. Ihre Veranstaltungen sollten sich deshalb in eine übergeordnete Strategie einfügen und damit einer klaren Logik aus Zielen und Geschäftswirkung folgen.
Genau hier wird die Abstimmung zwischen dem Hauptziel Ihrer Veranstaltung und ihrem Format entscheidend. Durch diese Abstimmung profitieren Sie von:
- Einer zielgerichteteren Organisation. Die Wahl von Ort, Tonalität, Inhalten oder Referenten richtet sich nach dem gewünschten Ergebnis, nicht nach Bauchgefühl.
- Relevanten Event-KPIs. Wenn Ihr Hauptziel beispielsweise die Konvertierung Ihrer Interessenten ist, messen Sie die generierten Leads; geht es dagegen um die Kommunikation und Bekanntheit Ihrer Marke, verfolgen Sie die Reichweite oder die Erwähnungen in den sozialen Netzwerken.
- Einem optimierten Return on Investment. Wenn Sie sich konsequent an Ihrem Hauptziel orientieren, setzen Sie Ihre Ressourcen (Budget, Zeit, Tools) dort ein, wo sie die größte Wirkung erzielen.
- Einem stimmigen Erlebnis für Ihre Teilnehmer. Als Folge der vorherigen Punkte greifen Format, Inhalt und Botschaft Ihres Events ineinander.
Kurz gesagt: Ohne festgelegte Ziele lässt sich kaum ein stimmiges Teilnehmererlebnis aufbauen, und die Leistung sowie der ROI des Events lassen sich nicht messen. Deshalb lohnt es sich, diesen Schritt der Zielsetzung nicht zu überspringen!
Die Voraussetzung: Ihre Geschäftsziele definieren
Bevor Sie überhaupt Format und Art Ihrer Veranstaltung wählen, stellen Sie sich zunächst diese zentrale Frage: Warum organisieren Sie sie eigentlich? Denken Sie daran: Hinter jedem professionellen Event steckt ein geschäftliches Anliegen.
Hier sind die wichtigsten Arten von Veranstaltungszielen, an denen Sie sich orientieren können:
- Awareness (Bekanntheit): um zum Beispiel Ihre Marke bekannt zu machen, Ihre Expertise zu präsentieren oder ein neues Produkt einzuführen.
- Engagement / Interaktion: um über ein einprägsames Erlebnis eine Verbindung zu Ihrer Community, Ihren Kunden oder Partnern aufzubauen.
- Conversion / Vertrieb: um qualifizierte Leads zu generieren, Ihren Vertriebszyklus zu beschleunigen oder Verträge abzuschließen.
- Kundenbindung / Zusammenhalt: um den Zusammenhalt und die Motivation innerhalb Ihrer Teams zu stärken (Seminare, Teambuilding, interne Veranstaltungen) oder die Markenbindung Ihrer Kunden zu fördern (Kundenveranstaltungen).
Denken Sie aber daran: Ihr Ziel nützt Ihnen nur dann, wenn es wirklich klar formuliert ist, egal wie relevant es ist. Nutzen Sie deshalb die SMART-Methode, um Ihre Ziele strukturiert festzulegen: Ihr Ziel sollte sein:
- Spezifisch: Legen Sie ein präzises Ziel fest, zum Beispiel „Die Markenbekanntheit bei IT-Entscheidern stärken“
- Messbar: Verknüpfen Sie Ihr Ziel mit einer konkreten Kennzahl, zum Beispiel „500 Anmeldungen für das Webinar erreichen“
- Erreichbar: Streben Sie ein ambitioniertes, aber realistisches Ergebnis an, wie „10 % der Leads in Vertriebschancen umwandeln“
- Realistisch: Passen Sie Ihre Ambitionen an Ihre Mittel und die Realität Ihres Unternehmens an, zum Beispiel „Ein Hybrid-Event mit kontrolliertem Budget organisieren“
- Zeitlich definiert: Setzen Sie sich einen zeitlichen Rahmen, wie zum Beispiel „Bis zum Ende des Quartals“
Kurz gesagt: Machen Sie Ihre Ziele zum Kompass Ihrer Eventstrategie. Sobald dieser Schritt geklärt ist, können Sie sich dem Format und der Art der Veranstaltung widmen.
💬 „Den richtigen Veranstaltungstyp zu wählen ist eine Sache. Und wie sieht es mit dem Format aus? Dabei geht es vor allem um das Teilnehmererlebnis. Fragen Sie sich immer, wo Ihr Publikum die Botschaft, die Sie vermitteln möchten, am besten erleben wird. Denken Sie daran: Das richtige Eventformat ist vor allem eine Frage des Kontexts. Ihre Ziele, Ihr Publikum und Ihre verfügbaren Ressourcen sollten die Wahl zwischen Präsenz, digital oder hybrid bestimmen. Für eine Produkteinführung oder eine Awareness-Aktion ist die Präsenzveranstaltung durch nichts zu ersetzen. Für Expertenwissen oder eine internationale Zielgruppe hingegen bieten sich digitale oder hybride Formate natürlich an.“ (Milla Breuil, Account Manager bei Digitevent)
Zur Inspiration finden Sie am Ende dieses Artikels eine detaillierte Übersicht aller Veranstaltungstypen, die Sie umsetzen können.
Welcher Veranstaltungstyp passt zu welchem Geschäftsziel?
Bevor Sie mit der Entwicklung und Umsetzung Ihres Events beginnen, erfahren Sie hier, wie Sie den passenden Typ wählen:
Welche weiteren Kriterien Sie bei der Wahl des richtigen Formats und Veranstaltungstyps berücksichtigen sollten
Sie wissen nun, wie wichtig es ist, Ihr Geschäftsziel mit dem zu organisierenden Veranstaltungstyp zu verknüpfen. Aber Achtung: Dieses Ziel ist nicht das einzige Kriterium bei der Wahl Ihres Formats!
Um ein stimmiges und wirkungsvolles Event zu organisieren, stützen Sie sich zudem auf die folgenden vier Säulen:
- Ihre Zielgruppe. Was erwarten Ihre potenziellen Teilnehmer von einer solchen Veranstaltung? Welche konkreten Themen möchten sie in einem Event behandelt sehen?
- Ihr verfügbares Budget. Ihre Idee und Ihr Budget müssen zusammenpassen, um einen maximalen ROI zu erzielen.
- Die Dauer und die Verfügbarkeit der Teilnehmer. Die beste Veranstaltung nützt nichts, wenn Ihre Gäste nicht daran teilnehmen können!
- Das logistische Format Ihres Events. Es geht darum, je nach den Gewohnheiten Ihrer Zielgruppe und deren Verfügbarkeit vor Ort zwischen Präsenz, hybrid oder 100 % digital zu wählen.
Wenn Sie diese verschiedenen Elemente im Blick behalten, stellen Sie sicher, dass Sie sowohl den Bedürfnissen Ihres Unternehmens als auch denen Ihrer Zielgruppe gerecht werden, für eine optimale Wirksamkeit Ihrer Veranstaltung.
Überblick über die wichtigsten Arten professioneller Veranstaltungen
Ob Ihr Hauptziel darin besteht, Ihrer Zielgruppe eine bestimmte Botschaft zu vermitteln, ein Produkt bekannt zu machen oder Ihr Markenimage zu verbessern: Hier finden Sie alle Veranstaltungstypen, die Sie umsetzen können.
Für externe Veranstaltungen
Konferenzen, Webinare und Podiumsdiskussionen
Veranstaltungen, bei denen Fachleute ihr Wissen zu zentralen Themen teilen, häufig moderiert von Referenten oder Experten.
Produkteinführungen
Höhepunkte, bei denen eine Neuheit vorgestellt wird, um das Interesse potenzieller Kunden zu wecken, Aufmerksamkeit zu erzeugen und erste Verkäufe zu fördern.
Pressetage
Professionelle Veranstaltungen für Kommunikation und Medienarbeit. Sie eignen sich ideal, um ein neues Produkt vorzustellen, die Bekanntheit des Unternehmens zu steigern und Beziehungen zu Journalisten und Influencern Ihrer Branche aufzubauen.
Kundenveranstaltungen
Hochwertige Treffen mit dem Ziel, die Beziehung zu bestehenden Kunden zu stärken, ihre Treue zu würdigen und positive Mundpropaganda rund um Ihre Marke zu fördern.
Exklusive Veranstaltungen
Exklusive Formate, die einer kleinen Zielgruppe von Kunden oder strategischen Partnern vorbehalten sind. Das Ziel dieser Events: eine privilegierte Geschäftsbeziehung zu ihnen aufzubauen und ihnen ein unvergessliches Erlebnis zu bieten, zum Beispiel durch die private Nutzung einer Ausstellung oder einen Backstage-Zugang.
Roadshows
Reihen von Wanderveranstaltungen in mehreren Städten, mit denen Sie Kunden oder Interessenten direkt vor Ort treffen können.
Messen
Große Branchentreffen, auf denen Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen präsentieren, um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen und neue Kontakte zu gewinnen.
Festivals
Beliebte, festliche und kulturelle Veranstaltungen, die ein breites Publikum rund um ein starkes Thema versammeln. Dieser Veranstaltungstyp stärkt die Markenbekanntheit und schafft ein mitreißendes Gemeinschaftserlebnis an der Schnittstelle zwischen Business und Festlichkeit.
Nutzer-Communitys
Regelmäßige Treffen zwischen Nutzern einer Lösung, um Best Practices auszutauschen und die gegenseitige Unterstützung zwischen Kunden zu fördern.
Feldaktivierungen und Street-Marketing
Event-Aktionen direkt vor Ort, um das Publikum unmittelbar anzusprechen. Sie eignen sich hervorragend, um ein Produkt zu bewerben, Engagement zu erzeugen und Ihre Marke im Alltag der Zielgruppe zu verankern.
Aktionstage oder Privatverkäufe
Vertriebsorientierte Veranstaltungen mit Fokus auf Conversion und Kundenbindung, bei denen Kunden Produkte in einem exklusiven, organisierten Rahmen entdecken, testen oder kaufen können.
Für interne Veranstaltungen
Teambuildings
Verbindende und kooperative Aktivitäten, die den Zusammenhalt, die Kommunikation und den Teamgeist innerhalb eines Unternehmens stärken. Das Ziel: durch mehr Zusammenhalt im Team besser zusammenzuarbeiten.
Interne Seminare
Professionelle Treffen, die der strategischen Ausrichtung, der Weiterbildung oder der Motivation der Mitarbeitenden dienen.
Abendveranstaltungen oder Feiern
Gesellige Momente, um einen Erfolg oder ein Firmenjubiläum zu feiern oder die Teams in lockerer Atmosphäre zusammenzubringen.
Onboarding-Tage
Wichtige Momente, um neue Mitarbeitende willkommen zu heißen, Verbindungen im Team aufzubauen und den internen Zusammenhalt bereits ab den ersten Arbeitstagen zu fördern. Ein wesentlicher Schritt, um Motivation und Unternehmensgeist zu stärken.
Firmenreisen oder Firmenaufenthalte
Diese auf „Incentive“ ausgerichteten Formate sind echte Teambuilding-Erlebnisse und verbinden Entspannung, Entdeckung und gemeinsame Aktivitäten. Sie stärken den Zusammenhalt und die Motivation der Mitarbeitenden abseits des gewohnten Arbeitsplatzes.
Interne Vollversammlungen
Diese strategischen Zusammenkünfte sind Höhepunkte des Geschäftsjahres und ermöglichen es, Ergebnisse, Projekte und zentrale Ausrichtungen des Unternehmens zu teilen und die Mitarbeitenden in die gemeinsame Vision einzubinden.
Interne Preisverleihungen und Awards
Festliche, wertschätzende Veranstaltungen, um Erfolge zu feiern, Teams auszuzeichnen und den internen Zusammenhalt zu stärken. Ein hervorragendes Format, um Mitarbeitende zu motivieren und eine besondere Verbindung zur Unternehmenskultur zu schaffen.
Themenevents
Spielerische, unterhaltsame Eventformate, die den Teamzusammenhalt rund um ein bestimmtes Thema fördern. Perfekt, um das interne Miteinander zu beleben, die Verbindung zwischen Mitarbeitenden zu stärken und einen geselligen Moment des Austauschs zu schaffen.
Workshops und Hackathons
Partizipative Formate, die Co-Creation, gemeinsames Nachdenken und Innovation zu einer bestimmten Fragestellung fördern.
Für interne oder externe Veranstaltungen
Networking-Veranstaltungen
Gelegenheiten, das eigene berufliche Netzwerk zu erweitern, potenzielle Partner zu treffen oder sich mit Fachkollegen der eigenen Branche auszutauschen.
Schulungsveranstaltungen
Lehrveranstaltungen, die darauf abzielen, die Kompetenzen von Mitarbeitenden oder Kunden zu einem bestimmten Thema weiterzuentwickeln.
Partizipative Workshops
Kooperative Erlebnisse, die auf Austausch und Co-Creation setzen. Dieser Veranstaltungstyp fördert die aktive Teilnahme der Teilnehmenden und ermöglicht es, in einem anregenden, interaktiven Rahmen ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
Wohltätigkeits- und Solidaritätsveranstaltungen
Momente des Austauschs und des gemeinsamen Engagements, die das Gemeinschaftsgefühl und die Werte des Unternehmens stärken und gleichzeitig eine soziale oder ökologische Sache unterstützen.
Benötigen Sie Unterstützung bei diesem Thema? Buchen Sie Ihre Digitevent-Demo und profitieren Sie von der Beratung unserer Experten: Sie helfen Ihnen dabei, das passende Veranstaltungsformat für Ihre Situation zu wählen.
