Eventos B2B: a alavanca (muitas vezes subaproveitada) dos profissionais de marketing, e como ativá-la

Você sabia que apenas 56% dos profissionais de marketing B2B usam eventos presenciais como canal em sua estratégia de marketing (Forbes)? Um número bem baixo, considerando o quanto os tomadores de decisão B2B gostam de networking e de encontros profissionais ao vivo.

É preciso dizer: os eventos B2B são uma alavanca promissora, mas ainda assim muitas vezes subaproveitada. O motivo? O medo de dedicar tempo demais para poucos resultados de negócio.

Neste guia completo, revelamos todas as etapas e chaves de sucesso para transformar os eventos em um vetor de crescimento e reconhecimento para sua empresa. Tudo isso sem complicar sua vida!

Por que incluir uma estratégia de eventos no seu plano de marketing B2B

Ainda são poucas as empresas B2B que apostam no marketing de eventos para alcançar seu público, priorizando com frequência outras alavancas como o marketing de conteúdo, a publicidade ou a participação em eventos organizados por terceiros.

No entanto, os eventos B2B têm muito a oferecer para uma estratégia de marketing!

Com um evento business to business bem estruturado, você pode:

• Trazer o lado humano para sua estratégia de marketing. Mesmo no B2B, “as pessoas compram de pessoas”: seus clientes e prospects compram, antes de tudo, de outras pessoas, não de uma empresa. Graças aos seus eventos, você pode desenvolver uma interação direta com eles, para criar um vínculo de confiança.
• Acelerar seu funil de vendas. Ao criar essa relação de confiança, você impulsiona naturalmente sua geração de leads e suas oportunidades comerciais. Um benefício especialmente interessante para ciclos de vendas longos, com contas estratégicas. Por isso, 73% dos tomadores de decisão B2B citam a criação de parcerias de negócio como o principal objetivo que os motiva a participar de um evento B2B (Good Firms).
• Fortalecer o relacionamento e a fidelização dos clientes. Você pode apostar em formatos de eventos dedicados aos seus clientes atuais, para gerar neles um sentimento de pertencimento a uma comunidade.
• Melhorar a imagem da sua marca. Ao organizar seus próprios eventos, você mostra a cultura da sua empresa na prática, o que aumenta o reconhecimento da sua marca.
• Criar conteúdo de marketing reutilizável. Os eventos B2B complementam sua estratégia de conteúdo. Filme suas palestras, destaque depoimentos de clientes satisfeitos, colete dados em campo sobre seus clientes em potencial e use esses dados no seu plano de marketing depois.

Dá vontade de começar, não é mesmo?

6 tipos de eventos B2B para considerar

Para organizar um evento de sucesso, é preciso primeiro saber qual formato ele terá. Aqui estão algumas ideias de eventos para sua empresa considerar.

Palestras e keynotes

59,2% dos organizadores de eventos B2B oferecem palestras abertas ao público (Good Firms). Esses eventos permitem posicionar sua marca como uma referência de opinião e criar engajamento em torno de um tema de interesse dos convidados. No formato remoto, as palestras e keynotes podem acontecer como webinars.

Feiras profissionais

As feiras profissionais são espaços de mercado onde sua empresa coloca em contato participantes e expositores, criando oportunidades de negócio entre compradores e fornecedores. Nessa ocasião, sua marca também pode apresentar seus próprios produtos ou serviços.

Evento de networking e speed dating profissional

Mais de 91% dos tomadores de decisão citam o networking como o principal motivo que os leva (ou não) a participar de um evento B2B (Good Firms). Um bom motivo para criar eventos de networking, que geram oportunidades comerciais entre os participantes e ajudam a expandir a rede de contatos. Os formatos aqui são variados: jantares, coquetéis, festas temáticas, meetups, etc.

Seminários

Os seminários representam 52,9% dos tipos de eventos organizados pelas empresas B2B (Good Firms). São eventos educativos, que visam ensinar o público sobre um tema específico. Também permitem que a empresa organizadora gere leads qualificados e reforce a credibilidade da sua expertise.

Workshops e treinamentos

Considere criar esse tipo de evento prático, que ajuda a desenvolver as competências de prospects e clientes. Principalmente se o seu objetivo for fidelizar seus clientes!

Turnê de apresentação de produtos

As turnês não são exclusividade das grandes marcas conhecidas por todos! Organize uma série de eventos em que sua marca percorre diferentes territórios para apresentar seu produto e se aproximar do público em suas diversas áreas de atuação.

Evento presencial ou evento digital?

Com o avanço do digital, as marcas B2B optam cada vez mais por eventos remotos, como webinars ou feiras on-line. Embora os custos desse tipo de evento sejam naturalmente menores, eles nem sempre são adequados a todos os objetivos.

Está em dúvida entre um evento presencial ou remoto? Veja como escolher:

• Os eventos presenciais, embora mais caros, são ideais para trocas profundas e para o relacionamento.
• Os eventos digitais são práticos, escaláveis e adequados quando o público está muito disperso geograficamente, mas cuidado para manter o engajamento da audiência do outro lado da tela!
• Os eventos híbridos são mais exigentes de produzir, mas permitem combinar o impacto do presencial com o alcance ampliado do digital.
  

Cabe a você escolher o formato que vai fazer sucesso com seus prospects e clientes!

5 etapas para definir sua estratégia de eventos B2B

Quer lançar uma estratégia de eventos B2B que impulsione seu crescimento? Confira as etapas-chave para isso.

Defina os objetivos do seu evento

Primeiro, é preciso alinhar seu evento com a estratégia de marketing e vendas da sua organização. Seu evento deve servir à ambição global da sua empresa: acelerar a aquisição, impulsionar o upsell, consolidar a credibilidade de uma nova oferta, etc.

Selecione, então, seus objetivos: você pode se inspirar nos benefícios apresentados anteriormente neste artigo:

• Geração de leads
• Aceleração do seu ciclo de vendas
• Fidelização de clientes
• Desenvolvimento da reputação da sua marca
• Evangelização do seu mercado.

Selecione no máximo dois objetivos para garantir uma execução clara da sua estratégia.

Por fim, associe um KPI a cada objetivo, por exemplo:

• Para a geração de leads: o número de inscrições, a taxa de participação, o número de leads qualificados gerados, etc.
• Para a aceleração do seu ciclo de vendas: o número de reuniões geradas após o evento, a conversão dos leads convidados, etc.
• Para a fidelização de clientes: a taxa de satisfação, a taxa de recompra após o evento, o NPS, etc.
• Para o desenvolvimento do reconhecimento da sua marca: o número de compartilhamentos nas redes sociais, o número de menções ao evento no LinkedIn, etc.

Para 79% dos organizadores de eventos B2B, o número de participantes é o KPI mais relevante, e para 64%, são as vendas geradas direta ou indiretamente pelo evento (Good Firms). Vale seguir o exemplo!

Escolha o direcionamento do seu evento

95% dos responsáveis por eventos B2B afirmam que o desempenho do seu evento depende, antes de tudo, da escolha do público e da qualidade do direcionamento (Good Firms). Um bom motivo para se debruçar seriamente sobre o assunto e estudar com precisão seu público-alvo.

Para isso, defina suas personas prioritárias. São seus clientes atuais? Seus prospects mais avançados? Um público ainda frio, cujo interesse precisa ser despertado? Influenciadores do seu
setor? Potenciais parceiros comerciais? Não hesite em segmentar seu público, para depois poder adaptar sua comunicação e até as atividades ao longo do próprio evento.

Em seguida, estude o perfil do seu público-alvo (caso ainda não tenha feito isso). Objetivo: determinar quais são suas expectativas em relação a eventos B2B:

• Quais temas ou assuntos dialogam com os desafios atuais desse público?
• Que tipos de conteúdo ele consome: estudos de caso, benchmarks, tendências, soluções concretas, etc.?
• Quais formatos ele prefere: palestras, workshops, mesas-redondas, demonstrações, relatos de experiência, etc.?
• Quais são suas restrições em termos de tempo e mobilidade?
• Quais são seus objetivos ao participar de um evento B2B: aprendizado, descoberta de tendências, networking, etc.?
• Como ele se informa sobre os eventos dos quais poderia participar: LinkedIn, influenciadores, mídias especializadas, clubes profissionais, associações, etc.?

Para descobrir, você pode pedir informações a outras áreas da empresa (vendas ou atendimento ao cliente). Mas não deixe de perguntar diretamente aos próprios clientes o que eles pensam, por meio de uma pequena pesquisa, por exemplo na sua newsletter. Não há nada pior do que um evento que não alcança seu público porque ele não foi ouvido antes!

Defina o formato do seu evento

Agora é hora de criar o conceito do seu evento B2B.

Primeiro, defina a mensagem-chave a transmitir ao seu público, partindo dos objetivos do evento. O que você quer que as pessoas lembrem sobre sua empresa, seus produtos e seus serviços?

Em seguida, escolha o formato do evento de acordo com essa mensagem e com o perfil do público.

Por exemplo:

• Para objetivos de reconhecimento ou thought leadership: uma palestra, uma mesa-redonda, um webinar
• Para objetivos de geração de leads qualificados: um workshop VIP, um café da manhã de negócios, uma demonstração privada
• Para objetivos de fidelização de clientes: um afterwork, um seminário
• Para objetivos de aceleração comercial: um evento de networking

Atenção para adaptar a duração do seu evento às expectativas do público. Enquanto um café da manhã ou um afterwork pode durar de uma a duas horas, uma palestra temática pode durar até três horas, e um seminário para clientes muito engajados pode durar um dia inteiro.

Crie a jornada dos seus participantes (e, se for o caso, dos expositores)

É o momento de montar a programação do seu evento B2B.

Distribua ao longo do tempo disponível:

• A recepção dos participantes
• A abertura do evento
• Um momento de entrega de valor
• Um momento de interação com o público ou um momento de confraternização
• O encerramento do evento

Depois, crie a jornada do participante. Pergunte-se qual conteúdo os participantes precisam ter à disposição para acompanhar seu evento: mapa do local, aplicativo para participantes, percurso imersivo, espaços de encontro para networking, etc.?

Se você organiza uma feira B2B, também deve pensar nessa mesma jornada do lado dos expositores. Para isso, defina as ofertas dedicadas a eles: as características dos espaços que você aluga, os serviços técnicos e de apoio oferecidos, as ferramentas de comunicação disponíveis, etc.

Escolha suas ferramentas

Para simplificar a organização do seu evento B2B, e de acordo com seus objetivos, você pode precisar de ferramentas específicas.

Por exemplo:

• Para organizar seu evento internamente: ferramentas de gestão de projetos e tarefas
• Para divulgar seu evento: uma ferramenta de e-mail marketing, ferramentas de criação de conteúdo de marketing, etc.
• Para gerenciar suas inscrições: uma ferramenta de venda de ingressos que permita centralizar e qualificar os convidados
• Para medir o desempenho do seu evento: ferramentas de análise e relatórios do evento, uma ferramenta de pesquisa para enviar os questionários de satisfação pós-evento, etc.
• Para realizar um evento híbrido: equipamentos e uma ferramenta de live streaming

E para simplificar sua tarefa, nada melhor do que uma plataforma de gestão de eventos dedicada, como a Digitevent. Tudo o que você precisa está reunido nela: criação do site do evento, gestão de convites, check-in, badges e plataforma de inscrição. A Digitevent também permite trabalhar o engajamento dos seus participantes, com a criação de aplicativos para participantes, expositores e Matchmaking do evento.

Descubra como a Digitevent te ajuda a realizar eventos B2B de sucesso!

As boas práticas para uma estratégia de eventos B2B bem-sucedida

Garanta o sucesso do seu evento B2B, do planejamento até o encerramento, com estas chaves de sucesso.

Crie um briefing de evento bem estruturado

Preparar um evento geralmente exige colaboração, seja com sua equipe, com colegas de outras áreas ou com parceiros e fornecedores externos.

É para ajudar nessa colaboração que entra o briefing do evento. Claro e estruturado, ele dá visibilidade a todos sobre a estratégia e os detalhes do evento.

Um bom briefing contém, entre outras coisas:

• Os objetivos do seu evento
• O público-alvo
• O conceito e o tema
• O orçamento estimado
• O local e as datas
• A programação
• As necessidades logísticas e técnicas
• A estratégia de comunicação
• Os KPIs que permitem medir o sucesso do evento

Para saber mais sobre o assunto, aprenda a criar um briefing de evento aqui.

Trabalhe seu método de inscrição

No lançamento do seu evento, seu objetivo é maximizar as inscrições e a presença dos convidados no dia do evento.

Para isso, divulgue ofertas diferentes para:

• Os primeiros participantes a se inscreverem no evento, seguindo o princípio do Early Bird, que oferece tarifas vantajosas
• Os últimos a se inscreverem, para maximizar a lotação do seu evento

A chave? Promover seu evento até o dia D, para obter os melhores resultados possíveis.

Escolha seus parceiros e fornecedores com cuidado

Se você organiza eventos com frequência, ou se não tem internamente todas as competências necessárias para isso, é recomendável contar com fornecedores externos.

Terceirizar sua estratégia de eventos B2B pode ajudar a escalar seus eventos e ganhar em qualidade.

Mas, para garantir o sucesso, é preciso selecionar bem esses fornecedores:

• Verifique se eles estão alinhados com os valores da sua empresa, principalmente em termos de responsabilidade social e ambiental
• Dê preferência a fornecedores especialistas em B2B, já que os eventos B2B são bem diferentes dos B2C
• Peça para construir a estratégia em conjunto com seus fornecedores externos, para garantir que o evento esteja alinhado com a cultura e os valores da sua empresa

Padronize seus processos o quanto antes

Planejar um evento totalmente “na mão” pode rapidamente virar um verdadeiro pesadelo. Para ganhar tempo, crie modelos e ferramentas compartilhadas para padronizar a organização dos seus eventos B2B.

Pense especialmente em criar:

• Um cronograma-padrão por formato de evento
• Modelos de convite, posts para o LinkedIn e e-mails de follow-up
• Checklists logísticos e fichas de produção
• Um diretório de fornecedores validados e testados

Centralize sua estratégia na experiência do participante

Cada interação entre sua empresa e seu público deve trazer valor para o público, não apenas para sua empresa! Para isso, é preciso pensar antes de tudo em termos de experiência do participante.

• Personalize ao máximo as jornadas de participantes e expositores, assim como o conteúdo do evento, para cada segmento de convidados
• Escolha palestrantes de acordo com a credibilidade percebida pelo seu público
• Reserve momentos de interação e networking de qualidade entre os participantes

Trabalhe a comunicação antes, durante e depois do evento

Uma boa estratégia de eventos se apoia em uma comunicação multicanal antes, durante e depois do evento.

Lembre-se de promover seu evento:

• Antes, com vídeos teaser, a criação de um site dedicado ao evento, posts nas redes sociais, e-mails de follow-up, etc.
• Durante, com live-tweet, captação de vídeo, atividades para os participantes, etc.
• Depois, com replays, um vídeo recapitulativo, um follow-up comercial ou nutrição de leads, etc.

Comunicar: essa é a chave para maximizar o ROI dos eventos B2B.

3 exemplos de empresas B2B que fizeram dos eventos uma chave de sucesso

Precisando de inspiração? Inspire-se nessas três organizações, que transformaram seus eventos B2B em momentos especiais para os participantes.

Business France México e o French Healthcare Day

O French Healthcare Day 2024 é um evento organizado pela Business France México. Todos os anos, esse congresso reúne especialistas do setor médico, líderes e instituições.

Em 2024, o evento aconteceu na Cidade do México, no dia 26 de novembro, com mais de 200 participantes. Na programação desse simpósio: uma série de apresentações marcantes, incluindo a do ministro da Saúde do México.

Para simplificar a gestão do seu evento, a Business France México adotou a plataforma de eventos Digitevent, que permite:

• Criar uma jornada de inscrição personalizada para os diferentes tipos de convidados
• Implementar um site do evento multilíngue
• Gerenciar com facilidade os convites, lembretes e confirmações
• Obter uma visão geral dos dados-chave
  

A plataforma permitiu à Business France México reduzir sua taxa de no-show e criar uma experiência do participante sem atritos.

Para saber mais, confira o case da Business France México.

HubSpot e o seu evento INBOUND

Todos os anos, a desenvolvedora de software de marketing HubSpot realiza seu evento INBOUND. Um evento dedicado aos profissionais de marketing digital, onde eles podem tanto assistir a palestras de especialistas inspiradores quanto fazer networking entre si.

Para garantir o sucesso do seu evento B2B, a HubSpot investe em uma comunicação impecável antes, durante e depois do evento:

• O site deles destaca os grandes nomes dos palestrantes e oferece um funil de inscrição simples e fácil de entender.
• A marca divulga conteúdos das edições anteriores: vídeos, conteúdos criados por ex-participantes, artigos de blog, etc.

Uma organização impecável, que explica em parte o sucesso desse evento, que se tornou uma referência no setor de marketing B2B.

A feira B2B anual da Weldom

Todos os anos, a Weldom organiza uma feira profissional, que reúne 2.000 participantes. O objetivo do evento: fortalecer os laços entre lojas, fornecedores e colaboradores que fazem parte do ecossistema dessa rede de proximidade.

Na edição mais recente, a Weldom aproveitou para lançar o Home Index, um indicador que avalia o impacto ambiental e social de um produto oferecido pela marca.

Nessa ocasião, a Weldom precisava de uma solução para simplificar a jornada de inscrição, o check-in e a gestão de acessos dos convidados. A empresa escolheu a Digitevent como parceira, o que permitiu padronizar esses processos, garantindo ao mesmo tempo um acompanhamento ideal do evento e dos seus resultados.

Para saber mais, confira aqui o case Weldom.

💬 A citação do especialista Digitevent:

"Organizar um evento B2B não é apenas marcar uma data na agenda. É uma verdadeira alavanca para criar conexões, projetar sua marca e engajar seu público. Um evento bem pensado deixa uma marca: ele inspira, conecta e continua alimentando sua estratégia de marketing muito tempo depois de terminar."

Raphaël Le Doucen, gerente de contas na Digitevent

Como você deve ter percebido: os eventos costumam ser o elo que faltava entre o marketing digital e o relacionamento com o cliente. Eles alimentam todo o seu funil, fortalecem a imagem da sua marca e permitem gerar conteúdos para usar o ano todo.

Quer também lançar eventos B2B de alto impacto? A Digitevent te acompanha e ajuda a automatizar as inscrições, o controle de acesso e o engajamento dos seus participantes, de ponta a ponta. Conheça a plataforma de gestão de eventos que simplifica sua vida e maximiza o sucesso dos seus eventos!