Encontrar as pessoas certas, no momento certo, tornou-se uma expectativa forte, quase indispensável, nos eventos B2B.
De fato, segundo um estudo realizado em 2024 pela plataforma Goodfirms, 91% dos profissionais consideram o networking a principal motivação para participar de um evento B2B.
Nesse contexto, o matchmaking de eventos muda o jogo: ele estrutura os encontros, conecta os perfis certos e maximiza o valor das interações para todos os visitantes, expositores e organizadores.
Neste artigo, descubra como funciona o matchmaking, por que ele se tornou uma alavanca indispensável e como integrá-lo de forma eficaz ao seu dispositivo de eventos.
O que é o matchmaking de eventos?
Definição e princípio
O matchmaking de eventos é um processo de conexão direcionada entre participantes. Diferente do networking espontâneo ou informal, ele se baseia em uma análise prévia dos perfis, necessidades e objetivos dos participantes.
Seu objetivo? Possibilitar encontros úteis, planejados e alinhados com as expectativas de cada um.
O matchmaking pode ser automatizado por meio de uma plataforma digital ou apoiado por algoritmos e uma equipe de coordenação humana.
Networking vs. Matchmaking
O networking tradicional se baseia em encontros informais e deixa muito espaço para o acaso.
O matchmaking de eventos, por sua vez, estrutura as interações conectando os participantes de acordo com critérios precisos e objetivos comuns. Ele evita trocas sem direcionamento e abordagens aleatórias. O resultado? Interações mais eficazes e uma experiência melhor para todos.
Um conceito enriquecido pelos dados e pela tecnologia
O crescimento das plataformas de eventos tornou o matchmaking mais acessível, fluido e automatizado. Algoritmos inteligentes podem até antecipar conexões úteis, sem qualquer ação do usuário. Essas ferramentas também oferecem dashboards para acompanhar o número de solicitações de reunião, as taxas de aceitação e de no-show.
Para quais tipos de eventos?
O matchmaking se adapta a diversos formatos profissionais:
- Feiras B2B
- Congressos e fóruns de negócios
- Eventos corporativos internos
Por que integrar o matchmaking aos seus eventos?
Para os participantes
O matchmaking responde a uma necessidade crescente de eficiência do tempo passado em um evento. Seus visitantes ou congressistas não querem mais apenas "assistir", mas viver uma experiência personalizada e útil. O matchmaking oferece diversas vantagens para seus participantes:
- Encontros direcionados: as reuniões são alinhadas aos objetivos profissionais de cada um (prospecção, recrutamento, colaboração etc.).
- Economia de tempo: seus participantes não precisam mais "caçar" os contatos certos no local.
- Uma jornada valorizada: cada usuário se beneficia de uma experiência construída com base em suas necessidades.
- Uma sensação de eficiência: os resultados concretos (contatos úteis, parcerias iniciadas etc.) reforçam a satisfação geral em relação ao evento.
O matchmaking também contribui para reduzir drasticamente a taxa de no-show em um evento: uma reunião agendada incentiva a presença. Ideal para participantes remotos ou internacionais, ele facilita o contato prévio e a otimização do deslocamento ou da conexão.
Para os expositores
Em suas feiras B2B, os expositores investem para encontrar leads qualificados, não para distribuir folhetos. Integrar um sistema de matchmaking permite a eles:
- Direcionar os visitantes certos e conseguir reuniões agendadas com antecedência.
- Melhorar a taxa de conversão: isso significa menos visitantes, mas leads de melhor qualidade.
- Aumentar o ROI e, assim, justificar o investimento em um estande ou em uma parceria com KPIs tangíveis.
- Reforçar o engajamento dos patrocinadores.
Alguns dispositivos também permitem associar as marcas parceiras às ferramentas de matchmaking (branding, filtros patrocinados, destaque nas recomendações etc.).
Para os organizadores
Como alavanca estratégica para o sucesso de um evento, o matchmaking de eventos traz benefícios concretos para você:
- Diferenciação competitiva: oferecer um serviço de encontros qualificados posiciona seu evento como premium ou inovador.
- Mais satisfação e engajamento dos participantes: tanto visitantes quanto expositores percebem um valor maior.
- Um modelo de negócio otimizado: suas feiras se tornam ainda mais rentáveis com a adição de uma oferta que permite aos expositores contar com uma agenda dedicada ao agendamento de reuniões.
- Dados valiosos coletados: você tem visibilidade sobre o número de encontros propostos, aceitos e a taxa de presença nas reuniões.
Valorização e fidelização: um matchmaking eficaz incentiva seus participantes a voltar e a recomendar o evento.
Como funciona na prática?
Antes do evento:
Os participantes preenchem um formulário de inscrição detalhado, onde informam sua função, seu setor de atividade, suas expectativas e os perfis que desejam encontrar.
Essas informações alimentam um mecanismo de busca ou um algoritmo de matchmaking, permitindo criar perfis filtráveis e utilizáveis em uma interface no formato de mural de participantes.
Mas isso não é tudo: cada participante recebe propostas de reuniões direcionadas de acordo com os dados informados e as regras de matchmaking definidas pelo organizador.
Ele pode gerenciar sua agenda de reuniões diretamente pelo aplicativo ou pela plataforma web, com horários visíveis e ajustáveis conforme sua disponibilidade.
Durante o evento:
Os participantes acompanham diretamente suas agendas pessoais de reuniões pelo aplicativo do evento. Eles podem informar diretamente ao organizador os casos de no-show.
Os encontros acontecem em espaços dedicados, identificados no local do evento, ou por meio de links de videochamada, caso o evento seja online ou híbrido.
Depois do evento:
Os contatos estabelecidos podem ser recuperados pelos participantes por meio da exportação de um arquivo Excel. O organizador pode usar dados de desempenho, como o número de reuniões realizadas, a taxa de participação ou os retornos de satisfação, para medir a eficácia do dispositivo e melhorar as próximas edições.
Como implementar um sistema de encontros eficaz?
Identifique seu público
Comece segmentando seus participantes: expositores, compradores, parceiros, candidatos etc. Em seguida, colete informações-chave na inscrição: objetivos, interesses, disponibilidade. Esses dados permitirão que você proponha reuniões relevantes e personalizadas.
Conte com uma plataforma adequada
Utilize uma ferramenta de eventos como a Digitevent para conduzir todo o processo, integrando estas funções-chave:
- Solicitações de reunião (sujeitas à aceitação do destinatário ou aceitas automaticamente).
- Cotas de reuniões confirmadas e solicitações pendentes
- Gestão de indisponibilidades e de "no-shows"
- Sincronização de agendas
- Atribuição automática a mesas, espaços de reunião ou salas de videoconferência
- Integração de agendas, videochamadas ou pontos de encontro físicos
Crie sessões distintas de acordo com os públicos ou os formatos, seja presencial ou remoto.
Defina regras claras
Estabeleça quem pode encontrar quem (por exemplo: estudantes podem encontrar recrutadores e fornecedores podem encontrar compradores).
Essas regras ajudarão a evitar conexões inadequadas e a tornar as interações mais fluidas.
Incentive a participação
Antes do evento, informe bem os participantes sobre as modalidades de encontro por meio de e-mails, tutoriais e vídeos. Não se esqueça de destacar o mural de participantes com filtros úteis (empresa, setor etc.) e prever espaços ou horários dedicados às reuniões.
Acompanhe e otimize
Analise os resultados observando o número de reuniões marcadas, a taxa de participação e as ausências registradas. Você pode usar as exportações e os painéis de controle para ajustar seu dispositivo e identificar pontos de melhoria. Por fim, use esses dados para valorizar o evento junto aos seus parceiros e otimizar a organização das próximas edições.
5 boas práticas para otimizar o matchmaking
1. Cuide da qualidade dos perfis dos participantes
Incentive os participantes a completar seu perfil com informações precisas: função, objetivos, setores de atividade etc. Quanto mais completo o perfil, mais relevante será o matchmaking.
Não hesite em tornar alguns campos obrigatórios na inscrição.
2. Defina regras de conexão relevantes
Delimite as possibilidades de encontros de acordo com os segmentos (por exemplo: compradores ↔ fornecedores) e evite solicitações irrelevantes, limitando cruzamentos desnecessários. Essa estruturação melhora a fluidez e a qualidade das interações.
3. Integre o matchmaking à experiência geral
Reserve horários dedicados na agenda do evento e pense em criar espaços tranquilos e bem identificados para as reuniões. Não se esqueça de que o matchmaking deve ser visível e de fácil acesso no aplicativo ou no site do evento.
4. Programe lembretes e reenvios automatizados
Programe notificações inteligentes, como confirmações de reunião, lembretes e reenvios caso um horário fique livre. Os e-mails ou SMS ajudam a manter uma boa taxa de participação e evitar os no-shows.
5. Meça os resultados para melhorar
Acompanhe os KPIs principais: número de solicitações enviadas, taxa de confirmações, taxa de no-show, satisfação. Depois, use as exportações e relatórios da plataforma para ajustar os parâmetros nas próximas edições. Por fim, incorpore o feedback dos participantes para enriquecer a experiência a cada edição.
💬 A dica do especialista Digitevent:
« O segredo para criar um matchmaking que faz sentido é dedicar tempo para realmente entender seus participantes desde a inscrição. Ao apostar na escuta, na agilidade e em uma personalização real, você aumenta o valor de cada encontro e o impacto do seu evento. », Rémi Fontaine, Head of Customer Success da Digitevent
O matchmaking de eventos já não é um gadget, ele dá sentido a cada encontro, estrutura as agendas e maximiza o valor percebido dos seus eventos.
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