A rooming list dos seus eventos corporativos

É a lista de quartos enviada ao hotel antes da chegada do grupo: quem dorme onde, em qual categoria, com qual número de quarto. Em uma plataforma de eventos, essa lista de hospedagem é construída a partir dos inscritos e é atualizada a cada nova atribuição de quartos.

Os participantes escolhem sozinhos sua categoria e seus companheiros de quarto em uma página dedicada, e você decide os casos específicos direto do back-office. Você só gera uma lista de hospedagem em Excel no momento do envio ao hotel, com apenas os campos úteis para o estabelecimento.

Sim. Cada um adiciona seus companheiros de quarto por meio de um mosaico de fotos ou de uma busca por email, conforme a configuração do evento, e depois confirma sua hospedagem. Enquanto o quarto estiver incompleto, é possível adicionar outros companheiros.

Sim. As agências MICE, DMC e TMC gerenciam as reservas de grupo em hotéis para seus clientes: vários hotéis, categorias reservadas a determinados perfis, atribuição de quartos em grupo e exportação por estabelecimento. Tudo isso a partir da conta que já concentra as inscrições.

Na ficha do contato, adicione-o a um quarto incompleto ou monte um novo quarto com os participantes de sua escolha. A atribuição também funciona pela lista de quartos, com busca por nome ou email. Depois que a pessoa é atribuída, você pode enviar diretamente um resumo por email com o endereço do hotel, o quarto selecionado e as informações úteis para o check-in.

Cada categoria de quarto é reservada a um segmento de participantes. Seus palestrantes recebem as suítes, seus participantes os quartos standard, seus acompanhantes os quartos duplos. Ninguém vê uma categoria à qual não tem direito, e você não precisa decidir caso a caso.

Os dados são armazenados na União Europeia. A Digitevent é certificada ISO 27001 e está em conformidade com a LGPD. O arquivo enviado ao hotel contém apenas os campos selecionados no momento da exportação.

O acompanhamento das atribuições responde em tempo real:

• quantos participantes estão hospedados e quantos ainda aguardam
• quais categorias estão lotadas e quantas camas ainda estão livres
• quais quartos ainda não receberam seu número

Você ajusta sua reserva junto ao hotel antes do prazo de cancelamento, e não no dia em que ele cobra pelos quartos vazios.

Todo evento corporativo em que os participantes passam a noite no local:

• seminários e convenções corporativas
• congressos, conferências e universidades de verão de vários dias
• incentives, team buildings e viagens de incentivo
• assembleias gerais e seminários de diretoria
• feiras profissionais cujos expositores são hospedados pelo organizador