A SFR Business é a unidade da operadora SFR responsável pelos clientes corporativos. Esse mercado B2B se apoia em parte em uma força comercial especializada, que precisa estar sempre atualizada sobre as novidades do grupo, das ofertas e dos produtos, para atender às demandas, qualquer que seja o setor de atividade das empresas. A organização do kick-off de início de ano, realizado na Disneyland Paris, precisava ser impecável, pois é ele que dá o impulso inicial e estabelece a estratégia e os objetivos de um grupo em constante evolução.

Os desafios iniciais...

Para os organizadores, o objetivo é reunir todos os colaboradores em um mesmo lugar durante 2 dias, o que exige gerenciar diferentes questões organizacionais:

  • Convidar os colaboradores garantindo que todos recebam o convite,
  • Gerenciar o compartilhamento e a atribuição dos quartos entre os participantes,
  • Gerenciar os meios de transporte e os shuttles de acesso ao evento,
  • Distribuir crachás para cada colaborador sem perder tempo,
  • Compartilhar os momentos mais marcantes do evento e coletar feedback para as próximas edições.

Convidar os colaboradores garantindo que todos recebam o convite,

A equipe organizadora conseguiu criar em poucos cliques um belo site de inscrição com a identidade visual da SFR Business, graças à ferramenta de criação online da Digitevent. Para respeitar a imagem da marca e garantir um white label total em relação à Digitevent, um domínio dedicado foi ativado. O domínio também serviu como endereço de e-mail usado para o envio dos convites via Digitevent. Como todos os destinatários eram da mesma empresa, a equipe de TI da SFR Business pôde colocar em whitelist o endereço IP de envio dos e-mails da Digitevent, garantindo que todos chegassem aos destinatários.

Gerenciar o compartilhamento e a atribuição dos quartos entre os participantes

Para permitir que as equipes se conhecessem e trocassem experiências, alguns vendedores precisaram compartilhar o quarto de hotel. Por isso, um plugin de reserva de quartos foi implementado no site de inscrição. Cada um podia buscar em uma lista os vendedores ainda disponíveis e enviar um pedido de compartilhamento de quarto. Ao selecionar um colega de quarto, um e-mail era enviado automaticamente para os dois, confirmando a reserva do quarto com os dados de contato do colega. No back-office da Digitevent, os organizadores podiam consultar a qualquer momento quem ainda estava sem colega de quarto, além das escolhas de compartilhamento dos vendedores já alocados em quartos "twin".

Gerenciar os meios de transporte e os shuttles de acesso ao evento

No formulário de inscrição, os colaboradores convidados precisaram informar o meio de transporte que usariam para chegar ao evento, realizado na Disneyland Paris. De acordo com a escolha (trem, avião, carona compartilhada, etc.), detalhes adicionais eram solicitados (número do trem, do voo, etc.). Algumas informações também eram exibidas de forma condicional para facilitar o processo de inscrição. Por exemplo, os detalhes dos shuttles do aeroporto só apareciam para os vendedores que viajavam de avião. Graças aos campos de listas com vagas limitadas do formulário, também foi possível considerar a capacidade limitada dos shuttles (45 lugares), otimizando os deslocamentos e evitando overbooking.

Distribuir crachás para cada colaborador sem perder tempo,

Na chegada dos colaboradores, um crachá é impresso automaticamente graças aos tablets de credenciamento conectados às mini-impressoras Bluetooth da Digitevent. Em poucos instantes, cada pessoa recebe um crachá nominal com sua região e sua especialidade, o que facilita as trocas e os encontros durante o seminário. Além disso, esse check-in digital permite que os organizadores acompanhem as chegadas em tempo real e identifiquem quem ainda não havia chegado. Assim que o participante chega, um e-mail é enviado automaticamente informando a senha do wifi no local do seminário, lembrando o nome do colega de quarto e os principais momentos da programação.

Compartilhar os momentos mais marcantes do evento e coletar feedback para as próximas edições

Depois do evento, os organizadores quiseram compartilhar os momentos mais importantes e coletar a opinião de cada participante sobre as oficinas e plenárias das quais participaram. De fato, era essencial para a SFR Business sondar as impressões do público (potencial das inovações apresentadas, qualidade das informações recebidas, dúvidas, etc.). Um questionário de satisfação online foi então enviado. Para incentivar os participantes a responder, um álbum de fotos do evento foi disponibilizado. O acesso ao álbum só era liberado depois de responder ao questionário de avaliação do kick-off. As respostas aos questionários podiam ser consultadas no back-office da Digitevent em forma de gráficos dinâmicos, sem necessidade de tratamento adicional.