Criados em 1986, os Internationaux de France de Badminton são uma das 12 maiores etapas do circuito internacional, rebatizado em 2018 de HSBC BWF World Tour. Para a Federação Francesa de Badminton (FFB), é um evento de destaque. Primeiro porque representa a excelência desse esporte na França, depois porque esse momento é esperado o ano todo pelos amantes e apaixonados pela modalidade. Nessa ocasião, a FFB usa a Digitevent para convidar seus convidados e parceiros para o evento.

Os desafios iniciais...

Para a FFB, o objetivo é permitir que seus parceiros e os convidados deles aproveitem esse evento anual único em solo francês. No entanto, os lugares são preciosos e é preciso respeitar cotas de convites por dia para conseguir receber todos os convidados. Veja a seguir os desafios iniciais:

  • Gestão dos convites em nome da Federação e de parceiros,
  • Inscrição dos convidados nos diferentes dias do torneio, respeitando as cotas,
  • Inscrição de acompanhantes para os participantes autorizados a vir acompanhados,
  • Envio dos crachás de acesso em PDF e das confirmações de inscrição,
  • Controle de acesso dos participantes em cada dia do torneio,
  • Restrição de acesso às áreas vip e envio de mensagens aos parceiros para avisá-los da chegada de convidados importantes,
  • Agradecimentos e compartilhamento dos melhores momentos do evento.

Gestão dos convites em nome da Federação e de parceiros

Antes do evento, a FFB reúne a lista de convidados de cada um de seus parceiros e define para cada um os direitos de participação. Alguns só podem assistir às fases de qualificação, outros também podem convidar para as fases finais. Alguns têm direito a vir em vários dias, outros apenas uma vez. Por fim, alguns têm o direito de vir acompanhados, principalmente nas fases de qualificação durante a semana.

Inscrição dos convidados nos diferentes dias do torneio, respeitando as cotas

Um save-the-date e uma campanha de convite são enviados aos diferentes convidados. Graças à personalização das campanhas, cada um recebe um e-mail de convite com o nome e o logotipo da entidade parceira que o convida, geralmente um patrocinador do evento.

Depois de abrir o e-mail de convite personalizado, os futuros participantes acessam o site criado especialmente para a ocasião via Digitevent. Para esse grande evento, foram configurados um domínio próprio e um endereço de e-mail de envio personalizado, oferecendo uma experiência de marca branca completa para a FFB e o torneio. Resta ao convidado apenas confirmar sua presença e indicar os dias em que vai participar. Cotas são definidas para os diferentes dias autorizados, eliminando o risco de inscrever mais pessoas do que é possível receber.

Inscrição de acompanhantes para os participantes autorizados a vir acompanhados

Depois de concluir a inscrição, o participante pode, se for o caso, adicionar seus acompanhantes. O número de acompanhantes (assim como o direito de vir acompanhado) depende do perfil do participante. De forma transparente para o convidado, a FFB definiu o número de acompanhantes permitidos de acordo com cada perfil de participante. Os perfis são definidos dinamicamente por meio da criação de segmentos na Digitevent, ou seja, filtrando os contatos que atendem a determinadas condições (por exemplo, todos os que vêm na quinta-feira e foram convidados pela Yonex).

Envio dos crachás de acesso em PDF e das confirmações de inscrição

Após cada inscrição on-line, um crachá de acesso em PDF é enviado automaticamente ao participante (para ele e seus acompanhantes). As informações, além do mapa de acesso, são resumidas nesse e-mail de confirmação. O crachá traz o nome da pessoa, o dia de presença no torneio e um QR Code seguro para controlar o acesso no dia da visita.

Controle de acesso dos participantes em cada dia do torneio

Durante o evento, a segurança é fundamental, e é preciso garantir que cada pessoa presente esteja realmente pré-inscrita. Por isso, recepcionistas com tablets recebem os participantes nos pontos de controle. Eles procuram cada pessoa que chega pelo nome ou pelo QR Code do crachá. Em poucos instantes, confirmam que o participante está na lista do dia e fazem o credenciamento. As chegadas são sincronizadas em tempo real em todos os dispositivos. Essa recepção digital se repete em cada dia do torneio. Estatísticas detalhadas por dia e horário de chegada são geradas na conta Digitevent dos organizadores.

Restrição de acesso às áreas vip e envio de mensagens aos parceiros para avisá-los da chegada de convidados importantes

Além de assistir às partidas, espaços vip são abertos para alguns convidados. Essas áreas são ideais para conversar com o parceiro responsável pelo convite e iniciar diversas colaborações. Para avisar o parceiro sobre a chegada de seus convidados, foi implementado um sistema de alertas por SMS. Dessa forma, assim que a leitura do crachá é feita na entrada da sala vip, um SMS é enviado automaticamente a quem convidou, avisando sobre a chegada do seu contato.

Agradecimentos e compartilhamento dos melhores momentos do evento

Depois do evento, os organizadores e a FFB enviaram campanhas de e-mail de agradecimento aos participantes. Graças ao controle de acesso digital e à segmentação de contatos, eles enviaram uma mensagem específica direcionada apenas a quem realmente compareceu. Essa campanha foi a oportunidade de enviar um resumo dos melhores momentos, além de informações sobre a prática do Badminton. Um álbum de fotos também foi adicionado em poucos cliques no site dedicado ao evento.