Qual evento é mais importante que o Festival de Cannes para um grupo cinematográfico francês tão icônico quanto a UGC? Todos os anos, o objetivo é encontrar quem realmente importa na profissão. Para isso, a UGC recebe todas as noites do festival seus convidados de destaque na emblemática Villa UGC. Vejamos como eles usam o Digitevent para gerenciar esse público seleto.

Os desafios iniciais...

Há anos, a Villa UGC é um local incontornável em Cannes para as personalidades influentes do mundo do cinema. Com esse sucesso, surgiram desafios estratégicos e organizacionais:

  • Permitir que cada membro da equipe organizadora gerencie seus convidados a qualquer momento, evitando duplicidades e respeitando as regras de convite.
  • Gerenciar diferentes níveis de permissão (do convidado para uma noite específica ao super-VIP)
  • Maximizar a participação no evento
  • Controlar o acesso e agilizar a recepção
  • Ser avisado da chegada de determinados VIPs
  • Explorar os dados

Gestão da base de convidados pela equipe organizadora

Antes do festival, um membro da equipe organizadora conseguiu adicionar no Digitevent uma base inicial de participantes potenciais por meio da importação de um arquivo Excel.

Vários campos personalizados são criados para serem usados durante o festival: Tipologia (vip, super-vip, bloqueado...), Nome de quem convidou, Comentário, Celular...

Durante o festival, o gerente de projeto da UGC compartilhou permissões de acesso com os membros de sua equipe para gerenciar o evento no Digitevent. Eles são responsáveis por distribuir e gerenciar os convites ao longo do festival. Podem adicionar ou editar um participante, restringir o convite a determinadas noites, autorizar um acompanhante etc. Cada atualização leva poucos segundos e pode ser feita de qualquer dispositivo, computador ou smartphone.

Maximizar a participação no evento

Antes do festival, um membro da equipe organizadora conseguiu adicionar no Digitevent uma base inicial de participantes potenciais por meio da importação de um arquivo Excel.

Antes de cada noite, um SMS e um e-mail de lembrete (com o dress code, o mapa de acesso etc.) são enviados. Os destinatários são filtrados pelo Digitevent para direcionar os convidados privilegiados. Além disso, variações de mensagens são criadas para personalizar a comunicação com cada convidado. Assim, os falantes de inglês recebem uma mensagem em inglês, e conteúdos específicos são enviados para atores e jornalistas!

Controlar o acesso e agilizar a recepção

Um RSVP ("por favor, confirme presença") eletrônico e personalizado é enviado antes do Festival para refinar a lista de quem pretende comparecer. Isso permite que as equipes operacionais tenham visibilidade sobre os encontros que os aguardam. Além disso, permite excluir os ausentes das campanhas de e-mail informativas seguintes (informações sobre as noites).

Quando um VIP vem acompanhado, o recepcionista pode verificar facilmente se o convidado tem permissão para trazer um acompanhante. Se for o caso, esse acompanhante é registrado como presente e seus dados são salvos para eventos futuros.

Os tablets são sincronizados automaticamente. Se a conexão for interrompida, o credenciamento não é afetado, e os dados são sincronizados novamente assim que a conexão é restabelecida.

Ser avisado da chegada de determinados VIPs

Os organizadores são notificados por SMS em tempo real quando determinados convidados são credenciados na entrada do evento. Assim, podem recebê-los pessoalmente e não perder sua chegada. Alguns convidados também recebem automaticamente um SMS de boas-vindas.

Além disso, cada organizador pode consultar o status de chegada de qualquer convidado, a qualquer momento. Eles também podem visualizar os dados de acordo com critérios específicos, para responder a perguntas como: "Quais jornalistas estão presentes no momento?"

Explorar os dados

No setor de eventos, como em qualquer profissão, as práticas precisam evoluir com o tempo. Na Digitevent, estamos convencidos da importância dos dados para tomar as decisões certas.

Além do ganho de tempo organizacional, aqui estão alguns aprendizados que a UGC obteve nas últimas edições do Festival. Primeiro, foi possível analisar a frequência das noites, de acordo com os dias e as tipologias de convidados. Isso permitiu prever melhor os fluxos e controlar a afluência. As estatísticas de chegada também foram cruzadas com dados de fornecedores de buffet e outros prestadores de serviço.

Por fim, os dados permitiram avaliar qualitativamente a frequência e fornecer detalhes às equipes operacionais em contato com os convidados ao longo do ano. Foi útil saber quem compareceu, com que frequência, com quantas pessoas, quem não respondeu ao convite etc.