Hoje, 73% dos franceses consideram a situação ambiental preocupante. E são 87 O mundo dos eventos está mudando, e organizar uma feira profissional em 2025 exige uma abordagem mais estratégica do que nunca.
Com 98% dos participantes e expositores que preferem os encontros presenciais (Unimev), o potencial é enorme, desde que se responda às novas expectativas deles: experiência imersiva e envolvente, networking facilitado, RSE.
Este artigo, como um guia, revela 9 etapas indispensáveis para transformar sua feira profissional em um sucesso, seja esta a sua primeira edição ou a próxima de uma longa série. Siga o guia!
Por que organizar uma feira em 2025?
Em 2025, os eventos profissionais presenciais continuam sendo os preferidos. Uma verdadeira tendência do setor de eventos, já que as trocas ao vivo ajudam expositores e participantes a desenvolver seus negócios e a criar relações de confiança.
É um fato: as feiras profissionais que desenvolvem experiências imersivas e otimizam os encontros entre participantes e visitantes estão em alta.
E, para impulsionar o engajamento dos participantes, todo organizador precisa acompanhar a onda das tecnologias digitais para eventos.
Elas permitem criar experiências híbridas, combinando presencial e digital, e desenvolver uma experiência do participante marcante e diferenciada. Também são usadas para difundir de forma inteligente (e além dos limites físicos e temporais da feira) mensagens-chave, especialmente graças ao streaming e à comunicação digital pós-evento.
Além disso, o presencial e a criação de vínculo físico permitem oferecer aos participantes eventos ecorresponsáveis, com experiências imersivas sustentáveis. Ideal para comprovar seu compromisso com a RSE!
9 etapas para organizar uma feira profissional de A a Z
Esteja você organizando sua primeira feira profissional ou preparando a próxima edição, percorra as nove etapas a seguir para não deixar nada ao acaso.
Definir o objetivo e o posicionamento da feira
Primeiro, defina os objetivos do seu evento. Eles vão dar o tom para todas as suas outras decisões organizacionais.
Você deseja:
- Aumentar suas vendas?
- Facilitar as interações comerciais entre seus expositores e os potenciais clientes deles?
- Aumentar a visibilidade da sua marca?
- Educar seu público sobre um tema específico?
- Recrutar novos talentos ou novos estudantes?
Em seguida, analise sua audiência para atingir o público certo. O objetivo: entender o que motiva seu público-alvo a participar de uma feira profissional, compreendendo suas necessidades, preferências e expectativas.
Aqui, atenção: existem diferenças importantes entre uma feira B2B e uma feira B2C:
- As feiras B2B são construídas sobre um modelo baseado na geração de leads e na conexão profissional. Seu objetivo é, portanto, maximizar os encontros qualificados e as oportunidades comerciais.
- As feiras B2C se organizam sobre um modelo baseado na experiência do visitante e na venda de ingressos. Seu objetivo é, portanto, atrair público e oferecer a ele uma jornada envolvente.
Depois, com base nessa análise do seu público-alvo, encontre um ângulo diferenciado para se destacar das outras feiras, com uma temática em alta e/ou inovadora.
Por exemplo, se seu público-alvo é particularmente sensível a temas de RSE e ecológicos, organizar uma feira profissional ecorresponsável pode ser uma boa ideia.
Outro exemplo: se seu público busca soluções práticas para seus problemas, foque sua feira em demonstrações de soluções inovadoras e no compartilhamento de relatos de experiência (por meio de palestras).
Rentabilizar seu evento com o modelo de negócio certo
Em um segundo momento, é preciso escolher um modelo de negócio viável, que permita obter um retorno sobre o investimento real da sua feira profissional.
Várias opções estão à sua disposição:
- Para as feiras B2B, a entrada costuma ser gratuita para os visitantes, e a monetização ocorre pela venda de estandes, patrocínio, captura de leads e workshops pagos.
- Para as feiras B2C, a monetização pode ocorrer pela venda de ingressos, estandes de expositores, merchandising e palestras pagas.
- Para qualquer tipo de feira comercial, é possível oferecer serviços, como a locação de equipamentos ou a disponibilização de um serviço de buffet.
Implementar seu sistema de venda de ingressos:
Se você deseja que seus participantes paguem para participar da feira, precisa pensar em como vai precificar o acesso ao seu evento.
Você vai adotar uma tarifação padrão para todos? Ou oferecer acessos VIP, com acesso exclusivo a determinadas palestras ou a networking privado? Mais uma vez, tudo depende do seu público, de suas expectativas e do orçamento que ele pode investir para participar de uma feira desse tipo.
A Digitevent te acompanha: precisa implementar uma venda de ingressos on-line de forma simples e segura? Com a Digitevent e sua venda de ingressos profissional, crie uma plataforma de inscrição on-line com pagamento intuitivo e acompanhe suas vendas em tempo real.
Encontrar seus patrocinadores e desenvolver suas parcerias:
O patrocínio da sua feira profissional permite, ao mesmo tempo, monetizar o evento e ampliar o alcance da sua divulgação.
Então, pense em desenvolver sua estratégia de:
- Patrocínio de estandes de exposição, workshops, palestras, eventos VIP, etc.
- Patrocínio digital, por meio de publicidade no seu aplicativo, e-mails ou no seu site, por exemplo
Pense bem na precificação que você vai propor para cada uma dessas ofertas de parceria e patrocínio. Para isso, inspire-se em feiras profissionais voltadas a públicos parecidos com o seu. Fazer esse benchmarking permite oferecer propostas atrativas para o seu público: eis como lançar uma feira profissional rentável!
Maximizar a conexão entre os participantes:
Para organizar bem uma feira profissional B2B, você precisa pensar em como provar aos seus expositores e participantes que vai permitir que eles desenvolvam sua rede de contatos e/ou suas oportunidades comerciais.
Pense especialmente em desenvolver:
- Uma oferta de captura de leads para seus expositores
- A implementação de uma agenda de reuniões qualificadas para seus expositores
A Digitevent te acompanha: que tal disponibilizar para seus expositores B2B o aplicativo de captura da Digitevent? Nele, eles têm um espaço dedicado que permite atualizar sua página pública, cadastrar seus colaboradores, baixar os crachás da equipe ou ainda recuperar os leads coletados na feira. Do lado dos participantes, ofereça a eles nosso aplicativo de matchmaking, que podem usar durante a feira para encontrar oportunidades de networking.
Monetizar seu conteúdo e seus espaços:
Outra possibilidade para rentabilizar seu evento: desenvolver seu modelo de negócio em torno da monetização do conteúdo da sua feira profissional ou de seus espaços.
Pense especialmente em oferecer:
- Palestras pagas para os participantes, como workshops com especialistas e influenciadores do setor, ou keynotes inspiradoras.
- Espaços privativos para a organização de reuniões e demonstrações de produtos, permitindo que os expositores fortaleçam sua imagem de marca.
Selecionar o local da sua feira
Próxima etapa: a escolha do local do seu evento. Esse local deve ser, ao mesmo tempo, prático e permitir que você crie uma experiência diferenciada para os participantes.
Veja alguns critérios a considerar ao organizar sua feira profissional:
- A acessibilidade do local
- Sua metragem em relação ao número estimado de participantes
- A modularidade dos espaços, principalmente em relação ao número de estandes que você deseja oferecer e aos diferentes espaços que deseja criar no local
- Os serviços integrados: iluminação, sinalização, fornecedores inclusos ou não.
Por exemplo, você pode optar por organizar sua feira profissional em:
- Um centro de convenções, para uma feira com grande número de participantes previstos
- Um hotel, para poder receber os participantes por vários dias
- Um espaço diferenciado (mansão, loft, vila, casarão, castelo, etc.) para marcar a memória dos participantes
Escolher seus fornecedores-chave
Nesta etapa, você deve selecionar fornecedores alinhados com a visão da sua feira profissional.
Primeiro, pergunte-se se você precisa de uma agência de eventos, ou se pode cuidar da organização e da gestão do seu evento internamente, do início ao fim. Recorra a uma agência se você não tem todas as competências necessárias (logística, comunicação, etc.) ou se falta recursos internos.
Depois, considere estes diferentes tipos de fornecedores essenciais:
- Um fornecedor de audiovisual e cenografia, para criar uma ambientação de impacto
- Um fornecedor de alimentação e catering, que pode oferecer opções em alta, como praças de alimentação ou buffets ecorresponsáveis
- Um fornecedor de logística e transporte, para gerenciar a montagem da feira e os visitantes
Compartilhe seu briefing de evento com seus fornecedores em potencial e os selecione tendo em mente seus objetivos. Lembre-se de que o objetivo de terceirizar essas tarefas é, no fim das contas, ganhar eficiência!
Gerenciar a logística do seu evento
Chegou o momento de se debruçar sobre a logística do seu evento.
Primeiro, monte a programação detalhada do seu evento. Escolha a duração da feira e indique os horários de cada atividade (palestra, workshop, keynote, apresentação, etc.) que você pretende realizar.
Depois, monte uma equipe dedicada à gestão da feira e à sua segurança. Pense especialmente em designar pessoas para a recepção dos participantes, outras para a coordenação dos estandes, além de equipes de segurança.
Por fim, não se esqueça de prever as medidas de segurança adequadas. Pense especialmente em como você vai gerenciar os controles de acesso e a evacuação do local em caso de emergência.
A Digitevent te acompanha: com a nossa plataforma de gestão de eventos, gerencie seus crachás com total simplicidade. Nosso aplicativo de credenciamento permite imprimir os crachás personalizados dos seus participantes no local e agilizar o check-in dos seus convidados. Se precisar, aproveite também nossa oferta de locação de equipamentos (impressoras, etiquetas e cordões, etc.).
Construir a jornada dos visitantes e expositores
Para otimizar a experiência dos seus visitantes e expositores, você precisa desenhar a jornada que eles vão percorrer durante a sua feira profissional.
Primeiro, desenhe a jornada dos visitantes. Pense em qual conteúdo eles terão à disposição durante a feira: mapa do local, aplicativo do evento, percurso imersivo, espaços de networking, etc.?
Depois, aprimore a experiência dos expositores. Como eles poderão captar seus leads? Quais recursos estão à disposição deles para aumentar sua visibilidade? Qual ROI podem esperar do seu evento?
Para isso, defina as diferentes ofertas para os expositores. Reserve um tempo para determinar:
- O número e a metragem dos espaços
- Os serviços técnicos à disposição deles
- Os serviços dos quais eles podem se beneficiar
- Os serviços e ferramentas de comunicação a serem oferecidos a eles.
Depois, modele a planta de distribuição da feira. É possível fazer isso no papel ou por meio de ferramentas digitais (como o Autocad).
Por fim, lembre-se de selecionar todas as ferramentas digitais que vão ajudar a melhorar a experiência e o engajamento dos participantes durante a sua feira. Defina o conteúdo que estará disponível no seu site ou nos seus aplicativos do evento ou dos expositores.
A Digitevent te acompanha: para garantir uma participação otimizada na feira, a Digitevent te ajuda a criar seu aplicativo com a cara do seu evento. Exiba nele a programação das suas diversas atividades, além de uma agenda pessoal que os participantes podem personalizar. Tudo isso para favorecer o engajamento deles e o networking nas feiras B2B.
Preparar o plano de comunicação da sua feira profissional
Chegou a hora de implementar seu plano de marketing e comunicação 360, ou seja, planejar o lançamento de campanhas em todos os canais onde seu público-alvo busca informações.
Você pode pensar especialmente em:
- Promover sua feira nas redes sociais: Facebook, Instagram, X e, por que não, LinkedIn, se for uma feira profissional B2B.
- Desenvolver parcerias com influenciadores. Distribua um kit de divulgação para seus palestrantes, parceiros e patrocinadores, e por que não, para influenciadores do seu setor de atuação.
- Lançar campanhas de e-mail marketing, especialmente para engajar sua comunidade antes do evento e convidar os participantes a se inscreverem em palestras ou workshops específicos. Do lado dos expositores, seus e-mails podem oferecer up-sells, como soluções adicionais de divulgação da marca ou ajuda no design dos estandes.
- Criar um site para o evento dedicado à sua feira profissional: essencial para aumentar sua visibilidade
Organize seu plano de comunicação bem antes do evento, compartilhando teasers e a programação do evento.
E, como a organização de uma feira profissional não termina com o fim do evento, planeje também com antecedência sua comunicação pós-evento: vídeos-resumo, replays de palestras, acesso a conteúdos extras inspiradores.
A Digitevent te acompanha: precisa criar um site para sua feira profissional? A Digitevent permite que você crie seu site de evento personalizado, hospedado no seu próprio domínio, sem necessidade de conhecimentos técnicos. Dê ao seu evento o destaque que ele merece na internet!
Formalizar o orçamento da sua feira profissional
Agora, reunindo todos os dados das etapas anteriores, você pode formalizar o orçamento do seu evento.
Para isso, pense especialmente nos seguintes itens de despesa:
- A locação do local
- A comunicação e a divulgação
- A logística
- Os palestrantes e fornecedores mobilizados
- A alimentação
- As ferramentas digitais, como sua venda de ingressos on-line, seus aplicativos de participantes ou expositores, ou ainda sua plataforma de gestão de eventos tudo-em-um.
Atenção: reserve uma margem orçamentária para imprevistos, afinal, sabemos bem que um evento raramente acontece 100% como planejado!
Preparar sua estratégia de mensuração do sucesso da sua feira
Última etapa: definir os KPIs certos e os dados a serem coletados para medir o sucesso da sua feira profissional e otimizar as próximas edições.
Entre os KPIs interessantes, de acordo com seus objetivos, você pode decidir medir:
- O número de visitantes
- A taxa de presença e a taxa de no-show
- As vendas realizadas durante o evento
- A taxa de conversão de leads em clientes
- O custo por lead
- O número de conexões de networking realizadas entre participantes ou entre expositores
- O número de menções ao evento nas redes sociais
- O número de repercussões na imprensa
- A taxa de satisfação dos seus participantes e expositores
- O ROI global do evento
Por fim, lembre-se também de analisar os depoimentos dos seus participantes e expositores. Eles geralmente trazem indicações valiosas de melhoria para a sua próxima edição.
💬 A citação do especialista Digitevent:
"Organizar uma feira profissional em 2025 não é mais apenas preencher um pavilhão de expositores. É criar conexões duradouras, comprovar o retorno sobre o investimento e oferecer uma experiência impecável tanto para visitantes quanto para marcas. Quem tiver sucesso será quem aliar estratégia, tecnologia inteligente e visão de RSE."
Léna Narcisse, Account Manager na Digitevent
Parabéns: com essas etapas, você está pronto para organizar uma feira profissional envolvente, com a sua cara. Da definição dos objetivos à mensuração dos KPIs, passando pela monetização, a logística e a comunicação, é impossível deixar de lado os detalhes que farão do seu evento um sucesso!
Quer simplificar a organização da sua próxima feira? A Digitevent, o software intuitivo de gestão de eventos, te acompanha em cada etapa. Aproveite uma plataforma tudo-em-um, onde você encontra todas as ferramentas necessárias para organizar seus eventos e favorecer o engajamento dos participantes.
