Vamos lá: você está começando a planejar o seu próximo evento corporativo. Lista de participantes, escolha do local, mensagens-chave a transmitir, atividades a prever, etc. Por onde começar?
A resposta cabe em duas palavras: briefing de evento.
Você está no lugar certo para começar com o pé direito. Descubra aqui tudo o que precisa para criar o briefing do seu evento com eficiência, sem deixar nenhum detalhe de lado, e com total tranquilidade.
O que é um briefing de evento?
Um briefing de evento é um documento bem compreensível que permite apresentar os detalhes da organização de um evento.
Ele pode ser usado tanto por uma agência de eventos (para apresentar sua proposta ao cliente) quanto pelo próprio contratante do evento (como material de apoio para organizar o evento com os diferentes envolvidos na empresa).
Ele serve para qualquer tipo de evento: feiras, seminários, team building, incentive, inauguração, lançamento de projeto, turismo de negócios, festa corporativa, etc.
Por que criar um briefing para o seu evento?
Na organização de um evento, nada pode ser deixado ao acaso. Seus convidados não perdoam erros, e o briefing do evento está aí para ajudar você a prever tudo nos mínimos detalhes.
Entre os objetivos de um bom briefing de evento, podemos citar, entre outros:
- Descrever claramente o que é esperado do evento e seus objetivos.
- Planejar minuciosamente cada etapa da criação do evento. Seu briefing facilita a organização e a divisão de tarefas ao esclarecer as etapas, os recursos necessários e os prazos.
- Prever o cronograma a ser seguido no dia do evento, detalhando o andamento das operações do seu projeto.
- Alinhar e coordenar os diferentes envolvidos (internos e externos à empresa) no evento. Seu briefing de evento permite sincronizar as expectativas de todos os participantes e parceiros (clientes, equipes, fornecedores), fornecendo a eles uma visão clara e detalhada.
- Reduzir erros. Ao reunir todas as informações essenciais em um documento centralizado, você evita mal-entendidos e erros custosos, principalmente em detalhes logísticos importantes. Também é possível antecipar melhor os imprevistos.
- Gerenciar de forma otimizada o orçamento do seu evento. Ao especificar as prioridades e detalhar os elementos do seu evento, fica mais fácil controlar os custos e fazer escolhas financeiras conscientes
- Tornar a comunicação mais fluida. Seu briefing de evento serve como ponto de referência comum para equipes e parceiros, garantindo uma comunicação clara e constante ao longo de todo o projeto.
Além disso, se você é gerente de projetos em uma agência de eventos e está concorrendo por um projeto, seu briefing se torna um material de apresentação comercial para o cliente. Ele permitirá defender seus cenários de evento e trazer sua visão geral para que o cliente possa fazer uma escolha consciente.
São muitos bons motivos para caprichar no seu próximo briefing de evento.
"Um briefing de evento bem elaborado é o GPS do seu projeto: ele guia você em cada etapa, antecipa imprevistos e alinha todas as partes envolvidas. Na Digitevent, vemos essa ferramenta como a chave para um evento bem-sucedido, no qual cada detalhe é dominado para oferecer uma experiência memorável."
Thierry Ottavy, especialista em gestão de eventos na Digitevent.
9 etapas para redigir seu briefing de evento com eficácia
Reserve um tempo para percorrer as nove etapas a seguir e criar um briefing de evento eficaz, completo e compreensível para todos os envolvidos no seu projeto.
1. Apresentar a empresa e o público-alvo
Comece seu briefing de evento com uma apresentação completa da sua empresa (ou da empresa do seu cliente, se você for uma agência). Seus leitores devem entender exatamente quem é a sua organização, o que ela faz e como faz.
Lembre-se de detalhar, entre outros pontos:
- A história e a missão da sua empresa. Resuma brevemente a história, a missão e a visão da sua empresa para dar um contexto geral.
- Seus valores-chave. Compartilhe os valores fundamentais da organização (inovação, responsabilidade ambiental, qualidade, etc.) para que sejam incorporados na concepção do evento.
- A voz e o tom da marca. Dê indicações sobre o tom que sua marca adota na comunicação. Ele é formal, amigável, disruptivo?
- Os produtos a serem destacados, caso você organize um evento relacionado a um ou mais produtos da empresa (lançamento ou apresentação).
Agora você pode passar para o público-alvo. Capriche na descrição dos elementos demográficos dos seus convidados: idade, profissão, local de residência, interesses específicos, etc. Mas, principalmente, não hesite em entrar no detalhe das necessidades e expectativas deles. Que tipo de experiência o seu público-alvo busca? Especifique as preferências deles em termos de conteúdo, formato ou canais de comunicação.
Dica extra da Digitevent
Inclua no seu briefing de evento suas experiências anteriores com eventos. Compartilhe alguns exemplos de eventos bem-sucedidos, explicando o que funcionou bem. Mencione também os desafios ou ajustes desejados para evitar erros do passado e indicar caminhos de melhoria.
2. Definir os objetivos do seu evento
Em um segundo momento, aborde a parte “Por quê?” do seu briefing de evento. Seus leitores devem entender por que você está lançando esse evento, graças a objetivos precisos associados a ele: fortalecimento da notoriedade, capacitação, networking, engajamento dos colaboradores, fidelização de clientes, etc.
Lembre-se também de explicitar qual é a mensagem principal, central, a ser comunicada durante o seu evento. Por exemplo, você pode querer destacar: a inovação tecnológica da sua empresa, ou então sua proximidade com o cliente.
Por fim, inclua nessa parte como você pretende medir o sucesso do seu evento. Para isso, defina seus indicadores de desempenho: número de participantes, taxa de satisfação, ROI, etc.
Dica extra da Digitevent
Se o seu evento tem vários objetivos, hierarquize-os. A ideia: definir uma prioridade entre os diferentes objetivos, com base naqueles que trazem mais valor para a sua empresa ou para a área envolvida no evento. Para isso, converse com as diferentes áreas que serão impactadas pelo evento (RH para eventos internos, comercial e marketing para eventos externos, etc.) e levante as necessidades delas. Assim, você poderá definir suas prioridades de evento de forma mais consistente e, portanto, criar um evento a partir de um briefing orientado a ROI.
3. Detalhar o conceito e o tema do seu evento
Chegou a hora de se debruçar sobre as ideias criativas que você tem para o seu evento. Primeiro, descreva de forma simples o tema central : trata-se de um dos seus valores? De um novo produto que você quer apresentar com pompa? De uma nova conquista a ser celebrada com os colaboradores?
Em seguida, descreva a experiência desejada para o seu evento. Que mensagens e emoções você quer transmitir? Especifique a atmosfera, a cenografia, o estilo e o ângulo criativo.
Dica extra da Digitevent
Nessa etapa do seu briefing de evento, pense em storytelling. Os eventos mais envolventes são os que inspiram os participantes, reforçando o engajamento deles. Aposte em temas fortes (como “a busca pela excelência” ou “a projeção para o futuro”), ou simplesmente em um problema do seu público que o evento vai ajudar a resolver. Imagine seus participantes como os personagens principais de uma grande história, que você deve contar ao longo do evento.
4. Estabelecer seu orçamento estimado
Todo bom briefing inclui um orçamento de evento previsto. Destaque, portanto, seus recursos financeiros com um valor orçamentário geral, além de uma divisão em subcategorias: local, alimentação, decoração, comunicação, etc.
Para um orçamento estimado eficaz, liste todos os itens essenciais (locação, alimentação, equipamento técnico, animação, comunicação, transporte, hospedagem, etc.). Depois, classifique cada item por ordem de prioridade de acordo com os objetivos do seu evento. Essa hierarquização permite ajustes quando necessário e ajuda a manter em mente os itens que podem variar, como a alimentação, caso o número de participantes mude.
Dica extra da Digitevent
Não se esqueça de definir um orçamento de emergência, ou seja, um valor dedicado a imprevistos. Geralmente recomenda-se destinar de 10% a 15% do orçamento para essas emergências de evento (que não são raras!).
5. Escolher o local e as datas do seu evento
Nessa etapa, é hora de redigir um caderno de especificações sobre o local onde o evento vai acontecer.
Nele, lembre-se de descrever, entre outros pontos:
- A capacidade do local buscado, de acordo com o número previsto de convidados. Se for um evento remoto, indique a capacidade do software de videoconferência a ser utilizado.
- A acessibilidade do evento, em termos de localização.
- Os tipos de equipamentos necessários: trata-se de um evento sentado? Com mesas? Em pé?
Em seguida, especifique a data e os horários em que o evento vai acontecer, levando em conta a disponibilidade do seu público-alvo e possíveis eventos concorrentes.
Dica extra da Digitevent
Como a responsabilidade social corporativa está mais do que nunca no centro das preocupações das empresas, não se esqueça de especificar nessa etapa se você deseja que o evento aconteça em um local com certificação de sustentabilidade, ou o mais próximo possível do seu público para limitar os deslocamentos (e, assim, reduzir a pegada de carbono do evento).
6. Elaborar a programação e o andamento do seu evento
O que os seus convidados vão fazer durante o evento? É a essa pergunta que essa parte do briefing deve responder. Faça uma lista das atividades a serem propostas e, se possível, planeje o andamento geral (sessões, intervalos, entretenimento).
Detalhe também aqui os palestrantes a incluir na programação. Indique, se possível, os horários de fala e o tipo de atividade que ficará a cargo de cada um (palestras, workshops, mesas-redondas).
Dica extra da Digitevent
Se você ainda não tem uma ideia precisa para o andamento do seu evento, parta de um fio condutor que vai guiá-lo. Pode ser, por exemplo, a apresentação do seu novo produto, ou o networking entre os participantes. Depois, organize as diferentes ideias de atividades em torno desse fio condutor. Para ser impactante e memorável, o evento deve ser estruturado em momentos-chave, partindo de uma abertura envolvente e terminando em um encerramento inspirador.
7. Descrever suas necessidades de logística e técnica
É o momento de entrar nos detalhes técnicos do seu briefing de evento. Reserve um tempo para listá-los um a um, garantindo a organização impecável do evento.
Inclua no seu briefing de evento, entre outros pontos:
- Os equipamentos de que você vai precisar. Faça uma lista dos equipamentos necessários em termos de som, iluminação ou projeção.
- A infraestrutura desejada. Identifique as necessidades específicas, como uma boa conexão à internet, espaços de exposição, acessibilidade para pessoas com mobilidade reduzida, instalações de coleta seletiva para um evento de lixo zero, ou ainda o uso de materiais sustentáveis no mobiliário do evento.
Dica extra da Digitevent
Preveja nessa parte do seu briefing as medidas de segurança a serem adotadas no seu evento.
- Para um evento presencial, pense nos planos de evacuação, na vigilância do evento, no controle de acesso e na gestão do público.
- Para um evento remoto, indique suas expectativas quanto à gestão de dados pessoais e à LGPD.
E para garantir a segurança da entrada no seu evento, nada melhor do que uma plataforma de gestão de eventos como a Digitevent? Nosso software conta com uma funcionalidade de credenciamento simplificado dos convidados, tudo acessível em celular e tablet, para a maior satisfação da sua equipe de recepção.
8. Definir sua estratégia de comunicação e promoção
É hora de definir o plano de comunicação que envolve o seu evento e vai ajudar a aumentar sua visibilidade. Escolha os canais para atingir seu público de forma eficaz, de acordo com onde ele busca informações: redes sociais, e-mail, imprensa, etc.
Preveja também um calendário promocional, que detalhe seu plano de ação antes, durante e depois do evento para maximizar sua visibilidade.
Por fim, especifique também como você pretende gerenciar as inscrições e os convites. Já nessa fase do briefing de evento, você pode escolher uma plataforma de inscrição on-line. Preveja também os lembretes e confirmações para os inscritos.
Dica extra da Digitevent
Na Digitevent, gerencie facilmente a lista dos seus convidados em uma plataforma ergonômica e intuitiva. Automatize seus lembretes para reduzir os no-shows e engajar seus participantes antes do evento.
9. Prever KPIs para a avaliação pós-evento
Última etapa do seu briefing de evento, e não menos importante: a preparação da medição do desempenho do seu evento. Ela deve se basear nos objetivos do evento definidos na segunda etapa.
Lembre-se de incluir, entre outros pontos:
- As pesquisas de satisfação, para coletar o feedback dos participantes após o evento.
- Os indicadores de desempenho a serem acompanhados para medir o impacto e o sucesso do evento: número de participantes, engajamento, feedback, etc.
Para isso, não hesite em contar com uma plataforma de gestão de eventos, que oferece painéis completos. Neles, você poderá visualizar todos os KPIs relacionados ao seu evento, como inscrições, horários de maior fluxo, engajamento dos convidados ou taxa de participação.
Dica extra da Digitevent
A responsabilidade social corporativa está no centro da sua comunicação? Inclua-a na sua avaliação pós-evento. Por exemplo, indique no seu briefing que você deseja medir o impacto do evento em termos de responsabilidade ambiental por meio de um simulador de pegada de carbono.
Dicas extras para o sucesso do seu briefing de evento
Não vá embora sem ler as dicas-chave a seguir, que vão ajudar você a criar um briefing de evento bem estruturado e, assim, organizar um evento de qualidade.
Envolver todas as partes interessadas antes da criação do briefing
Sozinho, você vai mais rápido. Junto, você vai mais longe. Reúna os inputs de todas as partes interessadas do seu evento. Converse com alguns dos seus clientes, fornecedores e parceiros para incorporar as expectativas deles ao seu briefing de evento. Isso gera adesão e reduz ajustes posteriores.
Esclareça também as responsabilidades de cada um na organização do evento. Mencione quem é responsável por cada aspecto. Isso reduz a confusão e incentiva a responsabilização.
Construir o briefing de evento em conjunto entre contratante e organizador
A boa prática: criar um briefing de evento colaborativo, no qual cada uma das partes interessadas pode incluir suas necessidades e expectativas.
- Por um lado, o contratante do evento (o cliente, no caso de uma agência, ou o cliente interno, no caso de um organizador de eventos direto do anunciante) inclui os critérios e exigências esperados para o evento, além de suas questões específicas.
- Por outro lado, o organizador (a agência de eventos ou o organizador interno) inclui as informações necessárias para o bom andamento do projeto de evento, além de sua expertise em comunicação de eventos.
Assim, o seu briefing de evento fica realmente completo.
Verificar se o seu briefing de evento atende ao método dos 5W
O método dos 5W é útil para garantir que o seu briefing de evento responda a todas as perguntas essenciais para organizá-lo.
Use-o como um checklist para verificar se você incluiu no seu briefing:
- O “What” (o quê), ou seja, o formato do seu evento
- O “Why” (por quê), ou seja, os objetivos do seu evento e as questões às quais ele deve responder
- O “Where” (onde), ou seja, o local do seu evento
- O “When” (quando), ou seja, as datas e horários do seu evento
- O “Who” (quem), ou seja, o público-alvo dos seus eventos
Usar um formato simples
Quanto mais simples for o seu briefing de evento, mais compreensível ele será para todas as partes interessadas e, portanto, mais eficaz. Vá direto ao essencial. Seja direto nas descrições. Use frases simples e limite o jargão técnico para evitar mal-entendidos.
Além disso, organize seu briefing por seções. Estruture o documento em tópicos claros para facilitar a leitura, cada um correspondendo às 9 etapas descritas neste artigo.
Por fim, simplifique a linguagem utilizada. Escreva em um estilo acessível para que cada pessoa envolvida entenda bem suas expectativas e ideias.
Usar elementos visuais para facilitar a compreensão do seu briefing
O que é melhor para tornar um documento mais compreensível do que elementos visuais? Inclua-os no seu briefing de evento: eles vão ajudar seus leitores a entender bem o que você espera.
Lembre-se de incluir, entre outros pontos:
- Moodboards e imagens de referência (fotos ou esboços) para ilustrar o tema e a ambientação visual desejados
- Tabelas para listar suas informações orçamentárias ou logísticas
- Diagramas de Gantt para ilustrar os prazos
- Organogramas para apresentar os membros da sua equipe
E não se esqueça de que a gestão de um evento exige pensar em uma infinidade de detalhes, todos igualmente importantes na experiência geral vivida pelos participantes. Por isso, use uma plataforma completa de gestão de eventos, que simplifica sua vida do início ao fim.
Conheça a Digitevent, o software de eventos que permite gerenciar com maestria todos os seus eventos corporativos, desde os convites até o engajamento dos participantes no dia do evento.
