Você tem uma visão precisa do seu evento, mas como traduzir isso para seus prestadores de serviços e equipes? Sem um documento estruturado, os males se acumulam e os riscos de taxas explodem.
As especificações do seu evento são a sua bússola: elas transformam uma ideia em um plano de ação concreto.
Siga este guia para aprender a escrever especificações precisas e otimizadas, garantindo um evento tranquilo e sem surpresas desagradáveis.
Quais são as especificações de um evento?
Uma definição simples do briefing do evento
O briefing de um evento é um documento estruturado que lista todas as necessidades técnicas, logísticas e organizacionais de um evento.
Por que ele é essencial?
Porque permite organizar as necessidades e especificações, delimitar o orçamento e garantir que todos os envolvidos estejam alinhados.
Ele serve como referência tanto para os fornecedores quanto para as equipes internas, especialmente em processos de concorrência ou contratação de serviços para eventos.
A diferença entre o caderno de encargos do evento e o briefing
Definir um caderno de encargos do evento, ou caderno de encargos, e redigir um briefing de evento não atende exatamente à mesma necessidade.
O briefing de evento é um documento mais sintético do que o caderno de encargos.
Ele oferece uma visão geral do projeto incluindo objetivos, conceito e mensagem chave e costuma ser utilizado no início da colaboração com uma agência ou fornecedor.
Usamos o briefing para:
- Orientar uma agência ou fornecedor sem entrar em todos os detalhes.
- Dar diretrizes iniciais a uma agência que tem liberdade total (carte blanche) para propor um conceito criativo.
- Em eventos mais simples ou recorrentes, onde já existe uma base por exemplo, em uma confraternização corporativa, cujo único objetivo é criar um momento festivo e memorável, sem muitas exigências.
Já o caderno de encargos do evento é mais operacional e detalhado: ele define os recursos, a logística e as restrições técnicas.
Serve como base de trabalho para que os fornecedores e agências possam apresentar uma proposta adequada.
Use o caderno de encargos do evento:
- Na preparação de um evento complexo (como conferência, feira, seminário, ou team building) que exija a participação de diversos fornecedores.
- Quando você já tem uma visão clara do evento e deseja receber orçamentos detalhados.
- Em processos de concorrência ou chamada para propostas junto a várias agências de eventos.
Por exemplo, enquanto um briefing diria:
“Queremos organizar uma conferência para 500 pessoas para promover nossa nova solução de software”,
o caderno de encargos do evento detalharia:
o local, o orçamento, o cronograma, as necessidades de bilheteria, check-in, aplicativo mobile para os participantes etc...
Para se aprofundar no assunto do briefing do evento, clique aqui.
“Para obter um caderno de encargos eficiente, tudo depende da completude: você precisa fazer seu interlocutor compreender de forma precisa o evento que você imagina. É melhor adicionar muitos detalhes do que deixar de fora, assim você obterá propostas que realmente correspondam às suas expectativas, especialmente durante seus processos de concorrência.
Na Digitevent, nos esforçamos para atender essas expectativas em muitos pontos do seu caderno de encargos: marketing de eventos, inscrições, controle de acesso e engajamento dos participantes. Tudo isso em uma única plataforma: pense nisso!”
- Lucas Bohème — Responsável de Grandes Contas na Digitevent
Os elementos essenciais do caderno de encargos de seu evento
A elaboração do caderno de encargos do seu evento exige atenção aos mínimos detalhes, caso contrário, seu projeto ficará menos estruturado! Anote aqui todos os elementos essenciais a serem incluídos.
Informações gerais
Primeiramente, destaque as diferentes partes envolvidas no evento: anunciante, gerente de projeto, agência de eventos, fornecedores, equipe interna e patrocinadores.
Descreva também aqui:
- O tipo de evento: é uma conferência? Um seminário? Uma feira? Um lançamento de produto?
- Os objetivos do evento: você quer gerar visibilidade para a marca? Favorecer o networking entre os participantes? Impulsionar as vendas da empresa? Realizar um treinamento para suas equipes?
- O público-alvo: descreva seu público e informe com precisão o número esperado de participantes.
Mensagens-chave
Nesta segunda parte, trata-se de formalizar a mensagem que você deseja transmitir durante o seu evento.
Comece descrevendo o tema do evento. Ele está relacionado aos seus produtos ou serviços? Apoia os valores ou a missão da empresa?
Entre também nos detalhes da experiência desejada para os participantes. Qual atmosfera você quer que o evento transmita? Você tem alguma exigência em termos de cenografia ou estilo?
Orçamento
Aqui, trata-se de dar sua restrição orçamentária geral e, em seguida, divida o orçamento em diferentes itens de despesas. Aloque seus recursos financeiros entre o aluguel do local, equipamentos, catering, comunicação, hospedagem, transporte, entretenimento...
Não hesite em priorizar esses itens de despesa de acordo com seus objetivos. Isso é o que ajudará seu provedor a ter flexibilidade suficiente para manter seu orçamento e seus objetivos.
Logística e técnica
Aqui você insere a parte funcional de suas especificações.
No lado logístico, descreva as restrições do seu evento. Podem ser restrições relacionadas a:
- Acessibilidade do local (especialmente em termos de acesso para pessoas com mobilidade reduzida)
- Acomodação
- Transporte
- Facilidades
Inclua também suas restrições de equipamento aqui. Destaque suas necessidades em termos de sistema de som, iluminação, projeção, gravação de vídeo, conexão com a Internet, etc.
Programa e programação
Agora é hora de descrever como você imagina que seu evento se desenrolará.
Detalhe a agenda desejada do seu evento. Indique as datas e horários a serem agendados, bem como as intervenções e animações que deseja incluir. Descreva também o tipo de palestrantes e eventos a serem planejados.
Se você precisar de um criação de site de eventos ou um aplicativo participante para comunicar o programa e gerenciar inscrições, indique isso aqui também.
Registro e gerenciamento de convidados
Nesta seção, especifique exatamente como você planeja lidar com convites para seu evento.
Mencione suas necessidades em termos de métodos de registro e emissão de bilhetes.
Não se esqueça de mencionar se deseja usar tecnologias específicas, como uma plataforma de registro online para automatizar o gerenciamento de hóspedes ou um sistema de check-in rápido no dia para agilizar a recepção e evitar filas.
A melhor prática? Planejar o uso de uma solução de gerenciamento de eventos como a Digitevent que permite gerenciar seus convites online, configurar uma plataforma de inscrição e controlar o acesso aos seus eventos de forma segura.
Comunicação e marketing
Agora é hora da parte das especificações do seu evento relacionada ao seu plano de comunicação.
Defina aqui :
- Materiais promocionais esperados para o evento: Site do evento, redes sociais, e-mail, formatos impressos...
- A necessidade de estratégia para atrair e engajar os participantes. Em particular, se necessário, anote o fato de que você precisará de um aplicativo de evento para fortalecer o engajamento dos participantes.
Segurança e conformidade
Lembre-se de incluir uma seção de segurança nas especificações do seu evento.
Inclua a criação de planos de backup, recursos de segurança e contratação de seguro. Enfatizar também a necessidade de fazer bem gerenciar o acesso dos participantes, bem como o controle de crachás de eventos.
Medição de desempenho
A última parte de suas especificações é detalhar KPIs que permitirão avaliar a eficácia do evento, como o número de participantes, engajamento, taxa de feedback... Planeje também lançar pesquisas de satisfação aqui para obter feedback qualitativo.
Outra vez uma plataforma de gerenciamento de eventos como a Digitevent permite que você tenha acesso a painéis detalhados e colete facilmente os resultados de seus questionários de satisfação. Pensar!
Como escrever uma especificação de evento eficaz?
Agora você sabe como elaborar uma especificação de evento bem estruturada. Veja como fazer isso, em termos das etapas que você precisa seguir e das ferramentas que precisa usar.
Passos principais
Em primeiro lugar, reúna as necessidades de suas diferentes partes interessadas. Liste todos esses stakeholders - tanto internos (gestão, marketing, vendas, logística, etc.) quanto externos (prestadores de serviços, parceiros e patrocinadores). Em seguida, organize reuniões ou entrevistas individuais para reunir suas expectativas em termos de objetivos do evento, mensagens-chave a serem transmitidas e imperativos orçamentários ou logísticos.
Em uma segunda etapa, Defina os objetivos e prioridades do seu projeto de evento. Para isso, agrupe todos os objetivos do seu evento, e priorize-os se necessário.
Para estabelecer suas prioridades, classifique seus objetivos de acordo com aqueles que agregam mais valor à sua empresa ou ao hub em questão no evento. Isso permite que você indique nas especificações os elementos essenciais a serem implantados na organização do evento, aqueles que são importantes e aqueles que são opcionais. Por fim, passe para elaboração detalhada e validação das especificações do evento com seus provedores de serviços. Estruture as especificações de maneira forte (você pode se inspirar na estrutura descrita acima). Validar suas especificações internamente, antes de enviá-las aos provedores de serviços, é crucial para garantir um alinhamento perfeito posteriormente.
Ferramentas para usar
Para definir as especificações do seu evento, você pode usar um modelo pré-preenchido e personalizá-lo de acordo com os elementos que deseja que apareçam.
Certifique-se também de centralize todos os documentos relacionados em uma ferramenta de gerenciamento de documentos (Drive) que será disponibilizado para seus provedores de serviços em potencial.
Se você criar suas especificações de eventos como parte de uma licitação, crie também um documento para pontuar as diferentes candidaturas de acordo com os requisitos e restrições.
Muitas vezes, esse tipo de documento tem a forma de uma planilha do Excel que inclui cada um dos pontos mencionados nas especificações. Cada resposta proposta pelos participantes recebe uma pontuação, para que possam comparar potenciais prestadores de serviços e fazer uma escolha informada.
6 erros para não cometer nas especificações do seu evento
Não pare por aí: reserve um tempo para evitar os seis erros a seguir, para um resumo apertado do evento!
Não entrar em detalhes
Especificações muito vagas ou mal estruturadas podem ser confusas para provedores de serviços e equipes. Escrever um documento estruturado, pormenorizado e explícito, com seções bem definidas e informações numéricas.
Negligenciar as restrições orçamentárias
Se você não fornecer um detalhamento priorizado do seu orçamento, seu empreiteiro ou gerente de projeto pode perder um de seus objetivos mais importantes! Defina um orçamento geral e um orçamento detalhado para cada item (aluguel de quarto, catering, equipamentos, comunicação, etc.).
Esquecer de identificar claramente as partes interessadas
Deixar de mencionar quem é responsável pelo que pode causar mal-entendidos e atrasos. Na primeira parte das especificações do evento, defina um papel claro para cada parte interessada : Agência de eventos, prestadores de serviços, equipe interna, patrocinadores...
Não incluir um horário específico
A ausência de datas-chave pode colocar todo o seu projeto em desordem. Então indique um planejamento detalhado do seu evento, incluindo prazos para cada tarefa: escolha do local, envio de convites, testes técnicos...
Negligenciar a experiência do participante
Um evento mal organizado pode frustrar os participantes. Se eles não tiverem informações, se beneficiarem de sinalização aproximada ou de um programa confuso, toda a experiência do participante será prejudicada.
Portanto, planeje suas especificações comunicação clara antes e durante o evento. Também configurado um aplicativo móvel para eventos para centralizar o programa, planos e notificações.
Escreva um conjunto fixo e inflexível de especificações
Um documento muito rígido impede qualquer adaptação ao inesperado. No entanto, como sabemos, um evento raramente sai exatamente como planejado! Planeje uma margem de flexibilidade e montar um acompanhamento para ajustar determinados pontos de acordo com a evolução do projeto.
E se você simplificar a organização de seus eventos? Desde a fase de especificação, Digitevent e sua plataforma de gerenciamento de eventos intuitiva oferece suporte em convites, inscrições, login e engajamento em seus eventos. Planejamento simplificado e eventos de sucesso são seus!
