Você tem uma visão clara do seu evento, mas como transmiti-la aos seus fornecedores e equipes? Sem um documento estruturado, os mal-entendidos se acumulam e o risco de erros dispara.

O escopo do seu evento é a sua bússola: ele transforma uma ideia em um plano de ação concreto.

Siga este guia para aprender a redigir um escopo de evento preciso e otimizado, garantindo um evento tranquilo e sem surpresas desagradáveis.

O que é o escopo de um evento?

Uma definição simples do escopo de um evento

O escopo de um evento é um documento estruturante que lista todas as necessidades técnicas, logísticas e organizacionais de um evento.

Por que ele é essencial? Porque permite estruturar as necessidades e especificações, definir o orçamento e garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas. Ele serve como referência para fornecedores e equipes internas, principalmente no contexto de uma licitação para eventos.

A diferença entre o escopo do evento e o briefing do evento

Definir um escopo de evento e redigir um briefing de evento não atendem exatamente à mesma necessidade.

O briefing do evento é um documento mais sintético que o escopo do evento. Ele apresenta uma visão global do projeto (objetivos, conceito, mensagem principal). É frequentemente utilizado no início da colaboração com uma agência ou fornecedor.

Ele é utilizado para:

  • Orientar uma agência ou fornecedor sem entrar em detalhes minuciosos.
  • Dar direcionamentos a uma agência que tem carta branca para propor um conceito criativo.
  • Para eventos mais simples ou recorrentes, quando já existe uma base, por exemplo, uma festa de fim de ano da empresa, cujo único objetivo é criar um momento festivo e memorável, sem muitas restrições.

Já o escopo do evento é operacional e detalhado: ele define os recursos, a logística e as restrições técnicas. Serve como base de trabalho para fornecedores e agências, para que possam propor uma resposta adequada.

Utilize-o:

  • Na preparação de um evento complexo (conferência, feira, seminário, team building) que exige vários fornecedores.
  • Quando você tem uma visão clara do evento e deseja receber orçamentos detalhados.
  • Para uma consulta ou licitação com várias agências de eventos.

Por exemplo, quando um briefing diz: “Queremos organizar uma conferência para 500 pessoas para divulgar nossa nova solução de software”, um escopo de evento detalha o local, o orçamento, o cronograma, as necessidades de emissão de ingressos, check-in, aplicativo móvel para os participantes, etc.

Para aprofundar no assunto do briefing de evento, é por aqui.

“Para obter um escopo de evento eficaz, tudo depende da exaustividade: você precisa fazer seu interlocutor entender com precisão o evento que você imagina. É melhor incluir detalhes demais do que de menos, assim você conseguirá propostas adequadas às suas expectativas, principalmente nas suas licitações. Na Digitevent, buscamos atender a essas expectativas em vários pontos do seu escopo de evento: marketing de eventos, inscrições, controle de acesso e engajamento dos participantes. Tudo em uma única plataforma: vale a pena considerar!”

- Lucas Bohème - Gerente de Contas-Chave na Digitevent

Os elementos essenciais de um escopo de evento

A redação do escopo do seu evento exige atenção aos mínimos detalhes, caso contrário, seu projeto ficará menos bem estruturado! Anote todos os elementos essenciais a incluir aqui.

Informações gerais

Primeiro, destaque as diferentes partes interessadas do evento: anunciante, gerente de projeto, agência de eventos, fornecedores, equipe interna, patrocinadores.

Descreva também aqui:

  • O tipo de evento: é uma conferência? Um seminário? Uma feira? Um lançamento de produto?
  • Os objetivos do evento: você quer gerar visibilidade para a marca? Favorecer o networking entre os participantes? Impulsionar as vendas da empresa? Realizar um treinamento para suas equipes?
  • O público-alvo: descreva sua audiência e indique com precisão o número de participantes previsto.

Mensagens-chave

Nesta segunda parte, o objetivo é formalizar a mensagem que você deseja transmitir durante o seu evento.

Comece descrevendo o tema do evento. Ele está relacionado aos seus produtos ou serviços? Reforça os valores ou a missão da empresa?

Detalhe também a experiência desejada para os participantes. Que atmosfera você quer que o seu evento transmita? Você tem alguma preferência em termos de cenografia ou estilo?

Orçamento

Aqui, o objetivo é informar a sua restrição orçamentária geral e, em seguida, dividir o orçamento em diferentes categorias de despesas. Distribua seus recursos financeiros entre aluguel do local, equipamentos, alimentação, comunicação, hospedagem, transporte, animação, etc.

Não hesite em classificar essas categorias de despesas por prioridade, de acordo com seus objetivos. Isso ajudará seu fornecedor a ter flexibilidade suficiente para atender tanto ao seu orçamento quanto aos seus objetivos.

Logística e aspectos técnicos

Aqui você entra na parte funcional do seu escopo de evento.

No que diz respeito à logística, descreva as restrições do seu evento. Elas podem estar relacionadas a:

  • A acessibilidade do local (principalmente em termos de acesso para pessoas com mobilidade reduzida)
  • A hospedagem
  • Os transportes
  • As instalações

Inclua também aqui suas restrições em termos de equipamentos. Destaque suas necessidades de sonorização, iluminação, projeção, captação de vídeo, conexão à internet, etc.

Programação e cronograma

Agora é hora de descrever como você imagina que o seu evento vai se desenrolar.

Detalhe a agenda desejada para o seu evento. Indique as datas e horários previstos, além das apresentações e atividades que você deseja incluir. Descreva também o tipo de palestrantes e atividades previstos.

Se você precisar da criação de um site para o evento ou de um aplicativo para os participantes, para divulgar a programação e gerenciar as inscrições, indique isso aqui também.

Gestão de inscrições e convidados

Nesta parte, indique com precisão como você pretende gerenciar os convites para o seu evento.

Mencione suas necessidades em termos de métodos de inscrição e emissão de ingressos. Não deixe de mencionar se deseja usar tecnologias específicas, como uma plataforma de inscrição online para automatizar a gestão dos convidados, ou um sistema de check-in rápido no dia do evento para agilizar a recepção e evitar filas.

A boa prática? Planejar o uso de uma solução de gestão de eventos como a Digitevent, que permite gerenciar seus convites online, implementar uma plataforma de inscrição e controlar o acesso aos seus eventos de forma segura.

Comunicação e marketing

Agora é a vez da parte do seu escopo de evento relativa ao seu plano de comunicação.

Defina aqui:

  • Os materiais promocionais esperados para o evento : site do evento, redes sociais, e-mail marketing, formatos impressos, etc.
  • A necessidade de uma estratégia para atrair e engajar os participantes. Indique, se necessário, que você precisará de um aplicativo de evento para reforçar o engajamento dos participantes.

Segurança e conformidade

Lembre-se de incluir no escopo do seu evento uma parte relativa à segurança.

Inclua nela a criação de planos de contingência, dispositivos de segurança e a contratação de seguros. Destaque também a necessidade de gerenciar bem o acesso dos participantes, além do controle dos crachás do evento.

Medição de desempenho

A última parte do seu escopo de evento consiste em detalhar os KPIs que permitirão avaliar a eficácia do evento, como o número de participantes, o engajamento, a taxa de feedback, etc. Preveja também aqui o envio de pesquisas de satisfação para obter retornos qualitativos.

Mais uma vez, uma plataforma de gestão de eventos como a Digitevent permite ter acesso a painéis detalhados e coletar facilmente os resultados dos seus questionários de satisfação. Vale a pena considerar!

Como redigir um escopo de evento eficaz?

Agora você já sabe como elaborar um escopo de evento bem estruturado. Veja a seguir como proceder, em termos de etapas a seguir e ferramentas a utilizar.

As etapas principais

Primeiro, levante as necessidades das suas diferentes partes interessadas. Liste todas essas partes interessadas, tanto internas (diretoria, marketing, comercial, logística, etc.) quanto externas (fornecedores, parceiros e patrocinadores). Em seguida, organize reuniões ou entrevistas individuais para levantar suas expectativas em termos de objetivos do evento, mensagens-chave a transmitir e exigências orçamentárias ou logísticas.

Em segundo lugar, defina os objetivos e as prioridades do seu projeto de evento. Para isso, reúna todos os objetivos do seu evento e priorize-os, se necessário.

Para estabelecer bem suas prioridades, classifique seus objetivos de acordo com os que trazem mais valor para a sua empresa ou para a área envolvida no evento. Isso permite indicar no escopo do evento os elementos essenciais que devem ser implementados na organização do evento, os que são importantes e os que são opcionais.

Por fim, avance para a redação detalhada e a validação do escopo do evento com seus fornecedores. Estruture o escopo de evento de forma sólida (você pode se inspirar na estrutura descrita acima). A validação interna do seu escopo, antes de enviá-lo aos fornecedores, é fundamental para garantir um alinhamento impecável posteriormente.

As ferramentas a utilizar

Para definir o escopo do seu evento, você pode usar um modelo pré-preenchido e personalizá-lo de acordo com os elementos que deseja incluir.

Cuide também de centralizar todos os documentos anexos em uma ferramenta de gestão documental (Drive) que será disponibilizada aos seus possíveis fornecedores.

Se você estiver criando o escopo do seu evento no contexto de uma licitação, crie também um documento que permita pontuar as diferentes candidaturas de acordo com as exigências e restrições.

Geralmente, esse tipo de documento se apresenta na forma de uma planilha Excel que retoma cada um dos pontos mencionados no escopo do evento. Cada resposta apresentada pelos participantes recebe então uma nota, permitindo comparar os possíveis fornecedores e fazer uma escolha informada.

6 erros a não cometer no escopo do seu evento

Não pare no meio do caminho: reserve um tempo para evitar os seis erros a seguir e ter um escopo de evento impecável!

Não entrar em detalhes

Um escopo de evento vago demais ou mal estruturado pode gerar confusão para fornecedores e equipes. Redija, portanto, um documento estruturado, detalhado e explícito, com seções bem definidas e informações numéricas.

Negligenciar as restrições orçamentárias

Se você não fornecer nenhuma distribuição priorizada do seu orçamento, seu fornecedor ou gerente de projeto corre o risco de deixar passar um dos seus objetivos mais importantes! Defina um orçamento global e um orçamento detalhado por categoria (aluguel do espaço, alimentação, material, comunicação, etc.).

Esquecer de identificar claramente as partes interessadas

Não mencionar quem é responsável por cada coisa pode gerar mal-entendidos e atrasos. Na primeira parte do escopo do seu evento, defina, portanto, um papel preciso para cada parte interessada: agência de eventos, fornecedores, equipe interna, patrocinadores, etc.

Não incluir um cronograma preciso

A ausência de datas-chave pode desorganizar todo o seu projeto. Indique, portanto, um cronograma reverso detalhado do seu evento, incluindo prazos para cada tarefa: escolha do local, envio dos convites, testes técnicos, etc.

Negligenciar a experiência dos participantes

Um evento mal organizado pode frustrar os participantes. Se eles não têm informações suficientes, contam com uma sinalização confusa ou uma programação pouco clara, toda a experiência do participante é prejudicada.

Preveja, portanto, no seu escopo de evento uma comunicação clara antes e durante o evento. Implemente também um aplicativo móvel para o evento para centralizar a programação, os mapas e as notificações.

Redigir um escopo de evento rígido e inflexível

Um documento rígido demais impede qualquer adaptação a imprevistos. E sabemos bem: um evento raramente acontece exatamente como planejado! Preveja, portanto, uma margem de flexibilidade e implemente um acompanhamento para ajustar alguns pontos conforme a evolução do projeto.

E se você simplificasse a organização dos seus eventos? Desde a fase de definição do escopo, a Digitevent e sua plataforma intuitiva de gestão de eventos acompanha você nos convites, nas inscrições, no credenciamento e no engajamento dos seus eventos. Para você, um planejamento simplificado e eventos bem-sucedidos!