Ha um ano, os organizadores de eventos continuam, com resiliencia, adaptando seus eventos aos formatos exigidos pelas normas sanitarias.

No inicio, observamos uma simples transposicao dos eventos fisicos para o formato virtual, o que foi o mal menor diante da proibicao de qualquer reuniao fisica. Acreditamos que essa simples transicao nao e suficiente.

Desde a flexibilizacao das normas sanitarias, ouve-se falar de hibrido em todos os lugares. A primeira vista, parece o melhor dos mundos: criar conexao ao mesmo tempo em que se limitam os custos, e alcancar o maior numero possivel de participantes reduzindo o impacto de carbono do evento.

Talvez estejamos na contramao, mas na Digitevent acreditamos que o hibrido so e adequado para alguns tipos especificos de evento (detalhados abaixo).

Precisamos repensar as bases e entender quais formatos respondem de forma adequada a quais objetivos de evento.

1. 😅 Por que o formato hibrido nao serve para todos os eventos

  • A canibalizacao

A canibalizacao e um dos principais problemas dos eventos hibridos: alguns participantes, que iriam presencialmente, preferem ficar em casa. Assim, torna-se mais dificil quantificar com precisao o numero de inscritos presenciais, e observa-se um numero maior de no-show nos eventos hibridos.

  • Um evento hibrido e, na pratica, dois eventos.

Evidentemente, e preciso administrar uma multiplicidade de fatores ao organizar um evento hibrido.

Do lado virtual: a regie no local, a transmissao em direto e a gravacao, a moderacao da plataforma de interacao, a realizacao. Por exemplo, alguns softwares de videoconferencia exigem que os moderadores “aceitem” os participantes, o que pode ser uma experiencia frustrante para parte dos convidados se houver muita espera!

  • Do lado fisico: o local, o buffet, a equipe de organizacao e recepcao, a logistica do evento, etc.

Assim, estima-se que um evento hibrido custe, em media, cerca de 1,5 a 2 vezes mais do que um evento presencial. Alem dessas restricoes orcamentarias e logisticas, ha uma limitacao de tempo evidente, pois e necessario organizar e cuidar da parte tecnologica virtual alem do projeto presencial.

A dificuldade de criar uma experiencia unificada

Seu evento hibrido precisa oferecer uma experiencia coerente e agradavel para todos os tipos de participantes. No entanto, e dificil criar uma experiencia de evento unificada e sincronizada em dois formatos de evento diferentes. Alem disso, pode ser dificil sincronizar as interacoes entre o publico presencial e o publico virtual.

2. 🎥 Quais formatos para quais objetivos?

  • Os objetivos NAO compativeis com o hibrido.

Nem sempre e possivel ter tudo. Para alguns objetivos, e melhor priorizar um formato em vez de outro. Misturar esses formatos nao e necessariamente a solucao mais adequada.

  • O team building

Sera que uma dinamica online ou um happy hour por videochamada equivale a um team building presencial? Esse tipo de evento tem como objetivo criar conexao e, por definicao, e inadequado para o formato virtual (e ainda menos para o hibrido, com o risco de deixar um dos dois grupos em desvantagem: os virtuais ou os presenciais!)

  • Os almocos com clientes

Os almocos com clientes servem para estabelecer um vinculo forte com seus clientes, criando um contato humano muito mais poderoso do que uma relacao profissional comum. Esse tipo de evento tera, portanto, muito mais dificuldade de gerar impacto em formato virtual ou hibrido, e sera menos eficaz nesses formatos.

As reunioes e eventos VIP

  • Os diferentes tipos de VIP (parceiros, clientes importantes, fornecedores, etc.) nao se contentarao com um evento virtual, e voce nao deveria tentar contenta-los assim. A beleza de um lugar, os buffets oferecidos no local, a equipe de servico e todas as outras prestacoes que tornam um evento VIP tao agradavel nao sao reproduziveis em formato virtual e, portanto, nao poderao ser feitas de maneira otima em um evento hibrido.

Os objetivos compativeis com o hibrido.

  • Os eventos de notoriedade

Nao ha nada melhor para se tornar conhecido do que ser visto pelo maior numero possivel de pessoas. Por que nao combinar o contato do presencial com o alcance sem limites do virtual? Os eventos de notoriedade sao o exemplo perfeito de eventos que se beneficiam do formato hibrido.

  • O networking

O networking pode se beneficiar do formato hibrido: enquanto os encontros presenciais sao pontuais, um diretorio virtual seria uma boa solucao complementar a esses encontros B2B.

A criacao de negocios

  • Para converter seus prospects em clientes, ou para captar leads, os dois formatos (presencial e virtual) permitem um resultado semelhante. O hibrido, portanto, se adequa perfeitamente a esse tipo de evento.

Na maioria das vezes, usa-se o virtual para captar ou fornecer

informacoes aos prospects (topo de funil) e usa-se o formato presencial para convencer (fundo de funil).

O compartilhamento de conhecimento