Há um ano, os organizadores de eventos têm continuado, com resiliência, a adaptar seus eventos aos formatos exigidos pelas normas sanitárias.

Antes de mais nada, observamos uma simples transposição dos eventos físicos para o formato virtual, o que era um mal menor diante da proibição de qualquer reunião presencial. Achamos que essa simples transição não é suficiente.

Desde a flexibilização das normas sanitárias, se fala do híbrido em todo lugar. À primeira vista, é o melhor dos mundos: criar conexão e ao mesmo tempo limitar os custos, além de permitir alcançar o maior número possível de participantes reduzindo o impacto de carbono do evento.

Talvez estejamos na contramão, mas na Digitevent acreditamos que o híbrido só é adequado para alguns tipos bem específicos de eventos (detalhados a seguir).

Precisamos rever as bases e entender quais formatos respondem de forma adequada a quais objetivos do evento.

1. 😅 Por que o formato híbrido não é adequado para todos os eventos

  • A canibalização

A canibalização é um dos principais problemas dos eventos híbridos: alguns participantes, que teriam ido presencialmente, preferem ficar em casa. Assim, fica mais difícil quantificar com precisão o número de inscritos presenciais, e observa-se um número maior de no-shows nos eventos híbridos.

  • Um evento híbrido é dois eventos.

Obviamente, você precisa gerenciar uma multiplicidade de fatores ao organizar um evento híbrido.

Do lado virtual: a regência técnica no local, a transmissão ao vivo e a gravação, a moderação da plataforma de interação, a produção. Por exemplo, alguns softwares de videoconferência pedem que os moderadores "aceitem" os participantes, o que pode ser uma experiência frustrante para parte dos convidados se houver muita espera!

Do lado presencial: o local, o buffet, a equipe de organização e recepção, a logística do evento, etc.

Estima-se, assim, que um evento híbrido custe em média cerca de 1,5 a 2 vezes mais do que um evento presencial. Além dessas restrições orçamentárias e logísticas, existe uma restrição de tempo evidente, já que é preciso organizar e cuidar da parte tecnológica virtual, além do projeto presencial.

  • A dificuldade de criar uma experiência unificada

Seu evento híbrido precisa oferecer uma experiência coerente e agradável para todos os tipos de participantes. Porém, é difícil criar uma experiência de evento unificada e sincronizada em dois formatos diferentes. Além disso, pode ser difícil sincronizar as interações entre o público presencial e o público virtual.

2. 🎥 Quais formatos para quais objetivos?

Os objetivos NÃO compatíveis com o híbrido.

Nem sempre é possível ter tudo. Para alguns objetivos, é preferível priorizar um formato em vez de outro. Misturar esses formatos não é necessariamente a solução mais adequada.

  • Os team buildings

Podemos realmente dizer que uma atividade online ou um happy hour virtual equivale a um team building presencial? Esse tipo de evento tem como objetivo criar conexão e, portanto, por definição, não é adequado ao formato virtual (e muito menos ao híbrido, com o risco de deixar um dos dois grupos de lado: os virtuais ou os presenciais!)

  • Os almoços com clientes

Os almoços com clientes servem para criar um vínculo forte com seus clientes, estabelecendo um contato humano muito mais poderoso do que uma relação profissional comum. Esse tipo de evento terá, portanto, muito mais dificuldade em gerar impacto no formato virtual ou híbrido, sendo assim menos eficaz nesses formatos.

  • As reuniões e eventos VIP

Os diferentes tipos de VIP (parceiros, clientes importantes, fornecedores, etc.) não vão se satisfazer com um evento virtual, e você não deveria tentar satisfazê-los dessa forma. A beleza de um local, os buffets oferecidos no espaço, a equipe de atendimento e todos os outros serviços que tornam um evento VIP tão agradável não podem ser reproduzidos no virtual e, portanto, não poderão ser feitos de forma otimizada em um evento híbrido.

Os objetivos compatíveis com o híbrido.

  • Os eventos de notoriedade

Nada melhor para se dar a conhecer do que ser visto pelo maior número possível de pessoas. Por que não combinar o contato do presencial com o alcance sem limites do virtual? Os eventos de notoriedade são o exemplo perfeito de eventos que se beneficiam do formato híbrido.

  • O networking

O networking pode se beneficiar do formato híbrido: enquanto os encontros presenciais são pontuais, um diretório virtual seria uma boa solução complementar a esses encontros B2B.

  • A criação de deals

Para converter seus prospects em clientes (ou para captar leads), os dois formatos (presencial e virtual) permitem um resultado semelhante. O híbrido é, portanto, totalmente adequado para esse tipo de evento.

Na maioria das vezes, usa-se o virtual para captar ou fornecer

informações aos prospects (topo de funil), e usa-se o formato presencial para convencer (fundo de funil).

  • O compartilhamento de conhecimento

Para todos os eventos com foco em compartilhamento de conhecimento (associações, federações, congressos, etc.), os dois formatos são adequados. De fato, o presencial e o virtual permitem transmitir informações de forma eficaz. Além disso, o virtual garante que seus materiais (powerpoint, vídeos, gráficos, etc.) sejam bem vistos por todos os espectadores.

🤓 Conclusão

A melhor opção nem sempre é a que oferece mais canais de divulgação: é preciso aproveitar o melhor que cada formato pode oferecer, focar no objetivo do evento de forma distinta e nem sempre optar por estratégias omnichannel, que podem ser contraproducentes.