59% dos profissionais de marketing acreditam que o híbrido será um formato decisivo em sua estratégia de marketing de 2021, segundo uma pesquisa da Sleek. O evento híbrido é um grande desafio para os próximos anos para todos os organizadores de eventos. Anunciado como uma forma de manter o vínculo com os participantes presenciais e, ao mesmo tempo, aumentar a capacidade de transmissão on-line, esse seria o formato perfeito.

No entanto, os eventos híbridos são complexos e exigem, portanto, um planejamento mais aprofundado do que os presenciais ou virtuais.

👌 Oferecer uma experiência de sucesso para todas as partes envolvidas

O evento híbrido traz graus de complexidade mais altos, que se refletem em todos os níveis: para os organizadores (como criar uma experiência unificada e sincronizada), para os participantes (como interagir com os palestrantes ou outros participantes à distância ou presencialmente) e para o restante (como destacar os speakers, a captação de vídeo, ou ainda como gerenciar o buffet, etc.).

O desafio é real: como criar esse evento ideal que consiga unificar todas essas variáveis em uma única sinergia?

🎯 Encontrar a plataforma certa para as suas necessidades

Para ser o mais eficiente possível, você deve estabelecer uma lista de objetivos para o evento: obter leads qualificados, aumentar sua notoriedade, criar parcerias, etc.

Com esses objetivos em mente, defina as funcionalidades indispensáveis (as must-have) e aquelas que são interessantes de ter, mas não indispensáveis (as nice-to-have). Por exemplo, se o seu objetivo é fazer com que seus convidados se conheçam, você vai precisar mais de uma função de Matchmaking para o seu público remoto (must-have) e de geração de salas de reunião (must-have) do que de um chat integrado ao evento (nice-to-have).

A partir desse conjunto definido de possibilidades, defina um briefing funcional que você poderá compartilhar com seus fornecedores e que vai esclarecer sua necessidade. Use esse briefing para encontrar a solução tecnológica mais adequada às suas necessidades.

📐 Aprimorar os detalhes importantes

Alguns detalhes merecem mais atenção do que outros, principalmente os que dizem respeito à experiência do usuário. Use uma agenda interativa on-line para que seus participantes tenham mais visibilidade e engajamento com o evento e as diversas palestras.

Não se esqueça de que o timing é diferente para os dois públicos: uma palestra de uma hora presencial é muito mais envolvente do que uma hora na frente da tela. Portanto, será preciso equilibrar esses diferentes tempos para oferecer uma experiência agradável ao público virtual.

Portanto, é importante não deixar "dead air time", ou seja, tempo de transmissão sem uso. Por exemplo, durante um intervalo para café do público presencial, planeje uma atividade ou uma sessão de perguntas e respostas exclusiva para o público remoto. Planeje atividades exclusivas para cada público, para que nenhum deles se sinta prejudicado em relação à atenção que recebe.

No que diz respeito ao patrocínio, como garantir aos patrocinadores uma cobertura múltipla, tanto virtual quanto presencial? Sua plataforma de evento on-line precisa ser capaz de oferecer exposição antes, durante e depois do evento.

Dê atenção especial aos seus palestrantes: eles precisam estar à vontade diante de um público presencial, mas obviamente também diante da câmera, e dividir de forma equilibrada o tempo de fala entre os diferentes públicos aos quais se dirigem.

Por fim, vá além de um simples evento presencial retransmitido on-line: evite a "zoom fatigue" com módulos de chat integrados, quizzes e enquetes ao vivo, e outras ferramentas de interação, para que seus participantes remotos não se sintam excluídos.

🖇️ Gerenciar os dois públicos simultaneamente

É essencial não concentrar o seu evento em um único público, sob risco de deixar o outro de lado e perder todo o sentido do formato híbrido.

Depois do evento, organize um espaço de encontro informal para os participantes presenciais e uma sessão de Networking para os participantes remotos. É muito (difícil demais) fazer os dois públicos se comunicarem entre si, e isso geraria frustrações. Prefira compartilhar uma galeria de fotos on-line de todos os participantes, para que todos possam se encontrar depois, se quiserem.

🧐 Não deixar espaço para imprevistos

Em um evento híbrido, o componente mais importante é a organização e a fluidez do evento como um todo.

Assim, você precisa se perguntar com antecedência quem é responsável por quê e quanto tempo será necessário para levar o projeto adiante. Quantos gerentes de projeto precisarão contribuir?

A questão da delegação também deve ser considerada: você prefere gerenciar tudo internamente (é preciso ter os recursos para isso) ou contar com uma agência de eventos acostumada a esses processos?

Também será necessário criar um Roteiro geral do seu evento, que preveja o andamento da programação minuto a minuto, da forma mais precisa possível. O ideal é criar um roteiro que descreva a experiência presencial (levando em conta os intervalos, as refeições, etc.) e um roteiro para os participantes remotos. Isso vai obrigá-lo a oferecer conteúdo sem deixar "dead air time".

Por fim, certifique-se de ter previsto tudo e de contar com processos de emergência para eventuais problemas. É claro que é preciso testar tudo com antecedência (várias vezes), mas além disso, convém prever medidas adicionais, por exemplo: qual é o procedimento se os microfones não funcionarem? Se a captação de vídeo atrasar em relação à transmissão ao vivo?

Conclusão:

Para planejar corretamente o seu evento híbrido, será preciso criar uma jornada que envolva os dois públicos sem diferença na qualidade ou na quantidade de conteúdo, garantindo ao mesmo tempo que todas as eventualidades técnicas e imprevistos possíveis foram cobertos.

Comece definindo os objetivos para cada um dos seus públicos e, depois, para o evento como um todo. A partir disso, identifique as funcionalidades essenciais e, por fim, escolha as plataformas de gestão de eventos que mais combinam com você e que oferecem essas funcionalidades.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender melhor o planejamento de um evento híbrido. Não hesite em falar com nossas equipes para conhecer as funcionalidades que a Digitevent oferece para eventos híbridos :)