Muito antes da Covid, o virtual era um formato original e promissor. A crise da Covid apenas destacou a necessidade de acrescentar uma camada virtual ao setor de eventos.
Então, aqui estão nossos retornos de experiências e as boa práticas (e armadilhas a evitar) que comunicamos a nossos clientes, depois de termos acompanhado com sucesso dezenas de eventos virtuais.
Há três variáveis que garantirão o sucesso de seu evento virtual: dinamismo, animação e interação.
Este artigo foi escrito graças aos conselhos de Félix, o gerente do setor de Customer Sucess da Digitevent.
Hábitos a serem desenvolvidos para seus eventos virtuais:
Aqui estão as 5 melhores práticas que identificamos em nossos projetos ao longo do ano passado, para garantir que você não tenha nenhuma grande dor de cabeça no formato virtual:
1 - Inspire-se em quem faz isso muito bem: a mídia
A televisão e o rádio, se você pensar bem, tornaram-se - após décadas de aperfeiçoamento do formato - especialistas em entretenimento e informação. Capazes de manter sua atenção por horas em frente a uma tela, eles nos ensinam algumas melhores práticas importantes:
Antes de mais nada, é necessário criar programas curtos: os programas de TV duram entre 20 minutos e 1h30 (para os mais longos). A média é de 45 minutos. Este é também o tipo de comprimento que você deve visar ao lidar com um assunto, que pode ser uma "cápsula" de um programa mais longo. O principal ensinamento é que, como na TV, evitemos deixar o programa muito demorado.
Tendemos a esquecê-lo, mas um participante que queira deixar seu evento pode fazê-lo muito facilmente (com um clique) e não voltar. É preciso levar em conta que ficar na frente de uma tela é exaustivo e requer mais atenção do que no presencial.
2 - Criar dinamismo, pouco antes do evento
Criar uma dinâmica antes mesmo do evento é crucial para garantir um bom começo. Mencionamos anteriormente que o início de seu evento virtual é muito importante para definir o tom e fazer com que seus participantes queiram ficar por toda a duração.
Portanto, se seu evento digital tem um módulo de Chat integrado (nós o recomendamos fortemente), o fato de os participantes se cumprimentarem fe criarem uma troca antes do início do evento só pode ser benéfico para você.
Isto apresenta duas vantagens:
- Os espectadores se tornam participantes ativos. Eles não estão mais sozinhos na frente de suas telas.
- Isto permite "soltar" os participantes mais tímidos que ousarão se apresentar, trocar e fazer perguntas durante o resto do evento, sem necessariamente ter que aparecer em vídeo.
Para que isto funcione, você precisa de algumas mensagens iniciais a serem trocadas. Às vezes os participantes têm dificuldade para dar o primeiro passo. Portanto, tente solicitar ajuda dos participantes históricos de seus eventos (muitas vezes os mais investidos). Antecipe o risco (pequeno, mas ainda assim) de que nenhum participante queira falar, e incentive seus próprios colegas a lhe dar uma mãozinha, introduzindo-se no bate-papo.
3 - Criar entretenimento
O entretenimento permite que os participantes se sintam como atores de seu evento, e tenham prazer em participar.
Antes de mais nada, não hesite em tocar música de fundo alguns minutos antes do início de seu evento. Isto permitirá que seus participantes ajustem seu volume e saibam que o evento está se preparando.
Na mesma ideia, use um quebra-gelo, como uma pesquisa com nuvens de palavras, onde todos vão querer participar. Um exemplo muito bom. "De onde você está assistindo?":
Outro ponto importante: faça uma pausa! Ninguém escutará seu evento até o fim se não houver pausas. Dê-lhes tempo para recuperar o fôlego... Como na publicidade, faça pausas entre programas (a publicidade durante os formatos de TV é um bom exemplo).
Durante o tempo de pausa, exiba uma tela com o tempo restante da pausa, como neste site.
Se durante sua videoconferência você quiser designar aleatoriamente alguém para falar sobre um tópico ou dar seu ponto de vista, você pode usar a roda de nomes.
4 - Criar interação
Tente chamar novamente a atenção do seu público com um questionário, uma pesquisa, ou qualquer outra coisa que exija um pouco de reflexão ou uma ação, aproximadamente a cada 10 a 15 minutos. A capacidade de atenção de um humano na frente de uma tela é de cerca de 3 minutos, mas se ele estiver executando ativamente uma ação, você consegue multiplicar essa capacidade de atenção. Em qualquer caso, é mais provável que os participantes sigam o que você lhes diz depois de terem participado do debate.
Outro truque para animar seus eventos, diretamente da natureza humana: ninguém gosta de ser o último. Aproveite este espírito competitivo e crie questionários, com ferramentas embutidas (veja aqui todas as possibilidades de interação oferecidas pela Digitevent) ou com ferramentas externas (como Kahoot ou Mural).
Os participantes são sempre movidos pelo desejo de obter as respostas corretas. Dê tempo suficiente para cada pergunta a fim de não frustrar seu público.
Você verá, todos acabam sendo apanhados pelo jogo. O resultado é uma espécie de "ping-pong" entre seus palestrantes e as várias respostas da audiência, muitas vezes com risos e uma atmosfera relaxada e muito agradável para todos os participantes.
5 - Domine a antecipação e desdobre seu programa com tranqüilidade
A preparação é um passo crucial de qualquer evento.
Se um de seus palestrantes estiver em uma sala que ressoe no momento do evento, a qualidade do som será ruim. Certifique-se de verificar as condições reais de gravação (porque a ressonância, por exemplo, não pode ser ouvida por telefone), a ausência de efeito de Larsen, e quaisquer outros problemas técnicos.
Certifique-se de pedir aos palestrantes que não troquem os microfones no último minuto, que não conectem fones de ouvido (o que poderia causar uma troca automática de microfones) e que sigam alinhados com os ensaios na medida do possível.
Começar a se preparar com bastante antecedência também reduz muito seu risco. Recomendamos estar prontos e operacionais uma hora antes do início do evento. Para eventos digitais ou híbridos, isto ajuda a relaxar os palestrantes, a equipe técnica na sala de controle e todo o estúdio de gravação.
As dificuldades técnicas com hardware e software (hardware ou navegadores utilizados) também podem impedir que seus participantes acompanhem seu evento adequadamente. Não hesite em chamar uma equipe de suporte técnico por telefone ou módulo de Chat, para que seus participantes não fiquem de fora.
Se vários de seus participantes estiverem localizados e filmados no mesmo lugar, peça a ajuda de um prestador de serviços especializado em captura de vídeo para ter uma renderização profissional. A captura e produção de vídeo é uma profissão específica. O virtual é um formato relativamente novo, portanto é normal cair em algumas armadilhas no início.
Finalmente, escolha sempre a qualidade em vez da duração, e evite manter certos hábitos que lhe prejudicarão.
Falando em hábitos que lhe prejudicarão...
Hábitos a serem quebrados em seu próximo evento virtual
Certos hábitos da indústria de eventos "tradicionais" devem ser banidos quando se trata de eventos virtuais.
Aqui estão alguns exemplos:
1 - Querendo transpor um evento físico para um virtual
8:30h > 9h = Café e encontros
9h > 10h = Introdução dos palestrantes e apresentação
10:00 > 10:30 = Sessão de perguntas e respostas
Este tipo de programa, bastante usual em presenciais, deve ser absolutamente banido em eventos virtuais. A razão é simples: não dá nenhum dinamismo, nenhum impacto no início de seu evento digital, você não vai direto ao âmago da questão. Portanto, é provável que os participantes abandonem rapidamente seu evento virtual se ele tiver este tipo de programa.
Nos eventos "físicos" a que estávamos acostumados, o passo mais difícil era conseguir que os participantes viessem ao evento. É o oposto com eventos virtuais: a parte mais difícil é conseguir que seu público fique durante todo o evento.
Você terá que repensar o objetivo de seus eventos: um evento virtual deve ter um conteúdo muito mais relevante do que um evento físico para "compensar" esta falta de contato.
Em resumo: Repense sua experiência levando em conta seu meio (o meio é a forma como seu público recebe informações).
2 - Pensando que haverá menos participantes por causa do formato virtual
Você deve abordar o evento virtual como um desafio a ser enfrentado, com entusiasmo. Ou mesmo como uma novidade.
Você tem uma oportunidade única de ser criativo e trazer muito valor para suas perspectivas, aproveite-a!
Se você mesmo não acredita nisso, fará todas as tarefas de preparação por necessidade e não por desejo. Isto terá o efeito, numa espécie de círculo vicioso, de limitar sua criatividade e sua capacidade de criar uma experiência de evento que se destaque.
Mostre porque seu evento virtual será atraente, que benefícios imediatos seus participantes obterão com ele. Prove que você trará valor ao destacar seus palestrantes e aplicar as melhores práticas para aumentar sua taxa de participação.
Conclusão
Os eventos de maior sucesso são aqueles que são projetados para oferecer menos, mas melhor... Sem cair nas deficiências mencionadas anteriormente.
Os eventos virtuais ou híbridos são formatos complexos para entender, exigindo um rigor diferente e especificidades técnicas mais complexas do que um evento físico. Como ninguém domina bem um assunto no início, vai exigir mais esforço nas primeiras vezes (como quando você anda de bicicleta pela primeira vez)...
Não se preocupe, você vai melhorar com o passar do tempo.
Esperamos que esta lista o ajude a ver mais claramente a organização de seus próximos eventos virtuais e híbridos.
PS: Se você quiser saber mais sobre eventos virtuais, criamos um ebook de 17 páginas sobre o assunto :)
