Bem antes da Covid, o formato virtual já era original e cheio de promessas. A crise da Covid apenas reforçou a necessidade de adicionar uma camada virtual aos eventos.
Aqui está nossa experiência e as boas práticas (e as armadilhas a evitar) que passamos aos nossos clientes, depois de termos acompanhado com sucesso dezenas de eventos digitais.
Há três variáveis que garantem o sucesso do seu evento virtual: dinamismo, animação e interação.
Este artigo foi escrito com base nos conselhos experientes de Félix, responsável pela área de Customer Success na Digitevent.
Os hábitos a adotar para seus eventos virtuais:
Aqui estão 5 boas práticas que identificamos em nossos projetos do ano passado, que vão garantir que você não erre no formato virtual:
1 - Inspire-se em quem faz isso melhor: a televisão
As empresas de televisão e rádio, se pensarmos bem, se tornaram (depois de décadas aperfeiçoando esse formato) especialistas em entretenimento e informação. Capazes de manter sua atenção por horas diante de uma tela, elas nos ensinam algumas boas práticas importantes:
Primeiro, é preciso criar programas curtos: os programas de TV duram entre 20 minutos e 1h30 no máximo. A média é de 45 minutos. Esse também é o tipo de duração que você deve buscar para abordar um assunto, que pode ser uma "cápsula" de um programa mais longo. O essencial é que, como na TV, se evite alongar demais as coisas.
Tendemos a esquecer, mas um participante que deseja sair do seu evento pode fazer isso muito facilmente (em um clique) e não vai voltar. É preciso levar em conta que ficar diante de uma tela é exaustivo e exige mais capacidade de atenção do que um evento presencial.
2 - Criar dinamismo, pouco antes do evento
Criar dinamismo mesmo antes do evento é fundamental para garantir um bom início. Já mencionamos antes que o começo do seu evento digital é muito importante para dar o tom e fazer com que seus convidados queiram ficar até o final.
Assim, se sua empresa apresenta um evento digital com um módulo de chat integrado (recomendamos fortemente), o fato de os participantes se cumprimentarem e trocarem mensagens antes do início do evento só pode ser benéfico para você.
Isso traz duas vantagens:
- Os espectadores se tornam participantes ativos. Eles deixam de estar sozinhos diante de suas telas.
- Isso ajuda a "soltar" os convidados mais tímidos, que passam a ousar mais se apresentar, trocar ideias e fazer perguntas ao longo do evento, sem precisar necessariamente aparecer no vídeo.
Para que isso funcione, é preciso que as primeiras mensagens sejam trocadas. Às vezes os participantes têm dificuldade em dar o primeiro passo. Tente então envolver os convidados históricos dos seus eventos (geralmente os mais engajados). Antecipe o risco (pequeno, mas existente) de que nenhum participante queira se manifestar, e incentive seus próprios colegas a darem uma força se apresentando no chat.
3 - Criar animação
A animação permite que os participantes se sintam parte ativa do seu evento e tenham prazer em participar.
Várias dicas de animação para seus eventos digitais:
Primeiro, não hesite em colocar um som de fundo alguns minutos antes do início do seu evento corporativo. Isso permite que seus participantes ajustem o volume e percebam que o evento está prestes a começar.
Na mesma linha, use um ice-breaker, como uma enquete em nuvem de palavras, na qual todos vão querer participar. Um ótimo exemplo:
Outro ponto importante: faça pausas! Ninguém vai acompanhar seu evento corporativo do início ao fim sem interrupções se não houver pausas. Nem que seja só para seus palestrantes, dê a eles um tempo para respirar. Como na publicidade, faça intervalos entre os blocos (os comerciais nos programas de TV são um bom exemplo).
Durante o intervalo, exiba uma tela com o tempo restante, como em este site.
Se durante sua videoconferência você quiser escolher alguém aleatoriamente para falar sobre um assunto ou dar sua opinião, pode usar a roleta de nomes.
4 - Criar interação
Tente reengajar seu público com um quiz, uma enquete ou qualquer outra coisa que peça uma pequena reflexão ou ação, a cada 10 ou 15 minutos aproximadamente. O tempo de atenção de uma pessoa diante de uma tela é de cerca de 3 minutos, mas se ela realiza uma ação de forma ativa, esse tempo pode aumentar bastante. De qualquer forma, os participantes tendem a acompanhar melhor o que você diz depois de terem participado do debate.
Outra dica para animar seus eventos corporativos, direto da natureza humana: ninguém gosta de ficar em último lugar. Aproveite esse espírito competitivo e crie quizzes, com ferramentas integradas diretamente ou com ferramentas externas (como Kahoot ou Mural).
Os participantes estão sempre motivados pela vontade de acertar as respostas. Reserve um tempo de reação suficiente para cada pergunta, para não frustrar seu público.
Você vai ver, todo mundo acaba se envolvendo no jogo. Isso gera uma espécie de ping-pong entre seus palestrantes e as diferentes respostas do público, com muitas risadas e um clima descontraído e muito agradável para todos os convidados.
5 - Domine a antecipação e conduza seu programa com tranquilidade
A preparação é uma etapa fundamental de qualquer evento. A estratégia também.
Se um dos seus palestrantes estiver em uma sala com eco no momento do evento, a qualidade do som será ruim. Verifique bem as condições reais de gravação (já que o eco, por exemplo, não é percebido ao telefone), a ausência de microfonia e qualquer outro problema técnico.
Peça aos palestrantes que não troquem de microfone de última hora, que não conectem fones de ouvido (o que poderia provocar uma troca automática de microfone) e que sigam o mais possível o que foi feito nos ensaios.
Começar a se preparar com bastante antecedência também reduz muito os riscos. Recomendamos estar prontos e operacionais uma hora antes do horário de início do evento. Para eventos phygital ou híbridos, isso ajuda a deixar os palestrantes, a produção e toda a equipe do estúdio de gravação mais tranquilos.
Dificuldades técnicas de hardware e software (equipamentos ou navegadores usados) também podem impedir que seus participantes acompanhem bem o seu evento. Não hesite em contar com um suporte técnico de plantão por telefone ou pelo chat, para que seus convidados não fiquem desamparados.
Caso vários dos seus palestrantes estejam no mesmo local e sejam filmados juntos, busque a ajuda de um prestador especializado em captação de vídeo para ter um resultado profissional. Fazer captação de vídeo e direção é uma profissão à parte. O virtual é um formato relativamente novo, então é normal encontrar algumas dificuldades no início.
Por fim, priorize sempre a qualidade em vez da duração, e evite manter certos hábitos que vão prejudicar seu evento.
Aliás, por falar nesses hábitos que vão prejudicar seu evento:
Os hábitos a abandonar nos seus próximos eventos virtuais
Pelo contrário, alguns hábitos dos eventos "tradicionais" devem ser evitados quando se trata do formato digital.
Aqui estão alguns exemplos:
1 - Querer transpor um evento físico para um webinar
8h30 > 9h = Café e encontros
9h > 10h = Introdução dos palestrantes e apresentação
10h > 10h30 = Sessão de perguntas e respostas
Esse tipo de programação, bastante comum em eventos presenciais, deve ser totalmente evitado em eventos virtuais, principalmente em webinars. A razão é simples: ela não traz nenhum dinamismo, nenhum impacto logo no início do seu evento digital, e não vai direto ao ponto. Por isso, é bem provável que os participantes abandonem rapidamente seu evento digital se ele seguir esse tipo de programação.
Nos eventos presenciais aos quais estávamos acostumados, a etapa mais difícil era fazer os participantes comparecerem ao local. Nos eventos virtuais e webinars é exatamente o contrário: o mais difícil é manter seu público até o final do evento. Ofereça valor, conselhos úteis, relatos de experiências baseados em casos reais que você já viveu, e orientações específicas para o setor deles.
Você precisará repensar o objetivo dos seus eventos: um evento virtual deve ter um conteúdo muito mais relevante do que um presencial para "compensar" essa falta de contato. É preciso se dirigir ao seu público de forma calorosa e oferecer o máximo de valor e visibilidade sobre as próximas tendências do setor. Também é importante levar em conta que, quanto melhor for a comunicação on-line sobre o evento, melhor será o resultado em número de participantes e na retenção ao longo do evento.
Em resumo: repense sua experiência levando em conta seu meio (o meio é a forma pela qual seu público recebe as informações). Seja o guia do seu convidado durante todo o seu webinar, conferência virtual, ou qualquer outro formato. Seja um profissional que sabe trazer um ponto de vista especializado sobre um determinado assunto.
2 - Achar que haverá menos participantes por causa do formato virtual
Você deve encarar o evento virtual como um desafio a ser superado, com entusiasmo. Ou até mesmo como uma novidade.
Você tem uma oportunidade única de ser criativo e agregar muito valor aos seus potenciais clientes, aproveite!
Se você mesmo não acredita nisso, vai executar todas as tarefas de preparação por necessidade e não por vontade. Isso terá o efeito, num tipo de círculo vicioso, de travar sua criatividade e sua capacidade de criar uma experiência de evento que se destaque.
Mostre por que seu evento digital será atraente, quais serão os benefícios imediatos que seus convidados terão. Prove que você vai agregar valor destacando seus palestrantes e aplicando as boas práticas para aumentar sua taxa de participação. Em resumo, use um pouco de técnicas de comunicação e marketing para atrair seus convidados a participar do seu evento on-line.
Conclusão
Os eventos mais bem-sucedidos são aqueles pensados com a vontade de oferecer menos, mas oferecer melhor, sem cair nos erros mencionados anteriormente.
O evento virtual ou híbrido são formatos complexos de entender, que exigem um rigor diferente e especificidades técnicas mais complexas do que um evento presencial. Como no início não se domina bem o assunto, isso vai exigir mais esforço nas primeiras vezes (como quando se sobe numa bicicleta pela primeira vez).
Não se preocupe, você vai melhorar com o tempo.
Esperamos que esta lista não exaustiva tenha ajudado você a enxergar com mais clareza a organização dos seus próximos eventos virtuais e híbridos.
PS: Se você quiser saber mais sobre eventos digitais, criamos um ebook de 17 páginas sobre o assunto :)
