Em 2021, mesmo com um tema de evento muito bom, a principal métrica de sucesso ou fracasso de um evento a distância continua sendo a taxa de participação (e, em um segundo momento, a satisfação).
Existem algumas técnicas para aumentar sua taxa de participação, e é claramente antes do evento que isso se define:
- A adequação entre os conteúdos propostos e seu público
- A divulgação da informação por todas as partes interessadas
- As diferentes estratégias de "brindes" e códigos promocionais, e as estratégias de "FOMO" herdadas do marketing digital
- A publicidade digital para públicos segmentados
- O teste A/B, o e-mail marketing e a otimização contínua
- O timing dos eventos virtuais
- Coloque diversão nos seus eventos virtuais e phygital: SURPREENDA seus participantes
- O design do site do evento
- O networking: uma das melhores formas de tornar seus participantes ativos
- Preparar o pós-evento: o feedback e os próximos passos
A adequação entre os conteúdos propostos e seu público
Da mesma forma que um todo é a soma de suas partes, seu público potencial é a soma de diferentes públicos menores (chamados segmentos).
Esses segmentos se interessam naturalmente por temas diferentes (e, mais especificamente, por pontos diferentes dentro desses temas). Em seus eventos, sejam eles phygital ou totalmente virtuais, nunca esqueça a correlação entre seu conteúdo e seu público.
Por isso, seu evento deveria ser a soma de vários temas menores. Quanto mais definido for um evento, com uma estrutura e um planejamento, mais seguros e confiantes seus participantes se sentirão de que vão obter informações úteis.
Você também pode (e essa é toda a vantagem dos webinars virtuais) envolver especialistas do mundo todo, para organizar videoconferências de qualidade excepcional e aumentar sua notoriedade.
Aliás, se você realmente quiser ter certeza de interessar seu público, crie um formulário de pesquisa para perguntar diretamente aos seus participantes quais assuntos e temas eles gostariam de ver abordados.
A divulgação da informação por todas as partes interessadas
Suas redes sociais e as dos seus palestrantes e patrocinadores representam muita visibilidade potencial: mais um motivo para investir em patrocínio! Se você tem um blog ou uma intranet corporativa, não hesite em divulgar todas as informações relevantes (qual é o interesse dos participantes em participar do seu evento virtual/híbrido? Quando participar, onde se inscrever, quais temas são abordados, quais palestrantes?...)
Também será preciso aproveitar a notoriedade das partes interessadas externas à sua empresa: quanto mais conhecidos forem seus patrocinadores ou palestrantes, maior será a exposição potencial do seu evento e mais eficaz será o co-branding.
Comece aprimorando a descrição da sua comunicação de divulgação do evento nas redes sociais: o visual (peça ajuda ao seu designer gráfico ou use softwares como Adobe Illustrator, Canva, Figma, etc.).
Em seguida, escreva uma descrição alinhada ao tom da sua empresa, despertando no leitor a vontade de saber mais. Recomendamos escrever seu texto seguindo a estrutura AIDA, bem conhecida no marketing:
- O A de Atenção: capturar a atenção do leitor logo nas primeiras linhas (geralmente falando de um problema recorrente que ele costuma enfrentar)
- O I de Interesse: mostre como seu evento vai ajudar a resolver o problema dele, e qual o interesse do leitor em se inscrever
- O D de Desejo: escreva com um toque de originalidade, algo emocional ou incomum sobre seu tema, para criar uma diferenciação na sua comunicação
- O A de Ação: termine incentivando o leitor a agir, geralmente incluindo um link para o site do seu evento.
Esse raciocínio lógico, que se apoia nos problemas dos seus participantes ao mesmo tempo em que traz uma solução (seu evento), permite converter mais leitores em participantes.
Depois de redigir e publicar seu post, não hesite em pedir aos seus patrocinadores e palestrantes que compartilhem sua mensagem. Eles geralmente ficam felizes em fazer isso sem nenhuma contrapartida, pois isso também gera uma boa publicidade a baixo custo para eles.
As diferentes estratégias de "brindes" e o "FOMO"
O marketing e a psicologia comportamental são úteis em muitas áreas, principalmente quando se trata de convencer pessoas a agir.
Uma dessas estratégias de marketing é oferecer brindes na forma de sorteios e concursos, para multiplicar a divulgação da sua comunicação. Se você tiver um pouco de orçamento, não hesite em oferecer brindes atraentes ou até mesmo cupons de desconto para seus produtos e serviços.
Faça um sorteio durante o seu evento para aumentar a participação e a retenção dos participantes.
O FOMO, do inglês "Fear Of Missing Out" ou "o medo de ficar de fora", consiste em criar um senso de urgência, como um prazo de validade em um código promocional, um prazo final para as inscrições no seu evento, etc.
Essa técnica pode estimular seus potenciais clientes a agir e reservar suas vagas no seu evento (aliás, você só tem até 28 de fevereiro para assinar nossa newsletter)
A publicidade digital para públicos segmentados
Se você tem um orçamento de comunicação para um grande evento, uma forma de atrair novos potenciais clientes é simplesmente patrocinar palavras-chave relacionadas ao seu evento em uma campanha publicitária.
- O Google Ads, por exemplo, permite destacar anúncios nos mecanismos de busca, de acordo com o seu orçamento.
Essa técnica sem dúvida trará audiência e pode gerar leads, mas cabe a você escolher as palavras-chave certas para garantir a qualidade do público que verá seus anúncios.
- Você também pode aproveitar redes profissionais como o LinkedIn, que podem ser mais relevantes se o seu evento tratar de um tema profissional.
Mesmo no LinkedIn, existem formas de criar um post patrocinado sobre o seu evento: você pode configurá-lo para que alcance apenas pessoas em determinados cargos de responsabilidade, em determinados setores.
- Também existem possibilidades no Facebook e no Instagram (que oferecem uma segmentação de público bastante precisa).
Não hesite em explorar o canal em que seu público está mais conectado, mas sem se dispersar tentando "estar em todo lugar".
O teste A/B, o e-mail marketing e a otimização contínua
O teste A/B é uma forma de otimizar suas comunicações testando duas abordagens (A e B) e mantendo apenas a que tiver melhor desempenho.
Existem várias formas de fazer teste A/B nas suas ações de eventos: preparar vários grupos de público e enviar um e-mail diferente para cada um (o assunto pode ser diferente, a abordagem também, a imagem ilustrativa, etc.). Depois, observe os resultados e envie o e-mail com as melhores estatísticas para todo o seu segmento.
Essa técnica permite testar suas comunicações em parcelas menores do público, limitando assim o risco de "dar errado".
Ao longo dos diferentes eventos que você realizar, vai desenvolver naturalmente uma capacidade cada vez maior de tornar suas comunicações mais eficazes, o que terá um impacto significativo na sua taxa de participação.
O seu e-mail de divulgação deve seguir um plano de teste A/B, como vimos. Mas como redigir bem um e-mail de convite para maximizar sua taxa de participação?
Imagine que cada e-mail que você envia é um pequeno vendedor promovendo o seu evento: qual seria sua frase de efeito? O assunto do seu e-mail deve corresponder a essa frase de efeito: ele precisa dar vontade de clicar no e-mail.
Teste o assunto do e-mail com seus colegas e com alguns pequenos segmentos do seu público. Faça o mesmo com a imagem ilustrativa (se você não tiver uma, tente criar uma, com o Canva, por exemplo, é sempre melhor).
No corpo do texto, é essencial que ele contenha o objetivo do evento, o problema que seu evento virtual vai resolver para os participantes, a programação, os palestrantes e uma chamada para ação (um botão de inscrição, por exemplo). Adicione às vezes alguns toques de mistério, como um convidado surpresa que só será revelado durante o evento, para despertar a curiosidade do leitor.
Se você tem medo de cometer erros no seu e-mail, verifique se ele não contém um destes 14 erros do e-mail marketing que listamos para você.
Lembre-se: quanto mais caprichado for o seu e-mail, mais visitantes vão se inscrever.
O timing dos eventos virtuais
Em que dia e em qual horário fazer seu evento virtual?
Esse é um grande desafio que todo organizador de eventos conhece.
Para responder a essa pergunta, que pode mudar completamente sua taxa de participação, temos várias recomendações:
- Faça uma pesquisa com seu público perguntando qual horário eles prefeririam, e dê a eles duas ou três opções.
- Você também deve pensar na disponibilidade do público a quem se dirige: empreendedores experientes não têm a mesma disponibilidade que pais de crianças pequenas, por exemplo. Pense, portanto, "como" o seu público e sempre aja no interesse dele.
- Pense no fuso horário e priorize o horário de fim de dia do público que você quer atingir prioritariamente.
- Se possível, organize seus eventos no início ou no fim da semana, para evitar dias em que as demandas se acumulam para seus clientes e em que seu evento ficaria em segundo plano diante das urgências a resolver.
Coloque diversão no seu evento virtual ou phygital: SURPREENDA.
Nunca é demais repetir: colocar diversão em um evento virtual ou híbrido é garantir que os participantes fiquem mais atentos e engajados.
Aqui estão algumas dicas, mas você pode conferir nossa lista completa para manter seus participantes engajados nos seus eventos:
- Atraia palestrantes fora do padrão habitual: nunca hesite em convidar um palestrante que não tenha nenhuma relação com a área da sua empresa. Eles podem trazer sua própria visão sobre o tema abordado no seu evento virtual.
- Organize jogos de interpretação, mesmo em formato virtual: não hesite em usar soluções de interação, jogos e quizzes sobre o conteúdo do seu evento. A vantagem é dupla: seus participantes se sentem engajados e não querem "ficar de fora" enquanto todos participam. Ninguém gosta de ficar em último lugar!
Do seu lado, você poderá verificar ao vivo a atenção dos participantes e a compreensão deles sobre o seu conteúdo, além de construir uma reputação melhor pela qualidade dos seus eventos. - Convide um comediante para uma esquete rápida (mesmo por videochamada, bons humoristas continuam engraçados e sabem rir de qualquer assunto) em torno da sua temática. Existem até humoristas anglo-saxões especialistas em dinamizar eventos corporativos.
O design do site do evento
O site do seu evento é a última etapa do processo. Ele vai servir para hospedar o seu evento, mas também para falar sobre ele. O site é a verdadeira vitrine virtual do seu evento, o centralizador das informações.
É preciso, portanto, cuidar especialmente para aplicar um design bem pensado (geralmente com uma direção de arte, designers gráficos, etc.). Também é preciso garantir que ele seja totalmente compatível com os diferentes tamanhos de tela: do smartphone às telas grandes de 15 polegadas.
Usar o Digitevent vai te ajudar a garantir todos esses aspectos, mas, de qualquer forma, peça a colegas para testar seu site e verificar se a experiência é agradável e se as informações de conteúdo são úteis.
O seu site também deve conter um menu com seções claras e úteis, como a programação, os palestrantes, o link para o formulário de inscrição ou as informações práticas.
Se você não se sente muito à vontade tecnicamente, desenvolvemos uma ferramenta intuitiva de criação de sites para você criar facilmente o site do evento dos seus sonhos.
O networking: uma das melhores formas de tornar seus participantes ativos
Seus visitantes se inscrevem no seu evento por um dos dois motivos a seguir:
- Eles acham que vão ganhar algo com isso: conteúdo relevante, uma nova abordagem, ferramentas que vão ajudá-los a resolver seus problemas
- Eles podem ampliar sua rede de contatos e criar novas relações profissionais, que podem trazer oportunidades de negócios.
Esse segundo ponto é absolutamente crucial para o seu evento. Se o seu evento tem como objetivo responder a esse segundo desafio, você deveria prever uma solução de Matchmaking entre os seus participantes.
Graças a isso, você permite que eles deixem de ser meros espectadores do seu evento e passem a ter um papel totalmente ativo nele!
Útil em dezenas de tipos diferentes de eventos, esse módulo de agendamento de reuniões torna seu participante autônomo e multiplica o valor agregado do seu evento digital.
Preparar o pós-evento: o feedback e as próximas datas
Mesmo antes do seu evento virtual ou híbrido/phygital, você já pode pensar em como vai coletar feedback e dados.
Você pode programar um e-mail algumas horas após o evento, para descobrir o que seus convidados acharam e o que gostariam de ver nos próximos eventos.
Também é comum (se você tiver visibilidade suficiente) divulgar as próximas datas dos seus eventos ou as próximas novidades da sua empresa.
Esperamos que este guia ajude você a ter mais clareza sobre as boas práticas a aplicar nos seus próximos eventos.
Esperamos sinceramente que ele te ajude a transformar mais visitantes em participantes nos seus eventos virtuais e híbridos.
