O guia para promover seu evento de maneira eficaz

Como promover um evento hoje, em um universo saturado de informações e convites?

Criar um evento já é um desafio. Mas divulgá-lo é que é o mais importante. Promover um evento é uma arte estratégica, muito mais do que uma simples campanha nas redes sociais.

Objetivos claros, mensagens impactantes, canais adequados: use este artigo como uma check list para promover com sucesso seu evento profissional e fazer com que suas mensagens-chave sejam ouvidas em meio ao ruído ambiente.

4 pré-requisitos para promover seu evento com eficácia

Em primeiro lugar, é impossível promover um evento profissional sem estabelecer esses pré-requisitos.

Defina os objetivos da promoção do seu evento

Todo projeto de evento começa necessariamente com a definição dos seus objetivos.

Seja qual for o tipo de evento, decida se o seu objetivo é:

• Maximizar as inscrições ou as vendas de ingressos
• Reforçar a notoriedade da sua marca ou do próprio evento — por exemplo, se for uma primeira edição
• Gerar engajamento e interações nas redes sociais
• Atrair um tipo específico de público: tomadores de decisão, parceiros, clientes potenciais qualificados...
• Atingir uma cota de patrocinadores ou expositores

Hierarquize suas prioridades em termos de objetivos. Você deseja aumentar sua visibilidade ou promover a conversão? Atrair um público qualificado ou o grande público?

Estude detalhadamente seu público-alvo

Para implementar sua estratégia de comunicação e promoção de eventos, é necessário conhecer bem o seu público. O objetivo: levar em consideração suas características e expectativas para atingir os participantes em potencial.

Aqui estão algumas perguntas que você deve fazer para analisar seu público-alvo:

• Quem são seus participantes ideais? Descreva-os detalhadamente em termos de critérios sociodemográficos, áreas geográficas, setor de atividade no caso de eventos B2B...
• Quais são suas necessidades e expectativas em um evento profissional? Fazer networking, encontrar parceiros, se capacitar, viver uma experiência diferenciada...
• Que canais eles utilizam para se informar sobre os eventos disponíveis? Redes sociais, newsletters, boca a boca, meios de comunicação profissionais...? Mais adiante neste artigo, você descobrirá em detalhe os diferentes canais a considerar e as táticas inovadoras para os utilizar.

Crie duas ou três personas representativas do público, que irão orientar a sua estratégia.

Determine as mensagens-chave a promover

La planification de votre promotion se fait autour de messages clés, que vous diffuserez sur différents canaux. Si votre événement est déjà planifié en interne, vous devriez déjà les avoir en tête.

Posez-les sur papier, pour être sûr de les décliner correctement dans votre plan de promotion : 

• Quelle est la proposition de valeur de votre événement ? À savoir : qu’est-ce que vos participants vont en retirer ?
• Quels sont les éléments différenciants de votre événement ? Des intervenants exclusifs, un format innovant, un accès à des ressources précieuses… ?
• Quel est le ton que votre communication doit prendre ? Institutionnel, ou plutôt décontracté ? Inspirant ou plutôt formel ?

Definir a cronologia da promoção

O planejamento da sua promoção é feito em torno de mensagens-chave, que você divulgará em diferentes canais. Se o seu evento já estiver planejado internamente, você já deve ter essas mensagens em mente.

Coloque-as no papel, para ter certeza de decliná-las corretamente em seu plano de promoção:

• Uma fase de pré-lançamento: divulgação e notoriedade, campanha “reserve a data”.
• Uma fase de conversão: primeiro, a divulgação de tarifas antecipadas (ou seja, a venda antecipada de ingressos a preços competitivos) e, em seguida, o anúncio dos principais artistas e dos principais elementos.
• Uma fase de intensificação: chamadas à ação mais intensas (“últimas vagas”, contagem regressiva), anúncios complementares e tarifas vantajosas para os últimos inscritos.
• Uma fase de comunicação no dia do evento, para envolver os convidados e maximizar o impacto em termos de notoriedade.

“A experiência dos seus participantes começa muito antes do dia do evento. Um site de eventos fluido, e-mails personalizados, um espaço de inscrição claro... Esses detalhes, gerenciados a partir de uma plataforma dedicada, mudam radicalmente a percepção do seu evento. E usar uma plataforma de gerenciamento de eventos também significa ganhar em eficiência em todas as etapas: promoção, inscrição, relances... O suficiente para você se concentrar no essencial (a experiência do participante), ao mesmo tempo em que melhora seu ROI.” — Joy Grand, Responsável de Marketing na Digitevent

Que canais de comunicação utilizar para promover o seu evento?

Agora é hora de escolher seus diferentes canais promocionais e seguir as dicas para aproveitá-los ao máximo, divulgar seu evento em grande escala e maximizar sua taxa de participação.

Canais orgânicos

1 - Crie um site para o evento

Um site bem projetado permite divulgar todas as informações importantes sobre o evento, além de converter seus públicos-alvo, fazendo com que comprem os ingressos online.

Otimize seu site para SEO com palavras-chave que seu público-alvo pesquisa. Ele também deve ser otimizado para visualização em todos os dispositivos (computador, celular e tablet). Certifique-se de que ele tenha um design que destaque sua marca, a proposta de valor do evento e sua programação detalhada.

Em relação ao conteúdo, certifique-se de adicionar novos conteúdos regularmente e verifique a indexação das páginas do seu site, para que ele tenha uma boa classificação nos mecanismos de busca.

Táticas inovadoras para incentivar a conversão:

• Inclua uma contagem regressiva que indique o fim das inscrições ou o número de vagas ainda disponíveis.
• Destaque no site conteúdos de edições anteriores (fotos, vídeos, citações de participantes...) para despertar a curiosidade dos visitantes.
• Ofereça opções de pagamento flexíveis, como pagamento parcelado.

Boas notícias! Com o Digitevent, você não precisa ser um especialista em desenvolvimento web para criar um site atraente para o seu evento. Integre facilmente o seu conteúdo e a sua identidade visual à plataforma para obter um site personalizado com marca branca.

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2 - Use as redes sociais

As redes sociais rapidamente se tornaram um canal essencial para promover um evento. Escolha as plataformas sociais de acordo com as que são usadas pelo seu público-alvo: Facebook, Instagram, X, LinkedIn...

Varíe os formatos de conteúdo compartilhados em sua estratégia de mídia social. Alterne entre imagens estáticas, carrosséis, vídeos em motion design e personificados... Crie também uma hashtag oficial para o seu evento, a fim de reunir todas as publicações feitas pela sua empresa e pelos participantes.

Táticas inovadoras:

• Aposte na autenticidade. Mostre, por exemplo, os bastidores da preparação do evento, para criar um vínculo emocional com ele.
• Jogue com a serialização do conteúdo. Crie uma série de retratos dos seus palestrantes ou revele gradualmente os temas e atividades que você irá propor.
• Publique formatos interativos. Pesquisas ou questionários nas histórias e lives para apresentar sua equipe ou palestrantes antes do evento são boas maneiras de criar engajamento com seu público.
• Crie e anime uma comunidade pré-evento, onde os participantes possam trocar ideias entre si sobre o tema do evento.

3 - Desenvolva relações com a imprensa

As relações com a imprensa podem conferir grande credibilidade ao seu evento, ampliar o alcance da sua comunicação e atingir públicos qualificados através de canais reconhecidos.

Táticas eficazes:

• Elabore um dossiê de imprensa claro e envolvente. Destaque o contexto do evento, os destaques previstos, os organizadores e parceiros, e indique um contato de imprensa dedicado.
• Envie um comunicado de imprensa no momento certo. Envie-o pelo menos 4 a 6 semanas antes do evento e faça relances destacando notícias importantes (como o número de inscritos alcançado).
• Segmente os meios de comunicação profissionais que o seu público-alvo consulta, especialmente para os seus eventos B2B.
• Personalize os contatos jornalísticos. Por que não convidar jornalistas locais para o seu evento?

4 - Promova seu evento por e-mail e boletins informativos

O e-mail e o boletim informativo são canais de conversão poderosos para promover um evento, especialmente para um público já qualificado.

Táticas eficazes:

• Segmente seu público para refinar a mensagem em cada um dos seus e-mails e torná-los mais convincentes.
• Implemente uma sequência automatizada de e-mails. Comece com um anúncio ou uma prévia, depois envie um convite oficial, continue com lembretes e, por fim, use o e-mail para sua comunicação pós-evento.
• Cuide dos assuntos dos seus e-mails para aumentar a taxa de abertura. Destaque os benefícios do evento para o público-alvo ou inclua uma chamada à ação forte.

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5 - Aposte em suas parcerias estratégicas

A criação de parcerias estratégicas permite aumentar sua visibilidade junto a públicos já engajados e compartilhar meios de comunicação. Pode ser, por exemplo, criar um artigo em blogs parceiros ou promover o evento nas redes sociais de outra marca.

Táticas práticas:

• Identifique os parceiros certos. São aqueles que têm um público complementar ao seu e que compartilham seus valores ou a temática do seu evento. Podem ser associações profissionais, meios de comunicação especializados, redes de especialistas, escolas, marcas parceiras ou fornecedores.
• Proponha uma troca vantajosa para ambas as partes. Por exemplo, propor uma ampla exposição da marca deles durante o evento ou o compartilhamento de dados após o evento (clientes potenciais, insights e tendências...).

6 - Lance promoções

As promoções ou concursos exploram o aspecto lúdico da comunicação e permitem gerar visibilidade para o seu evento. Certifique-se de destacar as condições legais relacionadas ao concurso: data de início e término, modalidades, funcionamento, prêmio a ser ganho, método de designação do vencedor...

Táticas inovadoras:

• Lance uma campanha de Conteúdo Gerado pelo Usuário (User Generated Content) associada a uma hashtag da marca. Os participantes do concurso devem fazer uma postagem relacionada ao tema do evento para ganhar seu lugar.
• Promova o concurso e designe o vencedor por um influenciador do seu setor.

7 - Crie e divulgue vídeos teaser

Divulgue vídeos teaser nos seus diferentes canais: o formato é dinâmico e capta facilmente a atenção do público-alvo. Certifique-se de destacar as informações-chave relacionadas ao evento: data, local, forma de inscrição... Para isso, use texto sobreposto no vídeo, para torná-las bem visíveis.

Táticas inovadoras:

• Incorpore a mensagem principal do seu evento. Faça com que ela seja incorporada pelos seus palestrantes, parceiros, diretores... ou por que não pelo estagiário que está ajudando você a preparar o evento? Assim, você cria um vínculo emocional com o evento.
• Crie um vídeo teaser com um “palestrante surpresa”. O palestrante principal do seu evento, antes do anúncio de sua presença, grava um vídeo teaser com o rosto coberto ou desfocado.

8 - Implemente um programa de patrocínio

A ideia aqui é transformar seus participantes, parceiros ou clientes em embaixadores, ao mesmo tempo em que estimula as inscrições por meio do efeito de rede.

Técnicas eficazes:

• Ofereça uma recompensa atraente para ambas as partes: brindes, presentes, ingressos VIP ou descontos em uma edição futura para o patrocinador e descontos nos ingressos ou acesso a conteúdo bônus para o patrocinado.
• Facilite ao máximo o patrocínio. Divulgue um link de patrocínio único ou um código para ser usado, bem como conteúdos prontos para serem compartilhados pelos patrocinadores, para incentivar o compartilhamento.
• Valorize os patrocinadores. Personalize sua comunicação com eles, valorizando seu compromisso e agradecendo-lhes calorosamente.

Canais Pagos

1 - Lance campanhas publicitárias pagas

A publicidade paga (no Google Ads, LinkedIn Ads, Meta Ads...) é uma excelente alavanca para acelerar a visibilidade do seu evento, gerar inscrições qualificadas e influenciar os visitantes indecisos. Elabore sua mensagem publicitária de forma que seja atraente e informativa.

Atenção: a publicidade paga pode ser bastante técnica e requer certa experiência para obter um bom ROI. Certifique-se de contar com a ajuda de um especialista ou de fazer cursos de formação para aprender a utilizar o seu orçamento da forma mais rentável possível nesta ferramenta.

Táticas eficazes:

• Defina bem seu objetivo publicitário. É mais a notoriedade? A conversão? O retargeting (para reativar os visitantes do seu site que não estão inscritos)?
• Segmente seu público de acordo com os critérios de segmentação de cada agência de publicidade: critérios sociodemográficos, critérios geográficos, critérios relacionados ao comportamento (seguidores da sua página nas redes sociais, visitantes do seu site, etc.).
• Use os recursos de públicos personalizados ou semelhantes, que permitem capitalizar sobre o perfil daqueles que já estão inscritos no seu evento.

2 - Desenvolva uma estratégia de marketing com seus influenciadores

O marketing de influência é uma forma fantástica de promover seu evento. Ele amplia o alcance da comunicação do seu evento, utilizando o afeto ligado às relações parassociais que os influenciadores desenvolvem com seus públicos.

Táticas eficazes:

• Concentre-se nos micro e nanoinfluenciadores do seu setor de atividade. Eles exigem menos orçamento e geram mais engajamento de sua comunidade - e, portanto, mais resultados potenciais para promover seu evento.
• Compartilhe a proposta de valor do evento com os influenciadores - sem restringir sua liberdade criativa. Eles devem promovê-lo da maneira mais autêntica possível em relação à sua linha editorial habitual.

Como medir o sucesso da sua promoção de evento?

Depois de elaborar seu plano de promoção do evento, reserve um tempo para criar um painel de controle que avalie o desempenho da sua estratégia. Isso permitirá que você saiba o que funcionou bem ou menos bem — e faça melhor da próxima vez, se necessário.

Para isso, acompanhe KPIs específicos, relacionados aos objetivos da sua promoção do evento, para medir o impacto.

Podem ser:

• KPIs relacionados à conversão: número total de inscrições ou taxa de conversão por canal. Por exemplo, a porcentagem de visitantes do site que se inscreveram através da sua página de destino.
• KPIs relacionados à visibilidade do evento: alcance e engajamento nas redes sociais, taxa de abertura e cliques nos e-mails, tráfego no site do evento, menções ao evento na imprensa ou nas redes sociais...

Certifique-se de escolher as ferramentas certas para garantir um acompanhamento eficaz dessas métricas. O Google Analytics permite medir o tráfego, as ferramentas de mídia social permitem medir seu desempenho nas redes sociais, uma ferramenta de monitoramento permite medir a cobertura da mídia do evento...

Faça também uma análise fria ao final da sua campanha promocional. Quais canais tiveram a melhor conversão? Quais conteúdos geraram mais visibilidade e engajamento? Quais momentos da campanha foram os que geraram mais resultados? Qual é o retorno sobre o investimento que você obtém com sua campanha promocional?

Por fim, não hesite em coletar feedback dos próprios convidados. Distribua um questionário de satisfação a cada pessoa presente no evento e pergunte como eles ficaram sabendo do evento. O objetivo: obter insights para analisar internamente, a fim de promover seu próximo evento de maneira ainda mais eficaz.

Você está pronto para promover seu evento como deve ser... ou quase! Descubra a Digitevent, a plataforma de gerenciamento de eventos que permite promover seu evento antes, mas também envolver os participantes durante o evento e medir o desempenho do evento depois. Tudo o que você precisa para organizar um evento bem-sucedido e memorável!