Como promover um evento hoje, em um universo saturado de informações e convites?

Criar um evento já é um desafio. Mas divulgá-lo é onde tudo se decide. Promover um evento é uma arte estratégica, muito mais do que uma simples campanha nas redes sociais.

Objetivos claros, mensagens impactantes, canais adequados: use este artigo como um checklist para promover com sucesso seu evento profissional e fazer suas mensagens-chave se destacarem em meio ao ruído.

4 pré-requisitos para promover seu evento com eficácia

Antes de mais nada, é impossível promover um evento profissional sem esses pré-requisitos.

Defina os objetivos da promoção do seu evento

Todo projeto de evento começa necessariamente pela definição dos seus objetivos.

Seja qual for o tipo do seu evento, decida se o seu objetivo é:

  • Maximizar as inscrições ou a venda de ingressos
  • Reforçar a notoriedade da sua marca ou do próprio evento, por exemplo, se for uma primeira edição
  • Gerar engajamento e interações nas redes sociais
  • Atrair um tipo específico de público: tomadores de decisão, parceiros, leads qualificados, etc.
  • Atingir uma cota de patrocinadores ou expositores

Hierarquize suas prioridades em termos de objetivos. Você quer aumentar sua visibilidade ou favorecer a conversão? Atrair um público qualificado ou o público em geral?

Estude a fundo seu público-alvo

Implementar sua estratégia de comunicação e promoção do evento exige conhecer bem o seu público. O objetivo: levar em conta suas características e expectativas para alcançar os participantes em potencial.

Aqui estão algumas perguntas para analisar seu público-alvo:

  • Quem são seus participantes ideais? Detalhe o perfil deles em termos de critérios sociodemográficos, áreas geográficas, setor de atividade no caso de eventos B2B, etc.
  • Quais são suas necessidades e expectativas em um evento profissional? Fazer networking, encontrar parceiros, se capacitar, viver uma experiência diferenciada, etc.?
  • Quais canais eles usam para se informar sobre os eventos disponíveis? Redes sociais, newsletters, boca a boca, mídias especializadas, etc.? Mais adiante neste artigo, você vai conhecer em detalhes os diferentes canais a considerar e as táticas inovadoras para utilizá-los.

Crie de duas a três personas de audiência representativas, que vão guiar sua estratégia.

Determine as mensagens-chave a promover

O planejamento da sua promoção gira em torno de mensagens-chave, que você vai divulgar em diferentes canais. Se o seu evento já está planejado internamente, você provavelmente já as tem em mente.

Coloque-as no papel, para garantir que sejam bem trabalhadas no seu plano de promoção:

  • Qual é a proposta de valor do seu evento? Ou seja: o que os participantes vão ganhar com ele?
  • Quais são os elementos diferenciais do seu evento? Palestrantes exclusivos, um formato inovador, acesso a recursos valiosos, etc.?
  • Qual deve ser o tom da sua comunicação? Institucional ou mais descontraído? Inspirador ou mais formal?

Defina a cronologia da promoção

A ideia aqui: montar um cronograma reverso de comunicação do evento, com marcos definidos, para se comunicar bem ao longo de todo o projeto.

Você pode, por exemplo, dividir seu plano de comunicação em cinco etapas, assim:

  • Uma fase de pré-lançamento: teasing e notoriedade, campanha de "save the date".
  • Uma fase de conversão: primeiro a divulgação de tarifas early bird (ou seja, a venda antecipada de ingressos a preços competitivos), depois o anúncio das principais atrações e destaques.
  • Uma fase de intensificação: chamadas para ação mais fortes ("últimas vagas", contagem regressiva), anúncios complementares e tarifas vantajosas para os últimos inscritos.
  • Uma fase de comunicação no dia do evento, para engajar os convidados e maximizar os resultados em termos de notoriedade.
  • Uma fase de promoção pós-evento, para dar ainda mais visibilidade ao seu evento depois que ele termina.

"A experiência dos seus participantes começa bem antes do dia do evento. Um site do evento fluido, e-mails personalizados, uma área de inscrição clara. Esses detalhes, gerenciados a partir de uma plataforma dedicada, mudam radicalmente a percepção do seu evento. E usar uma plataforma de gestão de eventos também significa ganhar eficiência em todas as etapas: promoção, inscrição, lembretes. Assim você pode se concentrar no essencial (a experiência do participante), enquanto melhora o seu ROI.", Joy Grand, Responsável de Marketing na Digitevent

Quais canais de comunicação usar para promover seu evento?

Agora é hora de escolher seus diferentes canais promocionais e conhecer as dicas para explorá-los com sucesso, divulgar seu evento em larga escala e maximizar sua taxa de participação.

Os canais orgânicos

Aqui estão as principais alavancas orgânicas a ativar, com os indicadores a acompanhar em cada uma:

  • Site do evento: tráfego, taxa de conversão, duração das sessões, taxa de rejeição
  • Redes sociais orgânicas: impressões, engajamento, cliques, seguidores
  • Relações com a imprensa: menções na mídia, tráfego web gerado, repercussão na imprensa
  • E-mail marketing / newsletters: taxa de abertura, cliques, conversões
  • Parcerias estratégicas: leads gerados, tráfego do parceiro, taxa de inscrição indireta
  • Concursos e sorteios (sem orçamento): engajamento, compartilhamentos, tráfego web
  • Vídeos teaser: visualizações, taxa de conclusão, cliques
  • Programa de indicação: inscrições, compartilhamentos, taxa de conversão

1 - Crie um site para o evento

Um site do evento bem desenhado permite divulgar todas as informações-chave sobre o seu evento, além de converter seu público fazendo com que comprem os ingressos online.

Otimize seu site para SEO em torno das palavras-chave que o seu público-alvo pesquisa. Ele também deve ser otimizado para consulta em todos os dispositivos (computador, celular e tablet). Garanta que tenha um design que destaque sua imagem de marca, a proposta de valor do evento e sua programação detalhada.

Em relação ao conteúdo, procure adicionar novidades regularmente e verificar a indexação das páginas do seu site, para que ele apareça bem nos mecanismos de busca.

Táticas inovadoras para incentivar a conversão:

  • Incluir uma contagem regressiva que indique o fim das inscrições ou o número de vagas restantes.
  • Destacar no site conteúdos de edições anteriores (fotos, vídeos, depoimentos de participantes, etc.), para despertar a curiosidade dos visitantes.
  • Oferecer opções de pagamento flexíveis, como o parcelamento.

Boa notícia! Com a Digitevent, não é preciso ser especialista em desenvolvimento web para criar um site atraente para o seu evento. Integre facilmente à plataforma o seu conteúdo e a sua identidade visual, para obter um site personalizado em white label.

Conheça nossa ferramenta de criação de sites para eventos.

2 - Use as redes sociais

As redes sociais rapidamente se tornaram um canal essencial para promover um evento. Escolha as plataformas sociais de acordo com as que o seu público-alvo utiliza: Facebook, Instagram, X, LinkedIn, etc.

Varie os formatos de conteúdo compartilhados na sua estratégia de redes sociais. Alterne entre imagens estáticas, carrosséis, vídeos em motion design e vídeos com pessoas reais. Crie também uma hashtag oficial para o seu evento, para reunir todas as publicações feitas pela sua empresa e pelos participantes.

Táticas inovadoras:

  • Apostar na autenticidade. Mostre, por exemplo, os bastidores da preparação do evento, para criar um vínculo emocional com o seu evento.
  • Explorar a serialização de conteúdos. Crie uma série de perfis dos seus palestrantes, ou revele progressivamente os temas e atividades que você vai propor.
  • Publicar formatos interativos. Enquetes ou quizzes nos stories, e lives para apresentar sua equipe ou seus palestrantes antes do evento, são boas formas de gerar engajamento do seu público.
  • Criar e dinamizar uma comunidade pré-evento, onde os participantes possam trocar ideias entre si sobre o tema do evento.

3 - Desenvolva as relações com a imprensa

As relações com a imprensa podem dar forte credibilidade ao seu evento, ampliar o alcance da sua comunicação e atingir públicos qualificados por meio de canais reconhecidos.

Táticas eficazes:

  • Redigir um press kit claro e envolvente. Destaque o contexto do evento, os momentos de destaque previstos, os organizadores e parceiros, e indique um contato de imprensa dedicado.
  • Enviar um press release no momento certo. Envie-o com no mínimo 4 a 6 semanas de antecedência ao evento, e faça follow-ups destacando novidades relevantes (como o número de inscritos atingido).
  • Segmentar as mídias especializadas que o seu público consulta, principalmente para eventos B2B.
  • Personalizar o contato com jornalistas. Por que não convidar jornalistas locais para o seu evento?

4 - Promova seu evento por e-mails e newsletters

O e-mail marketing e a newsletter são canais de conversão poderosos para promover um evento, principalmente junto a um público já qualificado.

Táticas eficazes:

  • Segmentar seu público para refinar a mensagem em cada e-mail e torná-los mais convincentes.
  • Implementar uma sequência automatizada de e-mails. Comece com um anúncio ou teaser, depois um convite oficial, continue com lembretes e, por fim, use o e-mail para a sua comunicação pós-evento.
  • Caprichar nos assuntos dos seus e-mails, para aumentar a taxa de abertura. Destaque neles os benefícios do evento para o público, ou uma call-to-action forte.

Precisa de uma ferramenta simples e poderosa para enviar convites online? Conheça a solução de convites online personalizados da Digitevent, que maximiza a entregabilidade, para e-mails promocionais que realmente alcançam o seu público.

5 - Aposte em suas parcerias estratégicas

Estabelecer parcerias estratégicas permite aumentar sua visibilidade junto a públicos já engajados, além de compartilhar recursos de comunicação. Pode ser, por exemplo, criar um artigo em blogs parceiros, ou promover o evento nas redes sociais de outra marca.

Táticas práticas:

  • Segmentar os parceiros certos. São aqueles que têm um público complementar ao seu e que compartilham seus valores ou o tema do seu evento. Podem ser associações profissionais, mídias especializadas, redes de especialistas, escolas, marcas parceiras ou fornecedores.
  • Propor uma troca ganha-ganha. Por exemplo, ofereça ampla exposição da marca deles durante o evento, ou dados compartilhados pós-evento (leads, insights e tendências, etc.).

6 - Lance concursos e sorteios

Os concursos e sorteios exploram o aspecto gamificado da comunicação e ajudam a gerar visibilidade para o seu evento. Tenha atenção para deixar claras as condições legais do concurso: data de início e término, regras, funcionamento, prêmio, método de escolha do vencedor, etc.

Táticas inovadoras:

  • Lançar uma campanha de User Generated Content (conteúdo gerado pelo usuário) associada a uma hashtag da marca. Os participantes do concurso devem fazer uma publicação relacionada ao tema do evento para ganhar sua vaga.
  • Fazer com que o concurso seja promovido e o vencedor seja escolhido por um influenciador do seu setor.

7 - Crie e divulgue vídeos teaser

Divulgue vídeos teaser nos seus diferentes canais: o formato é dinâmico e capta facilmente a atenção do público. Procure destacar bem as informações-chave sobre o evento: a data, o local, a forma de se inscrever. Para isso, use texto em overlay no vídeo, para deixá-las bem visíveis.

Táticas inovadoras:

  • Dar um rosto à mensagem-chave do seu evento. Faça com que seja transmitida pelos seus palestrantes, parceiros, seu diretor, ou por que não o estagiário que está ajudando na preparação do evento com você? Assim, você cria um vínculo emocional com o evento.
  • Criar um vídeo teaser com um "palestrante surpresa". O palestrante principal do seu evento, antes do anúncio de sua presença, grava um vídeo teaser com o rosto coberto ou borrado.

8 - Implemente um programa de indicação

A ideia aqui é: transformar seus participantes, parceiros ou clientes em embaixadores, estimulando ao mesmo tempo as inscrições por efeito de rede.

Técnicas eficazes:

  • Oferecer uma recompensa atrativa para as duas partes: brindes, presentes, ingresso VIP ou desconto em uma futura edição para quem indica, e desconto no ingresso ou acesso a conteúdo bônus para quem foi indicado.
  • Facilitar ao máximo a indicação. Disponibilize um link de indicação único ou um código a ser usado, além de conteúdos prontos para serem compartilhados por quem indica, para incentivar o compartilhamento.
  • Valorizar quem indica. Personalize a comunicação com eles valorizando o engajamento e agradecendo calorosamente.

Os canais pagos

Aqui estão as principais alavancas pagas a ativar, com os indicadores a acompanhar em cada uma:

  • Publicidade Meta / LinkedIn / X Ads: CTR, CPL, conversões, ROI
  • Google Ads: CPC, conversões, qualidade do tráfego
  • Marketing de influência: alcance, engajamento, tráfego rastreado, notoriedade
  • Concursos patrocinados: participantes, reach, leads ou conversões

1 - Lance campanhas publicitárias pagas

A publicidade paga (no Google Ads, LinkedIn Ads, Meta Ads, etc.) é uma excelente alavanca para acelerar a visibilidade do seu evento, gerar inscrições qualificadas e voltar a alcançar visitantes indecisos. Trabalhe sua mensagem publicitária para que seja ao mesmo tempo atrativa e informativa.

Atenção: a publicidade paga pode ser bastante técnica e exige certa expertise para obter um bom ROI. Procure contar com o acompanhamento de um especialista, ou fazer treinamentos, para aprender a investir seu orçamento da forma mais rentável possível nessa alavanca.

Táticas eficazes:

  • Definir bem o seu objetivo publicitário. É mais notoriedade? Conversão? Retargeting (para reengajar os visitantes do seu site que não se inscreveram)?
  • Segmentar seu público de acordo com os critérios de segmentação de cada plataforma publicitária: critérios sociodemográficos, critérios geográficos, critérios ligados ao comportamento (seguidores da sua página nas redes sociais, visitantes do seu site, etc.).
  • Usar os recursos de públicos personalizados ou semelhantes, que permitem capitalizar sobre o perfil de quem já está inscrito no seu evento.

2 - Desenvolva uma estratégia de marketing com influenciadores

O marketing de influência é uma forma fantástica de promover o seu evento. Ele multiplica o alcance da sua comunicação, aproveitando o vínculo afetivo das relações parassociais que os influenciadores desenvolvem com seus públicos.

Táticas eficazes:

  • Priorizar micro e nanoinfluenciadores do seu setor de atividade. Eles exigem menos orçamento e geram mais engajamento da sua comunidade, portanto, mais resultados em potencial para promover o seu evento.
  • Compartilhar a proposta de valor do evento com os influenciadores, sem restringir a liberdade criativa deles. Eles devem promovê-lo da forma mais autêntica possível, de acordo com sua linha editorial habitual.

Como medir o sucesso da promoção do seu evento?

Depois de montar seu plano de promoção do evento, reserve um tempo para criar um painel que meça o desempenho da sua estratégia. Ele vai permitir saber o que funcionou bem ou menos bem, e fazer melhor da próxima vez, se necessário.

Para isso, acompanhe KPIs precisos, ligados aos objetivos da sua promoção de evento, para medir o impacto.

Pode se tratar de:

  • KPIs ligados à conversão: número total de inscrições ou taxa de conversão por canal. Por exemplo, o percentual de visitantes do site que se inscreveram por meio da sua landing page.
  • KPIs ligados à visibilidade do evento: alcance e engajamento nas redes sociais, taxa de abertura e cliques nos e-mails, tráfego no site do evento, menções ao evento na imprensa ou nas redes sociais, etc.

Para aprofundar o assunto, confira nosso artigo sobre os KPIs de comunicação de eventos.

Escolha bem as ferramentas para garantir um acompanhamento eficaz dessas métricas. O Google Analytics permite medir o tráfego, as ferramentas de redes sociais medem seu desempenho nesses canais, uma ferramenta de monitoramento mede a cobertura de mídia do evento, etc.

Faça também uma análise a posteriori ao final da sua campanha de promoção. Quais canais converteram melhor? Quais conteúdos geraram mais visibilidade e engajamento? Quais momentos da campanha trouxeram mais resultados? Qual é o retorno sobre o investimento da sua campanha promocional?

Por fim, não hesite em coletar feedback dos próprios convidados. Envie um questionário de satisfação para cada pessoa presente no evento e pergunte como ficaram sabendo dele. O objetivo: obter insights para analisar internamente, e promover seu próximo evento de forma ainda mais eficaz.

Agora você está quase pronto para promover o seu evento como deve ser! Conheça a Digitevent, a plataforma de gestão de eventos que permite promover seu evento antes, engajar os participantes durante e medir o desempenho do evento depois. Tudo o que você precisa para organizar um evento de sucesso e memorável!