Comment promouvoir un événement aujourd’hui, dans un univers saturé d’informations et d’invitations ?
Créer un événement, c’est déjà un défi. Mais le faire connaître, c’est là que tout se joue. Promouvoir un événement est un art stratégique, bien plus qu’une simple campagne sur les réseaux sociaux.
Objectifs clairs, messages percutants, canaux adaptés : utilisez cet article comme une checklist pour réussir la promotion de votre événement professionnel, et faire entendre vos messages clés parmi le bruit ambiant.
4 prérequis pour promouvoir votre événement efficacement
Tout d’abord, impossible de promouvoir un événement professionnel sans mettre en place ces prérequis.
Fixer les objectifs de la promotion de votre événement
Tout projet événementiel commence nécessairement par le fait de fixer vos objectifs.
Quel que soit votre type d’événement, décidez si votre objectif est plutôt de :
- Maximiser les inscriptions ou les ventes de billets
- Renforcer la notoriété de votre marque ou de l’événement lui-même - par exemple s’il s’agit d’une première édition
- Générer de l’engagement et des interactions sur les réseaux sociaux
- Attirer un type de public spécifique : décideurs, partenaires, prospects qualifiés…
- Remplir un quota de sponsors ou d’exposants
Hiérarchisez vos priorités en termes d’objectifs. Souhaitez-vous plutôt augmenter votre visibilité, ou bien favoriser la conversion ? Attirer une audience qualifiée ou plutôt le grand public ?
Étudier finement votre public cible
Mettre en place votre stratégie de communication et de promotion événementielle demande de connaître finement votre audience. Le but : tenir compte de ses caractéristiques et attentes pour toucher les participants potentiels.
Voici quelques questions à vous poser pour analyser votre public cible :
- Qui sont vos participants idéaux ? Détaillez leur portrait en termes de critères socio-démographiques, de zones géographiques, de secteur d’activité en cas d’événement B2B…
- Quels sont leurs besoins et attentes lors d’un événement professionnel ? Faire du networking, trouver des partenaires, se former, vivre une expérience différenciante… ?
- Quels canaux utilisent-ils pour se renseigner sur les événements à leur disposition ? Réseaux sociaux, newsletters, bouche-à-oreille, médias professionnels…? Plus loin dans l’article, vous découvrirez en détail les différents canaux à envisager, et les tactiques innovantes pour les utiliser.
Créez deux à trois persona d’audience représentatifs, qui vont guider votre stratégie.
Déterminer les messages clés à promouvoir
La planification de votre promotion se fait autour de messages clés, que vous diffuserez sur différents canaux. Si votre événement est déjà planifié en interne, vous devriez déjà les avoir en tête.
Posez-les sur papier, pour être sûr de les décliner correctement dans votre plan de promotion :
- Quelle est la proposition de valeur de votre événement ? À savoir : qu’est-ce que vos participants vont en retirer ?
- Quels sont les éléments différenciants de votre événement ? Des intervenants exclusifs, un format innovant, un accès à des ressources précieuses… ?
- Quel est le ton que votre communication doit prendre ? Institutionnel, ou plutôt décontracté ? Inspirant ou plutôt formel ?
Définir la chronologie de promotion
L’idée ici : mettre en place un retroplanning de communication événementielle, avec des jalons, pour bien communiquer tout au long du projet événementiel.
Vous pouvez par exemple découper votre plan de communication en cinq étapes, comme suit :
- Une phase de pré-lancement : teasing et notoriété, campagne “save the date”.
- Une phase de conversion : d’abord la diffusion de tarifs early birds (soit la vente de billets à prix concurrentiel à l’avance), puis une annonce des têtes d’affiche et des grands éléments.
- Une phase d’intensification : des appels à l’action plus poussés (“dernières places”, compte à rebours), des annonces complémentaires, et des tarifs avantageux pour les derniers inscrits.
- Une phase de communication le jour J, pour engager les invités, et maximiser les retombées en termes de notoriété.
- Une phase de promotion post-événement, pour faire rayonner votre événement après qu’il soit fini.
“L’expérience de vos participants commence bien avant le jour J. Un site événementiel fluide, des emails personnalisés, un espace d’inscription clair… Ces détails, gérés depuis une plateforme dédiée, changent radicalement la perception de votre événement. Et utiliser une plateforme de gestion événementielle, c’est aussi gagner en efficacité à toutes les étapes : promotion, inscription, relances… De quoi vous concentrer sur l’essentiel (l’expérience participant), tout en améliorant votre ROI.” — Joy Grand, Responsable Marketing chez Digitevent
Quels canaux de communication utiliser pour la promotion de votre événement ?
Place désormais au choix de vos différents canaux promotionnels, et aux conseils pour réussir à les exploiter pour faire connaître votre événement à large échelle, et maximiser votre taux de participation.
Les canaux organiques
1 - Créez un site Internet événementiel
Un site web événementiel bien designé vous permet de diffuser toutes les informations clés au sujet de votre événement, mais aussi de convertir vos cibles en les faisant acheter leurs billets en ligne.
Optimisez votre site pour le SEO autour de mots-clés que votre audience ciblée recherche. Il doit également être optimisé pour la consultation sur tous les supports (ordinateur de bureau, mobile et tablette). Veillez à ce qu’il ait un design qui met en avant votre image de marque, la proposition de valeur de l’événement et son programme détaillé.
Côté contenu, veillez à en ajouter de nouveaux régulièrement, et à vérifier l’indexation des pages de votre site, pour qu’il remonte bien dans les moteurs de recherche.
Les tactiques innovantes pour inciter à la conversion :
- Inclure un compte à rebours qui indique la fin des inscriptions, ou le nombre de places qui restent disponibles.
- Mettre en avant sur le site des contenus issus des éditions précédentes (photos, vidéos, citations de participants…), pour piquer la curiosité des visiteurs.
- Proposer des options de paiement flexibles, comme le paiement en plusieurs fois.
Bonne nouvelle ! Avec Digitevent, pas besoin d’être un expert du développement web pour créer un site Internet attractif pour votre événement. Intégrez aisément à la plateforme votre contenu et votre charte graphique, pour obtenir un site web personnalisé en marque blanche.
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2 - Utilisez les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont rapidement devenus un canal essentiel pour promouvoir un événement. Ciblez les plateformes sociales en fonction de celles utilisées par votre audience ciblée : Facebook, Instagram, X, LinkedIn…
Variez les formats de contenu partagés dans votre stratégie social media. Alternez entre visuels statiques, carrousels, vidéos en motion design et incarnées… Créez également un hashtag officiel pour votre événement, afin de rassembler tous les posts faits par votre entreprise et vos participants.
Les tactiques innovantes :
- Miser sur l’authenticité. Montrez par exemple les coulisses de la préparation de l’événement, pour créer un attachement émotionnel à votre event.
- Jouer sur la sérification des contenus. Créez une série de portraits de vos intervenants, ou bien révélez progressivement les thématiques et activités que vous allez proposer.
- Publier des formats interactifs. Les sondages ou quiz dans les stories, et les lives pour présenter votre équipe ou vos intervenants avant l’événement, sont de bons moyens de créer l’engagement de votre audience.
- Déployer et animer une communauté pré-événement, où les participants peuvent échanger entre eux sur la thématique de l’événement.
3 - Développez les relations presse
Les relations presse peuvent donner une crédibilité forte à votre événement, élargir la portée de votre communication et toucher des audiences qualifiées via des canaux reconnus.
Les tactiques efficaces :
- Rédiger un dossier de presse clair et engageant. Mettez en avant le contexte de l’événement, les temps forts prévus, les organisateurs et partenaires, et indiquez un contact presse dédié.
- Envoyer un communiqué de presse dans le bon timing. Envoyez-le 4 à 6 semaines minimum avant l’événement, et faites des relances en mettant en lumière des actualités fortes (comme le nombre d’inscrits atteints).
- Cibler les médias professionnels que vos cibles consultent - surtout pour vos événements B2B.
- Personnaliser les contacts journalistiques. Pourquoi ne pas inviter des journalistes locaux à votre événement ?
4 - Promouvez votre événement par des emails et des newsletters
L’emailing et la newsletter sont des canaux de conversion puissants pour promouvoir un événement, surtout auprès d’un public déjà qualifié.
Les tactiques efficaces :
- Segmenter votre audience pour affiner le message dans chacun de vos mails, et les rendre plus convaincants.
- Mettre en place une séquence d’emailing automatisée. Commencez par une annonce ou un teasing, puis une invitation officielle, pour poursuivre avec des relances - et enfin, utilisez l’email pour votre communication post-événement.
- Soigner les objets de vos mails, pour booster leur taux d’ouverture. Mettez-y en avant les bénéfices de l’événement pour les cibles, ou bien un call-to-action fort.
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5 - Misez sur vos partenariats stratégiques
La mise en place de partenariats stratégiques permet d’accroître votre visibilité auprès d’audiences déjà engagées, et de mutualiser les moyens de communication. Il peut s’agir de créer un article sur des blogs partenaires, ou bien de promouvoir l’événement sur les réseaux sociaux d’une autre marque, par exemple.
Les tactiques pratiques :
- Cibler les bons partenaires. Il s’agit de ceux qui ont une audience complémentaire à la vôtre, et qui partagent vos valeurs ou la thématique de votre événement. Il peut s’agir d’associations professionnelles, de médias spécialisés, de réseaux d’experts, d’écoles, de marques partenaires ou de fournisseurs.
- Proposer un échange gagnant-gagnant. Par exemple, proposez une large exposition de leur marque pendant l’événement, ou des données partagées post-événement (prospects, insights et tendances…).
6 - Lancez des jeux concours
Les jeux concours jouent sur l’aspect gamifié de la communication, et permettent de générer de la visibilité à votre event. Attention à bien mettre en avant les conditions légales liées au jeu concours : date de début et de fin, modalités, fonctionnement, lot à gagner, méthode de désignation du gagnant…
Les tactiques innovantes :
- Lancer une campagne de User Generated Content (contenu généré par les utilisateurs) associée à un hashtag de marque. Les participants au jeu concours doivent faire un post en rapport avec la thématique de l’événement pour gagner leur place.
- Faire promouvoir le concours et désigner le gagnant par un influenceur de votre secteur.
7 - Créez et diffusez des vidéos teaser
Diffusez des vidéos de teasing sur vos différents canaux : le format est dynamique et capture aisément l’attention des cibles. Veillez à bien mettre en avant les informations clés liées à l’événement : la date, le lieu, le moyen de s’inscrire… Pour ce faire, utilisez du texte en overlay sur la vidéo, afin de les rendre bien visibles.
Les tactiques innovantes :
- Incarner le message clé de votre événement. Faites-le incarner par vos intervenants, vos partenaires, votre dirigeant… ou pourquoi pas le stagiaire qui s’occupe de la préparation de l’événement avec vous ? Ainsi, vous créez un attachement émotionnel à l’event.
- Créer une vidéo teaser avec un “speaker surprise”. Le speaker phare de votre événement, avant l’annonce de sa présence, fait une vidéo teasing à visage couvert ou flouté.
8 - Mettez en place un programme de parrainage
L’idée ici : transformer vos participants, partenaires ou clients en ambassadeurs, tout en stimulant les inscriptions par effet de réseau.
Les techniques efficaces :
- Proposer une récompense attractive pour les deux parties : goodies, cadeaux, billet VIP ou remise sur une future édition pour le parrain, et réduction sur le billet ou accès à un contenu bonus pour le filleul.
- Faciliter au maximum le parrainage. Diffusez un lien de parrainage unique ou un code à utiliser, ainsi que des contenus prêts à être partagés par les parrains, pour encourager le partage.
- Valoriser les parrains. Personnalisez votre communication auprès d’eux en valorisant leur engagement, et en les remerciant chaleureusement.
Les canaux payants
1 - Lancez des campagnes publicitaires payantes
La publicité payante (sur Google Ads, LinkedIn Ads, Meta Ads…) est un excellent levier pour accélérer la visibilité de votre événement, générer des inscriptions qualifiées et retoucher les visiteurs indécis. Travaillez votre message publicitaire pour qu’il soit à la fois attractif et informationnel.
Attention : la publicité payante peut être assez technique, et demande une certaine expertise pour obtenir un bon ROI. Veillez à vous faire accompagner par un spécialiste, ou bien à suivre des formations, pour apprendre à déployer votre budget de la manière la plus rentable qui soit dans ce levier.
Les tactiques efficaces :
- Bien définir votre objectif publicitaire. Est-ce plutôt la notoriété ? La conversion ? Le retargeting (pour relancer les visiteurs de votre site qui ne sont pas inscrits) ?
- Segmenter votre audience selon les critères de ciblage de chaque régie publicitaire : critères socio-démographiques, critères géographiques, critères liés à leur comportement (followers de votre page social media, visiteur de votre site Internet…).
- Utiliser les fonctionnalités d’audiences personnalisées ou similaires, qui vous permettent de capitaliser sur le profil de ceux qui sont déjà inscrits à votre événement.
2 - Développez une stratégie marketing avec vos influenceurs
Le marketing d’influence est un fantastique moyen de promouvoir votre événement. Il démultiplie la portée de votre communication événementielle, en utilisant l’affect lié aux relations parasociales que les influenceurs développent avec leurs audiences.
Les tactiques efficaces :
- Viser plutôt les micro et nano-influenceurs de votre secteur d’activité. Ils demandent moins de budget à déployer, et génèrent plus d’engagement de leur communauté - et donc, plus de résultats potentiels pour promouvoir votre événement.
- Partager la proposition de valeur de l’événement avec les influenceurs - sans pour autant brider leur liberté créative. Ils doivent le promouvoir de la manière la plus authentique que possible par rapport à leur ligne éditoriale habituelle.
Comment mesurer le succès de votre promotion événementielle ?
Une fois votre plan de promotion événementielle construit, prenez le temps de mettre en place un tableau de bord qui mesure la performance de votre stratégie. Celui-ci vous permettra de savoir ce qui a bien ou moins fonctionné - et de mieux faire la prochaine fois si besoin.
Pour ce faire, suivez des KPI précis, liés aux objectifs de votre promotion d’événement, pour en mesurer l’impact.
Il peut s’agir :
- Des KPI liés à la conversion : nombre d’inscriptions global ou taux de conversion par canal. Par exemple, le pourcentage des visiteurs du site qui se sont inscrits via votre landing page.
- Des KPI liés à la visibilité de l’événement : portée et engagement sur les réseaux sociaux, taux d’ouverture et de clic dans les emails, trafic sur le site web événementiel, mentions de l’événement dans la presse ou sur les réseaux sociaux…
Pour creuser le sujet, rendez-vous sur notre article sur les KPI de communication événementielle.
Veillez à choisir les bons outils pour assurer un suivi efficace de ces métriques. Google Analytics vous permet de mesurer le trafic, les outils social media votre performance sur les réseaux sociaux, un outil de veille celle de la couverture médiatique de l’event…
Faites également une analyse à froid à l’issue de votre campagne de promotion. Quels canaux ont le mieux converti ? Quels contenus ont suscité le plus de visibilité et d’engagement ? Quels moments de la campagne ont été les plus générateurs de résultats ? Quel est le retour sur investissement que vous tirez de votre campagne promotionnelle ?
Enfin, n’hésitez pas à recueillir du feedback auprès de vos invités eux-mêmes. Diffusez un questionnaire de satisfaction à chaque personne présente à l’événement, et demandez-leur comment ils ont entendu parler de l’événement. L’objectif : obtenir des insights à décrypter en interne, pour promouvoir votre prochaine manifestation de manière encore plus efficace.
Vous êtes fin à prêt à promouvoir votre événement comme il se doit… ou presque ! Découvrez Digitevent, la plateforme de gestion d’événements qui vous permet de promouvoir votre event en amont, mais aussi d’engager les participants pendant l’événement, et de mesurer la performance de l’événement en aval. Tout ce qu’il vous faut pour organiser un événement réussi et mémorable !