A solução de recepção de participantes oferecida pela Digitevent transforma nossa gestão do evento. Os visitantes entram rapidamente, cada um recebe um atendimento personalizado, o que contribui muito para o sucesso do nosso fórum.
Enedis : Fórum regional
O desafio
O Fórum regional da Enedis Nord-Pas-de-Calais reúne 1.300 participantes em um único dia, com foco em prevenção e segurança. Todas as áreas da distribuidora de eletricidade estão envolvidas. Com tanta gente, a recepção dos participantes condiciona todo o resto do dia. Uma fila na entrada já basta para atrasar a manhã. A equipe quer fazer todos entrarem sem espera, entregar um crachá personalizado na chegada e saber a qualquer momento quantas pessoas estão presentes.
Soluções implementadas
A Digitevent cuida da recepção do fórum, do envio dos acessos até a contagem dos presentes. Antes do evento, cada participante recebe por email um QR code único. Na entrada, a equipe de recepção escaneia esse código com o aplicativo de check-in. Sem lista em papel, sem nome para procurar ou digitar. O participante é registrado assim que o código é escaneado. O crachá personalizado sai logo em seguida, impresso no local com o nome da pessoa e as informações do fórum. Esse crachá ajuda cada um a puxar conversa. Do lado da organização, o painel exibe em tempo real o número de pessoas presentes. Os organizadores veem o fluxo de chegada aumentar e reforçam a recepção quando as chegadas se concentram.
Resultados obtidos
Os 1.300 participantes passam pela recepção sem nenhum preenchimento manual. O escaneamento do QR code e a impressão do crachá acontecem no mesmo posto, e a entrada é feita sem fila. Cada pessoa recebe um crachá com seu nome logo na chegada. Para a equipe da Enedis, isso significa uma recepção personalizada e uma referência prática para iniciar as conversas. O acompanhamento ao vivo muda a gestão do dia. A equipe sabe quantas pessoas estão presentes e distribui seus times conforme o fluxo real, em vez de estimar. Na Enedis, o retorno cabe em uma frase: os visitantes "entram rapidamente", e a recepção contribui "muito para o sucesso" do fórum.
Organizar a recepção dos participantes de um fórum
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