"Sozinho, vamos mais rápido; juntos, vamos mais longe!": essa frase representa perfeitamente o grande desafio que a inteligência coletiva representa para a concepção dos eventos. No respeito às partes interessadas e em um espírito de gentileza e escuta, a inteligência coletiva faz surgir ideias inovadoras e de qualidade.
1. Inspirar - colaborar - se divertir
Nestes tempos de pandemia, às vezes é difícil ver tudo com otimismo e continuar sendo criativo. Pensar juntos em um mesmo projeto e impor limites ao grupo são uma boa forma de encontrar ideias originais e impactantes. Todos nós temos algo a aprender com o outro. Lembremos (caso tenhamos esquecido) que nossas profissões se baseiam, antes de tudo, no relacionamento e na troca.
O segredo é conseguir, com a ajuda de diversos métodos, unir a força do trabalho em equipe às qualidades individuais. O importante é que cada pessoa se sinta ouvida e compreendida, e que a troca e a interação dentro do grupo permitam aprimorar cada ideia individual até chegar às melhores. O envolvimento das partes interessadas ajuda a fortalecer o engajamento dos participantes e a prevenir tensões. Então não hesitemos: vamos nos inspirar, colaborar e nos divertir!
A inteligência coletiva também permite reunir conteúdo de qualidade para construir o storytelling do seu evento. Saiba que é essencial que ele conte uma história ou tenha um fio condutor coerente, para conquistar e impactar os participantes antes, durante e depois do evento.
Antes de divulgar seu storytelling, você pode usar uma série de ganchos impactantes para preparar o público a receber sua mensagem, como a analogia, os números, uma novidade exclusiva ou até compartilhar uma informação pessoal que aproxime você da sua audiência e crie conexão.
2. As metodologias
👉 Brainstorming e brainwriting
Para ativar um bom processo de geração de ideias em inteligência coletiva, o ideal é começar por uma etapa individual de brainstorming.
Uma variação do brainstorming: o brainwriting. Cada pessoa escreve sua ideia em um post-it (físico ou virtual) e o passa para o vizinho, que vai construir em cima da ideia, aprimorando-a.
Para ir ainda mais longe, não hesite em impor limites ao seu grupo (orçamento, setor de atividade, etc.) para que ele proponha ideias diferentes e saia da zona de conforto.
👉 Fórum aberto
O fórum aberto (ou world café) também exige a participação de outras pessoas para melhorar a qualidade das ideias. Durante uma tarde dedicada a um tema específico, por exemplo, o grupo pode se apropriar de um problema a resolver, gerar ideias de qualidade, organizá-las, priorizá-las e propor um plano de ação. O grupo só pode apoiar as propostas de ação, já que todos participaram da sua elaboração, e essa é uma boa forma de ensinar cada parte interessada a trabalhar em grupo, respeitando as personalidades e ideias de cada um.
👉 Design thinking
Último método: o design thinking. Ele permite desenvolver produtos e serviços inovadores colocando o usuário no centro da reflexão e dando uma estrutura ao andamento do projeto. Aqui estão as 3 etapas principais:
1. A imersão: entrevistamos os usuários e tentamos entender as expectativas de cada um
2. A geração de ideias: nos inspiramos em tudo que nos cerca (vídeos, fotos, etc.) e damos todas as ideias que nos passam pela cabeça (o mesmo princípio de um brainstorming).
3. A prototipagem e o teste: selecionamos as melhores ideias e entramos no modo projeto. Para isso, usamos o shadowing, uma técnica que consiste em fazer os participantes testarem o projeto para verificar se ele funciona bem e atende às expectativas. Lembre-se sempre de levar em conta o contexto de uso. A cada etapa, é preciso verificar se o problema inicial não mudou.
3. Organizar uma oficina colaborativa: encontrem juntos a solução para um problema
Organizar uma oficina colaborativa vai permitir identificar os elementos-chave de um plano de ação compreensível, útil e correto, além de garantir que nada foi esquecido. Para isso, é importante se posicionar como mediador, aproveitando assim a experiência de campo dos participantes, verificando a viabilidade do projeto e impulsionando sua criatividade graças à inteligência coletiva.
Confira as etapas:
👉 Consolidar as informações: individualmente, aproprie-se do contexto e tente entender a origem do problema. Antes de definir e implementar soluções, certifique-se de ter concluído bem as etapas anteriores e compartilhe uma síntese com os participantes.
👉 Identificar os desafios: o(s) problema(s) vão permitir definir um plano de ação. A formulação deve ser SMART: específica, mensurável, ambiciosa, realista e com prazo definido.
Também individualmente, para cada problema, você poderá em seguida:
● Analisar as condições, os prós e os contras.
● Verificar o que já foi tentado internamente ou em estruturas semelhantes.
● Refletir sobre um objetivo específico que você gostaria de alcançar. ● Quais são os recursos nos quais você pode se apoiar e quais são as restrições a serem gerenciadas?
● Preparar os documentos necessários (mapas, textos legais, etc.)
👉 Preparar o conteúdo da oficina:
A. Convites e comunicações: escolha o grupo de participantes selecionado: desconhecidos, pessoas próximas, colegas, partes interessadas externas, e informe o local, a data e o tema da sua oficina.
B. Metodologias : conte com um facilitador externo que explique as regras, a agenda, e ajude na condução da oficina, garantindo um clima criativo e construtivo do início ao fim
👥 Algumas dicas para criar um clima criativo:
● As ideias devem caber em poucas palavras
● Os participantes constroem em cima das ideias dos outros, mas não os comentam nem julgam
● Cada um escreve e compartilha suas ideias uma a uma.
C. Preparar o espaço de trabalho : chegue cedo para estar calmo e tranquilo quando os outros chegarem. Para a montagem, garanta uma mesa grande com cadeiras para todos. O ideal é a disposição em círculo.
D. Introdução : faça uma apresentação de 10 minutos para o grupo, detalhando sua visão, a meta e os objetivos do dia, o contexto, as partes interessadas, e as soluções que já foram consideradas.
👉 Conduzir a oficina e facilitar as trocas:
A. Fase de discussão : libere a criatividade dos participantes para que tragam novas ideias a partir de sua experiência e pontos de vista pessoais, e prepare algumas perguntas para fazer as trocas avançarem. Essa fase deve ser dinâmica e respeitar a todos. Não hesite em anotar algumas ideias em um quadro.
B. Divisão em pequenos grupos : divida o grupo em subgrupos e passe para verificar se tudo está correndo bem.
C. Apresentação das ideias de cada grupo: uma pessoa de cada grupo apresenta o resultado do trabalho durante 5 minutos diante da audiência
D. Fase de discussão : tome a palavra para fazer um resumo das principais ideias e tente propor várias soluções que possam responder ao problema inicial
✍️ Material necessário:
● Post-its/eco-post-its
● Canetas/lápis
● Papelão ou quadro branco ou de giz
E. Encerramento : agradeça aos participantes antes que eles saiam, e pegue o e-mail deles para agradecer depois pela contribuição, apresentando as soluções produzidas (dê preferência a recursos visuais) e compartilhe fotos/vídeos da oficina.
📢 Para aproveitar plenamente todas as vantagens da inteligência coletiva, conheça o EventCanvas, uma metodologia específica de Design Thinking para eventos. Vincent Roux, especialista em digitalização, pode ministrar os treinamentos EventCanvas 1 e 2.
📩 Contato: contact@vincentrouxconsulting.fr / 06.26.03.38.32
