O objetivo dos eventos internos não é tanto conquistar clientes ou ganhar notoriedade, mas transmitir informações e fortalecer o vínculo com os colaboradores.
Os aspectos qualitativos são, portanto, particularmente relevantes na avaliação do seu sucesso.
Esses eventos também têm a característica de poderem ser muito diversos em seus formatos.
Podem ser recorrentes (onboarding de novos contratados) ou excepcionais (aniversário da empresa), e podem envolver todas as áreas da organização. Dá para se perder com tanta variedade!
Podemos traçar duas grandes categorias:
- As celebrações corporativas, recorrentes ou pontuais. Elas são essenciais para marcar o momento, fazer comunicação e estabelecer pontos de referência na memória coletiva de uma empresa. Muitas vezes se tornam lembranças compartilhadas por todos os funcionários e contribuem assim para a cultura da empresa.
- Os eventos ligados às áreas de atuação ou à atividade da empresa: o objetivo é a transmissão de informações, valores e know-how (reunião de top managers, treinamentos, seminários, plano estratégico, etc.). Eles são essenciais para fazer a informação circular (entre os tomadores de decisão, os gestores, o marketing, as equipes operacionais, etc.)
Para medir o desempenho dos eventos internos, costuma-se usar um questionário (qualitativo ou quantitativo) pós-evento. O engajamento é maior e os resultados permitem obter indicadores mais relevantes
Você conhece essa técnica mnemônica para qualificar seus objetivos? Eles devem ser SMART:
Específico: deve ser o menos vago possível.
Mensurável: querer mais taxa de satisfação dos colaboradores é bom, querer 90% de satisfação dos colaboradores é melhor.
Atingível: não estabeleça objetivos fora de alcance. Divida o objetivo em várias etapas para garantir um roteiro coerente.
Realista: faça de modo que seja possível aprender com esse evento e reorganizá-lo facilmente, para melhorar. Crie um objetivo que possa ser alcançado com os recursos de que você dispõe.
Temporal: um assunto só é interessante durante um certo período de tempo. Aproveite ao máximo esse período e controle a temporalidade do seu evento. (para lembrar, um webinar raramente dura mais de 45 minutos).
Aqui estão alguns exemplos de KPIs que podem servir de inspiração.
💪 Medir o fortalecimento da coesão:
Por que : Seja por meio de um team building, um momento de descontração ou uma experiência inesquecível, a coesão é indispensável para construir uma empresa que funcione bem ao longo do tempo. Crie comunicação entre suas equipes e meça o engajamento.
Como: Boa notícia, você tem pelo menos três formas (complementares) de medir a coesão de equipe!
Recomendamos primeiro ouvir os participantes e as diferentes partes interessadas durante o evento para ter uma percepção geral sobre seu evento, fique atento aos sinais fracos! Esse retorno a quente é um excelente indicador que não deve ser negligenciado e que convém formalizar por e-mail ao final do evento: anote tudo!
Para estruturar melhor a coleta de informações, você pode criar um formulário pós-evento de satisfação (com as estatísticas em tempo real), composto por perguntas qualitativas de resposta livre, que podem ser enviadas pelo Digitevent, como:
- Você se sentiu mais próximo dos seus colegas ao final do evento?
- Você viu seus colegas sob uma nova luz graças a esse evento?
Outros métodos consistem em propor, pelos recepcionistas, um quiz em tablet logo na saída do evento.
Considere usar escalas de Likert para obter uma resposta mais definida e matematicamente precisa. Os dados e indicadores serão mais exatos e seu ROI será mais refinado.
Observe que a formulação das suas perguntas tem um forte impacto nas respostas obtidas. Dependendo do seu objetivo, pode ser necessário formular as perguntas de forma diferente 🤫.
Por exemplo, você não fará a mesma pergunta se busca entender os motivos do turnover da sua empresa (e, portanto, obter respostas verdadeiras sobre o que não está funcionando) ou se quer obter estatísticas favoráveis sobre a satisfação dos colaboradores.
- Quanto mais vaga é uma pergunta, como "Esse evento permitiu que você se aproximasse dos seus colegas?", mais ela deixará o participante livre para interpretá-la e, de forma geral, você obterá resultados mais positivos, mas muitas vezes menos fáceis de aproveitar.
- Quanto mais precisa é uma pergunta, como "Você teve a impressão de conhecer melhor seus colegas, de forma mais pessoal e profunda?", mais respostas contrastantes você terá, com menos respostas positivas (mas mais honestas).
Considere também a possibilidade de os participantes responderem de forma anônima, o que pode facilitar respostas mais sinceras em um contexto corporativo onde opiniões diretas às vezes são arriscadas.
Para avaliar a eficácia dos seus eventos, você também pode fazer testes AB. Por exemplo, faça um questionário antes do evento e o mesmo questionário algum tempo depois: sua pontuação melhorou? Não é necessário entrevistar o mesmo público para obter resultados aproveitáveis, desde que a base de respondentes seja suficientemente grande e que o mesmo método seja mantido (tempo de resposta, tipo de público, formulação, etc.).
💞 Medir a transmissão dos valores da empresa e o vínculo com a marca
Por que: O vínculo com a marca é o componente emocional que liga sua empresa aos colaboradores. Ele pode ser criado por meio de seus valores, de suas ações cotidianas (por exemplo, por meio da Responsabilidade Social Corporativa, RSC) ou de seus benefícios (vale-presente, fins de semana em estações de esqui, viagens, incentivos, etc.).
Não hesite em redigir um manifesto com as convicções profundas da empresa, assim como os valores que você defende e como os aplica no dia a dia. Nada melhor para elevar o ânimo dos colaboradores do que aderir a um projeto que tem sentido e visão.
Para despertar esse desejo, explique o papel social da organização, o que você contribui, a quem ajuda, como faz isso e, sobretudo, graças a quem: seja grato.
Como: Os eventos corporativos internos ajudam a criar vínculo com a marca, e você pode medir esse dado no questionário pós-evento com perguntas como:
- "Você se sente mais alinhado com os valores da empresa depois desse evento?"
- "Sua opinião sobre a empresa (favorável ou desfavorável) foi reforçada por esse evento?"
Não se esqueça de tornar seu questionário anônimo, para obter as respostas mais honestas e objetivas possíveis, e certifique-se de que os respondentes saibam que as respostas são anônimas!
🎓 Medir o treinamento e a transmissão de informações:
Por que: Para medir a eficiência da transmissão de informações, é necessário um questionário com os principais temas abordados durante o evento.
Esse tipo de questionário on-line pode ser criado automaticamente e enviado a uma categoria específica de participantes com o Digitevent.
O treinamento, seja virtual ou presencial, costuma ter o formato de workshops (one to few) ou de palestras (few to many), durante os quais os participantes recebem muitas informações em pouco tempo.
Excelente forma de manter os colaboradores atualizados com as novidades, os treinamentos ainda assim exigem um certo acompanhamento, para garantir que o conhecimento foi transmitido corretamente, que o tema foi interessante ou que os palestrantes são dinâmicos.
- (Respondentes que obtiveram mais da metade dos pontos / Total de respondentes) x 100
Se você perceber que a grande maioria dos respondentes obteve boas pontuações, isso significa que você transmitiu bem a informação, seu treinamento é eficaz.
☑️ Medir a eficácia logística do evento:
Por que: Sejam seus palestrantes, seu buffet, a hospedagem dos convidados ou até a agência de recepcionistas, todos os fatores-chave de sucesso ao redor do seu evento podem ser avaliados (incluindo sua agência de eventos, mas também a programação do evento, ou a rapidez de impressão dos crachás !)
Por exemplo, em caso de transmissão do seu evento, tenha o cuidado de selecionar palestrantes que se sintam à vontade com a câmera e que saibam demonstrar eloquência (fizemos uma série de vídeos para ajudar palestrantes de eventos a melhorar suas apresentações, o episódio 1).
Como: Liste os fatores-chave de sucesso e peça aos participantes que deem uma nota para cada um deles (uma pergunta por critério, idealmente com uma nota de 1 a 7 na escala de Likert, para evitar ao máximo as opiniões neutras), e faça pontos de situação com os que obtiverem pontuações medianas ou ruins. É também a ocasião para zelar pela melhoria contínua desses prestadores, algo muito importante para seus eventos.
🧠 Sintetizar e repassar as ideias vindas dos brainstormings e da inteligência coletiva:
Por que: A inteligência coletiva costuma ser um vetor de inovação nas empresas. Independentemente da frequência dos brainstormings, colocar ideias em comum para resolver um problema compartilhado costuma levar a uma solução consensual e inesperada.
Como: Durante seus eventos internos, para fazer surgir boas ideias e estimular a criatividade dos seus colaboradores, você pode usar ferramentas como o Mural para montar workshops de brainstorming interativos.
Em seguida, pergunte aos gestores: o que eles mudariam nessa sessão, em retrospectiva, para gerar mais ideias? Estão satisfeitos com as novas ideias reunidas? Pretendem repetir essas sessões? Se sim, com mais ou menos frequência, e com que periodicidade? Com qual grupo de colaboradores?
🍃 Medir a aceitação à mudança:
Por que: Na mesma linha, a aceitação da mudança é um grande tema da estratégia interna da empresa. É muito difícil mudar processos (ainda mais em grandes empresas) e fazer aceitar novas ferramentas.
Como: Para garantir que as direções tomadas serão aplicadas, você precisa verificar se sua mensagem foi corretamente compreendida.
Mais uma vez, você pode usar uma ferramenta de questionário integrada à sua solução de gestão de eventos para verificar se a informação está sendo repassada corretamente e se as missões foram compreendidas, por exemplo:
- Após esse evento, quais ações você vai realizar para aplicar as novas estratégias?
- Você está alinhado com a nova política do grupo?
- Você aprova essas mudanças?
💰 Medir o custo por participante:
Por que: Para ir além, você pode medir o custo da sessão e compará-lo ao valor estimado pelos gestores: as ideias geradas nessa sessão valeram X reais? (correspondendo aos custos diretos e indiretos do brainstorming).
Como: Para um cálculo correto, leve em conta as taxas horárias dos salários das pessoas envolvidas, o local, o buffet, mas também os custos de oportunidade e os custos indiretos. Em seguida, compare esse valor com o valor aproximado (e muito subjetivo) das ideias e outros KPIs gerados pela sessão.
🌱 Medir o impacto social e ambiental:
Por que: Cada vez mais, o setor de eventos precisa evoluir e propor formas de funcionamento mais respeitosas com o meio ambiente, com uma verdadeira postura social por trás de cada etapa do processo.
Como: Você tem várias formas de calcular sua contribuição social: medindo a proporção dos seus prestadores que têm uma postura de RSC, medindo sua própria pegada de carbono durante o evento, perguntando aos participantes sua opinião sobre esse aspecto.
Para ir além, você pode até decidir recorrer a uma empresa de certificação e obter a norma ISO20121, garantindo uma imagem (e um investimento) como um agente engajado nas questões de melhoria ambiental no setor de eventos.
Não deixe de conferir nosso artigo dedicado às questões ambientais na organização de um evento!
Conclusão:
O setor de eventos internos costuma exigir a medição de KPIs mais qualitativos.
Busca-se compreender a percepção dos participantes, mais do que medir estatisticamente certos dados.
Além disso, o painel em tempo real do Digitevent pode fornecer informações de marketing e outros indicadores relevantes sobre as taxas de presença, a taxa de resposta ou elementos bastante objetivos.
Ainda assim, será necessária muita interpretação humana e gestores experientes para analisar com precisão as diferentes respostas aos seus questionários. Pergunte aos seus gestores quais foram os obstáculos e os sucessos desses eventos internos, o que eles mudariam, o que gostaram e se pretendem repeti-los ao longo do ano.
Reserve também um tempo para fazer um debriefing assim que os resultados forem obtidos. Os dados e a compreensão do desempenho são fundamentais, mas devem estar a serviço da tomada de decisão para melhorar ao longo do tempo.
Para ir além na estratégia de definição dos seus objetivos, confira este artigo sobre OKR.
E, sobretudo, não se esqueça de colocar diversão nos seus eventos internos, eles serão ainda mais marcantes para suas equipes :)
