¿Cómo promocionar un evento hoy, en un mundo saturado de información e invitaciones?

Crear un evento ya es un reto. Pero darlo a conocer es donde realmente se juega todo. Promocionar un evento es un arte estratégico, mucho más que una simple campaña en redes sociales.

Objetivos claros, mensajes impactantes, canales adecuados: usa este artículo como una checklist para lograr la promoción de tu evento profesional y para hacer que tus mensajes clave se escuchen en medio del ruido ambiente.

4 requisitos previos para promocionar tu evento de forma eficaz

Para empezar, es imposible promocionar un evento profesional sin poner en marcha estos requisitos previos.

Fija los objetivos de la promoción de tu evento

Todo proyecto de eventos empieza necesariamente por fijar tus objetivos.

Sea cual sea el tipo de tu evento, decide si tu objetivo es más bien:

  • Maximizar las inscripciones o la venta de entradas
  • Reforzar la notoriedad de tu marca o del propio evento, por ejemplo si se trata de una primera edición
  • Generar engagement e interacciones en redes sociales
  • Atraer a un tipo de público específico: responsables de decisión, socios, leads cualificados, etc.
  • Cubrir una cuota de patrocinadores o de expositores

Prioriza tus objetivos. ¿Quieres aumentar tu visibilidad o más bien favorecer la conversión? ¿Atraer a una audiencia cualificada o más bien al gran público?

Estudia a fondo tu público objetivo

Poner en marcha tu estrategia de comunicación y promoción de eventos requiere conocer bien a tu audiencia. El objetivo: tener en cuenta sus características y expectativas para llegar a los posibles asistentes.

Aquí tienes algunas preguntas que hacerte para analizar tu público objetivo:

  • ¿Quiénes son tus asistentes ideales? Detalla su perfil en términos de criterios sociodemográficos, zonas geográficas, sector de actividad en el caso de eventos B2B, etc.
  • ¿Cuáles son sus necesidades y expectativas en un evento profesional? ¿Hacer networking, encontrar socios, formarse, vivir una experiencia diferente, etc.?
  • ¿Qué canales utilizan para informarse sobre los eventos disponibles? ¿Redes sociales, newsletters, boca a boca, medios profesionales, etc.? Más adelante en el artículo descubrirás en detalle los diferentes canales a considerar, y las tácticas innovadoras para utilizarlos.

Crea dos o tres buyer personas representativos, que guiarán tu estrategia.

Determina los mensajes clave que quieres promocionar

La planificación de tu promoción gira en torno a mensajes clave, que difundirás en diferentes canales. Si tu evento ya está planificado internamente, seguramente ya los tengas en mente.

Ponlos por escrito, para asegurarte de reflejarlos correctamente en tu plan de promoción:

  • ¿Cuál es la propuesta de valor de tu evento? Es decir: ¿qué van a obtener tus asistentes?
  • ¿Cuáles son los elementos diferenciadores de tu evento? ¿Ponentes exclusivos, un formato innovador, acceso a recursos valiosos, etc.?
  • ¿Qué tono debe tener tu comunicación? ¿Institucional o más bien desenfadado? ¿Inspirador o más bien formal?

Define la cronología de la promoción

La idea aquí: establecer un calendario de comunicación del evento, con hitos, para comunicar bien durante todo el proyecto.

Por ejemplo, puedes dividir tu plan de comunicación en cinco etapas, como sigue:

  • Una fase de prelanzamiento: teasing y notoriedad, campaña "save the date".
  • Una fase de conversión: primero la difusión de tarifas early bird (es decir, la venta de entradas a precio competitivo por adelantado), y después el anuncio de los cabezas de cartel y los elementos principales.
  • Una fase de intensificación: llamadas a la acción más intensas ("últimas plazas", cuenta atrás), anuncios adicionales y tarifas ventajosas para los últimos inscritos.
  • Una fase de comunicación el día del evento, para implicar a los invitados y maximizar el impacto en términos de notoriedad.
  • Una fase de promoción posevento, para dar proyección a tu evento una vez terminado.

"La experiencia de tus asistentes empieza mucho antes del día del evento. Un sitio web del evento fluido, emails personalizados, un espacio de inscripción claro. Estos detalles, gestionados desde una plataforma dedicada, cambian radicalmente la percepción de tu evento. Y usar una plataforma de gestión de eventos también significa ganar eficacia en todas las etapas: promoción, inscripción, recordatorios. Así puedes centrarte en lo esencial (la experiencia del asistente), mientras mejoras tu ROI.", Joy Grand, responsable de Marketing en Digitevent

¿Qué canales de comunicación utilizar para la promoción de tu evento?

Ahora toca elegir tus diferentes canales promocionales, y ver los consejos para aprovecharlos bien y dar a conocer tu evento a gran escala, maximizando tu tasa de participación.

Los canales orgánicos

Estas son las principales palancas orgánicas que activar, con los indicadores que seguir para cada una:

  • Sitio web del evento: tráfico, tasa de conversión, duración de las sesiones, tasa de rebote
  • Redes sociales orgánicas: impresiones, engagement, clics, seguidores
  • Relaciones con la prensa: menciones en medios, tráfico web generado, repercusión en prensa
  • Email marketing / newsletters: tasa de apertura, clics, conversiones
  • Alianzas estratégicas: leads generados, tráfico de socios, tasa de inscripción indirecta
  • Concursos (sin presupuesto): engagement, comparticiones, tráfico web
  • Vídeos teaser: visualizaciones, tasa de finalización, clics
  • Programa de referidos: inscripciones, comparticiones, tasa de conversión

1. Crea un sitio web para tu evento

Un sitio web para eventos bien diseñado te permite difundir toda la información clave sobre tu evento, pero también convertir a tu público haciendo que compren sus entradas online.

Optimiza tu sitio para el SEO en torno a las palabras clave que busca tu audiencia objetivo. También debe estar optimizado para consultarse en todos los dispositivos (ordenador, móvil y tablet). Asegúrate de que tenga un diseño que destaque tu imagen de marca, la propuesta de valor del evento y su programa detallado.

En cuanto al contenido, procura añadir novedades con regularidad y comprobar la indexación de las páginas de tu sitio, para que aparezca bien en los motores de búsqueda.

Las tácticas innovadoras para fomentar la conversión:

  • Incluir una cuenta atrás que indique el fin de las inscripciones, o el número de plazas disponibles.
  • Destacar en el sitio contenidos de ediciones anteriores (fotos, vídeos, testimonios de asistentes, etc.), para despertar la curiosidad de los visitantes.
  • Ofrecer opciones de pago flexibles, como el pago a plazos.

¡Buenas noticias! Con Digitevent, no necesitas ser un experto en desarrollo web para crear un sitio atractivo para tu evento. Integra fácilmente en la plataforma tu contenido y tu identidad visual, para obtener un sitio web personalizado de marca blanca.

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2. Usa las redes sociales

Las redes sociales se han convertido rápidamente en un canal esencial para promocionar un evento. Elige las plataformas sociales en función de las que usa tu audiencia objetivo: Facebook, Instagram, X, LinkedIn, etc.

Varía los formatos de contenido que compartes en tu estrategia de redes sociales. Alterna entre imágenes estáticas, carruseles, vídeos de motion design y vídeos con personas reales. Crea también un hashtag oficial para tu evento, para reunir todas las publicaciones hechas por tu empresa y tus asistentes.

Las tácticas innovadoras:

  • Apostar por la autenticidad. Muestra, por ejemplo, entre bastidores la preparación del evento, para crear un vínculo emocional con tu evento.
  • Jugar con la seriación de contenidos. Crea una serie de perfiles de tus ponentes, o revela progresivamente las temáticas y actividades que vas a ofrecer.
  • Publicar formatos interactivos. Las encuestas o quizzes en las stories, y los directos para presentar a tu equipo o a tus ponentes antes del evento, son buenas maneras de generar el engagement de tu audiencia.
  • Crear y dinamizar una comunidad previa al evento, donde los asistentes puedan intercambiar impresiones sobre la temática del evento.

3. Desarrolla las relaciones con la prensa

Las relaciones con la prensa pueden dar una gran credibilidad a tu evento, ampliar el alcance de tu comunicación y llegar a audiencias cualificadas a través de canales reconocidos.

Las tácticas eficaces:

  • Redactar un dosier de prensa claro y atractivo. Destaca el contexto del evento, los momentos clave previstos, los organizadores y socios, e indica un contacto de prensa dedicado.
  • Enviar un comunicado de prensa en el momento adecuado. Envíalo al menos 4 a 6 semanas antes del evento, y haz seguimientos destacando novedades relevantes (como el número de inscritos alcanzado).
  • Dirigirte a los medios profesionales que consulta tu público objetivo, sobre todo en tus eventos B2B.
  • Personalizar los contactos con periodistas. ¿Por qué no invitar a periodistas locales a tu evento?

4. Promociona tu evento con emails y newsletters

El email marketing y la newsletter son canales de conversión potentes para promocionar un evento, sobre todo ante un público ya cualificado.

Las tácticas eficaces:

  • Segmentar tu audiencia para afinar el mensaje en cada uno de tus emails, y hacerlos más convincentes.
  • Configurar una secuencia de emailing automatizada. Empieza con un anuncio o un teaser, después una invitación oficial, continúa con recordatorios y, por último, usa el email para tu comunicación posevento.
  • Cuidar los asuntos de tus emails, para mejorar su tasa de apertura. Destaca en ellos los beneficios del evento para tu público, o bien un call-to-action potente.

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5. Apuesta por tus alianzas estratégicas

Establecer alianzas estratégicas permite aumentar tu visibilidad ante audiencias ya comprometidas, y compartir recursos de comunicación. Puede tratarse de crear un artículo en blogs asociados, o de promocionar el evento en las redes sociales de otra marca, por ejemplo.

Las tácticas prácticas:

  • Elegir a los socios adecuados. Se trata de aquellos que tienen una audiencia complementaria a la tuya, y que comparten tus valores o la temática de tu evento. Pueden ser asociaciones profesionales, medios especializados, redes de expertos, escuelas, marcas asociadas o proveedores.
  • Proponer un intercambio beneficioso para ambas partes. Por ejemplo, ofrece una amplia exposición de su marca durante el evento, o datos compartidos tras el evento (leads, insights y tendencias, etc.).

6. Lanza concursos

Los concursos juegan con el aspecto gamificado de la comunicación, y permiten generar visibilidad para tu evento. Ten cuidado de indicar bien las condiciones legales del concurso: fecha de inicio y fin, condiciones, funcionamiento, premio a ganar, método de selección del ganador, etc.

Las tácticas innovadoras:

  • Lanzar una campaña de User Generated Content (contenido generado por los usuarios) asociada a un hashtag de marca. Los participantes en el concurso deben hacer una publicación relacionada con la temática del evento para ganar su plaza.
  • Hacer promocionar el concurso y designar al ganador por un influencer de tu sector.

7. Crea y difunde vídeos teaser

Difunde vídeos teaser en tus diferentes canales: el formato es dinámico y capta fácilmente la atención del público. Asegúrate de destacar bien la información clave del evento: la fecha, el lugar, la forma de inscribirse. Para ello, usa texto superpuesto en el vídeo, para que sea bien visible.

Las tácticas innovadoras:

  • Encarnar el mensaje clave de tu evento. Hazlo con tus ponentes, tus socios, tu directivo, ¿o por qué no el becario que se ocupa contigo de la preparación del evento? Así, creas un vínculo emocional con el evento.
  • Crear un vídeo teaser con un "ponente sorpresa". El ponente estrella de tu evento, antes de anunciar su presencia, graba un vídeo teaser con el rostro cubierto o difuminado.

8. Pon en marcha un programa de referidos

La idea aquí: transformar a tus asistentes, socios o clientes en embajadores, estimulando al mismo tiempo las inscripciones por efecto de red.

Las técnicas eficaces:

  • Ofrecer una recompensa atractiva para ambas partes: regalos promocionales, obsequios, entrada VIP o descuento en una futura edición para quien recomienda, y descuento en la entrada o acceso a contenido bonus para la persona referida.
  • Facilitar al máximo el proceso de recomendación. Comparte un enlace de referido único o un código que usar, así como contenidos listos para compartir, para animar a la difusión.
  • Reconocer a quienes recomiendan. Personaliza tu comunicación con ellos valorando su compromiso, y agradeciéndoselo calurosamente.

Los canales de pago

Estas son las principales palancas de pago que activar, con los indicadores que seguir para cada una:

  • Publicidad en Meta / LinkedIn / X Ads: CTR, CPL, conversiones, ROI
  • Google Ads: CPC, conversiones, calidad del tráfico
  • Marketing de influencers: alcance, engagement, tráfico rastreado, notoriedad
  • Concursos patrocinados: participantes, reach, leads o conversiones

1. Lanza campañas publicitarias de pago

La publicidad de pago (en Google Ads, LinkedIn Ads, Meta Ads, etc.) es una excelente palanca para acelerar la visibilidad de tu evento, generar inscripciones cualificadas y volver a llegar a los visitantes indecisos. Trabaja tu mensaje publicitario para que sea a la vez atractivo e informativo.

Ten en cuenta que la publicidad de pago puede ser bastante técnica, y requiere cierta experiencia para obtener un buen ROI. Procura contar con el acompañamiento de un especialista, o seguir alguna formación, para aprender a invertir tu presupuesto de la forma más rentable posible en esta palanca.

Las tácticas eficaces:

  • Definir bien tu objetivo publicitario. ¿Es más bien la notoriedad? ¿La conversión? ¿El retargeting (para volver a captar a los visitantes de tu sitio que no se han inscrito)?
  • Segmentar tu audiencia según los criterios de segmentación de cada plataforma publicitaria: criterios sociodemográficos, criterios geográficos, criterios relacionados con su comportamiento (seguidores de tu página en redes sociales, visitantes de tu sitio web, etc.).
  • Usar las funcionalidades de audiencias personalizadas o similares, que te permiten capitalizar el perfil de quienes ya están inscritos en tu evento.

2. Desarrolla una estrategia de marketing con influencers

El marketing de influencers es una fantástica manera de promocionar tu evento. Multiplica el alcance de tu comunicación, aprovechando el vínculo afectivo de las relaciones parasociales que los influencers desarrollan con sus audiencias.

Las tácticas eficaces:

  • Apuntar más bien a micro y nanoinfluencers de tu sector. Requieren menos presupuesto y generan más engagement de su comunidad, y por tanto más resultados potenciales para promocionar tu evento.
  • Compartir la propuesta de valor del evento con los influencers, sin limitar por ello su libertad creativa. Deben promocionarlo de la forma más auténtica posible, en línea con su estilo editorial habitual.

¿Cómo medir el éxito de tu promoción de eventos?

Una vez construido tu plan de promoción de eventos, tómate el tiempo de crear un cuadro de mando que mida el rendimiento de tu estrategia. Este te permitirá saber qué ha funcionado mejor o peor, y hacerlo mejor la próxima vez si es necesario.

Para ello, sigue KPI precisos, vinculados a los objetivos de tu promoción de eventos, para medir su impacto.

Puede tratarse de:

  • KPI relacionados con la conversión: número total de inscripciones o tasa de conversión por canal. Por ejemplo, el porcentaje de visitantes del sitio que se han inscrito a través de tu landing page.
  • KPI relacionados con la visibilidad del evento: alcance y engagement en redes sociales, tasa de apertura y de clic en los emails, tráfico en el sitio web del evento, menciones del evento en la prensa o en redes sociales, etc.

Para profundizar en el tema, consulta nuestro artículo sobre los KPI de comunicación de eventos.

Elige bien las herramientas para hacer un seguimiento eficaz de estas métricas. Google Analytics te permite medir el tráfico, las herramientas de redes sociales tu rendimiento en redes sociales, una herramienta de monitorización la cobertura mediática del evento, etc.

Haz también un análisis en frío al final de tu campaña de promoción. ¿Qué canales han convertido mejor? ¿Qué contenidos han generado más visibilidad y engagement? ¿Qué momentos de la campaña han dado más resultados? ¿Cuál es el retorno de la inversión que obtienes de tu campaña promocional?

Por último, no dudes en recoger feedback de tus propios invitados. Envía un cuestionario de satisfacción a cada persona presente en el evento, y pregúntales cómo se enteraron del evento. El objetivo: obtener insights que analizar internamente, para promocionar tu próximo evento de forma aún más eficaz.

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