La guía para promover tu evento de manera eficaz

¿Cómo promover un evento hoy, en un universo saturado de información e invitaciones?

Crear un evento ya es todo un reto. Pero darlo a conocer es donde se juega todo. Promover un evento es un arte estratégico, mucho más que una simple campaña en redes sociales.

Objetivos claros, mensajes contundentes, canales adecuados: utiliza este artículo como una checklist para lograr la promoción de tu evento profesional y hacer que tus mensajes clave se escuchen entre el ruido del entorno.

4 requisitos previos para promover tu evento de forma eficaz

Antes de nada, es imposible promover un evento profesional sin poner en marcha estos requisitos previos.

Fijar los objetivos de la promoción de tu evento

Todo proyecto de evento comienza necesariamente por definir tus objetivos.

Sea cual sea tu tipo de evento, decide si tu objetivo es principalmente:

• Maximizar las inscripciones o las ventas de entradas
• Reforzar el reconocimiento de tu marca o del propio evento, por ejemplo si se trata de una primera edición
• Generar engagement e interacciones en redes sociales
• Atraer a un tipo de público específico: decisores, socios, prospectos cualificados...
• Cubrir un cupo de patrocinadores o expositores

Jerarquiza tus prioridades en términos de objetivos. ¿Prefieres aumentar tu visibilidad o favorecer la conversión? ¿Atraer a una audiencia cualificada o al gran público?

Estudiar a fondo tu público objetivo

Poner en marcha tu estrategia de comunicación y promoción del evento requiere conocer bien a tu audiencia. El objetivo: tener en cuenta sus características y expectativas para llegar a los participantes potenciales.

Estas son algunas preguntas que debes hacerte para analizar tu público objetivo:

• ¿Quiénes son tus participantes ideales? Define su perfil en términos de criterios sociodemográficos, zonas geográficas, sector de actividad en el caso de un evento B2B...
• ¿Cuáles son sus necesidades y expectativas en un evento profesional? ¿Hacer Networking, encontrar socios, formarse, vivir una experiencia diferenciadora...?
• ¿Qué canales utilizan para informarse sobre los eventos disponibles? ¿Redes sociales, newsletters, boca a boca, medios profesionales...? Más adelante en el artículo descubrirás en detalle los distintos canales a considerar y las tácticas innovadoras para utilizarlos.

Crea dos o tres personas de audiencia representativas que guíen tu estrategia.

Determinar los mensajes clave a promover

La planificación de tu promoción se articula en torno a mensajes clave que difundirás en distintos canales. Si tu evento ya está planificado internamente, deberías tenerlos en mente.

Ponlos por escrito para asegurarte de desarrollarlos correctamente en tu plan de promoción:

• ¿Cuál es la propuesta de valor de tu evento? Es decir: ¿qué van a obtener de él tus participantes?
• ¿Cuáles son los elementos diferenciadores de tu evento? ¿Ponentes exclusivos, un formato innovador, acceso a recursos de valor...?
• ¿Qué tono debe adoptar tu comunicación? ¿Institucional o más distendido? ¿Inspirador o más formal?

Definir la cronología de la promoción

La idea aquí es establecer un retroplanning de comunicación del evento, con hitos definidos, para comunicar bien a lo largo de todo el proyecto.

Puedes, por ejemplo, dividir tu plan de comunicación en cinco fases, como sigue:

• Una fase de prelanzamiento: teasing y notoriedad, campaña "save the date".
• Una fase de conversión: primero la difusión de tarifas early bird (es decir, la venta de entradas a precio competitivo con antelación), luego el anuncio de los cabezas de cartel y los grandes elementos del evento.
• Una fase de intensificación: llamadas a la acción más contundentes ("últimas plazas", cuenta atrás), anuncios complementarios y tarifas ventajosas para los últimos inscritos.
• Una fase de comunicación el día del evento, para involucrar a los invitados y maximizar el impacto en términos de notoriedad.
• Una fase de promoción post-evento, para prolongar el alcance de tu evento una vez que ha concluido.

"La experiencia de tus participantes empieza mucho antes del día del evento. Un sitio web fluido, emails personalizados, un espacio de inscripción claro... Estos detalles, gestionados desde una plataforma dedicada, cambian radicalmente la percepción de tu evento. Y utilizar una plataforma de gestión de eventos también significa ganar en eficiencia en todas las etapas: promoción, inscripción, recordatorios... Para que puedas centrarte en lo esencial (la experiencia del participante), mejorando al mismo tiempo tu ROI." Joy Grand, Responsable de Marketing en Digitevent

¿Qué canales de comunicación utilizar para la promoción de tu evento?

Es el momento de elegir tus distintos canales promocionales y de descubrir los consejos para aprovecharlos al máximo, dar a conocer tu evento a gran escala y maximizar tu tasa de participación.

Los canales orgánicos

1 - Crea un sitio web para tu evento

Un sitio web para tu evento, bien diseñado, te permite difundir toda la información clave sobre el evento y también convertir a tus destinatarios haciendo que compren sus entradas en línea.

Optimiza tu sitio para el SEO en torno a las palabras clave que busca tu audiencia objetivo. También debe estar optimizado para su consulta en todos los dispositivos (ordenador de sobremesa, móvil y tableta). Asegúrate de que tenga un diseño que destaque tu imagen de marca, la propuesta de valor del evento y su programa detallado.

En cuanto al contenido, añade contenido nuevo con regularidad y comprueba la indexación de las páginas de tu sitio para que aparezca bien posicionado en los motores de búsqueda.

Las tácticas innovadoras para incentivar la conversión:

• Incluir una cuenta atrás que indique el fin de las inscripciones o el número de plazas disponibles.
• Destacar en el sitio contenidos de ediciones anteriores (fotos, vídeos, citas de participantes...) para despertar la curiosidad de los visitantes.
• Ofrecer opciones de pago flexibles, como el pago a plazos.

¡Buenas noticias! Con Digitevent, no necesitas ser un experto en desarrollo web para crear un sitio atractivo para tu evento. Integra fácilmente tu contenido y tu identidad visual en la plataforma para obtener un sitio web personalizado en marca blanca.

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2 - Utiliza las redes sociales

Las redes sociales se han convertido rápidamente en un canal esencial para promover un evento. Elige las plataformas sociales en función de las que utiliza tu audiencia objetivo: Facebook, Instagram, X, LinkedIn...

Varía los formatos de contenido en tu estrategia de social media. Alterna entre imágenes estáticas, carruseles, vídeos en motion design y contenido protagonizado por personas... Crea también un hashtag oficial para tu evento, con el fin de agrupar todas las publicaciones de tu empresa y tus participantes.

Las tácticas innovadoras:

• Apostar por la autenticidad. Muestra, por ejemplo, el backstage de la preparación del evento para crear un vínculo emocional con tu evento.
• Jugar con la serialización de contenidos. Crea una serie de perfiles de tus ponentes o revela progresivamente las temáticas y actividades que vas a proponer.
• Publicar formatos interactivos. Las encuestas o quizzes en stories y los directos para presentar a tu equipo o tus ponentes antes del evento son buenas formas de generar engagement en tu audiencia.
• Crear y dinamizar una comunidad pre-evento donde los participantes puedan intercambiar ideas sobre la temática del evento.

3 - Desarrolla las relaciones con la prensa

Las relaciones con la prensa pueden dar una gran credibilidad a tu evento, ampliar el alcance de tu comunicación y llegar a audiencias cualificadas a través de canales reconocidos.

Las tácticas eficaces:

• Redactar un dosier de prensa claro y atractivo. Destaca el contexto del evento, los momentos clave previstos, los organizadores y socios, e incluye un contacto de prensa específico.
• Enviar un comunicado de prensa en el momento oportuno. Envíalo con un mínimo de 4 a 6 semanas de antelación al evento y haz seguimientos destacando noticias de impacto (como el número de inscritos alcanzado).
• Dirigirte a los medios profesionales que consulta tu público objetivo, especialmente para tus eventos B2B.
• Personalizar los contactos con periodistas. ¿Por qué no invitar a periodistas locales a tu evento?

4 - Promociona tu evento a través de emails y newsletters

El emailing y la newsletter son canales de conversión muy potentes para promover un evento, especialmente ante un público ya cualificado.

Las tácticas eficaces:

• Segmentar tu audiencia para afinar el mensaje en cada correo y hacerlos más persuasivos.
• Poner en marcha una secuencia de emailing automatizada. Empieza con un anuncio o un teasing, luego una invitación oficial, continúa con recordatorios y, por último, utiliza el email para tu comunicación post-evento.
• Cuidar los asuntos de tus correos para aumentar su tasa de apertura. Destaca los beneficios del evento para los destinatarios o incluye una llamada a la acción contundente.

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5 - Apuesta por tus alianzas estratégicas

Establecer alianzas estratégicas permite aumentar tu visibilidad ante audiencias ya comprometidas y aunar recursos de comunicación. Puede tratarse de crear un artículo en blogs asociados o de promover el evento en las redes sociales de otra marca, por ejemplo.

Las tácticas prácticas:

• Elegir a los socios adecuados: aquellos que tienen una audiencia complementaria a la tuya y que comparten tus valores o la temática de tu evento. Pueden ser asociaciones profesionales, medios especializados, redes de expertos, escuelas, marcas colaboradoras o proveedores.
• Proponer un intercambio beneficioso para ambas partes. Por ejemplo, ofrece una amplia exposición de su marca durante el evento o datos compartidos post-evento (prospectos, insights y tendencias...).

6 - Lanza concursos

Los concursos aprovechan el aspecto gamificado de la comunicación y permiten generar visibilidad para tu evento. Es importante destacar claramente las condiciones legales del concurso: fecha de inicio y fin, modalidades, funcionamiento, premio a ganar, método de designación del ganador...

Las tácticas innovadoras:

• Lanzar una campaña de User Generated Content (contenido generado por usuarios) asociada a un hashtag de marca. Los participantes del concurso deben publicar un post relacionado con la temática del evento para ganar su plaza.
• Hacer que un influencer de tu sector promocione el concurso y designe al ganador.

7 - Crea y difunde vídeos teaser

Difunde vídeos de teasing en tus distintos canales: el formato es dinámico y capta fácilmente la atención del público objetivo. Asegúrate de destacar la información clave del evento: la fecha, el lugar, cómo inscribirse... Para ello, utiliza texto superpuesto en el vídeo para que sea bien visible.

Las tácticas innovadoras:

• Dar vida al mensaje clave de tu evento. Haz que lo protagonicen tus ponentes, tus socios, tu director... o incluso el becario que trabaja contigo en la preparación del evento. Así creas un vínculo emocional con el evento.
• Crear un vídeo teaser con un "ponente sorpresa". El ponente estrella de tu evento, antes de anunciar su presencia, hace un vídeo de teasing con la cara tapada o difuminada.

8 - Pon en marcha un programa de referidos

La idea aquí es convertir a tus participantes, socios o clientes en embajadores, estimulando al mismo tiempo las inscripciones por efecto de red.

Las técnicas eficaces:

• Ofrecer una recompensa atractiva para ambas partes: detalles, regalos, entrada VIP o descuento en una edición futura para quien refiere, y descuento en la entrada o acceso a contenido exclusivo para quien es referido.
• Facilitar al máximo el proceso de referidos. Difunde un enlace de referidos único o un código a utilizar, así como contenidos listos para compartir por los referidores, para fomentar la difusión.
• Valorar a los referidores. Personaliza tu comunicación con ellos reconociendo su implicación y agradeciéndoles calurosamente.

Los canales de pago

1 - Lanza campañas publicitarias de pago

La publicidad de pago (en Google Ads, LinkedIn Ads, Meta Ads...) es un excelente canal para acelerar la visibilidad de tu evento, generar inscripciones cualificadas y recuperar a los visitantes indecisos. Trabaja tu mensaje publicitario para que sea a la vez atractivo e informativo.

Atención: la publicidad de pago puede ser bastante técnica y requiere cierta experiencia para obtener un buen ROI. Busca el acompañamiento de un especialista o sigue formaciones para aprender a desplegar tu presupuesto de la manera más rentable posible con este canal.

Las tácticas eficaces:

• Definir bien tu objetivo publicitario. ¿Es principalmente notoriedad? ¿Conversión? ¿Retargeting (para recuperar a los visitantes de tu sitio que no se han inscrito)?
• Segmentar tu audiencia según los criterios de segmentación de cada plataforma publicitaria: criterios sociodemográficos, geográficos y de comportamiento (seguidores de tu página en redes sociales, visitantes de tu sitio web...).
• Utilizar las funcionalidades de audiencias personalizadas o similares, que te permiten capitalizar en el perfil de quienes ya están inscritos en tu evento.

2 - Desarrolla una estrategia de marketing con influencers

El marketing de influencia es un medio fantástico para promover tu evento. Multiplica el alcance de tu comunicación aprovechando el afecto generado por las relaciones parasociales que los influencers desarrollan con sus audiencias.

Las tácticas eficaces:

• Apuntar preferentemente a los micro y nanoinfluencers de tu sector de actividad. Requieren menos presupuesto y generan más engagement en su comunidad, lo que supone más resultados potenciales para promover tu evento.
• Compartir la propuesta de valor del evento con los influencers sin coartar su libertad creativa. Deben promoverlo de la manera más auténtica posible respecto a su línea editorial habitual.

¿Cómo medir el éxito de tu promoción del evento?

Una vez construido tu plan de promoción del evento, dedica tiempo a crear un cuadro de mando que mida el rendimiento de tu estrategia. Te permitirá saber qué ha funcionado bien y qué menos, para hacerlo mejor la próxima vez si es necesario.

Para ello, realiza un seguimiento de KPI precisos, vinculados a los objetivos de tu promoción, para medir su impacto.

Pueden ser:

• KPI vinculados a la conversión: número total de inscripciones o tasa de conversión por canal. Por ejemplo, el porcentaje de visitantes del sitio que se inscribieron a través de tu landing page.
• KPI vinculados a la visibilidad del evento: alcance y engagement en redes sociales, tasa de apertura y de clic en los emails, tráfico en el sitio web del evento, menciones del evento en prensa o en redes sociales...

Para profundizar en el tema, consulta nuestro artículo sobre los KPI de comunicación de eventos.

Elige bien las herramientas para hacer un seguimiento eficaz de estas métricas. Google Analytics te permite medir el tráfico, las herramientas de social media tu rendimiento en redes sociales, una herramienta de monitorización la cobertura mediática del evento...

Realiza también un análisis en frío al concluir tu campaña de promoción. ¿Qué canales han convertido mejor? ¿Qué contenidos han generado más visibilidad y engagement? ¿Qué momentos de la campaña han sido los más generadores de resultados? ¿Cuál es el retorno de la inversión de tu campaña promocional?

Por último, no dudes en recoger feedback de tus propios invitados. Envía una encuesta de satisfacción a cada persona que asistió al evento y pregúntales cómo se enteraron de él. El objetivo: obtener insights que analizar internamente para promover tu próximo evento de manera aún más eficaz.

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