Uno de los objetivos de los eventos es atraer la atención sobre la marca. En este artículo sobre los eventos con fines de comunicación y notoriedad, te presentamos los KPI relevantes para medir su éxito.
Ya sea un lanzamiento de producto, la presentación de una nueva oferta, una celebración especial de empresa o eventos con clientes, tu evento tiene finalidades relacionadas con el marketing.
Se distinguen dos tipos de eventos:
- Los que celebran una ocasión única: buscan acercar emocionalmente a los asistentes a la marca (o al proyecto) y crear un vínculo. Además, también se busca que los medios se interesen por la empresa y la promocionen.
Por ejemplo, la celebración de un aniversario de empresa, la colocación de la primera piedra, una inauguración, etc. - Los que tienen un objetivo comercial: aquí se busca activar a los asistentes, convencerlos y convertirlos a la causa de la empresa.
Por ejemplo: eventos con clientes, lanzamiento de productos, roadshow comercial, presentación de prensa, etc.
Para definir tus KPI, es imprescindible referirte de forma rigurosa a los objetivos de tu evento. Este tema debe abordarse desde la fase de diseño (y no después del evento).
Coordínate con las distintas partes interesadas: dirección comercial, responsable de marketing, responsable de medios y prensa, y responsable de comunicación, para alinear los objetivos antes del evento.
Este artículo te ofrece algunas ideas de indicadores que te permitirán medir el éxito o el fracaso de tu evento:
💸 KPI e indicadores comerciales
Si tu evento tiene sobre todo una finalidad comercial (especialmente en eventos B2B), deberás medir su impacto en términos de creación de oportunidades, nuevos contactos o alianzas iniciadas.
Para que esto funcione, puede ser necesario sincronizar cierta información clave de tu CRM (salesforce, pipedrive, etc.) con tu software de gestión de eventos (Digitevent, por supuesto). Así podrás medir el impacto de tu evento en tu negocio y hacerte una idea aproximada de su ROI.
Puedes basarte en algunos indicadores como:
Ingresos generados por el evento = (número de negocios abiertos x valor medio de los negocios x tasa de conversión de los negocios)
Coste por lead conseguido = ingresos estimados generados por el evento / coste total del evento.
Estos indicadores te permitirán determinar un Retorno de la Inversión en Eventos (ROI de eventos). Este análisis puramente factual es el más directo y te permitirá hacer un cálculo rápido de la rentabilidad de tu evento, para ayudarte a llevar a cabo futuras acciones de marketing optimizadas.
Evidentemente, este cálculo está subestimado, ya que no tiene en cuenta el impacto en notoriedad y confianza: repercusiones mediáticas, sociales y comerciales a medio plazo.
👋 KPI e indicadores de participación
La participación (la asistencia) es una métrica importante sea cual sea tu evento. Como prueba de la eficacia de tus campañas de comunicación en torno a él, la tasa de asistencia (tanto en eventos online como presenciales) puede calcularse así:
Tasa de asistencia = (número de asistentes presentes en el evento / número de invitados) x100
Puedes comparar esta tasa de asistencia con tus objetivos o simplemente con tus eventos anteriores, para evaluar tu progreso.
Este cálculo se aproxima a los famosos "no-show", los invitados que confirman su participación pero no se presentan el día del evento y, por lo tanto, no se consideran visitantes ni participantes del evento.
Tasa de no-show = (número de asistentes no acreditados entre los confirmados / número de confirmados) x100
Para recopilar estos datos, utiliza nuestra aplicación de check-in para tablets y smartphones durante tus eventos, y así tener visibilidad en tiempo real (hora de llegada, informes, etc.) sobre la llegada de tus invitados. Los análisis posteriores de estos datos también son muy valiosos y no deben subestimarse.
La tasa de participación te dará una medida de la relevancia del tema y de la adecuación de la promesa del evento con respecto al público objetivo. Este indicador no permite por sí solo determinar si el evento ha sido un éxito, pero sí si tiene potencial.
😀 KPI de satisfacción de los asistentes
- Net Promoter Score:
El Net Promoter Score (o NPS) es un indicador del nivel de satisfacción global de tu evento. Esta herramienta se usa ampliamente en el sector de eventos y es un indicador de análisis muy conocido, uno de los principales cuando se trata de satisfacción (de clientes o de empleados).
De forma habitual:
Net Promoter Score = (tasa de promotores - tasa de detractores) x100
Ten en cuenta que las respuestas intermedias (pasivas) quedan excluidas del NPS y se consideran no relevantes.
Para calcular el NPS, realiza una encuesta después del evento. Puedes enviar una campaña de email con una encuesta de satisfacción directamente desde la herramienta Digitevent.
Si prefieres recopilar esta información directamente durante tu evento, haz que tus invitados rellenen estos cuestionarios gracias a tablets (con quiz integrados) y recurre a una agencia de azafatas y azafatos de eventos.
Después del evento, es habitual (pero crucial) dar a tus asistentes un cuestionario de satisfacción. Te resulta muy útil, sobre todo para calcular varios indicadores clave: ¿tu evento generó emoción? ¿Mejoró la imagen de tu marca? ¿Ayudó a que tus clientes potenciales entendieran mejor tu producto?
2. Encuesta cualitativa:
Este tipo de encuesta no tiene que ser respondida por todo el mundo. A veces es mejor dedicar tiempo a una conversación en profundidad con 10 promotores y 10 detractores que a un cuestionario tedioso y difícil de interpretar.
📣 KPI e indicadores de notoriedad
- Repercusión en prensa:
La prensa (papel, TV o web) es una de las principales palancas para que se hable de ti (y de tu evento).
Si invitas a periodistas, asegúrate de hacer un seguimiento con ellos de la repercusión de su visita. Para ello, es imprescindible preparar un dossier de prensa destinado a ellos.
En cuanto a la prensa online o los influencers (blogs, etc.), mide tus backlinks para localizar los artículos de prensa que mencionan tu empresa o el evento (a través de Ahrefs, Google Search Console, SEMrush, etc.). También puedes pedirles que redacten contenido que mencione tu empresa, o crearlo tú mismo para un efecto aún mejor.
Puedes rastrear el origen de todos los artículos y menciones de tu sitio pidiendo a los influencers o a los responsables de prensa que incluyan UTM en sus enlaces hacia tu sitio.
Esta repercusión en prensa aumenta tu notoriedad en los medios, pero también tu reputación online y tu puntuación SEO.
Para medir el impacto, puede ser buena idea usar enlaces de conversión propios del evento (por ejemplo: un código promocional específico o una URL de destino concreta).
- Número de seguidores en redes sociales:
Tus redes sociales probablemente ya son uno de tus medios de comunicación con tus distintas audiencias.
Tu número de seguidores es uno de los indicadores evidentes a medir para conocer el efecto de tu evento en la notoriedad de tu empresa.
Crecimiento de seguidores = ((número de seguidores 1 semana después del evento - número de seguidores 1 mes antes del evento) / número de seguidores 1 mes antes del evento) x100
También puedes hacer un seguimiento de las menciones, los compartidos y las visualizaciones de tus publicaciones en redes sociales. Para maximizar estos resultados, crea formas de generar la participación de la audiencia durante el evento, como hashtags específicos para tu evento. Esto te permitirá ir más allá del simple cálculo del incremento de seguidores.
- Tráfico hacia tu sitio web:
Cuando se conoce el nombre de una empresa, el primer impulso de un cliente potencial es buscarlo en Google.
Evidentemente, si eres una marca B2C que organiza un evento de alcance limitado, este indicador quizás no sea relevante (porque el evento puede ser marginal dentro de tu volumen global).
¡Si ves que tu tráfico de Google Analytics se dispara durante tu evento, probablemente hayas aumentado tu notoriedad!
Aumento del tráfico web = (evolución del tráfico después del evento / antes del evento) x100
Conclusión
El interés de medir todos estos KPI también está en tener informes, mejorar en las próximas ediciones y contar con argumentos para defender tu estrategia de eventos. Digitevent proporciona un panel en tiempo real de tu evento, lo que te permite tener un enfoque basado en datos de tu estrategia de eventos.
Sé creativo y ten en cuenta que este artículo contiene una lista no exhaustiva de métricas. Lo esencial es adaptar tus dashboards a tu sector. No seas demasiado perfeccionista, lo mejor es enemigo de lo bueno. Lo peor sería olvidarte de medir el rendimiento: encontrar el indicador perfecto puede llevar tiempo :)
