Las ferias B2B y los foros, congresos y conferencias son de los eventos más difíciles de evaluar en cuanto a su éxito, tanto por el número de asistentes (en formato virtual como presencial) como por el número de intercambios e interacciones durante el evento, un dato complicado de medir.

Los clientes de los organizadores de ferias tienen un doble objetivo: por un lado, conocer las novedades del mercado (obtener información) y, por otro, cerrar nuevos acuerdos con empresas partner y clientes potenciales, aumentando al mismo tiempo la notoriedad de su marca.

El objetivo de resultados para los organizadores de ferias y encuentros B2B es, por tanto, múltiple:

  • Generar ingresos
  • Crear networking entre los diferentes participantes, para que encuentren valor añadido y vuelvan cada año (fidelización de clientes)
  • Garantizar la notoriedad de la feria
  • Satisfacer a las partes interesadas (expositores, partners, asistentes)

Por supuesto, es importante pensar en la estrategia global de tu evento, desde el marketing hasta la logística, pasando por la comunicación y sus contenidos.


Generar ingresos

En todos los apartados relacionados con las ventas (que detallaremos más adelante), conviene realizar un análisis sobre los ingresos y el margen.

Para ello, te proponemos varios ejemplos de métricas generales y, después, KPI por apartado, más específicos para los resultados relevantes en cada uno de ellos:

Los KPI generales de los apartados de generación de ingresos de una feria B2B:

  • Tasa de crecimiento respecto a las ediciones anteriores:
    (Ingresos generados por la venta de estands (apartado n.º 1) del año N / Ingresos generados por ese mismo apartado en el año N-1) x100

  • Parte del apartado en el total de ingresos generados:
    (Ingresos del apartado / Ingresos totales de la feria) x100

  • Los ingresos obtenidos respecto a los objetivos iniciales: para comparar los ingresos con un objetivo, primero hay que definir ese objetivo :)
    (Ingresos del apartado / Objetivo previsto del apartado) x100

Evidentemente, habrá que preparar un archivo Excel (o, mejor aún, un Drive compartido) para hacer seguimiento de estos KPI antes del evento, con el fin de ser “data driven” y de poder hacer un balance eficaz y objetivo.

1. Generar ingresos mediante la venta de estands para expositores

Para medir la eficacia de este objetivo como empresa organizadora de la feria, puedes utilizar uno de los siguientes indicadores:

  • Tasa de ocupación:
    (N.º de estands vendidos / N.º total de estands a la venta) x100. Realiza los cálculos en volumen y en valor.
  • Tasa de renovación de expositores:
    (Número de nuevos expositores / Número total de expositores en la feria) x100

No dudes en hacer “upselling” de tus estands para generar ingresos adicionales: ofrece una opción de moqueta, wifi premium, máquinas de café disponibles, un servicio de personal de recepción y azafatas. Cuanto mayor sea la calidad y el rendimiento de lo que ofrezcas, más fácil será vender tus upsells.

Puedes inspirarte en las técnicas de yield management y en técnicas de pricing del sector hotelero (o de las aerolíneas). Se han escrito numerosos artículos sobre yield management que pueden ayudarte con estos temas de optimización, aquí tienes uno que resume bien la idea.

2. Generar ingresos mediante el patrocinio

El objetivo es conseguir que uno o varios sponsors patrocinen el evento y poner en valor la notoriedad que aporta al sponsor la visibilidad de su marca (en resumen, un intercambio de visibilidad / marketing digital a cambio de una remuneración).

Con esta idea en mente, hay que crear un pack de sponsor eficaz y encontrar el sponsor adecuado cuyo departamento de marketing se beneficie realmente de una colaboración en la que todos ganan para llegar a sus clientes potenciales.

No dudes en ponerte en contacto con tus sponsors para entender mejor sus motivaciones (notoriedad, leads, rendimiento, promoción de contenido, promoción de una oferta concreta, etc.) y su clientela objetivo. Como harías con clientes normales.

Encuentra sponsors en sitios como Sponsor My Event y crea packs de sponsor asociados a estos objetivos y a estos públicos objetivo.

El patrocinio no tiene por qué limitarse a un intercambio de visibilidad a cambio de una remuneración. No dudes en ser creativo a la hora de estructurar tus colaboraciones (por ejemplo, una simple publicación en LinkedIn puede aportarte visibilidad).

Ten en cuenta que cuantos más sponsors haya, menos visibilidad tendrá cada uno de ellos. Procura, por tanto, no “saturar” tu evento.

Determina un número máximo de sponsors (según tu número de asistentes) para no restar valor a tu patrocinio.

Una vez hecho esto, se pueden medir varios elementos clave para garantizar que el patrocinio funciona bien y que tus partners estarán satisfechos con el negocio que les aportas:

  • Tasa de exposición por sponsor:
    (Audiencia expuesta a la vista del sponsor / Audiencia total) x100
  • Cuota de sponsors:
    (Número de sponsors / Número máximo de sponsors) x100
  • Cuota de ingresos:
    (Ingresos de patrocinio actuales / Ingresos de patrocinio máximos) x100
  • Tasa de renovación de sponsors:
    (Sponsors presentes este año que también lo eran en N-1 / Total de sponsors) x100

Por último, igual que con los estands, también puedes utilizar estrategias de upsell en tu patrocinio: ofrece acceso a una sala VIP de pago, un breve vídeo patrocinado al inicio de tu evento, un banner publicitario en las comunicaciones de la feria (correos, revista, folletos, etc.). Las posibilidades son (casi) ilimitadas.

3. Generar ingresos mediante los servicios de restauración

El ejemplo por excelencia es el de la restauración durante una feria presencial: puedes ofrecer un servicio de restauración adicional.

Aquí también puedes establecer una colaboración, por ejemplo haciendo venir a un chef con estrella, que verá crecer su notoriedad, mientras que tus asistentes tendrán ganas de probar el servicio.

En este caso, el KPI del éxito del servicio de catering es bastante sencillo de medir: cuenta el número de platos vacíos. :)

4. Generar ingresos mediante subeventos dentro del evento

También puedes organizar una velada privada al margen del evento principal. Es la ocasión perfecta para seleccionar a un público concreto y crear un ambiente distendido, propicio para generar vínculos informales entre los asistentes.

Monetiza este evento enviando invitaciones exclusivas a tus asistentes más destacados, o a aquellos cuyo objetivo principal es hacer networking con las personalidades importantes de tu evento.

Para gestionar inscripciones y check-in complejos, como el acceso a una sala VIP, Digitevent ha diseñado una solución específica para los organizadores de ferias, foros y encuentros profesionales.

Para medir el éxito de estos subeventos:

(Número de plazas de sala VIP vendidas / Número máximo de plazas) x100

Es importante cuidar bien esta experiencia adicional en todos sus aspectos: bar, música y ambiente cálido, espacios de conversación y espacios de encuentro, etc.

5. Utilizar una aplicación de captación de leads para expositores

Puedes vender a tus asistentes el acceso a la app de escaneo de credenciales. Esta permite, con un simple escaneo del código QR de la credencial de un asistente, registrar automáticamente sus datos y poder consultarlos más adelante.

Mide el éxito de esta aplicación observando simplemente si los expositores escanean sus códigos QR entre ellos, o midiendo el éxito de las ventas de esta funcionalidad.

6. Organizar un trofeo y una entrega de premios

Las entregas de premios son una excelente forma de generar ingresos: de hecho, los asistentes de tu feria pueden competir entre sí por distintos premios (y por el orgullo de mostrar ese premio en sus sitios web o redes sociales, lo que de paso hace publicidad de tu feria).

Además, según la envergadura de tu feria, los premios asociados a ella serán cada vez más reconocidos. Por lo tanto, es muy probable que tus expositores estén dispuestos a pagar para participar.

Estas entregas de premios pueden generar contenido interesante para tus empresas clientas: también podrías plantearte venderles este contenido en formato de replay de la entrega de premios.

También puedes monetizar ciertas exclusivas, como la posibilidad de repartir goodies durante el evento.

Crear networking entre los asistentes

Como el objetivo es generar el máximo número de intercambios y de networking entre los asistentes, algunos indicadores clave marcarán la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu evento (sobre todo en B2B).

  • Tasa de reuniones por asistente:
    (Número de reuniones conseguidas / Número de asistentes)

Esta tasa es importante, porque cuanto más alta sea, más útil y fácil de usar habrá resultado tu funcionalidad de concertación de reuniones, y más valor habrá aportado a tus asistentes.

Por el contrario, cuanto más baja sea esta tasa, más decepcionante será la experiencia para tus asistentes y más probable será que terminen sintiéndose frustrados.

Gracias a Digitevent, puedes calcular este número medio de relaciones creadas tanto en un evento virtual como en un evento presencial.

  • Tasa de aceptación de solicitudes de reunión:
    (Número de reuniones aceptadas / Número de reuniones propuestas) x100

  • Tasa de no-show:
    (Número de no-shows / Número de inscritos) x100

No olvides que puedes monetizar todas estas funcionalidades de reuniones y matchmaking ante tus expositores o tus sponsors, como ya hemos visto antes con la idea de crear varios packs de sponsor.

De hecho, nuestra herramienta de networking te permite generar salas virtuales para cada reunión, mientras que un directorio de fotos inteligente permite a tus invitados concertar reuniones con otros asistentes. Por último, nuestra interfaz Live Event permite filtrar los tipos de actividades y destacar a los distintos sponsors del evento.

Después del evento, envía una encuesta de satisfacción sobre la calidad percibida de las reuniones que has propuesto durante tu feria o conferencia.

Garantizar la notoriedad de la feria

Evidentemente, cuanto más reconocida sea una feria o una conferencia, menos esfuerzo habrá que hacer para encontrar expositores, que se apresurarán a reservar el mejor estand en cuanto se abra el formulario de participación.

Para garantizar la notoriedad de tu evento, te recomendamos recurrir a una agencia de comunicación que haga crecer tu notoriedad entre tu público objetivo.

Para medir tus objetivos de notoriedad, te recomendamos fijarte objetivos realistas de antemano, como que el X % de tus asistentes te sigan en redes sociales.

Después del evento, podrás comparar tus cifras con los objetivos establecidos antes de este y extraer las conclusiones pertinentes (¿notoriedad insuficiente, aportación de valor demasiado baja? ¿O, por el contrario, previsiones superadas, excelente satisfacción del cliente?).

Herramientas como mention.com te ayudarán a medir el número de menciones obtenidas de tu sitio web, y en particular la repercusión en prensa de tu feria o conferencia B2B.

Satisfacción global de la experiencia

Después del evento, es clave recoger la opinión de todas las partes interesadas para mantener un proceso de mejora continua en cada edición de tu feria.

Para tus formularios de satisfacción post-evento, te recomendamos utilizar las conocidas escalas estadísticas de Likert, que te darán una visión más clara de la satisfacción global de tus asistentes.

Al redactar tu cuestionario, no olvides dirigirte a cada tipología: tus expositores, tus sponsors, tus asistentes. Por lo tanto, tendrás que redactar tres cuestionarios de satisfacción diferentes.

Si quieres hacer las cosas bien, no dudes en hacer una quincena de llamadas con varios asistentes, sponsors y expositores para obtener feedback sobre la feria en una conversación telefónica en directo.

Tus expositores son el corazón de tu feria B2B. Al ser tanto tu principal fuente de ingresos como quienes aportarán todo el contenido y las novedades a tu feria, debes satisfacerlos a toda costa para que tu feria (o tu conferencia) sea un éxito.

Para ello, como ya hemos dicho, ofréceles una idea precisa de quién asistirá a tu evento (número, demografía, nivel jerárquico, etc.) para tener la mayor visibilidad posible.

Para medir la satisfacción de los expositores de tu feria, te proponemos un indicador sencillo: la tasa de retención. Este indicador parte del principio de que si un expositor quiere volver a trabajar contigo el año que viene, es porque ha quedado satisfecho.

  • Tasa de renovación de expositores:
    (Número de expositores actuales que también estaban en N-1 / Número total de expositores) x100

Conclusión

Si eres organizador de conferencias o de ferias B2B, podrías crear un panel que incluyera el conjunto de estos KPI para tener un seguimiento en tiempo real del avance de los distintos aspectos de tu evento. El panel en tiempo real de Digitevent puede ser una base sólida para la medición de información relevante, para eventos data-driven de forma nativa.

De esta manera, tendrás la máxima visibilidad y podrás anticipar con precisión tu adelanto (o tu retraso) respecto a tus objetivos.

¿Quieres organizar una feria o una conferencia B2B en los próximos meses? Habla con un jefe de proyecto de Digitevent, que te ayudará con mucho gusto a conocer las posibilidades técnicas de tu proyecto.