Las ferias B2B, los foros, congresos y conferencias son eventos cuyo éxito resulta difícil de evaluar, tanto por el volumen de participantes (en formato virtual o presencial) como por la cantidad de intercambios e interacciones que tienen lugar durante el evento, un dato complicado de medir.

Los clientes de los organizadores de ferias tienen un doble objetivo: por un lado, conocer las novedades del mercado (adquirir información) y, por otro, cerrar nuevos acuerdos con empresas asociadas y prospectos, al tiempo que aumentan el reconocimiento de su marca.

El objetivo de resultados para los organizadores de ferias y encuentros B2B es, por tanto, múltiple:

  • Generar ingresos
  • Crear networking entre los distintos participantes para que encuentren valor añadido y regresen cada año (fidelización de clientes)
  • Asegurar el reconocimiento de la feria
  • Satisfacer a todas las partes implicadas (expositores, socios, participantes)

Es fundamental pensar en la estrategia global de tu evento, desde el marketing hasta la logística, pasando por la comunicación y sus contenidos.

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Generar ingresos**

En todos los apartados relacionados con las ventas (que detallaremos a continuación), conviene realizar un análisis de ingresos y márgenes.

Para ello, te proponemos varios ejemplos de métricas generales y luego KPI por apartado, más específicos de los resultados relevantes en cada uno:

Los KPI generales de los apartados de generación de ingresos de una feria B2B:

  • Tasa de crecimiento respecto a ediciones anteriores:

(Ingresos generados por la venta de stands (apartado n.º 1) del año N / Ingresos generados por ese mismo apartado en N-1) x100

  • Peso del apartado en el total de ingresos generados:

(Ingresos del apartado / Ingresos totales de la feria) x100

  • Los ingresos obtenidos respecto a los objetivos iniciales: para comparar los ingresos con un objetivo, primero hay que definir ese objetivo :)

(Ingresos del apartado / Objetivo previsional del apartado) x100

Obviamente, habrá que preparar un archivo Excel (o, mejor aún, un Drive compartido) para hacer el seguimiento de estos KPI antes del evento, con el fin de ser "data driven" y poder hacer un balance eficaz y objetivo.

1. Generar ingresos mediante la venta de stands para expositores

Para medir la eficacia de este objetivo como empresa organizadora de ferias, puedes usar alguno de los siguientes indicadores:

  • Tasa de ocupación:

(N.º de stands vendidos / N.º total de stands a vender) x100. Realiza los cálculos en volumen y en valor.

  • Tasa de renovación de expositores:

(Número de nuevos expositores / Número total de expositores en la feria) x100

No dudes en hacer "upsell" en tus stands para generar ingresos adicionales: ofrece una opción de moqueta, wifi premium, máquinas de café, un servicio de azafatos y azafatas... Cuanto mayor sea la calidad y el rendimiento de lo que ofreces, más fácil será vender tus upsells.

Puedes inspirarte en las técnicas de yield management y en estrategias de pricing del sector hotelero (o de las aerolíneas). Hay muchos artículos sobre yield management que pueden darte ideas para optimizar estos aspectos; aquí tienes uno que resume bien la idea.

2. Generar ingresos mediante el patrocinio

El objetivo es conseguir que uno o varios patrocinadores financien el evento y valorar el aumento de notoriedad que obtienen gracias a la visibilidad de su marca (en definitiva, un intercambio de visibilidad y marketing digital a cambio de remuneración).

Para ello, hay que crear un pack de patrocinio eficaz y encontrar al patrocinador adecuado cuyo departamento de marketing se beneficie realmente de una colaboración de beneficio mutuo para llegar a sus prospectos.

No dudes en contactar con tus patrocinadores para entender mejor sus motivaciones (notoriedad, leads, rendimiento, promoción de contenido, promoción de una oferta específica...) y su público objetivo, igual que harías con cualquier cliente.

Encuentra patrocinadores en sitios como Sponsor My Event y crea packs de patrocinio vinculados a esos objetivos y a esas audiencias objetivo.

El patrocinio no se limita necesariamente a un intercambio de visibilidad por dinero. Sé creativo en la estructuración de tus colaboraciones (por ejemplo, un simple post en LinkedIn puede darte mucha visibilidad).

Ten en cuenta que cuantos más patrocinadores haya, menos visibilidad tendrá cada uno. Cuida de no "saturar" tu evento.

Define un número máximo de patrocinadores (según tu número de participantes) para no devaluar el patrocinio.

Una vez hecho esto, varios elementos clave pueden medirse para garantizar que el patrocinio funciona bien y que tus socios estarán satisfechos con el negocio que les aportas:

  • Tasa de exposición por patrocinador:

(Audiencia expuesta al patrocinador / Audiencia total) x100

  • Cuota de patrocinadores:

(Número de patrocinadores / Número máximo de patrocinadores) x100

  • Cuota de ingresos:

(Ingresos de patrocinio actuales / Ingresos de patrocinio máximos) x100

  • Tasa de renovación de patrocinadores:

(Patrocinadores presentes este año que también lo eran en N-1 / Total de patrocinadores) x100

Por último, al igual que con los stands, también puedes aplicar estrategias de upsell en tu patrocinio: ofrece acceso a una zona VIP de pago, un vídeo corto patrocinado al inicio de tu evento, un banner publicitario en las comunicaciones de la feria (emails, revista, folletos...). Las posibilidades son (casi) ilimitadas.

3. Generar ingresos mediante los servicios de restauración

El ejemplo más claro es el de la restauración en una feria presencial: puedes ofrecer un servicio de catering complementario.

Aquí también puedes establecer una colaboración, por ejemplo invitando a un chef con estrella Michelin: este verá crecer su notoriedad y tus participantes tendrán ganas de probar el servicio.

En este caso, el KPI del éxito del catering es bastante sencillo de medir: ¡cuenta el número de platos vacíos! :)

4. Generar ingresos mediante sub-eventos dentro del evento

También puedes organizar una velada privada al margen del evento principal. Es una oportunidad perfecta para seleccionar a los asistentes más destacados y crear un ambiente distendido que favorezca el contacto informal entre participantes.

Monetiza este evento enviando invitaciones reservadas a tus participantes más reconocidos, o a aquellos cuyo objetivo principal es hacer networking con las figuras clave de tu evento.

Para gestionar inscripciones y check-in complejos, como el acceso a una zona VIP, Digitevent ha diseñado una solución específica para organizadores de ferias, foros y encuentros profesionales.

Para medir el éxito de estos sub-eventos:

(Número de plazas de zona VIP vendidas / Número máximo de plazas) x100

Es importante cuidar al máximo esta experiencia adicional en todos sus aspectos: bar, música y ambiente acogedor, espacios de debate y de encuentro...

5. Usar una aplicación de captación de leads para expositores

Puedes vender a tus participantes el acceso a la App de escaneo de credencial. Esta permite, con un simple escaneo del QR Code en la credencial de un participante, registrar automáticamente sus datos y recuperarlos a posteriori.

Mide el éxito de esta aplicación observando si los expositores escanean sus QR Codes mutuamente, o midiendo las ventas de esta funcionalidad.

6. Organizar un trofeo y una entrega de premios

Las entregas de premios son una excelente forma de generar ingresos: los participantes de tu feria pueden competir entre sí por distintos galardones (y la satisfacción de lucir ese premio en sus sitios web y redes sociales, haciendo publicidad de tu feria de paso).

Además, cuanto mayor sea el alcance de tu feria, más reconocidos serán los premios asociados. Es muy probable que tus expositores estén dispuestos a pagar para participar en la competición.

Estas entregas de premios pueden generar contenido valioso para tus empresas clientes: también podrías plantearte venderles los replays de las ceremonias de premiación.

Asimismo, puedes monetizar ciertas exclusividades, como la posibilidad de distribuir goodies durante el evento.

Crear [networking]() entre los participantes

El objetivo es generar el máximo de intercambios y networking entre los participantes. Ciertos indicadores clave marcarán la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu evento, especialmente en B2B.

  • Tasa de reuniones por participante:

(Número de reuniones obtenidas / Número de participantes)

Este indicador es importante: cuanto más alto sea, más útil, fácil de usar y valiosa habrá resultado tu funcionalidad de gestión de citas para los participantes.

A la inversa, cuanto más bajo sea, más decepcionante habrá sido la experiencia para tus participantes y mayor será la probabilidad de que salgan frustrados.

Con Digitevent, puedes calcular este número medio de conexiones creadas tanto en un evento virtual como en uno presencial.

  • Tasa de aceptación de solicitudes de reunión:

(Número de reuniones aceptadas / Número de reuniones propuestas) x100

  • Tasa de no-show:

(Número de no-show / Número de inscritos) x100

No olvides que puedes monetizar todas estas funcionalidades de citas y matchmaking ante tus expositores o patrocinadores, como hemos visto antes al hablar de la creación de distintos packs de patrocinio.

Nuestra herramienta de networking te permite generar salas virtuales para cada reunión, mientras que un directorio inteligente de participantes permite a tus invitados concertar citas con otros asistentes. Además, nuestra interfaz Live Event permite filtrar los tipos de actividades y destacar a los distintos patrocinadores del evento.

Tras el evento, envía una encuesta de satisfacción sobre la calidad percibida de las reuniones que ofreciste durante tu feria o conferencia.

Asegurar el reconocimiento de la feria

Cuanto más reconocida sea una feria o conferencia, menos esfuerzo habrá que hacer para encontrar expositores, que se apresurarán a reservar el mejor stand en cuanto se abra el formulario de participación.

Para asegurar el reconocimiento de tu evento, te recomendamos contar con una agencia de comunicación que haga crecer tu notoriedad entre tus públicos objetivo.

Para medir tus objetivos de notoriedad, te aconsejamos fijar metas realistas de antemano, como que el X% de tus participantes te sigan en redes sociales.

Después del evento, podrás comparar tus cifras con los objetivos establecidos antes del evento y sacar las conclusiones oportunas (¿notoriedad insuficiente, aportación de valor demasiado escasa? ¿O, al contrario, previsiones superadas y excelente satisfacción del cliente?).

Herramientas como mention.com te ayudarán a medir el número de menciones de tu sitio web, y en particular la repercusión en prensa de tu feria o conferencia B2B.

Satisfacción global de la experiencia

Tras el evento, es clave recoger la opinión de todas las partes implicadas para estar en un proceso de mejora continua en cada edición de tu feria.

Para tus formularios de satisfacción post-evento, te recomendamos usar las conocidas escalas estadísticas de Likert, que te darán una visión más clara de la satisfacción global de tus participantes.

Al redactar tu cuestionario, no olvides dirigirte a cada tipología: tus expositores, tus patrocinadores y tus participantes. Necesitarás redactar... ¡tres cuestionarios de satisfacción diferentes!

Si quieres hacer las cosas bien, no dudes en hacer una quincena de llamadas con varios participantes, patrocinadores y expositores para obtener feedback directo sobre la feria en una conversación telefónica en tiempo real.

Los expositores son el corazón de tu feria B2B. Son a la vez tu principal fuente de ingresos y quienes aportarán todo el contenido y las novedades a tu feria, así que debes satisfacerlos a toda costa para que tu feria (o conferencia) sea un éxito.

Para ello, como hemos dicho, proporcionales una idea precisa de quién asistirá a tu evento (número, demografía, nivel jerárquico...) para que tengan la máxima visibilidad posible.

Para medir la satisfacción de los expositores de tu feria, te proponemos un indicador sencillo: la tasa de retención. Este indicador parte de la premisa de que si un expositor quiere repetir contigo el año próximo, es porque ha quedado satisfecho.

  • Tasa de renovación de expositores:

(Número de expositores actuales que también estuvieron en N-1 / Número total de expositores) x100

Conclusión

Si eres organizador de conferencias o ferias B2B, puedes crear un panel de control que incluya todos estos KPI para hacer un seguimiento en tiempo real del avance de los distintos aspectos de tu evento. El panel de control en tiempo real de Digitevent puede ser una base sólida para medir información relevante en eventos nativamente data-driven.

De este modo, tendrás la máxima visibilidad y podrás anticipar con precisión tu avance (o tu retraso) respecto a tus objetivos.

¿Quieres organizar una feria o conferencia B2B en los próximos meses? Habla con un jefe de proyecto de Digitevent que te ayudará encantado a mostrarte las posibilidades técnicas de tu proyecto.