¿Sabías que solo el 56 % de los marketers B2B utiliza los eventos presenciales como canal en su estrategia de marketing (Forbes)? Una cifra bastante baja, si tenemos en cuenta lo mucho que les gusta a los decisores B2B el networking y los encuentros profesionales en directo.

Hay que decirlo: los eventos B2B son una palanca prometedora, aunque a menudo infrautilizada. ¿La razón? El miedo a dedicarles demasiado tiempo para obtener muy pocos resultados de negocio.

En esta guía completa te desvelamos todos los pasos y claves del éxito para convertir los eventos en un motor de crecimiento y notoriedad para tu empresa. Todo ello sin volverte loco.

Por qué incluir una estrategia de eventos en tu plan de marketing B2B

Todavía son pocas las empresas B2B que apuestan por el marketing de eventos para llegar a sus audiencias, y suelen priorizar otras palancas como el marketing de contenidos, la publicidad o la participación en eventos organizados por otras entidades.

Sin embargo, los eventos B2B tienen mucho que ofrecer a una estrategia de marketing.

Gracias a un evento business to business bien organizado, puedes:

  • Añade un toque humano a tu estrategia de marketing. Incluso en B2B, "people buy from people": tus clientes potenciales y actuales compran ante todo a personas, no a una empresa. Gracias a tus eventos, puedes generar una interacción directa con ellos y crear una relación de confianza.
  • Acelerar tu embudo de ventas. Al crear esa relación de confianza, impulsas de forma natural la generación de leads y las oportunidades comerciales. Un beneficio especialmente interesante para los ciclos de venta largos, con cuentas estratégicas. Por eso el 73 % de los decisores B2B mencionan establecer alianzas comerciales como el principal objetivo que les motiva a participar en este tipo de evento B2B (Good Firms).
  • Reforzar la relación y fidelización de tus clientes. Puedes apostar por formatos de evento dedicados a tus clientes actuales, para generar en ellos un sentimiento de pertenencia a una comunidad.
  • Mejorar tu imagen de marca. Al organizar tus propios eventos, muestras tu cultura de empresa in vivo, lo que impulsa la notoriedad de tu marca.
  • Crear contenido de marketing reutilizable. Los eventos B2B complementan tu estrategia de contenidos. Graba tus ponencias, destaca testimonios de clientes satisfechos, recopila datos sobre el terreno acerca de tus clientes potenciales y utiliza después esa información en tu plan de marketing.

Motivos de sobra para animarte, ¿verdad?

6 tipos de eventos B2B que considerar

Para organizar un evento de éxito, primero hay que saber qué formato tendrá. Aquí tienes algunas ideas de eventos que puedes plantearte para tu empresa.

Conferencias y keynotes

El 59,2 % de los organizadores de eventos B2B ofrece conferencias abiertas a su audiencia (Good Firms). Este tipo de eventos permite posicionar tu marca como líder de opinión y generar entusiasmo en torno a un tema de interés para los invitados. En formato online, las conferencias y keynotes pueden tomar la forma de webinars.

Ferias profesionales

Las ferias profesionales son mercados donde tu empresa pone en contacto a los participantes con los expositores, para crear oportunidades de negocio entre compradores y proveedores. En esta ocasión, tu marca también puede mostrar sus propios productos o servicios.

Evento de networking y speed dating profesional

Más del 91 % de los decisores mencionan el networking como el principal objetivo que les motiva (o no) a participar en un evento B2B (Good Firms). Un buen motivo para poner en marcha eventos de networking, que crean oportunidades comerciales entre los participantes y les ayudan a ampliar su red de contactos. Aquí los formatos son variados: cenas, cócteles, fiestas temáticas, meetups, etc.

Seminarios

Los seminarios representan el 52,9 % de los tipos de eventos organizados por las empresas B2B (Good Firms). Son eventos pedagógicos que buscan formar al público sobre un tema concreto. También permiten a la empresa que los organiza generar leads cualificados y dar credibilidad a su experiencia.

Talleres y formaciones

Piensa en crear este tipo de evento práctico, que permite desarrollar las competencias de tus clientes potenciales y actuales. Sobre todo si tu objetivo es fidelizar a tus clientes.

Gira de presentación de productos

Las giras no son solo para las grandes marcas conocidas por todos. Organiza una serie de eventos en los que tu marca se desplace por distintos territorios para presentar su producto y entre en contacto con su audiencia en sus diferentes zonas de influencia.

¿Evento presencial o evento digital?

Con el auge de lo digital, las marcas B2B eligen cada vez más los eventos a distancia, como los webinars o las ferias online. Aunque los costes de este tipo de eventos son sin duda menores, no siempre se adaptan a todos los objetivos.

¿Dudas entre un evento presencial o a distancia? Así es como elegir:

  • Los eventos presenciales, aunque más costosos, son ideales para los intercambios profundos y las relaciones personales.
  • Los eventos digitales son prácticos, escalables y adecuados si tienes audiencias muy dispersas geográficamente, aunque hay que cuidar bien el compromiso de tu audiencia detrás de la pantalla.
  • Los eventos híbridos son exigentes de producir, pero permiten combinar el impacto de lo presencial con el alcance ampliado de lo digital.

Ahora te toca elegir el formato que dará en el clavo con tus clientes potenciales y actuales.

5 pasos para definir tu estrategia de eventos B2B

¿Quieres poner en marcha una estrategia de eventos B2B que impulse tu crecimiento? Estos son los pasos clave que debes seguir.

Define los objetivos de tu evento

Antes de nada, se trata de alinear tu evento con la estrategia de marketing y comercial de tu organización. Tu evento debe servir a la ambición global de tu empresa: acelerar la adquisición, impulsar el upsell, dar credibilidad a una nueva oferta, etc.

Elige tus objetivos: puedes inspirarte en los beneficios que hemos presentado antes en este artículo:

  • Generación de leads
  • Aceleración de tu ciclo de ventas
  • Fidelización de clientes
  • Mejora de la reputación de tu marca
  • Evangelización de tu mercado.

Elige dos objetivos como máximo para garantizar una ejecución clara de tu estrategia.

Por último, vincula un KPI a cada objetivo, por ejemplo:

  • Para la generación de leads: el número de inscripciones, la tasa de participación, el número de leads cualificados generados, etc.
  • Para la aceleración de tu ciclo de ventas: el número de reuniones generadas tras el evento, la conversión de los leads invitados, etc.
  • Para la fidelización de clientes: la tasa de satisfacción, la tasa de recompra tras el evento, el NPS, etc.
  • Para la mejora de la notoriedad de tu marca: el número de veces que se comparte en redes sociales, el número de menciones del evento en LinkedIn, etc.

Para el 79 % de los organizadores de eventos B2B, el número de participantes es el KPI más relevante, y para el 64 % lo son las ventas generadas directa o indirectamente por el evento (Good Firms). Todo un ejemplo a seguir.

Elige el target de tu evento

El 95 % de los responsables de eventos B2B afirma que el rendimiento de su evento depende ante todo de la elección de su audiencia y de la calidad de la segmentación (Good Firms). Un buen motivo para dedicarle tiempo en serio y estudiar con precisión tu público objetivo.

Para ello, define tus buyer persona prioritarios. ¿Se trata de tus clientes actuales? ¿De tus clientes potenciales más avanzados? ¿De una audiencia todavía fría a la que hay que despertar el interés? ¿De influencers de tu
sector? ¿De posibles socios comerciales? No dudes en segmentar tus públicos, para después poder adaptar tu comunicación e incluso las dinámicas durante el propio evento.

Después, estudia el perfil de tu público objetivo (si aún no lo has hecho). Objetivo: determinar cuáles son sus expectativas en materia de eventos B2B:

  • ¿Qué temas o asuntos conectan con sus problemas actuales?
  • ¿Qué tipo de contenidos consume: casos de éxito, benchmarks, tendencias, soluciones concretas, etc.?
  • ¿Qué formatos prefiere: conferencias, talleres, mesas redondas, demos, testimonios, etc.?
  • ¿Qué limitaciones tiene en cuanto a tiempo y movilidad?
  • ¿Cuáles son sus objetivos al participar en un evento B2B: aprendizaje, descubrir tendencias, hacer networking, etc.?
  • ¿Cómo se informa sobre los eventos en los que podría participar: LinkedIn, influencers, medios profesionales, clubes sectoriales, asociaciones, etc.?

Para saberlo, puedes pedir información a otras áreas de la empresa (comercial o atención al cliente). Pero no olvides preguntar directamente a tus propios clientes qué opinan, mediante una pequeña encuesta, por ejemplo en tu newsletter. No hay nada peor que un evento que no llega a su público porque no se le ha escuchado antes.

Diseña el formato de tu evento

Ahora toca crear el concepto de tu evento B2B.

Antes de nada, define el mensaje clave que quieres transmitir a tu público, partiendo de los objetivos del evento. ¿Qué quieres que recuerden sobre tu empresa, tus productos, tus servicios?

Después, elige el formato de tu evento en función de ese mensaje y del perfil de la audiencia.

Por ejemplo:

  • Para objetivos de notoriedad o thought leadership: una conferencia, una mesa redonda, un webinar
  • Para objetivos de leadgen segmentada: un taller VIP, un desayuno de negocios, una demo privada
  • Para objetivos de fidelización de clientes: un afterwork, un seminario
  • Para objetivos de aceleración comercial: un evento de networking

Ten en cuenta adaptar la duración de tu evento a las expectativas de tu audiencia. Mientras que un desayuno o un afterwork puede durar de una a dos horas, una conferencia temática puede alargarse hasta tres horas, y un seminario para clientes muy comprometidos puede llegar a durar un día completo.

Diseña el recorrido de tus participantes (y, en su caso, de los expositores)

Es el momento de diseñar el programa de tu evento B2B.

Distribuye en el tiempo del que dispones:

  • La recepción de los participantes
  • La introducción del evento
  • Un bloque de aportación de valor
  • Un bloque de interacción con la audiencia o un momento distendido
  • El cierre del evento

Después, diseña el recorrido del participante. Pregúntate qué contenidos deben tener a su disposición los participantes para asistir a tu evento: plano del lugar, app de participantes, recorrido inmersivo, espacios de encuentro para el networking, etc.?

Si organizas una feria B2B, también tendrás que pensar en el mismo recorrido para los expositores. Para ello, define las ofertas dedicadas a ellos: las características de los espacios que les alquilas, las prestaciones técnicas y de servicio que les ofreces, las herramientas de comunicación a su disposición, etc.

Elige tus herramientas

Para simplificar la organización de tu evento B2B, y según tus objetivos, es posible que necesites herramientas específicas.

Por ejemplo:

  • Para organizar tu evento internamente: herramientas de gestión de proyectos y tareas
  • Para comunicar sobre tu evento: una herramienta de email marketing, herramientas de creación de contenido de marketing, etc.
  • Para gestionar tus inscripciones: una herramienta de venta de entradas que permita centralizar y cualificar a los invitados
  • Para medir el rendimiento de tu evento: herramientas de análisis e informes del evento, una herramienta de encuestas para enviar los cuestionarios de satisfacción tras el evento, etc.
  • Para lanzar un evento híbrido: equipo técnico y una herramienta de streaming en directo

Y para simplificarte la tarea, nada mejor que una plataforma de gestión de eventos dedicada como Digitevent. Todo lo que necesitas está ahí: crear tu sitio web del evento, gestionar tus invitaciones, tu check-in, tus credenciales y tu plataforma de inscripción. Digitevent también te permite trabajar el engagement de tus participantes, creando tus aplicaciones de participante, de expositor y de Matchmaking de eventos.


Descubre cómo te acompaña Digitevent para lograr eventos B2B de éxito.

Buenas prácticas para una estrategia de eventos B2B exitosa

Consigue el éxito de tu evento B2B, desde su planificación hasta su cierre, gracias a estas claves.

Elabora un brief de evento bien estructurado

Preparar un evento requiere casi siempre colaboración: ya sea con tu equipo, con compañeros de otras áreas, o con socios y proveedores externos.

Para facilitar esa colaboración es para lo que sirve el brief del evento. Claro y estructurado, permite dar visibilidad a todos sobre la estrategia y los detalles del evento.

Un buen brief incluye, entre otras cosas:

  • Los objetivos de tu evento
  • El público objetivo
  • El concepto y la temática
  • El presupuesto estimado
  • El lugar y las fechas
  • El programa
  • Las necesidades logísticas y técnicas
  • La estrategia de comunicación
  • Los KPI que permiten medir el éxito del evento


Para saber más sobre el tema, aprende aquí a crear un brief de evento.

Trabaja tu método de inscripción

Al lanzar tu evento, tu objetivo es maximizar las inscripciones y la asistencia de tus invitados el día del evento.

Para ello, ofrece condiciones distintas para:

  • Los primeros participantes en inscribirse al evento, según el principio del Early Bird, que ofrece tarifas ventajosas
  • Los últimos en inscribirse, para maximizar el aforo de tu evento

¿La clave? Promocionar tu evento hasta el mismo día, para obtener los mejores resultados posibles.

Elige con cuidado a tus socios y proveedores

Si organizas eventos con frecuencia, o si no cuentas internamente con todas las competencias necesarias, es recomendable recurrir a proveedores externos.

Externalizar tu estrategia de eventos B2B puede ayudarte a escalar tus eventos y ganar en calidad.

Pero para garantizar el éxito, es importante elegir bien a estos proveedores:

  • Comprueba que estén bien alineados con los valores de tu empresa, sobre todo en materia de RSC y de ecorresponsabilidad
  • Prioriza a los proveedores expertos en B2B, ya que los eventos B2B son bastante distintos de los B2C
  • Pide construir juntos la estrategia con tus proveedores externos, para asegurarte de que el evento esté alineado con la cultura y los valores de tu empresa

Sistematiza tus procesos cuanto antes

Planificar un evento totalmente "a mano" puede convertirse rápidamente en un auténtico quebradero de cabeza. Para ganar tiempo, pon en marcha plantillas y herramientas compartidas para sistematizar la organización de tus eventos B2B.

Piensa, entre otras cosas, en crear:

  • Un cronograma tipo por formato de evento
  • Plantillas de invitación, de publicaciones en LinkedIn, de emails de recordatorio
  • Checklists logísticas y fichas de producción
  • Un directorio de proveedores validados y probados

Centra tu estrategia en la experiencia del participante

Cada interacción entre tu empresa y tu público debe aportar valor a ese público, no solo a tu empresa. Para ello, debes pensar ante todo en términos de experiencia del participante.

  • Personaliza al máximo los recorridos de participantes y expositores, así como el contenido del evento, para cada uno de tus segmentos de invitados
  • Elige a los ponentes en función de la credibilidad que perciba tu público
  • Reserva momentos de interacción y de networking de calidad entre los participantes

Trabaja la comunicación antes, durante y después del evento

Una buena estrategia de eventos se apoya en una comunicación multicanal antes, durante y después del evento.

No olvides promocionar tu evento:

  • Antes, gracias a vídeos teaser, la creación de un sitio web del evento dedicado, publicaciones en redes sociales, recordatorios por email, etc.
  • Durante, con live-tweeting, grabación de vídeo, dinámicas para los participantes, etc.
  • Después, con repeticiones en vídeo, un vídeo resumen, un seguimiento comercial o nurturing, etc.

Comunicar: esa es la clave para maximizar el ROI de los eventos B2B.

3 ejemplos de empresas B2B que han hecho de los eventos una clave de su éxito

¿Necesitas inspiración? Fíjate en estas tres organizaciones que han convertido sus eventos B2B en momentos únicos para los participantes.

Business France México y el French Healthcare Day

El French Healthcare Day 2024 es un evento organizado por Business France México. Cada año, este congreso reúne a expertos del sector médico, directivos e instituciones.

En 2024, el evento tuvo lugar en Ciudad de México el 26 de noviembre, con más de 200 participantes. En el programa de este simposio: una serie de intervenciones destacadas, entre ellas la del ministro de Salud de México.

Para simplificar la gestión de su evento, Business France México se apoya en la plataforma de eventos Digitevent, que le permite:

  • Crear un recorrido de inscripción personalizado para los distintos tipos de invitados
  • Poner en marcha un sitio web del evento multilingüe
  • Gestionar fácilmente las invitaciones, los recordatorios y las confirmaciones
  • Obtener una visión general de los datos clave

La plataforma ha permitido a Business France México reducir su tasa de no-show y crear una experiencia de participante sin fricciones.

Para saber más, consulta el caso de Business France México.

HubSpot y su evento INBOUND

Cada año, el creador de software de marketing HubSpot organiza su evento INBOUND. Un evento dedicado a los profesionales del marketing digital, donde pueden tanto asistir a conferencias de expertos inspiradores como hacer networking entre ellos.

Para garantizar el éxito de su evento B2B, HubSpot pone en marcha, entre otras cosas, una comunicación impecable antes, durante y después:

  • Su sitio web destaca los grandes nombres de los ponentes y ofrece un proceso de inscripción sencillo y comprensible.
  • La marca difunde contenidos de ediciones anteriores: vídeos, contenidos creados por antiguos participantes, artículos de blog, etc.

Una organización impecable, que explica en parte el éxito de este evento convertido en referencia del sector del marketing B2B.

La feria B2B anual de Weldom

Weldom organiza cada año una feria profesional, en la que se reúnen 2000 participantes. El objetivo del evento: reforzar los lazos entre las tiendas, los proveedores y los empleados que forman parte del ecosistema de esta cadena de proximidad.

En la edición más reciente, Weldom aprovecha para lanzar el Home Index, un indicador que evalúa el impacto ambiental y social de un producto que ofrece la marca.

Para ello, Weldom necesitaba una solución que simplificara el recorrido de inscripción, el check-in y la gestión de accesos de los invitados. La empresa eligió a Digitevent como partner, lo que le permitió sistematizar estos procesos, garantizando a la vez un seguimiento óptimo del evento y de sus resultados.

Para saber más, consulta aquí el caso Weldom.

💬 La cita del experto de Digitevent:

"Organizar un evento B2B no es solo marcar una fecha en una agenda. Es una auténtica palanca para crear vínculos, dar visibilidad a tu marca y captar el interés de tu audiencia. Un evento bien pensado deja huella: inspira, conecta y sigue alimentando tu estrategia de marketing mucho después de haber tenido lugar."

Raphaël Le Doucen, Account manager en Digitevent


Como habrás comprendido, los eventos son a menudo el eslabón que falta entre el marketing digital y la relación con el cliente. Alimentan todo tu funnel, refuerzan la imagen de tu marca y permiten generar contenidos que aprovechar durante todo el año.


¿Quieres lanzar también eventos B2B de alto impacto? Digitevent te acompaña y te ayuda a automatizar las inscripciones, el control de accesos y el engagement de tus participantes de principio a fin. Descubre la plataforma de gestión de eventos que te simplifica la vida y maximiza el éxito de tus eventos.