¿Sabías que solo el 56 % de los marketers B2B utiliza los eventos presenciales como canal en su estrategia de marketing (Forbes)? Una cifra bastante baja, si tenemos en cuenta lo mucho que a los responsables de decisión B2B les gusta el networking y los encuentros profesionales en vivo.
Hay que decirlo: el marketing de eventos B2B es una palanca prometedora, y sin embargo a menudo infrautilizada. ¿La razón? El miedo a tener que dedicarle demasiado tiempo, para obtener muy pocos resultados de negocio.
En esta guía completa, te desvelamos todos los pasos y claves del éxito para convertir los eventos en un motor de crecimiento y notoriedad para tu empresa. Todo ello sin volverte loco.
Por qué incluir una estrategia de eventos en tu plan de marketing B2B
Todavía son pocas las empresas B2B que apuestan por el marketing de eventos para llegar a sus audiencias, y suelen dar prioridad a otras palancas como el marketing de contenidos, la publicidad o la participación en eventos organizados por otras entidades.
Sin embargo, el marketing de eventos B2B tiene mucho que ofrecer a una estrategia de marketing.
Gracias a un evento business to business bien organizado, puedes:
- Poner a las personas en el centro de tu estrategia de marketing. Incluso en B2B, "people buy from people": tus prospectos y clientes compran ante todo a personas, no a una empresa. Gracias a tus eventos, puedes generar una interacción directa con ellos y crear un vínculo de confianza.
- Acelerar tu embudo de ventas. Al crear esta relación de confianza, impulsas necesariamente tu generación de leads y tus oportunidades comerciales. Un beneficio especialmente interesante para los ciclos de venta largos, con cuentas estratégicas. Por eso, el 73 % de los responsables de decisión B2B citan el establecimiento de alianzas comerciales como el primer objetivo que les motiva a participar en este tipo de evento B2B (Good Firms).
- Reforzar tu relación y fidelización de clientes. Puedes apostar por formatos de evento dedicados a tus clientes actuales, para generar en ellos un sentimiento de pertenencia a una comunidad.
- Mejorar tu imagen de marca. Al organizar tus propios eventos, muestras tu cultura de empresa en vivo, para impulsar la notoriedad de tu marca.
- Crear contenido de marketing reutilizable. El marketing de eventos B2B es complementario a tu estrategia de contenidos. Graba tus conferencias, destaca testimonios de clientes satisfechos, recopila datos sobre el terreno acerca de tus clientes potenciales, y utiliza esos datos en tu plan de marketing más adelante.
Motivos de sobra para lanzarte, ¿verdad?
6 tipos de eventos B2B que considerar
Para organizar un evento de éxito, primero hay que saber qué formato tendrá. Aquí tienes algunas ideas de eventos a tener en cuenta para tu empresa.
Conferencias y keynotes
El 59,2 % de los organizadores de eventos B2B ofrece conferencias abiertas a sus audiencias (Good Firms). Este tipo de eventos permite posicionar tu marca como referente de opinión, y generar emulación en torno a un tema de interés para los invitados. En formato online, las conferencias y keynotes pueden tomar la forma de webinars.
Ferias profesionales
Las ferias profesionales son mercados donde tu empresa pone en contacto a los asistentes y los expositores, para crear oportunidades de negocio entre compradores y proveedores. En esta ocasión, tu marca también puede mostrar sus propios productos o servicios.
Evento de networking y speed dating profesional
Más del 91 % de los responsables de decisión citan el networking como el primer objetivo que les motiva (o no) a participar en un evento B2B (Good Firms). Una buena razón para lanzar eventos de networking, que crean oportunidades comerciales entre los asistentes y les ayudan a ampliar su red de contactos. Los formatos aquí son variados: cenas, cócteles, fiestas temáticas, meetups, etc.
Seminarios
Los seminarios representan el 52,9 % de los tipos de eventos organizados por las empresas B2B (Good Firms). Se trata de eventos formativos que buscan educar al público sobre un tema concreto. También permiten a la empresa organizadora generar leads cualificados y dar credibilidad a su experiencia.
Talleres y formaciones
Piensa en crear este tipo de evento práctico, que permite desarrollar las competencias de tus prospectos y clientes. Sobre todo si tu objetivo es fidelizar a tus clientes.
Gira de presentación de productos
Las giras no son solo para las grandes marcas conocidas por todos. Organiza una serie de eventos en los que tu marca se desplace por diferentes territorios para presentar su producto, y acercarse a su audiencia en sus distintas zonas de influencia.
¿Evento presencial o evento digital?
Con el auge de lo digital, las marcas B2B optan cada vez más por eventos a distancia, como los webinars o las ferias online. Aunque los costes de este tipo de eventos son necesariamente más reducidos, no siempre se adaptan a todos los objetivos.
¿Dudas entre un evento presencial o a distancia? Así es como elegir:
- Los eventos presenciales, aunque más costosos, son ideales para los intercambios profundos y las relaciones humanas.
- Los eventos digitales son prácticos, escalables, y adecuados si tienes audiencias muy dispersas geográficamente, pero ten cuidado de mantener el interés de tu audiencia frente a la pantalla.
- Los eventos híbridos son exigentes de producir, pero permiten combinar el impacto de lo presencial con el alcance ampliado de lo digital.
A ti te toca elegir el formato que dará en el clavo con tus prospectos y clientes.
5 pasos para definir tu estrategia de eventos B2B
¿Quieres lanzar una estrategia de eventos B2B que impulse tu crecimiento? Estos son los pasos clave a seguir.
Define tus objetivos de evento
En primer lugar, se trata de alinear tu evento con la estrategia de marketing y comercial de tu organización. Tu evento debe servir a la ambición global de tu empresa: acelerar la adquisición, desarrollar el upsell, dar credibilidad a una nueva oferta, etc.
Selecciona por tanto tus objetivos: puedes inspirarte en los beneficios presentados más arriba en este artículo:
- Generación de leads
- Aceleración de tu ciclo de venta
- Fidelización de clientes
- Desarrollo de la reputación de tu marca
- Evangelización de tu mercado.
Selecciona un máximo de dos objetivos para garantizar una ejecución clara de tu estrategia.
Por último, vincula a cada objetivo un KPI, por ejemplo:
- Para la generación de leads: el número de inscripciones, la tasa de participación, el número de leads cualificados generados, etc.
- Para la aceleración de tu ciclo de venta: el número de reuniones post-evento generadas, la conversión de los leads invitados, etc.
- Para la fidelización de clientes: la tasa de satisfacción, la tasa de recompra post-evento, el NPS, etc.
- Para el desarrollo de la notoriedad de tu marca: el número de veces compartido en redes sociales, el número de menciones del evento en LinkedIn, etc.
Para el 79 % de los organizadores de eventos B2B, el número de asistentes es el KPI más relevante, y para el 64 %, se trata de las ventas generadas directa o indirectamente por el evento (Good Firms). Un buen ejemplo a seguir.
Elige el público objetivo de tu evento
El 95 % de los responsables de eventos B2B afirma que el rendimiento de su evento depende ante todo de la elección de su audiencia y de la calidad de la segmentación (Good Firms). Una buena razón para dedicar tiempo al tema, y estudiar con precisión tu público objetivo.
Para ello, define tus personas prioritarios. ¿Se trata de tus clientes actuales? ¿De tus prospectos más avanzados? ¿De una audiencia todavía fría a la que hay que despertar el interés? ¿De influencers de tu
sector? ¿De posibles socios comerciales? No dudes en segmentar tus públicos, para después poder adaptar tu comunicación, e incluso las dinámicas durante el propio evento.
Después, estudia el perfil de tu público objetivo (si no lo has hecho todavía). Objetivo: determinar cuáles son sus expectativas en materia de eventos B2B:
- ¿Qué temas o áreas resuenan con sus problemáticas actuales?
- ¿Qué tipo de contenidos consume: casos de estudio, benchmarks, tendencias, soluciones concretas, etc.?
- ¿Qué formatos prefiere: conferencias, talleres, mesas redondas, demos, testimonios, etc.?
- ¿Cuáles son sus limitaciones en cuanto a tiempo y movilidad?
- ¿Cuáles son sus objetivos cuando participa en un evento B2B: aprendizaje, descubrimiento de tendencias, networking, etc.?
- ¿Cómo se informa sobre los eventos en los que podría participar: LinkedIn, influencers, medios profesionales, clubes sectoriales, asociaciones, etc.?
Para saberlo, puedes pedir información a otras áreas de la empresa (ventas o atención al cliente). Pero no olvides preguntar directamente a tus propios clientes qué opinan, por ejemplo mediante una mini-encuesta en tu newsletter. No hay nada peor que un evento que no conecta con su público, porque no se le ha escuchado de antemano.
Diseña el formato de tu evento
Ahora tienes que crear el concepto de tu evento B2B.
En primer lugar, define el mensaje clave que quieres transmitir a tu público, partiendo de los objetivos del evento. ¿Qué quieres que recuerden sobre tu empresa, tus productos, tus servicios?
Después, elige el formato de tu evento en función de ese mensaje y del perfil de tu audiencia.
Por ejemplo:
- Para objetivos de notoriedad o thought leadership: una conferencia, una mesa redonda, un webinar
- Para objetivos de leadgen segmentada: un taller VIP, un desayuno de negocios, una demo privada
- Para objetivos de fidelización de clientes: un afterwork, un seminario
- Para objetivos de aceleración comercial: un evento de networking
Ten cuidado de adaptar la duración de tu evento a las expectativas de tu audiencia. Mientras que un desayuno o un afterwork puede durar de una a dos horas, una conferencia temática puede durar hasta tres horas, y un seminario para clientes muy comprometidos hasta un día completo.
Crea el recorrido de tus asistentes (y, en su caso, expositores)
Es el momento de diseñar el calendario de tu evento B2B.
Distribuye a lo largo del tiempo que tienes:
- La recepción de los asistentes
- La introducción del evento
- Una secuencia de aporte de valor
- Una secuencia de interacción con la audiencia o un momento distendido
- El cierre del evento
Después, crea el recorrido de tus asistentes. ¿Qué contenido deben tener los participantes a su disposición para asistir a tu evento: plano del lugar, aplicación para asistentes, recorrido inmersivo, espacios de encuentro para el networking, etc.?
Si organizas una feria B2B, también tendrás que pensar en el mismo recorrido del lado de los expositores. Para ello, define las ofertas dedicadas a ellos: las características de los espacios que les alquilas, las prestaciones técnicas y de servicio que les ofreces, las herramientas de comunicación a su disposición, etc.
Elige tus herramientas
Para simplificar la organización de tu evento B2B, y en función de tus objetivos, es posible que necesites herramientas específicas.
Por ejemplo:
- Para organizar tu evento internamente: herramientas de gestión de proyectos y tareas
- Para comunicar sobre tu evento: una herramienta de emailing, herramientas de creación de contenido de marketing, etc.
- Para gestionar tus inscripciones: una herramienta de venta de entradas que permita centralizar y cualificar a los invitados
- Para medir el rendimiento de tu evento: herramientas de análisis y de reporting de eventos, una herramienta de encuestas para enviar los cuestionarios de satisfacción post-evento, etc.
- Para lanzar un evento híbrido: equipo y una herramienta de streaming en directo
Y para simplificarte la tarea, nada mejor que una plataforma de gestión de eventos dedicada como Digitevent. Todo lo que necesitas está ahí: desde crear tu sitio web de evento, gestionar tus invitaciones, tu check-in, tus credenciales, hasta tu plataforma de inscripción. Digitevent también te permite trabajar en el engagement de tus asistentes, creando tus aplicaciones para participantes, expositores, y de matchmaking de eventos.
Descubre cómo Digitevent te acompaña para lograr eventos B2B de éxito.
Las buenas prácticas para una estrategia de eventos B2B exitosa
Consigue el éxito de tu evento B2B, desde su planificación hasta su cierre, gracias a estas claves.
Crea un brief de evento bien estructurado
Preparar un evento suele requerir colaboración, ya sea con tu equipo, con colaboradores de otras áreas, o con socios y proveedores externos.
Para facilitar esa colaboración es para lo que sirve tu brief de evento. Claro y estructurado, permite dar visibilidad a todos sobre la estrategia y los detalles del evento.
Un buen brief incluye, entre otras cosas:
- Los objetivos de tu evento
- El público objetivo
- El concepto y la temática
- El presupuesto estimado
- El lugar y las fechas
- El programa
- Las necesidades logísticas y técnicas
- La estrategia de comunicación
- Los KPI que permiten medir el éxito del evento
Para saber más sobre el tema, aprende a crear un brief de evento aquí.
Trabaja tu método de inscripción
En el lanzamiento de tu evento, tu objetivo es maximizar las inscripciones y la asistencia de tus invitados el día D.
Para ello, ofrece propuestas diferentes para:
- Los primeros asistentes en inscribirse al evento, según el principio del Early Bird, que ofrece tarifas ventajosas
- Los últimos inscritos, para maximizar el aforo de tu evento
¿La clave? Promocionar tu evento hasta el día D, para obtener los mejores resultados posibles.
Elige cuidadosamente a tus socios y proveedores
Si organizas eventos con frecuencia, o si no cuentas con todas las competencias necesarias en materia de eventos internamente, es recomendable recurrir a proveedores externos.
La externalización de tu estrategia de eventos B2B puede permitirte escalar tus eventos, y ganar en calidad.
Pero para garantizar tu éxito, es importante seleccionar bien a estos proveedores:
- Comprueba que estén bien alineados con los valores de tu empresa, en particular en materia de RSC y responsabilidad medioambiental
- Prioriza a los proveedores expertos en B2B, ya que los eventos B2B son notablemente diferentes de los B2C
- Pide co-construir tu estrategia con tus proveedores externos, para asegurarte de que el evento esté alineado con la cultura y los valores de tu empresa
Estandariza tus procesos cuanto antes
Planificar un evento completamente "a mano" puede convertirse rápidamente en un auténtico quebradero de cabeza. Para ganar tiempo, implementa plantillas y herramientas compartidas para estandarizar la organización de tus eventos B2B.
Piensa, en particular, en crear:
- Un cronograma tipo por formato de evento
- Plantillas de invitación, de publicaciones de LinkedIn, de emails de recordatorio
- Checklists logísticas y fichas de producción
- Un directorio de proveedores validados y probados
Centra tu estrategia en la experiencia del asistente
Cada interacción entre tu empresa y tu público debe aportar valor al público, no solo a tu empresa. Para ello, debes pensar ante todo en términos de experiencia del asistente.
- Personaliza al máximo los recorridos de asistentes y expositores, y también el contenido del evento, para cada uno de tus segmentos de invitados
- Elige a los ponentes en función de la credibilidad percibida por tu público
- Reserva momentos de interacción y networking de calidad entre los asistentes
Trabaja la comunicación antes, durante y después del evento
Una buena estrategia de eventos se apoya en una comunicación multicanal antes, durante y después del evento.
Piensa en promocionar tu evento:
- Antes, mediante vídeos teaser, la creación de un sitio web de evento dedicado, publicaciones en redes sociales, recordatorios por email, etc.
- Durante, con un live-tweet, una grabación de vídeo, dinámicas para los asistentes, etc.
- Después, con repeticiones, un vídeo resumen, un seguimiento comercial o nurturing, etc.
Comunicar: esa es la clave para maximizar el ROI del evento B2B.
3 ejemplos de empresas B2B que han hecho de los eventos una clave de éxito
¿Necesitas inspiración? Fíjate en estas tres organizaciones que han convertido sus eventos B2B en momentos especiales para sus asistentes.
Business France México y el French Healthcare Day
El French Healthcare Day 2024 es un evento organizado por Business France México. Cada año, este congreso reúne a expertos del sector médico, directivos e instituciones.
En 2024, el evento tuvo lugar en Ciudad de México el 26 de noviembre, con más de 200 asistentes. En el programa de este simposio: una serie de intervenciones destacadas, entre ellas la del ministro de Salud de México.
Para simplificar la gestión de su evento, Business France México se equipa con la plataforma de eventos Digitevent, que le permite:
- Crear un recorrido de inscripción personalizado para los distintos tipos de invitados
- Implementar un sitio web de evento multilingüe
- Gestionar fácilmente las invitaciones, los recordatorios y las confirmaciones
- Obtener una visión de conjunto de los datos clave
La plataforma permitió a Business France México minimizar su tasa de no-show, y crear una experiencia de asistente sin fricciones.
Para saber más, consulta el caso de Business France México.
HubSpot y su evento INBOUND
Cada año, el creador de software de marketing HubSpot organiza su evento INBOUND. Un evento dedicado a los profesionales del marketing digital, donde pueden tanto asistir a conferencias de expertos inspiradores, como hacer networking entre ellos.
Para garantizar el éxito de su evento B2B, HubSpot implementa, entre otras cosas, una comunicación impecable antes, durante y después:
- Su sitio web destaca los grandes nombres de los ponentes, y ofrece un proceso de inscripción sencillo y comprensible.
- La marca difunde contenidos de ediciones anteriores: vídeos, contenidos creados por antiguos asistentes, artículos de blog, etc.
Una organización impecable, que explica en parte el éxito de este evento convertido en referencia dentro del sector del marketing B2B.
La feria B2B anual de Weldom
Weldom organiza cada año una feria profesional, en la que se reúnen 2000 asistentes. El objetivo del evento: reforzar los vínculos entre las tiendas, los proveedores y los colaboradores que forman parte del ecosistema de esta cadena de proximidad.
En la edición más reciente, Weldom aprovecha para lanzar el Home Index, un indicador que evalúa el impacto ambiental y social de un producto ofrecido por la marca.
En esta ocasión, Weldom necesitaba una solución para simplificar el recorrido de inscripción, el check-in y la gestión de accesos de los invitados. La empresa eligió Digitevent como partner, lo que le permitió estandarizar estos procesos, garantizando a la vez un seguimiento óptimo del evento y de sus resultados.
Para saber más, consulta aquí el caso Weldom.
💬 La cita del experto de Digitevent:
"Organizar un evento B2B no es solo marcar una fecha en la agenda. Es una auténtica palanca para crear vínculos, dar visibilidad a tu marca e implicar a tu audiencia. Un evento bien pensado deja huella: inspira, conecta, y sigue alimentando tu estrategia de marketing mucho después de haberse celebrado."
Raphaël Le Doucen, Account Manager en Digitevent
Como habrás comprendido, los eventos son a menudo el eslabón perdido entre el marketing digital y la relación con el cliente. Alimentan todo tu funnel, refuerzan la imagen de tu marca, y permiten generar contenidos que aprovechar durante todo el año.
¿Quieres lanzar tú también eventos B2B de gran impacto? Digitevent te acompaña, y te ayuda a automatizar las inscripciones, el control de accesos, y el engagement de tus asistentes de principio a fin. Descubre la plataforma de gestión de eventos que te simplifica la vida, y maximiza el éxito de tus eventos.
