Conocer a las personas adecuadas, en el momento adecuado, se ha convertido en una expectativa fuerte, casi imprescindible, en los eventos B2B.
De hecho, según un estudio realizado en 2024 por la plataforma Goodfirms, el 91 % de los profesionales considera el networking como la primera motivación para participar en un evento B2B.
En este contexto, el matchmaking de eventos cambia las reglas del juego: estructura los encuentros, conecta los perfiles adecuados y maximiza el valor de los intercambios para todos los visitantes, expositores y organizadores.
En este artículo descubrirás cómo funciona el matchmaking, por qué se está convirtiendo en una palanca imprescindible y cómo integrarlo de forma eficaz en tu dispositivo de eventos.
¿Qué es el matchmaking de eventos?
Definición y principio
El matchmaking de eventos es un proceso de puesta en contacto dirigida entre participantes. A diferencia del networking espontáneo o informal, se basa en un análisis previo de los perfiles, necesidades y objetivos de los participantes.
¿Su objetivo? Permitir encuentros útiles, planificados y alineados con las expectativas de cada persona.
El matchmaking puede automatizarse mediante una plataforma digital o contar con la ayuda de algoritmos y un equipo de coordinación humana.
Networking vs. matchmaking
El networking clásico se basa en encuentros informales y deja mucho espacio al azar.
El matchmaking de eventos, por su parte, estructura los intercambios conectando a los participantes según criterios precisos y objetivos comunes. Evita los contactos poco dirigidos y las prospecciones al azar. ¿El resultado? Interacciones más eficaces y una mejor experiencia para todos.
Un concepto enriquecido por los datos y la tecnología
El auge de las plataformas de eventos ha hecho que el matchmaking sea más accesible, fluido y automatizado. Los algoritmos inteligentes pueden incluso anticipar conexiones útiles, sin necesidad de que el usuario haga nada. Estas herramientas también ofrecen dashboards para hacer seguimiento del número de solicitudes de reunión, las tasas de aceptación y de no-show.
¿Para qué tipos de eventos?
El matchmaking se adapta a diversos formatos profesionales:
- Ferias B2B
- Congresos y foros de negocios
- Eventos corporativos internos
¿Por qué integrar el matchmaking en tus eventos?
Para los participantes
El matchmaking responde a una necesidad creciente de aprovechar mejor el tiempo dedicado a un evento. Tus visitantes o congresistas ya no quieren simplemente “asistir”, sino vivir una experiencia personalizada y útil. El matchmaking ofrece varias ventajas a tus participantes:
- Encuentros dirigidos: las reuniones están alineadas con sus objetivos profesionales (prospección, contratación, colaboración, etc.).
- Ahorro de tiempo: tus participantes ya no tienen que “perseguir” a los contactos adecuados in situ.
- Una experiencia de mayor valor: cada usuario se beneficia de una experiencia construida a partir de sus necesidades.
- Una sensación de eficacia: los resultados concretos (contactos útiles, alianzas iniciadas, etc.) refuerzan la satisfacción general con el evento.
El matchmaking también contribuye a reducir drásticamente la tasa de no-show en un evento: una reunión planificada anima a asistir. Ideal para los participantes remotos o internacionales, facilita el contacto previo y la optimización del desplazamiento o de la conexión.
Para los expositores
En tus ferias B2B, los expositores invierten para conocer a prospectos cualificados, no para repartir folletos. Integrar un sistema de matchmaking les permite:
- Dirigirse a los visitantes adecuados y conseguir reuniones planificadas con antelación.
- Mejorar la tasa de conversión: esto supone menos visitantes, pero leads de mejor calidad.
- Aumentar su ROI y, así, justificar la inversión en un stand o en una alianza gracias a KPIs tangibles.
- Reforzar el compromiso de los patrocinadores.
Algunos dispositivos también permiten asociar las marcas partner a las herramientas de matchmaking (branding, filtros patrocinados, destacados en las recomendaciones, etc.).
Para los organizadores
Como palanca estratégica para el éxito de un evento, el matchmaking de eventos supone beneficios concretos para ti:
- Una diferenciación frente a la competencia: ofrecer un servicio de encuentros cualificados posiciona tu evento como premium o innovador.
- Una mayor satisfacción y compromiso de los participantes: tanto los visitantes como los expositores perciben un mayor valor.
- Un modelo de negocio optimizado: tus ferias son aún más rentables gracias a la incorporación de una oferta que permite a los expositores disponer de una agenda dedicada a la concertación de reuniones.
- Datos recopilados de gran valor: tienes visibilidad sobre el número de encuentros propuestos, aceptados o la tasa de asistencia a las reuniones.
Una subida de gama y mayor fidelización: un matchmaking eficaz anima a tus participantes a volver y a recomendar el evento.
¿Cómo funciona en la práctica?
Antes del evento:
Los participantes completan un formulario de inscripción ampliado, donde indican su cargo, su sector de actividad, sus expectativas y los perfiles que desean conocer.
Esta información alimenta un motor de búsqueda o un algoritmo de matchmaking, que permite crear perfiles filtrables y utilizables en una interfaz en forma de directorio de fotos.
Pero eso no es todo: cada participante recibe propuestas de reuniones dirigidas según los datos indicados y las reglas de matchmaking definidas por el organizador.
Puede gestionar su agenda de reuniones directamente desde la aplicación o la plataforma web, con franjas horarias visibles y modificables según su disponibilidad.
Durante el evento:
Los participantes consultan directamente sus agendas personales de reuniones desde la aplicación del evento. Pueden indicar directamente al organizador los no-show.
Los encuentros tienen lugar en espacios dedicados, identificados en el lugar del evento o mediante enlaces de videollamada si el evento es online o híbrido.
Después del evento:
Los contactos establecidos pueden ser recuperados por los participantes mediante una exportación en un archivo Excel. El organizador puede aprovechar los datos de rendimiento, como el número de reuniones realizadas, la tasa de participación o los comentarios de satisfacción, para medir la eficacia del dispositivo y mejorar las próximas ediciones.
¿Cómo puedes implementar un sistema de encuentros eficaz?
Identifica a tu audiencia
Empieza por segmentar a tus participantes: expositores, compradores, partners, candidatos, etc. Después, recopila información clave en la inscripción: objetivos, intereses, disponibilidad. Estos datos te permitirán proponer reuniones relevantes y personalizadas.
Apóyate en una plataforma adecuada
Usa una herramienta de eventos como Digitevent para gestionar todo el proceso integrando estas funciones clave:
- Solicitudes de reunión (sujetas a la aceptación del destinatario o aceptadas automáticamente).
- Cuotas de reuniones confirmadas y solicitudes pendientes
- Gestión de las indisponibilidades y de los “no-show”
- Sincronización de las agendas
- Asignación automática a mesas, espacios de reuniones o salas de videoconferencia
- Integración de agendas, videollamadas o puntos de encuentro físicos
Crea sesiones diferenciadas según los públicos o los formatos, ya sean presenciales o a distancia.
Define reglas claras
Establece quién puede reunirse con quién (por ejemplo: los estudiantes pueden reunirse con reclutadores y los proveedores pueden reunirse con compradores).
Estas reglas te permitirán evitar conexiones inadecuadas y agilizar los intercambios.
Fomenta la participación
Antes del evento, informa bien a los participantes sobre las modalidades de encuentro mediante emails, tutoriales y vídeos. No olvides destacar el directorio de fotos con filtros útiles (empresa, sector, etc.) y prevé espacios o franjas horarias dedicadas a las reuniones.
Haz seguimiento y optimiza
Analiza los resultados fijándote en el número de reuniones concertadas, la tasa de participación y las ausencias detectadas. Puedes usar las exportaciones y los dashboards para afinar tu dispositivo e identificar los puntos de mejora. Por último, apóyate en estos datos para dar valor al evento ante tus partners y optimizar la organización de las próximas ediciones.
5 buenas prácticas para optimizar el matchmaking
1. Cuida la calidad de los perfiles de los participantes
Anima a los participantes a completar su perfil con información precisa: cargo, objetivos, sectores de actividad, etc. Cuanto más completo sea un perfil, más relevante será el matchmaking.
Así que no dudes en hacer obligatorios algunos campos en la inscripción.
2. Define reglas de conexión relevantes
Delimita las posibilidades de encuentro según los segmentos (por ejemplo: compradores ↔ proveedores) y evita las solicitudes poco relevantes limitando los cruces innecesarios. Esta estructuración mejora la fluidez y la calidad de los intercambios.
3. Integra el matchmaking en la experiencia global
Prevé franjas horarias dedicadas en la agenda del evento y acuérdate de habilitar espacios tranquilos e identificables para las reuniones. No olvides que el matchmaking debe ser visible y fácilmente accesible en la app o el sitio web del evento.
4. Prevé recordatorios y avisos automatizados
Programa notificaciones inteligentes como confirmaciones de reunión, recordatorios y avisos si una franja horaria queda libre. Los emails o los SMS te ayudan a mantener una buena tasa de participación y a evitar los no-shows.
5. Mide los resultados para mejorar
Haz seguimiento de los KPI clave: número de solicitudes enviadas, tasa de confirmaciones, tasa de no-show, satisfacción. Después, utiliza las exportaciones e informes de la plataforma para ajustar los parámetros en las próximas ediciones. Termina incorporando los comentarios de los participantes para enriquecer la experiencia en cada edición.
💬 El consejo del experto Digitevent:
« El secreto para crear un matchmaking que tenga sentido es dedicar tiempo a entender de verdad a tus participantes desde la inscripción. Apostando por la escucha, la agilidad y una personalización real, haces crecer el valor de cada encuentro y el impacto de tu evento. », Rémi Fontaine, Head of Customer Success en Digitevent
El matchmaking de eventos ya no es un accesorio, da sentido a cada encuentro, estructura las agendas y maximiza el valor percibido de tus eventos.
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