Ya está: te lanzas a organizar tu próximo evento corporativo. Lista de participantes, elección del espacio, mensajes clave a transmitir, actividades a planificar... ¿por dónde empezar?
La respuesta se resume en dos palabras: briefing de evento.
Estás en el lugar adecuado para arrancar con buen pie. Aquí encontrarás todo lo que necesitas para elaborar el briefing de tu evento con eficacia, sin pasar por alto ningún detalle y con total tranquilidad.
¿Qué es un briefing de evento?
Un briefing de evento es un documento muy claro que permite presentar todos los detalles de la organización de un evento.
Puede ser útil tanto para una agencia de eventos (para presentar su propuesta al cliente) como para el promotor del evento directamente (como soporte de organización con los distintos responsables implicados en la empresa).
Sirve para cualquier tipo de evento: ferias, seminarios, team-building, incentivos, inauguraciones, lanzamientos de proyecto, turismo de negocios, fiestas corporativas...
¿Por qué crear un briefing para tu evento?
En la organización de un evento, nada puede dejarse al azar. Tus invitados te observan de cerca, y tu briefing de evento está ahí para ayudarte a prever cada detalle.
Entre los objetivos de un buen briefing de evento, podemos destacar los siguientes:
- Describir con claridad qué se espera del evento y cuáles son sus objetivos.
- Planificar minuciosamente cada fase de la creación del evento. Tu briefing facilita la organización y la distribución de tareas al clarificar los pasos, los recursos necesarios y los plazos.
- Prever el calendario a respetar el día del evento, detallando el desarrollo de las operaciones de tu proyecto.
- Alinear y coordinar a los distintos responsables (internos y externos a la empresa) del evento. Tu briefing permite sincronizar las expectativas de todos los participantes y socios (clientes, equipos, proveedores) ofreciéndoles una visión clara y detallada.
- Reducir los errores. Al centralizar toda la información esencial en un único documento, evitas malentendidos y errores costosos, especialmente en detalles logísticos importantes. También es posible anticipar mejor los imprevistos.
- Gestionar de manera óptima tu presupuesto de evento. Al fijar prioridades y detallar los elementos del evento, resulta más fácil controlar los costes y tomar decisiones financieras con criterio.
- Mejorar la comunicación. Tu briefing de evento actúa como punto de referencia común para los equipos y socios, garantizando una comunicación clara y fluida a lo largo de todo el proyecto.
Además, si eres director de proyecto en una agencia de eventos y compites por un encargo, tu briefing se convierte en un soporte de presentación comercial ante el cliente. Te permitirá defender tus propuestas de evento y transmitir tu visión global para que el cliente pueda tomar una decisión informada.
Razones más que suficientes para cuidar bien tu próximo briefing de evento.
"Un briefing de evento bien elaborado es el GPS de tu proyecto: te guía en cada etapa, anticipa los imprevistos y alinea a todas las partes implicadas. En Digitevent, consideramos esta herramienta la clave de un evento exitoso, donde cada detalle está bajo control para ofrecer una experiencia memorable."
– Thierry Ottavy, experto en gestión de eventos en Digitevent.
9 pasos para redactar tu briefing de evento con eficacia
Dedica tiempo a recorrer los nueve pasos siguientes para elaborar un briefing de evento eficaz, completo y comprensible para cada uno de los responsables de tu proyecto.
1. Presentar la empresa y el público objetivo
Comienza tu briefing de evento con una presentación completa de tu empresa (o la de tu cliente, si eres una agencia). Tus lectores deben comprender exactamente qué es tu organización, qué hace y cómo lo hace.
Piensa en detallar en particular:
- La historia y misión de tu empresa. Resume brevemente la historia, la misión y la visión de tu empresa para dar contexto general.
- Sus valores clave. Comparte los valores fundamentales de la organización (innovación, sostenibilidad, calidad...) para que queden integrados en el diseño del evento.
- La voz y el tono de la marca. Indica el tono que adopta tu marca en su comunicación. ¿Es formal, cercano, disruptivo?
- Los productos que se quieren destacar, si organizas un evento relacionado con uno o varios productos de la empresa (lanzamiento o presentación).
A continuación puedes pasar al público objetivo. Cuida la descripción de los elementos demográficos de tus invitados: edad, profesión, lugar de residencia, intereses particulares... Sobre todo, no dudes en entrar en detalle sobre sus necesidades y expectativas. ¿Qué tipo de experiencia busca tu público objetivo? Especifica sus preferencias en cuanto a contenido, formato o canales de comunicación.
El consejo extra de Digitevent
Incluye en tu briefing de evento tus experiencias pasadas en organización de eventos. Comparte algunos ejemplos de eventos exitosos explicando qué funcionó bien. Menciona también los retos o ajustes deseados para evitar los errores del pasado y aportar pistas de mejora.
2. Definir los objetivos de tu evento
En segundo lugar, aborda la parte «¿Por qué?» de tu briefing de evento. Tus lectores deben entender por qué organizas este evento, gracias a unos objetivos precisos asociados a él: refuerzo de la notoriedad, formación, networking, fidelizar a los colaboradores, fidelización de clientes...
Piensa también en explicitar cuál es el mensaje principal, central, que se debe comunicar durante tu evento. Por ejemplo, puede que quieras poner en valor la innovación tecnológica que demuestra tu empresa, o bien su cercanía con el cliente.
Por último, incluye en esta sección la forma en que piensas medir el éxito de tu evento. Para ello, define tus indicadores de rendimiento: número de participantes, tasa de satisfacción, ROI...
El consejo extra de Digitevent
Si tu evento persigue varios objetivos, establece una jerarquía entre ellos. La idea es priorizar tus distintos objetivos en función de los que aporten más valor a tu empresa o al área implicada en el evento. Para ello, consulta con los distintos departamentos que el evento vaya a impactar (RRHH para eventos internos, comercial y marketing para eventos externos...) y recaba sus necesidades. Así podrás definir tus prioridades de forma más sólida y, por tanto, diseñar un evento a partir de un briefing orientado al ROI.
3. Detallar el concepto y el tema de tu evento
Llega el momento de centrarse en las ideas creativas que tienes sobre tu evento. En primer lugar, describe simplemente su tema central: ¿se trata de uno de tus valores? ¿De un nuevo producto que quieres presentar por todo lo alto? ¿De un logro que celebrar con tus colaboradores?
Luego describe la experiencia deseada en tu evento. ¿Qué mensajes y emociones quieres transmitir? Especifica la atmósfera, la escenografía, el estilo y el enfoque creativo.
El consejo extra de Digitevent
En esta fase de tu briefing de evento, piensa en el storytelling. Los eventos más impactantes son los que inspiran a los participantes y refuerzan su compromiso. Apuesta por temáticas con fuerza (como «la búsqueda de la excelencia» o «la proyección hacia el futuro»), o simplemente por una problemática de tu público que el evento ayudará a resolver. Imagina a tus participantes como los protagonistas de una gran historia que tienes que contar a lo largo del evento.
4. Establecer tu presupuesto estimado
Todo buen briefing incluye un presupuesto de evento provisional. Presenta por tanto tus recursos financieros con una partida presupuestaria general, así como una distribución por subcategorías: espacio, catering, decoración, comunicación...
Para un presupuesto estimado eficaz, lista todas las partidas esenciales (alquiler del espacio, catering, material técnico, animación, comunicación, transporte, alojamiento...). Luego clasifica cada partida por orden de prioridad según tus objetivos de evento. Esta jerarquización te permite ajustar cuando sea necesario y tener en mente las partidas susceptibles de fluctuar, como el catering, si varía el número de participantes.
El consejo extra de Digitevent
No olvides definir un presupuesto de contingencia, es decir, un importe reservado para imprevistos. Por lo general se recomienda destinar entre el 10 y el 15 % del presupuesto a estas contingencias de evento, que no son pocas.
5. Elegir el espacio y las fechas de tu evento
En esta fase, es el momento de redactar un pliego de condiciones relativo al espacio donde se celebrará el evento.
En él, piensa en describir en particular:
- El aforo del espacio buscado, en función del número de invitados previsto. Si se trata de un evento online, indica la capacidad de la herramienta de videoconferencia necesaria.
- La accesibilidad del evento en términos de ubicación.
- Los tipos de equipamiento necesarios: ¿es un evento con sillas? ¿Con mesas? ¿De pie?
Especifica después la fecha y los horarios del evento, teniendo en cuenta la disponibilidad de tu público objetivo y posibles eventos de la competencia.
El consejo extra de Digitevent
La sostenibilidad empresarial es más relevante que nunca: no olvides indicar en esta fase si deseas que tu evento se celebre en un espacio con certificación RSE, o bien lo más cercano posible a tu público para reducir sus desplazamientos y, por tanto, la huella de carbono del evento.
6. Elaborar el programa y el desarrollo de tu evento
¿Qué harán tus invitados durante el evento? A eso debe responder esta parte de tu briefing. Elabora una lista de actividades que ofrecerles y, si es posible, planifica el desarrollo general (sesiones, descansos, entretenimientos).
Detalla también aquí los ponentes a integrar en el programa. Indica si es posible los horarios de intervención y el tipo de actividades que asumirán (conferencias, talleres, mesas redondas).
El consejo extra de Digitevent
Si aún no tienes una idea precisa del desarrollo de tu evento, parte de un hilo conductor que lo guíe. Puede ser, por ejemplo, la presentación de tu nuevo producto o el networking entre participantes. Organiza después tus distintas ideas de actividades en torno a ese hilo conductor. Para que sea impactante y memorable, tu evento debe estructurarse en momentos clave, partiendo de una apertura atractiva y terminando con un cierre inspirador.
7. Describir tus necesidades logísticas y técnicas
Es el momento de entrar en los detalles técnicos de tu briefing de evento. Tómate el tiempo de listarlos uno a uno para asegurar una organización del evento sin fisuras.
Incluye en tu briefing de evento en particular:
- El equipamiento que necesitarás. Elabora una lista del material necesario en cuanto a sonido, iluminación y proyección.
- La infraestructura buscada. Identifica las necesidades específicas, como una buena conexión a internet, espacios de exposición, accesibilidad para personas con movilidad reducida, instalaciones de reciclaje para un evento cero residuos, o el uso de materiales sostenibles para el mobiliario del evento.
El consejo extra de Digitevent
Prevé en esta parte de tu briefing las medidas de seguridad que debes implementar para tu evento.
- Para un evento presencial, piensa en los planes de evacuación, la vigilancia del evento, el control de accesos y la gestión del flujo de personas.
- Para un evento online, indica tus expectativas en materia de gestión de datos personales o RGPD.
Y para garantizar el acceso a tu evento, nada mejor que una plataforma de gestión de eventos como Digitevent. Nuestro software incluye una funcionalidad de check-in simplificado de invitados, accesible desde móvil y tablet, para mayor comodidad de tu equipo de acogida.
8. Definir tu estrategia de comunicación y promoción
Es el momento de definir el plan de comunicación que engloba tu evento y que ayudará a aumentar su visibilidad. Elige los canales para llegar con eficacia a tu audiencia, en función de dónde se informa: redes sociales, email, prensa...
Prevé también un calendario promocional que detalle tu plan de acción antes, durante y después del evento para maximizar su visibilidad.
Por último, especifica cómo piensas gestionar las inscripciones y las invitaciones. Ya en esta fase del briefing de evento puedes elegir una plataforma de inscripción online. Planifica también los recordatorios y confirmaciones para los inscritos.
El consejo extra de Digitevent
En Digitevent, gestiona fácilmente tu lista de invitados en una plataforma ergonómica e intuitiva. Automatiza tus recordatorios para reducir los no-shows y mantener a tus participantes comprometidos antes del evento.
9. Prever KPI para la evaluación post-evento
Último paso de tu briefing de evento, y no por ello menos importante: la preparación de la medición del rendimiento de tu evento. Esta debe basarse en los objetivos de evento que te fijaste en el segundo paso.
Piensa en incluir en particular:
- Las encuestas de satisfacción, para recoger el feedback de los participantes después del evento.
- Los indicadores de rendimiento a seguir para medir el impacto y el éxito del evento: número de participantes, engagement, feedback...
Para ello, apóyate en una plataforma de gestión de eventos que ponga a tu disposición paneles de control completos. En ellos podrás visualizar todos los KPI relacionados con tu evento, como tus inscripciones, tus horarios de mayor afluencia, el engagement de tus invitados o tu tasa de participación.
El consejo extra de Digitevent
¿La sostenibilidad es central en tu comunicación? Intégrala en tu evaluación post-evento. Por ejemplo, indica en tu briefing que quieres medir el impacto de tu evento en términos de responsabilidad medioambiental mediante un simulador de huella de carbono.
Consejos adicionales para que tu briefing de evento sea un éxito
No te vayas sin leer los siguientes consejos clave, que te ayudarán a elaborar un briefing de evento sólido y, por tanto, a organizar un evento de calidad.
Involucrar a todas las partes implicadas antes de crear el briefing
Solo se llega más rápido; juntos, más lejos. Recoge las aportaciones de todas las partes implicadas en tu evento. Habla con algunos clientes, proveedores y socios para integrar sus expectativas en tu briefing. Eso genera adhesión y reduce los ajustes posteriores.
Clarifica también las responsabilidades de cada persona en la organización del evento. Menciona quién es responsable de cada aspecto, para reducir la confusión y fomentar la asunción de responsabilidades.
Construir el briefing de evento conjuntamente entre promotor y organizador
La buena práctica es crear un briefing de evento colaborativo, donde cada parte implicada pueda incluir sus necesidades y expectativas.
- Por un lado, el promotor del evento (el cliente para una agencia, o el cliente interno para un organizador de eventos dentro del anunciante) incluye los criterios y requisitos esperados para el evento, así como sus problemáticas específicas.
- Por otro lado, el organizador (la agencia de eventos o el organizador interno) incluye la información necesaria para el buen desarrollo del proyecto, así como su experiencia en comunicación de eventos.
Así, tu briefing de evento queda completo.
Verificar que tu briefing de evento responde al método de las 5W
El método de las 5W es útil para asegurarte de que tu briefing de evento responde a todas las preguntas esenciales para organizarlo.
Úsalo como lista de verificación para comprobar que has incluido en tu briefing:
- El «What» (qué), es decir, el formato de tu evento
- El «Why» (por qué), es decir, los objetivos de tu evento y las problemáticas a las que debe responder
- El «Where» (dónde), es decir, el lugar de tu evento
- El «When» (cuándo), es decir, las fechas y horarios de tu evento
- El «Who» (quién), es decir, el público objetivo de tus eventos
Usar un formato sencillo
Cuanto más sencillo sea tu briefing de evento, más comprensible resultará para todas las partes implicadas y, por tanto, más eficaz. Ve a lo esencial. Sé directo en las descripciones. Usa frases simples y limita el lenguaje técnico para evitar malentendidos.
Organiza también tu briefing por secciones. Estructura el documento en apartados claros que faciliten la lectura, cada uno correspondiente a los 9 pasos descritos en este artículo.
Por último, simplifica el lenguaje utilizado. Redacta en un estilo accesible para que todas las personas implicadas entiendan bien tus expectativas e ideas.
Usar elementos visuales para simplificar la comprensión de tu briefing
¿Qué mejor manera de hacer un documento más comprensible que con elementos visuales? Inclúyelos en tu briefing de evento: ayudarán a tus lectores a entender bien lo que esperas.
Piensa en integrar en particular:
- Moodboards e imágenes de referencia (fotos o bocetos) para ilustrar el tema y el ambiente visual deseados
- Tablas para listar tu información presupuestaria o logística
- Diagramas de Gantt para ilustrar los plazos
- Organigramas para presentar a los miembros de tu equipo...
Y no olvides que la gestión de un evento requiere pensar en multitud de detalles, todos igual de importantes en la experiencia global de tus participantes. Por eso, utiliza una plataforma de gestión de eventos completa que te simplifique la vida de principio a fin.
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