Empezamos: te lanzas a diseñar tu próximo evento de empresa. Lista de participantes, elección del lugar, mensajes clave que transmitir, actividades por planificar, etc. ¿Por dónde empezar?
La respuesta está en dos palabras: brief de evento.
Estás en el lugar perfecto para empezar con buen pie. Descubre aquí todo lo que necesitas para diseñar el brief de tu evento con eficacia, sin olvidar ningún detalle y con toda tranquilidad.
¿Qué es un brief de evento?
Un brief de evento es un documento muy comprensible que permite presentar los detalles de la organización de un evento.
Puede servir tanto para una agencia de eventos (para presentar su propuesta a su cliente) como para el cliente del evento directamente (como soporte de organización del evento con los distintos actores a implicar en la empresa).
Sirve para cualquier tipo de evento: ferias, seminarios, team building, incentivos, inauguraciones, lanzamiento de proyectos, turismo de negocios, fiestas de empresa, etc.
¿Por qué crear un brief para tu evento?
En la organización de un evento nada puede dejarse al azar. Tus invitados esperan que estés a la altura, y tu brief de evento está aquí para ayudarte a preverlo todo hasta el último detalle.
Entre los objetivos de un buen brief de evento, podemos destacar los siguientes:
- Describir claramente lo que se espera del evento y sus objetivos.
- Planificar minuciosamente cada etapa de la creación del evento. Tu brief facilita la organización y el reparto de tareas al clarificar las etapas, los recursos necesarios y los plazos.
- Prever el timing que hay que respetar el día D, detallando el desarrollo de las operaciones de tu proyecto de evento.
- Alinear y coordinar a los distintos actores (internos y externos a la empresa) del evento. Tu brief de evento permite sincronizar las expectativas de todos tus participantes y socios (clientes, equipos, proveedores) proporcionándoles una visión clara y detallada.
- Reducir los errores. Al tener toda la información esencial en un documento centralizado, evitas malentendidos y errores costosos, sobre todo en detalles logísticos importantes. También es posible anticipar mejor los imprevistos.
- Gestionar de forma óptima tu presupuesto de evento. Al especificar las prioridades y detallar los elementos de tu evento, resulta más fácil controlar tus costes y tomar decisiones financieras acertadas
- Agilizar la comunicación. Tu brief de evento sirve como punto de referencia común para los equipos y socios, lo que garantiza una comunicación clara y regular a lo largo de todo el proyecto.
Es más, si eres jefe de proyecto en una agencia de eventos y compites por un proyecto, tu brief se convierte en un soporte de presentación comercial para el cliente. Te permitirá defender tus escenarios de evento y aportar tu visión global al cliente para que pueda tomar una decisión informada.
Buenas razones para cuidar al máximo tu próximo brief de evento.
"Un brief de evento bien diseñado es el GPS de tu proyecto: te guía en cada etapa, anticipa los imprevistos y alinea a todas las partes interesadas. En Digitevent, vemos esta herramienta como la clave de un evento exitoso, donde cada detalle está controlado para ofrecer una experiencia memorable."
Thierry Ottavy, experto en gestión de eventos en Digitevent.
9 pasos para redactar tu brief de evento de forma eficaz
Tómate el tiempo de repasar los siguientes nueve pasos para diseñar un brief de evento eficaz, completo y comprensible para cada uno de los actores de tu proyecto.
1. Presentar la empresa y el público objetivo
Empieza tu brief de evento con una presentación completa de tu empresa (o de la de tu cliente, si eres una agencia). Tus lectores deben entender exactamente quién es tu organización, qué hace y cómo lo hace.
Recuerda detallar en especial:
- La historia y la misión de tu empresa. Resume brevemente la historia, la misión y la visión de tu empresa para dar un contexto general.
- Sus valores clave. Comparte los valores fundamentales de la organización (innovación, ecorresponsabilidad, calidad, etc.) para que se integren en el diseño del evento.
- La voz y el tono de la marca. Da indicaciones sobre el tono que adopta tu marca en su comunicación. ¿Es formal, cercano, disruptivo?
- Los productos que quieres destacar, si organizas un evento relacionado con uno o varios productos de la empresa (lanzamiento o presentación).
Ahora puedes pasar a la audiencia objetivo. Cuida la descripción de los elementos demográficos de tus invitados: edad, profesión, lugar de residencia, intereses particulares, etc. Pero sobre todo, no dudes en entrar en el detalle de sus necesidades y expectativas. ¿Qué tipo de experiencia busca tu público objetivo? Especifica sus preferencias en cuanto a contenido, formato o canales de comunicación.
El consejo extra de Digitevent
Incluye en tu brief de evento tus experiencias de eventos anteriores. Comparte algunos ejemplos de eventos exitosos, explicando qué funcionó bien. Menciona también los retos o ajustes deseados para evitar errores del pasado y aportar ideas de mejora.
2. Definir los objetivos de tu evento
En segundo lugar, aborda la parte de "¿Por qué?" de tu brief de evento. Tus lectores deben entender por qué lanzas este evento, gracias a unos objetivos precisos asociados a él: aumentar la notoriedad, formación, networking, unir a los equipos, fidelización de clientes, etc.
Piensa también en explicitar cuál es el mensaje principal, central, que quieres comunicar durante tu evento. Por ejemplo, podrías querer destacar: la innovación tecnológica que demuestra tu empresa, o bien su cercanía con el cliente.
Por último, incluye en esta parte la forma en que planeas medir el éxito de tu evento. Para ello, define tus indicadores de rendimiento: número de participantes, tasa de satisfacción, ROI, etc.
El consejo extra de Digitevent
Si tu evento persigue varios objetivos, jerarquízalos. La idea: establecer una prioridad entre tus distintos objetivos, según cuáles aporten más valor a tu empresa o al área implicada en el evento. Para ello, ponte en contacto con las distintas áreas en las que tu evento tendrá impacto (RR. HH. para los eventos internos, comercial y marketing para los eventos externos, etc.) y recopila sus necesidades. Así podrás definir tus prioridades de evento con más fuerza y, por tanto, diseñar un evento a partir de un brief orientado a ROI.
3. Detallar el concepto y el tema de tu evento
Ha llegado el momento de centrarte en las ideas creativas que tienes sobre tu evento. Primero, describe simplemente su tema central : ¿se trata de uno de tus valores? ¿De un nuevo producto que quieres presentar a lo grande? ¿De un nuevo logro que celebrar con tus equipos?
Después describe la experiencia que quieres ofrecer en tu evento. ¿Qué mensajes y emociones quieres transmitir? Especifica el ambiente, la escenografía, el estilo y el enfoque creativo.
El consejo extra de Digitevent
En esta etapa de tu brief de evento, piensa en storytelling. Los eventos más cautivadores son los que inspiran a los participantes, para reforzar su compromiso. Juega con temáticas potentes (como "la búsqueda de la excelencia" o "la proyección hacia el futuro"), o simplemente con un problema de tu público que tu evento permitirá resolver. Imagina a tus participantes como los protagonistas de una gran historia, que debes contar a lo largo del evento.
4. Establecer tu presupuesto estimado
Todo buen brief incluye un presupuesto de evento previsional. Pon en valor tus recursos financieros con una partida presupuestaria general, así como un reparto en subcategorías: lugar, restauración, decoración, comunicación, etc.
Para un presupuesto estimado eficaz, enumera todas las partidas esenciales (alquiler, restauración, material técnico, animación, comunicación, transporte, alojamiento, etc.). Después clasifica cada partida por orden de prioridad en función de tus objetivos de evento. Esta jerarquización te permite ajustar en caso necesario y tener en cuenta las partidas que pueden fluctuar, como la restauración, si varía tu número de participantes.
El consejo extra de Digitevent
No olvides definir un presupuesto de emergencia, es decir, una cantidad dedicada a los imprevistos. Por lo general, se recomienda destinar entre un 10 % y un 15 % del presupuesto a estas urgencias de evento (¡que no son raras!).
5. Elegir el lugar y las fechas de tu evento
En esta etapa, es momento de redactar un pliego de condiciones relativo al lugar donde se celebrará el evento.
En él, recuerda describir en especial:
- La capacidad del lugar buscado, en función del número de invitados previsto. Si se trata de un evento a distancia, indica la capacidad del software de videoconferencia que necesitas.
- La accesibilidad del evento, en cuanto a ubicación.
- Los tipos de equipamiento necesarios: ¿es un evento sentado? ¿Con mesas? ¿De pie?
Especifica después la fecha y los horarios en los que se celebrará tu evento, teniendo en cuenta la disponibilidad de tu público objetivo y posibles eventos de la competencia.
El consejo extra de Digitevent
Como la RSE está más que nunca en el centro de las preocupaciones de las empresas, no olvides especificar en esta etapa si quieres que tu evento se celebre en un lugar con certificación RSE, o bien lo más cerca posible de tu público para limitar sus desplazamientos (y, por tanto, la huella de carbono de tu evento).
6. Elaborar el programa y el desarrollo de tu evento
¿Qué harán tus invitados durante tu evento? Esto es lo que debe responder esta parte de tu brief de evento. Haz una lista de las actividades que les vas a proponer y, si es posible, planifica el desarrollo general (sesiones, pausas, entretenimiento).
Detalla también aquí los ponentes que se van a integrar en el programa. Indica si es posible los horarios de sus intervenciones y el tipo de actividades de las que se encargarán (conferencias, talleres, mesas redondas).
El consejo extra de Digitevent
Si todavía no tienes una idea clara para el desarrollo de tu evento, parte de un hilo conductor que lo guíe. Puede tratarse, por ejemplo, de la presentación de tu nuevo producto o del networking entre los participantes. Después organiza tus distintas ideas de actividades en torno a ese hilo conductor. Para ser impactante y memorable, tu evento debe estructurarse en momentos clave, empezando con una apertura cautivadora y terminando con un cierre inspirador.
7. Describir tus necesidades logísticas y técnicas
Es el momento de entrar en los detalles técnicos de tu brief de evento. Tómate el tiempo de enumerarlos uno a uno, para garantizar la organización de un evento impecable.
Incluye en especial en tu brief de evento:
- Los equipos que necesitarás. Elabora una lista del equipamiento necesario en cuanto a sonorización, iluminación o proyección.
- La infraestructura buscada. Identifica las necesidades específicas, como una buena conexión a internet, espacios de exposición, accesibilidad para personas con movilidad reducida, instalaciones de reciclaje selectivo para un evento cero residuos, o el uso de materiales sostenibles para tu mobiliario de evento.
El consejo extra de Digitevent
Prevé en esta parte de tu brief las medidas de seguridad que hay que implementar para tu evento.
- Para un evento presencial, piensa en los planes de evacuación, la vigilancia del evento, el control de accesos y la gestión de multitudes.
- Para un evento en remoto, indica tus expectativas en materia de gestión de datos personales o de RGPD.
Y para asegurar las entradas a tu evento, ¿qué mejor que una plataforma de gestión de eventos como Digitevent? Nuestro software cuenta con una función de check-in simplificado de invitados, accesible desde móvil y tablet, para mayor comodidad de tu personal de acreditación.
8. Definir tu estrategia de comunicación y promoción
Es el momento de definir el plan de comunicación que englobará tu evento y permitirá aumentar su visibilidad. Elige los canales para llegar eficazmente a tu audiencia, en función de dónde se informa: redes sociales, email, prensa, etc.
Prevé también un calendario promocional, que detalle tu plan de acción antes, durante y después del evento para maximizar su visibilidad.
Por último, especifica también cómo piensas gestionar las inscripciones y las invitaciones. Ya desde esta fase del brief de evento puedes elegir una plataforma de inscripción online. Prevé también los recordatorios y confirmaciones para los inscritos.
El consejo extra de Digitevent
En Digitevent, gestiona fácilmente la lista de tus invitados, en una plataforma ergonómica e intuitiva. Automatiza tus recordatorios, para limitar los no-shows e implicar a tus participantes antes del evento.
9. Prever KPI para la evaluación posevento
Última etapa de tu brief de evento, y no la menos importante: la preparación de la medición del rendimiento de tu evento. Esta debe hacerse a partir de los objetivos de evento que fijaste en el segundo paso.
Recuerda incluir en especial:
- Las encuestas de satisfacción, para recoger los comentarios de los participantes después del evento.
- Los indicadores de rendimiento que hay que seguir para medir el impacto y el éxito del evento: número de participantes, compromiso, feedback, etc.
Para ello, no dudes en apoyarte en una plataforma de gestión de eventos, que pone a tu disposición cuadros de mando completos. En ellos podrás visualizar todos los KPI relacionados con tu evento, como tus inscripciones, tus horarios de mayor afluencia, el compromiso de tus invitados o tu tasa de participación.
El consejo extra de Digitevent
¿La RSE está en el centro de tu comunicación? Intégrala en tu evaluación posevento. Por ejemplo, indica en tu brief que quieres medir el impacto de tu evento en términos de ecorresponsabilidad mediante un simulador de huella de carbono.
Consejos extra para lograr un buen brief de evento
No te vayas sin leer los siguientes consejos clave, que te ayudarán a diseñar un brief de evento bien pulido y, por tanto, a organizar un evento de calidad.
Implicar a todas las partes interesadas antes de crear el brief
Solo se llega más rápido. Juntos se llega más lejos. Recoge los inputs de todas las partes interesadas de tu evento. Habla con algunos de tus clientes, proveedores y socios para integrar sus expectativas en tu brief de evento. Esto genera compromiso y reduce los ajustes posteriores.
Aclara también las responsabilidades de cada persona en la organización del evento. Menciona quién es responsable de cada aspecto. Esto reduce la confusión y fomenta la asunción de responsabilidades.
Co-crear tu brief de evento entre cliente y organizador
La buena práctica: crear un brief de evento colaborativo, donde cada una de las partes interesadas pueda incluir sus necesidades y expectativas.
- Por un lado, el cliente del evento (el cliente para una agencia, o el cliente interno para un organizador de eventos directamente en la empresa anunciante) incluye los criterios y requisitos esperados para el evento, así como sus problemáticas específicas.
- Por otro lado, el organizador (la agencia de eventos o el organizador interno) incluye la información necesaria para el buen desarrollo del proyecto de evento, así como su experiencia en comunicación de eventos.
Así, tu brief de evento queda realmente completo.
Comprobar que tu brief de evento responde al método de las 5W
El método de las 5W es útil para asegurarte de que tu brief de evento responde a todas las preguntas fundamentales para organizarlo.
Úsalo como checklist para comprobar que has incluido bien en tu brief:
- El "What" (qué), es decir, el formato de tu evento
- El "Why" (por qué), es decir, los objetivos de tu evento y las problemáticas a las que debe responder
- El "Where" (dónde), es decir, el lugar de tu evento
- El "When" (cuándo), es decir, las fechas y horarios de tu evento
- El "Who" (quién), es decir, el público de tus eventos
Usar un formato sencillo
Cuanto más sencillo sea tu brief de evento, más comprensible será para todas tus partes interesadas y, por tanto, más eficaz. Ve directo a lo esencial. Sé directo en las descripciones. Usa frases sencillas y limita la jerga técnica para evitar malentendidos.
Por otro lado, organiza tu brief por secciones. Estructura tu documento en apartados claros para facilitar la lectura, cada uno correspondiente a los 9 pasos descritos en este artículo.
Por último, simplifica el lenguaje utilizado. Redacta en un estilo accesible para que cada persona implicada entienda bien tus expectativas e ideas.
Usar elementos visuales para facilitar la comprensión de tu brief
¿Qué mejor manera de hacer un documento más comprensible que con elementos visuales? Inclúyelos en tu brief de evento: permitirán a tus lectores entender bien lo que esperas.
Recuerda incluir en especial:
- Unos moodboards e imágenes de referencia (fotos o bocetos) para ilustrar el tema y el ambiente visual deseados
- Tablas para enumerar tu información presupuestaria o logística
- Diagramas de Gantt para ilustrar los plazos
- Organigramas para presentar a los miembros de tu equipo
Y no olvides que la gestión de un evento requiere pensar en multitud de detalles, todos igual de importantes en la experiencia global que viven tus participantes. Usa por tanto una plataforma de gestión de eventos completa, que te simplifique la vida de principio a fin.
Descubre Digitevent, el software de eventos que te permite gestionar con mano maestra todos tus eventos de empresa, desde las invitaciones hasta el compromiso de los participantes el día D.
