Tienes una visión precisa de tu evento, pero ¿cómo transmitirla a tus proveedores y equipos? Sin un documento estructurado, los malentendidos se acumulan y el riesgo de fallos se dispara.
El pliego de condiciones de tu evento es tu brújula: transforma una idea en un plan de acción concreto.
Sigue esta guía para aprender a redactar un pliego de condiciones preciso y optimizado, que garantice un evento fluido y sin sorpresas desagradables.
¿Qué es el pliego de condiciones de un evento?
Una definición sencilla del pliego de condiciones de un evento
El pliego de condiciones de un evento es un documento estructurado que enumera todas las necesidades técnicas, logísticas y organizativas de un evento.
¿Por qué es esencial? Porque permite estructurar las necesidades y especificaciones, definir el presupuesto y garantizar que todas las partes implicadas estén alineadas. Así, sirve de referencia para los proveedores y los equipos internos, especialmente en el marco de una licitación de eventos.
La diferencia entre el pliego de condiciones y el brief del evento
Definir un pliego de condiciones y redactar un brief del evento no responden exactamente a la misma necesidad.
El brief del evento es un documento más sintético que el pliego de condiciones. Ofrece una visión global del proyecto (objetivos, concepto, mensaje clave). Suele utilizarse al inicio de la colaboración con una agencia o un proveedor.
Se utiliza para:
- Orientar a una agencia o a un proveedor sin entrar en todos los detalles.
- Dar pistas a una agencia que tiene carta blanca para proponer un concepto creativo.
- Para eventos más sencillos o recurrentes, en los que ya existe una base, por ejemplo, para una velada de empresa cuyo único objetivo es crear un momento festivo y memorable, sin demasiadas restricciones.
El pliego de condiciones, en cambio, es operativo y detallado: define los recursos, la logística y las restricciones técnicas. Sirve de base de trabajo para los proveedores y agencias, para que puedan proponer una respuesta adaptada.
Utilízalo:
- Al preparar un evento complejo (conferencia, feria, seminario, team building) que requiere varios proveedores.
- Cuando tienes una visión precisa del evento y quieres recibir presupuestos detallados.
- Para una consulta o una licitación entre varias agencias de eventos.
Por ejemplo, mientras que un brief dice: “Queremos organizar una conferencia de 500 personas para promocionar nuestra nueva solución de software”, un pliego de condiciones detalla el lugar, el presupuesto, el calendario, las necesidades de venta de entradas, de acreditación y de aplicación móvil para los participantes, etc.
Para profundizar en el tema del brief del evento, es por aquí.
“Para conseguir un pliego de condiciones eficaz, todo depende de la exhaustividad: debes hacer que tu interlocutor entienda con precisión el evento que imaginas. Es mejor añadir demasiados detalles que quedarse corto, así conseguirás propuestas adaptadas a tus expectativas, especialmente en tus licitaciones. En Digitevent, nos aseguramos de responder a estas expectativas en muchos puntos de tu pliego de condiciones: marketing de eventos, inscripciones, control de acceso y compromiso de los participantes. Todo en una misma plataforma: ¡tenlo en cuenta!”
- Lucas Bohème - Responsable de Grandes Cuentas en Digitevent
Los elementos esenciales de un pliego de condiciones para tu evento
Redactar el pliego de condiciones de tu evento exige prestar atención a los más mínimos detalles, de lo contrario, tu proyecto quedará peor estructurado. Toma nota de todos los elementos esenciales que debes incluir.
Información general
En primer lugar, identifica a las distintas partes implicadas en el evento: anunciante, jefe de proyecto, agencia de eventos, proveedores, equipo interno, patrocinadores.
Describe también aquí:
- El tipo de evento: ¿es una conferencia? ¿Un seminario? ¿Una feria? ¿Un lanzamiento de producto?
- Los objetivos del evento: ¿quieres generar visibilidad para la marca? ¿Favorecer el networking entre los participantes? ¿Impulsar las ventas de la empresa? ¿Desarrollar una formación para tus equipos?
- El público objetivo: describe tu audiencia e indica con precisión el número de participantes previsto.
Mensajes clave
En esta segunda parte, se trata de formalizar el mensaje que quieres transmitir durante tu evento.
Empieza por describir el tema del evento. ¿Está relacionado con tus productos o servicios? ¿Refuerza los valores o la misión de la empresa?
Entra también en el detalle de la experiencia que quieres ofrecer a los participantes. ¿Qué atmósfera quieres que transmita tu evento? ¿Tienes alguna petición en cuanto a la escenografía o el estilo?
Presupuesto
Aquí se trata de indicar tu restricción presupuestaria general y, después, repartir el presupuesto en distintas partidas de gasto. Reparte tus recursos financieros entre el alquiler del lugar, los equipos, la restauración, la comunicación, el alojamiento, el transporte, las actividades, etc.
No dudes en priorizar estas partidas de gasto en función de tus objetivos. Esto ayudará a tu proveedor a tener suficiente flexibilidad para ajustarse tanto a tu presupuesto como a tus objetivos.
Logística y técnica
Aquí entras en la parte funcional de tu pliego de condiciones.
En cuanto a la logística, describe las restricciones de tu evento. Pueden ser restricciones relacionadas con:
- La accesibilidad del lugar (especialmente en cuanto al acceso para personas con movilidad reducida)
- El alojamiento
- El transporte
- Las instalaciones
Incluye también aquí tus necesidades en cuanto a equipamiento. Indica tus necesidades de sonido, iluminación, proyección, grabación de vídeo, conexión a Internet, etc.
Programa y desarrollo
Ahora es el momento de describir cómo imaginas que se va a desarrollar tu evento.
Detalla la agenda deseada para tu evento. Indica las fechas y horas previstas, así como las intervenciones y actividades que quieres incluir. Describe también el tipo de ponentes y actividades previstas.
Si necesitas crear un sitio web para tu evento o una app para los participantes con la que comunicar el programa y gestionar las inscripciones, indícalo también aquí.
Gestión de inscripciones e invitados
En esta parte, indica con precisión cómo piensas gestionar las invitaciones a tu evento.
Menciona tus necesidades en cuanto a métodos de inscripción y venta de entradas. No olvides indicar si quieres utilizar tecnologías específicas, como una plataforma de inscripción online para automatizar la gestión de invitados, o un sistema de acreditación rápido el día del evento para agilizar la recepción y evitar colas.
¿La buena práctica? Prever el uso de una solución de gestión de eventos como Digitevent, que permite gestionar tus invitaciones online, poner en marcha una plataforma de inscripción y controlar el acceso a tus eventos de forma segura.
Comunicación y marketing
Llega el turno de la parte de tu pliego de condiciones relativa a tu plan de comunicación.
Define aquí:
- Los soportes promocionales del evento previstos : sitio web del evento, redes sociales, emailing, formatos impresos, etc.
- La necesidad de una estrategia para atraer e implicar a los participantes. Indica, en particular si es necesario, que necesitarás una app del evento para reforzar el compromiso de los participantes.
Seguridad y cumplimiento normativo
No olvides incluir en el pliego de condiciones de tu evento un apartado dedicado a la seguridad.
Incluye la elaboración de planes de emergencia, los dispositivos de seguridad y la contratación de seguros. Destaca también la necesidad de gestionar bien el acceso de los participantes, así como el control de las credenciales del evento.
Medición del rendimiento
La última parte de tu pliego de condiciones consiste en detallar los KPI que permitirán evaluar la eficacia del evento, como el número de participantes, el compromiso, la tasa de feedback, etc. Prevé también lanzar encuestas de satisfacción para obtener comentarios cualitativos.
Aquí también, una plataforma de gestión de eventos como Digitevent te permite acceder a paneles detallados y recopilar fácilmente los resultados de tus cuestionarios de satisfacción. Tenlo en cuenta.
¿Cómo redactar un pliego de condiciones de evento eficaz?
Ahora ya sabes cómo elaborar un pliego de condiciones de evento bien estructurado. Aquí tienes cómo proceder, tanto en pasos a seguir como en herramientas que utilizar.
Los pasos clave
En primer lugar, recopila las necesidades de tus distintas partes implicadas. Enumera todas estas partes implicadas, tanto internas (dirección, departamento de marketing, comercial, logística, etc.) como externas (proveedores, socios y patrocinadores). Después, organiza reuniones o entrevistas individuales para recoger sus expectativas en cuanto a objetivos del evento, mensajes clave que transmitir e imperativos presupuestarios o logísticos.
En segundo lugar, define los objetivos y las prioridades de tu proyecto de evento. Para ello, reúne todos los objetivos de tu evento y priorízalos si es necesario.
Para establecer bien tus prioridades, clasifica tus objetivos según los que aporten más valor a tu empresa o al área implicada en el evento. Así podrás indicar en el pliego de condiciones los elementos esenciales que hay que desplegar sin falta en la organización del evento, los que son importantes y los que son opcionales.
Por último, pasa a la redacción detallada y la validación del pliego de condiciones del evento con tus proveedores. Estructura el pliego de condiciones de forma sólida (puedes inspirarte en la estructura descrita más arriba). Validar tu pliego de condiciones internamente, antes de enviarlo a los proveedores, es fundamental para garantizar después una alineación total.
Las herramientas que utilizar
Para definir el pliego de condiciones de tu evento, puedes utilizar una plantilla prerrellenada y personalizarla según los elementos que quieras incluir.
Procura también centralizar todos los documentos anexos en una herramienta de gestión documental (Drive) que pondrás a disposición de tus posibles proveedores.
Si creas tu pliego de condiciones en el marco de una licitación, crea también un documento que permita puntuar las distintas candidaturas en función de los requisitos y restricciones.
A menudo, este tipo de documento se presenta como una hoja de cálculo de Excel que recoge cada uno de los puntos mencionados en el pliego de condiciones. A cada respuesta propuesta por los participantes se le asigna después una puntuación, para poder comparar a los posibles proveedores y tomar una decisión informada.
6 errores que no debes cometer en el pliego de condiciones de tu evento
No te quedes a mitad de camino: tómate el tiempo de evitar los seis errores siguientes para conseguir un pliego de condiciones de evento impecable.
No entrar en el detalle
Un pliego de condiciones demasiado vago o mal estructurado puede generar confusión entre los proveedores y los equipos. Redacta, por tanto, un documento estructurado, detallado y explícito, con secciones bien definidas e información con cifras concretas.
Descuidar las restricciones presupuestarias
Si no proporcionas ningún reparto priorizado de tu presupuesto, tu proveedor o jefe de proyecto corre el riesgo de pasar por alto uno de tus objetivos principales. Define un presupuesto global y un presupuesto detallado por partida (alquiler de la sala, restauración, material, comunicación, etc.).
Olvidar identificar claramente a las partes implicadas
No indicar quién es responsable de qué puede provocar malentendidos y retrasos. Por eso, en la primera parte del pliego de condiciones de tu evento, define un rol preciso para cada parte implicada: agencia de eventos, proveedores, equipo interno, patrocinadores, etc.
No incluir un calendario preciso
La falta de fechas clave puede desorganizar todo tu proyecto. Indica, por tanto, un cronograma inverso detallado de tu evento, con plazos para cada tarea: elección del lugar, envío de invitaciones, pruebas técnicas, etc.
Descuidar la experiencia de los participantes
Un evento mal organizado puede frustrar a los participantes. Si les falta información, cuentan con una señalización imprecisa o un programa confuso, toda la experiencia del participante se resiente.
Prevé por tanto en tu pliego de condiciones una comunicación clara antes y durante el evento. Pon en marcha también una app móvil para el evento para centralizar el programa, los planos y las notificaciones.
Redactar un pliego de condiciones rígido e inflexible
Un documento demasiado rígido impide adaptarse a los imprevistos. Y ya se sabe: un evento rara vez se desarrolla exactamente como estaba previsto. Prevé un margen de flexibilidad y establece un seguimiento para ajustar ciertos puntos según evolucione el proyecto.
¿Y si te simplificas la organización de tus eventos? Desde la fase del pliego de condiciones, Digitevent y su intuitiva plataforma de gestión de eventos te acompañan en las invitaciones, las inscripciones, el registro de asistencia y el compromiso en tus eventos. Disfruta de una planificación más sencilla y de eventos exitosos.
