Las luces se apagan, los participantes se han ido, los stands se desmontan. Por fin respiras. Pero tu trabajo como organizador está lejos de terminar: en las horas y días posteriores al evento es donde se juega gran parte del éxito de tu proyecto.
El post-evento, ese momento que suele quedar al final de la lista de tareas, es sin embargo decisivo: es ahí donde prolongas la experiencia, mides tus resultados y sientas las bases de tus futuros éxitos.
Esta fase de análisis, comunicación y fidelización es una mina de oro que con demasiada frecuencia se infravalora.
En este artículo, descubre cómo transformar ese "después" en una verdadera palanca estratégica para maximizar el engagement de los participantes, el ROI de tus eventos y el impacto de tus próximas ediciones.
¿Por qué es importante cuidar tu fase post-evento?
Demasiado a menudo descuidada, la fase post-evento forma parte sin embargo de cualquier estrategia de eventos. Permite transformar un momento puntual en una palanca duradera al servicio de tus objetivos.
La fase post-evento debe por tanto formar parte integral de tu gestión de eventos, ya que es crucial para:
- Fidelizar y nutrir a tus participantes. El recorrido de tus participantes con tu organización no termina al final del evento. Esto es especialmente relevante para tus leads, con quienes debes reforzar las relaciones comerciales potenciales.
- Poner en valor la experiencia ofrecida y el trabajo realizado. La comunicación post-evento te permite transformar tu evento en materiales y datos útiles para tu organización.
- Medir el rendimiento, con el objetivo de alcanzar el máximo retorno sobre la inversión.
- Iniciar un proceso de mejora continua de tu estrategia de eventos, para mejorar tus futuros eventos.
Razones de sobra para planificar cómo puedes prolongar los efectos positivos de tu evento sobre tus participantes y tu empresa.
"Para tus participantes, las 48 horas posteriores al evento son cruciales: es cuando su emoción todavía está viva. Una comunicación rápida, personalizada y bien dirigida puede transformar a un participante satisfecho en un verdadero embajador. Para ti, un evento exitoso no es solo el que se desarrolla bien, sino el del que se extraen aprendizajes para hacerlo aún mejor la próxima vez. La fase post-evento es el punto de partida de tu próximo éxito. Es ahí donde una plataforma de gestión de eventos marca la diferencia: te permite mantener el control sobre la experiencia después del evento, mientras te nutre de insights valiosos para tus próximas ediciones." – Clara Weber, Account Manager en Digitevent.
¿Cómo gestionar eficazmente la logística post-evento?
Una buena gestión post-evento requiere antes de nada una atención especial en términos de logística. Estos son los elementos que no debes descuidar desde este punto de vista.
Asegura el desmontaje y el orden del espacio
En primer lugar, debes asegurarte de anticipar bien el desmontaje de tu evento desde su preparación. Para ello, planifica un calendario preciso, teniendo en cuenta las restricciones del espacio.
No olvides controlar el material. Haz un inventario del material alquilado y una verificación visual de los elementos técnicos, y guarda los equipos propios para su reutilización posterior.
Gestiona los envíos y los residuos
Recoge los elementos no utilizados (como los regalos promocionales o las impresiones sobrantes) para almacenarlos o redistribuirlos.
Además, un evento exitoso no puede prescindir hoy en día de una organización ecoresponsable.
En el post-evento, piensa especialmente en:
- Organizar la separación de residuos (papel, plástico, elementos técnicos, alimentos...) según las normativas locales.
- Apostar por el ecodiseño. Al crear el brief de tu evento, da prioridad a los materiales reutilizables, considera alquilar en lugar de comprar y limita al máximo las impresiones.
- Elabora un balance medioambiental simplificado si es posible, que incluya la cantidad de residuos generados y las emisiones de CO2 estimadas, para capitalizar una iniciativa de RSE en tus comunicaciones.
Para profundizar en el tema, descubre nuestras 12 acciones concretas para organizar un evento ecoresponsable.
Paga a tus proveedores y realiza el cierre presupuestario y administrativo
El final de un evento es también la ocasión de mantener buenas relaciones con tus proveedores, especialmente los locales o habituales. Para ello, respeta sus plazos de pago.
Ocúpate también del cierre presupuestario de tu evento:
- Finaliza el presupuesto real de tu evento, comparando los gastos realizados con las previsiones que habías hecho.
- Realiza un análisis de desviaciones: ¿has tenido sobrecostes o, por el contrario, has ahorrado? ¿Qué partidas se han infrautilizado o dimensionado incorrectamente?
- Actualiza tus cuadros de mando para extraer aprendizajes aplicables a tus futuros proyectos.
Haz un debrief con tus equipos
Un evento exitoso es también aquel donde tus colaboradores y proveedores externos se han coordinado bien, sin fricciones. De ahí la importancia de organizar una reunión de cierre logístico con los equipos, para hacer balance en caliente y recopilar sus experiencias en un acta.
¿Cuáles son las buenas prácticas para tu comunicación post-evento?
Maximiza el retorno sobre la inversión de tu evento creando contenido de alto valor añadido. Para ello, divide tu plan de comunicación post-evento en varias fases: en caliente y en frío.
Comparte contenidos en caliente
Para multiplicar el impacto de tu evento, es fundamental comunicar rápidamente después del mismo.
Para ello, piensa en utilizar:
- Emails de agradecimiento personalizados. Pueden incluir un resumen del evento, un enlace a replays o a tus materiales de presentación. Este email permite agradecer y mantener el vínculo con tu audiencia rápidamente tras el final del evento.
- Un vídeo resumen de los mejores momentos, difundido en redes sociales y por correo.
- Vídeos de testimonios grabados durante el evento, que destacan las experiencias de tus invitados.
- Publicaciones en redes que recogen los momentos destacados, las citas más impactantes o fotos entre bastidores del día del evento.
- El anuncio de los resultados de un concurso celebrado durante el evento, para mantener la emoción.
Piensa también en actualizar tu sitio web, con una página post-evento que presente tu vídeo resumen, fotos del evento o los momentos más destacados del día.
Crea contenidos en frío
Después de un evento reciente, no dejes que tu público lo olvide: comparte contenido en frío que extienda la experiencia vivida aún más lejos.
Para ello, puedes crear:
- Artículos de blog que presenten, por ejemplo, los aprendizajes clave de tu evento o un análisis de una keynote especialmente interesante.
- Entrevistas post-evento a tus ponentes o a tus participantes.
- Un podcast donde entrevistes a tus ponentes o a algunos de tus invitados.
- Infografías o visualizaciones de datos con las cifras clave de tu evento.
- Un libro blanco con todos los aprendizajes revelados el día del evento por tus ponentes.
- Un comunicado de prensa resumen del evento, que presente cifras, los grandes anuncios, algunos testimonios y la fecha del próximo momento relevante vinculado a tu evento.
Adapta los formatos de tus contenidos según los canales utilizados (email, redes sociales, sitio web, prensa...). Tu objetivo: optimizar su visibilidad ante tu audiencia y generar engagement post-evento.
¿Qué estrategias usar para mantener el engagement después de un evento?
La idea aquí es reforzar las relaciones establecidas durante el evento con tus participantes, continuando su experiencia con tu organización. Estas son algunas claves para impulsar su engagement y fidelización.
Lanza una estrategia de contenido generado por los usuarios (UGC)
Antes y durante tu evento, fomenta en tus participantes las ganas de compartir fotos y vídeos en redes sociales, etiquetando a tu organización, la cuenta de tu evento o el hashtag del mismo.
¿Y por qué no lanzar también un concurso de feedback o de storytelling? Por ejemplo, anima a los participantes a compartir su momento favorito del evento en las redes.
Después podrás pedirles su consentimiento para reutilizar sus publicaciones en tu plan de comunicación.
Implementa un recorrido de nurturing personalizado
Si tu evento te ha permitido generar leads, ahora debes hacer su seguimiento.
Para ello, comienza por segmentar a tus participantes, según sean clientes, prospects calientes o fríos, o socios. Luego envíales por email contenidos que despierten su interés por continuar su recorrido con tu marca.
Puedes preparar con antelación una serie de emails automatizados post-evento, por ejemplo:
- En el día 1: envía tus agradecimientos y comparte replays si los hay
- En el día 5: céntrate en un contenido o una cita inspiradora
- En el día 10: proponles una reunión o una oferta promocional sobre tus productos o servicios
Buenas noticias: en nuestra plataforma de gestión de eventos Digitevent, ¡es muy sencillo! Nuestra herramienta de emailing integrada te permite enviar emails post-evento personalizados y hacer el seguimiento de tus campañas de nurturing de forma fácil.
Fomenta el engagement comunitario
Si tus participantes acuden a eventos, es a menudo para sentir que pertenecen a una comunidad real. Tu papel como organizador es crear esa emulación comunitaria.
Para ello tienes varias opciones:
- Crea o dinamiza un grupo dedicado. Puede ser un grupo de LinkedIn, un Discord o un canal de Slack centrado en la temática de tu evento.
- Anima a los participantes a compartir sus contenidos con un hashtag dedicado en redes sociales: es el principio del UGC que viste antes, y que estimula su engagement.
- Menciona o comparte las publicaciones en redes de los participantes para darles visibilidad.
- Ofrece durante el evento una app de Networking a tus participantes, para que puedan crear relaciones interpersonales. Así generas una emulación post-evento duradera.
En este último punto, Digitevent te acompaña gracias a su funcionalidad de Networking. ¿En qué consiste? Diseñas una app de Networking con la que tus participantes pueden consultar un directorio interactivo o escanear sus QR Codes para intercambiar sus datos de contacto.
¿Cómo evaluar el éxito de tu evento?
La fase post-evento es también el momento de medir el éxito de tu evento e identificar los problemas que podrías resolver en tus próximas ediciones.
Selecciona los indicadores a seguir
Hablar de medir el rendimiento implica necesariamente los KPI.
Para saber si has organizado un evento eficaz, haz seguimiento especialmente de:
- Tus datos de participación: tasa de asistencia, no-shows, duración media de conexión (si tu evento fue digital).
- Los KPI relacionados con el engagement de los participantes: interacciones, compartidos (en especial con tu hashtag del evento), reacciones, visitas a tu sitio web o a tu aplicación del evento...
- El rendimiento de tus contenidos post-evento: visualizaciones, descargas, clics...
- El impacto en prensa o en medios del evento.
- La medición del ROI: coste por participante, tasa de conversión de los leads generados, facturación generada durante el evento o post-evento a través del cierre de nuevos negocios...
Si aún no lo has hecho, analiza también los feedbacks cualitativos que tus invitados te han transmitido. Supervisa la satisfacción de tus participantes y analiza los verbatims de sus cuestionarios.
Recoge y aprovecha los feedbacks de los participantes
La recogida de feedback es uno de los pilares de la fase post-evento. Te permite no solo medir el éxito de tu evento, sino también seguir implicando a tus participantes en su experiencia.
En primer lugar, respeta el momento ideal para enviar tu cuestionario de satisfacción post-evento. Se recomienda enviarlo entre 12 y 72 horas después del evento, cuando la experiencia todavía está fresca en la memoria de los participantes. Envíalo en un email personalizado y recuerda hacer un recordatorio a quienes no hayan respondido unos días después.
No olvides que el tiempo de tus invitados es valioso. Un buen formulario post-evento debe ser breve (cinco o diez preguntas como máximo), estructurado y fácil de completar en móvil.
Puedes incluir preguntas sobre:
- La calidad de la experiencia global vivida
- La pertinencia del contenido y de las intervenciones propuestas
- La organización y la logística
- Las sugerencias de los participantes para la próxima edición
Ofrece una recompensa simbólica (como un sorteo, un descuento o contenido exclusivo) para incentivar las respuestas a tu encuesta de satisfacción.
Y, por supuesto, aprovecha después los resultados de tu encuesta. Transforma estos feedbacks en acciones concretas anotando mejoras que llevar a tu próximo evento. Por ejemplo, si una temática ha captado más atención que las demás, podrás utilizarla en un futuro evento o contenido.
Pon en valor los testimonios de tus participantes, convirtiendo los comentarios positivos en citas para integrar en tu estrategia de marketing, siempre asegurándote de pedir autorización para publicar sin anonimizar.
Por último, no dudes en segmentar tus respuestas para analizarlas según los perfiles de participantes. Esto puede orientar tu estrategia de contenido o de segmentación para tus próximas ediciones.
¿Necesitas una herramienta para recopilar el feedback de tus participantes? Digitevent pone a tu disposición una herramienta de cuestionarios de satisfacción sencilla y eficaz para todos tus eventos.
Crea un reporting claro y accionable
Con los datos que has recopilado, realiza un análisis preciso y estructura un informe sintético para compartir con todas tus partes interesadas. Incluye cifras clave, comentarios de participantes, puntos de mejora y las oportunidades identificadas para las ediciones futuras.
No dudes tampoco en utilizar estos datos para justificar tus presupuestos previsionales y tus ejes estratégicos de eventos futuros.
Para ayudarte, Digitevent pone a tu disposición funcionalidades analíticas avanzadas que te permiten medir el impacto de tu evento. Tasa de participación y de no-shows, engagement en tus aplicaciones y tu sitio web, seguimiento de los leads generados... ¡Nada se nos escapa en la plataforma!
¿Listo para cerrar tu fase post-evento? Ahora toca capitalizar los puntos fuertes y trabajar en los aspectos a mejorar para tus próximos eventos. Actualiza tus checklists organizativas y reutiliza eventualmente tus contenidos en una estrategia de comunicación a medio plazo, por ejemplo en tus newsletters o artículos.
Enhorabuena: has prolongado la experiencia de tus participantes y maximizado el ROI de tu evento.
