Las luces se apagan, los asistentes se han ido, los stands se desmontan. Por fin puedes respirar. ¡Pero tu trabajo como organizador está lejos de haber terminado! Gran parte del éxito de tu proyecto se juega en las horas y los días posteriores al evento.

El post-evento, ese momento que a menudo queda relegado al final de la lista de tareas, es sin embargo decisivo: es cuando prolongas la experiencia, mides tus resultados y sientas las bases de tus futuros éxitos

Esta fase de análisis, comunicación y fidelización es una mina de oro demasiado a menudo subestimada.

En este artículo descubrirás cómo transformar ese "después" en una auténtica palanca estratégica para maximizar el compromiso de los asistentes, el ROI de tus eventos y el impacto de tus próximas ediciones.

¿Por qué es importante cuidar tu fase post-evento?

Demasiado a menudo descuidada, la fase de post-evento forma sin embargo parte integral de toda estrategia de eventos. Permite transformar un momento puntual en una palanca duradera al servicio de tus objetivos.

La fase post-evento debe formar parte integral de tu gestión de eventos, ya que resulta crucial para:

  • Fidelizar y nutrir a tus asistentes. El recorrido de tus asistentes con tu organización no termina al final del evento. Esto es especialmente cierto para tus leads, con quienes debes reforzar tus relaciones comerciales potenciales.
  • Valorar la experiencia ofrecida y el trabajo realizado. La comunicación post-evento permite transformar tu evento en materiales y datos útiles para tu organización.
  • Medir el rendimiento, con el fin de maximizar el retorno de la inversión.
  • Entrar en un proceso de mejora continua de tu estrategia de eventos, para mejorar tus futuros eventos.

Todas estas son buenas razones para planificar cómo puedes prolongar los efectos positivos de tu evento en tus asistentes y en tu empresa.

"Para tus asistentes, las 48 horas siguientes al evento son cruciales: es cuando su emoción todavía está viva. Una comunicación rápida, personalizada y bien dirigida puede transformar a un asistente satisfecho en un auténtico embajador. Para ti, un evento de éxito no es solo el que se desarrolla bien, sino aquel del que se extraen aprendizajes para hacerlo aún mejor la próxima vez. La fase post-evento es el punto de partida de tu próximo éxito. Ahí es donde una plataforma de gestión de eventos marca la diferencia: te permite mantener el control de la experiencia después del evento, mientras te nutres de información valiosa para tus próximas ediciones.", Clara Weber, Account Manager en Digitevent.

¿Cómo gestionar eficazmente la logística post-evento?

Una buena gestión post-evento requiere, ante todo, una atención especial en cuanto a la logística. Estos son los elementos que no debes descuidar desde este punto de vista.

Asegura el desmontaje y la recogida del espacio

Ante todo, debes asegurarte de anticipar el desmontaje de tu evento desde su preparación. Para ello, prevé un calendario preciso, en función de las limitaciones del espacio.

No olvides revisar el material. Haz un inventario del material alquilado y una comprobación visual de los elementos técnicos, y guarda los equipos internos para su reutilización posterior.

Gestiona las entregas y los residuos

Encárgate de recoger los elementos no utilizados (como los regalos promocionales o las impresiones sobrantes) para su almacenamiento o redistribución.

Además, hoy en día un evento de éxito no puede prescindir de una organización ecorresponsable.

Después del evento, ten en cuenta, entre otras cosas:

  • Organizar la clasificación de los residuos (papel, plástico, elementos técnicos, restos de comida, etc.) según las normas locales.
  • Pensar en el ecodiseño. A la hora de crear tu brief de evento, da prioridad a los materiales reutilizables, plantéate alquilar en lugar de comprar, y limita al máximo las impresiones.
  • Elabora un balance medioambiental simplificado si es posible, que incluya en particular la cantidad de residuos y las emisiones de CO2 estimadas, para capitalizar un enfoque de RSC en tus comunicaciones.

Para profundizar más, descubre nuestras 12 acciones concretas para organizar un evento ecorresponsable.

Paga a tus proveedores y realiza el cierre presupuestario y administrativo

El final de un evento es también una oportunidad para mantener buenas relaciones con tus proveedores, sobre todo los locales o habituales. Para ello, procura respetar sus plazos de pago.

Ocúpate también del cierre presupuestario de tu evento:

  • Cierra el presupuesto real de tu evento, comparando los gastos realizados con las previsiones que habías hecho.
  • Realiza un análisis de desviaciones: ¿has tenido sobrecostes o, por el contrario, ahorros? ¿Qué partidas se han infrautilizado o se han calculado mal?
  • Actualiza tus cuadros de mando para extraer aprendizajes para tus futuros proyectos.

Haz un debrief con tus equipos

Un evento de éxito es también un evento en el que tus colaboradores y proveedores externos se han coordinado bien, sin fricciones. De ahí el interés de organizar una reunión de cierre logístico con los equipos, para hacer balance en caliente y recopilar sus impresiones en un informe.

¿Qué buenas prácticas seguir para tu comunicación post-evento?

Maximiza el retorno de la inversión de tu evento creando contenido de alto valor añadido. Para ello, segmenta tu plan de comunicación post-evento en varias fases: en caliente y, después, en frío.

Comparte contenido en caliente

Para multiplicar el impacto de tu evento, es esencial comunicar rápidamente tras el evento.

Para ello, ten en cuenta utilizar:

  • Emails de agradecimiento personalizados. Estos pueden incluir un resumen del evento, un enlace a las grabaciones o a tus materiales de presentación. Este email permite agradecer y mantener el vínculo con tu audiencia poco después de que termine el evento.
  • Un vídeo best-of, difundido en redes sociales y por email.
  • Vídeos vox pop, grabados durante tu evento, que recogen las opiniones de tus invitados.
  • Publicaciones en redes sociales que recojan los momentos destacados, las citas más llamativas o fotos entre bastidores del gran día.
  • Un anuncio de los resultados de un concurso organizado durante tu evento, para seguir generando entusiasmo.

Recuerda también actualizar tu sitio web, con una página post-evento que muestre tu vídeo resumen, fotos del evento o los momentos más destacados vividos el gran día.

Crea contenido en frío

Después de un evento reciente, no dejes que tu público lo olvide: comparte contenido en frío que prolongue aún más la experiencia vivida.

Para ello, puedes crear:

  • Artículos de blog, que presenten por ejemplo los aprendizajes clave de tu evento, o que hagan balance de una keynote especialmente interesante.
  • Entrevistas post-evento con tus ponentes o tus asistentes.
  • Un podcast en el que entrevistes a tus ponentes o a algunos de tus invitados.
  • Infografías o visualizaciones de datos con las cifras clave de tu evento.
  • Un libro blanco que recoja todos los aprendizajes revelados el gran día por tus ponentes.
  • Una nota de prensa con el balance del evento, que presente cifras, los grandes anuncios, algunos testimonios y la fecha del próximo hito relacionado con tu evento.

Ten cuidado de adaptar los formatos de tus contenidos según los canales utilizados (email, redes sociales, sitio web, prensa, etc.). Tu objetivo: optimizar su visibilidad ante tu audiencia y generar compromiso post-evento.

¿Qué estrategias seguir para mantener el compromiso después de un evento?

La idea aquí es reforzar las relaciones creadas durante tu evento con tus asistentes, prolongando su experiencia con tu organización. Aquí tienes algunas claves para impulsar su compromiso y su fidelización.

Lanza una estrategia de contenido generado por los usuarios (UGC)

Antes y durante tu evento, despierta en tus asistentes las ganas de compartir fotos y vídeos en las redes sociales, etiquetando a tu organización, la cuenta de tu evento o el hashtag de tu evento.

¿Y por qué no lanzar también un concurso de feedback o de storytelling? Por ejemplo, anima a los asistentes a compartir su momento favorito del evento en las redes.

Después podrás pedirles su consentimiento para reutilizar sus publicaciones en tu plan de comunicación.

Pon en marcha un recorrido de nurturing personalizado

Ejemplo de secuencia de nurturing post-evento, repartida en diez días:

  • Día +1: email de agradecimiento personalizado (mensaje cálido, enlace a las grabaciones, galería de fotos, recordatorio del momento destacado), para reforzar la relación y prolongar la experiencia
  • Día +3: best-of del evento (vídeo corto o carrusel de imágenes con citas destacadas), para reavivar el compromiso emocional y mantener el interés
  • Día +5: encuesta de satisfacción (cuestionario rápido de 3 a 5 preguntas), para recoger feedback y medir la calidad de los leads generados
  • Día +7: resultados y testimonios inspiradores (cifras clave, citas literales, opiniones o entrevistas), para valorar a la comunidad y generar prueba social
  • Día +10: llamada a la acción personalizada (invitación a una reunión, una demo o una oferta exclusiva), para convertir los leads

Si tu evento te ha permitido generar leads, ahora debes asegurar su seguimiento.

Para ello, empieza por segmentar a tus asistentes, según sean tus clientes, prospectos calientes o fríos, o tus socios. Después, envíales por email contenidos que despierten en ellos el deseo de continuar su recorrido con tu marca.

Puedes preparar de antemano una serie de emails automatizados post-evento, por ejemplo:

  • En el día +1: envía tus agradecimientos y comparte, si procede, las grabaciones
  • En el día +5: destaca un contenido o una cita inspiradora
  • En el día +10: propónles una reunión o una oferta promocional sobre tus productos o servicios

Buenas noticias: en nuestra plataforma de gestión de eventos Digitevent, nada más sencillo. Nuestra herramienta de email marketing integrada te permite enviar emails post-evento personalizados y seguir tus campañas de nurturing con facilidad.

Fomenta el compromiso comunitario

Si tus asistentes acuden a eventos, a menudo es para sentirse parte de una auténtica comunidad. Tu papel, como organizador, es crear esa dinámica comunitaria.

Tienes varias opciones para lograrlo:

  • Crea o gestiona un grupo dedicado. Puede tratarse de un grupo de LinkedIn, un Discord o un canal de Slack, centrado en la temática de tu evento.
  • Anima a los asistentes a compartir sus contenidos con un hashtag dedicado en las redes sociales: es el principio del UGC que ya has visto antes, y que estimula su compromiso.
  • Menciona o comparte de nuevo las publicaciones en redes sociales de los asistentes para darles valor.
  • Ofrecer durante el evento una app de networking a tus asistentes, para que puedan crear relaciones interpersonales. Así generas una dinámica post-evento duradera.

En este último punto, Digitevent te acompaña gracias a su funcionalidad Networking. ¿Cuál es el principio? Diseñas una app de networking con la que tus asistentes pueden consultar un directorio interactivo con fotos, o bien escanear sus QR Codes, para obtener sus datos de contacto respectivos.

¿Cómo evaluar el éxito de tu evento?

La fase post-evento es también el momento para medir el éxito de tu evento e identificar los problemas que podrías resolver en tus próximas ediciones.

Selecciona los indicadores que quieres seguir

Medir el rendimiento implica necesariamente hablar de KPI.

Para saber si has organizado un evento eficaz, sigue en particular:

  • Tus datos de participación: tasa de asistencia, no-show, duración media de conexión (si tu evento era digital).
  • Los KPI relacionados con el compromiso de los asistentes: interacciones, veces que se comparte contenido (sobre todo con el hashtag de tu evento), reacciones, visitas a tu sitio web o a tu aplicación del evento, etc.
  • El rendimiento de tus contenidos post-evento: visualizaciones, descargas, clics, etc.
  • La repercusión en prensa o en medios del evento.
  • La medición del ROI: coste por asistente, tasa de conversión de los leads generados, facturación generada durante el evento o después de él gracias a la firma de nuevos negocios, etc.

Si todavía no lo has hecho, analiza también el feedback cualitativo que te han transmitido tus invitados. Vigila la satisfacción de tus asistentes y analiza las respuestas literales de sus cuestionarios.

Recopila y aprovecha el feedback de los asistentes

La recopilación de feedback es uno de los pilares de la fase post-evento. Te permite no solo medir el éxito de tu evento, sino también seguir implicando a tus asistentes en su experiencia.

Ante todo, respeta el momento ideal para enviar tu cuestionario de satisfacción post-evento. Se recomienda enviarlo entre 12 y 72 horas después del evento, cuando la experiencia todavía está fresca en la mente de los asistentes. Envíalo en un email personalizado, y recuerda hacer un seguimiento a quienes no hayan respondido unos días después.

No olvides que el tiempo de tus invitados es valioso. Un buen formulario post-evento debe ser, por tanto, breve (entre cinco y diez preguntas como máximo), estructurado y fácil de completar desde el móvil.

Puedes incluir en él, entre otras, preguntas sobre:

  • La calidad de la experiencia global vivida
  • La pertinencia del contenido y de las ponencias propuestas
  • La organización y la logística
  • Las sugerencias de los asistentes para la próxima edición

Ofrece una recompensa simbólica (como un sorteo, un descuento o contenido exclusivo) para incentivar la respuesta a tu encuesta de satisfacción.

Y por supuesto, después, aprovecha los resultados de tu encuesta. Convierte ese feedback en acciones concretas, anotando las mejoras que puedes aplicar en tu próximo evento. Por ejemplo, si una temática ha atraído más atención que las demás, podrás utilizarla en un futuro evento o contenido.

Valora los testimonios de tus asistentes, convirtiendo los comentarios positivos en citas para integrar en tu estrategia de marketing, procurando siempre pedir permiso para publicarlos sin anonimizar.

Por último, no dudes en segmentar tus respuestas para analizarlas según las tipologías de asistentes. Esto puede orientar tu estrategia de contenido o de segmentación para tus próximas ediciones.

¿Necesitas un software para recopilar el feedback de tus asistentes? ¡Digitevent pone a tu disposición una herramienta de cuestionarios de satisfacción simple y eficaz para todos tus eventos!

Crea un reporting claro y accionable

Gracias a los datos que has recopilado, realiza un análisis preciso y estructura un informe sintético para compartir con todas tus partes interesadas. En él, incluye cifras clave, comentarios de los asistentes, puntos de mejora y las oportunidades identificadas para las próximas ediciones.

No dudes tampoco en utilizar estos datos para justificar tus presupuestos previsionales y tus líneas estratégicas de eventos futuras.

Para ayudarte, Digitevent pone a tu disposición funcionalidades analíticas avanzadas, que te permiten medir el impacto de tu evento. Tasa de participación y de no-show, compromiso en tus aplicaciones y tu sitio web, seguimiento de los leads generados. ¡En la plataforma no se nos escapa nada!

¿Listo para cerrar tu fase post-evento? Ahora solo queda capitalizar los puntos fuertes y trabajar en los puntos a mejorar para tus próximos eventos. Actualiza tus checklists organizativas y reutiliza, si procede, tus contenidos en una estrategia de comunicación a medio plazo, por ejemplo en tus newsletters o tus artículos.

¡Enhorabuena! Has prolongado la experiencia de tus asistentes y maximizado el ROI de tu evento.