Con un 87 % de cancelaciones de eventos en los meses de marzo y abril según evenement.com, el COVID-19 no ha perdonado al sector de los eventos. El confinamiento, el distanciamiento social y las medidas sanitarias han sido determinantes.
Fue necesaria una reacción rápida por parte de los organizadores de eventos. Tras el impacto inicial, se materializó en la aparición de eventos virtuales (vía webinars, videoconferencias...), ya que casi todos los asistentes disponen de una webcam y un micrófono, especialmente en un contexto de teletrabajo (aunque no siempre resulte fácil hacerlos funcionar correctamente).
¿Entonces, en 2020, evento 100 % virtual, híbrido o presencial?
Los eventos virtuales, ventajas:
- Los colaboradores y espectadores de tu evento pueden asistir desde cualquier parte del mundo sin necesidad de coger un avión o un tren, lo cual es una buena noticia para el planeta (ver otras iniciativas de eventos eco-responsables).
- Es una prueba de tu experiencia digital (organizar un evento virtual completo de la nada requiere un buen conocimiento de las nuevas tecnologías y las herramientas actuales).
- La grabación permite el replay y la redifusión (todos habríamos querido poder revivir un evento al que no pudimos asistir... ¡Si se realizó una grabación de vídeo durante el evento, es posible!).
- La interacción y el engagement siguen siendo posibles (como en un evento presencial) a través de distintas soluciones: encuestas, quizzes o chats, que permiten a cada persona hacer su pregunta rápidamente sin interrupciones.
- Facilita contar con ponentes de alto nivel más fácilmente.
- ¡Sin límite de audiencia! Tu evento es escalable a voluntad y a coste marginal nulo (a diferencia del presencial), ya que no tienes ningún espacio que reservar ni catering que pagar...
- Este formato libera la palabra: los ponentes están mucho menos intimidados frente a su cámara que en un escenario ante el juicio directo del público...
Los eventos virtuales, inconvenientes:
- Sin contacto humano directo (algo muy importante para las relaciones personales).
- La atención es mucho más frágil (y en consecuencia hay menos vínculo emocional con el evento); los americanos, por ejemplo, hacen multitasking (dato: el 80 % de los americanos hace varias cosas a la vez en sus pantallas).
- Un formato de webinars que se ha vuelto habitual y a veces cansino; estos formatos consumen mucho tiempo y resulta difícil mantener el engagement de los asistentes.
- El éxito o el fracaso del evento depende de una conexión a internet fluida y estable (y con suerte, diferentes personas intervienen desde distintos lugares: ya sabes que no hace falta estar en un lugar muy remoto para tener problemas de conexión... ¡aunque no queremos ofender a nadie que viva en zonas rurales ni a esas bonitas regiones!).
- Es necesario gestionar los flujos de vídeo, la iluminación, la retransmisión... La mayoría de las veces habrá que recurrir a un proveedor técnico especializado (no dudes en contactar a Digitevent si necesitas apoyo en este aspecto)...
- La necesidad de contar con ponentes muy buenos para mantener el engagement del público (>> un pequeño tutorial para ser un gran ponente en videoconferencia).
- Sin networking ni apretones de manos: a menudo bastan unos segundos para hacerse una primera impresión de alguien. Esa sensación forma parte de lo que la gente busca en un evento de networking y que lo virtual no puede reemplazar del todo.
¡Toma lo mejor de los dos mundos con el evento híbrido!
El formato híbrido presenta varias ventajas inherentes tanto al presencial como al virtual:
- El evento híbrido te permite mantener un vínculo físico con tus invitados más destacados o con quienes no se sienten cómodos con la tecnología de videoconferencia. También mejora la experiencia de los espectadores a distancia, ya que tienen la sensación de asistir a un verdadero show en lugar de a una simple webconferencia.
- En formato híbrido, tu evento presencial es más pequeño y, por tanto, te cuesta menos. También te permite conservar todo el contenido del evento y así captar leads creando una landing page que permita descargar tus replays.
- Cumples con las medidas sanitarias sin dejar de comunicarte con tus clientes a través de tus eventos.
- Esto te sitúa en la era de la libertad de formato de trabajo (en teletrabajo o presencial en la oficina) y te aporta aún más flexibilidad.
Para mantener esa capacidad de reacción, apuesta por soluciones de eventos virtuales o híbridos con Digitevent, que te aportarán mayor agilidad en un contexto en constante evolución.
