Con un 87 % de cancelaciones de eventos en marzo y abril según evenement.com, el COVID-19 no perdonó al sector de los eventos. El confinamiento, la distancia social y las medidas sanitarias tuvieron mucho que ver.

Los creadores de eventos tuvieron que reaccionar rápido. Tras el impacto inicial, esa reacción se tradujo en la aparición de eventos virtuales (ya fuera mediante webinars, videoconferencias, etc.), ya que casi todos los participantes cuentan con una cámara web y un micrófono, sobre todo en un contexto de teletrabajo (eso sí, hay que saber hacerlos funcionar correctamente).

Entonces, en 2020, ¿evento 100 % virtual, híbrido o presencial?

Los eventos virtuales, los pros:

  • Los colaboradores y espectadores de tu evento pueden asistir desde cualquier parte del mundo sin tener que coger un avión o un tren, lo cual es una buena noticia para el planeta (consulta otras iniciativas de eventos ecorresponsables)

  • Es una prueba de tu experiencia digital (organizar de golpe todo un evento virtual requiere un buen conocimiento de las nuevas tecnologías y las herramientas actuales)

  • La grabación permite el replay y la redifusión (a todos nos habría encantado poder revivir un evento al que no pudimos asistir. Pues bien, si hubo grabación en vídeo durante el evento, ¡es posible!)

  • La interacción y la participación siguen siendo posibles (como en un evento presencial) gracias a distintas soluciones: encuestas, quizzes o chats, que permiten a cada uno hacer su pregunta rápidamente sin generar interrupciones.

  • Permite contar con ponentes de alto nivel más fácilmente

  • ¡Sin límite de audiencia! Tu evento es escalable a voluntad y con coste marginal nulo (a diferencia del presencial), ya que no tienes que reservar un lugar ni pagar catering, etc.

  • Este formato libera la palabra: los ponentes son mucho menos tímidos ante su cámara que sobre un escenario, frente al juicio directo de una audiencia.

Hombre en ropa interior en la oficina

Los eventos virtuales, los contras:

  • Sin contacto humano directo (aunque es muy importante para las relaciones).

  • La atención es mucho más frágil (por lo tanto, hay menos vínculo emocional con el evento); los estadounidenses, por ejemplo, hacen multitarea (el dato: el 80 % de los estadounidenses hace varias cosas a la vez frente a sus pantallas).

  • Un formato de webinars que se ha vuelto habitual y a veces cansado; estos formatos consumen mucho tiempo, por lo que resulta difícil implicar a los participantes.

  • El éxito o el fracaso del evento depende de una conexión a internet fluida y estable (y si tienes suerte, haces intervenir a personas en distintos lugares: y ya sabes que no hace falta estar en la Creuse para quedarte sin conexión. Aun así, ¡no queremos ofender a los habitantes de la Creuse ni a esta bonita región!)

  • Hay que gestionar los flujos de vídeo, las luces y la retransmisión. La mayoría de las veces será necesario recurrir a un proveedor técnico especializado (no dudes en contactar con Digitevent si necesitas acompañamiento en este aspecto).

  • Sin networking ni apretones de manos: a menudo bastan unos segundos para hacerte una primera impresión de alguien. Esa sensación forma parte de lo que la gente busca en un evento de networking, y lo virtual no puede sustituirla del todo.

Quédate con lo mejor de ambos mundos: ¡el evento híbrido!

Lo híbrido presenta varias ventajas inherentes tanto al presencial como al virtual:

  • El evento híbrido te permite mantener un vínculo físico con tus invitados destacados o con quienes no se sienten cómodos con la tecnología de videoconferencia. Esto también mejora la experiencia de los espectadores a distancia, ya que tienen la sensación de asistir a un espectáculo real y no a una simple videoconferencia web.

  • En el formato híbrido, tu evento presencial es más pequeño y, por lo tanto, te cuesta menos. Esto también te permite conservar todo el contenido del evento y así captar leads creando una landing page que permita descargar tus replays.

  • Respetas las medidas sanitarias mientras sigues comunicándote con tus clientes a través de tus eventos

  • Esto te sitúa en la era de la libertad del formato de trabajo (en teletrabajo o de forma presencial en la oficina) y te aporta cada vez más flexibilidad.

Para conservar esta capacidad de reacción, opta por soluciones de eventos virtuales o híbridos con Digitevent, que te aportarán mayor agilidad en un contexto en constante evolución.