Mucho antes del Covid, lo virtual ya era un formato original y lleno de promesas. La crisis del Covid no ha hecho más que subrayar la necesidad de añadir una capa de virtualidad a los eventos.
Aquí tienes nuestra experiencia y las buenas prácticas (y los errores que conviene evitar) que compartimos con nuestros clientes, tras haber acompañado con éxito decenas de eventos digitales.
Hay tres variables que garantizan el éxito de tu evento virtual: el dinamismo, la animación y la interacción.
Este artículo se ha escrito gracias a los buenos consejos de Félix, el responsable del equipo de Customer Success en Digitevent.
Los hábitos que conviene adoptar para tus eventos virtuales:
Estas son las 5 buenas prácticas que hemos identificado en nuestros proyectos del año pasado y que te asegurarán no meter la pata con el formato virtual:
1. Inspírate en quienes lo hacen mejor: la televisión
Si lo piensas, las empresas de televisión y la radio se han convertido, tras décadas puliendo este formato, en auténticas expertas del entretenimiento y la información. Capaces de mantener tu atención durante horas frente a una pantalla, nos enseñan algunas prácticas importantes:
Para empezar, hay que crear programas cortos: los programas de TV duran entre 20 minutos y 1 h 30 los más largos. La media es de 45 minutos. Esa es también la duración que debes buscar para tratar un tema, que puede ser una "cápsula" de un programa más largo. Lo importante es que, como en la tele, evites alargar las cosas más de la cuenta.
Se tiende a olvidar, pero un participante que quiere abandonar tu evento puede hacerlo muy fácilmente (con un clic) y no volverá. Hay que tener en cuenta que estar frente a una pantalla es agotador y exige más capacidad de atención que en presencial.
2. Genera dinamismo justo antes del evento
Generar dinamismo incluso antes del evento es clave para garantizar un buen arranque. Ya hemos comentado que el inicio de tu evento digital es muy importante para marcar el tono y hacer que tus invitados quieran quedarse hasta el final.
Así, si tu empresa presenta un evento digital con un módulo de chat integrado (te lo recomendamos encarecidamente), que los participantes se saluden entre ellos y creen conversación antes de que empiece el evento solo puede beneficiarte.
Esto tiene dos ventajas:
- Los espectadores se convierten en participantes activos. Ya no están solos frente a sus pantallas.
- Permite "soltar" a los invitados más tímidos, que se atreverán más a presentarse, participar y hacer preguntas durante el resto del evento, sin tener que aparecer necesariamente en vídeo.
Para que funcione, necesitas que se intercambien unos primeros mensajes. A veces a los participantes les cuesta dar el primer paso. Intenta, por tanto, contar con los invitados habituales de tus eventos (a menudo los más implicados). Anticipa el riesgo (mínimo, pero existe) de que ningún participante quiera tomar la palabra, y anima a tus propios compañeros a echarte una mano presentándose en el chat.
3. Crea animación
La animación permite a los participantes sentirse protagonistas de tu evento y disfrutar participando en él.
Varios trucos de animación para tus eventos digitales:
En primer lugar, no dudes en poner música de fondo unos minutos antes de que empiece tu evento de empresa. Así tus participantes pueden ajustar el volumen y notar que el evento se está preparando.
En esa misma línea, usa un rompehielos, como una encuesta en nube de palabras en la que todos querrán participar. Un muy buen ejemplo:
Otro punto importante: ¡haz pausas! Nadie seguirá tu evento profesional de principio a fin sin descansos. Aunque solo sea por tus ponentes, dales tiempo para recuperar el aliento. Como en la publicidad, haz cortes entre los programas (los anuncios en los formatos de TV son un buen ejemplo).
Durante la pausa, muestra una pantalla con el tiempo de pausa restante, como en este sitio web.
Si durante tu videoconferencia quieres elegir a alguien al azar para que hable sobre un tema o dé su opinión, puedes usar la ruleta de nombres.
4. Crea interacción
Intenta reenganchar a tu audiencia con un quiz, una encuesta o cualquier otra cosa que les exija una pequeña reflexión o una acción, más o menos cada 10 a 15 minutos. La capacidad de atención de una persona frente a una pantalla es de unos 3 minutos, pero si realiza una acción de forma activa, por supuesto se puede multiplicar esa duración. En cualquier caso, los participantes son más propensos a seguir lo que les cuentas después de haber participado en el debate.
Otro truco para animar tus eventos profesionales, sacado directamente de la naturaleza humana: a nadie le gusta ser el último. Aprovecha ese espíritu competitivo y crea quizzes, con herramientas integradas directamente o con herramientas externas (como Kahoot o Mural).
A los participantes siempre les mueve el afán de acertar las respuestas. Prevé un tiempo de reacción suficiente para cada pregunta para no frustrar a tu audiencia.
Ya verás como al final todo el mundo acaba entrando en el juego. Se genera una especie de ping-pong entre tus ponentes y las distintas respuestas de la audiencia, a menudo con risas, y un ambiente distendido y muy agradable para todos los invitados.
5. Domina la anticipación y desarrolla tu programa con toda tranquilidad
La preparación es una etapa crucial de todo evento. La estrategia también.
Si uno de tus ponentes está en una sala con eco en el momento del evento, la calidad del sonido será mediocre. Comprueba bien las condiciones reales de grabación (porque el eco, por ejemplo, no se aprecia por teléfono), la ausencia de acoplamiento (efecto Larsen) y cualquier otro problema técnico.
Pídeles a los ponentes que no cambien de micrófono en el último momento, que no conecten auriculares (que podrían provocar un cambio de micrófono automático) y que se ajusten lo máximo posible a los ensayos.
Empezar a prepararlo todo con mucha antelación también te permite reducir enormemente los riesgos. Recomendamos estar listos y operativos una hora antes de la hora de inicio del evento. En los eventos phygitales o híbridos, esto ayuda a relajar a los oradores, a la realización y a todo el estudio de grabación.
Las dificultades técnicas de hardware y software (el equipo o los navegadores utilizados) también pueden impedir que tus participantes sigan tu evento correctamente. No dudes en contar con un servicio de guardia técnica por teléfono o mediante un módulo de chat, para que tus invitados no se queden desatendidos.
En el caso de que varios de tus ponentes estén ubicados y sean grabados en el mismo lugar, pide ayuda a un proveedor especializado en captación de vídeo para lograr un resultado profesional. La captación de vídeo y la realización son toda una profesión. Lo virtual es un formato relativamente nuevo, así que es normal tropezar con algún que otro obstáculo al principio.
Por último, prioriza siempre la calidad sobre la duración y evita mantener ciertos hábitos que jugarán en tu contra.
Por cierto, hablando de esos hábitos que van a jugar en tu contra...
Los hábitos que conviene dejar atrás en tus próximos eventos virtuales
Por el contrario, hay ciertos hábitos de los eventos "tradicionales" que conviene desterrar cuando se trata del formato digital.
Aquí tienes algunos ejemplos:
1. Querer trasladar un evento físico a un webinar
8:30 > 9:00 = Café y encuentros
9:00 > 10:00 = Presentación de los ponentes e introducción
10:00 > 10:30 = Sesión de preguntas y respuestas
Este tipo de programa, bastante habitual en presencial, hay que desterrarlo por completo en los eventos virtuales, sobre todo en un webinar. La razón es sencilla: no aporta ningún dinamismo ni ningún impacto al inicio de tu evento digital, no se entra directamente en materia. Así que es muy probable que los participantes abandonen rápidamente tu evento digital si sigue ese tipo de programa.
En los eventos presenciales a los que estábamos acostumbrados, la etapa más difícil era conseguir que los participantes acudieran al lugar. En los eventos virtuales y los webinars es justo lo contrario: lo más difícil es lograr que tu audiencia se quede durante todo el evento. Aporta valor, consejos útiles, una experiencia basada en casos concretos que hayas vivido en la realidad y recomendaciones específicas para sus sectores.
Tendrás, por tanto, que replantearte el objetivo de tus eventos: un evento virtual debe tener un contenido mucho más relevante que uno presencial para "compensar" esa falta de contacto. Tendrás que dirigirte con cercanía a tu público y aportarle el máximo valor y visibilidad sobre las próximas tendencias del sector. También hay que tener en cuenta que cuanto mejor sea la comunicación online en torno al evento, mejor será el resultado en tu número de asistentes y en tu retención a lo largo del evento.
En resumen: replantéate tu experiencia teniendo en cuenta tu medio (el medio es el canal por el que tu audiencia recibe la información). Sé el guía de tu invitado durante todo tu webinar, conferencia virtual o lo que sea, cualquiera que sea el formato. Sé un profesional que sabe aportar un punto de vista experto sobre un tema concreto.
2. Pensar que habrá menos participantes por culpa del formato virtual
Debes afrontar el evento virtual como un reto que superar, con entusiasmo. Incluso como una novedad.
¡Tienes una oportunidad única de ser creativo y aportar mucho valor a tus prospects, aprovéchala!
Si tú mismo no crees en ello, ejecutarás todas las tareas de preparación por obligación y no por ganas. Eso, en una especie de círculo vicioso, acabará limitando tu creatividad y tu capacidad para crear una experiencia de evento que destaque.
Muestra por qué tu evento digital será atractivo y cuáles serán los beneficios inmediatos que tus invitados obtendrán de él. Demuestra que vas a aportar valor destacando a tus ponentes y aplicando las buenas prácticas para aumentar tu tasa de participación. En definitiva, aplica algo de técnicas de comunicación y marketing para atraer a tus invitados a asistir a tu evento online.
Conclusión
Los eventos que mejor funcionan son los que se piensan con la voluntad de ofrecer menos, pero mejor... Sin caer en los errores mencionados antes.
El evento virtual o híbrido son formatos complejos de manejar, que exigen un rigor distinto y unas particularidades técnicas más complicadas que un evento presencial. Como al principio no se domina bien el tema, requerirá más esfuerzo las primeras veces (como cuando te subes a una bici por primera vez)...
No te preocupes, irás mejorando con el tiempo.
Esperamos que esta lista, que no lo abarca todo, te haya ayudado a ver más claro cómo organizar tus próximos eventos virtuales e híbridos.
PD: Si quieres saber más sobre los eventos digitales, hemos creado un ebook de 17 páginas sobre el tema :)
