Mucho antes de la Covid, lo virtual era un formato original y lleno de promesas. La crisis de la Covid no hizo más que subrayar la necesidad de añadir una capa de virtualidad a los eventos.
Aquí tienes, por tanto, nuestra experiencia junto con las buenas prácticas (y los errores que conviene evitar) que compartimos con nuestros clientes, después de haber acompañado con éxito a decenas de eventos digitales.
Hay tres variables que garantizarán el éxito de tu evento virtual: el dinamismo, la animación y la interacción.
Este artículo se ha escrito gracias a los consejos de Félix, responsable del área de Customer Success en Digitevent.
Los hábitos que debes adoptar en tus eventos virtuales:
Aquí tienes 5 buenas prácticas que hemos identificado en nuestros proyectos del año pasado, que te garantizarán no improvisar en formato virtual:
1 - Inspírate en quienes mejor lo hacen: la televisión
Las empresas de televisión y radio, si lo pensamos, se han convertido (tras décadas puliendo este formato) en expertas del entretenimiento y la información. Capaces de mantener tu atención durante horas frente a una pantalla, nos enseñan algunas buenas prácticas importantes:
Para empezar, hay que crear programas cortos: los programas de televisión duran entre 20 minutos y 1h30 los más largos. La media es de 45 minutos. Esa es también la duración que debes buscar para abordar un tema, que puede ser una "cápsula" dentro de un programa más largo. Lo esencial es que, como en la televisión, se evite alargar las cosas más de la cuenta.
Tendemos a olvidarlo, pero un asistente que quiera abandonar tu evento puede hacerlo muy fácilmente (con un clic) y no volverá. Hay que tener en cuenta que permanecer frente a una pantalla es agotador y exige más capacidad de atención que en un evento presencial.
2 - Crea dinamismo justo antes del evento
Generar dinamismo incluso antes del evento es crucial para garantizar un buen arranque. Ya hemos mencionado que el inicio de tu evento digital es muy importante para marcar el tono y hacer que tus invitados quieran quedarse durante toda su duración.
Así, si tu empresa presenta un evento digital con un módulo de chat integrado (lo recomendamos encarecidamente), el hecho de que los asistentes se saluden entre ellos y generen conversación antes de que empiece el evento solo puede ser beneficioso para ti.
Esto tiene dos ventajas:
- Los espectadores se convierten en participantes activos. Ya no están solos frente a sus pantallas.
- Esto permite "desinhibir" a los invitados más tímidos, que se atreverán más a presentarse, conversar y hacer preguntas durante el resto del evento, sin tener que aparecer necesariamente en vídeo.
Para que esto funcione, necesitas que se intercambien algunos primeros mensajes. A veces a los participantes les cuesta dar el primer paso. Intenta entonces recurrir a los invitados habituales de tus eventos (a menudo los más implicados). Anticipa el riesgo (pequeño, pero existente) de que ningún participante quiera tomar la palabra, y anima a tus propios compañeros a echarte una mano presentándose en el chat.
3 - Crea animación
La animación permite que los participantes se sientan protagonistas de tu evento y disfruten participando en él.
Varios trucos de animación para tus eventos digitales:
En primer lugar, no dudes en poner un fondo sonoro unos minutos antes de que empiece tu evento corporativo. Esto permite a tus asistentes ajustar el volumen y percibir que el evento está a punto de comenzar.
En la misma línea, utiliza un ice-breaker, como una encuesta con nube de palabras en la que todos querrán participar. Un muy buen ejemplo:
Otro punto importante: ¡haz pausas! Nadie seguirá tu evento profesional de principio a fin sin descanso si no hay pausas. Aunque solo sea por tus ponentes, dales tiempo para tomar aire. Como en televisión, introduce cortes entre los bloques (la publicidad en los formatos de TV es un buen ejemplo).
Durante la pausa, muestra una pantalla con el tiempo restante, como en esta web.
Si durante tu videoconferencia quieres elegir a alguien al azar para que hable sobre un tema o dé su punto de vista, puedes usar la ruleta de nombres.
4 - Crea interacción
Intenta reenganchar a tu audiencia con un quiz, una encuesta o cualquier otra cosa que les exija una pequeña reflexión o acción, aproximadamente cada 10 o 15 minutos. La capacidad de atención de una persona frente a una pantalla es de unos 3 minutos, pero si realiza una acción de forma activa, esa duración puede multiplicarse. En cualquier caso, es más probable que los participantes sigan lo que les dices después de haber tomado parte en el debate.
Otro truco para animar tus eventos profesionales, sacado directamente de la naturaleza humana: a nadie le gusta quedar último. Aprovecha ese espíritu competitivo y crea quizzes, con herramientas integradas o con herramientas externas (como Kahoot o Mural).
Los participantes siempre están motivados por el deseo de acertar las respuestas. Prevé un tiempo de reacción suficiente para cada pregunta para no frustrar a tu audiencia.
Ya verás, todo el mundo acaba dejándose llevar por el juego. Se genera una especie de ping-pong entre tus ponentes y las distintas respuestas de la audiencia, con frecuencia risas, y un ambiente distendido y muy agradable para todos los invitados.
5 - Domina la anticipación y desarrolla tu programa con total tranquilidad
La preparación es una etapa crucial de cualquier evento. La estrategia también.
Si uno de tus ponentes está en una sala con eco en el momento del evento, la calidad del sonido será mediocre. Comprueba bien las condiciones reales de grabación (porque el eco, por ejemplo, no se percibe por teléfono), la ausencia de efecto Larsen y cualquier otro problema técnico.
Pide a los ponentes que no cambien de micrófono en el último momento, que no conecten auriculares (lo que podría provocar un cambio automático de micrófono) y que se ajusten lo máximo posible a lo ensayado.
Empezar a prepararlo todo con mucha antelación también te permite reducir considerablemente los riesgos. Recomendamos estar listos y operativos una hora antes de la hora de inicio del evento. Para los eventos phygital o híbridos, esto ayuda a relajar a los oradores, al equipo de realización y a todo el estudio de grabación.
Las dificultades técnicas de hardware y software (equipos o navegadores utilizados) también pueden impedir que tus participantes sigan tu evento correctamente. No dudes en contar con un servicio de guardia técnica por teléfono o chat, para que tus invitados no se queden desatendidos.
Si varios de tus ponentes están ubicados y son grabados en el mismo lugar, recurre a un proveedor especializado en captación de vídeo para lograr un resultado profesional. La captación de vídeo y la realización son un oficio en sí mismo. Lo virtual es un formato relativamente nuevo, así que es normal caer en algunos errores al principio.
Por último, prioriza siempre la calidad frente a la duración, y evita mantener ciertos hábitos que jugarán en tu contra.
Por cierto, hablando de esos hábitos que van a jugar en tu contra:
Los hábitos que debes dejar en tus próximos eventos virtuales
Al contrario, algunos hábitos de los eventos "tradicionales" deben desterrarse cuando se trata de un formato digital.
Aquí tienes algunos ejemplos:
1 - Querer trasladar un evento presencial a un webinar
8:30 > 9:00 = Café y encuentros
9:00 > 10:00 = Introducción de los ponentes y presentación
10:00 > 10:30 = Sesión de preguntas y respuestas
Este tipo de programa, bastante habitual en presencial, hay que desterrarlo por completo en los eventos virtuales, sobre todo en los webinars. La razón es sencilla: no aporta ningún dinamismo ni impacto al inicio de tu evento digital, no se entra directamente en materia. Por lo tanto, es muy probable que los participantes abandonen rápidamente tu evento digital si sigue este tipo de programa.
En los eventos presenciales a los que estábamos acostumbrados, la etapa más difícil era conseguir que los participantes acudieran al lugar. En los eventos virtuales y los webinars ocurre justo lo contrario: lo más difícil es conseguir que tu audiencia se quede durante todo el evento. Aporta valor, consejos útiles, una experiencia basada en casos reales que hayas vivido, y recomendaciones específicas para su sector.
Por lo tanto, tendrás que replantear el objetivo de tus eventos: un evento virtual debe tener un contenido mucho más relevante que uno presencial para "compensar" esa falta de contacto. Deberás dirigirte a tu público con calidez y aportarle el máximo valor y visibilidad sobre las próximas tendencias del sector. También hay que tener en cuenta que cuanto mejor sea la comunicación en línea en torno al evento, mejor será el resultado en tu número de participantes y en la retención a lo largo del evento.
En resumen: replantea tu experiencia teniendo en cuenta tu medio (el medio es el canal por el que tu audiencia recibe la información). Sé la guía de tu invitado durante toda la duración de tu webinar, conferencia virtual o cualquier otro formato. Sé un profesional capaz de aportar un punto de vista experto sobre un tema concreto.
2 - Pensar que habrá menos participantes por el formato virtual
Debes abordar el evento virtual como un reto que superar, con entusiasmo. Incluso como una novedad.
Tienes una oportunidad única de ser creativo y aportar mucho valor a tus prospectos, ¡aprovéchala!
Si tú mismo no crees en ello, realizarás todas las tareas de preparación por obligación y no por ganas. Esto tendrá el efecto, en una especie de círculo vicioso, de frenar tu creatividad y tu capacidad para crear una experiencia de evento que destaque.
Muestra por qué tu evento digital será atractivo, cuáles serán los beneficios inmediatos que obtendrán tus invitados. Demuestra que vas a aportar valor destacando a tus ponentes y aplicando las buenas prácticas para aumentar tu tasa de participación. En resumen, aplica algunas técnicas de comunicación y marketing para animar a tus invitados a asistir a tu evento en línea.
Conclusión
Los eventos con más éxito son los que se piensan con la voluntad de ofrecer menos, pero mejor, sin caer en los errores mencionados anteriormente.
El evento virtual o híbrido son formatos complejos de abordar, que exigen un rigor distinto y particularidades técnicas más complejas que un evento presencial. Como al principio no se domina bien el tema, esto exigirá más esfuerzo las primeras veces (como cuando te subes a una bicicleta por primera vez).
No te preocupes, irás mejorando con el tiempo.
Esperamos que esta lista no exhaustiva te haya ayudado a ver más claro en la organización de tus próximos eventos virtuales e híbridos.
PD: Si quieres saber más sobre los eventos digitales, hemos creado un ebook de 17 páginas sobre el tema :)
