En 2021, e incluso con un tema de evento muy bueno, la métrica principal del éxito o el fracaso de un evento a distancia sigue siendo la tasa de participación (y, en segundo lugar, la satisfacción).
Existen algunas técnicas para impulsar tu tasa de participación, y evidentemente todo se decide antes del evento:
- La adecuación entre los contenidos propuestos y tus audiencias
- La difusión de la información por parte de todos los actores implicados
- Las diferentes estrategias de "regalos" y códigos promocionales, y las estrategias de "FOMO" heredadas del marketing digital
- La publicidad digital dirigida a audiencias específicas
- El A/B testing, el email marketing y la optimización continua
- El timing de los eventos virtuales
- Añade diversión a tus eventos virtuales y phygital: SORPRENDE a tus asistentes
- El diseño del sitio web del evento
- El networking: una de las mejores formas de hacer que tus asistentes participen activamente
- Preparar el después del evento: el feedback y los próximos pasos
La adecuación entre los contenidos propuestos y tus audiencias
De la misma manera que un todo es la suma de sus partes, tu audiencia potencial es la suma de diferentes audiencias más pequeñas (llamadas segmentos).
Estos segmentos se interesan de forma natural por diferentes temas (e incluso, más concretamente, por diferentes puntos dentro de esos temas). En tus eventos, ya sean phygital o totalmente virtuales, no olvides nunca la correlación entre tu contenido y tu audiencia.
Por esta razón, tu evento debería ser la suma de varios temas más pequeños. Cuanto más definido esté un evento, con una estructura y un plan, más tranquilos y confiados se sentirán tus asistentes ante la idea de que obtendrán información útil.
También puedes (y ahí está toda la ventaja de los webinars virtuales) contar con la participación de expertos de todo el mundo, para organizar videoconferencias de una calidad excepcional y aumentar tu notoriedad.
De hecho, si realmente quieres asegurarte de interesar a tu público, diseña un formulario de encuesta para preguntar directamente a tus asistentes qué temas y asuntos les gustaría que trataras.
La difusión de la información por parte de todos los actores implicados
Tus redes sociales y las de tus ponentes y patrocinadores representan mucha visibilidad potencial: otro motivo más para apostar por el patrocinio. Si tienes un blog o una intranet corporativa, no dudes en comunicar toda la información relevante (¿qué interés tienen tus asistentes en acudir a tu evento virtual o híbrido?, ¿cuándo asistir?, ¿dónde inscribirse?, ¿qué temas se tratan?, ¿qué ponentes participan? etc.)
También conviene aprovechar la notoriedad de los actores externos a tu empresa: cuanto más conocidos sean tus patrocinadores o ponentes, mayor será la exposición potencial de tu evento y más eficaz será el co-branding.
Empieza por pulir la descripción de tu comunicación de anuncio del evento en las redes sociales: el visual (pide ayuda a tu diseñador gráfico o utiliza programas como Adobe Illustrator, Canva, Figma, etc.).
Escribe después una descripción que esté en línea con el tono de tu empresa, y que a la vez despierte en el lector las ganas de saber más. Te recomendamos redactar tu texto con la estructura AIDA, muy conocida en marketing:
- La A de Atención: captar la atención de tu lector en las primeras líneas (a menudo hablando de un problema recurrente que suele encontrarse)
- La I de Interés: muestra en qué medida tu evento servirá para resolver su problema, y qué interés tendría tu lector en inscribirse
- La D de Deseo: escribe con un toque de originalidad, algo emocional o inusual sobre tu tema, para crear una diferenciación en tu comunicación
- La A de Acción: termina invitando a tu lector a pasar a la acción, normalmente incluyendo un enlace a tu sitio web del evento.
Este razonamiento lógico, que se apoya en los problemas de tus asistentes a la vez que aporta una solución (tu evento), permite convertir a más de tus lectores en asistentes.
Una vez que hayas redactado y publicado tu post, no dudes en pedir a tus patrocinadores y ponentes que difundan tu mensaje. Normalmente lo harán encantados sin pedir nada a cambio, porque también les supone una buena publicidad a bajo coste.
Las diferentes estrategias de "regalos" y el "FOMO"
El marketing y la psicología conductual son útiles en muchos ámbitos, sobre todo cuando se trata de convencer a las personas para que actúen.
Una de estas estrategias de marketing consiste en ofrecer regalos en forma de concursos, para multiplicar la difusión de tu comunicación. Si dispones de algo de presupuesto, no dudes en ofrecer regalos atractivos o incluso vales de descuento directos sobre tus productos y servicios.
Haz un sorteo durante tu evento para impulsar la participación y la retención de los asistentes durante tu evento.
El FOMO, del inglés "Fear Of Missing Out" o "el miedo a perderse algo", consiste en crear una sensación de urgencia: como una fecha límite de validez en un código promocional, una fecha límite de inscripción a tu evento, etc.
Esta técnica puede animar a tus clientes potenciales a pasar a la acción y reservar su plaza en tu evento (de hecho, solo tienes hasta el 28 de febrero para suscribirte a nuestra newsletter)
La publicidad digital dirigida a audiencias específicas
Si dispones de un presupuesto de comunicación en torno a un evento importante, una forma de atraer nuevos clientes potenciales es simplemente patrocinar palabras clave relacionadas con tu evento durante una campaña publicitaria.
- Google Ads, por ejemplo, permite destacar anuncios en los motores de búsqueda, según tu presupuesto.
Esta técnica sin duda te aportará audiencia y puede llegar a generar leads, pero es responsabilidad tuya elegir las palabras clave adecuadas para garantizar la calidad de la audiencia que verá tus anuncios.
- También puedes aprovechar redes profesionales como LinkedIn, que pueden ser más pertinentes si tu evento trata un tema profesional.
Incluso en LinkedIn tienes formas de crear una publicación patrocinada sobre tu evento: puedes configurarla para que solo llegue a determinadas personas con ciertos puestos de responsabilidad, en determinados sectores.
- También existen posibilidades en Facebook e Instagram (que ofrecen una segmentación de audiencias bastante precisa).
No dudes en explorar el canal en el que tu audiencia esté más conectada, pero sin dispersarte por querer "estar en todas partes".
El A/B testing, el email marketing y la optimización continua
El A/B testing es una forma de optimizar tus comunicaciones probando dos enfoques (A y B) y quedándote solo con el que mejor funcione.
Hay varias formas de hacer A/B testing en tus acciones relacionadas con eventos: preparar varios grupos de audiencia y enviar un email diferente a cada uno (el asunto puede ser distinto, el enfoque también, la imagen ilustrativa, etc.). Después habrá que observar los resultados y enviar el email con las mejores estadísticas al conjunto de tu segmento.
Esta técnica te permite probar tus comunicaciones en porciones más pequeñas de audiencia, limitando así el riesgo de "hacer un flop".
A medida que organices distintos eventos, desarrollarás de forma natural la capacidad de ser cada vez más eficaz en tus comunicaciones, lo que tendrá un impacto significativo en tu tasa de participación.
Tu email de anuncio debe seguir un plan de A/B testing, como ya hemos visto. Pero ¿cómo redactar bien un email de invitación para maximizar tu tasa de participación?
Imagina que cada email que envías es un pequeño comercial que promociona tu evento: ¿cuál sería su frase gancho? El asunto de tu email debe corresponder a ese gancho: tiene que dar ganas de hacer clic en el email.
Prueba el asunto del email con tus compañeros y con algunos pequeños segmentos de tu audiencia. Haz lo mismo con la imagen ilustrativa (si no tienes ninguna, intenta crear una, por ejemplo con Canva; siempre es mejor).
En cuanto al cuerpo del texto, es imprescindible que incluya el objetivo del evento, el problema que tu evento virtual va a resolver para tus asistentes, el programa, los ponentes y una llamada a la acción (un botón de inscripción, por ejemplo). Añade a veces algún toque de misterio, como un invitado sorpresa que solo revelarás durante el evento, para despertar la curiosidad de tu lector.
Si te preocupa cometer errores en tu email, comprueba que no contiene ninguno de estos 14 errores del email marketing que hemos listado para ti.
Recuerda: cuanto más cuidado esté tu email, más se inscribirán tus visitantes.
El timing de los eventos virtuales
¿Qué día y en qué franja horaria organizar tu evento virtual?
Este es un problema importante que todo organizador de eventos conoce.
Para responder a esta pregunta, que puede cambiar por completo tu tasa de participación, tenemos varias recomendaciones:
- Haz una encuesta a tus audiencias preguntándoles qué franja horaria preferirían, y ofréceles dos o tres opciones.
- También deberías pensar en la disponibilidad de los grupos a los que te diriges: los emprendedores experimentados no tienen la misma disponibilidad que los padres jóvenes, por ejemplo. Piensa, por tanto, "como" tu audiencia y haz siempre las cosas en su interés.
- Ten en cuenta la diferencia horaria, y prioriza el horario de final de jornada de la audiencia a la que quieres dirigirte prioritariamente.
- Si es posible, organiza tus eventos a principio o a final de semana, para evitar caer en un día en el que los asuntos se acumulan para tus clientes, y en el que tu evento pasaría a un segundo plano frente a las urgencias por resolver.
Dale diversión a tu evento virtual o phygital: SORPRENDE.
Nunca lo repetiremos lo suficiente: añadir diversión a un evento virtual o híbrido es asegurarte de que los asistentes estarán más atentos e implicados.
Aquí tienes algunos consejos, pero puedes consultar nuestra lista completa para mantener a tus asistentes implicados en tus eventos:
- Atrae a ponentes que salgan del prisma habitual: no dudes nunca en invitar a un ponente que no tenga nada que ver con el sector de tu empresa. Pueden aportar su propia visión sobre el tema tratado en tu evento virtual.
- Organiza juegos de rol, incluso en formato virtual: no dudes en utilizar soluciones de interacción, juegos y cuestionarios sobre el contenido de tu evento. La ventaja es doble: tus asistentes se sienten implicados y no quieren "quedarse al margen" mientras todos los demás participan. ¡A nadie le gusta terminar último!
Por tu parte, podrás comprobar en directo la atención de tus asistentes y su comprensión de tu contenido, además de forjarte una mejor reputación por la calidad de tus eventos. - Invita a un cómico para un sketch rápido (incluso en videollamada, los buenos humoristas siguen siendo divertidos y saben reírse de cualquier tema) en torno a tu temática. Incluso hay humoristas anglosajones especializados en dinamizar eventos corporativos.
El diseño del sitio web del evento
El sitio web de tu evento es la última etapa del proceso. Te servirá para albergar tu evento, pero también para hablar de él. El sitio web es el auténtico escaparate virtual de tu evento, el catalizador de la información.
Por eso hay que cuidar especialmente que tenga un diseño bien pensado (a menudo a cargo de una dirección artística, diseñadores gráficos, etc.). También hay que asegurarse de que sea totalmente compatible con los diferentes tamaños de pantalla: desde el smartphone hasta las grandes pantallas de 15 pulgadas.
Usar Digitevent te permitirá asegurar todos estos aspectos, pero en cualquier caso, haz que tus compañeros prueben tu sitio web para comprobar que la experiencia es agradable y que la información de fondo es útil.
Tu sitio web también debe incluir un menú con secciones claras y útiles, como el programa, los ponentes, el enlace al formulario de inscripción o la información práctica.
Si no te sientes muy cómodo con la parte técnica, hemos desarrollado una herramienta intuitiva de creación de sitios web para que puedas crear fácilmente el sitio web del evento de tus sueños.
El networking: una de las mejores formas de hacer que tus asistentes participen activamente
Tus visitantes se inscriben a tu evento por una de estas dos razones:
- Piensan que van a ganar algo con ello: contenido relevante, un nuevo enfoque, herramientas que les permitirán resolver sus problemas
- Pueden ampliar su red de contactos y establecer nuevas relaciones profesionales, que pueden aportarles oportunidades de negocio.
Este segundo punto es absolutamente crucial para tu evento. Si tu evento tiene como objetivo responder a este segundo reto, deberías prever una solución de Matchmaking entre tus asistentes.
Gracias a esto, dejan de ser simples espectadores de tu evento para pasar a tener un papel activo de pleno derecho.
Útil en decenas de tipologías de eventos diferentes, este módulo de reuniones concertadas hace que tu asistente sea autónomo y multiplica el valor añadido de tu evento digital.
Preparar el después del evento: el feedback y las próximas fechas
Incluso antes de tu evento virtual o híbrido/phygital, ya puedes pensar en cómo vas a recoger el feedback y los datos.
Puedes programar un email unas horas después del evento, para saber qué han pensado tus invitados y qué les gustaría ver en los próximos eventos.
También es habitual (si tienes suficiente visibilidad) comunicar tus próximas fechas de eventos o las próximas novedades de tu empresa.
Esperamos que esta guía te ayude a ver con más claridad las buenas prácticas que debes aplicar en tus próximos eventos.
Deseamos sinceramente que te ayude a convertir a más visitantes en asistentes en tus eventos virtuales e híbridos.
