Aumentar la tasa de participación en tus eventos virtuales e híbridos

En 2021, incluso con un tema muy interesante, la métrica principal del éxito o fracaso de un evento a distancia sigue siendo la tasa de participación (y, en segundo lugar, la satisfacción...).

Existen algunas técnicas para impulsar tu tasa de participación, y está claro que todo se juega antes del evento:

• La adecuación entre los contenidos propuestos y tu audiencia
• La difusión de la información por parte de todas las partes implicadas
• Las distintas estrategias de "regalos" y códigos promocionales, junto con las estrategias de "FOMO" heredadas del marketing digital
• La publicidad digital dirigida a audiencias específicas
• El A/B testing, el emailing y la optimización continua
• El timing de los eventos virtuales
• Añade diversión a tus eventos virtuales y phygitales: SORPRENDE a tus participantes
• El diseño del sitio web del evento
• El Networking: una de las mejores formas de que tus participantes sean activos
• Preparar el post-evento: el feedback y los próximos pasos

La adecuación entre los contenidos propuestos y tu audiencia

Del mismo modo que el todo es la suma de sus partes, tu audiencia potencial es la suma de diferentes audiencias más pequeñas (llamadas segmentos).

Estos segmentos se interesan de forma natural por distintos temas (e incluso, de manera más concreta, por diferentes puntos dentro de esos temas). En tus eventos, ya sean phygitales o totalmente virtuales, no olvides nunca la correlación entre tu contenido y tu audiencia.

Por esta razón, tu evento debería ser la suma de diferentes temas más pequeños. Cuanto más definido esté un evento, con una estructura y un plan claros, más tranquilos y confiados se sentirán tus participantes de que van a obtener información útil.

También puedes (y esta es una de las grandes ventajas de los webinars virtuales) contar con expertos de todo el mundo para organizar videoconferencias de una calidad excepcional y aumentar tu notoriedad.

Por otra parte, si quieres asegurarte de verdad de que tu tema interesa a tu público, crea un formulario de encuesta para preguntarles directamente qué temas y contenidos les gustaría que abordaras.

La difusión de la información por parte de todas las partes implicadas

Tus redes sociales y las de tus ponentes y patrocinadores representan una gran visibilidad potencial, lo que es otra razón más para hacer patrocinio. Si tienes un blog o una intranet corporativa, no dudes en compartir toda la información relevante (¿qué pueden ganar tus participantes asistiendo a tu evento virtual o híbrido? Cuándo es, dónde inscribirse, qué temas se tratan, qué ponentes participan...)

También conviene aprovechar la notoriedad de las partes externas a tu empresa: cuanto más reconocidos sean tus patrocinadores o ponentes, mayor será la exposición potencial de tu evento y más eficaz el co-branding.

Empieza por pulir la descripción de tu comunicación de anuncio del evento en redes sociales: cuida el visual (pide ayuda a tu diseñador gráfico o usa herramientas como Adobe Illustrator, Canva o Figma...).

Escribe después una descripción que vaya acorde con el tono de tu empresa, a la vez que despierte las ganas del lector de saber más. Te recomendamos estructurar tu texto con el método AIDA, muy conocido en marketing:

• La A de Atención: capta la atención de tu lector desde las primeras líneas (habitualmente hablando de un problema recurrente con el que se suele encontrar)
• La I de Interés: muestra en qué medida tu evento va a ayudarle a resolver su problema, y qué razones tiene para inscribirse
• La D de Deseo: escribe con un toque de originalidad, algo emocional o diferente sobre tu tema, para crear un elemento diferenciador en tu comunicación
• La A de Acción: termina animando a tu lector a dar el paso, normalmente con un enlace a tu sitio web del evento.

Este recorrido lógico, que apela a los problemas de tus participantes aportando una solución (tu evento), permite convertir a más lectores en participantes.

Una vez publicado tu post, no dudes en pedir a tus patrocinadores y ponentes que lo difundan. Por lo general estarán encantados de hacerlo sin ninguna contrapartida, ya que también les da visibilidad a bajo coste.

Las distintas estrategias de "regalos" y el "FOMO"

El marketing y la psicología del comportamiento son útiles en muchos ámbitos, especialmente cuando se trata de convencer a personas para que actúen.

Una de estas estrategias de marketing es ofrecer regalos en forma de concursos, para multiplicar la difusión de tu comunicación. Si tienes algo de presupuesto, no dudes en ofrecer regalos atractivos o directamente descuentos en tus productos y servicios.

Organiza un sorteo durante tu evento para aumentar la participación y la retención de los asistentes.

El FOMO, del inglés "Fear Of Missing Out" o "miedo a perderse algo", consiste en crear una sensación de urgencia: una fecha límite de validez de un código promocional, una fecha de cierre de inscripciones a tu evento, etc.

Esta técnica puede estimular a tus contactos a pasar a la acción y reservar su plaza en tu evento (por cierto, solo tienes hasta el 28 de febrero para suscribirte a nuestra newsletter...)

La publicidad digital dirigida a audiencias específicas

Si dispones de un presupuesto de comunicación para un evento importante, una forma de atraer nuevos contactos es sencillamente patrocinar palabras clave relacionadas con tu evento mediante una campaña publicitaria.

• Google Ads permite, por ejemplo, mostrar anuncios en los motores de búsqueda según tu presupuesto.

Esta técnica te traerá audiencia sin duda y puede generar leads, pero depende de ti elegir bien las palabras clave para asegurarte de la calidad de la audiencia que verá tus anuncios.

• También puedes aprovechar redes profesionales como LinkedIn, que pueden ser más relevantes si tu evento trata un tema profesional.

Incluso en LinkedIn tienes opciones para crear un post patrocinado sobre tu evento: puedes configurarlo para que llegue solo a personas con determinados cargos de responsabilidad, en ciertos sectores.

• También existen posibilidades en Facebook e Instagram (que ofrecen una segmentación de audiencias bastante precisa).

No dudes en explorar el canal donde tu audiencia está más presente, pero sin dispersarte intentando "estar en todas partes".

El A/B testing, el emailing y la optimización continua

El A/B testing es una forma de optimizar tus comunicaciones probando dos enfoques (A y B) y quedándote con el que da mejores resultados.

Hay varias formas de hacer A/B testing en tus acciones de evento: preparar varios grupos de audiencia y enviar un email diferente a cada uno (el asunto puede variar, el enfoque también, la imagen...). Luego observas los resultados y envías el email con mejores estadísticas al conjunto de tu segmento.

Esta técnica te permite probar tus comunicaciones en porciones más pequeñas de audiencia, reduciendo así el riesgo de "hacer un flop".

Con cada evento que organices, irás desarrollando de forma natural una mayor capacidad para comunicar con más eficacia, lo que tendrá un impacto significativo en tu tasa de participación.

Tu emailing de anuncio debe seguir un plan de A/B testing, como hemos visto. Pero ¿cómo redactar bien un email de invitación para maximizar tu tasa de participación?

Imagina que cada email que envías es un pequeño comercial que promociona tu evento: ¿cuál sería su frase de gancho? El asunto de tu email debe corresponder a ese gancho: tiene que dar ganas de hacer clic.

Prueba el asunto del email con tus compañeros y con algunos segmentos pequeños de tu audiencia. Haz lo mismo con la imagen (si no tienes ninguna, intenta crear una, con Canva por ejemplo, siempre es mejor).

En el cuerpo del texto es imprescindible que aparezca el objetivo del evento, el problema que tu evento virtual va a resolver para tus participantes, el programa, los ponentes y una llamada a la acción (un botón de inscripción, por ejemplo). Añade a veces algún toque de misterio, como un invitado sorpresa que no revelarás hasta el evento, para despertar la curiosidad de tu lector.

Si tienes dudas sobre tu email, comprueba que no comete ninguno de los 14 errores de emailing que hemos recopilado para ti.

Recuerda: cuanto más trabajes tu email, más visitantes se inscriben.

El timing de los eventos virtuales

¿Qué día y en qué franja horaria organizar tu evento virtual?

Es un problema importante que todo organizador de eventos conoce bien.

Para responder a esta pregunta, que puede cambiar por completo tu tasa de participación, tenemos varias recomendaciones:

1. Haz una encuesta entre tu audiencia preguntándoles qué franja horaria preferirían, y ofréceles dos o tres opciones.
   
2. También debes pensar en la disponibilidad de las personas a las que te diriges: los emprendedores con experiencia no tienen las mismas disponibilidades que los padres con hijos pequeños, por ejemplo. Piensa siempre "como" tu audiencia y actúa siempre en su interés.
   
3. Ten en cuenta la diferencia horaria y prioriza el horario de fin de jornada de la audiencia a la que quieras llegar en primer lugar.
   
4. Si es posible, organiza tus eventos a principio o a final de semana, para evitar coincidir con días en los que los asuntos pendientes se acumulan para tus clientes y tu evento queda relegado a un segundo plano ante las urgencias del día.

Añade diversión a tu evento virtual o phygital: SORPRENDE.

No nos cansaremos de repetirlo: añadir diversión a un evento virtual o híbrido es la mejor forma de asegurarte de que los participantes estén más atentos e implicados.

Aquí tienes algunos consejos, aunque en nuestra lista completa encontrarás más ideas para mantener a tus participantes comprometidos en tus eventos:

1. Atrae a ponentes fuera del ámbito habitual: no dudes en invitar a un experto que no tenga nada que ver con el sector de tu empresa. Puede aportar su propia visión del tema que aborda tu evento virtual.
2. Organiza juegos de rol, incluso en formato virtual: no dudes en usar soluciones de interacción, juegos y quizzes sobre el contenido de tu evento. La ventaja es doble: tus participantes se sienten implicados y no quieren "quedarse al margen" mientras todos participan. ¡A nadie le gusta quedar el último!
   Por tu parte, podrás comprobar en directo la atención de tus participantes y su comprensión del contenido, además de forjarte una mejor reputación por la calidad de tus eventos.
3. Invita a un comediante para un sketch rápido (incluso en videoconferencia, los buenos humoristas siguen siendo divertidos y saben hacer reír de cualquier tema) relacionado con tu temática. Hay incluso humoristas anglosajones especializados en dinamizar eventos corporativos.

El diseño del sitio web del evento

Tu sitio web del evento es el último paso del proceso. Te servirá para alojar tu evento, pero también para comunicarlo. El sitio es el verdadero escaparate virtual de tu evento, el catalizador de información.

Por eso hay que prestarle especial atención con un diseño bien pensado (a menudo a cargo de una dirección de arte, diseñadores gráficos...). También hay que asegurarse de que sea totalmente compatible con los distintos tamaños de pantalla: desde smartphones hasta pantallas grandes de 15 pulgadas.

Usar Digitevent te permitirá asegurarte de todos estos aspectos, pero en cualquier caso haz que tus compañeros prueben el sitio para verificar que la experiencia es agradable y que el contenido es útil.

Tu sitio también debe contar con un menú con secciones claras y útiles, como el programa, los ponentes, el enlace al formulario de inscripción o la información práctica.

Si no te sientes muy cómodo con la parte técnica, hemos desarrollado una herramienta de creación de sitios web intuitiva para que puedas crear fácilmente el sitio web del evento que siempre has querido.

El Networking: una de las mejores formas de que tus participantes sean activos

Tus visitantes se inscriben a tu evento por una de estas dos razones:

1. Creen que van a obtener algo: contenido relevante, un nuevo enfoque, herramientas que les ayuden a resolver sus problemas.
   
2. Pueden ampliar su red y establecer nuevas relaciones profesionales que les abran oportunidades de negocio.

Este segundo punto es crucial para tu evento. Si tu evento tiene como objetivo dar respuesta a esa necesidad, deberías prever una solución de Matchmaking entre tus participantes.

Gracias a eso, dejan de ser simples espectadores de tu evento para asumir un papel activo de pleno derecho.

Útil en decenas de tipos de eventos distintos, este módulo de gestión de citas hace que tu participante sea autónomo y multiplica el valor añadido de tu evento digital.

Preparar el post-evento: el feedback y las próximas fechas

Antes incluso de que comience tu evento virtual o híbrido/phygital, ya puedes pensar en cómo vas a recoger feedback y datos.

Puedes preparar un email unas horas después del evento para saber qué les pareció a tus invitados y qué les gustaría ver en los próximos eventos...

También es habitual (si tienes suficiente visibilidad) comunicar las próximas fechas de tus eventos o las próximas novedades de tu empresa.

Esperamos que esta guía te ayude a tener más claro qué buenas prácticas aplicar en tus próximos eventos.

Deseamos sinceramente que te ayude a convertir a más visitantes en participantes en tus eventos virtuales e híbridos.