Ante la aceleración de los eventos digitales por la pandemia, surgen nuevas soluciones de interacción digital. Pero al centrarse tanto en el éxito de los eventos digitales, se puede descuidar el aspecto humano y relacional del evento. Sin embargo, es esencial (más aún en esta situación difícil) devolver al participante al centro del evento, sea cual sea el tipo de evento.
La importancia de humanizar los eventos digitales
Mantener el vínculo con socios, clientes y colaboradores es más indispensable que nunca. De hecho, al estar físicamente alejados unos de otros, podemos tender a sentirnos más solos, menos comprometidos, menos valorados y menos productivos. Y cuando las empresas organizan eventos digitales, a menudo se limitan a una simple reunión por videollamada, sin ninguna magia.
Por eso, es muy importante ofrecer soluciones creativas, personalizadas, cercanas, dinámicas, incluso con un toque de humor.
Devolver el toque humano a los eventos digitales se traduce sobre todo en el concepto de compromiso. Y este debe estar presente en todas partes.
El invitado en el centro del evento digital
Una vez dominada la organización técnica (aquí te explicamos todas las buenas prácticas para organizar un buen evento virtual), acompañar al participante en la experiencia del evento es crucial.
Por eso, hay varias soluciones que permiten mantener al invitado comprometido, entretenido e interesado durante todo el evento digital:
1. Cuidar cada etapa del recorrido del usuario
2. Crear pequeños detalles que diferencien tu evento
3. Personaliza cada aspecto de tu evento para una experiencia óptima
Cuidar cada etapa del recorrido del usuario
Te recomendamos comprobar que todo el proceso de inscripción es fluido e intuitivo, que el horario del evento es adecuado, que todos tienen acceso a la misma información y que el proceso de inscripción no tiene ningún fallo.
Recuerda probar bien tu plataforma con varios navegadores y al menos una vez en móvil, tanto el sitio web del evento como el email de invitación, para asegurarte de que todo cumple tus expectativas.
Otro punto importante: comprueba que las webcams son de buena calidad y que la conexión a internet es rápida. De esta manera, los participantes y los ponentes emiten en HD y la experiencia es siempre más agradable.
No dudes en hacer un balance o cerrar el evento todos juntos, café en mano, de una manera un poco menos formal, para terminar con un toque de ligereza.
Crear pequeños detalles que diferencien tu evento
Sobre todo hay que ser atento y ponerse en el lugar del participante en cada etapa del evento digital.
Hay que acompañarlos y cuidar especialmente la experiencia de un evento virtual.
Siguiendo esta lógica, hay que cuidar al máximo a tus invitados y no descuidar el disfrute que obtendrán de la experiencia. Asegúrate de que pasen un buen momento, que recuerden y que les den ganas de asistir a tus futuros eventos.
Si el evento lo permite, puedes añadir elementos tangibles "fuera de lo digital". Las ideas no faltan en este sentido:
· Cajas regalo para enviar;
· Comidas enviadas a casa;
· Códigos QR para escanear y acceder a otros contenidos;
· Notas personalizadas, etc.
Cuanto más concreto, sincero y auténtico sea, más seguro estarás de mostrar tu atención y de hacer que la gente se sienta bien. Para tus team building y tus seminarios, pero también para tus eventos externos, siempre hay que hacer este esfuerzo de autenticidad.
Esta búsqueda de autenticidad también debe estar presente en tu presentación: lo virtual permite reducir la distancia entre tú y tu audiencia. En mil palabras, como en una imagen:
Personaliza cada aspecto de tu evento para una experiencia óptima
Cada detalle de tu evento digital debe estar personalizado, empezando por la plataforma utilizada. Puedes pedirle a tu experto en eventos digitales que personalice la apariencia, integre módulos de chat, encuestas, documentos, cuestionarios e incluso las repeticiones del evento según el interés específico de cada invitado.
Para ir más allá, también deberías segmentar tu evento en mini-workshops específicos para determinados subtemas, de modo que la gente vaya directamente a las salas virtuales que realmente le interesan. Completa esta idea con la creación de reuniones 1 a 1 para que tus participantes puedan hacer networking y crear vínculos humanos.
Tus participantes deben pasar menos tiempo recibiendo información unidireccional y más tiempo participando activamente, un poco al estilo de la red social Clubhouse. La organización de tu evento y las dinámicas propuestas deben pensarse en este sentido, en la medida de lo posible, sobre todo en línea.
Otra forma de personalizar la experiencia es no olvidar utilizar etiquetas variables en tus emails de invitación. Esto permite personalizarlos según la información de tus participantes (ejemplo: Hola {nombre}, te invitamos a {evento} el {fecha}).
Las herramientas digitales contribuyen en gran medida a devolver al invitado al centro del evento cuando se sabe aprovechar correctamente estos canales de comunicación. Esto sirve para hacer las comunicaciones digitales más humanas y para que la experiencia global sea más agradable.
Conclusión
Devolver el toque humano a los eventos digitales no es tan sencillo.
Esto requiere claramente una experiencia completa en gestión de eventos y conocer bien a tu audiencia.
Esperamos también que este artículo te ayude a humanizar aún más tus eventos digitales.
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