Ante la aceleración de los eventos digitales provocada por la pandemia, surgen nuevas soluciones de interacción digital. Pero al centrarse en el éxito de los eventos digitales, el aspecto humano y relacional puede quedar en un segundo plano. Sin embargo, es fundamental, ahora más que nunca en esta situación difícil, situar al participante en el centro del evento, sea cual sea su formato.
La importancia de humanizar los eventos digitales
Mantener el vínculo con socios, clientes y colaboradores es más indispensable que nunca. Al estar físicamente distantes, podemos tender a sentirnos más solos, menos comprometidos, menos valorados y menos productivos. Y cuando las empresas organizan eventos digitales, estos se limitan muchas veces a una simple reunión por videoconferencia, sin ninguna chispa.
Por eso es muy importante ofrecer soluciones creativas, personalizadas, amigables, dinámicas e incluso con humor.
Recuperar el factor humano en los eventos digitales se traduce principalmente en la noción de engagement, que debe estar presente en cada etapa.
El asistente en el centro del evento digital
Una vez dominada la organización técnica (aquí te explicamos todas las buenas prácticas para organizar un buen evento virtual), acompañar al participante en la experiencia del evento es crucial.
Varias soluciones permiten mantener al asistente comprometido, entretenido e interesado a lo largo de un evento digital:
1. Cuidar cada etapa del recorrido del usuario
2. Crear pequeñas atenciones que diferencien tu evento
3. Personaliza cada aspecto de tu evento para una experiencia óptima
Cuidar cada etapa del recorrido del usuario
Te recomendamos verificar que todo el proceso de inscripción sea fluido y user friendly, que el horario del evento sea adecuado, que todos tengan acceso a la misma información y que el proceso de inscripción no tenga ningún fallo.
Recuerda probar tu plataforma con varios navegadores y al menos una vez en móvil, tanto el sitio web del evento como el correo de invitación, para asegurarte de que todo cumple tus expectativas.
Otro punto importante: verifica que las cámaras web sean de buena calidad y que las conexiones a internet sean rápidas. De este modo, los participantes y los ponentes emiten en HD y la experiencia es siempre más agradable.
No dudes en hacer un debriefing o cerrar el evento todos juntos, con un café en la mano, de forma un poco menos formal, para terminar con un toque de ligereza.
Crear pequeñas atenciones que diferencien tu evento
Lo más importante es ser amable y ponerse en el lugar del participante en cada etapa del evento digital.
Hay que acompañarlos y cuidar especialmente la experiencia de un evento virtual.
Siguiendo esta lógica, debes cuidar al máximo a tus asistentes y no descuidar el placer que obtendrán de la experiencia. Asegúrate de que lo pasen bien, de que lo recuerden y de que tengan ganas de asistir a tus próximos eventos.
Si el evento lo permite, puedes añadir ingredientes tangibles fuera del entorno digital. Las ideas no faltan:
· Cajas de regalo enviadas a domicilio;
· Comidas enviadas a casa;
· QR Codes para escanear y acceder a otros contenidos;
· Mensajes personalizados.
Cuanto más concreto, sincero y auténtico sea el gesto, más seguro estarás de mostrar tu atención y hacer felices a tus asistentes. Para tus actividades de team building y seminarios, pero también para tus eventos externos, siempre vale la pena hacer ese esfuerzo de autenticidad.
Esta búsqueda de autenticidad también debe estar presente en tu presentación: el entorno virtual permite reducir la distancia con tu audiencia. Más que mil palabras, una imagen lo dice todo:
Personaliza cada aspecto de tu evento para una experiencia óptima
¡Cada detalle de tu evento digital debe estar personalizado! Empezando por la plataforma utilizada. Puedes pedir a tu experto en eventos digitales que personalice la apariencia, que integre módulos de conversación, encuestas, documentos, quizzes e incluso las repeticiones del evento según el interés específico del asistente.
Para ir más lejos, también deberías segmentar tu evento en mini-workshops específicos sobre ciertos subtemas, para que cada persona vaya directamente a las salas virtuales que le interesen de verdad. Complementa esta idea creando citas 1 a 1 para que tus participantes puedan hacer Networking y crear vínculos humanos.
Tus participantes deben pasar menos tiempo recibiendo información descendente y más tiempo en acción, al estilo de la red social Clubhouse. La organización de tu evento y las actividades propuestas deben pensarse en ese sentido, especialmente en el entorno online.
Otra forma de personalizar la experiencia es no olvidar utilizar variables dinámicas en tus correos de invitación. Esto permite personalizarlos según los datos de tus participantes (ejemplo: Hola {nombre}, te invitamos a {evento} el {fecha}).
Las herramientas digitales contribuyen enormemente a situar al asistente en el centro del evento cuando se sabe aprovechar correctamente estos canales de comunicación. Sirven para hacer las comunicaciones digitales más humanas y para que la experiencia global resulte más agradable.
Conclusión
Recuperar el factor humano en los eventos digitales no es tarea fácil.
Requiere claramente una expertise completa en eventos y un buen conocimiento de tu audiencia.
Esperamos que este artículo te ayude a humanizar más tus eventos digitales.
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