Durante el último año, los organizadores de eventos han seguido adaptando, con resiliencia, sus eventos a los formatos que exigen las normas sanitarias.

En un primer momento, asistimos a una simple transposición de los eventos presenciales al formato virtual, lo que era un mal menor dada la prohibición de cualquier reunión física. Creemos que esta simple transición no es suficiente.

Desde la relajación de las normas sanitarias, el formato híbrido está en boca de todos. A primera vista, parece lo mejor de dos mundos: crear vínculos reduciendo costes, y llegar al mayor número de participantes posible al mismo tiempo que se reduce el impacto de carbono del evento.

Quizás vamos a contracorriente, pero en Digitevent pensamos que el formato híbrido solo funcionará para ciertos tipos de eventos muy concretos (detallados a continuación).

Debemos volver a los fundamentos y entender qué formatos responden de forma adecuada a cada objetivo de evento.

1. 😅 Por qué el formato híbrido no encaja con todos los eventos

  • La canibalización

La canibalización es uno de los principales problemas de los eventos híbridos: algunos participantes que habrían asistido en persona prefieren quedarse en casa. Así, es más difícil cuantificar con precisión el número de inscritos en formato presencial y se observa un mayor número de no-shows en los eventos híbridos.

  • Un evento híbrido son dos eventos.

Es evidente que debes gestionar una gran cantidad de factores cuando organizas un evento híbrido.

Por el lado virtual: la sala de control in situ, la retransmisión en directo y la grabación, la moderación de la plataforma de interacción, la realización... Por ejemplo, algunos software de videoconferencia piden a los moderadores que «acepten» a los participantes, lo que puede resultar frustrante para parte de los invitados si la espera es demasiado larga.

Por el lado presencial: el espacio, el catering, el personal de organización y acogida, la logística del evento...

Así, se estima que un evento híbrido cuesta de media entre 1,5 y 2 veces más que un evento presencial. Además de estas limitaciones presupuestarias y logísticas, existe una evidente restricción de tiempo, ya que hay que organizar y cuidar la parte tecnológica virtual además del proyecto presencial.

  • La dificultad de crear una experiencia unificada

Tu evento híbrido debe ofrecer una experiencia coherente y agradable para todos los tipos de participantes. Sin embargo, es difícil crear una experiencia de evento unificada y sincronizada en dos formatos diferentes. Además, puede resultar complicado sincronizar las interacciones entre el público presencial y el público virtual.

2. 🎥 ¿Qué formatos para qué objetivos?

Los objetivos NO compatibles con el formato híbrido.

No siempre se puede tener todo. Para ciertos objetivos, es preferible priorizar un formato frente a otro. Mezclar formatos no es necesariamente la solución más adecuada.

  • Los team-building

¿Se puede decir realmente que una animación online o una videollamada de after-work equivale a un team-building presencial? Este tipo de evento tiene como objetivo crear vínculos y, por definición, no encaja con el formato virtual (y aún menos con el híbrido, con el riesgo de discriminar a uno de los dos grupos: los virtuales o los presenciales).

  • Las comidas con clientes

Las comidas con clientes sirven para establecer un vínculo fuerte con tus clientes y generar un contacto humano mucho más potente que el de una relación profesional ordinaria. Este tipo de eventos tendrá por tanto mucha más dificultad para ser impactante en virtual o en híbrido, y no resultará igual de eficaz en estos formatos.

  • Las reuniones y eventos VIP

Los distintos tipos de VIP (socios, clientes importantes, proveedores...) no se conformarán con un evento virtual, y no deberías ofrecérselo. La belleza de un espacio, los bufés en el lugar, el personal de servicio y todas las demás prestaciones que hacen tan agradable un evento VIP no son reproducibles en virtual y, por tanto, no podrán ejecutarse de forma óptima en un evento híbrido.

Los objetivos compatibles con el formato híbrido.

  • Los eventos de notoriedad

Nada mejor para darse a conocer que aparecer ante el mayor número de personas posible. ¿Por qué no combinar el contacto del presencial con el alcance ilimitado del virtual? Los eventos de notoriedad son el ejemplo perfecto de eventos que se benefician del formato híbrido.

  • El networking

El networking puede beneficiarse del formato híbrido: mientras que los encuentros presenciales son puntuales, un directorio virtual sería una buena solución complementaria a estos encuentros B2B.

  • La generación de deals

Para convertir a tus prospectos en clientes, o para captar leads, ambos formatos (presencial y virtual) permiten obtener resultados similares. El formato híbrido encaja perfectamente con este tipo de evento.

La mayor parte del tiempo, se usa el virtual para recopilar o proporcionar de

información a sus prospectos (parte alta del embudo) y se usa el formato presencial para convencer (parte baja del embudo).

  • El intercambio de conocimiento

Para todos los eventos orientados al intercambio de conocimiento (asociaciones, federaciones, congresos...), ambos formatos son válidos. En efecto, tanto el presencial como el virtual permiten transmitir información de forma eficaz. Además, el virtual garantiza que tus materiales (presentaciones, vídeos, gráficos...) sean vistos por todos tus espectadores.

🤓 Conclusión

La mejor opción no es siempre la que ofrece más canales de difusión: hay que aprovechar lo mejor que cada formato puede ofrecer, centrarse en el objetivo del evento de forma concreta, y no optar siempre por estrategias omnicanal, que pueden resultar contraproducentes.