Desde hace un año, los organizadores de eventos han seguido adaptando, con resiliencia, sus eventos a los formatos que exigen las normas sanitarias.

Antes que nada, hemos observado una simple transposición de los eventos presenciales al formato virtual, lo cual era un mal menor teniendo en cuenta la prohibición de cualquier reunión presencial. Creemos que esta simple transición no es suficiente.

Desde la flexibilización de las normas sanitarias, se habla del formato híbrido por todas partes. A primera vista, es lo mejor de ambos mundos: crear vínculos limitando los costes, y permitir llegar al mayor número de participantes reduciendo el impacto de carbono del evento.

Puede que vayamos a contracorriente, pero en Digitevent creemos que el formato híbrido solo es adecuado para ciertos tipos de eventos muy específicos (detallados a continuación).

Debemos replantear las bases y entender qué formatos responden de forma adecuada a qué objetivos del evento.

1. 😅 Por qué el formato híbrido no encaja con todos los eventos

  • La canibalización

La canibalización es uno de los problemas principales de los eventos híbridos: algunos participantes que habrían asistido en persona prefieren quedarse en casa. Así, resulta más difícil cuantificar con precisión el número de inscritos presenciales y se observa un mayor número de no-shows en los eventos híbridos.

  • Un evento híbrido son en realidad dos eventos.

Evidentemente, tienes que gestionar múltiples factores cuando organizas un evento híbrido.

En el lado virtual: la regiduría in situ, la retransmisión en directo y la grabación, la moderación de la plataforma de interacción, la realización. Por ejemplo, algunos programas de videoconferencia piden a los moderadores que "acepten" a los participantes, lo cual puede ser una experiencia frustrante para parte de los invitados si hay demasiada espera.

En el lado presencial: el lugar, el catering, el personal de organización y recepción, la logística del evento, etc.

Así, se estima que un evento híbrido cuesta de media entre 1,5 y 2 veces más que un evento presencial. Además de estas limitaciones presupuestarias y logísticas, existe una restricción de tiempo evidente, ya que hay que organizar y cuidar la parte tecnológica virtual además del proyecto presencial.

  • La dificultad de crear una experiencia unificada

Tu evento híbrido debe ofrecer una experiencia coherente y agradable para todos los tipos de participantes. Sin embargo, es difícil crear una experiencia de evento unificada y sincronizada en dos formatos diferentes. Además, puede ser complicado sincronizar las interacciones entre el público presencial y el público virtual.

2. 🎥 ¿Qué formatos para qué objetivos?

Los objetivos NO compatibles con el híbrido.

No siempre se puede tener todo. Para ciertos objetivos, es preferible priorizar un formato sobre otro. Mezclar estos formatos no es necesariamente la solución más adecuada.

  • El team building

¿Se puede decir de verdad que una animación online o un zoom con aperitivo equivale a un team building presencial? Este tipo de evento tiene como objetivo crear vínculos y, por definición, no es adecuado para el formato virtual (y menos aún para el híbrido, con el riesgo de discriminar a uno de los dos grupos: los virtuales o los presenciales).

  • Las comidas con clientes

Las comidas con clientes sirven para forjar un vínculo fuerte con tus clientes, estableciendo un contacto humano mucho más potente que una relación profesional. Por eso, este tipo de eventos tendrá mucho más difícil ser impactante en formato virtual o híbrido, y no será tan eficaz en estos formatos.

  • Las reuniones y eventos VIP

Los distintos tipos de VIP (socios, clientes importantes, proveedores, etc.) no se conformarán con un evento virtual, y tú tampoco deberías conformarte. La belleza de un lugar, los bufés servidos in situ, el personal de servicio y todas las demás prestaciones que hacen que un evento VIP sea tan agradable no se pueden reproducir en formato virtual, por lo que tampoco podrán ofrecerse de manera óptima en un evento híbrido.

Los objetivos compatibles con el híbrido.

  • Los eventos de notoriedad

No hay nada mejor para darte a conocer que ser visto por el mayor número posible de personas. ¿Por qué no combinar el contacto del presencial con el alcance sin límites del virtual? Los eventos de notoriedad son el ejemplo perfecto de eventos que se benefician del formato híbrido.

  • El networking

El networking puede beneficiarse del formato híbrido: mientras que los encuentros presenciales son puntuales, un directorio virtual sería una buena solución complementaria a estos encuentros B2B.

  • La generación de deals

Para convertir tus prospectos en clientes (o para captar leads), ambos formatos (presencial y virtual) permiten obtener un resultado similar. El híbrido es, por tanto, perfectamente adecuado para este tipo de evento.

La mayoría de las veces, se utiliza el virtual para recoger o proporcionar

información a tus prospectos (parte alta del embudo) y se utiliza el formato presencial para convencer (parte baja del embudo).

  • El intercambio de conocimiento

Para todos los eventos centrados en compartir conocimiento (asociaciones, federaciones, congresos, etc.), ambos formatos son adecuados. De hecho, el presencial y el virtual permiten transmitir información de manera eficaz. Además, el virtual aporta la garantía de que tus materiales (powerpoint, vídeos, gráficos, etc.) sean vistos correctamente por todos tus espectadores.

🤓 Conclusión

La mejor opción no siempre es la que ofrece más canales de difusión: hay que quedarse con lo mejor que puede ofrecer cada formato, centrarse en el objetivo del evento de forma diferenciada, y no optar siempre por estrategias omnicanal, que pueden resultar contraproducentes.