El 59 % de los profesionales del marketing cree que lo híbrido será un formato decisivo en su estrategia de marketing de 2021, según una encuesta de Sleek. El evento híbrido es uno de los grandes retos de los próximos años para todos los organizadores de eventos. Anunciado como la manera de mantener el vínculo con los asistentes presenciales y, al mismo tiempo, aumentar la capacidad de difusión online, sería el formato perfecto.

Sin embargo, los eventos híbridos son complejos y requieren una planificación más exhaustiva que los eventos presenciales o virtuales.

👌 Ofrecer una experiencia exitosa para todas las partes implicadas

El evento híbrido añade grados de complejidad superiores, que se notan en cada nivel: para los organizadores (cómo crear una experiencia unificada y sincronizada), para los asistentes (cómo interactuar con los ponentes o con el resto de asistentes en remoto o en persona) y para el resto (cómo dar visibilidad a los ponentes, la grabación de vídeo o cómo gestionar el catering, etc.).

El reto es real: ¿cómo crear ese evento ideal que sepa unificar todas estas variables en una sola sinergia?

🎯 Encontrar la plataforma adecuada para tus necesidades

Para ser lo más eficaz posible, debes establecer una lista de objetivos para el evento: conseguir leads cualificados, aumentar tu notoriedad, crear alianzas, etc.

Con estos objetivos en mente, define las funcionalidades imprescindibles (los must-have) y las que están bien tener, pero no son indispensables (los nice-to-have). Por ejemplo, si tu objetivo es que tus invitados se conozcan entre sí, necesitarás más una función de matchmaking para tu audiencia en remoto (must-have) y de generación de salas de reuniones (must-have) que un chat integrado en el evento (nice-to-have).

A partir de este conjunto definido de posibilidades, elabora un pliego de condiciones funcional que puedas compartir con tus proveedores y que aclare tu necesidad. Utiliza este documento para encontrar la solución tecnológica más adaptada a tus necesidades.

📐 Perfeccionar los detalles importantes

Algunos detalles merecen más atención que otros, en especial los relacionados con la experiencia de usuario. Utiliza una agenda interactiva online para que tus asistentes tengan más visibilidad e implicación en el evento y en las distintas ponencias.

No olvides que el timing es diferente para ambas audiencias: ¡una ponencia de una hora en persona resulta mucho más cautivadora que una hora delante de la pantalla! Tendrás que hacer malabares con estos tiempos distintos para ofrecer una experiencia agradable al público virtual.

Conviene no dejar “dead air time”, es decir, tiempo de emisión sin aprovechar. Por ejemplo, durante una pausa para el café de tu público presencial, prevé una actividad o una sesión de preguntas y respuestas exclusiva para el público en remoto. Prevé actividades específicas para cada público, para que ninguno sienta que recibe menos atención que el otro.

En cuanto al patrocinio, ¿cómo garantizar a tus patrocinadores una cobertura múltiple, tanto en virtual como en persona? Tu plataforma de eventos online debe poder ofrecer visibilidad antes, durante y después del evento.

Presta especial atención a tus ponentes: deben sentirse cómodos ante un público presencial, pero, evidentemente, también ante la cámara, y repartir su tiempo de palabra de forma equitativa entre las distintas audiencias a las que se dirigen.

Por último, ve más allá de un simple evento presencial retransmitido online: evita la “fatiga de las videollamadas” gracias a módulos de chat integrados, cuestionarios y encuestas en directo, y otras herramientas de interacción para que tus asistentes en remoto no se sientan excluidos.

🖇️ Gestionar ambas audiencias simultáneamente

Es crucial no centrar tu evento en una sola audiencia, ya que corres el riesgo de dejar de lado a la otra y perder todo el sentido de lo híbrido.

Después del evento, organiza un espacio de encuentro informal para los asistentes presenciales y una sesión de networking para los asistentes en remoto. Es muy (demasiado) difícil hacer que ambas audiencias se comuniquen entre sí y esto generaría frustraciones. Es preferible compartir un directorio online con fotos de todos los asistentes, para que todo el mundo pueda encontrarse más adelante si lo necesita.

🧐 No dejar lugar a los imprevistos

En un evento híbrido, el componente más importante es la organización y la fluidez del evento en su conjunto.

Así, debes preguntarte de antemano ¿quién es responsable de qué y cuánto tiempo será necesario para llevar a cabo tu proyecto? ¿Cuántos jefes de proyecto deberán contribuir a él?

También hay que plantearse la cuestión de la delegación: ¿prefieres gestionarlo todo internamente (¡hace falta contar con los recursos!) o recurrir a una agencia de eventos acostumbrada a estos procesos?

También tendrás que crear un Hilo conductor global de tu evento, que prevea el desarrollo del programa minuto a minuto, con la mayor precisión posible. Lo ideal es crear un hilo conductor que recoja la experiencia in situ (teniendo en cuenta los tiempos de pausa, las comidas, etc.) y otro hilo conductor para los asistentes en remoto. Esto te obligará a ofrecer contenido sin dejar “dead air time”.

Por último, asegúrate de tenerlo todo previsto y de contar con procesos de emergencia en caso de problemas. Es evidente que hay que probarlo todo de antemano (varias veces), pero, más allá de eso, conviene prever medidas adicionales, por ejemplo: ¿cuál es el procedimiento si los micrófonos no funcionan? ¿Si la grabación de vídeo se retrasa respecto al directo?

Conclusión:

Para planificar correctamente tu evento híbrido, tendrás que crear un recorrido que implique a ambas audiencias sin discriminación en la calidad o cantidad de contenido, asegurándote de haber cubierto todas las eventualidades técnicas y todos los imprevistos posibles.

Empieza por definir tus objetivos para cada una de tus audiencias, y después para el evento en su conjunto. A partir de ahí, extrae las funcionalidades esenciales y termina eligiendo las plataformas de gestión de eventos que más se ajusten a ti y que cuenten con esas funcionalidades.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a comprender mejor la planificación de un evento híbrido. No dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo para conocer las funcionalidades que ofrece Digitevent para eventos híbridos :)