El 59 % de los profesionales del marketing considera que el formato híbrido será decisivo en su estrategia de marketing de 2021, según una encuesta de Sleek. Los eventos híbridos son uno de los grandes retos de los próximos años para todos los organizadores. Se presentan como el formato perfecto para mantener el vínculo con los participantes presenciales mientras se amplía la difusión online.
Sin embargo, los eventos híbridos son complejos y requieren una planificación más minuciosa que los puramente presenciales o virtuales.
Ofrece una experiencia satisfactoria para todos los participantes
El evento híbrido añade niveles de complejidad que se notan en cada ámbito: para los organizadores (cómo crear una experiencia unificada y sincronizada), para los participantes (cómo interactuar con los ponentes o con otros participantes a distancia o en presencial) y para el resto (cómo dar protagonismo a los speakers, gestionar la captación de vídeo o el catering).
El reto es real: ¿cómo crear ese evento ideal que sepa unificar todas estas variables en una sola sinergia?
Encuentra la plataforma adecuada para tus necesidades
Para ser lo más eficaz posible, debes establecer una lista de objetivos para el evento: obtener leads cualificados, aumentar tu notoriedad, crear alianzas...
Con esos objetivos en mente, define las funcionalidades imprescindibles (los must-have) y las que son agradables de tener pero no esenciales (los nice-to-have). Por ejemplo, si tu objetivo es que tus invitados se conozcan entre ellos, necesitarás más una función de Matchmaking para tu audiencia remota (must-have) y la generación de salas de reuniones (must-have) que un chat integrado en el evento (nice-to-have).
A partir de ese conjunto definido de posibilidades, elabora un pliego de condiciones funcional que puedas comunicar a tus proveedores y que clarifique tus necesidades. Usa ese pliego para encontrar la solución tecnológica más adaptada a tu caso.
Cuida los detalles importantes
Algunos detalles merecen más trabajo que otros, especialmente los que afectan a la experiencia del usuario. Usa una agenda interactiva online para que tus participantes tengan mayor visibilidad y compromiso con el evento y las distintas sesiones.
No olvides que el timing es diferente para las dos audiencias: una conferencia de una hora en presencial es mucho más cautivadora que una hora frente a la pantalla. Tendrás que equilibrar estos tiempos para ofrecer una experiencia agradable al público virtual.
Conviene no dejar "dead air time", tiempo de antena sin contenido. Por ejemplo, durante una pausa café de tu público presencial, organiza una actividad o una sesión de preguntas y respuestas exclusiva para el público remoto. Diseña actividades específicas para cada audiencia, para que ninguna se sienta menos atendida que la otra.
En cuanto al patrocinio, ¿cómo garantizar a tus patrocinadores una cobertura múltiple, tanto en virtual como en presencial? Tu plataforma de eventos online debe ser capaz de ofrecer exposición antes, durante y después del evento.
Presta especial atención a tus ponentes: deben sentirse cómodos ante un público presencial, pero también ante la cámara, y deben repartir equitativamente su tiempo entre las distintas audiencias a las que se dirigen.
Por último, ve más allá de un simple evento presencial retransmitido online: evita el "zoom fatigue" con módulos de chat integrados, quizzes y encuestas en directo, y otras herramientas de interacción para que tus participantes remotos no se sientan excluidos.
Gestiona las dos audiencias simultáneamente
Es fundamental no centrar tu evento en una sola audiencia, bajo pena de discriminar a la otra y perder todo el sentido del formato híbrido.
Tras el evento, organiza un espacio informal para los participantes presenciales y una sesión de networking para los participantes remotos. Es muy difícil (demasiado) hacer que ambas audiencias se comuniquen entre sí, y eso generaría frustración. Es preferible compartir un directorio online con todos los participantes, para que puedan encontrarse posteriormente si lo necesitan.
No dejes lugar a lo imprevisto
En un evento híbrido, el elemento más importante es la organización y la fluidez del evento en su conjunto.
Debes preguntarte de antemano quién es responsable de qué, cuánto tiempo será necesario para llevar a cabo el proyecto, cuántos jefes de proyecto deberán implicarse.
La cuestión de la delegación también es importante: ¿prefieres gestionarlo todo internamente (para lo que hay que tener los recursos necesarios) o contratar a una agencia de eventos habituada a estos procesos?
También tendrás que crear un Hilo Conductor global de tu evento, que detalle el desarrollo del programa minuto a minuto, con la mayor precisión posible. Lo ideal es crear un hilo conductor que recoja la experiencia presencial (teniendo en cuenta las pausas, las comidas...) y otro para los participantes remotos. Esto te obligará a ofrecer contenido continuo sin dejar "dead air time".
Por último, asegúrate de haberlo previsto todo y de tener procedimientos de emergencia ante posibles problemas. Es evidente que hay que probarlo todo con antelación (varias veces), pero además conviene prever medidas adicionales: ¿cuál es el protocolo si los micrófonos no funcionan? ¿Y si la captación de vídeo tiene retraso respecto al directo?
Conclusión:
Para planificar correctamente tu evento híbrido, tendrás que crear un recorrido que involucre a tus dos audiencias sin discriminar en calidad ni cantidad de contenido, asegurándote al mismo tiempo de haber cubierto todos los imprevistos técnicos posibles.
Empieza por definir tus objetivos para cada una de tus audiencias y, a continuación, para el evento en su conjunto. Extrae de ahí las funcionalidades esenciales y termina por elegir las plataformas de gestión de eventos que mejor se adapten a tus necesidades y que dispongan de esas funcionalidades.
Esperamos que este artículo te haya ayudado a entender mejor la planificación de un evento híbrido. No dudes en contactar con nuestros equipos para conocer las funcionalidades que ofrece Digitevent para los eventos híbridos :)
