Las asambleas generales (AG) deben celebrarse al menos una vez al año. Esta obligación legal puede suponer un problema, sobre todo en épocas de pandemia, cuando los eventos y las reuniones están prohibidos (por el Covid, evidentemente).

Un evento de la importancia de una AG es difícil de posponer, y a veces requiere alcanzar un quórum (número mínimo de votos representados para que la asamblea pueda celebrarse).

Obligadas a recurrir a una reunión virtual o híbrida, algunas empresas se sienten perdidas a la hora de organizar su AG.

Definir el objetivo de la AG

Antes de lanzarte al formato ideal (presencial, virtual, híbrido) de tu evento y a las funcionalidades que quieres utilizar, piensa en tu objetivo. ¿Tu AG necesita un quórum? ¿Vas a aprovechar esta ocasión para convertirla en una oportunidad de comunicación con tus socios, accionistas o delegados? ¿Quiénes son tus participantes? Definir estos objetivos puede requerir varias reuniones dentro de tu empresa, pero son preguntas importantes que hay que responder antes de crear eventos online.

  • Si ya has alcanzado el quórum gracias al voto previo o a las delegaciones de voto al presidente, el reto pasa entonces a centrarse en la comunicación. Tu AG te permitirá retomar el contacto con tus socios y comunicar tus perspectivas.

Tendrás que crear un sitio web de evento y varias campañas de emails de invitación o de convocatoria dirigidas a tus contactos para comunicar de forma eficaz. Nada impide organizar una asamblea general en línea. Para este tipo de evento digital, no hay nada mejor que una retransmisión en vídeo a través de un estudio de grabación. Como siempre, habrá que organizarse con la mayor antelación posible. Para los presupuestos más ajustados, puedes optar por tu webcam o tu sala de videoconferencia. Además, es recomendable utilizar herramientas para compartir contenido y difundir las resoluciones aprobadas y rechazadas.

  • Si tu AG necesita alcanzar un quórum, es imprescindible pensar en un dispositivo que permita conseguirlo.
    Esto pasa por una buena estrategia de comunicación digital:

1 - La gestión del timing

Para maximizar la participación y, por tanto, asegurarte de alcanzar el quórum entre tus participantes o accionistas, tendrás que enviar emails impactantes en el momento adecuado. Una plataforma de gestión de eventos puede organizar estos envíos de emails de forma automática, para que tu empresa se concentre en el contenido y no en las restricciones técnicas.

Aquí tienes un ejemplo de secuencia de emails eficaces:

- Una convocatoria 10 días antes, indicando la fecha, el horario, el desarrollo y la duración de la AG, así como la posibilidad de realizar un voto previo (si tu reglamento lo permite)

- Un recordatorio el día antes con los horarios, el enlace de conexión y el protocolo de registro de asistencia y votación.

- Un último recordatorio 15 minutos antes del inicio del registro de asistencia digital, para que los invitados puedan conectarse al "directo".

Es muy importante comprobar las tasas de clics y de apertura de tus emails a medida que se envían las campañas. Esto te dará información sobre la experiencia global que ofreces, así como sobre el engagement online de tu audiencia.

Además, recopilar estas estadísticas te permitirá anticipar el número de conexiones el día D y, por tanto, tus posibilidades de alcanzar el quórum sin riesgo. También puedes incluir un botón "Participo en la AG" mediante un formulario integrado en tu email de convocatoria 10 días antes para facilitar este seguimiento. Aunque es difícil confirmar la presencia de un accionista en eventos a distancia, podrás tener una mejor visión de la tasa de asistencia.


2 - El recorrido del usuario

¿Quién debe asistir a tu Asamblea General? ¿Tienes oyentes, personas de tu equipo u otros invitados sin derecho a voto? Si la respuesta es sí, es imprescindible prever recorridos de usuario diferentes para estas categorías de invitados.

En efecto, estos últimos probablemente no necesiten realizar un registro de asistencia con firma y no deben tener acceso a la herramienta de votación de resoluciones.

No olvides comunicar tu reglamento al proveedor seleccionado para que pueda asegurarse de que la solución de votación se ajusta a tus especificidades (conceptos de colegios electorales o GAEC, delegaciones de voto, votos previos, elecciones, etc.).

3 - La estructura del sitio "en directo"

Un evento virtual es, por definición, seguido por una multitud de invitados que tienen operadores de internet, smartphones y ordenadores diferentes.

Tu solución debe ser responsive y compatible con la mayoría de los dispositivos. Además, apuesta por una interfaz sencilla y depurada para no perder a los usuarios menos familiarizados con la tecnología.

Lo ideal es contar con una imagen de fondo, una franja con el nombre y la fecha de la AG, un vídeo de retransmisión y una herramienta de votación de resoluciones, todo en una misma página.

Consejo de experto: si quieres difundir contenido a tus socios, es mejor enviarlo después de la AG para que se mantengan centrados en la votación y el vídeo durante el directo.

4 - El acompañamiento de tus invitados

Participar en una AG a distancia no es evidente para todos tus socios. Conviene acompañarlos de antemano con una comunicación eficaz y pedagógica.

Prevé también una asistencia técnica el día D, para no dejarlos desamparados si tienen dudas para conectarse. No siempre es necesario recurrir a una agencia de eventos, algunas plataformas (como Digitevent) también ofrecen este servicio.

Por último, un chat privado con los participantes en tu sitio de Asamblea General es ideal para gestionar las solicitudes y hacer que se llame de vuelta a los invitados que tengan un problema, sobre todo cuando esperas a más de 100 personas el día D.

Conclusión

Define bien el objetivo de la AG: ¿es simplemente comunicar en torno a la votación y sus resultados, o conseguir un quórum de votantes? Adapta tu estrategia en consecuencia.

Utiliza una solución de eventos online como Digitevent para garantizarte la protección de datos y la fluidez durante toda la reunión.

No olvides que necesitarás un proveedor técnico y un acompañamiento a lo largo de todo el proceso.