Las Asambleas Generales (AG) deben celebrarse al menos una vez al año. Esta obligación legal puede plantear problemas en algunos casos, especialmente en períodos de pandemia en los que los eventos y las reuniones están prohibidos (por el Covid, evidentemente).

Un evento de la importancia de una AG es difícil de aplazar y, a veces, es necesario alcanzar un quórum (número mínimo de votos representados para que la asamblea pueda celebrarse).

Algunas empresas están perdidas cuando se trata de organizar su AG en formato virtual o híbrido.

Definir el objetivo de la AG

Antes de lanzarte a elegir el formato ideal (presencial, virtual, híbrido) y las funcionalidades que quieres utilizar, ¡piensa en tu objetivo! ¿Tu AG necesita alcanzar un quórum? ¿Vas a aprovechar esta ocasión para convertirla en una oportunidad de comunicación con tus socios, miembros o delegados? ¿Quiénes son tus participantes? La definición de estos objetivos puede requerir varias reuniones internas, pero son preguntas importantes que hay que responder antes de crear eventos online.

  • Si tu quórum ya está garantizado gracias al voto previo o a los poderes otorgados al presidente, el foco recae más en la comunicación. Tu AG te permitirá retomar el contacto con tus miembros y comunicar tus perspectivas.

En ese caso, necesitarás crear un sitio web de evento y distintas campañas de emails de invitación o convocatoria dirigidas a tus contactos para comunicar de forma eficaz. Nada impide celebrar una asamblea general online. Para este tipo de evento digital, nada mejor que una retransmisión en vídeo desde un estudio de grabación. Como siempre, habrá que organizarse con la mayor antelación posible. Para presupuestos más ajustados, puedes optar por tu webcam o tu sala de videoconferencia. Como complemento, elige herramientas de compartición de contenido para difundir las resoluciones aprobadas y rechazadas.

  • Si tu AG necesita alcanzar un quórum, es imprescindible contar con un sistema que permita lograrlo.

Esto pasa por una buena estrategia de comunicación digital:

1 - La gestión del timing

Para maximizar la participación y asegurarte de alcanzar el quórum entre tus participantes o accionistas, tendrás que enviar emails de impacto en el momento adecuado. Una plataforma de gestión de eventos puede organizar estos envíos de forma automática, para que tu empresa se concentre en el contenido más que en los aspectos técnicos.

Ejemplo de secuencia de emails eficaz:

  • Una convocatoria con 10 días de antelación, indicando la fecha, el horario, el orden del día y la duración de la AG, así como la posibilidad de votar con antelación (si tu reglamento lo permite).
  • Un recordatorio el día anterior con los horarios, el enlace de conexión y el protocolo de registro de asistencia y votación.
  • Un último recordatorio 15 minutos antes del inicio del registro de asistencia digital, para que los invitados puedan conectarse al «directo».

Es muy importante revisar las tasas de clics y de apertura de tus emails a medida que se envían las campañas. Esto te informará sobre la experiencia global que ofreces y sobre el engagement online de tu audiencia.

Además, recopilar estas estadísticas te permitirá anticipar el número de conexiones el día del evento y, por tanto, tus posibilidades de alcanzar el quórum sin riesgo. También puedes incluir un botón «Participo en la AG» mediante un formulario integrado en tu email de convocatoria (con 10 días de antelación) para facilitar este seguimiento. Aunque es difícil confirmar la presencia de un accionista en eventos a distancia, podrás tener una mejor visión del índice de asistencia.

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2 - El recorrido del usuario**

¿Quién debe asistir a tu Asamblea General? ¿Hay auditores, personas de tu equipo u otros invitados sin derecho a voto? Si la respuesta es sí, es imprescindible prever recorridos de usuario diferentes para estas categorías de invitados.

En efecto, es probable que estas personas no necesiten realizar un registro de asistencia con firma y no deben tener acceso a la herramienta de votación sobre resoluciones.

No olvides comunicar tu reglamento al proveedor seleccionado para que pueda asegurarse de que la solución de votación responde a tus especificidades (colegios electorales, poderes notariales, votos previos, elecciones, etc.).

3 - La estructura del sitio «en directo»

Un evento virtual es, por definición, seguido por una gran cantidad de invitados con operadores de internet, smartphones y ordenadores diferentes.

Tu solución debe ser responsive y compatible con la mayoría de los dispositivos. Además, prioriza una interfaz sencilla y limpia para no perder a los usuarios menos familiarizados con la tecnología.

Lo ideal es tener una imagen de fondo, un banner con el nombre y la fecha de la AG, un vídeo de retransmisión y una herramienta de votación sobre resoluciones, todo en una misma página.

Consejo profesional: si quieres difundir contenido a tus miembros, prioriza los envíos después de la AG para que permanezcan centrados en la votación y el vídeo durante el directo.

4 - El acompañamiento de tus invitados

Participar en una AG a distancia no es evidente para todos tus miembros. Conviene acompañarlos con antelación mediante una comunicación eficaz y didáctica.

Prevé también asistencia técnica el día del evento, para no dejarlos sin ayuda si tienen preguntas para conectarse. No siempre es necesario recurrir a una agencia de eventos; algunas plataformas (como Digitevent) ofrecen también este servicio.

Por último, un chat privado con los participantes en tu sitio web de Asamblea General es ideal para gestionar las consultas y contactar de nuevo a los invitados que tengan problemas, especialmente cuando esperas a más de 100 personas el día del evento.

Conclusión

Define bien el objetivo de la AG: ¿se trata simplemente de comunicar en torno a la votación y sus resultados, o de constituir un quórum de votantes? Adapta tu estrategia en función de ello.

Utiliza una solución de gestión de eventos online como Digitevent para garantizarte la protección de los datos y la fluidez de todo el proceso.

No olvides que necesitarás un proveedor técnico y acompañamiento durante todo el proceso.