Por experiencia, todos lo sabemos: muchas empresas tienen dificultades para obtener los resultados esperados de sus eventos. Y, la mayoría de las veces, esto no tiene nada que ver con las competencias de los organizadores, sino más bien con el alineamiento estratégico del evento con los objetivos de negocio.
Aquí es donde necesitas desarrollar una habilidad concreta: saber elegir el tipo de evento adecuado en función de esos objetivos. Te damos las claves para hacerlo bien y obtener por fin el ROI de evento que mereces.
Por qué tus objetivos deben guiar tu elección del tipo de evento
Antes de lanzarte a organizar cualquier evento, debes tener siempre presente que todo evento profesional es, ante todo, una herramienta de marketing y ventas. En ese sentido, tus eventos deben integrarse en una estrategia global y, por tanto, en una lógica de objetivos e impacto de negocio.
Aquí es donde el alineamiento entre el objetivo principal de tu evento y su formato se vuelve crucial. Gracias a ese alineamiento, obtienes:
- Una organización más enfocada. La elección del lugar, el tono, los contenidos o los ponentes se hace según el resultado esperado, no al azar.
- KPI de evento relevantes. Por ejemplo, si tu objetivo principal es la conversión de prospectos, mides los leads generados; si se trata de mejorar la comunicación y la notoriedad de tu marca, haces seguimiento del alcance o las menciones en redes sociales.
- Un retorno sobre la inversión optimizado. Al seguir con precisión tu objetivo principal, tus recursos (presupuesto, tiempo, herramientas) se dirigen donde tienen mayor impacto.
- Una experiencia coherente para tus participantes. Consecuencia de todos los puntos anteriores: el formato, el contenido y el mensaje de tu evento se complementan.
En resumen: sin objetivos definidos, es difícil construir una experiencia coherente para los participantes e imposible medir el rendimiento y el ROI del evento. De ahí la importancia de no saltarse este paso de definición de objetivos.
El prerrequisito: definir tus objetivos de negocio
Antes incluso de elegir el formato y el tipo de evento, empieza por hacerte esta pregunta esencial: ¿por qué lo organizas? Recuerda: detrás de todo evento profesional hay una ambición de negocio.
Estos son los grandes tipos de objetivos de evento hacia los que podrías orientarte:
- Awareness (notoriedad): para dar a conocer tu marca, poner en valor tu expertise o lanzar un nuevo producto, por ejemplo.
- Engagement / Interacción: para crear vínculos con tu comunidad, tus clientes o tus socios a través de una experiencia memorable.
- Conversión / Venta: para generar leads cualificados, acelerar tu ciclo comercial o cerrar contratos.
- Fidelización / Cohesión: para crear vínculos entre tus equipos y fomentar su motivación (seminarios, team building, eventos internos), o generar apego a la marca por parte de tus clientes (eventos de clientes).
Pero ten en cuenta que tu objetivo, por pertinente que sea, solo será útil si es realmente claro. Utiliza por tanto el método SMART para fijar objetivos de forma estructurada. Tu objetivo debe ser:
- Específico: define un propósito concreto, como por ejemplo "Reforzar la notoriedad de nuestra marca entre los responsables de decisión de TI"
- Medible: asocia a tu objetivo un indicador concreto, por ejemplo "Alcanzar 500 inscritos en el webinar"
- Alcanzable: apunta a un resultado ambicioso pero realista, como "Convertir el 10 % de los leads en oportunidades comerciales"
- Realista: adapta tus ambiciones a tus medios y a la realidad de tu empresa, por ejemplo "Organizar un evento híbrido con presupuesto controlado"
- Temporalmente definido: fíjate un horizonte temporal, como por ejemplo "Antes de que finalice el trimestre"
En definitiva, debes convertir tus objetivos en la brújula de tu estrategia de eventos. Una vez clarificado este paso, puedes centrarte en el formato y el tipo de evento a considerar.
💬 "Elegir el tipo de evento adecuado es una cosa. ¿Y qué hay del formato? Es, ante todo, una cuestión de experiencia del participante. Pregúntate siempre dónde vivirá mejor tu audiencia el mensaje que quieres transmitir. Recuerda: el formato de evento adecuado es, ante todo, una cuestión de contexto. Son tus objetivos, tu público y tus recursos disponibles los que deben dictar la elección entre presencial, digital o híbrido. Para un lanzamiento de producto o una acción de notoriedad, nada reemplaza la fuerza de lo presencial. En cambio, para contenido experto o un público internacional, lo digital o lo híbrido se imponen de forma natural." — Milla Breuil, Account Manager en Digitevent
Para inspirarte, encontrarás al final del artículo el detalle de todos los tipos de eventos que puedes poner en marcha.
¿Qué tipo de evento para qué objetivo de negocio?
Antes de lanzarte al desarrollo y la puesta en marcha de tu evento, aquí tienes cómo elegir su tipo:
Qué otros criterios tener en cuenta para elegir el formato y tipo de evento adecuado
Ya tienes clara la importancia de vincular tu objetivo de negocio al tipo de evento a organizar. Pero atención: ese objetivo no es el único a considerar para elegir tu formato.
Para organizar un evento coherente y eficaz, apóyate también en los cuatro pilares siguientes:
- Tu público objetivo. ¿Qué esperan tus participantes potenciales de un momento como el que estás organizando? ¿Qué temáticas concretas les gustaría que se abordaran en el evento?
- Tu presupuesto disponible. Tu idea y tu presupuesto deben estar alineados para obtener un ROI máximo.
- La duración y la disponibilidad de los participantes. ¡Organizar el mejor evento no sirve de nada si tus invitados no pueden asistir!
- El formato logístico de tu evento. La idea es elegir entre presencial, híbrido o 100 % digital, en función de los hábitos de tu público objetivo y de su disponibilidad para asistir.
Teniendo en cuenta estos diferentes elementos, te aseguras de responder tanto a las necesidades de tu empresa como a las de tu público, para una eficacia de evento óptima.
Panorama de los principales tipos de eventos profesionales
Tanto si tu objetivo principal es transmitir un mensaje concreto a tu público, dar a conocer un producto o mejorar tu imagen de marca, aquí encontrarás todos los tipos de eventos que puedes poner en marcha.
Para los eventos externos
Las conferencias, webinars y mesas redondas
Eventos donde los profesionales comparten su expertise sobre temáticas clave, frecuentemente dinamizados por ponentes o expertos.
Los lanzamientos de producto
Momentos clave que permiten presentar una novedad para despertar el interés de los clientes potenciales, generar expectación y favorecer las primeras ventas.
Las jornadas de prensa
Eventos profesionales dedicados a la comunicación y las relaciones con los medios. Son ideales para presentar un nuevo producto, reforzar la notoriedad de la empresa y crear vínculos con los periodistas e influencers de tu sector.
Los eventos de clientes
Encuentros premium con el objetivo de reforzar la relación con los clientes existentes, poner en valor su fidelidad y fomentar el boca a boca positivo en torno a tu marca.
Los eventos exclusivos
Formatos privilegiados reservados a un grupo reducido de clientes o socios estratégicos. El objetivo de estos eventos: desarrollar una relación de negocio privilegiada con ellos y ofrecerles una experiencia memorable, por ejemplo: la privatización de una exposición o un backstage.
Los roadshows
Series de eventos itinerantes organizados en varias ciudades, que permiten salir al encuentro de los clientes o prospectos directamente sobre el terreno.
Las ferias y exposiciones
Grandes encuentros sectoriales donde las organizaciones exponen sus productos y servicios para aumentar su visibilidad y generar nuevos contactos.
Los festivales
Eventos populares, festivos y culturales que reúnen a un amplio público en torno a una temática potente. Este tipo de evento refuerza la notoriedad de la marca y crea una experiencia colectiva atractiva, en el cruce entre lo profesional y lo festivo.
Las comunidades de usuarios
Encuentros regulares entre usuarios de una solución para intercambiar buenas prácticas y fomentar la ayuda mutua entre clientes.
Las activaciones en campo y el street marketing
Acciones de evento desplegadas directamente sobre el terreno para salir al encuentro del público. Es un medio muy eficaz para promocionar un producto, generar engagement y anclar tu marca en el día a día de tu público objetivo.
Las jornadas promocionales o ventas privadas
Eventos comerciales centrados en la conversión y la fidelización, que permiten a los clientes descubrir, probar o comprar productos en un entorno privilegiado y organizado.
Para los eventos internos
Los team buildings
Actividades de unión y colaboración diseñadas para reforzar la cohesión, la comunicación y el espíritu de equipo dentro de una empresa. El objetivo: trabajar mejor juntos gracias al fortalecimiento de la cohesión dentro del mismo equipo.
Los seminarios internos
Encuentros profesionales dedicados al alineamiento estratégico, la formación o la motivación de los colaboradores.
Las veladas o eventos festivos
Momentos distendidos para celebrar un logro, el aniversario de la empresa o reunir a los equipos en un entorno informal.
Las jornadas de integración (onboarding)
Momentos clave para acoger a los nuevos colaboradores, crear vínculos dentro del equipo y favorecer la cohesión interna desde los primeros días de trabajo. Un paso esencial para reforzar la motivación y el espíritu de empresa.
Los viajes o estancias de empresa
Auténticas experiencias de team building, estos formatos orientados al incentivo combinan descanso, descubrimiento y actividades colectivas. Refuerzan la cohesión y la motivación de los colaboradores fuera del lugar habitual de trabajo.
Las asambleas generales internas
Momentos destacados del año profesional, estas reuniones estratégicas permiten compartir los resultados, los proyectos y las orientaciones clave de la empresa, implicando a la vez a los colaboradores en la visión colectiva.
Las ceremonias de entrega de premios y awards internos
Eventos festivos y motivadores destinados a celebrar los logros, recompensar a los equipos y reforzar la cohesión interna. Un formato excelente para motivar a los colaboradores y crear un vínculo único entre ellos y la cultura de empresa.
Las jornadas temáticas
Formatos de evento dinámicos y participativos que fomentan la cohesión del equipo en torno a una temática específica. Perfectos para animar la vida interna, reforzar el vínculo entre colaboradores y crear un momento de convivencia.
Los workshops y hackathons
Formatos participativos que favorecen la cocreación, la reflexión colectiva y la innovación sobre una problemática concreta.
Para los eventos internos o externos
Los eventos de Networking
Ocasiones para ampliar tu red profesional, conocer socios potenciales o intercambiar con pares del mismo sector.
Los eventos de formación
Sesiones pedagógicas destinadas a desarrollar las competencias de los colaboradores o los clientes sobre un tema concreto.
Los talleres participativos
Experiencias colaborativas centradas en el intercambio y la cocreación. Este tipo de evento profesional fomenta la participación activa de los asistentes y permite alcanzar un objetivo común en un entorno estimulante e interactivo.
Los eventos caritativos o solidarios
Momentos de intercambio y compromiso colectivo que refuerzan el sentido de comunidad y los valores de la empresa, apoyando a la vez una causa humana o medioambiental.
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