Mit 87 % abgesagten Veranstaltungen im März und April laut evenement.com hat COVID-19 die Eventbranche natürlich nicht verschont. Der Lockdown, die soziale Distanzierung sowie die Hygienevorschriften tragen dazu maßgeblich bei.

Eine schnelle Reaktion der Eventmacher war notwendig. Sie zeigte sich nach dem ersten Schock in der Entstehung virtueller Veranstaltungen (ob per Webinar, Videokonferenz oder Ähnlichem), denn fast alle Teilnehmer besitzen eine Webcam und ein Mikrofon, vor allem im Kontext des Homeoffice (vorausgesetzt, man weiß, wie man sie richtig zum Laufen bringt).

Also, wie sieht es 2020 aus: 100 % virtuelle, hybride oder Präsenzveranstaltung?

Virtuelle Veranstaltungen: die Vorteile

  • Ihre Mitarbeiter und Zuschauer können von überall auf der Welt teilnehmen, ohne ins Flugzeug oder in den Zug steigen zu müssen. Das ist eine gute Nachricht für den Planeten (siehe weitere umweltbewusste Eventinitiativen)

  • Es ist ein Beweis für Ihre digitale Kompetenz (eine komplette virtuelle Veranstaltung aus dem Stand zu organisieren erfordert gute Kenntnisse der neuen Technologien und aktuellen Tools)

  • Die Aufzeichnung ermöglicht Replay und erneute Ausstrahlung (jeder hätte gern eine Veranstaltung noch einmal erlebt, an der er nicht teilnehmen konnte. Mit einer Videoaufzeichnung der Veranstaltung ist genau das möglich)

  • Interaktion und Engagement bleiben möglich (wie bei einer physischen Veranstaltung) durch verschiedene Lösungen: Umfragen, Quiz oder Chats, mit denen jeder schnell seine Frage stellen kann, ohne eine Unterbrechung zu verursachen.

  • Ermöglicht es leichter, hochkarätige Referenten zu gewinnen

  • Keine Grenze bei der Teilnehmerzahl. Ihre Veranstaltung ist beliebig skalierbar, und das zu Grenzkosten von null (anders als bei einer Präsenzveranstaltung), denn Sie müssen keinen Raum buchen und keinen Caterer bezahlen.

  • Dieses Format löst die Zunge: Referenten sind vor der Kamera deutlich weniger schüchtern als auf einer Bühne unter dem direkten Urteil eines Publikums.

Mann in Unterwäsche im Büro

Virtuelle Veranstaltungen: die Nachteile

  • Kein direkter menschlicher Kontakt (dabei so wichtig für die Beziehungspflege).

  • Das Webinar-Format ist inzwischen alltäglich geworden und manchmal ermüdend. Diese Formate sind zeitaufwendig, weshalb es schwierig ist, die Teilnehmer zu binden.

  • Der Erfolg oder Misserfolg der Veranstaltung hängt von einer stabilen und flüssigen Internetverbindung ab (und wenn Sie Glück haben, schalten Sie Personen von verschiedenen Orten zu: Man muss ja nicht erst in einem abgelegenen Funkloch sitzen, um die Verbindung zu verlieren. Das soll aber niemandem in einer ländlichen Gegend zu nahetreten, diese hat schließlich auch ihren Charme.)

  • Video-Streams, Beleuchtung und Übertragung müssen verwaltet werden. Meistens ist dafür ein spezialisierter technischer Dienstleister nötig (zögern Sie nicht, Digitevent zu kontaktieren, wenn Sie hierbei Unterstützung brauchen).

  • Kein Networking und Händeschütteln: Oft reichen nur wenige Sekunden, um sich einen ersten Eindruck von jemandem zu machen. Dieses Gefühl ist Teil dessen, was Menschen bei einem Networking-Event suchen, und das Virtuelle kann es nicht vollständig ersetzen.

Holen Sie sich das Beste aus beiden Welten: die Hybrid-Veranstaltung.

Hybridveranstaltungen bieten mehrere Vorteile, die sowohl der Präsenz- als auch der virtuellen Veranstaltung innewohnen:

  • Die Hybridveranstaltung ermöglicht es Ihnen, den persönlichen Kontakt zu Ihren VIP-Gästen oder zu denjenigen zu bewahren, die sich mit der Videokonferenztechnik nicht wohlfühlen. Das verbessert auch das Erlebnis der Zuschauer aus der Ferne, da sie das Gefühl haben, an einer echten Show teilzunehmen und nicht nur an einer einfachen Webkonferenz.

  • Bei einer Hybridveranstaltung ist Ihre Präsenzveranstaltung kleiner und damit kostengünstiger. Außerdem können Sie den gesamten Inhalt der Veranstaltung erhalten und so Leads gewinnen, indem Sie eine Landingpage erstellen, über die Ihre Aufzeichnungen heruntergeladen werden können.

  • Sie halten die Hygienevorschriften ein und kommunizieren gleichzeitig weiterhin mit Ihren Kunden über Ihre Veranstaltungen

  • Das reiht Sie in die Ära der freien Arbeitsformen ein (im Homeoffice oder vor Ort im Büro) und bringt Ihnen noch mehr Flexibilität.

Um diese Reaktionsfähigkeit zu bewahren, entscheiden Sie sich für virtuelle oder hybride Eventlösungen mit Digitevent, die Ihnen mehr Agilität in einem sich ständig wandelnden Umfeld bieten.