59 % der Marketer sind laut einer Sleek-Umfrage der Meinung, dass Hybrid-Formate 2021 eine entscheidende Rolle in ihrer Marketingstrategie spielen werden. Hybride Veranstaltungen sind für alle Eventorganisatoren in den kommenden Jahren eine der größten Herausforderungen. Sie sollen die Verbindung zu den Teilnehmern vor Ort erhalten und gleichzeitig die Reichweite durch Online-Übertragung erhöhen und wären damit das perfekte Format.

Hybride Veranstaltungen sind jedoch komplex und erfordern deshalb eine deutlich gründlichere Planung als rein physische oder virtuelle Events.

👌 Allen Beteiligten ein gelungenes Erlebnis bieten

Hybride Veranstaltungen bringen ein höheres Maß an Komplexität mit sich, das sich auf jeder Ebene bemerkbar macht: für die Organisatoren (wie schafft man ein einheitliches und synchronisiertes Erlebnis), für die Teilnehmer (wie interagiert man mit den Speakern oder anderen Teilnehmern, sei es remote oder vor Ort) und für alles Weitere (wie stellt man die Speaker in den Vordergrund, wie läuft die Videoaufzeichnung ab oder wie organisiert man das Catering usw.).

Die Herausforderung ist also real: Wie schafft man die ideale Veranstaltung, die all diese Variablen zu einer einzigen Synergie vereint?

🎯 Die richtige Plattform für Ihre Bedürfnisse finden

Um möglichst effizient vorzugehen, sollten Sie zunächst eine Liste Ihrer Veranstaltungsziele erstellen: qualifizierte Leads gewinnen, Ihre Bekanntheit steigern, Partnerschaften aufbauen usw.

Definieren Sie mit diesen Zielen im Hinterkopf, welche Funktionen unverzichtbar sind (die Must-haves) und welche zwar wünschenswert, aber nicht entscheidend sind (die Nice-to-haves). Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, Ihre Gäste zusammenzubringen, benötigen Sie eher eine Matchmaking-Funktion für Ihr Remote-Publikum (Must-have) und die Möglichkeit, virtuelle Meeting-Räume zu erstellen (Must-have) als einen in die Veranstaltung integrierten Chat (Nice-to-have).

Erstellen Sie auf Basis dieser definierten Möglichkeiten ein funktionales Lastenheft, das Sie an Ihre Dienstleister weitergeben können und das Ihren Bedarf klar beschreibt. Nutzen Sie dieses Lastenheft, um die technologische Lösung zu finden, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.

📐 Die wichtigen Details verfeinern

Manche Details verdienen mehr Aufmerksamkeit als andere, insbesondere jene, die die Nutzererfahrung betreffen. Nutzen Sie eine interaktive Online-Agenda, damit Ihre Teilnehmer mehr Überblick über die Veranstaltung und die verschiedenen Vorträge erhalten und sich stärker einbringen können.

Vergessen Sie nicht, dass das Timing für beide Zielgruppen unterschiedlich ist: Ein einstündiger Vortrag vor Ort ist deutlich fesselnder als eine Stunde vor dem Bildschirm! Sie müssen also zwischen diesen unterschiedlichen Zeitrahmen jonglieren, um dem virtuellen Publikum ein angenehmes Erlebnis zu bieten.

Man sollte also keine „Dead Air Time" entstehen lassen, also ungenutzte Sendezeit. Sehen Sie zum Beispiel während einer Kaffeepause Ihres Publikums vor Ort eine spezielle Aktivität oder eine Fragerunde für das Remote-Publikum vor. Planen Sie für jede Zielgruppe eigene, bevorzugte Aktivitäten, damit sich keine gegenüber der anderen bei der erhaltenen Aufmerksamkeit benachteiligt fühlt.

Beim Sponsoring stellt sich die Frage: Wie garantiert man seinen Sponsoren eine umfassende Sichtbarkeit, sowohl virtuell als auch vor Ort? Ihre Online-Eventplattform muss in der Lage sein, eine Präsenz vor, während und nach der Veranstaltung zu bieten.

Schenken Sie Ihren Speakern besondere Aufmerksamkeit: Sie müssen sich vor einem Publikum vor Ort wohlfühlen, aber natürlich auch vor der Kamera, und ihre Redezeit gerecht zwischen den verschiedenen Zielgruppen aufteilen, die sie ansprechen.

Gehen Sie schließlich über eine einfache, online übertragene Präsenzveranstaltung hinaus und vermeiden Sie die „Zoom Fatigue" durch integrierte Chat-Module, Live-Quiz und Umfragen sowie weitere Interaktionstools, damit sich Ihre Remote-Teilnehmer nicht ausgeschlossen fühlen.

🖇️ Beide Zielgruppen gleichzeitig managen

Es ist entscheidend, Ihre Veranstaltung nicht nur auf eine Zielgruppe auszurichten, da Sie sonst die andere benachteiligen und den gesamten Sinn des Hybridformats verlieren.

Organisieren Sie nach der Veranstaltung einen informellen Treffpunkt für die Teilnehmer vor Ort und eine Networking-Session für die Remote-Teilnehmer. Es ist sehr (zu) schwierig, Ihre beiden Zielgruppen direkt miteinander kommunizieren zu lassen, und das würde nur zu Frustration führen. Teilen Sie stattdessen ein Online-Teilnehmerverzeichnis mit Fotos aller Teilnehmer, damit sich alle bei Bedarf später wiederfinden können.

🧐 Keinen Raum für Überraschungen lassen

Bei einer hybriden Veranstaltung ist die wichtigste Komponente die Organisation und der reibungslose Ablauf der gesamten Veranstaltung.

Sie sollten sich daher im Vorfeld fragen, wer für was verantwortlich ist und wie viel Zeit für die erfolgreiche Umsetzung Ihres Projekts benötigt wird. Wie viele Projektleiter müssen daran mitwirken?

Auch die Frage der Delegation stellt sich: Möchten Sie alles intern verwalten (dafür braucht es die entsprechenden Ressourcen!) oder lieber auf eine Eventagentur zurückgreifen, die mit diesen Prozessen vertraut ist?

Außerdem sollten Sie einen globalen Leitfaden für Ihre Veranstaltung erstellen, der den Ablauf minutengenau und so präzise wie möglich festlegt. Idealerweise erstellt man einen Leitfaden, der den Ablauf vor Ort nachzeichnet (unter Berücksichtigung von Pausen, Mahlzeiten usw.), und einen separaten Leitfaden für die Remote-Teilnehmer. Das zwingt Sie dazu, Inhalte anzubieten, ohne „Dead Air Time" entstehen zu lassen.

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie an alles gedacht haben und für den Problemfall über Notfallprozesse verfügen. Es ist selbstverständlich, dass im Vorfeld alles (mehrmals) getestet werden muss, aber darüber hinaus sollten Sie zusätzliche Maßnahmen einplanen, zum Beispiel: Was ist das Vorgehen, wenn die Mikrofone nicht funktionieren? Wenn die Videoaufzeichnung gegenüber dem Live-Stream in Verzug ist?

Fazit:

Um Ihre hybride Veranstaltung erfolgreich zu planen, müssen Sie einen Ablauf gestalten, der beide Zielgruppen einbindet, ohne bei Qualität oder Menge der Inhalte zu benachteiligen, und dabei sicherstellen, dass Sie alle technischen Eventualitäten und möglichen Zwischenfälle abgedeckt haben.

Definieren Sie zunächst Ihre Ziele für jede Ihrer Zielgruppen und anschließend für die Veranstaltung als Ganzes. Leiten Sie daraus die wesentlichen Funktionen ab und wählen Sie abschließend die Event-Management-Plattformen, die am besten zu Ihnen passen und über diese Funktionen verfügen.

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen, die Planung einer hybriden Veranstaltung besser zu verstehen. Wenden Sie sich gerne an unser Team, um mehr über die Funktionen zu erfahren, die Digitevent für hybride Events bietet :)