Laut einer Sleek-Umfrage sind 59 % der Marketingverantwortlichen der Meinung, dass Hybridformate 2021 eine entscheidende Rolle in ihrer Marketingstrategie spielen werden. Hybride Veranstaltungen sind für alle Eventorganisatoren eine der größten Herausforderungen der kommenden Jahre. Sie sollen es ermöglichen, den Kontakt zu den Teilnehmern vor Ort zu halten und gleichzeitig die Reichweite durch Online-Übertragung zu erhöhen, was sie zum perfekten Format machen würde.

Allerdings sind Hybridveranstaltungen komplex und erfordern daher eine gründlichere Planung als reine Präsenz- oder virtuelle Events.

👌 Ein gelungenes Erlebnis für alle Beteiligten schaffen

Hybridveranstaltungen bringen ein höheres Maß an Komplexität mit sich, das sich auf jeder Ebene bemerkbar macht: bei den Organisatoren (wie schafft man ein einheitliches, synchronisiertes Erlebnis), bei den Teilnehmern (wie interagiert man mit den Referenten oder anderen Teilnehmern, ob remote oder vor Ort) und bei allem Übrigen (wie stellt man die Speaker in den Vordergrund, wie organisiert man die Videoaufzeichnung oder das Catering usw.).

Die Herausforderung ist also real: Wie schafft man das ideale Event, das all diese Variablen zu einer einzigen Synergie vereint?

🎯 Die passende Plattform für Ihre Bedürfnisse finden

Um so effizient wie möglich zu sein, sollten Sie zunächst eine Liste Ihrer Veranstaltungsziele erstellen: qualifizierte Leads gewinnen, Ihre Bekanntheit steigern, Partnerschaften aufbauen usw.

Mit diesen Zielen vor Augen legen Sie fest, welche Funktionen unverzichtbar sind (die Must-haves) und welche zwar willkommen, aber nicht entscheidend sind (die Nice-to-haves). Wenn Ihr Ziel beispielsweise ist, Ihre Gäste zusammenzubringen, benötigen Sie eher eine Matchmaking-Funktion für Ihr Remote-Publikum (Must-have) und die Generierung von Meeting-Räumen (Must-have) als einen in die Veranstaltung integrierten Chat (Nice-to-have).

Auf Basis dieser festgelegten Möglichkeiten erstellen Sie ein funktionales Lastenheft, das Sie Ihren Dienstleistern mitteilen können und das Ihren Bedarf klar macht. Nutzen Sie dieses Lastenheft, um die technologische Lösung zu finden, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

📐 Die wichtigen Details verfeinern

Manche Details verdienen mehr Aufmerksamkeit als andere, insbesondere jene, die die Nutzererfahrung betreffen. Nutzen Sie eine interaktive Online-Agenda, damit Ihre Teilnehmer mehr Überblick über die Veranstaltung und die verschiedenen Vorträge erhalten und sich stärker einbringen können.

Vergessen Sie nicht, dass das Timing für beide Zielgruppen unterschiedlich ist: Ein einstündiger Vortrag vor Ort ist deutlich fesselnder als eine Stunde vor dem Bildschirm! Sie müssen also zwischen diesen unterschiedlichen Zeitrahmen jonglieren, um dem virtuellen Publikum ein angenehmes Erlebnis zu bieten.

Es gilt daher, keine „dead air time“ entstehen zu lassen, also ungenutzte Sendezeit. Planen Sie zum Beispiel während einer Kaffeepause Ihres Präsenzpublikums eine Aktivität oder eine exklusive Frage-und-Antwort-Runde für das Remote-Publikum ein. Sehen Sie für jede Zielgruppe eigene Aktivitäten vor, damit sich keine gegenüber der anderen bei der erhaltenen Aufmerksamkeit benachteiligt fühlt.

Beim Thema Sponsoring stellt sich die Frage: Wie garantiert man den Sponsoren eine mehrfache Sichtbarkeit, sowohl virtuell als auch vor Ort? Ihre Online-Eventplattform muss in der Lage sein, eine Präsentation vor, während und nach der Veranstaltung zu bieten.

Schenken Sie Ihren Referenten besondere Aufmerksamkeit: Sie müssen sich sowohl vor einem Präsenzpublikum als auch, ganz offensichtlich, vor der Kamera wohlfühlen und ihre Redezeit gleichmäßig auf die verschiedenen Zielgruppen aufteilen, an die sie sich richten.

Gehen Sie schließlich über eine bloße Online-Übertragung Ihrer Präsenzveranstaltung hinaus und vermeiden Sie „zoom fatigue“ durch integrierte Chat-Module, Live-Quizze und -Umfragen sowie weitere Interaktionstools, damit sich Ihre Remote-Teilnehmer nicht ausgeschlossen fühlen.

🖇️ Beide Zielgruppen gleichzeitig managen

Es ist entscheidend, Ihre Veranstaltung nicht nur auf eine Zielgruppe auszurichten, da Sie sonst die andere benachteiligen und den gesamten Sinn des Hybridformats verlieren.

Organisieren Sie nach der Veranstaltung einen informellen Treffpunkt für die Teilnehmer vor Ort und eine Networking-Session für die Remote-Teilnehmer. Es ist sehr (zu) schwierig, beide Zielgruppen direkt miteinander kommunizieren zu lassen, und das würde nur Frustration erzeugen. Teilen Sie stattdessen ein Online-Teilnehmerverzeichnis mit Fotos, damit sich alle bei Bedarf später wiederfinden können.

🧐 Keinen Raum für Unvorhergesehenes lassen

Bei einer Hybridveranstaltung ist die Organisation und der reibungslose Ablauf der gesamten Veranstaltung der wichtigste Bestandteil.

Sie müssen sich also im Vorfeld fragen: Wer ist wofür verantwortlich, wie viel Zeit wird für die erfolgreiche Umsetzung Ihres Projekts benötigt? Wie viele Projektleiter müssen daran mitwirken?

Auch die Frage der Delegation stellt sich: Möchten Sie lieber alles intern managen (dafür brauchen Sie die entsprechenden Ressourcen!) oder auf eine Eventagentur zurückgreifen, die mit solchen Prozessen vertraut ist?

Außerdem sollten Sie einen globalen Ablaufplan für Ihre Veranstaltung erstellen, der den Zeitplan minutengenau und so präzise wie möglich festlegt. Idealerweise erstellen Sie einen Ablaufplan, der das Erlebnis vor Ort abbildet (unter Berücksichtigung von Pausen, Mahlzeiten usw.), sowie einen separaten Ablaufplan für die Remote-Teilnehmer. Das zwingt Sie dazu, Inhalte anzubieten, ohne „dead air time“ entstehen zu lassen.

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie an alles gedacht und für Problemfälle Notfallprozesse vorbereitet haben. Es ist selbstverständlich, dass alles im Vorfeld (mehrfach) getestet werden muss, aber darüber hinaus sollten Sie zusätzliche Maßnahmen einplanen, zum Beispiel: Wie ist das Vorgehen, wenn die Mikrofone nicht funktionieren? Wenn die Videoaufzeichnung gegenüber dem Live-Stream in Verzug gerät?

Fazit:

Um Ihre Hybridveranstaltung erfolgreich zu planen, müssen Sie einen Ablauf gestalten, der beide Zielgruppen einbindet, ohne Abstriche bei Qualität oder Menge der Inhalte zu machen, und dabei sicherstellen, dass Sie alle technischen Eventualitäten und möglichen Zwischenfälle abgedeckt haben.

Beginnen Sie damit, Ihre Ziele für jede Ihrer Zielgruppen und anschließend für die Veranstaltung als Ganzes festzulegen. Leiten Sie daraus die wesentlichen Funktionen ab und wählen Sie zum Schluss die Eventmanagement-Plattform, die am besten zu Ihnen passt und über diese Funktionen verfügt.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel geholfen hat, die Planung einer Hybridveranstaltung besser zu verstehen. Zögern Sie nicht, sich an unser Team zu wenden, um mehr über die Funktionen zu erfahren, die Digitevent für Hybrid-Events bietet :)