Wie organisiert man eine Hauptversammlung im virtuellen oder hybriden Format?

Hauptversammlungen (HV) müssen mindestens einmal jährlich stattfinden. Diese gesetzliche Pflicht kann mitunter zum Problem werden, besonders in Zeiten einer Pandemie, in denen Veranstaltungen und Versammlungen untersagt sind (wegen Covid, natürlich).

Ein Ereignis von der Bedeutung einer Hauptversammlung lässt sich nur schwer verschieben und erfordert manchmal das Erreichen eines Quorums (Mindestanzahl vertretener Stimmen, damit die Versammlung stattfinden kann).

Gezwungen, auf eine virtuelle oder hybride Sitzung auszuweichen, sind manche Unternehmen ratlos, wenn es darum geht, ihre Hauptversammlung zu organisieren.

Das Ziel der HV festlegen

Bevor Sie sich für das ideale Format (vor Ort, virtuell, hybrid?) Ihrer Veranstaltung und die gewünschten Funktionen entscheiden, denken Sie zuerst an Ihr Ziel! Benötigt Ihre HV ein Quorum? Möchten Sie diese Gelegenheit nutzen, um eine Kommunikationschance gegenüber Ihren Mitgliedern, Gesellschaftern oder Delegierten zu schaffen? Wer sind Ihre Teilnehmer? Die Festlegung dieser Ziele kann Gegenstand mehrerer Besprechungen in Ihrem Unternehmen sein, aber es sind wichtige Fragen, die Sie beantworten müssen, bevor Sie Online-Events erstellen.

• Wenn Ihr Quorum dank der Vorabstimmung oder der Vollmachten an den Vorsitzenden bereits erreicht ist, liegt der Schwerpunkt eher auf der Kommunikation. Ihre HV ermöglicht es Ihnen, den Kontakt zu Ihren Mitgliedern wieder aufzunehmen und über Ihre Perspektiven zu informieren.

Dazu müssen Sie eine Event-Website erstellen und verschiedene Einladungs-E-Mail-Kampagnen oder Ladungen an Ihre Kontakte versenden, um effektiv zu kommunizieren. Nichts spricht gegen eine Online-Hauptversammlung. Für diese Art von digitaler Veranstaltung gibt es nichts Besseres als eine Videoübertragung über ein Aufnahmestudio. Wie immer gilt: je früher Sie organisieren, desto besser. Bei kleineren Budgets können Sie auf Ihre Webcam oder Ihren Videokonferenzraum zurückgreifen. Nutzen Sie ergänzend Tools zum Teilen von Inhalten, um die angenommenen und abgelehnten Beschlüsse zu verbreiten.

• Wenn Ihre HV ein Quorum erfordert, müssen Sie unbedingt an ein System denken, mit dem Sie es erreichen können!
  Das gelingt über eine gute digitale Kommunikationsstrategie:
  
  

1 - Das Timing-Management

Um die Teilnahme zu maximieren und so sicherzustellen, dass Sie das Quorum unter Ihren Teilnehmern oder Aktionären erreichen, müssen Sie wirkungsvolle E-Mails zum richtigen Zeitpunkt versenden. Eine Eventmanagement-Plattform kann diesen E-Mail-Versand automatisch organisieren, damit sich Ihr Unternehmen auf den Inhalt statt auf technische Zwänge konzentrieren kann.

Hier ein Beispiel für eine effektive E-Mail-Sequenz:

- Eine Einladung 10 Tage vorher, mit Angabe von Datum, Uhrzeit, Ablauf und Dauer der HV sowie der Möglichkeit zur Vorabstimmung (sofern Ihre Satzung dies zulässt)

- Eine Erinnerung einen Tag vorher mit den Uhrzeiten, dem Zugangslink und dem Ablauf für Akkreditierung und Abstimmung.

- Eine letzte Erinnerung 15 Minuten vor Beginn der digitalen Akkreditierung, damit sich die Gäste zur Live-Übertragung verbinden können.

Es ist sehr wichtig, die Klickraten und Öffnungsraten Ihrer E-Mails im Verlauf des Kampagnenversands zu überprüfen. Das gibt Ihnen Aufschluss über die gesamte Erfahrung, die Sie bieten, sowie über das Online-Engagement Ihres Publikums.

Darüber hinaus können Sie anhand dieser Statistiken die Anzahl der Verbindungen am Tag der Veranstaltung abschätzen und so Ihre Chancen, das Quorum sicher zu erreichen. Sie können außerdem einen Button „Ich nehme an der HV teil" über ein in Ihre Einladungs-E-Mail eingebettetes Formular 10 Tage vorher einplanen, um diese Nachverfolgung zu erleichtern. Auch wenn es schwierig ist, die Anwesenheit eines Aktionärs bei Remote-Veranstaltungen formal festzustellen, erhalten Sie so einen besseren Überblick über die Teilnahmequote.

2 - Der Nutzerpfad

Wer muss an Ihrer Hauptversammlung teilnehmen? Haben Sie Beobachter, Mitglieder Ihres Teams oder andere Gäste ohne Stimmrecht? Wenn ja, müssen Sie unbedingt unterschiedliche Nutzerpfade für diese Gästekategorien vorsehen.

Diese benötigen nämlich wahrscheinlich keine Akkreditierung mit Unterschrift und sollten auch keinen Zugang zum Abstimmungstool für Beschlüsse haben.

Vergessen Sie nicht, Ihrem ausgewählten Anbieter Ihre Satzung mitzuteilen, damit er sicherstellen kann, dass die Abstimmungslösung Ihren Besonderheiten entspricht (Wählergruppen, Vollmachten, Vorabstimmungen, Wahlen usw.).

3 - Der Aufbau der Live-Website

Eine virtuelle Veranstaltung wird per Definition von einer Vielzahl von Gästen verfolgt, die alle unterschiedliche Internetanbieter, Smartphones und Computer verwenden.

Ihre Lösung muss responsiv und mit den meisten Geräten kompatibel sein. Setzen Sie außerdem auf eine einfache und übersichtliche Oberfläche, damit auch weniger technikaffine Nutzer nicht verloren gehen.

Ideal ist ein Hintergrundbild, ein Banner mit Name und Datum der HV, ein Übertragungsvideo und ein Abstimmungstool für Beschlüsse, alles auf derselben Seite.

Profi-Tipp: Wenn Sie Inhalte an Ihre Mitglieder verteilen möchten, senden Sie diese lieber nach der HV, damit sich die Teilnehmer während der Live-Übertragung ganz auf die Abstimmung und das Video konzentrieren.

4 - Die Betreuung Ihrer Gäste

Die Teilnahme an einer Fern-HV ist nicht für alle Ihre Mitglieder selbstverständlich. Sie sollten sie im Vorfeld mit einer klaren und verständlichen Kommunikation begleiten.

Planen Sie außerdem einen technischen Support am Tag der Veranstaltung ein, damit Ihre Gäste bei Verbindungsproblemen nicht allein gelassen werden. Dafür ist nicht immer eine Eventagentur nötig, manche Plattformen (wie Digitevent) bieten diesen Service ebenfalls an.

Schließlich ist ein privater Chat mit den Teilnehmern auf Ihrer Hauptversammlungs-Website ideal, um Anfragen zu bearbeiten und Gäste mit Problemen zurückrufen zu lassen, besonders wenn Sie am Tag der Veranstaltung mit mehr als 100 Personen rechnen!

Fazit

Legen Sie das Ziel der HV genau fest: Geht es lediglich darum, über die Abstimmung und ihre Ergebnisse zu informieren, oder darum, ein Quorum an Stimmberechtigten zu erreichen? Passen Sie Ihre Strategie entsprechend an.

Nutzen Sie eine Online-Eventlösung wie Digitevent, um sich Datenschutz und einen reibungslosen Ablauf während der gesamten Sitzung zu sichern.

Vergessen Sie nicht, dass Sie einen technischen Dienstleister und eine Begleitung während des gesamten Prozesses benötigen.