Die Hauptversammlungen (HV) müssen mindestens einmal im Jahr stattfinden. Diese gesetzliche Pflicht kann manchmal zu Problemen führen, besonders in Zeiten einer Pandemie, in denen Veranstaltungen und Versammlungen verboten sind (wegen Covid, natürlich).

Eine Veranstaltung von der Bedeutung einer HV lässt sich schwer verschieben und erfordert manchmal das Erreichen eines Quorums (Mindestanzahl an vertretenen Stimmen, damit die Versammlung stattfinden kann).

Gezwungen, auf eine virtuelle oder hybride Sitzung auszuweichen, sind manche Unternehmen ratlos, wenn es darum geht, ihre HV zu organisieren.

Das Ziel der HV festlegen

Bevor Sie sich für das ideale Format (vor Ort, virtuell, hybrid?) Ihrer Veranstaltung entscheiden und die Funktionen auswählen, die Sie nutzen möchten, denken Sie an Ihr Ziel! Erfordert Ihre HV ein Quorum? Möchten Sie diese Gelegenheit nutzen, um sie zu einer Kommunikationschance gegenüber Ihren Mitgliedern, Gesellschaftern oder Delegierten zu machen? Wer sind Ihre Teilnehmer? Die Festlegung dieser Ziele kann Gegenstand mehrerer Besprechungen in Ihrem Unternehmen sein, aber es sind wichtige Fragen, die beantwortet werden müssen, bevor Sie Online-Events erstellen.

  • Wenn Ihr Quorum bereits durch Vorabstimmung oder Vollmachten an den Vorsitzenden erreicht ist, liegt der Schwerpunkt stärker auf der Kommunikation. Ihre HV ermöglicht es Ihnen, den Kontakt zu Ihren Mitgliedern wieder aufzunehmen und über Ihre Perspektiven zu kommunizieren.

Dazu müssen Sie eine Event-Website erstellen und verschiedene Einladungs-E-Mail-Kampagnen oder Einberufungsschreiben an Ihre Kontakte versenden, um effektiv zu kommunizieren. Nichts spricht dagegen, eine Hauptversammlung online abzuhalten. Für diese Art von digitaler Veranstaltung gibt es nichts Besseres als eine Videoübertragung über ein Aufnahmestudio. Wie immer ist eine gute Organisation im Voraus entscheidend. Bei kleineren Budgets können Sie auf Ihre Webcam oder Ihren Videokonferenzraum zurückgreifen. Ergänzend dazu empfehlen sich Tools zum Teilen von Inhalten, um die angenommenen und abgelehnten Beschlüsse zu verbreiten.

  • Wenn Ihre HV ein Quorum benötigt, müssen Sie unbedingt an ein System denken, mit dem Sie es erreichen können!

Dafür braucht es eine gute digitale Kommunikationsstrategie:

1 - Das Timing-Management

Um die Teilnahme zu maximieren und sich so das Erreichen des Quorums bei Ihren Teilnehmern oder Aktionären zu sichern, müssen Sie wirkungsvolle E-Mails zum richtigen Zeitpunkt versenden. Eine Eventmanagement-Plattform kann den Versand dieser E-Mails automatisch organisieren, damit sich Ihr Unternehmen auf den Inhalt statt auf technische Zwänge konzentrieren kann.

Hier ein Beispiel für eine effektive E-Mail-Sequenz:

  • Eine Einberufung 10 Tage vorher, mit Angabe von Datum, Uhrzeit, Ablauf und Dauer der HV sowie der Möglichkeit einer Vorabstimmung (sofern Ihre Satzung dies erlaubt)
  • Eine Erinnerung einen Tag vorher mit den Uhrzeiten, dem Zugangslink und dem Ablauf für Anwesenheitsregistrierung und Abstimmung.
  • Eine letzte Erinnerung 15 Minuten vor Beginn der digitalen Anwesenheitsregistrierung, damit sich die Gäste zum "Live-Stream" verbinden können.

Es ist sehr wichtig, die Klickraten und Öffnungsraten Ihrer E-Mails im Verlauf des Kampagnenversands zu überprüfen. Das gibt Ihnen Aufschluss über die Gesamterfahrung, die Sie bieten, sowie über das Online-Engagement Ihres Publikums.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen das Erfassen dieser Statistiken, die Anzahl der Verbindungen am Tag der Veranstaltung vorherzusehen und so Ihre Chancen, das Quorum sicher zu erreichen, einzuschätzen. Sie können auch einen Button "Ich nehme an der HV teil" über ein in Ihre E-Mail eingebettetes Formular in der Einberufung 10 Tage vorher einplanen, um diese Nachverfolgung zu erleichtern. Auch wenn es schwierig ist, die Anwesenheit eines Aktionärs bei Remote-Veranstaltungen festzustellen, erhalten Sie so einen besseren Überblick über die Anwesenheitsquote.

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2 - Der Nutzerpfad**

Wer muss an Ihrer Hauptversammlung teilnehmen? Haben Sie Zuhörer, Mitarbeiter aus Ihrem Team oder andere Gäste ohne Stimmrecht? Wenn ja, müssen Sie unbedingt unterschiedliche Nutzerpfade für diese Gästekategorien vorsehen.

Diese benötigen nämlich wahrscheinlich keine Anwesenheitsregistrierung mit Unterschrift und sollten keinen Zugang zum Abstimmungstool für Beschlüsse haben.

Vergessen Sie nicht, Ihre Satzung an den ausgewählten Dienstleister zu übermitteln, damit dieser sicherstellen kann, dass die Abstimmungslösung Ihren Besonderheiten entspricht (Kollegien oder GAEC, Vollmachten, Vorabstimmungen, Wahlen usw.).

3 - Der Aufbau der Live-Website

Eine virtuelle Veranstaltung wird per Definition von einer Vielzahl von Gästen verfolgt, die alle unterschiedliche Internetanbieter, Smartphones und Computer nutzen.

Ihre Lösung muss responsiv und mit den meisten Geräten kompatibel sein. Setzen Sie außerdem auf eine einfache und übersichtliche Oberfläche, damit Sie weniger technikaffine Nutzer nicht verlieren.

Ideal ist ein Hintergrundbild, ein Banner mit Name und Datum der HV, ein Übertragungsvideo und ein Abstimmungstool für Beschlüsse, alles auf einer einzigen Seite.

Profi-Tipp: Wenn Sie Inhalte an Ihre Mitglieder verteilen möchten, versenden Sie diese besser nach der HV, damit sie sich während der Live-Übertragung auf die Abstimmung und das Video konzentrieren können.

4 - Die Betreuung Ihrer Gäste

Die Teilnahme an einer HV aus der Ferne ist nicht für alle Ihre Mitglieder selbstverständlich. Es empfiehlt sich, sie im Voraus mit einer effektiven und verständlichen Kommunikation zu begleiten.

Planen Sie außerdem einen technischen Support am Veranstaltungstag ein, damit sie bei Fragen zur Verbindung nicht im Stich gelassen werden. Dafür ist nicht immer eine Eventagentur notwendig, manche Plattformen (wie Digitevent) bieten diesen Service ebenfalls an.

Ein privater Chat mit den Teilnehmern auf Ihrer Hauptversammlungs-Website eignet sich schließlich ideal, um Anfragen zu bearbeiten und Gäste mit Problemen zurückzurufen, besonders wenn Sie am Veranstaltungstag mit mehr als 100 Personen rechnen!

Fazit

Legen Sie das Ziel der HV klar fest: Geht es lediglich darum, über die Abstimmung und ihre Ergebnisse zu kommunizieren, oder darum, ein Abstimmungsquorum zu erreichen? Passen Sie Ihre Strategie entsprechend an.

Nutzen Sie eine Online-Eventlösung wie Digitevent, um sich Datenschutz und einen reibungslosen Ablauf während der gesamten Sitzung zu sichern.

Vergessen Sie nicht, dass Sie einen technischen Dienstleister und eine Begleitung während des gesamten Prozesses benötigen.